La Empresa. PSST Comunicación, Participación y Consulta Norma OHSAS 18001:2007

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1 5.3.5 PSST Comunicación, Participación y Consulta La Empresa PSST Comunicación, Participación y Consulta Norma OHSAS 18001:2007 REGISTRO DE REVISIONES DE ESTE PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Descripción de la Modificación respecto a la Edición Anterior Primera Edición Copia Controlada Copia No Controlada Número Destinatario ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo Gerente Firma: Fecha: Firma: Fecha: Abril 2011 Página 1 de 8

2 0. Índice 1. Objeto 2. Alcance 3. Desarrollo 3.1. Comunicación Interna 3.2. Comunicación a Contratistas y Visitantes 3.3. Comunicación Externa 4. Responsabilidades 5. Correspondencia 6. Anexos Abril 2011 Página 2 de 8

3 1. Objeto Este procedimiento tiene como objeto regular la comunicación de la SST interna entre los diversos niveles de la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes del lugar, además de documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas. 2. Alcance Este procedimiento abarca a todo el personal de la organización y las partes interesadas externas, incluidos los contratistas y visitantes. 3. Desarrollo 3.1. Comunicación Interna La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el Sistema de Gestión de la SST, conozcan los riesgos para la SST de la Empresa así como los Objetivos del Sistema y puedan contribuir a cumplir la Política de la SST, y a la mejora continua. Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los diversos niveles de la empresa serán idénticos a los dibujados por el propio organigrama funcional, tanto en sentido ascendente como descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación horizontal, dentro de departamentos y entre departamentos. La comunicación, además de la definida para la operatividad de cada procedimiento, se hará por medio de: Tablón de anuncios. El Responsable de la SST debe de mantener con información de interés sobre la SST y del sector, un tablón de anuncios. El tablón debe servir además para exponer la Política de la SST y los Objetivos de la SST, así como comunicados de interés general. Entrega de documentación/información del SST: Cuando proceda el Responsable de la SST, solicitará la firma a los empleados de la entrega de documentación/información relevante mediante el RE Entrega de Documentación/Información del SST. Reuniones y charlas. Impartidas por el Responsable de la SST, que convocará a todos los responsables de departamentos y a quien estime oportuno. También puede convocar reuniones por Abril 2011 Página 3 de 8

4 departamentos. Las reuniones estarán registradas en el formato RE Acta de reunión. La documentación entregada en las charlas, se archivará como registro. Recogida de sugerencias. Cada persona es libre de hacer las sugerencias que crea oportunas, comunicándoselas mediante el RE Comunicación de sugerencias a su responsable directo Éste es responsable de dar una respuesta a la misma, consultando si es preciso a su superior, o bien elevando la sugerencia como punto a tratar en una reunión Comunicación a Contratistas y Visitantes La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a desempeñar, deben ser comunicados los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de Emergencia de la, antes de la realización de cualquier trabajo en nuestras instalaciones. Esta información se realizará junto con el Pedido al Trabajo, siendo remitido el RE Entrega de Documentación/Información del SST firmado, antes de realizar el trabajo solicitado, como aceptación y conocimiento de los riesgos de nuestras instalaciones y Plan de Emergencia. Por su parte el Contratista está obligado a facilitarnos los riesgos inherentes a la actividad que desarrollará en nuestras instalaciones. El Responsable de la SST será el encargado de la emisión y petición de los registros mencionados. Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los tablones de anuncios, así como las diversas señalizaciones de emergencia que están ubicadas en nuestras instalaciones. anteriormente. Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por partes de estos, que no se mencione 3.3. Comunicación Externa La organización considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas que no pertenezcan a la estructura de la organización o a aquellas comunicaciones recogidas, documentadas y que han sido respondidas al recibir las comunicaciones relevantes recibidas tanto de forma verbal, como por escrito. Estas comunicaciones las pueden realizar las diferentes partes interesadas como clientes, accionistas, el Ayuntamiento, los proveedores, los organismos públicos, En estos casos se archivará la solicitud o documento y la Abril 2011 Página 4 de 8

5 contestación a la solicitud. Si a la organización le requieren partes interesadas externas información acerca de sus Sistema de la SST, el Responsable de la SST junto a Gerencia tomarán la oportuna resolución. Dejando constancia de esta comunicación externa si así se hiciera. 4. Responsabilidades Responsable de la SST: Responsable de convocar reuniones. Recoger, documentar y responder las comunicaciones externas e internas. Gerencia: Responsable del establecimiento de la autoridad, con la asignación de responsabilidades. Definición de los circuitos de comunicación. Responsable de Departamento: Una vez se establezca una sugerencia de algún empleado, se debe de dar respuesta a la misma. Resto de personal: Responsable de respetar los circuitos de comunicación establecidos para la operatividad de cada procedimiento. Comunicar cualquier sugerencia de la SST. 5. Correspondencia Norma OHSAS 18001:2007. Apartado Comunicación, participación y consulta. 6. Anexos ANEXO I: RE Entrega de Documentación/Información del SST. ANEXO II: RE Acta de reunión. ANEXO III: RE Comunicación de sugerencias. Abril 2011 Página 5 de 8

6 Convocatoria 2010 Fundación Prevención de Riesgos Laborales Anexo I: RE Entrega de Documentación/Información del SST Registro RE Entrega de Documentación/Información del SST Página X de Y En cumplimiento de la normativa legal vigente se establece que: La empresa..., informa al trabajador y/o Empresa contratista D.... con D.N.I...., sobre los siguientes temas: mediante la entrega de la documentación si procede : Por su parte el trabajador/ y/o Empresa contratista recibe esta información y /o documentación y declara su voluntad de: Actuar en consecuencia con la información recibida por La Empresa En prueba de conformidad a lo redactado en este documento, firman en prueba de aceptación: En..., a... de... de... Fdo: La Empresa Fdo: El trabajador y/o Empresa contratista Abril 2011 Página 6 de 8

7 Anexo II: RE Acta de Reunión Registro RE Acta de Reunión Página X de Y REUNIÓN ORDINARIA EXTRAORDINARIA EMPRESA FECHA Pagina nº de ASISTENTES Área Nombre DESARROLLO DE LA REUNIÓN: RESUMEN DE DECISIONES TOMADAS FECHA RESPONSABLE Abril 2011 Página 7 de 8

8 Anexo III: RE Comunicación de Sugerencias Registro RE Comunicación de Sugerencias Página X de Y Abril 2011 Página 8 de 8

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