Cómo dominar el uso compartido de archivos móvil

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1 White paper Servicios de redes y archivos Cómo dominar el uso compartido de archivos móvil A quién debería confiar los bienes de su empresa? El acceso móvil y el uso compartido de archivos no es solo una moda, sino que se está convirtiendo rápidamente en una necesidad para la plantilla de cualquier empresa. Si no proporciona a los usuarios una opción más segura y de confianza para acceder a los archivos y compartirlos desde cualquier lugar, buscarán sus propias soluciones. Y ya sabe cómo suele acabar esto: con los datos de la empresa almacenados en cualquier servicio en la nube comercial. Si ya está al día en esta materia y busca soluciones de acceso móvil y uso compartido de archivos más afines al ámbito empresarial, tenga en cuenta que muchas no cuentan con el grado de seguridad que usted necesita, frenan la productividad del usuario y suponen trabajo adicional para el personal de TI, que de por sí no da abasto con el trabajo que ya tiene.

2 White paper Servicios de redes y archivos Cómo dominar el uso compartido de archivos móvil Evaluación de las diferentes clases de ofertas de acceso móvil a archivos El acceso móvil y el uso compartido de archivos no es solo una moda, sino que se está convirtiendo rápidamente en una necesidad para la plantilla de cualquier empresa. Si no proporciona a los usuarios una opción más segura y de confianza para acceder a los archivos y compartirlos desde cualquier lugar, sepa que buscarán sus propias soluciones. De hecho, en un estudio realizado en junio de 2012 por SkyDox, el 66% los 4000 empleados encuestados reconocieron hacer uso de plataformas gratuitas de uso compartido de archivos; el 55% de ellos lo hicieron sin ponerlo en conocimiento de sus departamentos de TI. La mejora de la productividad y el ahorro de tiempo derivados de poder acceder a los archivos en cualquier momento y desde cualquier lugar son incentivos más que suficientes para que los usuarios ignoren los riesgos que conlleva el exponer datos de empresa en ofertas de servicios en la nube comerciales. Aun así, la TI no puede permitirse obviar estos riesgos. Probablemente le aterre pensar lo que están haciendo sus usuarios de soluciones móviles con esos valiosos recursos digitales. Pero como siempre, debe lograr el equilibrio entre gestión corporativa y necesidades de los usuarios. Puede que ya esté buscando soluciones de acceso móvil y uso compartido de archivos que sean más afines al ámbito empresarial. Si es así, perfecto. Pero tenga en cuenta que entre las diferentes clases de soluciones disponibles en el mercado, muchas no cuentan con el grado de seguridad que usted necesita, frenan la productividad del usuario y suponen trabajo adicional para el personal de TI, que de por sí no da abasto con el trabajo que ya tiene. Servicios en la nube comerciales Las organizaciones que dejan en manos de los usuarios la elección de plataforma de acceso móvil a los archivos han descubierto que sus usuarios eligen servicios en la nube comerciales, como, por ejemplo, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Estos servicios facilitan a los usuarios el registro y la utilización inmediata del servicio. No obstante, el principal objetivo de estos servicios es la facilidad de uso y no la seguridad de la empresa, por lo que la aparición de titulares en prensa sobre fallos o falta de control en esta materia es habitual. No solo carecen de los controles de autenticación y de la seguridad de clase empresarial que usted ha establecido dentro de su propia infraestructura, sino que también le impiden realizar correctamente la gestión de dicho contenido. Podrá ejercer poco control, si es que tiene alguno, sobre los archivos que los usuarios almacenen (y compartan) en estos servicios. Qué pasa con los archivos de la empresa en una cuenta de almacenamiento en la nube de un usuario si éste decide dejar su trabajo o es cesado? En todos los casos, los servicios en la nube comerciales le privan de su capacidad para proteger su propiedad intelectual y evitar la filtración de datos. Su trabajo en el departamento de TI consiste en adelantarse a la elección del usuario final, ofreciéndole una mejor alternativa. 2

3 Servicios en la nube dirigidos a empresas En un intento de rellenar el vacío en materia de seguridad que dejan los servicios en la nube comerciales, han ido surgiendo otros servicios en la nube con el objetivo de cumplir las necesidades de este tipo de servicio para la empresa. Estos servicios ofrecen seguridad y control de clase empresarial, proporcionando así a los administradores de TI la capacidad de gestionar los derechos de acceso y las políticas de autenticación. Esta posibilidad de seguridad y control de TI de clase empresarial es especialmente interesante, más aún si conlleva la promesa de que le liberará de la carga de alojar y gestionar esa infraestructura de almacenamiento. Puede que le parezca la solución perfecta para satisfacer (y con seguridad) las necesidades de sus usuarios móviles en materia de acceso y uso compartido de archivos. Espere un poco para tomar la decisión. Los llamados servicios de almacenamiento en la nube para empresas tienen tres fallos principales. Duplicación del esfuerzo de gestión El primer fallo de los servicios de almacenamiento en la nube para empresas en materia de acceso móvil a archivos es que suponen la duplicación del esfuerzo de gestión. Es probable que haya tardado varios años en establecer y ajustar los controles de seguridad y privilegios de acceso a los datos de empresa. Estas soluciones le invitan a volver a detallar este arduo proceso, esta vez utilizando sus herramientas de seguridad en lugar de las que ya conoce y en las que confía. Supone además una oportunidad de seguir gestionando la seguridad de su infraestructura interna de datos ya existente y empezar a gestionar esta nueva infraestructura alojada de forma independiente. Repositorios de datos vacíos El segundo problema de los servicios en la nube para empresas y usuarios móviles que quizás es el más importante y con frecuencia es omitido, está relacionado con el desafío que supone migrar los datos de la infraestructura de empresa a la nube. Se debe considerar de manera realista el número de semanas y meses de esfuerzo que le llevará mover todos esos archivos a su nuevo almacenamiento en la nube. Se deben mover todos? Solo algunos? Va a moverlos totalmente o a simplemente copiarlos, con lo que tendrá datos duplicados? Cómo sabrá los archivos que realmente necesitan o quieren sus usuarios en la nube? La realidad es que generalmente los miembros de TI dejan esta decisión en manos de los usuarios. En cierto modo, es lógico. Aun así, el hacerlo no supone garantía alguna de que vayan a disfrutar siquiera de las ventajas del nuevo servicio en el que usted ha invertido. Cuando se trata de elegir entre la solución comercial en la que los usuarios han almacenado ya sus archivos y el nuevo servicio de empresa que seguirá siendo un repositorio vacío hasta que se decidan a copiar o mover contenido a él, el resultado normalmente no favorece la aplicación de políticas y el control. Duplicación de archivos y control de versiones Al copiar archivos del repositorio de su empresa a un servicio alojado en la nube, puede que se acabe encontrando con la duplicación de archivos y los consecuentes problemas con el control de versiones. Los usuarios no siempre podrán recordar o saber los archivos que se han movido ya a la red. Un día están trabajando con una versión en la nube y, una semana o dos después, están haciendo cambios en la versión almacenada en el servidor de archivos de la empresa. Esto resulta especialmente probable (y problemático) en el caso de los archivos compartidos, en los que trabajan diferentes usuarios en versiones distintas y almacenadas en varios repositorios. Algunos de los denominados servicios de almacenamiento en la nube para empresas sí que incluyen herramientas de auditoría para detectar problemas de control de versiones, pero solo funcionan si la migración de los archivos se ha realizado en su totalidad. Soluciones híbridas de nube/in situ Para cubrir algunas de las evidentes carencias de los servicios de almacenamiento en la nube dirigidos a empresas, unos cuantos proveedores han empezado a ofertar un servicio híbrido para el acceso móvil y el uso compartido de archivos. Si bien su objetivo es mover la mayoría de sus archivos a la nube, estos servicios híbridos permiten a las organizaciones almacenar parte de sus archivos en el servicio de nube del proveedor y otra parte en los centros de datos de las propias instalaciones de la empresa. Estas soluciones híbridas han tomado la dirección adecuada al permitir a las organizaciones aprovechar su propia infraestructura de centro de datos para el acceso móvil y el uso compartido de archivos. El almacenamiento in situ, después de todo, no solo supone para las organizaciones un mayor control y supervisión de sus datos, sino que también es garantía del cumplimiento de los requisitos de conformidad. Lamentablemente, estas soluciones híbridas comparten muchos de los problemas de los servicios de almacenamiento en la nube dirigidos a empresas. Asignación de espacio de almacenamiento nuevo e independiente Aunque los servicios híbridos permiten a las organizaciones aprovechar los centros de datos y el equipamiento con los que cuentan, las empresas aún deben asignar espacio de almacenamiento nuevo e independiente para alojar los datos móviles de todos modos. Evidentemente, trasladar los datos de un viejo almacén de datos in situ a uno nuevo también en las propias instalaciones no resultará un proceso tan complejo como mover todos esos terabytes a través de Internet. Pero aún quedan las cuestiones relacionadas con qué archivos se deben mover, quién debe moverlos y cómo gestionar la posible duplicación de datos. 3

4 White paper Servicios de redes y archivos Cómo dominar el uso compartido de archivos móvil Falta de integración real en el sistema de archivos existente El mayor problema consiste en que aunque sus datos móviles permanecen in situ, sus archivos móviles compartidos no están realmente integrados con el resto de archivos compartidos existentes. Algunas soluciones híbridas ofrecen cierto grado de integración con Active Directory, pero al fin y al cabo eso supone contar con un nuevo sistema de archivos. Una vez más debería afrontar el reto de recrear y reconfigurar todos los controles de acceso a archivos establecidos para los datos que hubiera movido a este nuevo sistema. En lugar de gestionar una única infraestructura de sistema de archivos, tiene que gestionar dos infraestructuras independientes. Como ocurre con los servicios en la nube para empresas, gestionar una solución híbrida requerirá también utilizar un conjunto de herramientas de gestión distinto. Inversión en procesos de gestión de datos adicionales Estos servicios híbridos añaden un nivel de complejidad a su entorno. Al no aprovechar realmente su servicio de archivos existente, tampoco se aprovechan todos aquellos procesos de gestión de datos que viene aplicando. Por ejemplo, cómo realizará una copia de seguridad de estos nuevos repositorios móviles? Cuánto le supondrá revisar sus servicios de copia de seguridad existentes para que puedan englobar también los nuevos almacenes de datos? Tendrá que invertir en nuevos servicios de copias de seguridad o implantarlos? Qué otros flujos de trabajo y servicios tendrá que reconfigurar para adoptar una solución híbrida móvil de acceso y uso compartido de archivos? Soluciones in situ integradas en el sistema de archivos Con la intención de obtener una mayor productividad móvil, todos los servicios y soluciones descritos hasta el momento suponen un gran riesgo para las organizaciones, una mayor complejidad en la gestión, fracasan en el intento de satisfacer las necesidades de los usuarios o combinan todos estos problemas. La mejor manera de evitar estas posibles dificultades en el acceso móvil y uso compartido de archivos es aprovechar una solución que simplemente permita a las organizaciones utilizar los archivos y los sistemas de archivos con los que ya cuentan. Aprovechamiento de archivos, sistemas de archivos, procesos y controles ya existentes Ya opere en la nube o in situ, el usuario no necesitará un nuevo conjunto de archivos u otro repositorio para el acceso a los datos que se estén transfiriendo. Bastará con que puedan acceder y compartir sus archivos desde el lugar en que los hayan almacenado. Los miembros de TI no quieren ni necesitan otro sistema de archivos que gestionar, por no hablar de verse obligados a utilizar herramientas de gestión completamente nuevas. Solo necesitan movilizar sus sistemas de archivos existentes de forma que se pueda utilizar la infraestructura de seguridad, los controles de acceso a archivos y los procesos de gestión de datos en los que ya han invertido. Uso compartido, colaboración y mucho más Incluso cuando cuente con una oferta de integración en el sistema de archivos in situ, le hará falta comprobar que ésta proporciona toda la funcionalidad que sus usuarios precisan. Además de garantizar un acceso móvil a archivos intuitivo, aprovecha la infraestructura existente? Proporcionan los controles de uso compartido de archivos y descargas móviles la capacidad de control necesaria para cumplir con los estándares y políticas de su empresa? Permite esta solución a los usuarios buscar de manera rápida y sencilla en todos sus archivos de uso compartido en los que puede hasta encontrar el contenido que necesitan? Ofrece funciones de colaboración inherente a los archivos compartidos o, por el contrario, los usuarios todavía tienen que recurrir al correo electrónico y otras formas de comunicación para proporcionar contexto a los archivos que han compartido? Solo Novell Filr cumple todas esas premisas, ofreciéndole la integración in situ y completa de sistema de archivos que usted necesita y funciones de acceso móvil y uso compartido de archivos que precisan sus usuarios. La solución de acceso móvil y uso compartido de archivos que el equipo de TI adoptará sin problemas Novell Filr facilita a los usuarios el acceso a los archivos corporativos en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, sin que ello implique que el departamento de TI no mantenga dichos procesos bajo su control. Proporciona a los usuarios las funciones de acceso móvil y uso compartido de archivos que desean pero mediante un diseño pensado para la empresa que, a su vez, aprovecha la infraestructura existente y controles establecidos. Elimina la necesidad de gestionar servicios de terceros o de crear y gestionar almacenes de archivos híbridos, ya que permite utilizar los archivos, servidores y sistemas de archivos con los que ya cuenta. En la nube o in situ, otros proveedores de acceso móvil a archivos hacen muchas promesas; promesas que no se pueden comparar con el equilibrado enfoque de Novell Filr, que le ofrece: 4

5 Uso de las cuotas y los controles de acceso de usuarios establecidos y adherencia a los mismos, con el objeto de que los mismos derechos de acceso de usuario o de grupo que rigen las carpetas personales o de red de la organización también rijan el acceso móvil a éstas Integración perfecta en las carpetas de usuario existentes, incluidos los directorios personales y los recursos compartidos de red, proporcionando así a los usuarios acceso móvil seguro a todos los contenidos de su empresa desde el primer día Utilización de las credenciales de acceso a archivos reales de los usuarios, lo que garantiza un acceso autorizado y permite el seguimiento de la auditoría Gestión de la conexión entre los servidores de archivos existentes y sus puestos finales, entre otros, los dispositivos Windows, Mac, ios, Android y BlackBerry, así como navegadores Web estándar Máquina virtual no intrusiva y fácil de instalar, que no le obliga a implantar agentes de servidor, extender su esquema, ni invertir en nuevo hardware de centro de datos Compatibilidad con varios almacenes de identidades, incluidos Microsoft Active Directory y NetIQ edirectory Integración de sistemas de archivos nativos con Microsoft Windows Server y Novell Open Enterprise Server (CIFS y NCP) Eliminación de la migración y duplicación de archivos, ya que estos permanecen en los servidores de archivos de empresa ya existentes Sincronización de archivos paso a paso fácil de utilizar Control detallado de las descargas de archivos móviles Control detallado del uso compartido de archivos, incluida la capacidad de determinar los archivos y carpetas que pueden compartir los usuarios de manera interna o externa Con la TI al mando y los usuarios de soluciones móviles contentos A diferencia de otras soluciones de acceso móvil y uso compartido de archivos, Novell Filr ha sido diseñada teniendo en cuenta tanto a la empresa como al usuario. El resultado: menor administración, mayor seguridad y unos empleados más contentos. Permite aprovechar su sistema de seguridad y medidas de protección de datos ya establecidos, además de facilitar a los usuarios el acceso a archivos desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. El resultado final es que los usuarios obtienen lo que desean, sin que ello suponga que usted deje de controlar la propiedad intelectual de los archivos de su empresa. Si desea obtener más información sobre las mejoras en productividad y el ahorro de tiempo de los que pueden disfrutar los usuarios en materia de acceso móvil y uso compartido de archivos sin que suponga sacrificar los objetivos de la empresa, visite o póngase en contacto con Novell en:

6 Póngase en contacto con su proveedor autorizado de Novell, visite el sitio Web de Novell o comuníquese con las oficinas locales de Novell: Novell Spain, S.A. Parque Empresarial ALVIA José Echegaray, 8 Edificio 3 - Planta 1ª - Oficinas 5 y Las Rozas (Madrid) Tel.: Fax: Argentina, Bolivia, Chile, Paraguay y Uruguay Novell de Argentina Tel: +(54) Fax: +(54) Colombia, Perú y Ecuador Novell Colombia Tel: +(57) , Fax: +(57) Ext. 106 México, Centro América y Caribe Novell México Tel: +(52) Fax: +(52) Venezuela Novell Venezuela Tel: +(58) Fax: +(58) Novell, Inc South Novell Place Provo, UT EE.UU ES / Novell, Inc. Reservados todos los derechos. NetIQ es una marca comercial registrada y edirectory es una marca comercial de NetIQ Corporation en Estados Unidos y otros países. Novell y el logotipo de Novell son marcas registradas de Novell, Inc. en Estados Unidos y otros países. El resto de marcas comerciales son propiedad de sus respectivos titulares.

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