PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE BONOS PENSIONALES

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1 Página 1 de 6 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Pensionales Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 N 032 OBJETIVO ALCANCE Realizar el trámite de emisión y pago del bono pensional a favor de quien tiene derecho. Desde la recepción de la solicitud para reconocimiento de bono pensional hasta la emisión del Acto Administrativo correspondiente. NORMATIVIDAD Ley 100 de 1993: Arts Ley 860 de 2003 Acto Legislativo 01 de 2005 Decreto Ley 1299 de 1994 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Decreto 2337 de 1996 Decreto Ley 3088 de 1997 y demás decretos reglamentarios sobre el particular Bono pensional: Título valor que representa las cotizaciones no efectuadas en pensiones durante algún tiempo de vinculación a la Universidad, que se emite y paga a la a la cual se encuentra afiliado el funcionario. Permite convalidar el tiempo de servicio durante el cual no se hicieron cotizaciones, como semanas de cotización para el trámite de reconocimiento de pensión. DRH: División de Recursos Humanos. SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos. RASIF: Ruta de Acceso al Sistema de Información Financiero. : Administradora de Fondo de Pensiones. CONSIDERACIONES La emisión de bonos pensionales aplica para los funcionarios públicos activos actualmente (Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales) que se encontraban vinculados a 23 de diciembre de 1993 y a los funcionarios públicos (ya retirados) que estuvieron vinculados a la Universidad antes de esta fecha. Hay dos clases de bonos pensionales, los tipo A y los tipo B. Los bonos pensionales tipo A son aquellos emitidos a s privadas y los bonos pensionales tipo B son aquellos emitidos a la ISS.

2 Página 2 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Recibe solicitud 1. Recibe la solicitud para expedición de certificados laborales diligenciada por el interesado, para iniciar el proceso de reconocimiento de bono pensional. FTH. 40 Formato Solicitud de constancias o certificados Consulta y establece 2. Consulta y establece la requerida para la expedición de los certificados y elabora los certificados correspondientes, en el archivo físico de la DRH y en el SIRH. Firma certificados laborales 3. Firma los certificados laborales Jefe de la DRH Certificados laborales Entrega certificados 4. Entrega certificados al interesado. Radica certificados laborales en la 5. Radica los certificados laborales junto a los demás documentos exigidos en la. Interesado Procesa recibida 6. Procesa recibida y envía comunicado escrito solicitando confirmación de la contenida en los certificados laborales Certificados laborales 1

3 Página 3 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Recibe comunicación de la 7. Recibe carta de la. Jefe de la DRH Revisa la soporte 8. Revisa la soporte, en la cual se fundamentan los certificados. Consulta Software 9. Consulta el software de la página Web del Ministerio de Hacienda, en donde se encuentra la liquidación y el valor del Bono a fecha de corte, para objetarlo o confirmarlo. Si Datos Correctos? No Prepara carta Carta Anexos soporte Analiza los datos de la liquidación para verificar que los datos estén correctos. 10. Si es el caso, objeta la en el software del Ministerio de Hacienda y prepara carta para enviarse a la indicando las correcciones a que haya lugar, junto con los anexos que sean necesarios para soportar el ajuste de la, la cual e firmada por el Jefe de la DRH. Procesa 11. Procesa la recibida, y corrige si está conforme a lo establecido, la liquidación en el software del Ministerio de Hacienda, solicitando nuevamente el reconocimiento del bono. Recibe documentos 12. Recibe los documentos de la con los anexos corregidos y con la necesaria establecida para la liquidación provisional. Procesa la en el software 13. Procesa la recibida para confirmar liquidación en el software del Ministerio de Hacienda. Carta 2

4 DIAGRAMA DE FLUJO 2 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 6 Revisa la disponibilidad 14. Revisa la disponibilidad presupuestal para pago de Bonos Pensionales, para así deerminar la fecha de pago. Realiza la liquidación 15. Realiza la liquidación provisional del bono pensional empleando el software del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Prepara proyecto de 16. Prepara el proyecto de para la emisión y/o pago del Bono Pensional. Proyecto de Revisa proyecto de 17. Revisa proyecto de y lo pasa al Jefe de la DRH. Profesional Asuntos Profesionales Revisa y da VoBo al proyecto de 24. Da VoBo al proyecto de y lo envía a Asesoría Jurídica. Jefe de la DRH Emite concepto jurídico 25. Emite concepto jurídico sobre el proyecto de. Asesoría Jurídica Si Inconsistencias No 3

5 DIAGRAMA DE FLUJO 4 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 6 Revisa, da VoBo y remite a Secretaría General 26. Revisa, da VoBo y remite a la Secretaria General el proyecto de para su elaboración. Vicerrector Administrativo Expide de emisión y pago de bono pensional 27. Solicita a la DRH el envío electrónico del proyecto de, para la expedición y divulgación de la de emisión y pago de bono pensional y la envía a la DRH. Secretaría General A partir de este punto se adelanta el procedimiento Trámite y Autorización para el Pago Mensual del Pasivo Pensional (Talento Humano). FIN

6 Página 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Enero 24 de 2008 Creación del Documento 2 Abril 21 de 2009 Modificación de las actividades 7, 9, 13. Eliminación de las actividades 12, 14, 16, 17, 18, 19, 20, 21.