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3 In ic io Nu e v a Un id a d : Unidad 1: Qué es SAP? Qué es SAP? Curso: Introducción a SAP CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Le damos la Bienvenida a una nueva unidad! Unidad 1: Qué es SAP? CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

4 :: Descripción de Unidad Curso de Introducción al sistema informático SAP Unidad: Qué es SAP? Presentación e Inicio de unidad Qué es SAP? CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

5 :: Lecciones que componen esta unidad Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios: Lección: Qué es un sistema ERP? Aprenderemos que es un ERP, cuales son sus características, el mercado de los ERPs, cuales son los beneficios de utilizarlos, razones para que una empresa los implemente y las desventajas que presentan. Lección: Qué es SAP? Aprenderemos que es SAP, cuales son los mercados de SAP, los productos y servicios de SAP, los beneficios de utilizar el sistema y las Soluciones SAP para PYMES. Lección: Historia de SAP Analizaremos la historia de SAP junto con un breve resumen histórico. Lección: SAP Business One Aprenderemos que es SAP Business One y a que tipo de empresas esta destinado. Analizaremos sus características, los beneficios que pueden obtener las empresas, las áreas funcionales que lo componen y como es su arquitectura. Lección: SAP y sus principales características Aprenderemos que es SAP, sus características principales, las versiones del sistema y el concepto de transacción en SAP. Lección: Arquitectura del sistema SAP Aprenderemos como es la arquitectura del sistema SAP, como son los servicios de bases de datos, de aplicación y de presentación. Lección: Barras del SAP GUI, la pantalla de status y el menú desplegable Aprenderemos a utilizar las barras existentes en una pantalla de SAP. Lección: ABAP y el entorno de desarrollo SAP Aprenderemos que es ABAP, como es el entorno de desarrollo de SAP y distintas características que presenta este lenguaje de programación exclusivo de SAP. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

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9 1 Qué es un ERP? L e c c ió n : Qué es un sistema ERP? Aprenderemos que es un ERP, cuales son sus características, el mercado de los ERPs, cuales son los beneficios de utilizarlos, razones para que una empresa los implemente y las desventajas que presentan. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Las empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa). Imagen 1.1 Áreas que componen un sistema ERP El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, disminución de los costos totales de operación así como un eficiente manejo de información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar de modo de permitir la toma oportuna de decisiones y acortando los ciclos productivos. ERP Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc). CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

10 Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP, el sistema debe poseer algunas de las siguientes características fundamentales: Flexibilidad: un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción. Modularidad: el sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente. Comprensivo: el sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área de negocios. Conectividad: el sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial. Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta. Alumno este módulo de estudios posee muchos "Tips de audio" para que disfrutes, pero no basta con simplemente escucharlos, sino que hay que "asimilarlos" y aprender los conceptos que en los mismos se enseñan. Para ello te aconsejo: Escucha atentamente el tip, cuando lo consideres, pausalo y toma apuntes de lo aprendido. Si algo no te quedó del todo claro, no hay problema, vuelve atrás y analiza nuevamente el tema, una vez asimilado toma apuntes de lo aprendido. 2 Características de los ERP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

11 Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en el computadora. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema. 3 El mercado de los ERPs El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no sólo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda las siguientes preguntas: Cuál es el resultado que se espera? De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo? Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos? Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento? En el siguiente gráfico podemos apreciar cuales son los tipos de industrias que más y menos implementan sistemas ERP: Imagen 3.1 Industrias que más implementan sistemas ERP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

12 Entre los ERP más conocidos se encuentran: JD Edwards (Estados Unidos) Oracle PeopleSoft (Estados Unidos) Baan (Holanda) R/3 (Alemania) A continuación podemos ver una escala de la presencia en el mercado de los ERP mencionados anteriormente: Imagen 3.2 El mercado mundial de los sistemas ERP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

13 4 Beneficios de los sistemas ERP Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP tienen sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios. Algunos de ellos son: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales. Permiten la integración entre las funciones de las aplicaciones. Reducen los costos de la gerencia. Incrementan el retorno de inversión ROI. Son una fuente de Infraestructura abierta. 5 Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP Imagen 5.1 Razones por las cuales se implementa un sistema ERP Existen cinco razones por las cuales las empresas desean implementar un sistema ERP: Integración de la información financiera: el CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera. En su búsqueda puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo general sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

14 Integración de la información de los pedidos de los clientes: con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esta tarea será más fácil. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos. Minimizar el inventario: Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos y ayudar también a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está, que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre a la misma, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte. Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Un ERP puede encargarse de eso. 6 Desventajas de los ERP Definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas: Son caros. Requieren cambios en la compañía y en los procesos para su instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en el mercado en ERPs. Cuando hablamos de sistemas ERPs se nos viene a la mente que estos se utilizan unicamente en mega empresas, pero desde unos años que las principales empresas desarrolladoras de sistemas ERP orientaron su mirada hacia las pequeñas y medianas empresas PYMES. Para poder satisfacer esta amplia brecha del mercado tuvieron que adaptar sus precios a los que una pequeña y mediana empresa puede pagar. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

15 1 Qué es SAP? L e c c ió n : Qué es SAP? Aprenderemos que es SAP, cuales son los mercados de SAP, los productos y servicios de SAP, los beneficios de utilizar el sistema y las Soluciones SAP para PYMES. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? Imagen 1.1 Sede central de SAP en Alemania CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Como empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios, entre ellas mysap Business Suite, SAP Business One, SAP R/3, entre otras, que proveen soluciones escalables, con más de procesos de negocio, que la empresas consideran que se encuentran entre las mejores prácticas empresariales. SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos) Es una empresa con sede en Walldorf (Alemania), que se dedica a la comercialización de aplicaciones de tipo ERP. SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo, tras Microsoft y Oracle y el mayor fabricante europeo de software. Con 12 millones de usuarios, instalaciones, y más de socios, es la compañía más grande de software Inter empresa. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

16 2 Mercados de SAP SAP comercializa todos sus productos en diferentes industrias del mundo, desde las compañías privadas hasta las gubernamentales. La siguiente lista contiene las soluciones diseñadas por SAP para cada una de las industrias especificas: A finales de 2007, SAP empleaba a más de personas en más de 50 países. Imagen 2.1 Soluciones de SAP para cada mercado CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

17 3 Productos de SAP SAP trabaja en el sector de software de planificación de recursos empresariales (o ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning). El principal producto de la compañía es el software SAP ERP llamado R/3. En R/3 la R significa procesamiento en tiempo real y el número 3 se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de R/3 fue R/2. Otros productos de SAP son: APO (Advanced Planner and Optimizer) BW (Business Information Warehouse) BI (Business Intelligence) CRM (Customer Relationship Management) SRM (Supplier Relationship Management) EHRMS (Human Resource Management Systems) PLM (Product Lifecycle Management) KW (Knowledge Warehouse) y muchos más. SAP también ofrece una nueva plataforma tecnológica denominada SAP NetWeaver. Esta plataforma tecnológica convierte a SAP en un programa Web enabled, lo que significa que está totalmente preparado para trabajar con él mediante la web. Se puede trabajar con SAP mediante cualquier navegador de internet si se tienen los componentes apropiados de SAP NetWeaver (SAP Portals). SAP cuenta asimismo con soluciones verticales y microverticales. Las soluciones verticales son conocidas también como IS o Industry Solution y están orientadas a diversas industrias, como las que mencionamos en el punto 3. Las soluciones microverticales de SAP atienden a industrias específicas, como por ejemplo: empresas agroexportadoras, etc. Las soluciones verticales son desarrolladas por SAP y las soluciones microverticales son desarrolladas por los socios de SAP. En muchos casos, la implementación SAP por las empresas se hace mediante la contratación de consultoras especializadas y no directamente a través de SAP. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

18 4 Servicios de SAP SAP presenta un amplio conjunto de servicios de calidad para ayudar a sus clientes en el proceso de implementar y dar soporte a su sistema. Entre estos servicios se incluyen información de producto, formación, instalación, migraciones, consultoría, etc. SAP ha basado sus servicios en conexiones remotas con clientes a través de redes internacionales. SAP ofrece un programa de certificación en las áreas técnica, funcional y de desarrollo del sistema a nivel mundial. SAP proporciona los siguientes tipos de servicios: Servicios de consultoría para la implementación de sus sistemas. Servicios de mantenimiento luego de realizada la implementación del sistema. Servicios de información y formación. Servicios de mantenimiento preventivo. 5 Beneficios del sistema SAP SAP es un sistema de gran utilidad tanto para los casos en que se requiera una solución estándar, como también para aquellas empresas que necesiten un sistema a medida. Esto es posible gracias a las poderosas herramientas de desarrollo que se proveen, mediante el lenguaje de programación ABAP, que ha sido creado en base a las necesidades comerciales que existen en la actualidad. El sistema SAP permite una total personalización, incluyendo la posibilidad de construir interfaces propias, creadas en base a los requerimientos de cada sector, ofreciendo la posibilidad de trabajar con un sistema del tipo abierto, en el que la información almacenada se encuentra disponible en cualquier momento y para todas las áreas de la empresa. De esta manera, se reducen los costos, se mejora la productividad, y se optimizan los procesos de transacciones, entre otras grandes ventajas. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

19 En base al principio de cliente servidor, el sistema SAP funciona a través de un software que trabaja a varios niveles, permitiendo una interacción constante entre los clientes y los servidores, gracias a la posibilidad de instalar la cantidad de módulos que sean necesarios. 6 Soluciones SAP para PYMES Aunque sus principales aplicaciones están destinadas a grandes empresas, SAP también se dirige a la pequeña y mediana empresa PYMES con productos como SAP Business One y mysap All in one. Estas son soluciones SAP desarrolladas para responder a las necesidades de las PyMEs, preparadas para acompañar el crecimiento futuro de las empresas. Hoy, más que nunca, las empresas, cualquiera sea su tamaño, deben competir en una perspectiva global, disponer de las tecnologías de información más modernas y poder aplicarlas de forma eficaz y rentable. Las empresas pueden tener distintos tamaños, pero todas ellas desarrollan actividades similares (comprar, vender, relacionarse con sus clientes, organizar la contabilidad, gestionar los recursos humanos y adaptarse a las modificaciones de las normas legales y financieras). Por este motivo, también las pequeñas y medianas empresas deben adoptar software para PyMEs que den soporte total a sus requerimientos y que les permitan reaccionar de forma rápida y flexible a los acontecimientos externos, interviniendo en la organización comercial, en la logística de la producción y en la toma de decisiones financieras. SAP dispone de una estrategia de negocio, adecuando el alcance y los costos de sus soluciones a la dimensión y estructura de las pequeñas y medianas empresas. Para ellas, SAP dispone de las soluciones que trataremos a continuación. PYMES 6.1 Para empresas medianas: SAP Business All in One: es la solución pre configurada para los requerimientos específicos de los distintos sectores de actividad y para garantizar una rápida implementación. Adicionalmente, pueden ser personalizado para que se adapte totalmente a los requerimientos individuales de cada empresa. SAP Business All in One entiende los problemas reales del cliente, respondiendo directamente a sus problemas, requisitos y necesidades. Siglas con las que se designa a las pequeñas y medianas empresas. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

20 6.2 Para pequeñas empresas: Imagen SAP Business All in One SAP Business One: es un software empresarial simple, pero poderoso, que sale al encuentro de las necesidades únicas de las pequeñas y medianas empresas. Con una vasta gama de funciones, incluyendo contabilidad, elaboración de informes, logística y gestión de oportunidades de ventas, entre otras. Disponible en un paquete de fácil utilización y de rápida implementación, este software para empresas abarca todas las necesidades y continuará haciéndolo, acompañando el crecimiento de cada negocio. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

21 Imagen 6.2 SAP Business One CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

22 1 Historia de SAP L e c c ió n : Historia de SAP Analizaremos la historia de SAP junto con un breve resumen histórico. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim, Alemania, por cinco antiguos empleados de IBM (Claus Wellenreuther, Hans Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner) bajo el nombre de "SAP" (Sistemas, Aplicaciones y Productos). El nombre fue tomado de la división en la que trabajaban en IBM. La corporación SAP se ha desarrollado hasta convertirse en la quinta más grande compañía mundial de software. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Ha sido desarrollado para cumplir con las necesidades crecientes de las organizaciones mundiales y su importancia está más allá de toda duda. SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo, así ofrece un sistema único que soporta prácticamente todas las áreas en una escala global. SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran número de sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en organizaciones ya establecidas, con un solo sistema modular. Cada módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. Está totalmente integrado ofreciendo real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. La primera versión del ERP de SAP fue la R/1 y fue lanzada en el año Luego en el año 1979, lanzan la solución R/2 del sistema. Imagen 1.1 La versión R/2 del sistema SAP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

23 La empresa salió a bolsa en el año Actualmente cotiza en varios mercados de valores, incluyendo la Bolsa de Francfort y la de Nueva York, donde cotiza bajo el símbolo "SAP". En el año 1992, SAP lanza la versión R/3, la cual revoluciona el mercado mediante la utilización de las tres capas del sistema Imagen 1.2 La versión R/3 del sistema SAP Después de haber dominado el mercado, la empresa afronta una mayor competencia de Microsoft e IBM. En marzo de 2004 cambió su enfoque de negocio en favor de crear la "plataforma" que desarrolla y utiliza, la nueva versión de su software NetWeaver. SAP NetWeaver es una plataforma de tecnología integrada para todas las aplicaciones SAP en el plano técnico. Es conocida como una aplicación orientada a servicios y a la integración. Provee al usuario de un vínculo entre lenguajes JAVA y ABAP. Está construido usando estándares abiertos de la industria por lo que es sencillo negociar transacciones de información con desarrollos de Microsoft. NET, Sun Java y IBM WebSphere. Es en este punto donde SAP se encuentra enfrentado con Microsoft e IBM, en lo que se conoce como "la guerra de las plataformas". CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

24 Netweaver fue lanzado como un movimiento estratégico de SAP que plantea a las empresas ejecutar todas sus aplicaciones empresariales en una única plataforma integrada con la más firme infraestructura. Esta solución incorpora un bajo costo con una gran flexibilidad, una mejor integración con las aplicaciones y construcción en estándares para asegurar la futura interoperación. Este lanzamiento es una parte del plan de SAP de transformarse en una herramienta más abierta y orientada a servicios en base a las necesidades del mercado. La primer versión de NetWeaver fue anunciada por SAP en enero del 2003 y el 31 de marzo de 2004 fue distribuida comercialmente. La misma fue denominada como SAP NetWeaver La segunda versión se llamó NetWeaver 2004s o también NetWeaver 7.0 y SAP la liberó comercialmente el 24 de octubre de A comienzos de 2004 sostuvo conversaciones con Microsoft sobre una posible fusión. Las empresas dijeron que las conversaciones finalizaron sin un acuerdo. Sin embargo, a comienzos del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet". La compra de SAP por parte de Microsoft habría sido uno de los acuerdos más grandes en la historia de la industria del software, dado el valor de mercado de la alemana, de más de millones de euros (junio 2004). SAP ha conquistado clientes de forma consistente para aumentar la cuota del mercado global entre sus cuatro principales competidores a un 55% a fines de 2004, desde un 48% dos años antes. La participación combinada de Oracle y PeopleSoft declinó de un 29% a un 23%. En la actualidad SAP posee alrededor de clientes, los cuales se ubican en más de 120 países. En los últimos años la empresa continuo creciendo de dos formas: por un lado lanzando nuevos productos al mercado tales como SAP ERP, SAP Business ByDesign, SAP Business Suite, SAP HANA y por otro lado con la adquisición de empresas que SAP consideraba estratégicas tal como SyBase y Success Factors. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

25 2 Breve resumen histórico Imagen 1.3 Evolución de los productos de SAP a través de los años A continuación vemos un breve resumen histórico de los hechos más significativos durante la vida de la empresa en los últimos 40 años. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

26 AÑO SUCESO EN LA VIDA DE SAP 1972 Se funda SAP 1973 Se lanzan las soluciones SAP R/ Primeros clientes internacionales 1979 Se lanzan las soluciones SAP R/ La empresa sale a la bolsa de Francfort 1992 Se lanzan las soluciones SAP R/3. La versión 3.1 de SAP R/3 se adapta a Internet. La empresa lanza las nuevas soluciones de gestión de relaciones 1996 con los clientes y de gestión de la cadena de suministro. SAP comienza a desarrollar soluciones específicas para cada sector La empresa cotiza en la Bolsa de Nueva York SAP presenta mysap.com. SAP crea SAPHosting, una filial dedicada a la prestación de servicios de aplicaciones de Internet y a actividades de hosting de aplicaciones SAP forma una alianza estratégica con Commerce One para crear SAPMarkets, una filial dedicada a la creación e impulso de marketplaces de business to business interconectados globalmente a través de Internet SAP adquiere Top Tier y forma SAP Portals Se lanza la versión SAP NetWeaver Se lanza la version SAP Netweaver 2004s. Fracasa alianza entre SAP y Microsoft SAP anuncia el lanzamiento general de SAP ERP. SAP revela SAP Business ByDesign, un producto diseñado 2007 específicamente para pequeñas y medianas empresas SAP realiza con éxito su adquisición de Business Objects SAP presenta su software SAP Business Suite 7. SAP adquiere Sybase, proveedor de servicios especializado 2010 exclusivamente en la gestión de la información y el uso de datos móviles. Los clientes iniciales de SAP HANA ponen en práctica las primeras 2011 implementaciones del producto. SAP completa la adquisición de Success Factors, una de los 2012 líderes del mercado de aplicaciones de Internet SAP lanza al mercado S4/HANA Tabla 2.1 Evolución de SAP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

27 1 SAP Business One L e c c ió n : Video SAP Business One Aprenderemos que es SAP Business One y a que tipo de empresas esta destinado. Analizaremos sus características, los beneficios que pueden obtener las empresas, las áreas funcionales que lo componen y como es su arquitectura. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Alumno a continuación veremos un vídeo sobre SAP Business One, que es el producto de SAP desarrollado específicamente para las pequeñas empresas. Es una solución integrada de gestión empresarial, que ha sido diseñada específicamente para las pequeñas y medianas empresas, la cual permite la automatización de los procesos empresariales y que ofrece la visión veraz y unificada de la información empresarial actualizada y crítica que requieren las compañías en todas sus áreas funcionales. Alumno este módulo de estudios posee muchos vídeos para que disfrutes, pero no basta con simplemente mirarlos, sino que hay que "asimilarlos" y aprender los conceptos que en los mismos se enseñan. Para ello te aconsejo: 2 Qué es SAP Business One? Analiza atentamente el vídeo, cuando lo consideres, pausalo y toma apuntes de lo aprendido. Si algo no te quedó del todo claro, no hay problema, vuelve atrás y analiza nuevamente el tema, una vez asimilado toma apuntes de lo aprendido. La visibilidad de 360 grados sobre las áreas de ventas, finanzas, compras, gestión de almacenes y producción, entre otras, le permite a las empresas tomar decisiones seguras, incrementando así la rentabilidad de la empresa y los niveles de control sobre sus respectivos procesos. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

28 Es una solución idónea para aquellas compañías que facturan anualmente entre 2 y 20 millones de euros o cuyas plantillas de personal no sobrepasen los 99 empleados. Implementada en diversos mercados, la aplicación ha sido optimizada para las compañías que pertenecen al sector minorista, al de la distribución mayorista, la fabricación básica (discreta y continua) y los servicios profesionales. Más de pequeñas y medianas empresas alrededor del planeta ya han instalado la aplicación SAP Business One. Algunas de las principales características diferenciadoras que presenta SAP Business One son: Funcionalidades Integrales: 3 Qué empresas utilizan o pueden utilizar SAP Business One? 4 Qué características presenta SAP Business One? Imagen 1.1 La oficina integrada con SAP Business One SAP Business One automatiza todas las funciones empresariales básicas, incluyendo la gestión de las relaciones con los clientes (gestión CRM, por sus siglas en inglés); acceso en entorno web, la gestión de campañas de marketing y la definición de clientes potenciales; la producción y las finanzas Las funcionalidades de gestión CRM integran a su vez los procesos de ventas, soporte, comercio electrónico y de otra índole que deben llevarse a cabo de cara al cliente, a nivel de toda la organización. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

29 Potentes Herramientas de Análisis y Gestión de Informes Diversas herramientas de consulta y gestión de informes permiten seleccionar cualquier dato dentro de un informe con el fin de acceder a todos los detalles relevantes. Las funcionalidades de gestión de informes utilizan una interfaz estándar con Microsoft Excel, con el fin de simplificar la creación de informes. Facilidad de Uso SAP Business One es una aplicación potente pero flexible que ha sido diseñada pensando en el usuario final; por consiguiente, es fácil de usar, incluso por aquellos que presentan un nivel limitado de habilidades técnicas. La disponibilidad de una interfaz de usuario intuitivo y del ambiente Microsoft Windows contribuye significativamente a reducir las correspondientes curvas de aprendizaje. Flexibilidad y Adaptabilidad SAP Business One proporciona a cada usuario dentro de su organización la libertad necesaria para agregar campos, modificar formatos y personalizar consultas e informes con facilidad. Cuenta con la capacidad para agregar ágilmente nuevas funcionalidades, a medida que las necesidades del negocio crezcan con el paso del tiempo.. Soporte de SAP SAP Business One es una aplicación que ha sido desarrollada por el líder mundial en el suministro de soluciones de software empresarial, con más de 30 años de experiencia y más de 12 millones de usuarios a escala mundial. Los beneficios más relevantes que podemos señalar son: Aumento de Ingresos El ágil y sencillo acceso a la información que está disponible en tiempo real en cualquier lugar de la aplicación ayudará a identificar nuevas oportunidades de venta, agilizar los tiempos de entrada al mercado de sus productos y prestar unos niveles de soporte y servicio al cliente que seguramente facilitarán la realización de nuevos negocios. Reducción de Costes 5 Qué beneficios obtienen las empresas que instalan SAP Business One? Debido a que ya no serán necesario realizar las costosas actualizaciones y las reiterativas personalizaciones requeridas como parte de los esfuerzos por mantener la compatibilidad del software empresarial. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

30 Operaciones Sobre una Única Solución La aplicación SAP Business One comprende los siguientes componentes integrales: contabilidad, gestión de las relaciones con los clientes (CRM), ventas, producción, compras, gestión de bancos e inventario. Las soluciones plenamente integradas, que son aportadas por los partners y distribuidores de software independiente de SAP, vienen a complementar las funcionalidades existentes de la aplicación y a acometer las necesidades particulares del negocio. Acceso a un Soporte Local Una red mundial de partners cualificados ofrece un nivel inigualable de soporte a escala local. Gestión de Operaciones en Moneda Múltiple Permite gestionar operaciones e informes en diferentes divisas. 6 Qué áreas funcionales componen a SAP Business One? SAP Business One ofrece funcionalidades en las siguientes áreas con el fin de racionalizar y facilitar el desarrollo de sus procesos básicos de negocio: Finanzas Permite gestionar las transacciones financieras, incluyendo libro mayor, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos de diario, ajustes de moneda extranjera y definición de presupuestos. Bancos Permite gestionar los apuntes de caja, registros de cheques, depósitos y reconciliaciones bancarias. Ventas Creación de ofertas, registración de pedidos de clientes, realización de entregas, actualización del stock en el almacén y gestión de todas las facturas y cuentas a cobrar. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

31 Compras Gestión y administración de las actividades asociadas a los proveedores, tales como la emisión de pedidos de compra, la actualización del inventario, el cálculo del valor de los artículos de importación y la gestión de devoluciones y abonos. Gestión CRM Gestión y actualización de todos los datos de clientes y distribuidores, incluyendo resúmenes de contactos, saldos de cuenta y análisis de las previsiones de ventas. Control de Inventarios Gestión de los niveles de stock, los artículos, las listas de precios, los acuerdos de precios especiales, traspasos entre almacenes y transacciones de inventario. Planificación de Necesidades de Materiales Planificación y gestión de las órdenes de fabricación y los pedidos de compra de materiales, empleando una diversidad de criterios que aportarán una potente función de planificación para las compras a proveedores y para la planificación de las órdenes de producción. Informes Creación de potentes informes para prácticamente todos los aspectos del negocio, incluyendo llamadas de clientes, deudas a proveedores, ventas, flujos de caja, resúmenes de contactos con los clientes, contabilidad, stock en el almacén, estados financieros, precios, actividades de clientes, y mucho más (mediante informes estándar o consultas definidas por el mismo usuario). Gestión de Servicio Optimización del potencial de los departamentos de servicio mediante la prestación de soporte a las operaciones de servicio, la gestión de los contratos de servicio, la planificación del servicio, el seguimiento de las actividades de interacción con los clientes, y el soporte al cliente. Gestión de los Empleados Proporciona a los gerentes las funcionalidades necesarias para gestionar la información detallada sobre los empleados, la información de contacto con los mismos, y la información sobre ausencias laborales. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

32 Kit de Desarrollo de Software Permite conectar fácilmente aplicaciones externas a SAP Business One, o añadir nuevas funcionalidades a la aplicación, a través del uso del denominado Kit de Desarrollo de Software (Software Development Kit) SAP Business One SDK. 7 Cómo es la arquitectura de SAP Business One? La aplicación SAP Business One reside en un único servidor que se integra homogéneamente con la plataforma estándar de Microsoft Windows. La arquitectura racionalizada de SAP Business One ofrece soporte a las siguientes bases de datos:: Microsoft SQL Server IBM DB2 Express Edition La arquitectura de servidores incluye protocolos de seguridad, copia de seguridad y acceso a redes. El acceso se garantiza por medio de un servicio de terminales de red de área amplia WAN o de una conectividad en red El entorno SAP Business One utiliza procedimientos estándar de generación de copias de seguridad de las bases de datos, eliminando la necesidad de guardar y transferir una base de datos de una máquina a otra y permitiendo un acceso inmediato a la información crítica de negocio. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

33 1 Qué es SAP R/3? L e c c ió n : SAP y sus principales características Aprenderemos que es SAP, sus características principales, las versiones del sistema y el concepto de transacción en SAP. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? SAP R/3 CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las compañías. Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas (financiera, logística, recursos humanos y funciones multiaplicaciones), funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos. Es un sistema ERP, que se utiliza para la administración integral de una empresa. Imagen 1.1 Los módulos del sistema SAP CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

34 Los principales módulos de esta solución son: SD (Ventas y Distribución) MM (Gestión de Materiales) PP (Planificación de Producto) QM (Gestión de Calidad) PM (Mantenimiento) HR (Gestión de Recursos Humanos) FI (Gestión Financiera) CO (Controlling) TR (Tesoreria) PS (Sistema de Proyectos) WF (Workflow) IS (Soluciones Sectoriales) Aparte de la solución R/3 estándar, existen otras soluciones del sistema, especialmente diseñadas según los requerimientos de la industria a la que está destinada. Así existe la solución ISU Utilities para empresas de servicios o la solución Banking para bancos. Las múltiples ventajas del software R/3 hace que se haya convertido en uno de los estándares dentro de las grandes corporaciones. A continuación detallaremos algunas de estas ventajas: Exhaustivo: El sistema R/3 engloba prácticamente la totalidad de los procesos de gestión de la empresa. En el punto 1 vimos detallados los módulos que incluye el sistema R/3. Integrado: Tal cantidad de módulos no aportarían demasiado valor añadido a la empresa si no fuera por la integración. Las interrelaciones estrechas entre módulos de SAP permiten tener disponible en tiempo real y con exactitud los principales indicadores de gestión. 2 Caracteristicas principales del sistema SAP R/3 Como ejemplo ilustrativo diremos que una entrada de mercancías en R/3 puede producir una actualización del inventario de almacén, un apunte contable en la contabilidad financiera, una actualización del sistema de información del control de costes y un aviso a producción de que hay nueva materia prima en almacén. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

35 Abierto Tecnológicamente hablando: SAP es un sistema abierto. Podemos implantarlo en una variedad enorme de servidores diferentes y ejecutarlo sobre sistemas operativos y sistemas de gestión de bases de datos de diversos fabricantes. Esto nos permite escalar nuestro sistema adecuándolo a nuestro tamaño de empresa y elegir a nuestros proveedores de hardware y software de sistemas sin estar atados a ninguno. Su arquitectura sigue varios de los estándares de sistemas abiertos como POSIX o XOPEN. Flexible: Podemos utilizar junto con SAP, otros productos de software de otros fabricantes. Existen interfaces con productos de Microsoft, Lotus o Oracle entre otros. SAP posee también un amplio menú de parametrización que nos permite adecuar el sistema a nuestras necesidades, así como un completo sistema de desarrollo para crear nuestros nuevos programas y que mantengan la integración con el estándar. Global: el sistema SAP soporta su utilización en varios idiomas, la contabilización de documentos en cualquier moneda y tiene configuradas las particularidades fiscales y de gestión de recursos humanos de un gran número de países. Esta globalidad es el argumento de mayor peso en la decisión de una multinacional a la hora de adquirir SAP. Actualizado: dos de los grandes problemas de los departamentos de TI a finales de los 90 han sido el efecto 2000 y en el caso de las empresas europeas, la entrada en vigencia del euro. El software SAP R/3 tiene contemplados y solucionados estos problemas entre otros. Además, la constante investigación llevada a cabo por SAP hace que su software este al día incluyendo las últimas tecnologías disponibles como EDI, Data Warehouse, clientes Java, comercio electrónico, etc. 3 Versiones del sistema R/3 Luego del lanzamiento del sistema R/3 en el año 1992, SAP realizó distintas modificaciones a su producto a través de las distintas versiones del mismo que salieron al mercado. Primero vino la versión 3.1, luego la 3.1I, 4.0, 4.0B, 4.5, 4.5B, B, 4.6C, 4.7 y muchísimas otras más hasta llegar a la última versión actual de la solución que es la 6.0. A medida que SAP lanza nuevas versiones de su sistema R/3 va descontinuando el mantenimiento que les ofrece a las empresas de sus versiones anteriores. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

36 De este modo se obliga a las empresas a actualizar su versión del sistema SAP mediante un proyecto de Upgrade. 4 El concepto de transacción en SAP Una transacción comercial es un intercambio entre una parte del sistema y otra. La planta de producción, por ejemplo, quiere un suministro desde el almacén a cambio de un recibo. El almacén sabrá utilizar este recibo para conciliar el saldo de esta pieza en el inventario de las mismas. Mientras tanto, el departamento de contabilidad habrá anotado que el material ha pasado de la cuenta del almacén a la de la planta de producción y definirá una transacción financiera para registrar el intercambio de valor por el material. Cuando un usuario está trabajando en una terminal, por ejemplo un cajero automático, una transacción con el sistema no queda terminada hasta que éste verifica que las entradas de información son correctas. El sistema registrará automáticamente la transacción como un documento que queda en el sistema en prueba de quién hizo la transacción y cuándo ésta ocurrió exactamente. Llevando esta visión al sistema SAP: TRANSACCIÓN Se compone de una o varias pantallas por las que va pasando el usuario, en las que se le pide los datos referentes a la operación que quiere llevar a cabo. Tras completar toda la información obligatoria y parte de los campos opcionales, el usuario tiene la opción de grabar la transacción (en el caso de que hablemos de una transacción de creación o modificación) o de desechar toda la operación. Este es el punto clave de una transacción; si se graba, entonces todos los datos quedarán registrados, si se cancela, entonces ningún dato se grabará. Existen distintos tipos de transacciones en SAP: existen transacciones de creación, de modificación y de visualización. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

37 El concepto de transacción implica que no pueden grabarse sólo una parte de los datos, porque esto provocaría una inconsistencia en el sistema. En el ejemplo anterior, si sólo se registrará el movimiento de mercancías entre la planta y el almacén y no se grabará la anotación contable correspondiente, no podríamos, en un momento dado, sacar un balance contable correcto. En R/3 accedemos a las transacciones generalmente a través del menú de SAP, pero también podemos acceder directamente utilizando su código de transacción. Los usuarios novatos no suelen utilizar este último método descrito, pero a medida que se acostumbran al sistema y se dan cuenta que suelen ejecutar siempre la misma decena de transacciones, aprenden el código y lo utilizan. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

38 L e c c ió n : Arquitectura del sistema SAP Aprenderemos como es la arquitectura del sistema SAP, como son los servicios de bases de datos, de aplicación y de presentación. Curso: Introducción a SAP Unidad: Unidad 1: Qué es SAP? 1 Arquitectura del sistema R/3 CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. El sistema R/3 de SAP se basa en una arquitectura cliente servidor de 3 capas: la capa de base de datos, la capa de aplicación y la capa de presentación. La idea fundamental de la filosofía cliente servidor es la distribución de las tareas que debe realizar el sistema. Cada capa se encarga de proveer ciertos servicios: Imagen 1.1 Arquitectura del sistema SAP CAPA DE BASE DE DATOS: proporciona servicios de base de datos para el salvado y recuperación de los datos empresariales. CAPA DE APLICACIÓN: proporciona servicios de aplicación para el manejo de la lógica de aplicación. CAPA DE PRESENTACIÓN: proporciona servicios de presentación para la implementación del SAP GUI. La arquitectura multicapa cliente servidor le permite al sistema R/3 tener las siguientes características: Escalabilidad: permite el agregado de nuevos equipos en cualquiera de sus 3 niveles para acomodarse a los requerimientos dinámicos del sistema. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

39 Portabilidad: el software normalmente continúa en vigencia más tiempo que el hardware que lo soporta, es por ello por lo que el software SAP R/3 se caracteriza por su portabilidad a través de distintos tipos de hardware, sistemas operativos y RDBMS. Apertura: todos los datos están almacenados en tablas que son accesibles sin necesidad de instrucciones complejas de recuperación de datos. Parametrizabilidad: SAP R/3 es un software estándar que dispone de herramientas específicas para la adaptación del software a las necesidades de la empresa. Estas herramientas, englobadas en lo que se conoce como el customizing, permiten amoldar los procesos de negocio establecidos en el estándar a la manera de trabajar de cada empresa. El sistema R/3 sigue varios estándares reconocidos internacionalmente e interfaces abiertos: Estándar TCP/IP RFC CPI C SQL y ODBC OLE/DDE y RFC Tabla 1.1 Estándares reconocidos internacionalmente En cuanto a la compatibilidad del sistema con sistemas operativos y base de datos, R/3 soporta: S.O. : UNIX, Windows, AS/400, OS/390. RDBMS: Informix, Oracle, ADABAS, DB2, SQL Server. Descripción Como protocolo de comunicaciones. Como la interface de programación de más alto nivel. Funciones de aplicación pueden ser llamadas externamente. Para comunicaciones entre programas. Para acceso a los datos guardados en RDMBs. Para la integración de aplicaciones de PC. X.400/X.500 Como la interface de . EDI ALE Para el intercambio de datos a nivel de aplicación. Para la integración Online de aplicaciones descentralizadas. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

40 2 Servicios de bases de datos Acceso a base de datos relacional Para el acceso y manipulación de datos, R/3 usa exclusivamente comandos del lenguaje SQL. Se dispone de 2 tipos diferentes de SQL: el Open SQL (extensión de lenguaje de programación ABAP) y el SQL nativo (SQL nativo del sistema de base de datos que tengamos por debajo de nuestro SAP). Optimización de las operaciones cliente/servidor Se dispone de un caché de cliente consistente en buffers especiales en cada servidor de aplicación situados en la memoria principal. Esto reduce el tráfico de red y los accesos a base de datos. La optimización de los buffers es asegurada por el mecanismo de sobrescritura LRU (Least Recently Used) que consigue mantener en memoria los datos más frecuentemente usados. Administración base de datos SAP SAP ha desarrollado una serie de herramientas para la administración de la base de datos; para el caso de ORACLE como RDBMS son: BRBACKUP: herramienta para los backups Online y Offline de los datos de aplicación y control, así como de los logs. BRRESTORE: herramienta para la restauración de los datos de aplicación y control, así como de los logs. BRARCHIVE: herramienta para el archivado de los logs. SAPDBA: herramienta que integra todas las tareas de administración de la base de datos. 3 Servicios de aplicación La capa de aplicación estará, en el caso más general, compuesta de múltiples instancias; por lo que estos servicios estarán distribuidos por todas estas instancias. Una instancia R/3 consiste de un dispatcher y de uno o varios procesos de trabajo para cada uno de los servicios que debe proveer, además de un conjunto de buffers en memoria compartida. Los servicios de la capa de aplicación se pueden clasificar en: CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

41 SERVICIOS DE DIÁLOGO: cuando un usuario está conectado a un sistema R/3 y realiza cualquier solicitud de información al sistema (por ejemplo visualizar una factura), este requerimiento es gestionado por el sistema a través de una cola de trabajo o proceso llamado de diálogo. Estos procesos actúan como interlocutores entre el usuario final y la base de datos. SERVICIOS DE ACTUALIZACIÓN: el sistema está provisto de unas colas de trabajo especiales llamadas de actualización por donde gestionará las modificaciones de los datos de aplicación en la base de datos. SERVICIO DE GESTIÓN DE BLOQUEOS: este servicio juega un papel muy importante y, como el anterior, sólo una instancia dentro de un mismo sistema puede proveer este servicio. Este servicio es el encargado de impedir que un objeto en SAP sea modificado por más de un usuario a la vez. Este servicio es absolutamente necesario para la integridad de los datos de aplicación. Se recomienda que estos dos últimos servicios corran en la misma instancia ya que interactúan entre sí. SERVICIO DE PROCESAMIENTO BATCH: el sistema R/3 proporciona unos procesos llamados de batch específicos para la realización de tareas, especialmente largas, que no requieran la intervención del usuario final. De esta forma se podrán planificar tareas pesadas como la carga o modificación masiva de datos maestros sin que el usuario tenga que estar presente para su ejecución. SERVICIO DE MENSAJES: dentro de la capa de aplicación hay una instancia entre el resto que provee el servicio de servidor de mensajes; este servicio es necesario para la comunicación de todas las instancias de un sistema R/3 ya que monitoriza y asigna recursos libres. La instancia donde corre este servicio es llamada instancia central. SERVICIO DE SPOOL: este servicio es el encargado de gestionar los requerimientos de impresión dentro de SAP R/3. También realiza: Comunicación entre diferentes sistemas R/3. Llamadas a funciones remotas RFC. Diálogo D Actualización V Gestión Bloqueos E Procesamiento Batch B Servidor Mensajes M Gateway G Spool S Tabla 3.1 Servicios de la capa de aplicación CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

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