Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar

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1 Requerimientos de etiquetado con código de barras estándar

2 Agenda 1- Quien es GS1? 2- Estándares GS1. 3- Uso y registro del archivo de equivalencias, medidas. 4- Proceso de Certificación. 5- Cierre.

3 Qué es GS1? Es una organización global, dedicada a la elaboración y aplicación de normas y soluciones mundiales para la mejora en la eficiencia y visibilidad de las cadenas de abastecimiento a nivel mundial. Además es una organización multisectorial, con más de 40 años de experiencia en los estándares mundiales.

4 Un sistema global Un estándar global Una solución global El Lenguaje Mundial de los Negocios

5 GS1 en el mundo 40 Años de experiencia 111 Organizaciones miembro Más de un millón de usuarios haciendo negocios por 145 países Más de 20 sectores representados (industria, salud, agricultura, servicios, transporte, gobierno, etc. ) Más de 5 billones de transacciones diarias. Países con organizaciones miembro GS1 Países representados en forma directa por Bruselas

6 Quiénes conforman GS1? Socios estratégicos

7

8 Asociación empresarial privada Sin fines de lucro, declarada de interés público. 20 Años de experiencia. Más de 2,000 compañías asociadas. Plataforma de colaboración entre socios de negocios. Organización multisectorial.

9 9

10 Objetivos del proyecto en la ESPH

11 Objetivo del proyecto de la ESPH Automatizar la operación del Almacén Central de la ESPH mediante la puesta en marcha de los estándares mundiales de GS1 para lograr una mejora en sus procesos y el nivel de servicio hacia las UEN s.

12 Introducción a los estándares GS1

13 Generalidades código de barras

14 Qué es el GTIN? Identificación única y no ambigua de un producto representada mediante un símbolo compuesto por una serie de barras oscuras y espacios claros paralelos entre sí y de anchos variables.

15 Código de Barras Estándar Es la única identificación estándar para productos, servicios y localizaciones, solamente GS1 puede asignarlas. Es un sistema lógico que garantiza la captura y el procesamiento de datos, evitando las ambiguedades. Son las identificaciones físicas estándares más ampliamente usadas en el mundo.

16 Código de Barras HERRAMIENTA para captura automática de información. SÍMBOLO: Representación gráfica del código. Conformada por barras oscuras y espacios para realizar la captura automática de la información con el lector CÓDIGO: Representación numérica.

17 Niveles de codificación

18 Unidad de consumo- GTIN 13 ARTICULO QUE COMPRA LA ESPH COMO UNIDAD MÍNIMA PARA CONSUMIR EN SUS PROYECTOS, IDENTIFICADO POR MEDIO DE UN GTIN.

19 Estructura del código GTIN PREFIJO DE PAIS EMPRESA ITEM VERIFICADOR El código es para identificar NO para clasificar

20 Cálculo dígito de control GTIN ? = 44 RESULTADO DE LA SUMA : 44 DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 50 DIGITO DE CONTROL : =

21 Estructura del código GTIN V Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 21

22 Cálculo dígito de control GTIN ? = 69 RESULTADO DE LA SUMA : 69 DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 70 DIGITO DE CONTROL : =

23 Estructura del código GTIN V Empresa Consecutivo de Producto Dígito Verificador 23

24 Cálculo dígito de control GTIN ? = 43 RESULTADO DE LA SUMA : 43 DECENA SUPERIOR A LA SUMA : 50 DIGITO DE CONTROL : =

25 Cálculo dígito de control 25

26 Código UPC-E Los números de identificación de artículo GTIN-12 que comienzan con un Prefijo U.P.C. 0 pueden representarse en un pequeño símbolo de código de barras UPC-E. UPC A: El Número de Artículo GTIN-12 se condensa en un símbolo de código de barras que consiste en 6 posiciones de caracteres de símbolo. UPC-E: Para el procesamiento de aplicación, el número de artículo debe ser transformado a su longitud total por medio del software lector de código de barras o por medio del software de aplicación. 26

27 Cómo asignar un código de unidad de consumo?

28 Asignación de código de producto REFERENCIA Pintura XYZ Pintura XYZ Color Amarillo Negro Tamaño ¼ Galón ¼ Galón CÓDIGO GS Pintura XYZ Rojo ¼ Galón Pintura XYZ Amarillo ½ Galón Pintura XYZ Negro 1 Galón

29 Principios de Asignación El código es para identificar, no es para clasificar. El código identifica un producto, NO el precio. Cualquier cambio en las características del producto como: color, sabor, tamaño, peso, marca, aroma, talla, presentación, etc., requiere un nuevo número de código de producto. 29

30 Cómo asignar un código de unidad de distribución?

31 Estructura del código GTIN -14 Códigos para unidades de distribución GTIN-14 Controla la referencia del ítem y su respectiva unidad de empaque (cantidad). Cuando lo capturo, puedo saber cuantas unidades viajan en el cartón Mismo código de la unidad de consumo ya que en el corrugado sigue viajando el mismo producto

32 Unidad de distribución- GTIN 14 ESTÁNDAR DE IDENTIFICACIÓN PARA LA UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN QUE SEÑALA EL PRODUCTO Y LA CANTIDAD DE UNIDADES DE CONSUMO AGRUPADAS.

33 Generación del GTIN 14 Unidad de consumo GTIN Caja x 24 Unidades Taladro de percusión ½ X 24 UNID GTIN

34 Ejemplo: Unidad de consumo unidades unidades unidades El indicador permite identificar distintas presentaciones de un mismo producto

35 Preguntas

36 GS1 DataMatrix Cuadrado Aplicaciones en automatización de trazabilidad en unidades de consumo Capacidad máxima 2335 caracteres alfanuméricos o 3116 numéricos. Puede tener 24 tamaños diferentes según la cantidad de información. Su dimensión puede ser menor a 1 cm2

37 Ventajas Cantidad de información Gtin-13 GS1-128 GS1 DataMatrix Aprovechamiento el espacio

38 Etiquetado para la unidad de distribución GS1 Datamatrix Descripción del artículo. GTIN del artículo. Número de la bodega de la UEN. Estado del articulo: Nuevo (N) o Usado (U). Fecha de vencimiento: yymmdd Número de orden de compra. Código interno del artículo usado por la ESPH. 38

39 Identificadores de Aplicación Identificador Aplicación Nombre Completo Formato Nombre de Datos 01 Número Mundial de Artículo Comercial N2+N14 GTIN 92 Número de bodega de la UEN N2+N4 Uso interno por la ESPH 93 Estado del producto: Nuevo (N) o Usado (U) N2+X1 Uso interno por la ESPH 17 Fecha de expiración (Año, Mes, Día) N2+N6 Utilizar hasta o fecha de vencimiento 400 Número de Orden de Compra del cliente N3+N10 Uso interno por la ESPH Los AIs son prefijos estándar que definen los campos de datos siguientes e indican su formato. Los datos a continuación del AI pueden ser caracteres alfabéticos y/o numéricos, de longitud fija o variable de hasta 30 caracteres.

40 Ejemplos de uso

41 Ejemplo de creación de un GS1 Datamatrix

42 Preguntas

43 Archivo de equivalencias En el cartel de licitación se presentarán a nivel de cada línea de artículo el requerimiento detallado del etiquetado con los IAs respectivos. Como el proveedor reportará los Gtins deberá entregar días antes (preferiblemente 8 días hábiles) una certificación de calidad de códigos emitida conforme a los criterios técnicos y estándares de identificación GS1, en la cual se garantice la correcta lectura de los códigos lineales y bidimensionales de los productos a entregar. Así mismo el proveedor deberá presentar en formato csv un archivo de equivalencias (ya definido), donde se muestre la relación GTINS Proveedor->Código Interno ESPH de los productos a entregar, además de la información adicional requerida para alimentar la base de datos como las dimensiones. 43

44 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D ID Compañía: corresponde siempre al digito número 1 y tiene una extensión única de un digito. Número de la orden de compra: corresponde al dato suministrado por el departamento de proveeduría de la ESPH. Código Interno: es el utilizado por la ESPH a lo interno y especificado en la orden de compra.

45 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D Descripción general del artículo: Esta descripción debe de servir como guía para efectos de garantizar que la información registrada concuerda con lo solicitado en la orden de compra. GTIN: El registro del GTIN corresponde primeramente al GTIN 13 de la unidad de consumo y en las siguientes líneas al GTIN 14 de la unidad de distribución y serán tantos como unidades de distribución tenga el artículo entregado por el proveedor. GTIN Ítem Contenido: El GTIN del ítem contenido, hace referencia al GTIN que tiene ya sea la unidad de consumo o distribución, que se encuentra contenida dentro de una unidad de distribución.

46 Archivo de equivalencias ID Compañía Orden de Compra Codigo Interno Descripcion del Articulo GTIN GTIN Item Contenido Tipo Embalaje (C o D) Contenido Ancho (centimetros) Alto (centimetros) Profundidad (centimetros) CEMENTO DE SECADO RAPIDO C CEMENTO DE SECADO RAPIDO D CEMENTO DE SECADO RAPIDO D Tipo de Embalaje: identifica si la línea corresponde a una unidad de consumo o a una unidad de distribución. Contenido del empaque: corresponde a la cantidad de unidades de consumo o distribución que está conteniendo. Siempre en base al producto de la ESPH. Dimensiones de Alto, Ancho, Profundidad: son las dimensiones de la unidad de consumo y/o distribución en centímetros.

47 Archivo de equivalencias Nombre del Campo Formato del Campo Variable de Campo Longitud de Datos ID Compañía Texto Extensión Única 01 dígito Orden de Compra Numeral Extensión Variable 10 dígitos máximo Código Interno Numeral Extensión Única 12 dígitos Descripción del Articulo Texto Extensión Variable 50 dígitos máximo GTIN Texto Extensión Única 14 dígitos GTIN Ítem Contenido Texto Extensión Única 14 dígitos Tipo Embalaje (C o D) Texto Extensión Única 01 dígito Contenido Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Ancho (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Alto (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo Profundidad (centímetros) Numeral Extensión Variable 05 dígitos máximo 47

48 OC de la ESPH * Todos los materiales que sean para almacenamiento en exteriores y que requieran ser etiquetados, el proveedor deberá de garantizar la durabilidad de la etiqueta, durante la vida útil del material, por lo que la etiqueta deberá de ser de poliéster, resistente al agua y al sol. 48

49 Cómo se mide un producto?

50

51 Reglas para medición Antes de medir un producto hay que determinar cuál es la cara frontal, esta cara determina la orientación del producto para propósitos de su medición. Ésta no debe confundirse con la orientación o ubicación final que éste tendrá en el estante. Las medidas deben ser bajo el sistema métrico decimal. Todas las medidas deben redondearse. Los milímetros siempre se redondean a milímetros enteros. Por ejemplo 99,3 mm sería 100 mm. Para efectos de la ESPH se trabajará todo en centímetros. Determinación del frente de un producto Es el lado predefinido con mayor superficie utilizado por el fabricante para colocar su marca o una base natural.

52 Dimensiones

53 Reglas para medición

54 Reglas para medición

55 Preguntas

56 Proceso de Certificación Requisitos Información requerida: Orden de compra emitida por la ESPH, S.A. Archivo de equivalencias en formato.csv (archivo delimitado por comas). Muestra de las etiquetas que le serán colocadas a las unidades de consumo y distribución. Tiempo de respuesta: Trámite normal: 3 días hábiles. Trámite urgente: 4 horas hábiles. Horario: De lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Lugar: Oficinas de GS1 Costa Rica, Santo Domingo de Heredia, del Cementerio 200 metros Este y 300 metros Norte, frente a la Capilla San Martín. Información: Central Telefónica: Fax:

57 Proceso de Certificación Requisitos Debe el proveedor estar afiliado en GS1 CR? NO, no es necesario si el producto posee código de barras estándar. NO, si le pude solicitar a su suplidor que lo codifique estándar. SI, si requiere GTIN válido para sus productos. SI, si requiere precio especial en las certificaciones debido a la cantidad que solicita. 57

58 Proceso de Certificación Requisitos Persona jurídica 1. Formularios de afiliación, los puede descargar en 2. Copia de la cédula de identidad del representante legal. 3. Copia de la certificación de personería jurídica vigente emitida por el Registro Nacional (menos de 3 meses de emitida) 4. Copia de algún recibo: agua, luz, teléfono o cable. 5. Documentos financieros: Empresa con un año o más de operar: Presentar una copia de la declaración de impuesto sobre la renta R3 (formulario D-101) del último período fiscal. Empresa sin operación o menos de un año: Copia de inscripción a Tributación Directa y Declaración Jurada brindada por GS1, este documento debe venir autenticado por un abogado. Persona física 1. Formularios de afiliación, los puede descargar en 2. Copia de la cédula de identidad del representante. 3. Copia de algún recibo: agua, luz o teléfono. 4. Documentos financieros: Empresa tiene un año o más de operar: Presentar una copia de la declaración de impuesto sobre la renta R3 (formulario D-101) del último período fiscal. Empresa sin operación o menos de un año: Copia de inscripción a Tributación Directa y Declaración Jurada brindada por GS1, este documento debe venir autenticado por un abogado. 58

59 Preguntas

60 Muchas gracias! Información Santo Domingo de Heredia T E W f:

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