Agro-Ins Sistema de Compra Venta y Comercialización de Insumos para el Agro.

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1 Agro-Ins Sistema de Compra Venta y Comercialización de Insumos para el Agro. El programa Agro-Ins esta diseñado especialmente para llevar un control principalmente la venta de Insumos para el Agro, así como gestionar también, Proveedores, Clientes, Productos, Compras, Ventas, Transferencias entre almacenes o Bodegas, Devoluciones, créditos, Pagos, Compras y otras opciones mas que permiten mejorar los procesos de venta y comercialización al Agro. Además el programa esta diseñado especialmente para complementarse con el de Agro Fin (Financiamiento) y controlar las ventas y estados de cuenta de nuestros agricultores financiados, así también como los clientes de contado.

2 INICIO PROGRAMA AGRO-INS CONTRASEÑA.- EXPLORADOR DE REGISTROS.- Nos permite monitorear cada uno de los módulos para trabajar con ellos en forma fácil e intuitiva. Los módulos de origen se comprenden de: CLIENTES.- Altas bajas cambios y modificaciones sobre nuestro Cliente o Agricultor RECEPCIONES.- En este modulo se permiten las recepciones del producto. REMISIONES.- Se crean las Remisiones de insumos que se le envía a cada Cliente. FACTURAS.- Se crea la factura seleccionando distintas remisiones de un Cliente. DEVOLUCIONES.- Se refiere a la Devolución de producto o los insumos por parte del Agricultor. TRASPASOS.- Se generan las transferencias de los insumos y productos entre distintos almacenes o bodegas. SALIDAS.- Hace referencia a retornar producto a un Proveedor. PAGOS.- Son los pagos que realiza el Cliente o Agricultor de los productos que se le han vendido o Remisionado. PROVEEDORES.- Modulo para dar de alta a los Proveedores. CONSUMO DE ALMACEN.- Hace referencia al producto que se usa para demostrativos o uso interno de la empresa.

3 El sistema también cuenta con dos Módulos de suma importancia que son: INVENTARIO DE ALMACENES.- Que hace referencia a el inventario en General LISTADO DE PRODUCTOS.- Que hace referencia a las altas, bajas, cambios, grupos, unidades de medidas y clasificación del producto MENU ARCHIVO.- El Menú Archivo permite agregar información en las bases de datos de cada modulo. MENU EDICION.- Nos permite Editar información de nuestra base de datos para modificar, Buscar Cliente, Eliminar o ver las propiedades.

4 MENU VER.- Podemos ingresar a las listas de los parámetros iniciales, asi como a los modulos de Inventario y Productos el menu Ver tambien genera diversos reportes de impresión o de Edicion tipo Excel, entre estos se encuentran: Estados de Movimientos, Inventario de Almacenes, Listado de Productos, Detalle de Utilidades, Reporte de Saldos por Cliente, Ventas por Usuarios. Y en Filtrados tipo Excel serian Detalle de utilidades, Recepciones, Remisiones, Devoluciones, Traspasos, Salidas, Pagos y Consumos de Almacen. MENU HERRAMIENTAS.- Nos permite ingresar los parámetros principales de la Empresa, las Opciones de Calculo de intereses, Registrar el sistema y compactar la base de datos y repararla.

5 RECEPCIONES.- Funciona para llevar un Control de todas las Recepciones que nos envían los diversos Proveedores con sus diversos Productos e insumos. En el modulo recepciones podemos agregar nueva recepción en la cual capturamos el Almacén, Núm. De Recepción, la Fecha, el Proveedor, también podemos capturar alguna referencia para identificar esta recepción, también se captura quien recibió el producto o insumo, así como las condiciones de la recepción. En las Partidas de la RECEPCION se captura la Cantidad del o los productos, la Unidad de Medida, el Producto, Precio Unitario, Descripción, Lote, y el Importe, Para Agregar una Recepción nos vamos al Menú Archivo, y seleccionamos Nueva Recepción. Se captura la información y posteriormente le damos en Aceptar automáticamente nos enviara a generar una impresión de la recepción realizada para control físico.

6 REMISIONES.- Este modulo nos permite crear Remisiones de los productos o insumos que el cliente adquiere con nuestra empresa, esto se lleva directamente desde una nueva REMISION. Los campos de Captura que integran el Crear una remisión son: Almacén, No. De remisión, Fecha, Cliente donde seleccionamos nuestro Agricultor, Tipo de Venta si es de Contado, Financiada o por algún otro concepto especificado, Vendedor o ingeniero de Zona. Y en las Partidas del productos nos aparecen los siguientes Campos de captura: Cantidad, Unidad de Medida, Producto, Precio Unitario, Descripción, Lote, Importe. Para agregar una REMISION, nos vamos al menú Archivo, le damos Nueva Remisión y automáticamente nos abre la ventana en la cual capturamos cada uno de los datos, posteriormente al darle al botón Aceptar nos generara la Remisión y el Pagare con su Original y 2 Copias, que será entregado por la bodega al Agricultor o Cliente final para su firma.

7 Formato de impresión de la remisión a media carta con el pagare correspondiente con la cantidad remisionada para el agricultor.

8 FACTURACION.- A partir de haber Remisionado a nuestro Cliente o Agricultor, ya sea venta financiada o de contado, nosotros podemos generar una Factura por una o más remisiones que el Agricultor o cliente final especifiqué, o para cualquier venta realizada que haya salido por remisión. Para esto nosotros Crearemos la Factura de la siguiente manera: Entramos al menú Archivo, Nueva Factura, llenamos los datos de la Factura como son: No. De Factura, Fecha, Cliente, Vendedor, Observaciones.. Posteriormente se encuentra un botón llamado Agregar Remisiones, al dar click en este botón nos abrirá otra ventana con un listado de todas nuestras Remisiones disponibles para facturar al cliente seleccionado, lo cual seleccionamos la o las remisiones a consolidar en una Factura, y le damos Aceptar, automáticamente las Remisiones se jalan para convertirse en una Factura. Volvemos a dar en el botón Aceptar, lo cual nos enviara en pantalla la Factura pre impresa con caída de campos en nuestra Factura original.

9 El Formato de Factura es rediseñable para la caída de campos sobre cualquier tipo de Facturas tamaño carta o media carta. DEVOLUCIONES.- Se refiere a regresar el producto al inventario por parte del Agricultor o Cliente. Al momento de recibir el producto físicamente por una devolución nosotros daremos de alta una Devolución que nos permitirá reingresar al inventario vía sistemas. Esto se realiza de la siguiente manera: Ingresamos al menú Archivo, Nueva Devolución. Llenaremos los siguientes campos: Almacén, No. De Devolución, Fecha, Cliente, Tipo de Devolución, Vendedor, Referencia, Observaciones. Y en las Partidas serian: Cantidad, Unidad, Producto, Precio Unitario, Descripción, Lote e importe.

10 Al crear nuestra Devolución y presionar el botón Aceptar este nos creara un Documento de Producto(s) devuelto(s) para control físico TRASPASOS.- Los traspasos nos permite realizar movimientos entre los distintos almacenes o bodegas con los que se cuente ya que a veces se requiere algún producto que lo tiene la bodega mas cercana, y de esta manera se proceder a realizar un TRASPASO para cubrir la necesidad de ese insumo que pidió algún cliente final. Para realizar un TRASPASO, seria de la siguiente manera: Entramos al menú Archivo, seleccionamos Nuevo Traspaso, capturamos los datos de este que son: No. Traspaso, Del almacén, Al Almacén, Usuario, Fecha, Observaciones. Posteriormente capturamos la partida que se refiere al, o a los productos a Transferir entre Bodegas o Almacenes.

11 Le damos en el botón Aceptar de la parte superior derecha y este nos enviara a crear un Documento que respalda el movimiento realizado entre ambas bodegas SALIDAS.- Este modulo se refiere a las SALIDAS o productos que se devuelven por parte de la empresa al PROVEEDOR, por distintos motivos, como pueden ser, productos caducados, productos que no se les realizo venta, productos dañados o envases rotos o en mal estado. De la misma forma para su captura entramos al Menú Archivo, seleccionamos la opción Nueva Salida, lo cual nos abrirá la ventana que incluye los siguientes campos para llenar: Almacén, No. Salida, Fecha, Proveedor, Referencia, Recibió, y Observaciones. Continuando con la captura de las partidas del producto que son: cantidad, Unidad, Producto, Precio Unitario, Descripción, Lote, Importe.

12 De igual forma al momento de llenar los datos de la SALIDA, y darle Aceptar, automáticamente nos genera el documento que ampara esta Salida para tenerlo como evidencia física. PAGOS.- Este modulo se refiere al pago por parte del Agricultor o Cliente ya sea de Contado o de Crédito, aún así siendo Financiado el modulo permite llevar un control más exacto de la generación de pagos por conceptos aplicados en el programa de Agro Insumos. Para capturar un pago seleccionamos en el menú Archivo la opción Nuevo Pago, del cual cargaremos los datos de captura para la aplicación de los pagos, que estos son: Nombre de Cliente o Agricultor, Apellidos del Agricultor, Almacén, Fecha, el Importe, y el Concepto del pago.

13 Al darle aceptar automáticamente nos genera el Recibo de pago con los datos capturados. PROVEEDORES.- Este menú nos permite dar de alta, baja, cambios, sobre los Proveedores que se encargan de surtir nuestro inventario. Este funciona de la misma manera que los anteriores, ingresando al menú de Archivo y seleccionar Nuevo Proveedor. Donde se llenan lo campos Id Proveedor, Nombre, Dirección, Población, R.F.C., Código Postal y Teléfono. Al darle aceptar tendremos dado de alta a nuestro Proveedor.

14 Nota Adicional Sobre el modulo de Proveedores.- Cualquier movimiento realizado sobre los proveedores afectara al todos los módulos como son Agroins y Agrofin. PRODUCTOS.- En el modulo Productos podemos Agregar, Eliminar, Unidades de Medida, Marcas, Tipos de Productos, Clasificaciones del Producto, y generar listado de productos, así como Ver los movimientos del o los productos por almacén. Para ingresar al modulo productos nos vamos al Menú Principal y seleccionamos la Opción Ver, escogemos Listado de Productos. Posteriormente nos despliega el modulo PRODUCTOS, en donde tenemos diferentes menú que hace referencia como son: Agregar Producto, Eliminar Producto, Unidades de Medidas, Marcas, Tipos, Clasificaciones, Movimientos de Producto y Listado

15 Al seleccionar cualquiera de estas opciones nos permitirá capturar la información que será de utilidad para la captura de nuestro producto. Agregando un Producto.- Los campos a capturar para agregar un producto son: Clave, Descripcion, Unidad, Marca, Clasificacion, Tipo, Precio de costo y Precio de venta. Nota sobre el modulo de Productos.- Los productos Serán agregados por el o los Administradores del sistema, por lo cual ya los parámetros se definen administrativamente para el uso adecuado de las compras y ventas y movimientos de estos. Asi como la alta de los Grupos, marcas, líneas, Clasificaciones, etc.

16 Todo movimiento adicional afectara el modulo principal o medular de Financiamiento. INVENTARIO DE ALMACENES.- Nos permite llevar el control de Almacenes mas distribuido y monitoreando paso a poso el movimiento de todos los productos y todos los insumos, así como monitorear cada almacén, en sus distintos movimientos realizados en tiempo real. Si se cuenta con varios almacenes o bodegas, se asignara un Usuario para cada almacén lo cual le permite realizar sus movimientos directos sin mezclarse con los otros, y trabajar al mismo tiempo en un mismo programa ya sea en Red local o remota hacia cada bodega o almacén. Ingresando al Almacén.- Selección el menú Ver la opción Inventario de Almacenes. VER INVENTARIO Y ALMACENES Nuestro acceso es administrativo, nos permitirá ver el menú Principal con todas sus bodegas

17 Si ud. Entra al módulo por Bodega, nuestro acceso es solo para esa bodega y solo veremos los movimientos de esta en cada módulo. También el sistema nos permite imprimir el inventario de los productos con sus distintos movimientos como son: Entradas, Vendidos, Devueltos, Traspasados, Salidas, Consumo, Existencias REPORTES.- Lo comprenden una gran variedad ingresando al menú Ver, y seleccionando el reporte para impresión o los reportes tipo excel

18 REPORTE ESTADO DE MOVIMIENTOS DE INSUMOS INFORME DE UTILIDADES

19 REPORTE DE SALDOS POR CLIENTE REPORTE DE MOVIMIENTOS POR PROVEEDOR Asi como mas reportes directos y tipo Excel.

20 COMO INICIAR AGRO-INS Para iniciar por primera vez en el programa de Agro- Ins. Es importante alimentar la información base, que nos servirá para empezar a trabajar en nuestro(s) almacén(es) como punto de venta. Tiene que dar de alta la empresa y el direccionamiento donde guardara su información base de datos, logo de la empresa, etc. Esto se realiza seleccionando en el menú Herramientas, donde ud. Eligira las Opciones del sistema, Los Datos de la Empresa. O registrar el sistema para agregar la clave proporcionada por nosotros. De igual manera ud. Agregara la información y logo de su empresa

21 PASOS ANTES DE EMPEZAR LA CAPTURA DE INFORMACION.- Para esto tenemos que definir los parámetros iniciales como son: PASO 1 1-Almacenes.- Dar de alta los almacenes que usaran nuestras bases de datos, incluyendo si es uno solo. 2- Alimentar las condiciones de venta. Estas pueden ser, Ventas de Crédito, ventas de contado, o ventas financiada si es que el agricultor se le otorga por financiamiento, de igual manera se pueden agregar otros conceptos que su empresa requiera para definir una venta. 3- Alimentar Usuarios.- Estos se definen por contraseña administrativa, quien podrá cambiar los parámetros, y por usuario del almacén que usara el sistema para todos los movimientos del punto de venta de los productos agrícolas. Estas opciones las selecciona en el menú Ver->Listas como se muestra en el grafico siguiente.

22 PASO Alimentar los productos.- Se deben capturar los productos que ud. Tiene ya predeterminados en su almacen, con todos sus detalles, unidades de medida, paquete, etc Esto ud. Lo realiza al dar en el menú superior en la opción Ver Listado de Productos. Como se muestra en el grafico. Nos abrirá la pantalla completa del Menú PRODUCTOS, el cual alimentaremos cada una de las opciones que nos despliega en el nuevo menú de productos como son: Agregar Producto, Eliminar Producto, Unidades de Medida, Marcas, Tipos, clasificación. Que tendrán que alimentarse también

23 PASO Capture los Agricultores o Clientes- Son la parte mas importante de nuestro programa ya que esto permitirá llevar estados de movimientos de todas las ventas o financiamientos realizados al mismo. 2.- Capture los Proveedores- Estos serán los que me proveerán el producto para ingresar a mi inventario y vender o financiar. 3.- Alimente el inventario inicial.- Antes de iniciar ud. Tiene que alimentar su inventario inicial para tener físicamente sus productos físicos con su información en el sistema. Es importante que defina como va agregar sus productos iniciales que pueden ser, en una Recepción al almacén directa y capturar todos sus productos que tiene físicos en su bodega, esto le permitirá ya estar listo para empezar a vender o financiar los productos. Esto es si ud. ya en su empresa antes de adquirir el sistema AgroIns, ya había realizado movimientos, y no va empezar de cero. Si. Usted ya tiene movimientos en su inventario anteriores a la instalación de AgroIns siga el siguiente paso: Para crear su Recepción directa- Agregue un cliente con el nombre INVENTARIO INICIAL, y agrega un Proveedor también con el nombre INVENTARIO INICIAL., Posteriormente, seleccione en el menú superior Archivo Nueva Recepción, y comience a capturar las cantidades de productos que ud. Tenga en su bodega (ya contados físicamente con anterioridad).

24 Después de capturar toda su lista de productos como inventario inicial, dele aceptar y generara un documento de entrada que podrá cotejar con su inventario físico. Nota importante: Para que Ud. Capture en el almacén esa Recepción debe ingresar con el usuario de esa bodega si ud. Maneja multialmacenes. Esto es de suma importancia ya que como administrador no debe capturar remisiones, ni recepciones ni ningún otro movimiento en la comercialización de productos, ya que este no ingresa a la bodega si no que es una contraseña Administrativa para definición de parámetros. En este momento ud. ya tendrá su inventario del sistema en coordinación con sus productos físicos, y podrá empezar a realizar, remisiones, ventas, facturación, traspasos, devoluciones, etc Esto quiere decir que ud. ya esta listo para trabajar con el programa AgroIns.

25 4.- ud. Podrá remisionar ventas directas o financiadas según el concepto que ud. Elija.. Para todos estos procesos los puede realizar del menú superior en ARCHIVO Para empezar a alimentar o generar ventas directas o financiadas el menú ARCHIVO es la parte principal de nuestro sistema. NOTA: ACTUALMENTE DISEÑADO PARA FACTURACION ELECTRONICA, TIMBRADO Y CFDI S Datos adicionales en internet: Sistemas AgroSys Informacion sistema AgroIns Demo en linea AgroIns FIN DE LA PRESENTACION. Sistema Actualizado al 01 de Marzo de 2014

26 Para mayor información: Ing. Francisco Javier Castellanos Rodríguez. Tec. Juan Claudio Ramírez Guillen Tel Messenger: Skype: conecta-t

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