CÓDIGO DE CONDUCTA. El cómo que determina nuestro trabajo.

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1 CÓDIGO DE CONDUCTA El cómo que determina nuestro trabajo.

2 Índice I. Cuál es la conducta correcta? 3 II. Nuestro compromiso ético. 4 III. Nuestros estándares para la cooperación. 6 IV. La Integridad de Nuestro Negocio. 8 V. Nuestra Responsabilidad Social. 10 VI. Conformidad con los Procedimientos, Renuncias y Modificaciones. 11 VII. Políticas Relacionadas y Regulaciones. 13 Contacto 15

3 Nuestro código de conducta. Nuestro Código de Conducta es una formulación de los valores corporativos vigentes en todas las regiones y unidades de negocio de Deutsche Post DHL. La letra y el espíritu de este código impregnan las políticas de la compañía y en las normas que afectan diariamente a nuestra vida laboral. En él se describen y explican las normas y los objetivos que reflejan nuestro compromiso de actuar de forma responsable, ética y legal. 2

4 I. Cuál es la conducta correcta? Deutsche Post DHL mantiene compromisos con una variedad de personas y organizaciones que son nuestros accionistas. Nuestra imagen como compañía depende de cómo sus empleados actúen en el mundo de los negocios. La integridad personal no puede ser puesta en duda por ningún tipo de rumor. Cuando te enfrentes a una situación difícil hazte estas preguntas: 1. Mi acción o decisión son legales? 2. Cumplen con nuestros valores y nuestra política de empresa? 3. Está libre de cualquier conflicto personal o de intereses? 4. Podría mi acción o decisión soportar una revisión de los medios públicos? Qué ocurriría si apareciera en los periódicos? 5. Mi acción o decisión protegería los intereses de Deutsche Post DHL como una compañía con altos estándares éticos? Si la respuesta a todas las preguntas es Si, la acción o decisión, basada en los principios de la conducta correcta, es con casi toda seguridad, la adecuada. Si no estás seguro, pregunta. Y continúa preguntando hasta que estés seguro! 3

5 II. Nuestro compromiso ético. Enfocados en la calidad Nuestro compromiso con la calidad es vital para nuestro negocio. Para conseguir los más altos estándares trabajamos constantemente para mejorar nuestras estructuras y procesos en beneficio de nuestros clientes. Esto se aplica a nuestros productos, servicios y gestión tanto como a nuestro comportamiento. Satisfacción del cliente Colocamos en el lugar más alto de nuestras prioridades el contribuir al éxito de nuestros clientes, porque sabemos que su éxito garantiza nuestro éxito. Nuestras actividades están gobernadas por el conocimiento de las necesidades globales y locales de nuestros clientes y de los mercados. Incluimos y priorizamos la visión del cliente en todos nuestros procesos de negocio, proyectos y negociaciones. Sabemos que nos medirán por nuestras acciones éticas, sociales y de respeto al medio ambiente tanto como por la calidad de nuestro servicio. Por lo tanto nos esforzaremos por adoptar las mejores prácticas en todas las áreas para asegurarnos la confianza de los clientes. Estándares éticos y legales Guiados por nuestros Valores Corporativos nos aseguramos un desarrollo sostenible basado en los tres pilares: resultados económicos, gestión medioambiental y responsabilidad social. Velaremos por los diversos intereses de nuestros clientes, empleados y socios con integridad, rectitud y honestidad. Nos aseguraremos la excelencia tanto en el resultado de nuestro negocio como en nuestro comportamiento ético. Deutsche Post DHL cumple con las leyes aplicables a su negocio en todas las regiones y países. Sabemos de la diversidad de dichas leyes y trabajaremos con respeto a sus estándares éticos en cada uno de los países en los que estamos presentes. Esto nos puede suponer retos y dilemas particulares que nos aseguraremos de resolver siempre de acuerdo a nuestros Valores Corporativos. Deutsche Post DHL se guiará por los principios de los Acuerdos Mundiales de Naciones Unidas. Respetamos los derechos humanos en nuestra esfera de influencia y conduciremos nuestro negocio de manera que haga de nosotros un empleador con el que los trabajadores deseen trabajar. Respetamos los principios de la Declaración Fundamental de los Principios y Derechos en el Trabajo de 1998 de la Organización Mundial del Trabajo de acuerdo con la ley nacional y sus prácticas. 4

6 II. Nuestro compromiso ético. Transparencia Estamos comprometidos con ser sinceros en nuestras relaciones y comunicación con los accionistas. La transparencia y la honestidad serán los principios que nos guíen en la comunicación de todas nuestras actividades tanto internas como externas. El público tendrá acceso a la información concerniente a la compañía que sea requerida o recomendada por los estándares de reconocimiento internacional del gobierno corporativo. Estándares Contables y de Reporte Deutsche Post DHL confía en la autenticidad y precisión de la información presentada en los registros contables que se usará para tomar las decisiones adecuadas. Es de máxima importancia que dichos registros sean tratados con absoluta seguridad y confidencialidad así como que los datos financieros estén protegidos. Todas las transacciones del negocio deben estar reflejadas con absoluta precisión en nuestras cuentas de acuerdo con los procedimientos establecidos y los estándares de auditoría. Los registros contables deben reflejar y describir la naturaleza de las transacciones soportadas. Blanqueo de Dinero Deutsche Post DHLt cumple estrictamente con las leyes y regulaciones para combatir las actividades de blanqueo de dinero. Esto incluye aquellas reglas y regulaciones que requieren el reporte de transferencias económicas a personas que poseen sus cuentas bloqueadas. Responsabilidad e Involucración Individual Las habilidades y el compromiso de nuestra gente son nuestros principales activos. Fomentamos en nuestros empleados una actitud con visión de empresa y la asunción de sus responsabilidades individuales. Nos aseguraremos de incluir a nuestros colegas en nuestros proyectos y procesos de toma de decisiones para conseguir nuestros objetivos comunes con fiabilidad y compromiso. 5

7 III. Nuestros estándares para la cooperación. Respeto Mutuo y Sinceridad Todas las relaciones entre Directores, Gerentes y Empleados de cualquier nivel, Unidades de Negocio y ubicación deben estar marcadas por el respeto mutuo, la sinceridad, la honestidad y el espíritu de confianza y cooperación. Debemos ofrecer y buscar las opiniones y nos comunicaremos de forma sincera entre todos. Estamos comprometidos con el debate limpio y abierto y con la diversidad de opiniones. Motivamos a nuestros colegas para que expresen sus ideas y preocupaciones siempre que lo estimen oportuno. El espíritu de equipo se sustenta en una mentalidad abierta. Nosotros apoyamos la política de puertas abiertas y las iniciativas de compartir e intercambiar conocimientos. Diversidad y Discriminación Entendemos la diversidad de nuestros empleados como una guía a seguir en nuestra política de empleo. Esto significa promover la diversidad y la heterogeneidad de los individuos en la compañía para obtener de ellos su máxima productividad, creatividad y eficiencia. Las habilidades, el rendimiento y su conducta ética deben ser nuestros indicadores para calificar a un empleado. No discriminaremos ni permitiremos la discriminación debido al género, raza, religión, edad, discapacidad, orientación sexual, origen o cualquier otra característica protegida por la ley. Cada empleado debe contribuir a crear una atmósfera de respeto mutuo en el trabajo que excluya cualquier tipo de acoso incluido el laboral o sexual. 6

8 III. Nuestros estándares para la cooperación. Gestión de la Salud Laboral Nuestros empleados merecen trabajar en un entorno seguro y saludable. Estamos comprometidos con los lugares de trabajo seguros y saludables según nuestra política de Prevención de Riesgos Laborales. Nuestros objetivos son reducir al mínimo posible tanto los accidentes de trabajo como las enfermedades laborales. Promovemos el cuidado de la salud cómo un elemento clave de productividad sostenida y de la calidad de nuestros servicios. Nuestra política de Salud y Seguridad Laboral, en activo en todas nuestras delegaciones alrededor del mundo, incluye la prohibición de las drogas en el lugar de trabajo. Rechazamos cualquier tipo de ataques o de violencia en los lugares de trabajo incluida la intimidación o las amenazas. Propiedades de la Compañía El uso de las propiedades de las compañía, incluyendo equipos, repuestos, edificios, etc, son para uso profesional y no para beneficio personal. Si se utilizara para éste último se debe contar con un acuerdo explícito que lo autorice. Cada empleado tiene la responsabilidad de salvaguardar y hacer un uso adecuado de las propiedades de la Deutsche Post DHL. La propiedad intelectual es un bien altamente valorado y debe ser protegido de un uso no autorizado o su divulgación. Deben ser protegidas aquellas propiedades consideradas como secretos del negocio, información confidencial, copyrights, marcas registradas, logos así como los listados de clientes, oportunidades de negocio, especificaciones de productos tanto propiedad de Deutsche Post DHL como de sus compañías afiliadas o de sus socios laborales. Procedimientos Jurídicos Los empleados deben evitar las actividades que induzcan o puedan inducir a Deutsche Post DHL o a su personal a cualquier práctica ilegal, incluyendo el empleo de nuestro personal o la utilización de bienes de la compañía para obtener beneficios ilegales. Cualquier pleito, procedimiento legal o investigación concerniente a Deutsche Post DHL debe ser manejada de forma rápida y efectiva para proteger y defender a la compañía. Los empleados que estén incursos en un pleito o cualquier otro procedimiento legal o investigación, relacionado con el negocio, deben contactar inmediatamente con el departamento legal de Deutsche Post DHL. Información Interna Confidencial Cualquier persona que posea información interna confidencial tiene prohibido por la ley comprar o vender acciones de Deutsche Post DHL utilizando dicha información. Los empleados se exponen a penas civiles y criminales si revelan información confidencial o privada que un inversor pudiera usar para comprar o vender acciones de forma ventajosa. Comerciar con dicha información es ilegal tanto para los propios empleados que intenten obtener beneficios, como para que otros lo hagan en su nombre. 7

9 IV. La Integridad de Nuestro Negocio. La Confianza de los Accionistas Es necesario ofrecer una gestión corporativa transparente y limpia para mantener la confianza de nuestros inversores y accionistas. Estamos comprometidos con el aumento del valor de nuestras acciones. Diálogo con Nuestros Socios Es importante fomentar el diálogo y cooperación con nuestros socios alrededor del mundo. Compartimos los principios de comportamiento ético, compromiso social y respeto por el medio ambiente con nuestros proveedores, subcontratistas, agentes y consultores. Comunicaremos nuestros principios a nuestros socios y les motivaremos para que se adhieran a los mismos estándares que nosotros. Conflictos de Intereses Requerimos de nuestros Directivos, Mandos Intermedios y Empleados que mantengan los más altos estándares éticos cuando deban manejar conflictos de intereses. Deberán evitar cualquier relación con personas o empresas con quienes nosotros realicemos negocios ( Socios de negocio ) que puedan generar conflictos de intereses; en el caso de que existan, los empleados deben hacer saber este hecho a su superior. Dichas relaciones incluyen especialmente aquellas con miembros de la misma familia y cónyuges, asociados o inversores y poseedores de acciones de la compañía. deben ser dirigidos basándose exclusivamente en las bases del mérito y respeto a las reglas de la competencia. Contrataremos a los proveedores, agentes y otros intermediarios basándonos exclusivamente en una evaluación honesta. Estamos legalmente obligados a tomar las decisiones del negocio de modo que beneficien a la compañía de la mejor manera posible, independientemente de cualquier acuerdo o entendimiento con un competidor. Como resultado, la compañía y sus empleados deben evitar cualquier conducta que viole o pueda parecer que viola las leyes antimonopolio. Sobornos y Corrupción Confiamos en que la excelencia de nuestros servicios es la clave de nuestro éxito. Por lo tanto negociaremos con nuestros clientes, proveedores y agencias del gobierno de manera franca y sincera y de acuerdo con los estándares internacionales antisobornos regulados en las leyes locales anticorrupción y sobornos. Esto incluye cualquier transacción que pueda parecer que haya sido realizada para otorgar concesiones o beneficios. Juego Limpio Estamos comprometidos con la libertad de empresa y el juego limpio. Los negocios de la compañía 8

10 IV. La Integridad de Nuestro Negocio. Regalos y Beneficios Los empleados no deben solicitar servicios, regalos o beneficios de nuestros clientes o proveedores que influyan o puedan parecer que influyen en la conducta de los empleados en su representación de la compañía. Los regalos y hospitalidad pueden ser ofrecidos siempre que no excedan de las costumbres locales de cortesía de acuerdo con la ética empresarial y la ley correspondiente. En caso de duda los empleados deben consultar con su superior o con el departamento de Recursos Humanos. Pago de comisiones para obtener ventajas Deutsche Post DHL no permitirá como norma general los pagos de comisiones incluso cuando estén legalmente permitidos. Donde sea una práctica habitual en el mundo de los negocios y no esté específicamente prohibido por la ley, las empresas de Deutsche Post DHL no obstante, tratarán con sumo cuidado de evitar el pago de comisiones, que estarán en todo momento, altamente desaconsejadas. Excepcionalmente y bajo circunstancias claramente especificadas en su política regional y exclusivamente en aquellos lugares donde estas acciones no estén prohibidas por la ley, los Directores de Area o CEO s regionales pueden aprobar el pago de comisiones, exclusivamente para el pago de pequeñas cantidades de dinero en metálico o para la compra de pequeños regalos, cuando exista dicha costumbre y sea necesaria para asegurar o permitir la realización de las acciones rutinarias. Cualquier pago será registrado y deberá aparecer con precisión en los libros de cuentas y asientos contables de la compañía. Protección de los Datos Nuestros empleados no difundirán información privada de la compañía al público en general para obtener cualquier ganancia personal o para beneficio de otros que no sea la compañía. Esta información incluye datos técnicos, financieros, operativos, información relativa a los clientes, memorandums u otra información relativa a los negocios de la compañía, sus actividades operativas o planes de futuro. Los empleados respetarán las leyes y las regulaciones de la compañía respecto a la protección de datos personales, lo que requerirá que los empleados sean protegidos legalmente de acuerdo a la ley como personas individuales, incluyendo a los empleados, accionistas y clientes. 9

11 V. Nuestra Responsabilidad Social. Comunidades Estamos comprometidos a apoyar a las comunidades en las que trabajamos y reconocemos la necesidad de contribuir a su bienestar con nuestro conocimiento y habilidades profesionales. El respeto y comprensión a las diferentes culturas y el trato sensible hacia sus aspectos importantes, es clave para nosotros porque aumentará el respeto y la credibilidad hacia la compañía en el entorno internacional. Hemos apoyado y continuaremos apoyando su desarrollo cómo sponsors y asociados de Organizaciones no gubernamentales y de caridad de acuerdo con nuestras reglas fundacionales. Debemos pensar que se nos mide por nuestras acciones fuera de nuestro lugar de trabajo y por ello pedimos a nuestros empleados que respeten la cultura local y entiendan las particularidades de las comunidades, allá donde trabajen. Medio Ambiente Reconocemos el impacto de nuestras actividades empresariales en el medio ambiente y estamos comprometidos en mejorar nuestro registro medioambiental a través de medidas preventivas y del uso de tecnología favorable al medio ambiente. Por ello, evaluaremos y monitorizaremos nuestro impacto en el medio ambiente. Sistemáticamente identificaremos y pondremos en marcha iniciativas potencialmente ecológicas, apoyando la mejora constante de nuestro impacto medioambiental e incrementando la eficiencia de nuestros recursos. Esto incluye auditorias medioambientales y gestión de los riesgos. Queremos medir nuestros procesos y servicios de acuerdo a los estándares de calidad más altos. Estándares nacionales e internacionales, como la serie ISO14000, serán nuestras guías. En calidad de grupo corporativo, difundiremos y apoyaremos la conciencia medioambiental y social, con los estándares precisos a través del mundo. Buscamos que nuestros empleados estén comprometidos e implicados activamente con el medioambiente en un esfuerzo conjunto ya que son una importante fuente de innovación. 10

12 VI. Conformidad con los Procedimientos, Renuncias y Modificaciones. Contactos Si necesitas ayuda para interpretar las políticas de la compañía, tomar decisiones difíciles o ayudar a la compañía a cumplir su Código de Conducta, te ofrecemos las siguientes opiniones: Consulta a tu superior Habla con tu responsable de Recursos Humanos Sírvase contactar el Regional Compliance Office (RCO) o bien el Global Compliance Office (GCO). Reportar una violación del código Si detectas alguna anomalía o posible falta de acuerdo a este Código de Conducta te animamos a que lo reportes a los contactos mencionados anteriormente. También puedes hacer uso de nuestro HOTLINE o nuestros servicios WEB. No obstante la Hotline y los servicios de Web deben utilizarse únicamente para reportar irregularidades relativas a: Situaciones contables y financieras Blanqueo de dinero Propiedades de la compañía Sobornos y corrupción Pago de comisiones Regalos y beneficios Información interna 11

13 VI. Conformidad con los Procedimientos, Renuncias y Modificaciones. Los empleados de ciertos países como por ejemplo los Estados Unidos también pueden utilizar la Hotline y los servicios Web para reportar asuntos adicionales como se especifica en la política regional aplicable. Por el bien de un entorno de trabajo abierto y por un sistema eficiente de seguimiento de tu comunicación, es importante que te identifiques correctamente cuando comuniques una violación del Código de Conducta. No obstante, si consideras necesario realizar una notificación anónima nuestro Hotline y nuestros servicio Web registrarán dicha notificación. Ningún empleado se encontrará en desventaja de ninguna manera por cualquier esfuerzo de buena fe para actuar de acuerdo con este Código de Conducta. Todas las notificaciones que reporten un incumplimiento del Código de Conducta serán tratadas de manera confidencial. Si lo requiere la ley a aplicar en cada caso, la información relativa al empleado que presenta la notificación puede ser revelada a las personas relevantes que estén involucradas en la investigación y en los subsiguientes procesos judiciales. Cualquier investigación deberá ser iniciada de manera inmediata. Acciones y Cambios En el caso de no cumplir con este Código de Conducta, la compañía podrá tomar acciones y designará los recursos adecuados para gestionar de manera adecuada cualquier anomalía. Sin embargo, en primer lugar se intentará explicar la importancia de nuestros valores y motivar a los involucrados para que cambien su actitud. No obstante la no adhesión o cumplimiento de éste Código de Conducta podrá conllevar la aplicación de medidas disciplinarias, conforme a la normativa que sea de aplicación. La compañía no otorgará dispensas a los requerimientos del Código de Conducta sin una buena razón. Las dispensas de las provisiones del Código de Conducta solo serán otorgadas por el Comité de Dirección exclusivamente. Deutsche Post DHL revisará periódicamente este Código de Conducta y la Junta Directiva decidirá sobre eventuales modificaciones. 12

14 VII. Políticas Relacionadas y Regulaciones. El Código de Conducta establece los principios para todas las políticas y regulaciones del grupo Deutsche Post DHL. Divisiones, Unidades de Negocio, Entidades Regionales y compañías de Deutsche Post DHL podrán adoptar su propio código específico, incorporando la esencia del Código de Conducta de Deutsche Post DHL pero modificándolo para reflejar requerimientos de las leyes locales y regulaciones de sus costumbres sociales y características de las operaciones del negocio. Los códigos locales pueden incluir estándares específicos adicionales. De cualquier manera, ningún término puede ser contradictorio o menos exigente que este Código de Conducta de Deutsche Post DHL. Todos los Códigos locales deben ser aprobados por la Oficina de Global Compliance (Global Compliance Office). Sírvase observar las siguientes regulaciones concretizantes en sus versiones vigentes para este Código de Conducta: la Directiva Anticorrupción y los Estándares de Ética de Negocios, así como la Directiva sobre Competencia. Contacto: Teléfono: Fax: Dirección: Deutsche Post DHL Global Compliance Office Charles-de-Gaulle-Straße Bonn, Alemania 13

15 Deutsche Post AG Central Global Compliance Office Bonn Alemania Versión: 11/2009

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