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1 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN MOTIVACIÓN INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA? CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA? ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD EN UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO EMISIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA OBTENCIÓN DE LOS DATOS DE LA FACTURA TRANSFORMACIÓN A FACTURA ELECTRÓNICA FIRMA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA REQUISITOS PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA DE FACTURAS RECEPCIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA VALIDACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA INSERCIÓN DE DATOS LA FACTURA

2 1. INTRODUCCIÓN En el presente documento se pretende explicar en qué consiste el proceso de emisión y recepción de factura electrónica. Haciendo especial hincapié en que consiste una factura electrónica y que pasos hay que realizar para emitir y recibir facturas electrónicas válidas MOTIVACIÓN La finalidad de esta funcionalidad es proveer de un servicio de recepción y emisión de facturas de forma telemática, evitando así las facturas en papel 2. INTRODUCION A LA FACTURACION ELECTRÓNICA 2.1. QUÉ ES LA FACTURACIÓN ELECTRONICA? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. La Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información en su punto establece que la facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público estatal será obligatoria en los términos que se establezcan en la Ley reguladora de la contratación en el sector público y en su normativa de desarrollo. Básicamente será en los siguientes casos: o Contratos mayores. o Contratos menores si así lo establece la normativa del Ministerio de Economía y Hacienda. Esta normativa reguladora, (Ley 30/2007 de 30 de Octubre, de Contratos del Sector Público), en su disposición final novena, establece unos plazos a partir de los cuales es obligatoria la utilización de este medio electrónico en las transacciones que hagan los ciudadanos y empresas con las administraciones públicas en el ámbito de la contratación pública. En el caso de las universidades esta obligatoriedad comienza a partir de 01/11/2010. Además, a pesar de no ser obligatorio el uso de la facturación electrónica, la misma ley indica que las administraciones Públicas promoverán en el ámbito de sus competencias y según su criterio la incorporación de la factura electrónica en las diferentes actuaciones públicas distintas de la contratación, en particular, en materia de justificación de ayudas y subvenciones QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA? Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos. 2

3 En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA? Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran: Ahorro de costes. Mejora de la eficiencia. Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa. Optimización de la tesorería. Obtención de información en tiempo real. Reducción de tiempos de gestión. Agilidad en la toma de decisiones. Administración y contabilidad automatizadas. Disminución de costes de los documentos en papel. Control de acciones erróneas. Uso eficaz de los recursos financieros. Flujos de transacciones agilizados. En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas. 3. ALCANCE DE LA FUNCIONALIDAD EN UNIVERSITAS XXI-ECONÓMICO El alcance de esta funcionalidad cubre dos aspectos básicos: Emisión de factura electrónica: consiste en la transformación de las facturas almacenadas en UXXI Económico en facturas electrónicas en versión 3.1 para su envío a los clientes. Recepción de factura electrónica: consiste en recibir una factura electrónica de un proveedor e insertar sus datos en el buzón de entrada de facturas disponible en UXXI - Económico. Una vez insertadas en el buzón, pasará un proceso de validación y se incorporarán al sistema. 4. EMISIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA La emisión de factura electrónica se realizará desde el módulo de Justificantes de Ingresos de UXXI Económico. Desde allí se podrán generar facturas electrónicas de los siguientes tipos de factura: Justificantes de factura. Abonos de factura. Devolución de ingresos OBTENCIÓN DE LOS DATOS DE LA FACTURA 3

4 La emisión de una factura electrónica se podrá realizar desde el modulo de Justificantes de Ingresos del sistema de UXXI Económico. Desde allí se podrá acceder a: Captura de Ingresos para Justificantes para emitir facturas de tipo: Justificantes de factura. Abonos de factura. Devolución de ingresos factura. Una vez seleccionado el tipo y el identificador de factura del que se quiere emitir la factura electrónica, se consultará el sistema de UXXI - Económico para a partir de esa información obtener los datos de la factura TRANSFORMACION A FACTURA ELECTRÓNICA A partir de los datos de la factura se formará un documento XML con el formato de FacturaE FIRMA DE LA FACTURA ELECTRONICA La firma se realiza para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida: 1. Que sea una firma electrónica avanzada. 2. Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes. 3. Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías: 3.1. Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. (Art. 24.3) REQUISITOS PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA DE FACTURAS La firma realizada se hará de forma automática en el servidor. 5. RECEPCION DE FACTURA ELECTRÓNICA 4

5 La recepción de factura electrónica se podrá realizar desde el modulo de Justificantes de Gastos; allí se cargará la factura electrónica recibida desde un proveedor y se insertarán sus datos en el buzón de entrada de facturas disponible en UXXI Económico. Posteriormente el sistema validará las facturas del buzón e incorporarán los datos. Respecto a este punto hay que realizar una apreciación. El artículo 21 del RD 1496/2003 establece la obligatoriedad por parte del receptor de la factura electrónica, de la conservación de la misma por medios electrónicos de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se haya recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido VALIDACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA Cuando recibimos una factura electrónica por parte de un proveedor debemos comprobar: Verificación de los contenidos mínimos exigibles de formato y estructura. Verificación segura de la firma electrónica. Regulado en el artículo 21 del ROF e inherente a las obligaciones de la conservación de las facturas electrónicas se indica que: el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma INSERCIÓN DE DATOS DE LA FACTURA Insertamos las facturas recibidas en el sistema UXXI Económico. Para comprobar que los datos de la factura son correctos el sistema realizará una serie de validaciones antes de incorporarlas definitivamente. Las validaciones que se realizarán a la factura son las siguientes: Validar que el importe a ejecutar de la factura electrónica es igual al importe total de de la factura electrónica. En el caso de que no sea igual no se cargará la factura. Validar que el tercero definido en la factura electrónica existe en la base de datos de UXXIECONÓMICO. En el caso de que no exista no se cargará la factura. Validar que la factura electrónica tiene recargo de equivalencias. En el caso de que así sea no se cargará la factura. Validar que los tipos de factura o rectificaciones definidos en la factura electrónica son compatibles con los definidos para UXXI-ECONÓMICO. En el caso de que la factura electrónica tenga algún tipo distinto a estos, no se cargará la factura. Validar que la factura electrónica tiene un porcentaje de IVA igual a los definidos en la tabla de porcentajes de IVA de UXXI-ECONÓMICO. En el caso de que no sea así sea no se cargará la factura. Validar que la descripción de las rectificaciones negativas de factura electrónica con varias líneas, coincide con la descripción de la línea del justificante de gasto de UXXI- 5

6 ECONÓMICO al que abona. Si no coincide, se generará un abono de factura no asociado a factura. 6

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