Manual de Contratación Pública para Gestión de Procesos Especiales

Transcripción

1 2011 SECRETARÍA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA b Manual de Contratación Pública para Gestión de Procesos METODOLOGÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS (Identificación, Priorización, Modelado, Medición, Control, Rediseño y Mejora Continua) Subsecretaría de Gestión Estratégica e Innovación PREDENCIA DE LA REPÚBLICA 09/05/2011 1

2 ÍNDICE INDICE... ERROR! MARCADOR DEFINIDO. OBJETIVO DEL DOCUMENTO... 3 ALCANCE DEL PROCESO... 3 MARCO LEGAL ESPECÍFICO... 3 POLÍTICAS GENERALES... 4 MATRIZ DE DEFINICIÓN DEL PROCESO... 5 POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA TUACIONES DE EMERGENCIA... 6 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, TUACIONES DE EMERGENCIA... 7 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, TUACIONES DE EMERGENCIA... 8 POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON Y N DECLARATORIA DE INTERES PÚBLICO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES PÚBLICO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, COMPRA DE BIENES INMUEBLES CON DECLARATORIA DE INTERES PÚBLICO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, PARA COMPRA DE BIENES INMUEBLES ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO POLÍTICAS ESPECÍFICAS FERIAS INCLUVAS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO, FERIAS INCLUVAS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO, FERIAS INCLUVAS

3 OBJETIVO DEL DOCUMENTO Detallar los PROCESOS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN, como una herramienta de consulta para los equipos de contratación de las Entidades Públicas, bajo un enfoque en procesos que fomente la mejora continua del Sistema Nacional de Contratación Pública y un servicio de excelencia al ciudadano. ALCANCE DEL DOCUMENTO El alcance del manual, abarca los procesos clasificados como especiales en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General: o o o o o Emergencias Contratación Integral por Precio Fijo Arriendo de Bienes Inmuebles Compra de Bienes Inmuebles Ferias Inclusivas MARCO LEGAL ESPECÍFICO Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Resoluciones y Pliegos oficiales del Instituto Nacional de Contratación Pública específicos para Procedimientos : Naturaleza de la Contratación Procedimiento Resolución de procedimiento INCOP Modelos Oficiales de Pliegos Emergencias Contratación Integral por Precio Fijo N/A Arriendo de bienes Inmuebles 013/09 Compra de Bienes Inmuebles N/A Ferias Inclusivas 047/2011 Normas de la Ley de Inquilinato y código civil (Aplica a arrendamiento de bienes inmuebles) Régimen de traspaso de activos (aplica únicamente a adquisición de bienes inmuebles) Decreto ejecutivo 1479, de creación de la Unidad de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, INMOBILIAR. (aplica a arrendamiento y adquisición de bienes inmuebles) 3

4 POLÍTICAS DEL PROCESO GENERALES A excepción del procedimiento de Contratación integral por Precio Fijo, en el cual su Monto de contratación para selección debe ser superior al 0,1% del presupuesto Inicial del Estado, los demás procedimientos no mantienen relación con variable monto para su selección, como se observa en el siguiente gráfico: Emergencias Compra de Bienes Inmuebles Arriendo de bienes Inmuebles N/A Montos N/A Montos N/A Montos N/A Montos OBRA Tipo de bien o servicio a contratar (Consultoria, bienes y servicios, Obras) CONSULTORÍA Ferias Inclusivas Contratación Integral por precio fijo PRESUPUESTO > 0.1% BIEN O SERVICIO En cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentación de las ofertas, la Máxima Autoridad de la entidad podrá declarar cancelado el procedimiento, sin que dé lugar a ningún tipo de reparación o indemnización, mediante acto administrativo motivado, en los siguientes casos: 1. De no persistir la necesidad, en cuyo caso se archivará el expediente; 2. Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; en cuyo caso se deberá convocar a un nuevo procedimiento; y, 3. Por violación sustancial La Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, antes de resolver la adjudicación, podrá declarar desierto el procedimiento, en los siguientes casos: 1. Por no haberse presentado oferta alguna; 2. Por haber sido inhabilitadas las ofertas presentadas por incumplimiento de las condiciones o requerimientos establecidos en los Pliegos; 3. Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente; y, 4. Por considerarse inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas. Si el adjudicatario no celebrare el contrato por causas que les sean imputables, la Máxima Autoridad de la entidad, declarará fallido al oferente y notificará de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública. 4

5 Todas las notificaciones que deban efectuarse en virtud de las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento General, incluso respecto de la resolución de adjudicación, se entenderán realizadas, desde que la entidad publique en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública el documento, acto o resolución objeto de la notificación, para lo cual debe existir los registros informáticos correspondientes, salvo que fuese imposible notificar electrónicamente, en cuyo caso, ésta se realizará por medios físicos. Las entidades contratantes deberán formar y mantener un expediente por cada contratación. MATRIZ DE DEFINICIÓN DE PROCESOS ESPECIALES La siguiente matriz define de manera global las entradas al proceso de EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN PARA OBRAS, su actividad principal, el resultado de su ejecución y el proceso que utiliza la salida: PROCESO: CONTRATACIÓN Proceso Epeciales Proveedor Entrada Procedimientos especiales Salida Cliente o Contratación Integral por Precio Fijo Unidades Requirentes Necesidades de Contratación bajo procedimientos especiales o Ferias Inclusivas o Arriendo de Bienes Inmuebles o Compra de Bienes Inmuebles Contrato Suscrito, o instrumento utilizado Proceso de Cierre de la Contratación (Adminidatrador del contrato o designado a verificar el bien o servicio) o Emergencias 5

6 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN TUACIONES DE EMERGENCIA Este procedimiento podrá ser aplicado únicamente en situaciones de emergencia, que son aquellas generadas por acontecimientos graves tales como accidentes, terremotos, inundaciones, sequías, grave conmoción interna, inminente agresión externa, guerra internacional, catástrofes naturales, y otras que provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o institucional. Una situación de emergencia es concreta, inmediata, imprevista, probada y objetiva. La entidad podrá contratar de manera directa, y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría, que se requieran de manera estricta para superar la situación de emergencia. Podrá, inclusive, contratar con empresas extranjeras sin requerir los requisitos previos de domiciliación ni de presentación de garantías; los cuales se cumplirán una vez suscrito el respectivo contrato. En todos los casos, una vez superada la situación de emergencia, la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante publicará en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública, un informe que detalle las contrataciones realizadas y el presupuesto empleado, con indicación de los resultados obtenidos. 6

7 FLUJO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN TUACIONES DE EMERGENCIA Proceso Contratación en Situación de Emergencia Unidad Financiera Unidades Requirentes (incluida la Máxima autoridad) Máxima autoridad Unidad de contratación Unidad Jurídica Inicio 1. Elaborar informe previo justificativo para la elaboración de la declaratoria emergencia con base al numero 31 del articulo 6 de la LOSNCP, 1.1 Declarar emergencia 1.2 Elaborar resolución motivada de declaración de emergencia y coordinar la suscripción por la máxima autoridad GESTIÓN FINANCIERA 1 2. Elaborar informe técnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia 2.1.Solicita Certificación Presupuestaria FIN Subir al portal la resolución de declaración de emergencia y fecha de inicio de la emergencia. 2.3.Elaboración requerimiento de emergencia (de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales según la naturaleza de la contratación) Resolución de Declaración de emergencia suscrita 2.2 Certificación Presupuestaria 3. Aprueba requerimiento bajo declaratoria de emergencia 3.1 Resolución de inicio y requerimiento aprobado 4. La entidad podrá Contratar directamente y bajo responsabilidad de la máxima autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría. 6. Elaborar y suscribir contrato/s entre la Máxima autoridad y el o los oferentes adjudicado. 2 5 Resolución/es de adjudicación 6.1 Contrato a suscribir (las garantías pueden ser solicitadas después de la firma del contrato) 6.2. Registrar Contrataciones realizadas para superar emergencia. 7. Elaboración del informe de emergencia Proceso de cierre 7.1 Revisar informe de emergencia 7.2 Aprobar informe de emergencia 7.3 Subir al Portal, el informe de emergencia y documentación relevante de los procedimientos de contratación en situación de emergencia. FIN 7

8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN EN TUACIONES DE EMERGENCIA 1, 1.1, 1.2, 1.1.2, 1.3 Declarar Emergencia: Las Unidades Requirentes, incluida la Máxima Autoridad como tal, deberán justificar la necesidad de declaratoria de emergencia con base a lo establecido en el numeral 31 del artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. La Máxima Autoridad bajo su responsabilidad autorizará la situación de emergencia, la Unidad Jurídica una vez autorizada la situación de emergencia, procederá a elaborar la resolución de declaratoria y coordinará su suscripción por la Máxima Autoridad. La Unidad de Contratación deberá subir al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública la resolución de declaración de emergencia, colocar la fecha de inicio de la emergencia y la información requerida por el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública, utilizando la herramienta Publicaciones de Emergencia. Se deberá considerar que los elementos que definen una situación como emergente y que deben resaltarse en la motivación de la correspondiente resolución, son la inmediatez e imprevisibilidad, debiendo ser concreta, objetiva y probada 2.1, 2.2, 2.3, Elaborar Requerimiento: La Unidad Requirente deberá elaborar un informe técnico con requerimientos que obedezcan estrictamente a las necesidades para superar la emergencia y solicitar disponibilidad de fondos para la emergencia a través del portal web Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera deberá Analizar la disponibilidad y gestionar los fondos requeridos para la emergencia. La Unidad de Contratación enviará a través del sistema interno el requerimiento y la certificación presupuestaria para situaciones de emergencia a la Unidad de Contratación, quien deberá elaborar el documento formal Pliegos de Emergencia de preferencia se utilizan los modelos de contrato oficiales según la naturaleza de la contratación. 3, 3.1 Aprobar pliegos e inicio de la contratación: Una vez recibida la documentación de la Unidad Jurídica, la Máxima Autoridad, aprobará los pliegos, mediante firma electrónica de la resolución de inicio de la contratación o aprobación del requerimiento, dentro del portal web El sistema brindará a la Máxima Autoridad la facultad de imprimir una copia física de la resolución suscrita de considerarlo necesario. En caso de no estar de acuerdo con el contenido del requerimiento de contratación, la Máxima Autoridad solicitará a la Unidad de Contratación las correcciones pertinentes. Tanto la resolución suscrita como el requerimiento aprobado, deben ser enviados a través del sistema a la Unidad de Contratación. 4, 5, 6, 6.1, 6.2 Seleccionar Proveedores en Situación de Emergencia: La entidad podrá Contratar directamente y bajo responsabilidad de la Máxima Autoridad, las obras, bienes o servicios, incluidos los de consultoría. Una vez realizadas las contrataciones en situación de emergencia la entidad deberá ingresar al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública información básica de cada una de las contrataciones, el detalle de los bienes y servicios contratados, información de los contratistas adjudicados (incluida la fecha de inicio y finalización de los contratos) y los contratos suscritos. 8

9 7, 7.1, 7.2, 7.3 Elaborar Informe de contrataciones en Situación de Emergencia: Una vez registrada todas las contrataciones realizadas para superar la Situación de Emergencia. La Unidad Requirente debe elaborar el Informe general de resultados, que debe contener: a) Número y fecha de la resolución que declaro la emergencia b) Número de contratos efectuados para superar la emergencia c) Objeto de cada contrato efectuado d) Identificación del o los contratistas con su respetivo numero de RUC e) Plazo de duración de la emergencia f) Valor de cada contrato incluyéndose reajustes, contratos complementarios o cualquier otra situación que permita cuantificar con exactitud el valor invertido en la emergencia g) Resultados de la contratación con indicaciones de bienes adquiridos, servicios prestados, productos de consultoría u obras construidas según sea el caso con referencia al cumplimiento de sus respectivas obligaciones; y, h) Indicación clara de las situaciones de hecho que se lograron corregirse o superar con los resultados de la contratación Este informe debe ser revisado por la Unidad Jurídica, aprobado por la Máxima Autoridad y Publicado por la Unidad de Contratación a través del Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública. Cabe recalcar que el Instituto Nacional de Contratación Pública tiene la obligación de informar a la Contraloría General del Estado y a la Procuraduría General del Estado, cualquier infracción cometida por la entidad contratante durante la Emergencia. 9

10 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO Para celebrar contratos de obra, podrá acordarse mediante resolución razonada de la Máxima Autoridad de la entidad, la celebración del Contrato Integral por precio fijo, cuando se cumplan de forma conjunta los siguientes requisitos: 1. Si del análisis previo a la resolución de la Máxima Autoridad, resulta más ventajosa esta modalidad con respecto a la contratación por precios unitarios; 2. Si se tratare de la ejecución de proyectos de infraestructura en los que fuere evidente el beneficio de consolidar en un solo contratista todos los servicios de provisión de equipo, construcción y puesta en operación; 3. Si el presupuesto referencial de dicha contratación sobrepasa el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,1% por el monto del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, 4. Si la Entidad Contratante cuenta con los estudios completos, definitivos y actualizados. Se prohíbe en esta clase de contratos la celebración de contratos complementarios, la inclusión de fórmulas de reajustes de precios o cualquier otro mecanismo de variación de precios. El plazo de ejecución no será sujeto a modificaciones salvo exclusivamente en los casos de fuerza mayor o caso fortuito. Los contratistas de esta modalidad contractual asumen todos los riesgos y responsabilidades por el cumplimiento del objeto del contrato en las condiciones acordadas. La selección del contratista para la celebración de este tipo de contratos, se realizará por el procedimiento de Licitación previsto en el Capítulo III del Título III de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN INTEGRAL POR PRECIO FIJO El procedimiento de Licitación para contratación de obras, es aplicables para el procedimiento de Contratación Integral por Precio Fijo, sin embargo el contenido de los pliegos (contrato) en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso. 10

11 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES En los pliegos se preverá la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del bien ofrecido en arrendamiento y se establecerá las condiciones en las que se dará el arrendamiento, con la indicación de la ubicación y características del bien. Cuando una entidad actúa como Arrendataria seleccionará la oferta que cumpla con las condiciones establecidas en los pliegos y presente el menor valor, mientras que cuando la entidad contratante actúa como arrendadora, buscara el valor más alto o mejor postor. Para la selección y suscripción del contrato, el adjudicatario no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP. INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el proceso. (Decreto Ejecutivo No. 1479) FLUJO DEL PROCESO DE ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES Arrendamiento de bienes Inmuebles (como arrendador o arrendatario) Oferente no requiere estar inscrito y habilitado en el RUP Unidad de Contratación Máxima Autoridad/Delegado Unidad Jurídica 1.1 Revisar documentación 1. Subir al Portal resolución de inicio, convocatoria y pliegos. (Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas) Resolución de inicio de contratación y pliegos (incluye dictamen técnico de Inmobiliar) Inicio 2. Enviar oferta 3. Receptar ofertas, abrir ofertas 3.1 Acta de apertura 3.2. Evaluar ofertas Acta de evaluación 6. Adjudicatario Fallido 6.1 Notificar al INCOP (resolución motivada por la Máxima Autoridad) 5.2 Acepta? 5.3 Contrato Suscrito PROCESO DE CIERRE 3 Subir al Portal la documentación relevante del procedimiento de arrendamiento 2 4 Adjudicar? 6.2 Analizar adjudicar al segundo oferente, según orden de prelación 4.1 Resolución de declaración desierto Resolución de adjudicación 5. Solicitar la documentación necesaria, elaborar contrato a suscribir entre la Máxima autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado 5.1 Contrato a suscribir 3 Fin 11

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES 1, 1.1, Publicar Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del portal web la Unidad de Contratación deberá Subir al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública resolución de aprobación de pliegos, convocatoria y pliegos. Adicionalmente se publicará la convocatoria en la prensa nacional o local por una sola vez; sin prejuicio de que se puedan realizar invitaciones directas. Cabe destacar que actualmente el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública no posee una herramienta específica para arrendamiento de bienes inmuebles. 2. Enviar Ofertas: Una vez publicado el proceso en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública del Instituto Nacional de Contratación Pública, y realizada la convocatoria o invitación directa, el o los oferentes interesados, están en la capacidad de entregar sus ofertas en físico, en el lugar, hora y contacto señalado en los pliegos. 3, 3.1, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; una hora después del día y hora señalados para la entrega de ofertas, la Máxima Autoridad o su delegado procederá a la apertura de la oferta (se recomienda formalizar esta actividad mediante un acta de apertura). 3.2, , 4.1, 4.2 Evaluar y Adjudicar Ofertas: La Máxima Autoridad debe evaluar las ofertas técnicas con base a las condiciones establecidas en los pliegos y el valor del canon arrendaticio. El valor del canon de arrendamiento será de determinado sobre la base de los valores de mercado vigentes en el lugar en el que se encuentre el inmueble. Como resultado de esta evaluación se genera el acta de evaluación. La Máxima Autoridad o su delegado, adjudicará el contrato o declarará desierto el proceso; Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública por la Unidad de Contratación. 5, 5.1, 5.2, 5.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública, la Unidad Jurídica procederá a solicitar la documentación requerida para la firma del contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el proveedor adjudicado dentro del término de 15 días. La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. El contrato de arrendamiento se celebrará por el plazo necesario, de acuerdo al uso y destinación que se le dará, vencido el cual podrá, de persistir la necesidad, será renovado. 12

13 6, 6.1, 6.2 Adjudicatario Fallido: En caso de que el adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará desierto el proceso. Casos especiales: Los contratos en los que las entidades Públicas participen como arrendadoras, de locales de uso especial, como mercados, camales, casetas, cabinas, entre otros, siempre que no respondan a una modalidad administrativa de autorización, licencia o concesión de uso público, se arrendaran preferentemente a arrendatarios locales para lo cual no será necesario publicar la convocatoria en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública sino que se podrá cursar invitaciones individuales. Los Contratos que correspondan a hoteles, salones para recepción de eventos, restaurantes entre otros, de propiedad de las entidades contratantes, cuyas características no sean de largo plazo, tampoco se regirán por las normas del presente capítulo sino por los usos y costumbres de la actividad. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA Y N INMOBILIAR deberá Emitir dictamen técnico previo respecto de la viabilidad de venta, arriendo, permuta, comodato o donación de los bienes de las instituciones públicas y asesorar en el proceso (Decreto Ejecutivo No. 1479). La Entidad Contratante debe mantener informado a INMOBILIAR de todas las adquisiciones de bienes inmuebles concretadas. 13

14 FLUJO DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA Adquisición de un Bien Inmueble privado, con declaratoria de utilidad Pública o interés social Unidad Requirente Unidad Financiera Máxima autoridad Unidad de contratación Unidad Jurídica Inmobiliar Notificar unidad unidad requirente FIN PAC aprobado y publicado (incluido reformas) Inicio 1.Elaborar requerimiento (debe estar incluido en el PAC) Y Solicitar disponibilidad Presupuestaria 1.1 Existe disponibilidad presupuestaria 2.1 Emitir Dictamen técnico previo 1.2 Requerimiento de contratación (informe técnico) Certificación Presupuestaria FIN 2.2 Dictamen Favorable FIN Enviar requerimiento de contratación y certificado presupuestario 2. Resuelve adquirir un bien inmueble necesario para la satisfacción de las necesidades públicas 3. Elaborar resolución de declaratoria de utilidad pública o de interés social de acuerdo con la Ley y coordinar su la suscripción por la Máxima Autoridad 3.1 Declaratoria de utilidad Pública o de interés social suscrita 3.3 Notificar al propietario del bien inmueble 3.2 Inscribir resolución de declaratoria de utilidad pública o de interés social en el registro de la propiedad 3.4. Solicitar a la Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avaluó del Bien Inmueble (en caso de no existir una Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la DINAC) 4. Negociar (un delegado de la máxima autoridad) El precio puede ser impugnado por el propietario del bien Inmueble Determinar el valor a pagar (no puede ser superior al 10% del valor avaluado) 4.1 Se logró un acuerdo (plazo máximo 90 días) 5. Tramitar transferencia de dominio 5.1 Elaborar e inscribir la escritura pública en el Registro de la Propiedad FIN 6. Proceder a juicio de expropiación conforme al Código de Procedimiento Civil, en el caso de municipalidades se regular por las disposiciones de su propia Ley. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES INMUEBLES, CON DECLARATORIA DE UTILIDAD PÚBLICA 1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación adicional relacionada. Una 14

15 vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera. 1.1, 1.1.1, Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarán el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del portal web 1.2, Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el portal web con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2 Autorizar Requerimiento: La Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento de declaratoria de utilidad pública del bien inmueble, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para asegurarse de que no disponga de un bien inmueble público que pueda satisfacer su requerimiento. 3, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 4, 4.1, 5, 5.1, 6. Declarar el bien inmueble de Utilidad Pública: Una vez Autorizada la compra del inmueble y bajo dictamen técnico favorable al procedimiento de declaratoria de utilidad pública de Inmobiliar, la Unidad Jurídica inicia la elaboración de la resolución de declaratoria de utilidad pública o de interés social y coordina la suscripción por la Máxima Autoridad. Esta resolución debe ser inscrita en el registro de la propiedad por la Unidad Jurídica, previo a que la Máxima Autoridad o su delegado notifique al propietario del bien inmueble. La Unidad Jurídica Solicitará a la Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad en que se encuentren dichos Bienes, el avaluó del Bien Inmueble, en caso de no existir una Dirección de Avalúos y Catastros de la Municipalidad o si luego de 30 días de haberse solicitado el avalúo no ha existido respuesta, el evalúo lo podrá realizar la Dirección Nacional de Avalúos y Catastros (DINAC), para determinar el valor a pagar, que no puede ser superior al 10% del valor avaluado. La Máxima Autoridad o su delegado buscaran llegar a un acuerdo económico con el propietario del bien, en un término no mayor a 90 días, de haber conseguido un acuerdo, la Unidad Jurídica deberá tramitar la trasferencia de dominio y elaborar e inscribir la escritura pública en el Registro de la Propiedad; en caso contrario la Entidad Contratante procederá a juicio de expropiación conforme al Código de Procedimiento Civil, o en el caso de las municipalidades por las disposiciones de su propia Ley. 15

16 FLUJO DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Adquisición de un Bien Inmueble, por transferencia de dominio entre entidades del sector público.- Unidad Requirente Unidad Financiera Máxima autoridad Unidad de contratación Inmobiliar Unidad Jurídica PAC aprobado y publicado 1. Elaborar requerimiento Solicitar disponibilidad Presupuestaria 1.1.2Notificar unidad unidad requirente FIN (incluido reformas) Inicio 1.1 Existe disponibilidad presupuestaria 1.2. Requerimiento de contratación (informe técnico) Certificación Presupuestaria FIN Enviar requerimiento de contratación y certificado presupuestario 2. Autoriza requerimiento y solicita dictamen Técnico 2.1 Emitir Dictamen técnico previo 3. Lograr un acuerdo entre Entidades Públicas Dictamen Favorable FIN 3.1 Se logró acuerdo? 4. Elaborar resolución motivada y coordinar su suscripción entre las Máximas Autoridades 4.1 Resolución Motivada de las máximas autoridades Aplicar Régimen de Traspaso de activos FIN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES INMUEBLES, POR TRANSFERENCIA DE DOMINIO ENTRE ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO 1. Elaborar requerimiento y solicitar disponibilidad Presupuestaria: La Unidad Requirente para solicitar la certificación de disponibilidad de fondos, debe detallar en el portal web la información relacionada con la partida presupuestaria a la que se aplicará el gasto, el objeto de la contratación, el informe técnico del bien requerido y su valor referencial. Adicionalmente, de requerirlo podrá adjuntar documentación relacionada. Una vez completada la solicitud de disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente enviará la solicitud a la Unidad Financiera. 1.1, 1.1.1, Verificar existencia de disponibilidad de fondos: Una vez recibida la solicitud, la Unidad Financiera revisará si la contratación solicitada está registrada en el PAC y verificará la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la adquisición, esta actividad es responsabilidad del Director Financiero de la entidad contratante o de quien haga sus veces dentro la entidad contratante. La certificación 16

17 incluirá la información relacionada con las partidas presupuestarias o los fondos a los que se aplicarán el gasto; y, se conferirá por medio electrónico a la Unidad Requirente, a través del portal web 1.2, Completar requerimiento y enviarlo para autorización: Una vez certificada la disponibilidad de fondos, la Unidad Requirente deberá completar el requerimiento y adjuntarlo en el portal web con el fin de enviarlo a la Máxima Autoridad para su autorización. 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1 Autorizar Requerimiento: La Máxima Autoridad, es quien debe resolver o no adquirir un bien inmueble para la satisfacción de las necesidades públicas, sin embargo, previo de iniciar el procedimiento, debe solicitar dictamen técnico a Inmobiliar para determinar si dispone de un bien inmueble público a ser utilizado. De ser positivo el dictamen, La Máxima autoridad buscará llegar a un acuerdo con la entidad pública propietaria del bien para su adquisición mediante compraventa, permuta, donación, compensación, de cuentas, traslado de partidas o de activos. 4, 4.1 Adquisición del Bien Inmueble: Una vez llegado a un acuerdo entre las máximas autoridades de las dos entidades públicas, la Unidad Jurídica de la entidad contratante, elaborará la resolución motivada a ser suscrita por la Máxima Autoridad de ambas instituciones y coordinará la adquisición del Bien inmueble, aplicando el régimen de traspaso de activos. 17

18 POLÍTICAS ESPECÍFICAS DEL PROCESO DE FERIAS INCLUVAS Solo podrán participar en procesos de adquisición de bienes y servicios por ferias inclusivas, los interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artículo 2 de la resolución Toda entidad contratante deberá permitir el funcionamiento de veedurías ciudadanas u otras formas de contrato social, respecto de una o más ferias inclusivas. Para realizar una Feria Inclusiva, la entidad contratante determinará en los pliegos respectivos el ámbito territorial de la convocatoria atendiendo a los siguientes criterios: El lugar donde se va a utilizar el bien o se va a prestar el servicio; o, El Lugar donde se producen los bienes demandados. Únicamente los proveedores domiciliados dentro ámbito territorial definido podrán participar de las ferias. Las ferias inclusivas podrán realizarse respecto de las siguientes circunscripciones territoriales: Una o más: Zonas de planificación, provincias, cantones y parroquias. FLUJO DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUVAS Ejecución de la Contratación para bienes y servicios mediante Ferias Inclusivas Oferentes Unidad de Contratación Comisión Técnica/INCOP Máxima Autoridad/Delegado Subcomisión Unidad Jurídica 1. Subir al Portal convocatoria para la feria inclusiva, adicionalmente se publicará en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizará la feria. Los Pliegos también deberán subirse al Portal Resolución de inicio de contratación y pliegos Inicio 1.2 Participar en la socialización de los pliegos para la feria inclusiva (solo podrán participar interesados que cumplan con los requisitos previstos en los numerales 1, 2 o 3 del artículo 2 de la resolución Socializar los Pliegos de la feria incusiva 2. Realizar preguntas o solicitar aclaraciones 2.1 Analizar y disponer las respuestas y/o aclaraciones Subir al portal (2.2) 2.2. Acta de preguntas, respuestas, aclaraciones y modificaciones a los pliegos, en caso de existir. 3. Enviar oferta(s) y documentación en físico (con base a lo establecido en los pliegos) 4. Receptar (se entregará al oferente un comprobante de recepción) y abrir ofertas 4.1 Acta de Apertura 4.2. Requiere apoyo de subcomisión Analizar Ofertas 4.4 Convalidar errores Solicitud de convalidación 4.3 Existen errores de forma Analizar Informe Informe de Subcomisión 8. Adjudicatario Fallido 5 Evaluar Ofertas (los resultados deben ser comunicados a los oferentes en audiencia Pública y publicados en el Portal del INCOP) 6.1 Resolución de adjudicación (debe ser publicada tanto en el Portal del INCOP, como en el Portal Institucional de la entidad o entidades contratantes 7. Solicitar la documentación necesaria, elaborar contrato a suscribir entre la Máxima autoridad o su delegado y el o los 5.1. de Evaluación o calificación (debe incluir recomendaciones 6. Adjudicar proveedores adjudicados 7.2. Acepta 3 Subir al portal para adjudicar o declarar desierto). total o parcialmente Contrato(s) Suscrito(s) Resolución para declarar desierto 7.1 Contrato a suscribir PROCESO DE CIERRE 8.1 Notificar al INCOP (resolución motivada por la máxima autoridad) Analizar adjudicar al siguiente en orden de prelación 3 Fin 18

19 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ADQUICIÓN DE DE BIENES Y SERVICIOS, POR FERIAS INCLUVAS Los Flujos y la descripción del proceso de planificación de la Contratación y Cierre, son aplicables a la contratación de ferias inclusivas, sin embargo el contenido de los pliegos en su conjunto deberá satisfacer las políticas específicas de este proceso. Actualmente el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública no presenta una herramienta específica para esta modalidad de contratación Publicación de Pliegos y Resolución de Inicio de la Contratación: Una vez recibida la documentación (pliegos y resolución de Inicio de la contratación suscrita) a través del portal web la Unidad de Contratación debe publicar los pliegos, convocatoria y resolución de Inicio en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública. Adicionalmente se publicará en un medio impreso, radial o televisivo del lugar donde se realizará la feria. La entidad deberá realizar un proceso de socialización de los pliegos de la Feria Inclusiva convocada, respeto de los oferentes interesados que reúnan los requisitos previsto en las políticas específicas. La Socialización podrá ser presencial o a través de otros mecanismos, sin embargo es clave para el desarrollo de este proceso y debe permitir la absolución de duda o inquietudes presentadas por los potenciales oferentes, respecto a las condiciones de participación y demás requerimiento contemplados en los pliegos, incluyendo información necesaria para que estos se habiliten en el RUP. 1.2, 2, 2.1, 2.2. Preguntas, Respuestas y Aclaraciones: Una vez publicado y socializado el proceso, los oferentes interesados que se encuentren o no inscritos en el RUP, están en la capacidad de realizar preguntas y solicitar aclaraciones sobre los pliegos por escrito al funcionario designado de la Entidad Contratante hasta 48 horas antes de presentar las ofertas. La Comisión Técnica, responderá las preguntas y solicitudes de aclaraciones en el término que para el efecto haya establecido en los pliegos. La Comisión Técnica de la entidad contratante, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, a través de aclaraciones podrá modificar los pliegos, siempre que no alteren el objeto del contrato y el presupuesto referencial de los mismos. Deberá elaborarse un acta de preguntas, respuesta y aclaración que debe ponerse en disposición a los oferentes y publicada en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública. 3. Entrega de Propuesta: Una vez finalizada la etapa de preguntas y respuestas, si la entidad contratante ha establecido la calificación de la oferta económica en los pliegos, los oferentes presentaran dos sobres, uno conteniendo la oferta técnica y otro con la oferta económica. En caso que la entidad haya definido que los oferentes deben adherirse o aceptar el presupuesto referencial establecido, lo oferentes deberán aceptar por escrito tal presupuesto y adjuntar la aceptación de la oferta técnica en sobre único. 19

20 4, 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, Apertura de Oferta: La Unidad de Contratación debe receptar las ofertas de manera física; la Comisión Técnica procederá a la apertura de la oferta técnica (formalizar esta actividad mediante un acta de apertura) y revisará detenidamente si existen errores de forma. De requerirlo el proceso, la respectiva Comisión Técnica integrará subcomisiones de análisis de las ofertas técnicas presentadas. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos asumiendo de esta manera la responsabilidad por los resultados de esta etapa de calificación; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. 4.3, 4.3.1, 4.4 Convalidación de errores: De identificarse errores de forma, la Comisión Técnica debe generar el acta de convalidación de errores y solicitar la respectiva convalidación a los oferentes seleccionados a cada uno de los participantes. La Unidad de Contratación debe revisar las respuestas a la convalidación; los proveedores tienen la obligación de responder a través del Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública en el tiempo establecido para continuar en el proceso. 5. Evaluar Ofertas: La Comisión Técnica debe evaluar las ofertas con base a los criterios definidos en los pliegos y utilizando la técnica de cumple o no cumple, la Unidad de Contratación debe subir el acta de evaluación resultante al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública; adicionalmente los resultados deben ser comunicados por la Comisión Técnica en audiencia pública. 5.1, 6, 6.1, 6.2 Adjudicar: La Comisión Técnica recomendará a la Máxima Autoridad de la entidad contratante o su delegado, la adjudicación total o parcial de los contratos. La Máxima Autoridad o su delegado adjudicaran o no los contratos mediante resolución motivada. Tanto la resolución que declara desierto el proceso, como la de adjudicación deben subirse al Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública por la Unidad de Contratación. 7, 7.1, 7.2, 7.3 Registrar el Contrato: Una vez que el proveedor reciba la notificación de la adjudicación a través del Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública o bajo los mecanismos dispuestos por la o las entidades contratantes, la Unidad Jurídica procederá a solicitar la documentación requerida para la organización de los contrato y a gestionar la suscripción del contrato entre la Máxima Autoridad o su delegado y el o los proveedor adjudicado dentro del término de 15 días. La Unidad Jurídica debe facilitar a la Unidad de Contratación una copia del contrato suscrito para regístralo en el Portal del Instituto Nacional de Contratación Pública como parte del expediente del proceso. La Unidad de Contratación debe notificar y entregar el contrato y la documentación que forma parte integral del mismo al Administrador, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. 20

21 8, 8.1, Adjudicatario Fallido: En caso de que un adjudicatario no se presente dentro del término previsto, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable, la Máxima Autoridad o su delegado mediante resolución lo declarará adjudicatario fallido, comunicado de esta condición al Instituto Nacional de Contratación Pública; de existir otras ofertas habilitadas, la entidad, de convenir a sus intereses, adjudicará el contrato al oferente que hubiera presentado la siguiente oferta de mejor costo o declarará total o parcialmente desierto el proceso. 21