Titulo del documento Gestiona y optimiza la cartera de tu empresa Nombre del documento Documento de preguntas y respuestas

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1 Titulo del documento Gestiona y optimiza la cartera de tu empresa Nombre del documento Documento de preguntas y respuestas 1

2 GESTIONA Y OPTIMIZA LA CARTERA DE TU EMPRESA 1. Por qué se debe expedir factura cuando se realiza una venta? Con el fin de mantener informados a sus propietarios la empresa debe registrar las transacciones comerciales que realiza, solo así podrá realizar seguimiento y controlar el resultado de sus actividades. Realizar los registros con base en un documento físico en el que se refleje las condiciones exactas de la transacción comercial garantiza que la confiabilidad de la información. La factura de venta es el documento que contiene toda la información sobre las condiciones de la transacción realizada. En algunos casos su empresa puede negociar en el mercado financiero la factura de venta de un cliente, obteniendo liquidez sobre ella, si la factura no existe no es posible realizar esta negociación. Adicionalmente, en el caso en que un cliente incumpla sus compromisos de pago, la factura de venta se convierte en el instrumento de cobro jurídico que demuestra la realidad de la transacción y la existencia de las obligaciones de su cliente a favor de su empresa. 2. Cuál es el soporte para registrar la venta y para realizar el cobro cuando no se expide factura? Si usted no expide factura no podrá registrar contablemente la realización de la transacción; su contabilidad no reflejará el valor de las ventas no facturadas y cuando un tercero analice las cifras de sus estados financieros considerará que su empresa realiza operaciones comerciales por valores inferiores a los que realmente maneja. Esta situación es particularmente importante cuando su empresa está buscando financiación con el sector financiero, toda vez que el análisis de crédito que realiza el sector financiero se soporta en la evaluación de la capacidad de pago de su empresa y ella parte de su capacidad de generación de ingresos, si usted no registra todas sus ventas, su capacidad de generación de ingresos se verá disminuida. Para ampliar esta información participe en la cápsula Cómo financiar tu empresa. Observe adicionalmente que siendo la factura el soporte de la venta, al no realizar factura su empresa no dispondrá de un soporte de la venta, por lo que el cobro se de dificultará, afectando su liquidez. 3. Qué características debe tener una factura? 2

3 De acuerdo con el artículo 621 del Código del Comercio y en concordancia con el artículo 617 del Estatuto Tributario, las facturas deberán contener el nombre o razón social y el número de identificación tributaria del vendedor o prestador del servicio, nombre o razón social y el número de identificación tributaria del beneficiario (comprador) del bien o servicio detallar el bien o servicio, el número consecutivo de facturación, la fecha de expedición, la descripción de los artículos vendidos o servicios prestados, el valor total de la operación y la discriminación del IVA correspondiente, nombre o razón social y número de identificación tributaria del impresor de la factura, calidad de retenedor de Impuesto sobre las Ventas (si aplica). De acuerdo con lo establecido por la Ley 1231 de 2008, las facturas deberán estar denominadas expresamente Factura de venta y contener la fecha de vencimiento (de no establecerse expresamente, se entenderá que son 30 días a partir de la fecha de emisión), las facturas deberán emitirse en original y dos copias, conservando el emisor de la factura el título original debidamente aceptado por el comprador de la mercancía, siendo este original, firmado por el emisor y el obligado, el título valor negociable por endoso. 4. A qué plazo para pago se deben realizar las ventas? No existe una norma sobre el plazo que usted debe dar a sus clientes para realizar el pago de las facturas a su cargo, pero usted debe tener en cuenta parámetros como la práctica comercial en la industria en que se desempeña su empresa, el cupo de crédito otorgado a cada cliente, la forma en que el plazo concedido afecta la liquidez de su empresa y el costo de la financiación a la que debe recurrir su empresa para otorgar el plazo a su cliente. En la cápsula Gestiona y optimiza tu cartera se presenta un ejemplo práctico para establecer el plazo máximo a otorgar a un cliente, sin embargo tenga en cuenta que esta indicación es una guía y que los plazos que su empresa otorgue deben estar guiados por sus políticas internas y por la costumbre dentro de la industria. 5. Cuándo se debe empezar a realizar el cobro de las facturas? Recuerde lo presentado en la cápsula Gestiona y optimiza tu cartera sobre prácticas de cobro preventivo y de cobro persuasivo, en las primeras se debe empezar a cobrar prácticamente en el momento de realizar la venta con el fin de educar al cliente y en las segundas en el momento en que el cliente entra en mora con el fin de corregir rápidamente las desviaciones en los estándares de la cartera. Tenga en cuenta que a sus clientes antiguos no les podrá realizar cobro persuasivo de manera permanente, que a ellos solo aplicará este cobro cuando su empresa modifique sus políticas de crédito y cartera o cuando su empresa conozca de cambios en la administración de su cliente. Las prácticas 3

4 de cartera son aplicables a discreción de su empresa, en función de la situación particular de cada cliente. 6. Las facturas se pueden endosar para que otra persona o empresa las cobre? Siempre que las facturas cumplan con los requisitos de expedición y presentación establecidos en la Ley 1231 de 2008 serán endosables y cobrables por un tercero, para realiza el endoso tenga en cuenta los aspectos de forma que establece la norma, consulte con un abogado, utilice los servicios de asesoría jurídica y tributaria de Bogotá Emprende. 7. Se puede contratar a una persona externa para realizar el cobro de la cartera? Usted puede contratar empresas especializadas en cobranza para que adelanten las gestiones de cobro de su empresa, pero antes de hacerlo evalúe el costo de ese servicio frente al valor de las facturas que entregará para el cobro y la correspondencia entre las prácticas de cobro utilizadas por la empresa que le prestará el servicio y las políticas establecidas en su empresa. Si usted no cuenta con abogados internos que realicen procesos ante los juzgados civiles y comerciales, delegue el cobro jurídico de su cartera a un abogado especializado, en estos casos actúe oportunamente, tenga en cuenta que cuando la cartera de un cliente se deteriora al punto de recurrir al cobro jurídico, seguramente presenta situaciones similares con otros proveedores y que el cliente pagará primero a quien primero y mejor cobre, recuerde que la cartera presenta plazos de prescripción y que si sus acciones se demoran puede perder el recaudo de las facturas. 8. Con qué frecuencia se debe analizar el estado de la cartera de los clientes? La frecuencia del análisis de cartera es función de la situación particular de la cartera de su empresa, en épocas críticas usted querrá analizarla hasta 2 o 3 veces por semana, en condiciones normales usted lo hará una vez por semana; cuando su empresa crece usted delegará la revisión semanal en otro funcionario y usted espaciará los periodos de revisión a 1 mes, en todo caso establezca como mínimo la revisión semanal de la cartera, utilice las hojas de vida de los clientes y realice seguimiento a sus acciones semanal a los resultados de las acciones de cobro, de ser necesario realice nuevas acciones. 9. Qué significa castigar la cartera de un cliente? 4

5 Cuando técnicamente se habla de castigar la cartera de un cliente se quiere indicar que una vez analizada la capacidad de pago del cliente se estableció que la probabilidad de recaudo es muy baja por lo cual se decidió retirar la cuenta del activo reconociendo una pérdida del valor no cobrado. Esta es una acción de carácter contable que no significa que su empresa deba suspender las acciones de cobro sino que busca reflejar la realidad económica de la empresa, pero su empresa debe continuar con las acciones de cobro tendientes a recuperar el valor de la cartera. Siempre tenga en mente que las acciones de cobro deben realizarse en función de la antigüedad de la cartera y del monto de la misma. 10. Cómo se registra el pago que se recibe de un cliente cuya cartera estaba castigada? Cuando las acciones de cobro realizadas sobre una cuenta castigada conducen a la recuperación de los valores adeudados por el cliente, el ingreso que se perciba se registra como recuperación y hace parte de los ingresos extraordinarios de la empresa. Bibliografía Gitman, Lawrence, Fundamentos de Administración Financiera Carrillo de Rojas, Gladys, Análisis y administración financiera León García, León; Valoración de Empresas, Gerencia del valor y EVA ; Digital Express Ltda.; Bogotá; 2003 Koontz H., Weihrich H.; Elementos de Administración enfoque internacional ; Sexta edición, Editorial Mc Graw Hill, Bogotá; México;