Formación al usuario final de EinesTIC

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1 Formación al usuario final de EinesTIC Hecha por: Amidasoft Sistemes d'informació SL A65.cat en: Cibernàrium Documento disponible en:

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3 Índice 1Introducción a EinesTIC El panel de control Creación de clientes, contactos, etc Creación de un nuevo cliente Visualización de los clientes Creación de un nuevo proveedor Visualización de los proveedores Creación de un nuevo agente comercial Creación de presupuestos, pedidos, facturas y gastos Gestión de productos Ofertas o presupuestos Creación de un nuevo presupuesto Impresión del presupuesto Aprobar el presupuesto Pedidos Creación de un nuevo pedido Impresión del pedido Conversión del pedido a albarán o factura Albaranes Creación de un nuevo albarán Impresión del albarán Generación de una factura a partir de un albarán Facturas Creación de una nueva factura Impresión de la factura Modelos de la Agencia Tributaria Creación modelo Creación de documentos Creación de un FAX Creación de una Carta Creación de un Informe Configuración Configuración de los datos del negocio Configuración del grupo de plantilles Configuración de las copias de seguridad Página: 3/47

4 Índice de ilustraciones Imagen 1: panel de control... 7 Imagen 2: Utilidades de gestión de contactos... 8 Imagen 3: Pantalla de insertar cliente Imagen 4: Datos básicos del cliente... 9 Imagen 5: Pantalla de creación de una nueva dirección Imagen 6: Lista de direcciones del cliente antes de crear direcciones Imagen 7: Lista de direcciones del cliente después de crear una dirección Imagen 8: Pantalla de lista de clientes Imagen 9: Pantalla de creación de un nuevo proveedor antes de introducir los datos Imagen 10: Pantalla de creación de proveedor después de introducir los datos Imagen 11: Pantalla de lista de proveedores Imagen 12: Pantalla de creación de un nuevo agente comercial vacía Imagen 13: Pantalla de creación de agente comercial con datos de ejemplo Imagen 14: Accesos de facturación al panel de control Imagen 15: Pantalla de gestión de artículos Imagen 16: Pantalla de ficha de artículo Imagen 17: Pantalla de ficha de artículo. Datos de ventas Imagen 18: Pantalla de lista de presupuestos Imagen 19: Pantalla de creación de un nuevo presupuesto Imagen 20: Pantalla de búsqueda de clientes Imagen 21: Pantalla de creación de presupuesto. Después de seleccionar cliente Imagen 22: Pantalla de creación de línea de presupuesto (vacía) Imagen 23: Pantalla de creación de línea de presupuesto (después de introducir una referencia) Imagen 24: Pantalla de lista de presupuestos (con un presupuesto seleccionado) Imagen 25: Impresión de presupuesto Imagen 26: Pantalla de lista de pedidos Imagen 27: Pantalla de creación de un nuevo pedido Imagen 28: Pantalla de búsqueda de clientes Imagen 29: Pantalla de creación de pedido. Después de seleccionar cliente Imagen 30: Pantalla de creación de línea de pedidos (vacía) Imagen 31: Pantalla de creación de línea de pedido (después de introducir una referencia) Imagen 32: Pantalla de lista de pedidos (con un pedido seleccionado) Imagen 33: Impresión de pedido Imagen 34: Pantalla de lista de albaranes Imagen 35: Pantalla de creación de un nuevo albarán Imagen 36: Pantalla de búsqueda de clientes Imagen 37: Pantalla de creación de un albarán. Después de seleccionar cliente Imagen 38: Pantalla de creación de línea de albarán (vacía) Imagen 39: Pantalla de creación de línea de albarán (después de introducir una referencia) Imagen 40: Pantalla de lista de albaranes (con un albarán seleccionado) Imagen 41: Impresión de albarán Imagen 42: Pantalla de lista de facturas Imagen 43: Pantalla de creación de una nueva factura Imagen 44: Pantalla de creación de línea de factura (después de introducir una referencia) Imagen 45: Pantalla de creación de línea de factura (vacía) Imagen 46: Pantalla de lista de facturas (con una factura seleccionada) Imagen 47: Impresión de factura Imagen 48: Utilidades de formularios de Hacienda del panel de control Imagen 49: Pantalla de selección de ejercicio y período del modelo Imagen 50: Pantalla de resumen del modelo Imagen 51: Impresión del modelo Imagen 52: Utilidades de creación de documentos del panel de control Imagen 53: Documento de fax Imagen 54: Documento de carta Página: 4/47

5 Imagen 55: Documento de informe Imagen 56: Sección de utilidades del panel de control Imagen 57: Pantalla de configuración. Pestaña de datos de negocio Imagen 58: Pantalla de configuración. Pestaña de plantillas Imagen 59: Pantalla de configuración. Pestaña de copias de seguridad Imagen 60: Pantalla de configuración. Pestaña de actualizaciones Página: 5/47

6 1 Introducción a EinesTIC EinesTIC es una acción que se enmarca dentro del plan PIMESTIC para ofrecer un conjunto de herramientas informáticas para cubrir las necesidades básicas informáticas de los trabajadores autónomos y las pequeñas empresas y facilitar, de esta manera, la introducción de las tecnologías de la información y las comunicaciones (las TIC) en la gestión de estos negocios. Este conjunto de aplicaciones se encuentran integradas en un panel de control, desde el cual se puede acceder a cualquier función que se desee, y son las siguientes: Una versión modificada de AbanQ, d'infosial, SL, La llamada a la aplicación se hace desde el panel de control, que permite el acceso directo a las diferentes funcionalidades (gestión de clientes, proveedores, agentes comerciales, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y productos). También permite la impresión de ofertas, pedidos, albaranes y facturas con las plantillas seleccionadas en EinesTIC. Una versión modificada de la aplicación de punto de venta (TPV) OpenbravoPOS, de Openbravo, SL, La variación se compone de unas modificaciones en el código para permitir la integración con la aplicación de gestión, para la sincronización de productos definidos desde el panel de control y la sincronización de las facturas generadas desde el TPV. El producto OpenOffice, para todas las funcionalidades de ofimática (edición de textos, elaboración de presentaciones, cartas, faxes...). Un módulo propio de generación de modelos de Hacienda. Gimp como programa de retoque fotográfico, Firefox como navegador web, Thunderbird como gestor de correo electrónico, En las distribuciones para sistemas Windows, EinesTIC incluye la aplicación PDFCreator para la creación de PDF. Esta herramienta permite crear ficheros PDF desde cualquier aplicación que pueda imprimir. Página: 6/47

7 2 El panel de control El panel de control es la pantalla principal de EinesTIC. Es desde donde se puede acceder a todas las diversas utilidades incluidas en el paquete. Al iniciar EinesTIC se presenta el panel de control mostrado en la Imagen 1. Como se puede ver en esta imagen, el panel de control tiene tres áreas bien diferenciadas: 1. Una área superior con los accesos: a) Web: acceso al navegador web Firefox. b) Correo: acceso al gestor de correo Thunderbird. c) Documentos: acceso a la suite ofimática OpenOffice.org. d) Gestión: acceso a la aplicación de facturación AbanQ. Esta área superior se mantiene visible en todo momento en el panel de control. 2. Una área izquierda con diversos botones que permiten acceder a las diversas secciones del panel de control: a) Contactos: acceso a las utilidades que permiten gestionar clientes, proveedores y agentes comerciales. b) Facturación: conjunto de utilidades para la creación, edición y impresión de facturas de clientes y proveedores, albaranes, pedidos y presupuestos. c) Documentos: utilidades para la creación de faxes, cartas e informes. d) Formularios de Hacienda: utilidades automatizadas para la creación y presentación de los diversos formularios trimestrales y anuales de la Agencia Tributaria. e) Utilidades: acceso a otras utilidades miscelánea de la aplicación, como pueden ser: retoque de imágenes, copias de seguridad, configuración, etc. 3. Una área central donde, en cada momento, se presenten las diferentes utilidades de la sección actualmente seleccionada. Página: 7/47

8 En los siguientes apartados se irán tratando las principales características de estas funcionalidades. 3 Creación de clientes, contactos, etc. El primer conjunto de utilidades del panel de control de EinesTIC hace referencia a la gestión de terceras personas relacionadas con la aplicación: clientes, proveedores y agentes comerciales. Para acceder, hace falta seleccionar el primer botón del área izquierda de la pantalla ( Contactes ), con que el contenido del área central del panel de control cambia para mostrar las opciones que se pueden ver en la Imagen 2. Página: 8/47

9 Como se puede ver en esta imagen, es posible gestionar tres tipos diferentes de contactos: 1. Clientes. 2. Proveedores. 3. Agentes comerciales. En los siguientes apartados se describe el procedimiento a seguir para gestionar cada tipo de contacto. 3.1 Creación de un nuevo cliente Para crear un nuevo cliente hace falta acceder a la utilidad Nou client del área central del panel de control. Al hacer clic sobre el icono correspondiente, se abre la pantalla de datos del cliente, mostrada en la Imagen 3. En esta pantalla se pueden indicar todos los datos relativos al nuevo cliente. Por ejemplo, se rellenarán con los datos mostrados en la Imagen 4. A continuación, se rellenarán las direcciones del cliente. EinesTIC permite que un mismo cliente tenga diferentes direcciones: dirección de facturación, dirección de envío, etc. Para acceder, sólo hace falta seleccionar la pestaña Adreces que aparece en la parte superior de la pantalla de datos del cliente, con lo que se presenta la pantalla mostrada en la Imagen 6. Página: 9/47

10 En esta pantalla es posible añadir direcciones al cliente, modificar las ya existentes, borrarlas y visualizarlas, mediante los botones siguientes: Crear una nueva dirección para el cliente. Página: 10/47

11 Modificar una dirección para el cliente. Borrar una dirección. Ver los detalles de la dirección. Si se pulsa el botón de crear una nueva dirección, se abre la pantalla mostrada en la Imagen 5, donde se pueden especificar los diferentes datos de la dirección. En aceptar esta ventana, los datos de la dirección aparecerán en la lista de direcciones del cliente, como se muestra en la Imagen 7. Página: 11/47

12 En las otras pestañas de la pantalla de datos de cliente se pueden especificar el resto de datos aplicables para este cliente. 3.2 Visualización de los clientes Para abrir la pantalla de visualización de clientes, hace falta ejecutar la utilidad de Clients de la sección de Contactes de EinesTIC (ver la Imagen 3). En acceder a esta opción, se abre la pantalla de lista de clientes, mostrada en la Imagen 8. En esta pantalla, como sucedía con la de creación de nuevas direcciones del cliente, hay los botones siguientes para gestionar los clientes: Abrir la pantalla de crear un nuevo cliente Página: 12/47

13 Modificar el cliente seleccionado. Borrar el cliente seleccionado. Ver los detalles del cliente. En este caso, hay un botón más: Crear un nuevo cliente copiando el actual. 3.3 Creación de un nuevo proveedor Para crear un nuevo proveedor hace falta acceder a la utilidad Nou proveïdor del área central del panel de control (cuando se ha accedido a la sección de Contactes ). En hacer clic sobre el icono correspondiente, se abre la pantalla de datos del proveedor, mostrada en la Imagen 9. En esta pantalla se pueden indicar todos los datos relativos al nuevo proveedor. Por ejemplo, se rellenarán con los datos mostrados en la Imagen 10. Al igual que sucedía con los clientes (apartado 3.1, en la página 9), la pantalla de datos del proveedor dispone de diversas pestañas donde pueden introducirse muchos más datos: direcciones, cuentas corrientes, datos comerciales, descuentos, agenda... También se presentan, en la parte inferior de la pantalla, tres botones: Carta Fax Mail Estos tres botones permiten crear un esqueleto de carta, fax y correo electrónico, con los datos de la empresa y del cliente, usando las plantillas configuradas desde la utilidad de configuración (apartado 7, página 45). Página: 13/47

14 3.4 Visualización de los proveedores Para abrir la pantalla de visualización de proveedores, hace falta ejecutar la utilidad de Proveïdors de la sección de Contactes de EinesTIC (ver la Imagen 3). En acceder a esta opción, se abre la pantalla de lista de proveedores, mostrada en la Imagen 11. Página: 14/47

15 En esta pantalla, como sucedía con la pantalla de Creación de un nuevo cliente (apartado 3.1, página 9), hay los botones siguientes: Abrir la pantalla de crear un nuevo proveedor. Modificar el proveedor seleccionado. Borrar el proveedor seleccionado. Ver los detalles del proveedor. Crear un nuevo proveedor copiando el actual. 3.5 Creación de un nuevo agente comercial Para crear un nuevo agente comercial hace falta acceder a la utilidad Nou agent comercial del área central del panel de control (cuando se ha accedido a la sección de Contactes ). En hacer clic sobre el icono correspondiente, se abre la pantalla de datos del agente comercial, mostrada en la Imagen 12. En esta pantalla se pueden indicar todos los datos relativos al nuevo agente comercial. Por ejemplo, se rellenarán con los datos mostrados en la Imagen 13. Como se puede ver, esta pantalla es substancialmente más simple que las correspondientes a clientes (apartado 3.1, página 9) y proveedores (apartado 3.3, página 13). No dispone de ninguna pestaña complementaria, sino que, de los agentes comerciales, se almacenará únicamente la información que se muestra en la Imagen 12. Esta pantalla dispone también de los tres botones ya vistos con anterioridad (carta, fax y mail), que permitirán crear un esqueleto de carta, fax y correo electrónico, con los datos de la empresa y del agente comercial, usando las plantillas configuradas desde la utilidad de configuración (apartado 7, página 45). Página: 15/47

16 4 Creación de presupuestos, pedidos, facturas y gastos EinesTIC incorpora una completa utilidad de creación y gestión de presupuestos, pedidos, facturas y gastos. Para acceder, sólo hace falta seleccionar la opción Facturació del área izquierda del panel de control (ver la Imagen 1, en la página 7). En acceder a esta opción, en el área central del panel de control se muestran diferentes accesos, como se puede ver en la Imagen 14. Estos accesos son: 1. Ofertas o presupuestos. 2. Pedidos. 3. Albaranes. 4. Facturas. 5. Gastos. 6. Productos. 7. TPV. Página: 16/47

17 El apartado correspondiente al Terminal Punto de Venta queda fuera del alcance de este curso. Los otros tres apartados se describen a continuación. 4.1 Gestión de productos A la hora de elaborar presupuestos, facturas, pedidos, etc. se puede trabajar sobre productos no catalogados, pero es conveniente tener introducidos en la aplicación todos aquellos productos con los que se trabaje más a menudo. De esta forma se agilizarán la creación de documentos, se dispondrá de un control de estocs y se podrán traspasar sus datos al módulo de TPV. Para acceder a la gestión de productos hace falta seleccionar el acceso Productes de la sección de facturación del panel de control, con lo que se mostrará la pantalla de artículos, visible en la Imagen 15. En esta pantalla se muestra el listado de los productos ya introducidos en la base de datos y permite realizar un conjunto de acciones mediante los botones presentes en la barra de tareas: Abrir la pantalla de crear un nuevo producto. Modificar el producto seleccionado. Borrar el producto seleccionado. Ver los detalles del producto. Crear un nuevo producto copiando el que está actualmente seleccionado. Página: 17/47

18 En pulsar el botón de Crear un nou producte, se presenta la ficha del producto, mostrada en la Imagen 16. Como se puede ver en esta imagen, la pantalla permite especificar una gran cantidad de datos del artículo. Entre otros: Referencia. Descripción. Familia a la que pertenece. Si hace falta un control estricto de estocs o no (si, en caso de no tener estocs hace falta prohibir la venta del artículo). La imagen asociada al artículo. Su código de barras. Observaciones. Precio y tipos de IVA de venta. Diferentes precios según tarifas. Precios de compra según proveedores. Datos de estoc mínimo y máximo. Estoc a los diferente almacenes. Comisiones que los agentes tendrán sobre el producto. Página: 18/47

19 Evidentemente, no es necesario introducir todos los datos para poder trabajar con el artículo, sino únicamente aquellas que resulten necesarias. Para crear un artículo de pruebas, se rellenarán el apartado General y Venda según los datos mostrados en la Imagen 16 y la Imagen 17, respectivamente. 4.2 Ofertas o presupuestos Si se selecciona la opción de Ofertes o pressupostos de la sección de facturación del panel de control (mostrado en la Imagen 14, en la página 17), se accede a la utilidad de gestión de presupuestos integrada con EinesTIC, mostrada en la Imagen 18. Página: 19/47

20 En la barra de botones de esta ventana se ofrecen las siguientes posibilidades: Abrir la pantalla de crear un nuevo presupuesto. Modificar el presupuesto seleccionado. Borrar el presupuesto seleccionado. Ver los detalles del presupuesto. Crear un nuevo presupuesto copiando el que está actualmente seleccionado. Imprimir el presupuesto seleccionado. Al igual que con todas las pantallas que tienen el mismo aspecto, es posible usar los filtros y capacidades de ordenación de la parte superior (justo debajo de la barra de botones) Creación de un nuevo presupuesto Para crear un nuevo presupuesto hace falta usar el botón de la barra de botones de la pantalla de gestión de presupuestos, con el que se abre la pantalla de creación de un nuevo presupuesto, mostrada en la Imagen 19. Página: 20/47

21 En esta pantalla se pueden introducir todos los datos relativos al presupuesto. Es importante saber que los datos referentes al código, al ejercicio, a la serie y al número de presupuesto se llenarán automáticamente al guardarlo. Al introducir un número de cliente válido, se cargarán automáticamente los datos. En caso que se desconozca el código del cliente para el cual se está haciendo el presupuesto, se puede hacer clic sobre el botón Cod. Client para abrir la pantalla de búsqueda de clientes, mostrada en la Imagen 20, donde se puede escoger, por ejemplo, el cliente creado en el apartado Creación de un nuevo cliente (página 9). Una vez seleccionado, se llenarán los campos de forma similar al mostrado en la Imagen 21. Página: 21/47

22 En la pestaña Dades, se pueden especificar valores como: la fecha del presupuesto, la divisa con la cual está valorado, forma de pago, etc, Una vez especificadas estos datos, es el momento de introducir nuevas líneas. Como se muestra en la Imagen 21, en la parte inferior de la pantalla de creación de presupuestos aparece una tabla de líneas de presupuesto. Con los botones mostrados justo sobre la tabla de líneas se pueden gestionar las entradas: Abrir la pantalla de crear una nueva línea de presupuesto. Modificar la línea actualmente seleccionada. Borrar la línea seleccionada. Ver los detalles de la línea seleccionada. Si se selecciona el botón correspondiente a crear una nueva línea, se muestra la pantalla que se puede ver en la Imagen 22. En esta pantalla se tiene que especificar el artículo que se quiere añadir al presupuesto, su tipo impositivo, la cantidad, el importe y los descuentos a aplicar. A la hora de especificar el artículo, se puede hacer introduciendo directamente la referencia (con lo que la aplicación cargará todos los datos del artículo) o pulsando el botón Referència, que abrirá una nueva ventana de búsqueda de artículos. Si se introduce la referencia X34 (creada en el apartado 4.1, en la página 17), la aplicación llenará el resto de campos, con lo que la ventana quedará como se muestra en la Imagen 23. Página: 22/47

23 Si a continuación se acepta la ventana, se verá que en la pantalla correspondiente al presupuesto (Imagen 21) han aparecido los datos correspondientes a este artículo Impresión del presupuesto Una vez creado un presupuesto, si se quiere imprimir hará falta acceder a la utilidad de gestión de presupuestos y, desde su ventana principal, seleccionarlo (haciendo clic sobre la línea del presupuesto a imprimir), con lo que quedará seleccionada en azul (como se puede ver en la Imagen 24). Seguidamente, se tendrá que pulsar sobre el botón de imprimir presupuesto (el que tiene el icono: ). Página: 23/47

24 Al realizar esta acción, EinesTIC procederá a abrir la aplicación de gestión de textos y, mediante la plantilla seleccionada en la Configuración (apartado 7, página 45), construirá el documento de presupuesto correspondiente al registro seleccionado, como se puede ver en la Imagen Aprobar el presupuesto En la pantalla de lista de presupuestos, mostrada en la Imagen 24, se puede ver que hay un botón más: Este botón permite marcar el presupuesto que esté seleccionado como aprobado y, además, genera un pedido de cliente correspondiente a este presupuesto. 4.3 Pedidos Si se selecciona la opción de Comandes de la sección de facturación del panel de control (mostrado en la Imagen 14, en la página 17), se accede a la utilidad de gestión de pedidos integrada con EinesTIC, mostrada en la Imagen 26. Página: 24/47

25 En la barra de botones de esta ventana se ofrecen las siguientes posibilidades: Abrir la pantalla de crear un nuevo pedido. Modificar el pedido seleccionado. Borrar el pedido seleccionado. Ver los detalles del pedido. Crear un nuevo pedido copiando el que está actualmente seleccionado. Imprimir el pedido seleccionado. Generar un albarán a partir del pedido seleccionado. Generar una factura a partir del pedido seleccionado. Al igual que con todas las pantallas que tienen el mismo aspecto, es posible usar los filtros y capacidades de ordenación de la parte superior (justo debajo de la barra de botones) Creación de un nuevo pedido Página: 25/47

26 Para crear un nuevo pedido hace falta usar el botón de la barra de botones de la pantalla de gestión de pedidos, con el cual se abre la pantalla de creación de un nuevo pedido, mostrada en la Imagen 27. Como se puede ver, la pantalla sigue el mismo modelo que la de creación de un nuevo presupuesto (mostrada en la Imagen 19, en la página 26). En esta pantalla se pueden introducir todos los datos relativos al pedido de cliente. Es importante saber que los datos referentes al código, al ejercicio, a la serie y al número de pedido se llenarán automáticamente al guardarlo. Al introducir un número de cliente válido, se cargaran automáticamente los datos. En caso que se desconozca el código del cliente para el cual se está haciendo el pedido, se puede hacer clic sobre el botón Cod. client para abrir la pantalla de búsqueda de clientes, mostrada en la Imagen 28, donde se puede escoger, por ejemplo, el cliente creado en el apartado Creación de un nuevo cliente (página 9). Una vez seleccionado, se llenarán los campos de forma similar al mostrado en la Imagen 29. Página: 26/47

27 En la pestaña Dades, se pueden especificar valores como: la fecha del pedido, la divisa con la que se valora, la forma de pago, etc. Una vez especificados estos datos, es el momento de introducir nuevas líneas al pedido. Como se muestra en la Imagen 29, en la parte inferior de la pantalla de creación de pedidos aparece una tabla de líneas de pedido. Con los botones mostrados justo sobre la tabla de líneas se pueden gestionar las entradas: Abrir la pantalla de crear una nueva línea de pedido. Modificar la línea actualmente seleccionada. Borrar la línea seleccionada. Ver los detalles de la línea seleccionada. Si se selecciona el botón correspondiente a crear una nueva línea, se muestra la pantalla que se puede ver en la Imagen 30. Como se puede observar, es una pantalla similar a la de crear líneas de presupuesto (mostrada en la Imagen 23, en la página 29). En esta pantalla se tiene que especificar el artículo que se quiere añadir al pedido, su tipo impositivo, la cantidad, el importe y los descuentos a aplicar. A la hora de especificar el artículo, se puede hacer, al igual que sucedía en el caso de los presupuestos, introduciendo directamente la referencia (con lo que la aplicación cargará todos los datos del artículo) o pulsando sobre el botón Referència, que abrirá una nueva ventana de búsqueda de artículos. Si se introduce la referencia X34 (creada en el apartado 4.1, en la página 17), la aplicación llenará el resto de campos, con lo que la ventana quedará como se muestra en la Imagen 31. Página: 27/47

28 Si a continuación se acepta la ventana, se verá que en la pantalla correspondiente al pedido (Imagen 29) han aparecido los datos correspondientes a este artículo Impresión del pedido Una vez creado un pedido, si se quiere imprimir hará falta acceder a la utilidad de gestión de pedidos y, desde su ventana principal, seleccionarla (haciendo clic sobre la línea del pedido a imprimir), con lo que quedará seleccionada en azul (como se puede ver en la Imagen 32). Seguidamente, se tendrá que pulsar Página: 28/47

29 sobre el botón de imprimir pedido (el que tiene el icono: ). Al realizar esta acción, EinesTIC procederá a abrir la aplicación de gestión de textos y, mediante la plantilla seleccionada en la Configuración (apartado 7, página 45), construirá el documento de pedido correspondiente al registro seleccionado, como se puede ver en la Imagen Conversión del pedido a albarán o factura La utilidad de gestión de pedidos de EinesTIC permite generar un albarán y/o una factura a partir de un pedido. Simplemente hace falta, desde la pantalla de gestión de pedidos (mostrada en la Imagen 32), seleccionar el pedido a partir del cual se quiere construir el albarán o la factura y pulsar el botón correspondiente: para generar un albarán. para generar una factura. 4.4 Albaranes Si se selecciona la opción de Albarans de la sección de facturación del panel de control (mostrado en la Imagen 14, en la página 17), se accede a la utilidad de gestión de albaranes integrada con EinesTIC, mostrada en la Imagen 34. Página: 29/47

30 En la barra de botones de esta ventana se ofrecen las siguientes posibilidades: Abrir la pantalla de crear un nuevo albarán. Modificar el albarán seleccionado. Borrar el albarán seleccionado. Ver los detalles del albarán. Crear un nuevo albarán copiando el que está actualmente seleccionado. Imprimir el albarán seleccionado. Asociar el albarán a una factura. Generar una nueva factura a partir del albarán seleccionado. Al igual que con todas las pantallas que tienen el mismo aspecto, es posible usar los filtros y capacidades de ordenación de la parte superior (justo debajo de la barra de botones) Creación de un nuevo albarán Para crear un nuevo albarán hace falta usar el botón de la barra de botones de la pantalla de gestión de albaranes, con el que se abre la pantalla de creación de un nuevo albarán, mostrada en la Imagen 35. Página: 30/47

31 Como se puede ver, en pantalla sigue el mismo modelo que la de creación de un nuevo presupuesto (mostrada en la Imagen 19, en la página 26). En esta pantalla se pueden introducir todos los datos relativos al albarán de cliente. Es importante saber que los datos referentes al código, al ejercicio, a la serie y al número de albarán se llenarán automáticamente al guardarlo. Al introducir un número de cliente válido, se cargaran automáticamente los datos. En caso que se desconozca el código del cliente para el cual se está haciendo el albarán, se puede hacer clic sobre el botón Cod. client para abrir la pantalla de búsqueda de clientes, mostrada en la Imagen 36, desde donde se puede escoger, por ejemplo, el cliente creado en el apartado Creación de un nuevo cliente (página 9). Una vez seleccionado, se llenarán los campos de forma similar al mostrado en la Imagen 37. Página: 31/47

32 En la pestaña Dades, se pueden especificar valores como: la fecha del albarán, la divisa con la cual está valorado, la forma de pago, etc. Una vez especificados estos datos, es el momento de introducir nuevas líneas al albarán. Como se muestra en la Imagen 37, en la parte inferior de la pantalla de creación de albaranes aparece una tabla de líneas de albarán. Con los botones mostrados justo sobre la tabla de líneas se pueden gestionar las entradas: Abrir la pantalla de crear una nueva línea de albarán, Modificar la línea actualmente seleccionada. Borrar la línea seleccionada. Ver los detalles de la línea seleccionada. Si se selecciona el botón correspondiente a crear una nueva línea, se muestra la pantalla que se puede ver en la Imagen 38. Como se puede observar, es una pantalla similar a la de crear líneas de presupuesto (mostrada en la Imagen 23, en la página 29). En esta pantalla se tiene que especificar el artículo que se quiere añadir al albarán, su tipo impositivo, la cantidad, el importe y los descuentos a aplicar. A la hora de especificar el artículo, se puede hacer, al igual que sucedía en el caso de los presupuestos, introduciendo directamente la referencia (con lo que la aplicación cargará todos los datos del artículo) o pulsando sobre el botón Referència, que abrirá una nueva ventana de búsqueda de artículos. Si se introduce la referencia X34 (creada en el apartado 4.1, en la página 17), la aplicación llenará el resto de campos, con lo que la ventana quedará como se muestra en la Imagen 39. Página: 32/47

33 Si a continuación se acepta la ventana, se verá que en la pantalla correspondiente al albarán (Imagen 37) han aparecido los datos correspondientes a este artículo Impresión del albarán Una vez creado el albarán, si se quiere imprimir hará falta acceder a la utilidad de gestión de albaranes y, desde su ventana principal, seleccionarlo (haciendo clic sobre la línea correspondiente al albarán a imprimir), con lo que quedará seleccionada en azul (como se puede ver en la Imagen 40). Seguidamente, se tendrá que pulsar sobre el botón de imprimir albarán (el que tiene el icono: ). Página: 33/47

34 Al realizar esta acción, EinesTIC procederá a abrir la aplicación de gestión de textos y, mediante la plantilla seleccionada en la Configuración (apartado 7, página 45), construirá el documento de albarán correspondiente al registro seleccionado, como se puede ver en la Imagen Generación de una factura a partir de un albarán La utilidad de gestión de albaranes de l'einestic permite generar una factura a partir de un albarán. Simplemente hace falta, desde la pantalla de gestión de albaranes (mostrada en la Imagen 40), seleccionar el albarán a partir del cual se quiere construir la factura y pulsar el botón correspondiente: para generar una factura. 4.5 Facturas Si se selecciona la opción de Factures de la sección de facturación del panel de control (mostrado en la Imagen 14, en la página 17), se accede a la utilidad de gestión de facturas integrada con EinesTIC, mostrada en la Imagen 42. Página: 34/47

35 En la barra de botones de esta ventana se ofrecen las siguientes posibilidades: Abrir la pantalla de crear una nueva factura Modificar la factura seleccionada. Borrar la factura seleccionada. Ver los detalles de la factura. Crear una nueva factura copiando la que está actualmente seleccionada. Imprimir la factura seleccionada. Asociar un conjunto de albaranes a una factura. Al igual que con todas las pantallas que tienen el mismo aspecto, es posible usar los filtros y capacidades de ordenación de la parte superior (justo debajo de la barra de botones) Creación de una nueva factura Para crear una nueva factura hace falta usar el botón de la barra de botones de la pantalla de gestión de factures, con el que se abre la pantalla de creación de una nueva factura, mostrada en la Imagen 43. Página: 35/47

36 Como se puede ver, la pantalla sigue el mismo modelo que la de creación de un nuevo presupuesto (mostrada en la Imagen 19, en la página 26). En esta pantalla se pueden introducir todos los datos relativos a la factura de cliente. Es importante saber que los datos referentes al código, al ejercicio, a la serie y al número de factura se llenarán automáticamente al guardarlo. Al introducir un número de cliente válido, se cargaran automáticamente los datos. En caso que se desconozca el código del cliente para el cual se está haciendo la factura, se puede hacer clic sobre el botón Cod. client para abrir la pantalla de búsqueda de clientes, similar a la Imagen 36, desde donde se puede escoger, por ejemplo, el cliente creado en el apartado Creación de un nuevo cliente (página 9). Una vez seleccionado, se llenarán los campos de la pantalla de creación de nueva factura con todos los datos del cliente. En la pestaña Dades, se pueden especificar valores como: la fecha de la factura, la divisa con la cual se valora, la forma de pago, etc. Una vez especificados estos datos, es el momento de introducir nuevas líneas a la factura. Como se muestra en la Imagen 43, en la parte inferior de la pantalla de creación de facturas aparece una tabla de líneas de factura. Con los botones mostrados justo sobre la tabla de líneas se pueden gestionar las entradas: Abrir la pantalla de crear una nueva línea de factura, Modificar la línea actualmente seleccionada. Borrar la línea seleccionada. Ver los detalles de la línea seleccionada. Si se selecciona el botón correspondiente a crear una nueva línea, se muestra la pantalla que se puede ver en la Imagen 45. Como se puede observar, es una pantalla similar a la de crear líneas de presupuesto (mostrada en la Imagen 23, en la página 29). En esta pantalla se tiene que especificar el artículo que se quiere añadir en la factura, su tipo impositivo, la cantidad, el importe y los descuentos a aplicar. A la hora de especificar el artículo, se puede hacer, al igual que sucedía en el caso de los presupuestos, Página: 36/47

37 introduciendo directamente la referencia (con lo que la aplicación cargará todos los datos del artículo) o pulsando sobre el botón Referència, que abrirá una nueva ventana de búsqueda de artículos. Si se introduce la referencia X34 (creada en el apartado 4.1, en la página 17), la aplicación llenará el resto de campos, con lo que la ventana quedará como se muestra en la Imagen 44. Si a continuación se acepta la ventana, se verá que en la pantalla correspondiente a la factura (Imagen 43) han aparecido los datos correspondientes a este artículo Impresión de la factura Una vez creada la factura, si se quiere imprimir hará falta acceder a la utilidad de gestión de facturas y, desde su ventana principal, seleccionarla (haciendo clic sobre la línea correspondiente a la factura a imprimir), con lo que quedará seleccionada en azul (como se puede ver en la Imagen 46). Seguidamente, se tendrá que pulsar sobre el botón de imprimir factura (el que tiene el icono: ). Al realizar esta acción, EinesTIC procederá a abrir la aplicación de gestión de textos y, mediante la plantilla seleccionada en la Configuración (apartado 7, página 45), construirá el documento de factura correspondiente al registro seleccionado, como se puede ver en la Imagen 47. Página: 37/47

38 Página: 38/47

39 5 Modelos de la Agencia Tributaria En este apartado se verá como se pueden generar con facilidad una serie de modelos de la Agencia Tributaria que podrán ser tanto de tipo trimestral como anual. Hace falta destacar que a la hora de generar los modelos se tendrán en cuenta únicamente las facturas y gastos introducidos a EinesTIC. Hace falta que se tenga en cuenta que los formularios se rellenan automáticamente con información extraída de la aplicación de gestión, pero que es responsabilidad del usuario revisar que la información introducida en los modelos sea correcta. Para acceder a los modelos de la Agencia Tributaria, hace falta acceder, de la parte izquierda de EinesTIC, a la opción Formularis d'hisenda, con lo que al área central se mostrarán los accesos visibles en la Imagen 48. Este conjunto de utilidades puede dividirse en dos grupos: 1. Los formularios trimestrales. 2. Los formularios anuales. Para más información sobre los modelos que se pueden generar mediante EinesTIC, consultarse el documento 8.1_Guia_Models_Hisenda.pdf 1. A continuación se describe brevemente el proceso de creación del modelo 110. El procedimiento a seguir para los otros modelos seria similar a este. 5.1 Creación modelo 110 En seleccionar el modelo 110, se accede a la pantalla mostrada en la Imagen 49, donde hace falta seleccionar el ejercicio y el período para los que se quiere generar el modelo. También se puede indicar si se trata de una declaración complementaria o no. En aceptar esta pantalla, el programa calcula 1 Disponible a: Página: 39/47

40 automáticamente los diversos valores del formulario 110 y los muestra (Imagen 50) para poderlos validar. Si son correctos, con el botón Registrar y imprimir model se procede a imprimir el modelo oficial para presentar a la Agencia Tributaria (en la Imagen 51 se muestra un ejemplo del listado generado). En caso que haya algún error en los cálculos, el usuario puede modificar todos los valores mostrados en la Imagen 50 para ajustarlos a la realidad antes de imprimir el modelo. Imagen 49: Pantalla de selección de ejercicio y período del modelo 110. Imagen 50: Pantalla de resumen del modelo 110. Página: 40/47

41 (15/09/2009) Cibernàrium Página: 41/47 Amidasoft Sistemes d'informació, SL A65.cat

42 6 Creación de documentos 2 El paquete EinesTIC incluye la completa suite ofimática OpenOffice.org, que es accesible desde el icono Documents de la parte superior del panel de control. Pero a parte de este acceso, también dispone de tres utilidades que permiten redactar rápidamente un fax, una carta y un informe. Para acceder, sólo hace falta seleccionar la opción Documents de la parte izquierda del panel de control, con lo que se mostraran las opciones que se pueden ver en la Imagen 52. Para dar un aspecto uniforme a los diferentes tipos de documentos, EinesTIC usa las plantillas definidas en la Configuración (apartado 7, página 45), 6.1 Creación de un FAX Para la creación de un FAX hace falta seleccionar la opción FAX de la sección de Documents del panel de control. Esto abrirá el procesador de textos Writer (que forma parte de la suite ofimática OpenOffice.org) con un documento basado en la plantilla de fax del grupo de plantillas configurado en EinesTIC, como muestra la Imagen 53. En crearse este nuevo documento, los campos referentes a la empresa que hayan estado especificados en la configuración de EinesTIC se rellenaran automáticamente. 2 Para más información sobre la creación de documentos, consultarse el documento 8_Creacio_Documents.pdf, disponible en: Página: 42/47

43 6.2 Creación de una Carta Para la creación de una carta hace falta seleccionar la opción Carta de la sección de "Documents" del panel de control. Esto abrirá el procesador de textos Writer (que forma parte de la suite ofimática OpenOffice.org) con un documento basado en la plantilla de carta del grupo de plantillas configurado en EinesTIC, como muestra la Imagen 54. En crearse este nuevo documento, los campos referentes a la empresa que hayan estado especificados en la configuración de EinesTIC se rellenaran automáticamente. 6.3 Creación de un Informe Para la creación de un informe hace falta seleccionar la opción Informe de la sección de "Documents" del panel de control. Esto abrirá el procesador de textos Writer (que forma parte de la suite ofimática OpenOffice.org) con un documento basado en la plantilla de informe del grupo de plantillas configurado en EinesTIC, como muestra la Imagen 55. Página: 43/47

44 En crearse este nuevo documento, los campos referentes a la empresa que hayan estado especificados en la configuración de EinesTIC se rellenaran automáticamente. Página: 44/47

45 7 Configuración El panel de control del paquete EinesTIC dispone de una utilidad de configuración mediante la que se pueden especificar: 1. Los datos del negocio (nombre, NIF, dirección, etc.). 2. El grupo de plantillas a usar para los documentos generados desde EinesTIC. 3. Copias de seguridad. 4. Actualizaciones. Para acceder a la utilidad de configuración, hace falta abrir la sección de utilidades del panel de control, con el que se mostraran, en el área central del panel de control, los accesos que se pueden ver en la Imagen 56. En esta imagen, el tercer acceso de la fila superior conduce a la utilidad de configuración de EinesTIC. La Imagen 57 muestra esta pantalla de configuración. Como se puede ver, en la parte superior hay diferentes pestañas que permiten acceder a cada una de las áreas de configuración disponibles. 7.1 Configuración de los datos del negocio La pestaña de la pantalla de configuración referente a los datos del negocio (mostrada en la Imagen 57) permite especificar los principales datos del negocio, como: el nombre comercial, la dirección, el NIF, la dirección electrónica, etc. Estos datos serán los usados para la confección de presupuestos, albaranes, pedidos, facturas, faxes, etc. Una vez introducidos estos datos, mediante el botón Desa se confirmarán y estarán disponibles para su uso. Si, en cambio, se pulsa Cancel la, se perderán los cambios efectuados. 7.2 Configuración del grupo de plantilles La pestaña de plantilles muestra una pantalla como la que se puede ver en la Imagen 58. Desde esta pantalla se puede seleccionar el grupo de plantillas a usar por las diversas utilidades de generación de documentos (presupuestos, albaranes, etc.). Página: 45/47

46 EinesTIC proporciona 10 grupos de plantillas (dos de comercio al detalle y ocho de servicios), pero es posible modificar y adaptar estas plantillas a las necesidades concretas del negocio. 7.3 Configuración de las copias de seguridad EinesTIC incorpora un sistema de copias de seguridad que permiten capturar instantáneas de los datos para, así, poderlos recuperar en caso que fuera necesario (por ejemplo, si hubiese algún accidente que estropeara la aplicación). Estas copias guardarán todos los datos en la carpeta especificada desde la pestaña Còpies de la utilidad de configuración ( Imagen 59). Página: 46/47

47 Página: 47/47

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