CONTRATO ESTATAL Nº 087 DE 2008

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1 CONTRATO ESTATAL Nº 087 DE 2008 OBJETO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO EN ESQUEMA DE OUTSOURCING DE UN CONTACT CENTER PARA ATENCION DE LOS AFILIADOS DEL FONDO NACIONAL DE AHORRO A NIVEL NACIONAL CONTRATISTA: CRC OUTSOURCING S.A VALOR: SEISCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($ ) PLAZO: CUATRO (04) MESES O HASTA AGOTAR VALOR HERNANDO CARVALHO QUIGUA, con la cédula de ciudadanía No obrando en su calidad de Presidente y Representante Legal del FONDO NACIONAL DE AHORRO CARLOS LLERAS RESTREPO, quien para los efectos de este contrato se denominará el FONDO o FNA y SANDRA FANERY AGUIRRE SANDOVAL, con cédula de ciudadanía No , quien obra como Representante legal, de CRC autorizada para este acto según consta en el Acta No del 10 de abril de 2008 de la Junta Directiva de la Sociedad la cual fue constituida mediante escritura pública número 2646 del 13 de Septiembre de 2002 de la Notaria 11 del Círculo de Bogotá, inscrita bajo el número del libro IX según se desprende del certificado de existencia y representación de la Cámara de Comercio de Bogotá, expedido el 18 de Marzo de 2008, documento que hace parte integrante del presente contrato, quien en adelante se denominará CRC hemos celebrado el siguiente contrato previas las consideraciones: 1). De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14 de la ley 1150 de 2007, el FNA se encuentra exceptuado de aplicar el estatuto general de la contratación por ser empresa industrial y Comercial del Estado de carácter financiero, que compite con el sector privado nacional especialmente en el campo del crédito para vivienda, correspondiéndole sin embargo, como lo dispone el artículo 13 de la ley 1150 citada, aplicar en desarrollo de su

2 actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, además del Régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal. 2) En la actualidad El FONDO tiene contratado con la empresa CRC OUTOSURCING S.A., el servicio de Contact Center para atención de los afiliados. La creciente demanda de estos servicios ha conllevado al incremento en la facturación, situación que desbordó las proyecciones realizadas, pasando de tener una facturación en el mes de diciembre de 2007 de $ a una facturación de aproximadamente $ en el mes de febrero, lo que permite prever que el valor total de los recursos, sólo cubrirá los costos del servicio hasta finalizar mes de abril de Es necesario para la entidad dar continuidad a los servicios del Contact Center, por lo tanto se requiere que el actual proveedor continúe prestando los servicios en las condiciones y niveles establecidos por el FNA, mientras la entidad adelanta el nuevo proceso de contratación, el cual se proyecta celebrar por el término de tres (3) años, previa aprobación de las vigencias futuras por parte de la Junta Directiva. 3) Que la División de Mercadeo en Anälisis de conveniencia y Oportunidad de fecha 17 de marzo de 2008, expone, justifica y solicita continuar con el contrato con CRC Outsourcing por un término de cuatro meses y por la suma de $ El contrato se rige por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. CRC se obliga a prestar el servicio de Contact Center en esquema Outsourcing para el FONDO a nivel nacional. PARÁGRAFO: Las características y condiciones del servicio que se contrata se encuentran detalladas en las especificaciones de la invitación No.14 de 2008, así como en la oferta presentada por CRC. de fecha 11 de Abril de 2008, documentos que se incorporan en el presente contrato. SEGUNDA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: CRC tiene las siguientes obligaciones especiales: a) Cumplir con el objeto del Contrato en la forma y tiempo pactados; b) Constituir la garantía única para avalar el cumplimiento de las obligaciones contraídas; c) Asumir bajo su costo y riesgo todos los gastos en que incurra para la ejecución del contrato; d) Elaborar en conjunto con el Supervisor y el FONDO el Acta de inicio de labores en donde se establecerá el cronograma de actividades, remitiendo el original a la División Administrativa del FNA. e) Garantizar que todo el personal 2-7

3 empleado sea especializado y este en condiciones de subsanar cualquier eventualidad que se pueda presentar en el desarrollo del objeto contractual el cual estará bajo las órdenes directas de CRC, f) Suministrar la infraestructura tecnológica, el software y hardware necesario para llevar a cabo el objeto del contrato. En caso de que el hardware no cumpla con el rendimiento deseado y las especificaciones exigidas, éste deberá ser cambiado. g) Cumplir con todo lo ofrecido en la oferta del 11 de Abril de h) Aportar mensualmente el comprobante de aportes al sistema de salud y seguridad social, así como de los aportes parafiscales del personal que emplee para ejecutar el objeto contractual. i) Cumplir de manera estricta con todos y cada uno de los requerimientos establecidos en la Circular 052 de 2007 de la Superintendencia Financiera para los servicios objetos de este contrato y certificar su cumplimiento. j) Permitir al FNA o a las entidades de vigilancia y control del FNA la visita a sus instalaciones para validar el cumplimiento de los requerimientos exigidos. TERCERA: OBLIGACIONES DEL FONDO: a) Pagar la remuneración acordada en el presente contrato, en la forma y plazos establecidos en la Cláusula quinta del mismo. b) Suministrar en forma oportuna y completa la información necesaria para el desarrollo del objeto contractual. c) Designar al Supervisor del contrato. CUARTA: TÉRMINO. El término de duración del presente contrato es de cuatro (4) meses contados a partir del acta de inicio y/o hasta agotar el presupuesto asignado. PARÁGRAFO: En caso de que el FNA desea dar por terminado el contrato antes del término establecido o de la ejecución del presupuesto deberá avisar con un (1) mes de anticipación la CRC. QUINTA: VALOR Y FORMA DE PAGO. El valor del presente contrato es hasta por la suma de SEISCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS MCTE INCUIDO IVA ($ ) suma que será pagada en mensualidades vencidas y por los servicios en operación efectivamente ejecutados dentro del mes facturado, previa certificación del Supervisor del contrato o de quien designe el FONDO para realizar esta actividad. Los diferentes servicios prestados por el Contact Center, serán pagados de la siguiente manera: a- Operador de entrada- por horas de conexión por agente y por costo; línea ; b- IVR (programación debe ser realizada por el proveedor)- por minuto o fracción de conexión. Con disponibilidad 7X24 y capacidad para recibir hasta

4 llamadas, con respuesta transaccional o no transaccional; c) Operador de salida- por horas de conexión agente y cantidad de minutos o fracción de llamada nacional y celular; d) Servicios de Web- Se pagará por puesto de trabajo, según número de agentes que se asignen, dependiendo del volumen del servicio; e) Conmutador- Se pagará por turnos de trabajo de 8 horas, en modalidad Insourcing. PARÁGRAFO: Cada factura será pagada dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la misma en la División Administrativa del FNA, previa certificación de prestación del servicio por parte de los Supervisores del contrato. La factura deberá contener el número de cuenta en donde será transferido el valor de la factura. SEXTA: SUPERVISOR. La supervisión y vigilancia del presente contrato será ejercida por el Jefe de la Oficina de Informática en lo relacionado con los aspectos tecnológicos y por el Jefe de la División de Mercadeo en todo lo demás o por quienes sean designados, dicho Supervisor ejercerá las siguientes funciones: a) Suministrar oportunamente la información requerida por CRC, b) Ejercer el control técnico y administrativo del contrato. c) Llevar el control del saldo y expedir la constancia de pago en donde se verificará que el periodo facturado y el valor este de acuerdo con el servicio prestado, así mismo anexará el informe respectivo para el pago; d) Informar con antelación al término de vencimiento, la necesidad de prorrogar y/o adicionar el contrato de conformidad con la Ley. SÉPTIMA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. CRC. declara bajo la gravedad del juramento que no existe ningún tipo de inhabilidad o incompatibilidad de las señaladas en la Constitución Nacional y en especial en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, que impida la celebración del presente contrato, ni se encuentra reportado como responsable fiscal en el boletín de la Contraloría General de la República, ni reportado en la lista OFAC. Igualmente declara que en caso de presentarse alguna inhabilidad o incompatibilidad, se hará responsable ante el FONDO y ante terceros por los perjuicios que se llegaren a ocasionar. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad CRC cederá el contrato, previa autorización escrita del FONDO y si ello no fuere posible renunciará a su ejecución. OCTAVA: CONFIDENCIALIDAD: Las partes reconocen y aceptan que la confidencialidad es fundamental dentro del marco del presente contrato. EL 4-7

5 FONDO se compromete a no divulgar la información que le haya sido proporcionada por CRC y que sea identificada por este como confidencial, a su vez CRC se compromete a no divulgar la información del FONDO referente a todos los materiales datos e información de carácter comercial, financiero o técnico del FNA, de sus afiliados o de terceros vinculados al FNA en razón de su actividad comercial y financiera. Esta obligación de confidencialidad cubre la vigencia del contrato y cinco años más. NOVENA: PROHIBICIÓN DE CESIÓN Y SUSTITUCIÓN: CRC no podrá ceder el presente contrato sin previa autorización escrita del FONDO. DÉCIMA: INEXISTENCIA DE RELACIÓN LABORAL: Las partes entienden y declaran expresamente que entre EL FONDO, CRC y el personal que ésta emplee y asigne para la ejecución del presente contrato no existe vínculo laboral alguno; en consecuencia EL FONDO únicamente se obliga a pagar a CRC las sumas expresamente pactadas, siendo obligación de CRC cancelar a su costa y bajo su propia responsabilidad los honorarios y/o salarios, prestaciones sociales y demás prestaciones de ley al personal que emplee y asigne para la ejecución del contrato. UNDÉCIMA: GARANTÍA. CRC prestará a favor de EL FONDO garantía única la cual se mantendrá vigente y ajustará a los límites, existencia y extensión los riesgos amparados así: a) De cumplimiento de las obligaciones derivadas de este contrato, por cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor total del mismo y vigencia igual al término de duración y cuatro (4) meses más; b) De Salarios y Prestaciones Sociales: para responder por las obligaciones de carácter laboral con el personal que empleé para la ejecución de este contrato, por suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato y vigencia igual al término de su duración y tres (3) años más; c) De Calidad del Servicio: por cuantía igual al veinte por ciento (20%) del valor del contrato y vigencia igual al término de su duración. PARÁGRAFO: Esta garantía consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia expedida en formato para entidades estatales, la cual deberá presentarse al FONDO dentro de los cinco días siguientes a la firma del contrato. DUODÉCIMA: INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERALES. Si durante la ejecución del objeto contractual se presentare alguna de las eventualidades sobrevinientes que establece la ley que hicieren 5-7

6 necesaria la interpretación, modificación o terminación unilaterales de éste, se dará aplicación a lo dispuesto en la Ley. DECIMATERCERA: PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento total de sus obligaciones CRC pagará al FONDO el equivalente al diez por ciento del valor total del contrato, suma que la entidad podrá cobrar previo requerimiento, con base en el presente documento el cual prestará mérito ejecutivo; en su defecto el FONDO podrá hacer efectivo el amparo de cumplimiento, constituido a través de la garantía única. No obstante lo anterior, el FONDO podrá ejercer las acciones judiciales correspondientes para solicitar la indemnización de los daños no resarcidos con la garantía única. DECIMACUARTA: APROPIACIÓN PRESUPUESTAL. El pago que EL FONDO deba hacer a CRC por el presente contrato afectará el rubro de Servicios Operativos asignado al centro de costos general para la vigencia de 2008, cuenta , de conformidad con la disponibilidad presupuestal número de fecha 31 de marzo de 2008 expedida por el Jefe de la División de Presupuesto DECIMAQUINTA: CONFLICTOS EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Las partes acuerdan que para la solución de las diferencias y discrepancias surgidas de la celebración del contrato, su ejecución, desarrollo y terminación acudirán a la transacción, la amigable composición y la conciliación, tal como lo autoriza la Ley. DECIMASEXTA: CLAÚSULA COMPROMISORIA: En caso de que por ninguno de los mecanismos enunciados en la cláusula anterior se resuelvan los conflictos surgidos de la celebración del Contrato, su ejecución, desarrollo y terminación, las partes acuerdan someter las diferencias al Tribunal de Arbitramento que opera en la Cámara de Comercio de Bogotá, de acuerdo con lo establecido por el Decreto 1818/98. La solicitud la podrá formular cualquiera de las partes y la decisión será en derecho. DECIMASÉPTIMA: PERFECCIONAMIENTO: El presente contrato requiere para su perfeccionamiento de la suscripción del mismo por las partes contratantes en dos (2) ejemplares. Una vez perfeccionado, será requisito indispensable para su legalización, el pago de la publicación en el Diario Oficial - Diario Único de Contratación Pública, así como el pago del Impuesto de Timbre Nacional, todo por cuenta de CRC, requisitos que se entienden cumplidos con la presentación de los recibos de pago de los derechos correspondientes, los cuales deberán ser entregados en la División 6-7

7 Administrativa dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del contrato, a su vez el FNA deberá proceder al diligenciamiento del Extracto Único de Publicación y al diligenciamiento del registro presupuestal. DECIMAOCTAVA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Para la ejecución del contrato se requerirá la aprobación de la garantía estipulada en la cláusula undécima, de conformidad con lo previsto en la Ley y de la suscripción del acta de inicio. DECIMANOVENA: LIQUIDACIÓN: Por tratarse de un contrato de tracto sucesivo, el presente contrato deberá liquidarse antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización según lo señalado en la Ley VIGÉSIMA: DOMICILIO. Para todos los efectos legales y contractuales se fija el domicilio de las partes en la ciudad Bogotá, D. C. Donde se firman a los FONDO NACIONAL DE AHORRO CRC HERNANDO CARVALHO QUIGUA Presidente SANDRA FANERY AGUIRRE Gerente Vo. Bo. Virgilio Alfonso Hernández Castellanos Jefe Oficina Jurídica Elaboró: Lady Stella Mateus Echeverria- Profesional División Administrativa Revisó: Miryam Olivia Ciendua Otalora- Oficina de Jurídica Revisó. Dra. Carime Fatat Hurtado- Jefe División de Mercadeo Aprobó: Luis Eduardo Triviño Obando- Jefe División Administrativa 7-7

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