NIT: RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS DENTRO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N 02-GERGE-SUADM 2012 OBJETO

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1 NIT: RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS DENTRO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N 02-GERGE-SUADM 2012 OBJETO PRESTACIÓN DEL SERVICIO INTEGRAL DE ASEO, CAFETERIA Y SERVICIOS GENERALES, INCLUIDOS LOS INSUMOS Y ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA ATENCIÓN DE LAS AREAS INTERNAS Y EXTERNAS DE LA SEDE PRINCIPAL DE CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICIA Y LOS PUNTOS DE ATENCIÓN E INFORMACIÓN A NIVEL NACIONAL. En desarrollo del proceso SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N 02-GERGE-SUADM 2012, cumpliendo con los requisitos establecidos en el Documento de Condiciones de Participación para tal fin, se presentaron las siguientes observaciones, a las cuales se les da respuesta de la siguiente manera: 1. CLEANDEPOT Observaciones presentadas mediante correo electrónico de 06 de diciembre de 2012 a las 1:39 p.m. Observación No 1 Al numeral 4.2, documentación técnica, - Certificación OHSAS 18001:2007: Si bien es cierto la entidad solicita la certificación enunciada para la acreditación del sistema de seguridad industrial y salud ocupacional no resulta menos cierto que estos sistemas pueden ser implementados por las empresas sin necesidad de dicho documento. Es claro que la certificación da un respaldo técnico al proceso, pero la existencia de otros documentos que son los evaluados para la expedición de la certificación deberían valorarse con el mismo criterio. Es por esto, que solicitamos muy respuosamente estudiar la posibilidad de permitir la acreditación del sistema de seguridad industrial y salud ocupacional con otros documentos, como lo son el COPASO, la certificación de la ARP donde consta la implementación de parámetros de salud ocupacional y seguridad industrial, así como el mismo programa de salud ocupacional. - "acreditar que el personal que prestara el servicio se encuentra capacitado en temas de educación sanitaria y en manipulación de alimentos": Una vez analizado el requerimiento,

2 encontramos que se solicita la capacitación en dos temas, pero al análisis del mismo resulta evidente que la capacitación en educación sanitaria y manipulación de alimentos es una sola, de la cual los entes correspondientes expiden el certificado como Manipulación de alimentos. Es por esto que solicitamos eliminar el texto educación sanitaria pues, como se dijo anteriormente, el mismo se encuentra incluido en la capacitación de manipulación de alimentos. RESPUESTA: Se acepta su observación y se modificara mediante adenda. OBSERVACION No 2 Al anexo 3, solicitamos modificar la nota al pie de cuadro, la cual establece que se ajustará la tarifa para el caso del servicio de vigilancia y seguridad privada, del escolta y del guarda adicional. Por lo tanto, solicitamos establecer que las tarifas será ajustadas de acuerdo a lo Decretado por el Gobierno Nacional en cuanto a Salario Mínimo y subsidio de transporte. RESPUESTA: Frente a esta observación el Comité se permite aclarar que tal como se especificó en el Documento Estudios Previos, en el numeral V. Presupuesto estimado del contrato, se consideró un incremento aproximado para el año 2013 del 5%, como incremento al SMLM. OBSERVACION No 3 Teniendo en cuenta que existen dos criterios a cotizar en el anexo 3, solicitamos establecer el IVA con el que debe ser cotizado cada uno. RESPUESTA: Al respecto el Comité se permite reiterar lo propuesto en el anexo 3 propuesta económica, sobre el cual todas las ofertas deben allegarse con los valores discriminados con IVA y sin IVA y el promedio anual. OBSERVACION No 4 Al numeral 3.2.2: Experiencia: - "acreditar servicio integral de aseo, cafetería y servicios generales, incluidos los insumos y elementos necesarios para la atención de las áreas internas y externas" Teniendo en cuenta que muchos de los contratos y entidades toman como sinónimos el servicio de aseo y el de servicios generales, solicitamos permitir la presentación de certificaciones de experiencia que cuenten dentro de su objeto con la ejecución de labores de aseo y cafetería, toda vez que al ser sinónimos no son descritos dentro del objeto del contrato. Así mismo, solicitamos eliminar el texto de atención de áreas internas y externas, pues como en el caso anterior, así se hubieren realizado estas actividades no son contempladas en el objeto general al momento de emitir la certificación RESPUESTA: Se acepta su observación y se modificara mediante adenda.

3 OBSERVACION No 4 Solicitamos aclarar las especificaciones técnicas de los siguientes insumos: - VASO CARTON BIODEGRADABLE 4 ONZAS, UNIDAD: Por unidad o por paquete? - PAPEL HIGIENICO BCO*250MTS: Hoja sencilla o doble? - PAPEL HIGIENICO BCO*32MTS SUPLEX; ROLLO: Hoja sencilla o doble? RESPUESTA: Al respecto se aclara que frente al ítem VASO CARTON BIODEGRADABLE 4 ONZAS, se debe entregar por paquete. PAPEL HIGIENICO BCO*250MTS: Se debe entregar en hoja doble PAPEL HIGIENICO BCO*32MTS SUPLEX; ROLLO, Se debe entregar en hoja doble 1. EMINSER S.AS Observaciones presentadas mediante correo electrónico de 6 de diciembre de 2012 a las 1:59 p.m. OBSERVACION No 1 Solicitamos a la entidad que la oferta económica sea calificada con una media geométrica o aritmética, con el fin de que los oferentes interesados no presenten ofertas artificialmente bajas con el fin de obtener la puntuación designada en el numeral Capacidad Comercial. RESPUESTA: Se acepta su observación y se modificara mediante adenda. OBSERVACION No 2 Con el fin de no minimizar la cantidad de oferentes a participar, le solicitamos a la entidad no exigir los documentos establecidos en el anexo 2 propuesta técnica numeral 2. Documentación Técnica, teniendo en cuenta que tno todas las entidades cuentan con esta documentación y solo podrá ofertar una o máximo dos empresas RESPUESTA: Se acoge parcialmente su observación y se modificara mediante adenda.

4 2. FLOREZ Y ALVAREZ S.A Observaciones presentadas mediante correo electrónico de 06 de noviembre de 2012 a las 4:19 p.m. OBSERVACION No 1 Numeral CAPACIDAD COMERCIAL CAPACIDAD COMERCIAL -EXPERIENCIA, SERIEDAD Y CUMPLIMIENTO (20 Puntos) Para lo cual el oferente deberá presentar máximo 2 certificaciones en contratos ejecutados y/o en ejecución no inferior al 60% que hayan sido suscritos con posterioridad al 01 de Enero de 2009, cuya sumatoria corresponda al 100% del valor total del presupuesto del presente proceso y acreditar servicio integral de aseo, cafetería y servicios generales, incluidos los insumos y elementos necesarios para la atención de las áreas internas y externas y que se hayan ejecutado o se estén ejecutando a nivel nacional, así mismo acreditar que el grado de cumplimiento es excelente, bueno o satisfactorio. 1.1.) Las actividades correspondientes a: servicios generales, servicio de aseo o servicios varios, servicios de limpieza son las mismas y son realizadas por el mismo personal de aseo. De acuerdo a lo anterior respetuosamente solicito a la Entidad se acepte acreditar certificaciones cuyo objeto corresponda a la prestación de servicios de aseo y cafetería y/o servicio de aseo, cafetería y servicios generales. 1.2) Aclaración: Para la solicitud..se hayan ejecutado o se estén ejecutando a nivel nacional ; la Entidad aceptará certificaciones que el proponente presente en donde el servicio se esté ejecutando solamente en la ciudad de Bogotá? ya que esta ciudad es del territorio colombiano. RESPUESTA: Se acoge parcialmente su observación y se modificara mediante adenda. OBSERVACION No 2 Numeral CAPACIDAD COMERCIAL OFERTA ECONÓMICA VALOR TOTAL DEL SERVICIO DE ASEO, CAFETERIA Y JARDINERÍA Y OFERTA ECONÓMICA VALOR TOTAL DEL MANTENIMIENTO DE FACHADAS (2 VECES AL AÑO) (20 PUNTOS) Solicito respetuosamente se modifique la forma de calificación de ofertas a través de la obtención de una Media Aritmética o una Media Geométrica, y dando el máximo puntaje al proponente que este más cerca a la Media y a los demás de manera proporcional. A través de un menor valor, empresas pueden ofertar precios muy bajos con el fin de obtener experiencia, que no van con la realidad del mercado y además disminuye la calidad en la prestación del servicio por parte de la empresa contratista RESPUESTA: Se acoge parcialmente su observación y se modificara mediante adenda.

5 OBSERVACION No 3 Numeral DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Esta documentación debe ser presentada por el oferente, en caso de ser Unión Temporal o Consorcio, cada uno de los integrantes debe acreditar la siguiente documentación. - Por ISO 9001:2008, Con alcance en prestación de servicios de Aseo, Cafetería, Higienización, y Mantenimiento de Inmuebles. - Presentar Copia del Plan de Gestión ambiental con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación ambiental actual para la prestación del servicio objeto del presente proceso. - Deberá acreditar que el personal que prestara el servicio se encuentra capacitado en temas de educación sanitaria y en manipulación de alimentos, por medio de documento expedido por el ente o la autoridad competente. - Presentar copia de la Certificación OHSAS 18001:2007 la cual acredita lo referente al sistema de seguridad industrial y salud ocupacional en la Compañía y/o empresa. Observación 1: En cuanto al requerimiento de presentar el certificado de calidad ISO 9001:2008, con alcance en prestación de servicios de Aseo, Cafetería, Higienización, y Mantenimiento de Inmuebles, solicitamos se modifique tal requerimiento a presentar dicho certificado con alcance en: Aseo, Cafetería, y Mantenimiento de Inmuebles ; ya que las empresas prestadoras de aseo, cafetería o mantenimiento, a pesar que dentro de sus actividades realizan labores de Higienización, estas NO están certificadas con este alcance, estos servicios la mayoría de las veces son tercerizados por estas empresas. Observación 2: Solicito se mantenga la solicitud de presentar copia de la Certificación OHSAS 18001:2007 la cual acredita lo referente al sistema de seguridad industrial y salud ocupacional en la Compañía y/o empresa. Además demuestra el compromiso de las empresas en cuanto estos temas. Igualmente se acuerdo a las actividades a realizar en la parte técnica, el contratista deberá desarrollar programas y actividades de salud ocupacional y cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial para la protección de la salud de sus empleados. Observación 3:- Es válido presentar certificación expedida por el representante legal donde se certifique que el personal a prestar los servicios estará debidamente capacitado en temas de educación sanitaria y manipulación de alimentos al inicio del contrato? O necesariamente se deben presentar los certificados de curso donde conste que el operario realizo dicha capacitación? Cuanto personal de las 28 personas se deben acreditar los certificados? RESPUESTA: Observación 1: No procede su observación, toda vez que es necesario que el futuro contratista cumpla con el sistema integrado de calidad que garantiza una correcta y efectiva prestación del servicio. Observación 2: Se acoge su observación y se modificara mediante adenda. Observación 3: No se acoge su observación en el entendido de que el personal debe estar certificado mediante documento idóneo expedido por el órgano competente, respecto al personal que debe acreditar dicha certificación se modificara mediante adenda.

6 OBSERVACION No 4 ADORNOS FLORALES (10 puntos) Se otorgará el puntaje a quien oferte dos (2) arreglos florales que se entregaran cada ocho (8) días en la Gerencia, Subgerencias, Oficinas Asesoras y Oficinas de Profesionales líderes en la Sede Principal; quien no lo oferte no recibirá puntaje. Solicito se aclare: se deben entregar dos (2) arreglos florales en Gerencia, 2 en Oficinas asesoras (cuantas oficinas son? Dos arreglos en cada una?) al igual que las oficinas profesionales líderes en la Sede Principal. Cuanto arreglos se deberían suministrar? RESPUESTA: Se modificara mediante adenda. Para constancia se firma en Bogotá D.C., a los DIANA RODRIGUEZ PEÑA Evaluador Económico Financiero RICARDO WILLIAM BENDECK ACEVEDO Subgerente Administrativo Gerente Proyecto DIANA MARIA OSPINA HERRERA Evaluador Técnico RAFAEL ALFONSO SANGUINO CANEVA Evaluador Jurídico Proyectó: Carol Sanchez Abogada Grupo Contratación.