DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE DOCUMENTACIÓN DE LA NORMA OHSAS Y RUC EN LA EMPRESA INDUSTRIAS ECTRICOL S.A.S

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1 DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE DOCUMENTACIÓN DE LA NORMA OHSAS Y RUC EN LA EMPRESA INDUSTRIAS ECTRICOL S.A.S SHERLEY PAOLA CHOLO ALGECIRA VIVIANA ALEXANDRA OLAYA MARÍN UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA INGENIERIA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. 2012

2 DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE DOCUMENTACIÓN DE LA NORMA OHSAS Y RUC EN LA EMPRESA INDUSTRIAS ECTRICOL S.A.S SHERLEY PAOLA CHOLO ALGECIRA VIVIANA ALEXANDRA OLAYA MARÍN MODALIDAD: Monografía MARTHA EDITH PINZON Ingeniera Industrial UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA INGENIERIA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. 2012

3 HOJA DE ACEPTACION FIRMA DEL TUTOR FIRMA DEL JURADO FIRMA DEL JURADO

4 DEDICATORIA Este proyecto va dedicado a Marco Fidel Olaya y a María Nubia Marín, quienes han sido un apoyo importante en el desarrollo de mi formación personal como ingeniera. Agradezco a Angélica Rodríguez su colaboración y disponibilidad para guiarme en la elaboración del proyecto; y a Antonio Hincapié e Industrias Ectricol S.A.S. por permitirme progresar profesionalmente, orientar mi proyecto y afianzar mis conocimientos. Viviana Olaya Quiero expresar mis agradecimientos a Angélica Rodríguez quien me brindó la oportunidad de recurrir a su capacidad y experiencia en un marco de confianza, afecto y amistad, fundamentales para la culminación de este trabajo. De igual manera reconozco las valiosas sugerencias y acertados aportes del Ingeniero Antonio Hincapié durante el desarrollo de este trabajo. Finalmente gratifico a mis padres por su incondicionalidad, amor y por ser los gestores de mi perseverancia, a Dios por ser el pilar de mi fortaleza y a todos aquellos que de manera directa o indirecta participaron en este proceso de formación tan importante en mi vida. Paola Cholo

5 RESUMEN Este documento presenta la propuesta de documentación de la norma OHSAS y RUC para la empresa Industrias Ectricol S.AS., con el objeto de obtener la certificación RUC y OHSAS para la mejora continua en la gestión del riesgo, motivación y bienestar en los trabajadores, así como facilidades para participar en licitaciones del sector de hidrocarburos. El proyecto se compone de la propuesta documental exigida por OHSAS y RUC facilitando el proceso de implementación y posterior certificación de la empresa Industrias Ectricol S.A.S. incentivando el uso de metodologías de participación y motivación para los trabajadores. Para el desarrollo de la propuesta de documentación, se requirieron diferentes etapas que permitieron alcanzar los objetivos planteados desde el inicio del proyecto. Para esto se comenzó con el reconocimiento de la empresa, la recolección y análisis de la información y el diagnóstico de necesidades que planteaban la base de los objetivos; luego se prosiguió con el diseño y elaboración de la propuesta de de documentación de la norma OHSAS y RUC en la empresa Industrias Ectricol S.A.S. Finalmente con este trabajo se espera que la empresa inicie el proceso de implementación la norma OHSAS y RUC basados en la propuesta documental presentada, para la mejora continua en la gestión del riesgo y facilidades para participar en licitaciones del sector de hidrocarburos.

6 ABSTRACT This document presents the proposed documentation OHSAS and RUC for Industrias Ectricol S.AS., in order to be certified to OHSAS RUC and continuous improvement in risk management, motivation and well-being in workers and facilities to participate in tenders in the hydrocarbon sector. The project consists of the documentary proposal required by OHSAS and RUC facilitating the implementation process and subsequent certification of the company Ectricol Industries SAS encouraging the use of participatory methodologies and motivation for employees. For the development of the proposed documentation, it took several steps have achieved the goals set from the beginning of the project. For this we began with the recognition of the company, gathering and information analysis and needs assessment that raised the base of the objectives, then continued with the design and development of the proposed documentation and OHSAS RUC at Industrias Ectricol S.A.S. Finally this work the company is expected to start the process of implementing OHSAS and RUC documentary based on proposal submitted to continuous improvement in risk management and facilities to participate in tenders in the hydrocarbon sector.

7 CONTENIDO INTRODUCCION.1 1 GENERALIDADES PROBLEMA Descripción del problema Formulación del problema OBJETIVOS General Específicos ALCANCE METODOLOGÍA MARCO REFERENCIAL MARCO HISTÓRICO Aspectos Generales de la Empresa Industrias Ectricol S.A.S Tamaño Misión Visión MARCO TEÓRICO Sistema de Gestión Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Norma OHSAS RUC Objetivos...11

8 Alcance Beneficios para el Sector de Hidrocarburos Beneficios Para las Empresas MARCO LEGAL DESARROLLO DE LA METODOLOGIA DE TRABAJO FASE 1: EXPLORACIÓN Visita de Acercamiento Elaboración del Marco Conceptual FASE 2: RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Comparación Normativa Recolección de la Información FASE 3: ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Información Obtenida en la Fase de Exploración Información Obtenida en la Fase de Recolección de la Información FASE 4: DISEÑO DE LA PROPUESTA Actualización de la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración del Riesgo y Determinación de Controles Elaboración de la Matriz de EPP Elaboración de la Matriz Legal Elaboración de la Matriz Ambiental Elaboración y Actualización de Procedimientos Procedimiento de Control de Documentos y Registros Procedimiento de Investigación de Accidentes e Incidentes Procedimiento de Auditorías Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas...45

9 Programa de Salud Ocupacional Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Procedimiento y Formato de Revisión por la Dirección Manual del Sistema Integrado de Gestión (Política Integral y Objetivos del SIG) Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales Perfiles de Cargo Procedimiento de Evaluación de Desempeño Procedimiento de Capacitación (Inducción y Reinducción) Plan de Comunicación Procedimiento para la Identificación de Peligros, Valoracion de Riesgos y Determinacion de Controles Procedimiento de Gestión del Cambio Procedimiento de Contratistas Profesiograma Procedimiento de Exámenes Médicos Procedimiento para la Selección y Uso de Equipos y Herramientas Según Criterios de Seguridad Programa de Mantenimiento Plan de Emergencias Procedimiento para la Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales Procedimientos para el Manejo Ambiental Plan de Manejo Integral de Residuos Programa de Gestión Ambiental Procedimientos Seguros para Tareas Críticas Elaboración de Programas para la Gestión del Riesgo...57

10 Programa de Gestión Osteomuscular Programa de Gestión de Riesgo Mecánico Programa de Gestión de Ruido Programa de Gestión de Riesgo Eléctrico Propuestas de Motivación y Bienestar Creación personaje insignia de la Calidad, la Seguridad y el Medio Ambiente Mini Capacitaciones Ejercicio para la Clasificación de Residuos Alertas de Seguridad Campaña Punto y Gana FASE 5: PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA INFOGRAFIA... 72

11 LISTA DE TABLAS Tabla 1 Número total de trabajadores 7 Tabla 2 Cuadro Comparativo Requisitos Documentales Exigidos por OHSAS y RUC. 17 Tabla 3 Inspección de Diagnóstico OHSAS y RUC Metalmecánica. 20 Tabla 4 Inspección de Diagnóstico OHSAS y RUC Ensamble Eléctrico.. 25 Tabla 5 Documentación Exigida por OHSAS y RUC Tabla 6 Estado de la Documentación. 30 Tabla 7 Riesgos más Importantes por Sede. 57

12 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Ciclo de Mejora PHVA de OHSAS Figura 2 Cumplimiento Documental Industrias Ectricol S.A.S 31 Figura 3 Encabezado Matriz de Riesgos Existente.. 32 Figura 4 Actividades Rutinarias y No Rutinarias Existente. 32 Figura 5 Descripción del Peligro, Consecuencias y Número de Expuestos 33 Figura 6 Calificación del Riesgo Existente. 33 Figura 7 Encabezado Matriz de Riesgos Propuesta 34 Figura 8 Actividades Rutinarias y no Rutinarias (Propuesta). 34 Figura 9 Descripción de Peligros y Factores de Riesgo.. 35 Figura 10 Valoración de Riesgos de la Matriz Propuesta. 35 Figura 11 Controles Propuestos 36 Figura 12 Disminución de Valoración de Riesgos.. 36 Figura 13 Modelo Matriz de EPP Figura 14 Especificaciones de EPP.. 38 Figura 15 Requisitos Legales por Riesgo ARP SURA.. 39 Figura 16 Encabezado de Procedimientos.. 43 Figura 17 Folleto para visitantes 50 Figura 18 Folleto Clasificación de Residuos 55 Figura 19 Promedio Conocimientos en Ensamble y Metalmecánica.. 62 Figura 20 Mini Capacitaciones Diarias. 63 Figura 21 Actividad de Clasificación de Residuos. 64 Figura 22 Alerta de Seguridad Figura 23 Logo y Eslogan Campaña Punto y Gana Figura 24 Lanzamiento Campaña Punto y Gana 66

13 ANEXOS Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Anexo 10 Anexo 11 Anexo 12 Anexo 13 Anexo 14 Anexo 15 Anexo 16 Anexo 17 Anexo 18 Anexo 19 Anexo 20 Anexo 21 Matriz de Riegos Existentes. Procedimiento para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles. Matriz de Riesgos de Metalmecánica. Matriz de Riesgos de Ensamble Eléctrico. Elaboración de la Matriz de EPP Especificaciones de los Elementos de Protección Personal Matriz Legal de requisitos SISO y otros Matriz de Requisitos Ambientales. Matriz ambiental. Procedimiento de Control de Documentos y Registros Procedimiento de Investigación de Accidentes e Incidentes Procedimiento de Auditorías Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Programa de Salud Ocupacional Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial Procedimiento de Revisión por la Dirección Formato de inspecciones Gerenciales Formato de Revisión por la Dirección Manual Sistema Integrado de Gestión Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales Formato de Perfiles de Cargo

14 Anexo 22 Anexo 23 Anexo 24 Anexo 25 Anexo 26 Anexo 27 Anexo 28 Anexo 29 Anexo 30 Anexo 31 Procedimiento de Evaluación de Desempeño Procedimiento de Capacitación (Inducción y Reinducción) Manual de Inducción Plan de Comunicación Procedimiento de Gestión del Cambio Procedimiento de Contratistas Profesiograma Procedimiento de Exámenes Médicos Programa de Mantenimiento Plan de Emergencias Anexo 32 Procedimiento para la Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales Anexo 33 Plan de Manejo Integral de Residuos Anexo 34 Anexo 35 Anexo 36 Anexo 37 Anexo 38 Anexo 39 Anexo 40 Anexo 41 Anexo 42 Anexo 43 Anexo 44 Programa de Gestión Ambiental Instructivo de Bloqueo y Tarjeteo Instructivo para el Uso y Mantenimiento Seguro de Herramienta Menor. Procedimiento para el Manejo y Uso de Montacargas. Trabajo seguro con Electricidad. Generalidades de la Aplicación de Soldadura. Manejo de Pulidoras. Trabajos en altura con andamio. Embalaje, cargue y descargue de productos. Programa de Gestión Osteomuscular Programa de Gestión de Riesgo Mecánico

15 Anexo 45 Anexo 46 Anexo 47 Programa de Gestión de Ruido Programa de Gestión de Riesgo Eléctrico Prueba de conocimientos antes de mini capacitaciones

16 INTRODUCCIÓN La continua evolución de la industria colombiana a nivel nacional e internacional y la constante búsqueda de satisfacción de sus clientes, trae como consecuencia directa un aumento en las necesidades de encontrar posibilidades de negocio que incrementen los ingresos, es por esto que existen herramientas como los Sistemas de Gestión de Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, que brindan a las empresas la oportunidad de crecimiento, permanencia en el mercado, igualdad de condiciones en procesos licitatorios y mejoramiento continuo mediante la evaluación del desempeño de la gestión de la compañía. Sin embargo disponer de un sistema integral de gestión que garantice la estabilidad en el tiempo, debido a lo dinámico del mismo no es fácil, ya que se encuentra muchas veces la resistencia al cambio y a la adaptabilidad de los sistemas dentro de las organizaciones que sin saberlo han trabajado en la búsqueda de un crecimiento sin ningún tipo de base normativa aplicable a calidad, salud ocupacional y medio ambiente. Teniendo en cuenta esto al interior de Industrias Ectricol S.A.S., existen procesos propensos a sufrir eventos, que pueden generar efectos negativos en la calidad del producto, en la Seguridad, en la Salud de los trabajadores y en el Ambiente. Por lo tanto es necesario buscar alternativas como la certificación en OHSAS y RUC, que garanticen el control de estas situaciones y aumentar así la competitividad y la productividad de la empresa con facilidades para participar en nuevos mercados y brindar bienestar y calidad de vida a sus trabajadores. Por lo anterior, en el presente trabajo de grado se realiza un diagnóstico que permite vislumbrar la situación actual en la cual se encuentra la empresa Industrias Ectricol S.A.S., y es así como se detecta la necesidad de la implementación de un sistema de gestión en Salud Ocupacional y Seguridad Industrial normalizado bajo OHSAS la cual genera especificaciones de requisitos para la implementación y mantenimiento de un sistema eficaz y dinámico, así como de las disposiciones relacionadas en el RUC de acuerdo al tema ambiental.

17 Para lograr esto se pone a disposición de Industrias Ectricol S.A.S., la propuesta de documentación de la norma OHSAS y RUC, en donde se encuentra todo lo necesario para lograr las certificaciones correspondientes a estas dos especificaciones, sin embargo la implementación y evaluación del sistema serán una decisión de la empresa. Finalmente es nuestro deber como estudiantes de Ingeniería de Producción involucrarnos en el proceso productivo de empresas colombianas que se verán beneficiadas con nuestros conocimientos en las diferentes áreas, es por ello que queremos aplicar las herramientas y habilidades desarrolladas a lo largo de la carrera en un campo de acción práctico en Industrias Ectricol S.A.S.

18 1 GENERALIDADES 1.1 PROBLEMA Descripción del problema Industrias Ectricol S.A.S., es una empresa especializada en la gestión de proyectos que van desde el diseño y fabricación de celdas en MT y tableros eléctricos. Actualmente la empresa se encuentra certificada en calidad bajo los lineamientos de la norma ISO 9001:2008, sin embargo, aunque genera ambientes de trabajo seguro y el nivel de accidentalidad no es elevado, no cuenta con la certificación OHSAS ni RUC lo cual se ve reflejado en pérdida de licitaciones en el sector de hidrocarburos donde uno de los requisitos es este Formulación del problema. Con la propuesta de documentación del Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, la empresa Industrias Ectricol S.A.S. logrará obtener la certificación RUC y OHSAS para la mejora continua en la gestión del riesgo, motivación y bienestar en los trabajadores, así como facilidades para participar en licitaciones del sector de hidrocarburos? 1.2 OBJETIVOS General Elaborar la propuesta de documentación del Sistema de Gestión de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, con el fin de obtener la certificación RUC y OHSAS para la mejora continua en la gestión del riesgo, motivación y bienestar en los trabajadores, así como facilidades para participar en licitaciones del sector de hidrocarburos. 3

19 1.2.2 Específicos Elaborar la evaluación de peligro y factores de riesgo en cada puesto de trabajo, para realizar planes de acción que disminuyan o eliminen éstos. Comparar y analizar los requisitos exigidos por la norma OHSAS y RUC con el fin de establecer la gestión de la empresa con respecto a estas. Generar la propuesta de documentación de la norma OHSAS y RUC dentro de la empresa Industrias Ectricol S.A.S. 1.3 ALCANCE El alcance de este proyecto es la elaboración de la propuesta de documentación para el diseño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional con base en la norma OHSAS y RUC; no se realizará la implementación ni la evaluación del sistema debido a la duración del proyecto, además es decisión de la empresa implementarlo o no. 1.4 METODOLOGÍA El proceso a seguir para la elaboración de la propuesta de documentación de la Norma OHSAS en la empresa Industrias Ectricol S.A.S., está compuesto por las siguientes cinco (5) fases: FASE 1: Exploración Visita de acercamiento: Inspección inicial a las instalaciones de la empresa para realizar una exploración preliminar y un acercamiento, buscando evaluar los peligros y factores de riesgo en cada puesto de trabajo y observar el avance presente en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial. Elaboración del marco conceptual: Investigación teórica sobre el tema, definiendo a que se refiere, hacia donde debe enfocarse, cuales son las tendencias, legislación aplicable. 4

20 FASE 2: Recolección de la información Comparación normativa: En esta fase se realizará un comparativo de los requisitos exigidos en la norma OHSAS y RUC que facilite la implementación de ambas bajo los parámetros establecidos por cada una. Recolección de la información: Se investigara dentro de la empresa que información existe sobre Salud Ocupacional y Seguridad Industrial como procedimientos, programas, formatos, etc. que puedan ser útiles para determinar el nivel de avance de la empresa en el tema. FASE 3: Análisis de la información Organización de la información obtenida: En este punto hay que clasificar y analizar la información recolectada durante el tiempo de ejecución de la fase anterior, para establecer el punto de partida para la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y salud Ocupacional en la empresa. FASE 4: Diseño de la propuesta Etapas para la documentación: Con ayuda de la información recolectada se define la secuencia de actividades a desarrollar para la documentación de la norma OHSAS y RUC, evidenciando los documentos a generar, tales como procedimientos, matrices, formatos e instructivos. FASE 5: Presentación de la propuesta. Presentación de la propuesta: Finalmente la propuesta será presentada a la Gerencia de Industrias Ectricol S.A.S. para su posterior aprobación e implementación. 5

21 2 MARCO REFERENCIAL 2.1 MARCO HISTÓRICO Aspectos Generales de la Empresa Industrias Ectricol S.A.S. Nombre: Industrias Ectricol S.A.S. Nit: Teléfono: Dirección: Carrera 29 No Barrio 11 de Noviembre Representante Legal: Antonio Hincapié Industrias Ectricol S.A.S. nace en 1992 como una empresa familiar, dedicada a los montajes y mantenimientos eléctricos industriales. Posteriormente en 1995 se trazo una nueva estrategia con la misión de encaminar sus objetivos a los procesos de fabricación. Contando con fortalezas como las instalaciones físicas adecuadas, el recurso humano competente y un patrimonio estable, se asumió el gran reto de cumplir con altos estándares de calidad. Fue así, como en octubre de 1999 el ICONTEC otorgó la certificación ISO 9001:2000, cuyo alcance es: Fabricación de celdas de entrada y salida y protección 11.4 y 34.5 Kv, celdas y armarios de medidores en baja y media tensión, tableros de distribución y control y bancos de condensadores. En febrero del 2011 el sistema de Calidad fue nuevamente certificado por Bureau Veritas Quality International (BVQI), bajo los lineamientos de la norma ISO 9001:2008 permitiendo consolidar la participación en un mercado dinámico y competitivo Tamaño Industrias Ectricol S.A.S. está clasificada como mediana empresa por el volumen de sus activos y cuenta aproximadamente con cien trabajadores en todas sus áreas. 6

22 La siguiente tabla describe el número total de trabajadores diferenciando la parte operativa de los administrativos, así como las mujeres de los hombres. Tabla 1 Número total de trabajadores CLASIFICACIÓN HOMBRES MUJERES TOTAL Administrativos Operativos TOTAL Fuente. Industrias Ectricol S.A.S Misión Industrias Ectricol S.A.S. ofrece productos y servicios integrales de alta calidad brindando a sus clientes seguridad y confiabilidad en el desarrollo de instalaciones eléctricas manteniendo la competitividad en el mercado Visión Industrias Ectricol S.A.S. se propone a corto plazo aumentar el reconocimiento de la organización en el sector eléctrico colombiano a través del posicionamiento de sus productos, servicio y nuevas tecnologías. 2.2 MARCO TEÓRICO Sistema de Gestión El sistema de gestión permite y facilita que el conjunto de procesos, recursos, competencias y personas que lo conforman, sepan cómo actuar, dirigir y controlar una organización. Igual que un organismo vivo, la organización interactúa con su entorno (proveedores, clientes, competidores, productos sustitutivos, sociedad) a través de un sistema de gestión. 1 1 VANEGAS. Edgar. VIVAS Tatiana. Diseño del Sistema integrado de gestión, basado en las normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, en la línea de proceso Agrícola de industrias UNITOOL LTDA. 7

23 Cualquier fallo en una operación de tipo industrial puede tener efectos adversos en la calidad del producto, pero a la vez puede tenerlos en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el medio ambiente. Es por esto que las empresas buscan alternativas que garanticen la seguridad y la protección del ambiente aumentando a la vez la productividad, la calidad y la competitividad. Estas alternativas se agrupan en tres sistemas de gestión: Calidad, Medio Ambiente,Seguridad y Salud Ocupacional, los cuales se pueden implementar en forma separada o como un sistema integrado que proporcionará múltiples beneficios como la satisfacción de los grupos de interés, la eliminación de duplicidad de documentos y la reducción de costos Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Seguridad y Salud Ocupacional se definen como las condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo 2 Al implementar un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, se obtiene el reconocimiento de las partes interesadas, es decir, empleados, clientes, proveedores, aseguradores, comunidad, contratistas, autoridades reguladoras y accionistas de que existe un sistema de gestión que le permite a la organización controlar sus riesgos de S&SO y mejorar su desempeño. 3 La implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional genera ciertos beneficios como: Consolidar la imagen de prevención de riesgos ante colaboradores, clientes, proveedores, entidades gubernamentales y la comunidad. Otorgar una posición privilegiada frente a la autoridad competente, porque demuestra el cumplimiento de la reglamentación vigente y de los compromisos adquiridos. 2 Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional STALLWOOD, Clive. REVISTA MAPHRE SEGURIDAD, Número monográfico sobre prevención de riesgos laborales, Articulo Articulo por la norma OHSAS 18001, Pág

24 Dar mayor poder de negociación con las compañías aseguradoras, gracias a la garantía de la gestión del riesgo de la empresa. Asegurar la credibilidad centrada en el control de la seguridad y la salud ocupacional. Mejorar el manejo de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, ahora y en el futuro Norma OHSAS OHSAS es un estándar voluntario que establece los requisitos para evaluar y certificar el sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Proporciona a las organizaciones un modelo de sistema que permite identificar y evaluar los riesgos en el trabajo y los requisitos que la ley exige en cada caso. Figura 1. Ciclo de Mejora PHVA de OHSAS Fuente. 4 ADA CONSULTORES OHSAS 18001, (En línea). Disponible en la Web: 9

25 La creciente demanda de la comunidad internacional por disponer de un estándar que permitiera armonizar los requisitos existentes en seguridad y salud ocupacional impulsó a seguir el modelo OHSAS Occupational Health and Safety Assessment Series, desarrollado como una herramienta que facilita la integración de los requisitos de seguridad y salud ocupacional con los requisitos de calidad, ISO 9000 y de administración ambiental, ISO La OHSAS establece los requisitos que permiten a las empresas controlar sus riesgos de seguridad y salud ocupacional y a su vez, dar confianza a quienes interactúan con las organizaciones respecto al cumplimiento de dichos requisitos. Esta norma hace énfasis en las prácticas proactivas y preventivas, mediante la identificación de peligros y la evaluación de control de los riesgos relacionados con el sitio de trabajo. La norma OHSAS tiene un enfoque estructurado de gestión en seguridad y salud ocupacional y hace énfasis en las prácticas preventivas, mediante la identificación de peligros y la evaluación de control de los riesgos relacionados con el sitio de trabajo. 5 La serie de normas OHSAS están planteadas como un sistema que establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, que habilita a una empresa para formular una política y objetivos específicos asociados al tema, considerando requisitos legales e información sobre los riesgos inherentes a su actividad, en este caso a las actividades desarrolladas en la industria metalmecánica. Estas normas buscan a través de una gestión sistemática y estructurada asegurar el mejoramiento de la seguridad y salud ocupacional en el lugar de trabajo. A continuación se presentan los elementos de esta gestión sistemática: Una característica de OHSAS es su orientación a la integración del SGPRL (Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales), elaborado conforme a ella en otros sistemas de gestión de la organización (Medio ambiente y/o calidad). Las normas no pretenden suplantar la obligación de respetar la legislación respecto a la seguridad y salud ocupacional de los trabajadores, ni tampoco a los agentes involucrados en la auditoría y verificación de su cumplimiento, sino 5 LOPEZ VARCARCEL, Alberto. Seguridad y salud en el trabajo en el marco de la globalización de la economía. Pág

26 que como modelo de gestión que son, ayudarán a establecer los compromisos, metas y metodologías para hacer que el cumplimiento de la legislación en esta materia sea parte integral de los procesos de la organización. Esta norma es aplicable a cualquier empresa que desee: Establecer un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, para proteger el patrimonio expuesto a riesgos en sus actividades cotidianas; Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional; Asegurar la conformidad de su política de seguridad y salud ocupacional establecida; Demostrar esta conformidad a otros; Buscar certificación de sus sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, otorgada por un organismo externo; Hacer una autodeterminación y una declaración de su conformidad y cumplimiento con estas normas OHSAS RUC Es un sistema de información operado por el CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD en donde se recopilan los resultados sobre la GESTION de los contratistas del sector Hidrocarburos en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Objetivos Lograr el desarrollo armónico de los programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente del Sector Hidrocarburos a través de un proceso de evaluación, que permita dinamizar el mejoramiento continuo en la gestión aplicada por las empresas, para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de sus expectativas de eficiencia. 11

27 Alcance El RUC fue adoptado desde 1998 por las compañías operadoras del sector hidrocarburos como sistema de información y consulta al que acudirán para la convocatoria de ofertantes en los procesos de licitación. Ofrece a las empresas inscritas, un sistema de evaluación y seguimiento sobre la gestión y el cumplimiento de los requisitos legales resumidos en la "Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos" Beneficios para el Sector de Hidrocarburos Impulsar en el sector de Hidrocarburos la implementación de los estándares de desempeño requeridos para lograr la efectividad y calidad de las operaciones desarrolladas, de acuerdo con la guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos. Centralizar la información de desempeño de las firmas contratistas que intervienen en las diferentes fases de operación de hidrocarburos Beneficios Para las Empresas Igualdad de condiciones para los contratistas en el cumplimiento de los requisitos en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ante las operadoras que adelanten procesos de licitación. Evaluación de la Gestión de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente por un tercero neutral (CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD). Cumplimiento de las exigencias de ley en la definición y aplicación de los programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Visitas de seguimiento adicionales, de acuerdo a las condiciones estipuladas en el ítem e, artículo 12 del reglamento del RUC, que fomentarán el compromiso y efectividad de las medidas aplicadas para el 12

28 cumplimiento de la guía del Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos. Disposición de profesionales calificados para la realización de las visitas de evaluación y seguimiento. Informe de la gestión desarrollada en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente que incluye, perfil gráfico de desempeño, aspectos conformes y no conformes con la guía del Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos y requisitos legales y de la guía que se deben cumplir. Perfil de desempeño por contrato y global para operadoras. 2.3 MARCO LEGAL A continuación se presentan las normas que se tienen como referencia para la propuesta de documentación de la norma OHSAS y RUC dentro de la empresa Industrias Ectricol S.A.S.: NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC - OHSAS editada por el instituto de normas técnicas y certificación ICONTEC Establece un conjunto de requisitos relacionados con los sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo y que permite a una organización controlar sus riesgos laborales y mejorar su rendimiento en materia de Seguridad y Salud. Ley 100 de 1993 estableció la estructura de la Seguridad Social en el país, la cual consta de tres componentes como son: El Régimen de Pensiones Atención en Salud Sistema General de Riesgos Profesionales. Cada uno de los anteriores componentes tiene su propia legislación y sus propios entes ejecutores y fiscales para su desarrollo. En el caso específico del Sistema de Riesgos Profesionales, existe un conjunto de normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los 13

29 trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, además de mantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional. El pilar de esta legislación es el Decreto Ley 1295 de 1994, cuyos objetivos buscan establecer las actividades de promoción y prevención tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de los trabajadores, fijar las prestaciones de atención en salud y las prestaciones económicas derivadas de las contingencias de los accidentes de trabajo y enfermedad profesional, vigilar el cumplimiento de cada una de las normas de la Legislación en Salud Ocupacional y el esquema de administración de Salud Ocupacional a través de las ARP. Particularmente, el Decreto 1295 en su Artículo 21 Literal D, obliga a los empleadores a programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del programa de Salud Ocupacional en la empresa y su financiación. En el Artículo 22 Literal D, obliga a los trabajadores a cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del programa de Salud Ocupacional de las empresas. En la Resolución de 1989 en el Artículo 4 y Parágrafo 1, se obliga a los empleadores a contar con un programa de Salud Ocupacional, específico y particular, de conformidad con sus riesgos potenciales y reales y el número de los trabajadores. También obliga a los empleadores a destinar los recursos humanos financieros y físicos, indispensables para el desarrollo y cumplimiento del programa de Salud Ocupacional, de acuerdo a la severidad de los riesgos y el número de trabajadores expuestos. Igualmente los programas de Salud Ocupacional tienen la obligación de supervisar las normas de Salud Ocupacional en toda la empresa, y en particular, en cada centro de trabajo. Dada la complejidad y magnitud de esta tarea, se hace necesario que los programas de Salud Ocupacional sean entes autónomos, que dependan directamente de una unidad Staff de la empresa, para permitir una mejor vigilancia y supervisión en el cumplimiento de cada una de las normas emanadas de la Legislación de Salud Ocupacional. De acuerdo a estos parámetros, la Universidad del Valle cuenta con la Sección de Salud Ocupacional adscrita a la Vicerrectoria de Bienestar Universitario, siendo consecuente con lo estipulado en el artículo 127 del Capítulo III Ley 30 de 1992 o Ley General de Educación, que obliga a las instituciones de Educación Superior, a contar con un modelo de Bienestar Universitario, que a través de sus 14

30 entes administrativos, vele por el bienestar físico, psicoafectivo, espiritual, social y ambiental laboral, de estudiantes docentes y funcionarios que componen la comunidad universitaria. A continuación se describen los principales Decretos y Resoluciones que reglamentan la Salud Ocupacional en Colombia: Ley 9a. De 1979, es la Ley marco de la Salud Ocupacional en Colombia. Decreto 614 de 1984, que crea las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional. Decreto 1295 de 1994, que establece la afiliación de los funcionarios a una entidad Aseguradora en Riesgos Profesionales (ARP). Decreto 1772 de 1994, por el cual se reglamenta la afiliación y las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales. Decreto 1832 de 1994, por el cual se adopta la Tabla de Enfermedades Profesionales. Decreto 1834 de 1994, por el cual se reglamenta el funcionamiento del Consejo Nacional de Riesgos Profesionales. 6 Resolución 2013 de 1986, que establece la creación y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en las empresas. Resolución 2400 de 1979, conocida como el "Estatuto General de Seguridad". Resolución 1016 de 1989, que establece el funcionamiento de los Programas de Salud Ocupacional en las empresas. 6 UNIVERSIDAD DEL VALLE Marco Legal, (En línea). Disponible en la Web: 15

31 3 DESARROLLO DE LA METODOLOGIA DE TRABAJO La elaboración de la Propuesta de Documentación OHSAS y RUC en la Empresa Industrias Ectricol S.A.S., se fundamenta en cinco fases de trabajo que incluyen desde la exploración, recolección y análisis de la información, hasta la elaboración y presentación de la propuesta documental como base fundamental para obtener la certificación RUC y OHSAS Cada una de las cinco fases se desarrolla de acuerdo con los objetivos específicos. A continuación se relaciona el objetivo 1 el cual determina Elaborar la evaluación de peligro y factores de riesgo en cada puesto de trabajo, para realizar planes de acción que disminuyan o eliminen éstos, y se relaciona directamente con la primera fase. 3.1 FASE 1: EXPLORACIÓN Visita de Acercamiento Para lograr un conocimiento preliminar sobre la situación inicial de la empresa INDUSTRIAS ECTRICOL S.A.S, se realizó un recorrido por las instalaciones de la sede Metalmecánica y la sede de Ensamble Eléctrico con el fin de hacer una inspección visual que permitiera establecer las condiciones generales de puestos de trabajo, condiciones ambientales y de salud de los trabajadores, esto con el fin de detectar posibles peligros y factores de riesgo además de observar el avance presente en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y ambiente. Una vez realizado el recorrido y la toma de evidencias que permitiera el comienzo del desarrollo de la propuesta se continúo con el siguiente paso Elaboración del Marco Conceptual Después de la visita de acercamiento a las dos Sedes productivas de Industrias Ectricol S.A.S., se procedió a realizar la investigación teórica sobre la norma OHSAS y la guía RUC, definiendo a que se refiere cada una, hacia donde deben enfocarse, cuales son las tendencias y legislación aplicable. Esta información se encuentra referenciada y consolidada en el numeral 2.2 y 2.4 del 16

32 presente documento. 3.2 FASE 2: RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Comparación Normativa Esta fase comprende la búsqueda de los requisitos documentales de obligatoria elaboración exigidos por la norma OHSAS y los exigidos por el Formato y la Guía RUC para compararlos entre si y unificar los criterios de ambas con el objeto de facilitar la elaboración de la propuesta de documentación, y posterior implementación por parte de la empresa si así lo desea; en esta comparación se detecto que hay numerales que son iguales, similares o simplemente están en una sola norma. El siguiente cuadro permite observar los numerales de OHSAS y RUC y la relación entre una y otra. Tabla 2. Cuadro Comparativo Requisitos Documentales Exigidos por OHSAS y RUC CUADRO COMPARATIVO DE REQUISITOS DOCUMENTALES EXIGIDOS POR OHSAS Y RUC RUC 1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial 2.1. Documentación (Manual del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente RUC) 2.1. Documentación (Control de Documentos y Datos) OHSAS 4.6 Revisión por la Dirección 4.1 Requisitos Generales 4.2 Política de SISO Objetivos y Programas Documentación Control de Documentos Control de Registros 2.2. Requisitos legales y de otra índole Evaluación de cumplimiento Legal y otros 2.3. Funciones y Responsabilidades Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad 17

33 Tabla 2. (Continuación) CUADRO COMPARATIVO DE REQUISITOS DOCUMENTALES EXIGIDOS POR OHSAS Y RUC RUC 2.3. Funciones y Responsabilidades 2.6. Programa de Inducción y Re inducción en SSOA 2.7. Motivación, Comunicación, participación y consulta OHSAS Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (gestión del riesgo) Administración de contratistas y proveedores Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo (Evaluaciones Médicas Ocupacionales) Subprograma de Seguridad Industrial (Programa de Mantenimiento de Instalaciones y Equipos Planes de Emergencia Programa Gestión Ambiental NA Identificación de Peligros, validación del Riesgo y Determinación de controles Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Control Operacional Comunicación Participación y consulta Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Preparación y respuesta ante emergencias Subprograma de gestión ambiental (Plan de Gestión de Residuos) Subprograma de gestión ambiental (Estándares y Procedimientos) 4.1 Incidentes (accidentes y casi accidentes) del Trabajo y Ambientales 4.2 Auditoria Internas al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente 4.3. Acciones Correctivas y Preventivas NA NA Investigación de Incidentes Auditoría interna No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 18

34 Tabla 2. (Continuación) CUADRO COMPARATIVO DE REQUISITOS DOCUMENTALES EXIGIDOS POR OHSAS Y RUC RUC OHSAS 4.5. Seguimiento a los requisitos legales (Programa de Salud Ocupacional) Medición y Seguimiento del desempeño evaluación de cumplimiento legal y otros 4.5. Seguimiento a los requisitos legales. (Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial) (Comité Paritario de Salud Ocupacional ó Vigía de Salud Ocupacional.) Fuente. Norma OHSAS 18001, Formato y guía RUC Medición y Seguimiento del desempeño evaluación de cumplimiento legal y otros Recolección de la Información Una vez se han definido los requisitos documentales comunes para OHSAS y RUC, se procede a investigar dentro de la empresa la información existente como procedimientos, programas, formatos, etc. relacionados con la Gestión en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, para determinar el avance de la compañía. Así mismo, en el desarrollo de esta etapa se evidencia que la empresa cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad que facilita la revisión de la documentación y la preparación de la nueva propuesta documental para OHSAS y RUC. A continuación se listan los documentos encontrados en la empresa Industrias Ectricol S.A.S, los cuales corresponden a algunos de los requisitos básicos para Salud Ocupacional y Seguridad Industrial: Programa de Salud Ocupacional. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. Reporte e Investigación de Accidentes de Trabajo. Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO). Manejo de Elementos de Protección Personal. Matriz de factores de riesgos. Exámenes de ingreso, periódicos y de egreso. Programa de Medicina Preventiva. 19

35 ALMACÉN ALMACÉN Sin embargo se evidencia que el control y seguimiento a estos documentos no es del todo completa, y es realmente importante el permanente refuerzo de la gestión en Salud Ocupacional y Seguridad Industrial. Así mismo se detecta que no existe documentación ni control en temas ambientales. 3.3 FASE 3: ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Luego de realizar varias visitas a la empresa para evaluar el avance de la misma en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, se obtuvo información valiosa para determinar el estado no solo documental sino de implementación de OHSAS y RUC Información Obtenida en la Fase de Exploración Al realizar la fase de exploración y acercamiento en terreno se observaron diversas etapas del proceso metalmecánico para la fabricación de la estructura de los tableros eléctricos que produce Industrias Ectricol S.A.S., encontrando que la mayoría de sus procesos deben ser controlados para evitar riesgos elevados. A continuación se presenta la inspección de Diagnóstico de OHSAS y RUC en la Sede Metalmecánica. Tabla 3. Inspección de Diagnóstico OHSAS y RUC Metalmecánica. INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC METALMECÁNICA ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC El fosfatizante, la pintura electrostática y el agua desionizada se encuentran sin hoja de seguridad Control Operacional Subprograma de Seg. Ind. (Hojas de Seguridad de Materiales y Productos) La estantería no se encuentra anclada a la pared Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) 20

36 MAQUINADO METALMECÁNICA MAQUINADO MAQUINADO MAQUINADO MAQUINADO MAQUINADO ALMACÉN Tabla 3. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC METALMECÁNICA ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC Hace falta un extintor en esta área Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) El área del material procesado para reutilizarlo no se encuentra señalizado Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Cerramiento, señalización y demarcación) No se encuentran las instrucciones para el uso adecuado y precauciones con el ascensor Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Cerramiento, señalización y demarcación) Las máquinas no tienen instrucciones de uso y mantenimiento Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Cerramiento, señalización y demarcación) Se evidencian canecas vacías debajo del ascensor Control Operacional Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) No hay seguimiento de la disposición final del agua desionizada y el aceite con la persona que se la lleva. N.A Plan de Gestión de Residuos. El aceite que sale de la maquina se encuentra cerca de tomas eléctricas con alto potencial de peligro por incendio N.A Plan de Gestión de Residuos. No hay rótulos de identificación para sustancias residuales Control Operacional Subprograma de Seg. Ind. (Hojas de Seguridad de Materiales y Productos) 21

37 CAFETERÍA SOLDADURA SOLDADURA METALMECÁNICA METALMECÁNICA MAQUINADO METALMECÁNICA MAQUINADO Tabla 3. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC METALMECÁNICA ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC Obstaculización de tablero general de distribución con retales de lámina Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) No esta identificado el cuarto en donde se encuentran elementos de aseo Control Operacional Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) Las escaleras deben tener pasamanos en los dos lados y solo se encuentra en uno solo Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. Identificación de todas las sustancias que se encuentran en el segundo piso, en el área de soldadura Control Operacional Subprograma de Seg. Ind. (Hojas de Seguridad de Materiales y Productos) Almacenamiento incorrecto en alturas Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) Obstrucción de elementos de atención de emergencias Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) El extintor no tiene soporte y se encuentra mal ubicado Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) El botiquín de primeros auxilios que se encuentra en la cafetería esta mal ubicado Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) 22

38 METALMECÁNICA PULIDO PULIDO PULIDO PULIDO METALMECÁNICA SOLDADURA METALMECÁNICA Tabla 3. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC METALMECÁNICA ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC Revisar si en las mangueras de los equipos de soldadura se encuentran atrapa llamas Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. No hay mantenimiento a los manómetros de los equipos de soldadura Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. No se cuenta con alarma de emergencia Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Las lámparas del cuarto de pulido no se encuentran bien aseguradas Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. Obstrucción de salida de almacén por maquina cortadora de angulo Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Falta señalización y espacio definido para elementos de aseo Control Operacional Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) No hay mantenimiento a los ventiladores del cuarto de pulido Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. Se evidencian epp que ya no se usan en las diferentes áreas de la planta Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Elementos de Protección Personal. 23

39 PREENSAMBLE MAQUINADO SOLDADURA METALMECÁNICA METALMECÁNICA METALMECÁNICA Tabla 3. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC METALMECÁNICA ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC Los extintores se encuentran sucios Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) No existe identificación para las rutas de evacuación Preparación y Los trabajadores no saben cuales son los respuesta ante puntos de encuentro. emergencias. No se ha realizado ningún simulacro de evacuación Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Respiradores ubicados en lugares inadecuados Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Elementos de Protección Personal. Mejorar la señalización y demarcación de la planta Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) No se encuentran instrucciones para el ingreso a la planta Preparación y respuesta ante emergencias Visitantes, comunidad y autoridad. Hace falta demarcar rutas de acceso y tránsito en la planta Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Fuente. Autoras. Como se observa en el cuadro anterior, en la Sede Metalmecánica, el proceso productivo es ordenado; sin embargo existen algunas condiciones inseguras que ponen en riesgo la salud y seguridad de los trabajadores y el medio ambiente, ya que se evidencian sustancias químicas que no son debidamente almacenadas ni identificadas, falta de señalización en áreas de tránsito y maquinaria, almacenamiento y disposición inadecuada de residuos sólidos, extintores 24

40 ELECTRO PLATEADO ALMACÉN CAFETERIA ALMACÉN ENSAMBLE ALMACÉN vencidos, obstruidos o ausencia de los mismos en las áreas que lo requieren, obstrucción de salidas de emergencias, entre otros. Así mismo, se realizo una inspección de acercamiento a la planta de Ensamble Eléctrico en donde se evidenciaron los siguientes hallazgos: Tabla 4. Inspección de Diagnóstico OHSAS y RUC Ensamble Eléctrico. INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC ENSAMBLE ELÉCTRICO ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIÓN OHSAS NUMERALES AFECTADOS RUC Las láminas que están en el piso están mal ubicadas y pueden generar tropiezos. Hay tornillos obstruyendo los pasillos de transito del almacén Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) Solo hay dos extintores en Planta de Ensamble y uno de ellos se encuentra vencido y muy sucio Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) El extintor del almacén se encuentra ubicado detrás de la puerta Preparación y respuesta ante emergencias Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Productos posiblemente inflamables y químicos sin hoja de seguridad y almacenados indadecuadamente Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Subprograma de Seg. Ind. (Hojas de Seguridad de Materiales y Productos) Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) 25

41 ENSAMBLE ALMACÉN ALMACÉN ÁREA DE SERVIDORES ENSAMBLE ENSAMBLE Tabla 4. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC ENSAMBLE ELÉCTRICO ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIÓN La camilla de Primeros Auxilios se encuentra ubicada detrás de la puerta de ingreso a la Planta de Ensamble. OHSAS Preparación y respuesta ante emergencias. NUMERALES AFECTADOS RUC Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Se encontraron residuos no clasificados. N.A Plan de Gestión de Residuos. El área de servidor tiene riesgo alto debido a la temperatura de los equipos, la poca ventilación y el archivo muerto allí almacenado. Las áreas como el cuarto de los servidores tienen un diseño especial, referente al doble piso, aire acondicionado, etc. Las lámparas de la parte de atras del almacén estan colgadas improvisadamente con cabuya y alambre delgado. Los estantes del almacén deben estar anclados a la pared, techo o piso para evitar que por el peso se inclinen y se caigan. La celda que hay en la planta de ensamble no esta señalizada ni demarcada, además tiene una cobija encima que puede encenderse fácilmente en caso generarse un corto circuito Preparación y respuesta ante emergencias Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) Evidencia en campo (Cerramiento, señalización y demarcación) 26

42 LOCKERS LOCKERS ENSAMBLE ELECTRO PLATEADO ENSAMBLE ELECTRO PLATEADO ELECTRO PLATEADO ENSAMBLE Tabla 4. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC ENSAMBLE ELÉCTRICO ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIÓN Hay carretes de cable que no deberian estar ubicados tan alto, pues en caso de una emergencia, esos elementos son los primeros en caer y lesionar a las personas. OHSAS Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño. NUMERALES AFECTADOS RUC Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) En el área de electro plateado se encontró desorden y residuos Control Operacional Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) Se detecta riesgo eléctrico en la zona de Electro Plateado Se encontro que en cada esquina de la planta hay una escoba Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Control Operacional Evidencia en campo (Programas de Gestión) Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) Se encontraron EPP sucios y en desorden Elementos de Protección Personal. Careta de soldador sin puesto asignado Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Elementos de Protección Personal. Estopa colgada sin puesto asignado Control Operacional Evidencia en campo (Areas de trabajo aseadas y en orden) El área de lockers del personal tiene un techo improvisado con tablas que en algún momento se pueden caer Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. 27

43 ENSAMBLE ENSAMBLE ENSAMBLE RECEPCIÓN ENSAMBLE ENSAMBLE ENSAMBLE ENSAMBLE ENSAMBLE Tabla 4. (Continuación) INSPECCIÓN DE DIAGNÓSTICO OHSAS Y RUC ENSAMBLE ELÉCTRICO ÁREA REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIÓN Sustancias no identificadas ubicadas en cualquier lugar de la planta. Se encuentran sustancias combustibles sobre una OHSAS Control Operacional NUMERALES AFECTADOS RUC Subprograma de Seg. Ind. (Hojas de Seguridad de Materiales y Productos) Maquinas sin demarcación adecuada Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Cerramiento, señalización y demarcación) Se encontró un interruptor en mal estado e inseguro Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. Lámparas instaladas en inadecuadas condiciones Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. Lockers de Ensamble Eléctrico no están anclados a la pared Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Evidencia en campo (Almacenamiento adecuado de acuerdo a las normas de seguridad) En el pasamanos de la recepción hay un espacio muy amplio entre baranda y baranda que resulta peligroso Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Programa de Mantenimiento de instalaciones y equipos. No existe identificación para las rutas de Preparación y evacuación. respuesta ante Los trabajadores no saben cuales son los emergencias. puntos de encuentro. Las áreas de producción no se encuentran identificadas. Las personas del área de cableado trabajan todo el día de pie. Fuente. Autoras Preparación y respuesta ante emergencias Control Operacional Medición y seguimiento del desempeño Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Planes de Emergencia (Evidencia en campo) Progranas de gestión 28

44 CUMPLIMIENTO El cuadro anterior muestra que la Sede de Ensamble Eléctrico presenta situaciones similares a la planta de Metalmecánica, por ejemplo obstrucción y difícil acceso a los elementos de atención de emergencias, elementos de protección personal sucios y sin puesto asignado, desorden en áreas de trabajo y de almacenamiento de materiales, obstrucción de zonas de tránsito, productos químicos que no son debidamente almacenados ni identificados, residuos no clasificados, etc Información Obtenida en la Fase de Recolección de la Información. Al realizar el cuadro comparativo en la fase 2 de las exigencias documentales entre OHSAS y RUC, se procedió a verificar el cumplimiento de dichos requisitos por parte de industrias Ectricol S.A.S. A continuación se presenta el resumen de dicho cumplimiento: Tabla 5. Documentación Exigida por OHSAS y RUC DOCUMENTACION EXIGIDA POR OSHAS Y RUC Actualización del Procedimiento y formato de Revis ión por la Dirección. Actualización de Manual Sis tema Integrado de Ges tión. Actualización del procedimiento de Control de Documentos y Regis tros. Procedimiento de Identificación de Requis itos Legales Perfiles de Cargo. Procedimiento de Evaluación de des empeño. Procedimiento de Capacitación (inducción y reinducción). Plan de comunicación. Procedimiento para la identificación de peligros y as pectos ambientales. Matriz De Peligros. Matriz Ambiental. Procedimientos s eguros para tareas críticas. Programas para la Gestión del Riesgo. Procedimiento de Ges tión del cambio. Procedimiento de Contratis tas. Folleto Vis itantes. Procedimiento de exámenes médicos. NO NO SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO 29

45 CUMPLIMIENTO Tabla 5. (Continuación) DOCUMENTACION EXIGIDA POR OSHAS Y RUC Profes iograma. Programa de Mantenimiento Preventivo. Manuales, ins tructivos y procedimientos operativos con criterio de s eguridad. Programas de Gestión del Riesgo. Procedimientos s eguros para tareas críticas. Procedimiento para la selección y uso de equipos según criterios de seguridad. Procedimiento para la s elección y us o de herramientas s egún criterios de s eguridad. Plan de emergencias. Procedimiento para el tratamiento de los impactos ambientales. Plan de manejo integral de residuos. Procedimiento de Manejo Ambiental. Actualización del Procedimiento de Inves tigación de accidentes e incidentes. Actualización del Procedimiento de auditorías. Actualización del Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Actualización del Reglamento de Higiene y Seguridad Indus trial. Actualización del Programa de Salud Ocupacional. NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO SI SI SI SI SI Fuente. Autoras. A partir del cuadro anterior, se determina el porcentaje de cumplimiento de documentación OHSAS y RUC, por parte de Industrias Ectricol S.A.S. que se ve reflejado en la siguiente gráfica: Tabla 6. Estado de la Documentación ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN CANTIDAD SE DEBE ACTUALIZAR 7 SE DEBE ELABORAR 27 Fuente. Autoras. TOTAL 34 30

46 Figura 2. Cumplimiento Documental Industrias Ectricol S.A.S. Fuente. Autoras. De acuerdo con la grafica, se evidencia un cumplimiento del 24% con respecto al total de la documentación exigida, por lo cual se debe proponer a la empresa el 76% faltante de la misma. Es importante resaltar, que dentro del 24% de cumplimiento, existen documentos ajustados para la normatividad de ISO 9001 en la cual se encuentra certificada la empresa, pero deben ser actualizados, para incluir aspectos de OHSAS y RUC. Los documentos que se deben actualizar son: Control de Documentos y Registros. Revisión por la Dirección. Auditorias. Control de Acciones Correctivas y preventivas. Manual de Calidad. Matriz de de Identificación de Riesgos. Investigación de Accidentes e Incidentes. Programa de Salud Ocupacional. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. 31

47 3.4 FASE 4: DISEÑO DE LA PROPUESTA De acuerdo con las visitas de acercamiento, la información recolectada, la comparación normativa y el análisis de dicha información, se estableció la secuencia de actividades a llevar a cabo para la propuesta; a continuación se realiza una breve descripción de cada una Actualización de la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración del Riesgo y Determinación de Controles. Dentro de los documentos encontrados en la recolección de la información se evidenció la matriz de riesgos para la empresa Industrias Ectricol S.A.S la cual puede ser consultada en el Anexo 1, en ella se incluía: Encabezado de la matriz, en el cual se encuentra la descripción de la empresa como se muestra a continuación: Figura 3. Encabezado Matriz de Riesgos Existente MATRIZ DE PELIGROS NIT: NOMBRE EMPRESA Industrias Ectricol Hincapie e Hijos PROCESO Administrativo AREA/LUGAR: Sede administrativa, ensamble eléctrico y Metalmecánica RESPONSABLE DE LEVANTAR LA INFORMACIÓN: Adecco NOMBRE DEL PROFESIONAL: Rubiel Rojas FECHA DE LA EVALUACIÓN INICIAL: DIA: 1 y 2 MES: Octubre AÑO 2009 APROBADO POR: Antonio Hincapie FECHA PRÓXIMA EVALUACIÓN: DIA: MES: AÑO CARGO: Gerente General TIPO EVALAUCIÓN: INICIAL SEGUIMIENTO: (11 de Noviembre de 2010) Fuente. Autoras. Actividad, en esta sección de la tabla se tiene también el tipo de actividad (rutinaria y no rutinaria): Figura 4. Actividades Rutinarias y No Rutinarias. N ACTIVIDAD TIPO DE ACTIVIDAD RUTINARIA NO RUTINARIA 1 Administrativas X Fuente. Autoras. 32

48 PLANTA ESTUDIANTES PRÁCTICA TEMPORALES CONTRATISTAS CTA TOTAL HORAS EXPOSICIÓN Luego se encuentra la parte que contempla: Clase de Peligro Peligro Consecuencia del Peligro Expuestos (Planta, Estudiantes Práctica, Temporales, Contratistas, CTA y Total) Horas de Exposición Figura 5. Descripción del Peligro, Consecuencias y Números de Expuestos. EXPUESTOS CLASE DE PELIGRO PELIGRO CONSECUENCIAS DEL PELIGRO Ergonómica Existe trabajo prolongado sedente Fatiga, incomodidad, tensión y espasmos musculares, disbalance muscular por posturas prolongadas, dolores ósteo-musculares a diferentes niveles (cervical, lumbar, dorsal), trastornos circulatorios en las piernas Fuente. Autoras. Y finalmente están: Métodos de control Probabilidad (Baja, Media, Alta) Consecuencia (Ligeramente Dañino, Dañino y Extremadamente Dañino) Estimación del Riesgo Figura 6. Calificación del Riesgo Existente. Fuente. Autoras. 33

49 ÁREA FECHA EMISIÓN 15/11/2011 FECHA PROCESO OPERATIVO REVISIÓN 09/02/2012 REVISADO ÁREA DE TRABAJO Sin embargo esta se encontraba desorganizada y desactualizada, por lo cual se uso como base para la realización de la nueva matriz, tomando en cuenta los parámetros establecidos dentro de la norma OHSAS numeral de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles y lo estipulado dentro de la GTC 45, de esta manera la nueva matriz quedo con la siguiente estructura: Encabezado de la matriz en el cual se identifica el área, proceso, área de trabajo, fecha de emisión, fecha de revisión, quien elaboró, revisó, aprobó y los cargos involucrados. Figura 7. Encabezado Matriz de Riesgos Propuesta. ENSAMBLE ELECTRICO PRODUCCION SEDE PRINCIPAL FECHA REVISIÓN 09/04/2012 MATRIZ DE PELIGROS DE ENSAMBLE ELÉCTRICO APROBADO INDUSTRIAS ECTRICOL CARGOS INVOLUCRADOS ELABORADO ING. ÁNGELA PARDO ING. MARTHA PINZÓN ING. GUSTAVO VIVIANA OLAYA PAOLA CHOLO Director de planeación, ingeniero de materiales, director de ingeniería, coordinador diseño eléctrico, coordinador soporte técnico y garantías, coordinador producción ensamble eléctrico, asistente de pruebas y garantías, ingenieros de soporte, asistente de soporte, inspector HSEQ, supervisor de producción, técnico electricista, ayudante de electricidad, auxiliar de ingeniería SAP y materiales, conductor, asistente de almacén, almacenista Fuente. Autoras. Luego se procede a realizar la identificación de: Actividad Tipo de actividad (Rutinaria, No Rutinaria) Figura 8. Actividades Rutinarias y No Rutinarias (Propuesta) ACTIVIDAD TIPO DE ACTIVIDAD Traslados aéreos o terrestres NR Fuente. Autoras. Después se empieza a identificar los peligros y se define el factor de riesgo de acuerdo a la generalidad y especificidad de los mismos, se determina la consecuencia de estos y posteriormente se identifican los controles existentes dentro de la empresa: 34

50 Figura 9. Descripción de Peligros y Factores de Riesgo. PELIGRO FACTOR DE RIESGO GENERAL ESPECIFICO CONSECUENCIA CONTROLES EXISTENTES Exposición a atraco, robo, secuestro, heridas muerte. Seguridad De orden público Muerte, politraumatismos, heridas, golpes, fracturas Uso de Aerolíneas y empresas reconocidas de transporte Fuente. Autoras. Una vez realizado el paso anterior se realiza la valoración del riesgo el cual se calcula por medio de la siguiente fórmula: R= C * P en donde: R= Riesgo C= Consecuencia P= Probabilidad Del resultado de la fórmula se realiza la interpretación del riesgo y se determina si es o no aceptable, dicha interpretación se puede consultar en el Anexo 2 Procedimiento de Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles: Figura 10. Valoración de Riesgos de la Matriz Propuesta. VALORACION DEL RIESGO P C R INT. R ACEPTABLE? Tolerable SI Fuente. Autoras. De acuerdo a la calificación obtenida dentro de la valoración de los riesgos se establecen los controles propuestos para la disminución de la valoración inicial, esto con el fin de minimizar la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales a través de Programas y Planes de acción correspondientes a los Subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad Industrial e Higiene, entre otros. 35

51 Sin embargo es importante recalcar que para todos aquellos riesgos que dentro de la matriz estén identificados como no aceptables (Importante e intolerable) se deben proponer controles adicionales a la empresa y evaluarse de nuevo el riesgo, de manera que su evaluación sea aceptable para la organización. Figura 11. Controles Propuestos. ELIMINACIÓN SUSTITUCIÓN Ninguno Ninguno Ninguno CONTROLES PROPUESTOS CONTROLES DE SEÑALIZACIÓN O CONTROLES ADMINISTRATIVOS INGENIERIA Capacitación de Riesgo publico Establecimiento de eficientes medios de comunicación, con personal de la Empresa y con las redes de apoyo (Policía, etc.). Medevac Capacitación en atención de emergencias. Ninguno EPP Fuente. Autoras. Luego esta una columna de verificación de controles, la cual se encuentra para realizar futuras revisiones y actualizaciones de la matriz y finalmente se contempla la parte donde se establece una nueva valoración del riesgo. Figura 12. Disminución de Valoración de Riesgos. VERIFICACION DE CONTROLES Espacio para posteriores revisiones VALORACION RIESGO INTOLERABLE E IMPORTANTE - RIESGO RESIDUAL P C R INT. R ACEPTABLE? Trivial SI Fuente. Autoras. Así mismo se realizo un procedimiento para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles (Ver Anexo 2), dentro de este se aplican todas las definiciones establecidas en el numeral 3 de la NTC OHSAS y se definen los criterios a evaluar identificando cada uno de los peligros de acuerdo al tipo de actividad realizada dentro de la empresa; en dicho proceso se detecto la necesidad de elaborar dos matrices, una para el área metalmecánica la cual se puede observar en el Anexo 3 y la otra para el área de ensamble eléctrico, esta se encuentra en el Anexo 4 ya que la empresa cuenta con dos sedes. 36

52 CARGO ACTIVIDAD No. PERSONAS EXPUESTAS EQUIPOS SUSTANCIAS O MATERIALES OVEROL BOTA PUNTA DE ACERO CAFE WESLAND MONOGAFAS DE SEGURIDAD TRANSPARENTES PROTECTOR AUDITIVO ANATOMICO CON CORDÓN GUANTES DE VAQUETA GUANTES DE POLIURETANO RESPIRADOR PARA NIVELES MOLESTOS DE VAPORES Elaboración de la Matriz de EPP A partir de la elaboración de la Matriz de Identificación de Peligros, Valoración del Riesgo y Determinación de Controles, se propone documentar una matriz de EPP que sirve para establecer cuáles son los Elementos de Protección Personal que debe utilizar cada trabajador de acuerdo con la actividad que realiza y los riesgos a los cuales está expuesto. Para iniciar se tomo el listado de cargos existentes en la compañía, incluyendo también el objeto general de la actividad que realiza cada uno, el número de personas expuestas, equipos y/o herramientas que utiliza, sustancias o materiales químicos a los que está expuesto y finalmente todos los elementos de protección personal. A continuación se presenta el modelo de esta matriz con algunos EPP, adicionalmente la matriz propuesta a Industrias Ectricol S.A.S. se encuentra en el Anexo 5. Figura 13. Modelo Matriz de EPP MATRIZ DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Fuente. Autoras. Como complemento de la matriz de EPP, se elaboró un documento con las Especificaciones de los Elementos de Protección personal (Anexo 6), mencionados en la Matriz de EPP. Este documento permite evidenciar con facilidad las características que deben cumplir los elementos de protección personal de acuerdo con las actividades que realiza cada trabajador. La siguiente imagen señala un ejemplo del documento propuesto. 37

53 Figura 14. Especificaciones de EPP ESPECIFICACIONES DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Caracteristicas: GUANTES DE POLIURETANO (KLENGUAR) Revestimiento de espuma de Nitrilo que ofrece máxima clasificación a la abrasión (4 de 4 conforme EN388) Embalaje de piezas pequeñas Embalaje automotriz Respaldo negro que oculta las suciedades y manchas Manipulación de materiales 25% más productividad y destreza que los guantes de cuero convencionales Trabajos de almacén, envío y entrega de mercaderías Mantenimiento general Tejido de punto de Nylon sin costuras, proporcionando un nivel óptimo de respirabilidad y mayor comodidad Más confortable dado su diseño anatómico Guante de Nitrilo morado libre de talco y látex Fuente. Autoras Elaboración de la Matriz Legal La Matriz Legal es un documento que sirve para establecer los lineamientos para la identificación, acceso y evaluación de los requisitos legales y otros en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, que sean aplicables al objeto social de la compañía para asegurar que sean conocidos, cumplidos y evaluados por los funcionarios involucrados. Para la elaboración de esta Matriz Legal se tomaron como referencia los riesgos e impactos existentes en Industrias Ectricol S.A.S. y de los cuales se han establecido requisitos legales nacionales a los cuales se debe dar cumplimiento. Así mismo, la herramienta que sirvió de apoyo para la elaboración de la Matriz de Requisitos legales fue el aplicativo de la ARP SURA, en la cual se ingresa el factor 38

54 de Riesgo con su riesgo específico y este proporciona la legislación aplicable a dicho requisito como se muestra en la siguiente imagen: Figura 15. Requisitos Legales por Riesgo ARP SURA Fuente. Además del aplicativo de la ARP SURA, también existen otras metodologías para la identificación de requisitos legales como: Publicaciones emitidas por ARSEG, en el compendio de normas legales sobre Salud Ocupacional. Internet, bibliotecas, asociaciones comerciales (sector) Fabricantes de equipos Proveedores de materiales Contratistas Provenientes del Consejo Colombiano de Seguridad. Publicaciones de ARP. Por indagaciones voluntarias de miembros de la organización en librerías, asesores de ARP. Capacitaciones en el tema de varios organismos que son propuestos en periódicos, revistas o por folletos que remiten a la organización universidades, institutos varios y corporaciones dedicadas a la formación académica en el tema. Comunicaciones expresas y documentadas de clientes quienes contractualmente determinan políticas y compromisos para cumplir en Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional. x Otros. Teniendo en cuenta que el presente proyecto es una propuesta documental, mas no de implementación, la empresa es quien debe determinar el porcentaje de 39

55 cumplimiento y las actividades o documentos que lo evidencian, con el fin de establecer planes de acción para aquellos requisitos que no se estén cumpliendo totalmente. Para efectos prácticos, la Matriz Legal se dividió en dos partes, una para requisitos relacionados con Salud Ocupacional y Seguridad Industrial y otros (Anexo 7) y otra para los requisitos Ambientales (Anexo 8). Por otra parte, dando cumplimiento a los numerales Requisitos Legales y Otros y Evaluación de cumplimiento legal y Otros de la norma OHSAS 18001, se elaboro el documento de Identificación y Evaluación de Los Requisitos Legales y Otros en el cual se establecen los criterios para la identificación, actualización y divulgación de los requisitos legales Elaboración de la Matriz Ambiental La Matriz Ambiental es una herramienta muy importante ya que permite identificar las alteraciones ambientales causadas por las actividades humanas, de esta manera es posible establecer las consecuencias de estas en donde se lleve a cabo la acción. Una vez identificados los efectos, es posible establecer medidas preventivas que permitan disminuir o controlar los impactos para afectar lo menos posible al medio ambiente. Para la construcción de esta Matriz Ambiental se tomo como referencia la Guía Metodológica para la evaluación del Impacto Ambiental de Vicente Conesa Fernández en la cual se especifica la metodología para realizarla (Ver Anexo 9), a continuación se presentan los criterios de calificación 7 : INTENSIDAD (I): Grado de Incidencia de la acción sobre el factor ambiental en que actúa. 1 Afectación mínima 12 Destrucción total del factor ambiental 7 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES, (En línea). Disponible en la Web: 40

56 Valores entre estos dos términos = Situaciones intermedias EXTENSIÓN (EX): Área de Influencia del impacto en relación con el entorno. 1 Impacto Puntual 2 Impacto Parcial 4 Impacto Extenso 8 Impacto Total MOMENTO (MO): Tiempo que transcurre entre la aparición de la acción y el comienzo del efecto sobre el factor del medio considerado. 1 Más de 5 años (Largo plazo) 2 De uno a 5 años (Medio plazo) 4 Inferior a 1 año (Corto Plazo) PERSISTENCIA (PE): Se refiere al tiempo que supuestamente, permanecería el efecto desde su aparición y, a partir del cual el factor afectado retornaría a las condiciones iniciales previas a la acción por medio naturales o mediante la introducción de medidas correctivas 1 Inferior a 1 año (Fugaz) 2 De uno a 10 años (Temporal) 4 Más de 10 años (Permanente) REVERSIBILIDAD (RV): Se refiere a la posibilidad de reconstrucción del factor ambiental afectado. 1 Reversible a Corto plazo 2 Reversible a Medio plazo 4 Efecto Irreversible RECUPERABILIDAD (MC): Se refiere a la posibilidad de reconstrucción, parcial o total, del factor ambiental afectado. 1 Totalmente Recuperable inmediatamente 2 Totalmente Recuperable a Mediano plazo 4 Efecto Mitigable 8 Efecto Irreparable 41

57 SINERGIA (SI): La componente total de la manifestación de los efectos simples, provocados por acciones que actúan simultáneamente, es superior a la que podría esperarse las a acciones cuando ocurrieran individuamente. 1 Acción no Sinérgica 2 Sinergia Moderada 4 altamente Sinérgico ACUMULACIÓN (AC): Incremento progresivo de la manifestación del efecto, cuando la acción que lo genera persiste de manera continua o reiterada. 1 Sin efectos acumulativos 4 Con efectos acumulativos EFECTO (EF): Se refiere a la relación causa-efecto. 1 El efecto no es consecuencia directa de la acción (Secundario) 4 El efecto es consecuencia directa de la acción (Primario) PERIODICIDAD (PR): Regularidad de manifestación del efecto, bien sea de manera cíclica o recurrente (Efecto Periódico), de forma impredecible en el tiempo (efecto Irregular), o constante en el tiempo (efecto Continuo) 1 Efecto Periódico 2 Efecto Irregular 4 Efecto Continuo Elaboración y Actualización de Procedimientos Tomando como base el cuadro comparativo entre OHSAS y RUC en donde se determinaron los documentos exigidos y de acuerdo a los controles propuestos para los riesgos identificados como importante e intolerable dentro de la matriz de identificación de peligros, valoración del riesgo y determinación de controles, se procedió a realizar la revisión de los documentos existentes para ajustarlos a las necesidades presentes de la organización y elaborar los documentos faltantes para que quedaran acorde con la documentación de un sistema integrado de gestión. 42

58 Los documentos a actualizar deben contar con una estructura básica la cual se determina de la siguiente manera: PORTADA. De acuerdo con lo establecido dentro del Procedimiento de control de documentos y registros esta debe contener la siguiente información: Código del Documento (Centrado) Título del Documento (Centrado) Una tabla de 2 filas x 3 columnas las cuales deben contener en su orden: Rev. (Se establece que la revisión 0 corresponde a la primera publicación del documento y/o formulario), Elaboro: Cargo, Reviso: cargo, Aprobó: (Gerente o Director de área). Esta tabla quedará en la parte inferior de la hoja. Figura 16. Encabezado de Procedimientos. (1) Logo de la Empresa Fuente. Autoras. (4) Revisión 0 (2) Titulo del procedimiento (5) Vigencia dd/mm/dddd (3) Código (6) Página X de Y CONTENIDO. La información inicial del documento debe contener: Titulo del Documento. Centrado y en Mayúscula. Objetivo. Descripción de lo que se logra con la ejecución del procedimiento. Alcance. Descripción del límite que tiene el procedimiento Definiciones. Si el documento así lo requiere, se darán las definiciones de los términos necesarios que permitan entender la ejecución del mismo. Descripción del Proceso o Instrucciones (solo para Instructivos) Procedimiento. Diagramas de Flujo. Si el documento lo requiere y hace más fácil su comprensión. Listado de Registros, Todos los documentos en los cuales para su ejecución se deben generar registros, se incluirá una tabla indicando el código, título del formato, diligenciado por, destinatario, Lugar de Archivo y Tiempo Mínimo de Retención 43

59 Anexos. Toda la información soporte del documento, si aplica. En el siguiente listado de documentos se describen los ajustes que se realizaron a cada uno de ellos: Procedimiento de Control de Documentos y Registros En este documento se realizó la introducción del concepto de Sistema Integrado de Gestión dentro de las definiciones, se remplazo todo lo que se encontraba como Sistema de Gestión de Calidad por Sistema de Gestión Integral y se cambio lo que antes se denominaba como dirección de Calidad por Dirección HSEQ. (Ver Anexo 10) Procedimiento de Investigación de Accidentes e Incidentes Dentro de este documento en la parte donde se definen los responsables se llevo a cabo el cambio de Responsable de Calidad por el de Responsable HSEQ, así mismo se realizó el cambio de estos conceptos en las diferentes partes del documento en donde se mencionaban, también en la parte donde se encuentran las definiciones del documento se dejaron las contempladas dentro de la Legislación Colombiana y se complemento añadiendo las definiciones según la norma OHSAS (Ver Anexo 11) Procedimiento de Auditorías En los cambios realizados a este procedimiento se contempla el ajuste de lineamientos para llevar a cabo las Auditorías Internas que aseguren que el Sistema Integrado de Gestión funcione adecuadamente y se mantenga bajo control, se nombran también las normas bajo las cuales se toman los criterios para las auditorías internas y se especifica que en las auditorías externas de ISO 9001, OHSAS y la Guía del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas, el área de HSEQ efectuará una retroalimentación con las áreas en donde existan oportunidades de mejora, y será la responsable de dar seguimiento de las tareas a ejecutar y del cierre de los Registro de Mejora, que se generen como resultado de la auditoría. (Ver anexo 12) 44

60 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas Para este procedimiento se ajusto en la descripción del proceso que cuando se presente una acción correctiva y/o preventiva en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional se debe realizar la evaluación del riesgo de la acción a implementar conforme al procedimiento de Identificación de Peligros, valoración del riesgo y determinación de controles, y al igual que en los demás documentos ajustados se remplaza lo concerniente con Calidad por HSEQ. (Ver anexo 13) Programa de Salud Ocupacional Uno de los primeros ajustes realizados a este documento es el de complementar el nombre del programa, de esta manera quedo como Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, se añaden también las responsabilidades en el tema de HSE y se introduce todo el tema de compromiso, responsabilidad, e inspecciones gerenciales, diagnostico de condiciones de trabajo, competencias, capacitación y entrenamiento, inducción, programas epidemiológicos, evaluaciones medicas ocupacionales, hojas de seguridad de los productos químicos, entre otros; también se complementan las definiciones introduciendo que es Medio Ambiente, Aspecto e Impacto Ambiental. Otros ajustes son los que se hicieron a la política, objetivos y metas y se elaboro la política de antitabaquismo, no alcohol y drogas, además se estructura una metodología para la sensibilización y participación de todo el personal de Industrias Ectricol S.A.S, también se involucra dentro de los subprogramas el de Gestión Ambiental y finalmente se describen las responsabilidades HSEQ relacionadas con los cargos de la empresa. (Ver Anexo 14) Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial En este reglamento se incluyo una tabla con los riesgos existentes en la matriz de identificación de peligros, valoración del riesgo y determinación de controles y la explicación de cada uno de ellos, además se incluye el tema de inducción al trabajador a las actividades que debe desempeñar, capacitándolo respecto a las medidas de prevención y de seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo específico que vaya a realizar. (Ver Anexo 15) 45

61 Una vez concluida la revisión y actualización de los documentos existentes dentro de la empresa se inicio con el proceso de elaboración de los documentos faltantes, teniendo como referente la estructura básica determinada para los procedimientos actualizados. A continuación se describe brevemente lo que se realizo en cada uno de los y el objeto por el cual se incluyeron dentro del Sistema Integrado de Gestión: Procedimiento y Formato de Revisión por la Dirección Para dar cumplimiento al numeral 4.6 Revisión por la dirección de OHSAS y el numeral 1.2 Elementos visibles del compromiso gerencial del RUC, se realizó un procedimiento en el cual se definieron las actividades y los parámetros a tener en cuenta durante la revisión del desempeño del Sistema Integrado de Gestión, para asegurar su mantenimiento y mejora continua (ver Anexo 16). Dentro de él también se estipulan las reuniones gerenciales en las cuales todos los responsables de área, revisan aspectos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente; los resultados deben ser registrados en el acta de reunión correspondiente. Además se establece que deben realizar inspecciones programadas por parte del Gerente y/o responsable de cada área verificando las condiciones de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en los puestos de trabajo de cada una de las sedes, y se elaboró el formato en el cual se establecen las preguntas acorde al tema HSE, las observaciones y el responsable (ver Anexo 17). Teniendo en cuenta los resultados de la revisión gerencial que debe quedar plasmada en el formato de Revisión por la dirección (Ver Anexo 18) se deben considerar nuevas estrategias o iniciativas, identificando oportunidades para la mejora en el desempeño de la empresa Manual del Sistema Integrado de Gestión (Política Integral y Objetivos del SIG) En este manual se describen los fundamentos de la norma NTC-ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 y RUC, que serán aplicados al desarrollo de las actividades 46

62 realizadas por Industrias Ectricol S.A.S, con el fin de proporcionar una guía para la aplicación del Sistema Integrado de Gestión basado en procesos. Se estipula la Política Integral en la cual se define el alcance del Sistema Integrado de Gestión acorde con la naturaleza y se establece el marco de referencia para la definición de los objetivos del sistema, el compromiso de la empresa con la satisfacción del cliente, la ejecución de trabajo seguro, la mejora continua del sistema, el cumplimiento de la legislación vigente medioambiental, de seguridad y salud ocupacional correspondientes y otros requisitos que haya suscrito la empresa. Se definen los objetivos del Sistema Integrado de gestión, los cuales son mediales, coherentes, realistas, alcanzables y consistentes con la Política Integral con el fin de identificar oportunidades de mejora al Sistema y aplicables a las diferentes áreas de la empresa. En el documento también se hace referencia a todo lo relacionado con la planificación del sistema Integrado de Gestión, los programas de gestión en S&SO y Ambiental, la responsabilidad de la Dirección, el enfoque al cliente, autoridad, comunicación interna y externa, provisión de recursos, recurso humano, ambiente de trabajo, medición, análisis y mejora, satisfacción del cliente, incidentes, entre otros. (Ver anexo 19) Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales Este procedimiento se elabora bajo los lineamientos estipulados dentro de la norma OHSAS en el numeral Requisitos Legales y otros, Evaluación del cumplimiento legal y otros y lo contenido en RUC numeral 2.2 requisitos legales y de otra índole, de esta manera se establecen los lineamientos para la identificación, acceso y evaluación de los requisitos legales y otros en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, que sean aplicables al objeto social de Industrias Ectricol S.A.S., para asegurar que sean conocidos, cumplidos y evaluados por los funcionarios involucrados. También se especifica el propósito de asegurar la continua actualización de los requisitos legales, a través de la consulta continua de fuentes de información como por ejemplo: 47

63 Publicaciones emitidas por ARSEG, en el compendio de normas legales sobre Salud Ocupacional. Internet y bibliotecas. Fabricantes de equipos. Proveedores de materiales. Provenientes del Consejo Colombiano de Seguridad. Publicaciones de ARP. Por indagaciones voluntarias a asesores de ARP. Capacitaciones en el tema de varios organismos que son propuestos en periódicos, revistas o por folletos que remiten a la organización universidades, institutos varios y corporaciones dedicadas a la formación académica en el tema. Por comunicaciones expresas y documentadas de clientes quienes contractualmente determinan políticas y compromisos para cumplir en Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Otros. Y se determina que si como resultado de dicha consulta, se identifica un requisito legal aplicable, se actualizará en la Matriz de Requisitos Legales Anexos 7 Y 8. También se establece cada cuanto se debe realizar la evaluación periódica de la misma y como se debe realizar su divulgación de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de identificación de Requisitos Legales (Anexo 20) Perfiles de Cargo Para dar cumplimiento al numeral Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad de OHSAS y numeral 2.3. Funciones y Responsabilidades de RUC, se establece la asignación de funciones y responsabilidades a todos los niveles de la empresa (de la alta gerencia, Representante del sistema SSOMA, mandos medios, personal de supervisión, personal operativo y coordinador del programa) para el desarrollo del Sistema SSOMA, ya que los perfiles de cargo que existían solamente tenían las funciones y responsabilidades sin contemplar aspectos SSOMA. (Anexo 21). 48

64 Procedimiento de Evaluación de Desempeño En este procedimiento se especifica cómo se va a llevar a cabo la evaluación periódica del cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los niveles de la empresa. De esta manera se puede estimar cuantitativa y cualitativamente el grado de eficacia y eficiencia de los colaboradores en el desempeño de su cargo, con el fin de identificar los aspectos fuertes y las áreas de mejora, buscando el cierre de brechas de desempeño (Ver anexo 22) Procedimiento de Capacitación (Inducción y Reinducción) Con el objeto de dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el numeral Competencia, formación y toma de conciencia de la norma OHSAS y 2.6 Programa de Inducción y Reinducción en SSOA de RUC, se elabora este procedimiento (Ver anexo 23), que incluye la promoción del desarrollo de los colaboradores a partir de la realización de actividades encaminadas a adquirir, perfeccionar y actualizar los conocimientos y competencias requeridas para el desempeño exitoso en cada cargo, y que además promuevan su crecimiento personal, generando así, el mejoramiento en su desempeño. También se establece la metodología para la identificación de necesidades de capacitación y entrenamiento, y el seguimiento al plan, que garantice la eficacia de las capacitaciones. Se diseña también un Manual de Inducción (Ver anexo 24) que contiene Aspectos generales y legales en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, políticas de no: alcohol, drogas y fumadores, políticas de seguridad, salud ocupacional y ambiente, reglamento de higiene y seguridad industrial, funcionamiento del comité paritario de salud ocupacional, plan de emergencia, factores de riesgo y sus controles, aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo, procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea, derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales, entre otros Plan de Comunicación En el numeral Comunicación de OHSAS y 2.7. Motivación, Comunicación, participación y consulta de RUC se indica el establecer, 49

65 implementar y mantener uno o varios procedimientos para la comunicación tanto interna como externa por lo cual se realiza el documento en donde se establece una metodología para recibir, documentar y responder apropiadamente las comunicaciones internas, externas y las provenientes de las partes interesadas, en relación al Sistema Integrado de Gestión de Industrias Ectricol S.A.S. También se define que se debe comunicar, como, cuando y quien lo comunica, determinando los niveles y funciones para la comunicación efectiva en la compañía y se concretan las responsabilidades, además de los canales de comunicación, participación y consulta (Ver Anexo 25). Adicionalmente, para la comunicación con visitantes al sitio de trabajo, se propone utilizar el siguiente folleto: Figura 17. Folleto para visitantes. 50

66 Fuente. Autoras Procedimiento para la Identificación de Peligros, Valoracion de Riesgos y Determinacion de Controles Este procedimiento se elaboró con el objetivo de establecer los medios y responsables para la correcta y continua identificación de los peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, que están asociados a las operaciones y actividades rutinarias, desarrolladas en la sedes de Industrias Ectricol S.A.S. De acuerdo con lo solicitado en el numeral de OHSAS y el numeral 3.1 de RUC, el procedimiento incluye el proceso de identificación de peligros y la explicación de la matriz de Riesgos, la clasificación de los factores de riesgo de acuerdo a las condiciones de trabajo, la metodología para la valoración de riesgos y su interpretación y la determinación de controles, explicando cada uno de ellos. (Ver Anexo 2) 51

67 Procedimiento de Gestión del Cambio Para la elaboración de este procedimiento se tuvo en cuenta lo exigido por el RUC en el numeral 3.1 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y determinación de control de riesgo e impactos. (Gestión del riesgo), ya que en este se determina el establecimiento y mantenimiento de un procedimiento de gestión del cambio, por lo tanto se genera el documento en donde se establece una metodología para asegurar que los procesos de cambio que surjan en la compañía, sean controlados y acordes al proceso de transformación, sin afectar los servicios y productos que ofrece Industrias Ectricol S.A.S. Además se establece el responsable del manejo y control del cambio, como se debe realizar la solicitud del cambio y la aplicabilidad del procedimiento a todos los procesos establecidos en la empresa. (Ver anexo 26) Procedimiento de Contratistas El procedimiento de contratistas se elaboro teniendo en cuenta el numeral Administración de contratistas y proveedores de RUC, el cual indica que debe incluir la selección y evaluación de contratistas y proveedores en donde se contemplen criterios de selección en SSOA, registros del monitoreo al trabajo del contratista, evaluación del desempeño del contratista proveedor de acuerdo a los criterios establecidos, y seguimiento al plan de acción derivado de la evaluación. (Ver Anexo 27) Profesiograma Como base para la elaboración del procedimiento de Exámenes Médicos, se propone el profesiograma, el cual incluye todos los cargos de la empresa y los exámenes que se debe realizar de acuerdo con los riesgos a los cuales está expuesto el trabajador por su cargo o actividad. Incluye también el tipo de examen a practicar, ya sea de ingreso, periódico o de retiro. (Ver Anexo 28) Procedimiento de Exámenes Médicos Dentro de los numerales Medición y seguimiento del desempeño y Control Operacional de OHSAS 18001, y el Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo (Evaluaciones Médicas Ocupacionales) de RUC se 52

68 estipula la elaboración de un procedimiento para manejar todo lo correspondiente a exámenes médicos, por tal motivo y tomando como base el profesiograma, este documento se realiza estableciendo las pautas generales para la realización de los exámenes médicos clínicos y paraclínicos en salud ocupacional y definiendo el manejo de la documentación para garantizar la confidencialidad de esta información, a su vez se define la realización de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso y se estipula el proceso a seguir con respecto a los resultados arrojados por los mismos. (Ver anexo 29) Procedimiento para la Selección y Uso de Equipos y Herramientas Según Criterios de Seguridad. Para este requisito, relacionado con el Control Operacional de OHSAS 18001, se establecieron algunos procedimientos e instructivos mencionados en el numeral del presente documento, asociados a las tareas críticas y riesgos importantes evidenciados en la matriz de peligros Programa de Mantenimiento Dentro de este programa se establece la frecuencia de los mantenimientos dependiendo de su naturaleza, es decir, si son preventivos y/o correctivos, y la manera en que se deben ejecutar de acuerdo a las solicitudes previas de revisión. Además se define al responsable de realizar dichos mantenimientos y la manera correcta de ejecutar sus labores. (Ver anexo 30) Plan de Emergencias Tomando en cuenta los lineamientos establecidos en los numerales Preparación y respuesta ante emergencias y Planes de emergencia de OHSAS y RUC respectivamente; se elaboró el Plan de Emergencias (Ver anexo 31) en este se proporcionan las herramientas en forma teórico - práctica a los trabajadores, ocupantes y partes interesadas de Industrias Ectricol S.A.S., con el fin de responder en forma efectiva en la atención de toda clase de emergencias, creando medidas preventivas en pro de disminuir los posibles efectos generados por eventos adversos, con base en el análisis de amenazas y determinación de su vulnerabilidad. 53

69 También se relacionan los posibles riesgos, la valoración de los mismos y los escenarios de emergencia, además se estructura el comité de emergencias y la brigada asignando las respectivas responsabilidades y funciones antes, durante y después de una emergencia, así como las funciones de tipo ambiental. Dentro de este plan de emergencias se encuentra el procedimiento para la atención de lesionados, la programación de los simulacros, el plan operativo él cual contempla el mecanismo de reporte de emergencias, el mecanismo de evaluación y activación de la emergencia para cada una de las sedes, recomendaciones generales para la atención de la emergencia, evaluación del plan de emergencias, equipos requeridos para atender la emergencia, entre otros, y finalmente se describe el plan informático Procedimiento para la Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales De acuerdo con el numeral 3.1 de RUC, Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales, Valoración y determinación de control de riesgo e Impactos, se establece este procedimiento, el cual define la metodología para la identificación y evaluación de los aspectos ambientales generados por las actividades, productos y servicios de la compañía. (Ver Anexo 32) Procedimientos para el Manejo Ambiental El numeral de la Guía RUC dice que Toda empresa contratista debe identificar necesidades de controles operacionales tales como procedimientos documentados, instrucciones de trabajo, controles físicos, contratos o acuerdos con proveedores acorde con el tratamiento de los impactos ambientales identificados, para evitar o minimizar impactos ambientales en las actividades u operaciones críticas. Para esto, se establece dentro del Plan de Emergencias, el procedimiento para la atención de emergencias ambientales (Ver Anexo 31). Así mismo, se diseño un folleto para la adecuada clasificación de Residuos. 54

70 Figura 18. Folleto Clasificación de Residuos Fuente. Autoras Plan de Manejo Integral de Residuos De acuerdo con el numeral Subprograma de Gestión Ambiental de la guía RUC, se elabora el procedimiento Manejo Integral de Residuos, en el cual se establecen las actividades para identificar, clasificar, manipular y manejar adecuadamente los residuos generados en los procesos productivos y administrativos de la Industrias Ectricol S.A.S. (Ver Anexo 33). Se incluye también actividades para la apropiada recolección, almacenamiento, transporte y disposición final de residuos, aplicando las normas de seguridad, con el propósito de prevenir incidentes y contribuir con el cuidado del medio ambiente. 55

71 Programa de Gestión Ambiental Para la Gestión Ambiental en Industrias Ectricol S.A.S., se propone un Programa de Gestión (Ver anexo 34) dirigido a cumplir las metas y objetivos ambientales cuantificables, Responsables, Acciones, Recursos, Cronogramas de actividades. En este programa se plantean, entre otras, las siguientes actividades: Elaboración del procedimiento de identificación y valoración de los impactos ambientales Elaboración de matriz - calificación de los aspectos ambientales Elaboración del procedimiento de gestión Integral de Residuos y formatos Definir empresa recolectora de residuos peligrosos Definir sistema y lugar de almacenamiento Establecer responsables en recolección y disposición de residuos Realizar inventario de residuos generados Jornada de Orden y Aseo Campañas de toma de conciencia. (Manejo de residuos, ambientales) Realizar inspecciones ambientales de residuos Recolección de datos de cantidades dispuestas de residuos. Formato registro de generación de Residuos Seguimiento a empresas de gestión de residuos Realizar campañas de concientización que fomenten el compromiso de todo el personal sobre el uso eficiente de Agua y Energía. Realizar inspecciones rutinarias a los sistemas de suministro de agua potable y conexiones eléctricas para verificar posibles averías o irregularidades que puedan potencializar el consumo de los recursos. Informar a la Gerencia sobre los recursos necesarios para reparar o mejorar los sistemas de suministro de agua y energía que permitan optimizar el consumo (Cuando Aplique) Inspecciones de Instalaciones para medir la concientización del personal en el ahorro de los recursos Elaboración de índices de consumo de Agua y Energía mes elaboración de informe consolidado mensual. 56

72 Procedimientos Seguros para Tareas Críticas Se establecieron diferentes procedimientos e instructivos asociados a las tareas críticas y riesgos importantes evidenciados en la matriz de peligros. A continuación se listan los documentos elaborados y los anexos en que se pueden encontrar: Instructivo de Bloqueo y Tarjeteo (Ver Anexo 35). Instructivo para el Uso y Mantenimiento Seguro de Herramienta Menor (Ver Anexo 36). Procedimiento para el Manejo y Uso de Montacargas (Ver Anexo 37). Trabajo seguro con Electricidad (Ver Anexo 38). Generalidades de la Aplicación de Soldadura (Ver Anexo 39). Manejo de Pulidoras (Ver Anexo 40). Trabajos en altura con andamio (Ver Anexo 41). Embalaje, cargue y descargue de productos (Ver Anexo 42) Elaboración de Programas para la Gestión del Riesgo A partir de la elaboración de la Matriz de Riesgos, se identificaron los riesgos más representativos y a los cuales se deben establecer mayores controles por las consecuencias que podrían presentar. Para esto, se propone la elaboración de Programas de Gestión exigidos por la norma OHSAS 18001, la cual indica que deben incluir asignación de responsabilidades, medios y plazos establecidos para el logro de los objetivos. Los riesgos importantes dentro de la matriz de Riesgos para ambas sedes se presentan a continuación Tabla 7. Riesgos más Importantes por Sede. METALMECÁNICA Programa Osteomuscular Programa de Riesgo mecánico Programa de Ruido Fuente. Autoras ENSAMBLE ELÉCTRICO Programa Osteomuscular Programa de Riesgo mecánico Programa de Riesgo Eléctrico 57

73 Lo anterior indica que se deben establecer 4 Programas de Gestión. Cada uno de ellos incluye objetivos, el indicador y sus metas, las responsabilidades, recursos necesarios y el listado de actividades a ejecutar con su respectiva fecha de programación y ejecución que indican el cumplimiento de los programas. Para la elaboración de los programas de gestión, se proponen un listado de actividades por cada riesgo, las cuales se describen a continuación: Programa de Gestión Osteomuscular Organización y planificación con la ARP para capacitaciones osteomusculares y de pausas activas. Capacitación por parte de la ARP. Establecer líderes de pausas activas por área. Evaluar los conocimientos de la labor a efectuar por parte de líderes. Evaluar en conjunto con recursos humanos la eficacia del programa. Evaluar desempeño de líderes. Otorgar reconocimiento al mejor líder y/o área que ha participado en el programa Realización de pausas Activas. Entrega de reportes de asistencia. Capacitación de nuevos ejercicios. Implementación de nuevas estrategias para la realización de pausas. Para ver el programa remítase al Anexo 43) Programa de Gestión de Riesgo Mecánico Diseñar e implementar Procedimientos de trabajo seguro metalmecánico Revisar y actualizar los formatos (listados de chequeo, permiso de trabajo, ATS) pertinentes para riesgo mecánico Revisar descripción y especificación de cargos Revisar el plan de emergencias e incluir tema de riesgo mecánico Incluir en el programa de salud ocupacional requisitos de riesgo mecánico Realizar Programa de mantenimiento preventivo y/o correctivo Revisar panoramas de riesgo y revalorar el riesgo mecánico Jornadas de socialización del procedimiento riesgo mecánico 58

74 Revisar el profesiograma Capacitar en riesgo mecánico Capacitar en Curso de trabajo en alturas para Mantenimiento mecánico Capacitación en manejo seguro de herramientas Realizar inspecciones a Sistemas de Seguridad Realizar inspecciones de EPP Realizar inspecciones de Puestos de trabajo Verificar el cumplimento del Procedimiento de riesgo mecánico. Realizar inspección de botiquines Diseño de cartillas y afiches de acuerdo a procedimientos de riesgo mecánico de Industrias ECTRICOL S.A.S. Para ver el programa remítase al Anexo 44) Programa de Gestión de Ruido Realizar de exámenes médicos Ocupacionales. Diagnostico Medico. Entrega de Recomendaciones Médicas. Seguimiento a Recomendaciones Médicas. Mediciones de nivel de ruido. Identificación de Población afectada y expuesta. Revisión de Matriz de peligros de Áreas críticas. Control audiométrico periódico a personal afectado (cada 6 meses). Revisión de historias clínica para inclusión de casos confirmados con pérdida auditiva. Permitir los espacios de tiempo para reposo auditivo - mínimo 15 minutos por cada 4 horas de actividad. Revisión de EPP entregados. inspección de Uso y estado de EPP. Programa de Comparendos de Seguridad. Selección de EPP adecuados según Recomendaciones Medicas. Entrega De EPP Seleccionados. Capacitación del USO de EPP adecuados. Capacitación Conservación Auditiva. Para ver el programa remítase al Anexo 45). 59

75 Programa de Gestión de Riesgo Eléctrico Diseñar e implementar Procedimientos de trabajo seguro en Trabajo seguro con electricidad. Instructivos para trabajos en baja y media tensión. Procedimiento para trasporte y almacenaje equipos, herramientas y demás que sean utilizadas en trabajos con Trabajo seguro con electricidad. Instructivo de ingreso a subestaciones. Revisar y actualizar los formatos (listados de chequeo, permiso de trabajo, ATS) pertinentes para Trabajo seguro con electricidad. Revisar el plan de emergencias para dar cumplimiento al programa de Trabajo seguro con electricidad. Actualizar en el Programa de Salud Ocupacional requisitos de trabajo seguro con electricidad. Ejecutar inspecciones de seguridad con Trabajo seguro con electricidad. Verificar el cumplimento del Procedimiento de Trabajo seguro con electricidad. Realizar inspección de botiquines. Análisis de causas de accidentes e incidentes con ocasión de Trabajo seguro con electricidad. Inspecciones de Equipos y/o herramientas involucrados con Trabajo seguro con electricidad. Revisar Matriz de peligros especialmente actividades de Trabajo seguro con electricidad. Realizar exámenes médicos periódicos. Revisar el profesiograma. Revisión de perfil de cargo basado en competencias. Realizar inspecciones Elementos Protección Personal. Calibración de Equipos que intervienen en trabajos con Trabajo seguro con electricidad. Diseñar mecanismos de alerta y encerramiento para la realización de pruebas. Jornadas de socialización de seguridad para trabajos eléctricos. Promoción y motivación a la aplicación de las 5 Reglas de Oro del Electricista. Capacitación en atención de emergencias. 60

76 Capacitar en Sistemas de Seguridad y comportamientos para Trabajo seguro con electricidad. Capacitación en diligenciamiento de ATS, permisos de trabajo, etc. Para ver el programa remítase al Anexo 46) Propuestas de Motivación y Bienestar Industrias Ectricol S.A.S se ha limitado al cumplimento de requisitos básicos en materia de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, sin tener presente el establecimiento de metodologías de comunicación y motivación con sus trabajadores, por lo cual es interesante aportarle a la compañía el desarrollo de alternativas que motiven a los trabajadores para el cuidado y bienestar de sí mismos y del medio ambiente, y que además contribuyan a la Certificación en OHSAS 18001y RUC Creación personaje insignia de la Calidad, la Seguridad y el Medio Ambiente. Para identificar las campañas y actividades desarrolladas por el área HSEQ, se propuso lanzar un concurso para la creación del personaje insignia de la Calidad, la Seguridad y el Medio Ambiente en Industrias Ectricol S.A.S., la cual debía cumplir con los siguientes requisitos: Debe ser una figura relacionada con productos o servicios que brinde la empresa Debe utilizar sus Elementos de Protección Personal como casco, botas, Guantes, gafas de seguridad, etc. Debe tener un nombre. Se debe involucrar el tema del Medio ambiente. El mejor personaje se ganara bonos como recompensa a su aporte y creatividad Mini Capacitaciones Con el objeto de identificar el nivel de conocimiento de los trabajadores en temas de Salud ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente, se realizo una 61

77 prueba (Ver Anexo 47) que permitiera identificar los aspectos que se deben reforzar. A continuación se presentan los resultados de la prueba. Figura 19. Promedio Conocimientos en Ensamble y Metalmecánica. Fuente. Autoras. Las estadísticas de la prueba realizada a los trabajadores de Industrias Ectricol S.A.S., evidencian que el personal presenta mayor dificultad para identificar temas o conceptos relacionados con manejo de residuos, impactos ambientales, matriz legal, revisión gerencial, programas de gestión, matriz de peligros, factores de riesgo, brigada, entre otros. Para reforzar los conocimientos del personal de todos los niveles de la empresa, se propone realizar unas pequeñas capacitaciones diarias de 10 minutos para proporcionarle al trabajador la información necesaria para el desarrollo de sus labores de manera segura y para prepararlos ante la certificación, ya que en ninguno de los temas evaluados obtuvieron un porcentaje mayor al 16%. A continuación se presentan algunas de las capacitaciones diarias propuestas. 62

78 Figura 20. Mini Capacitaciones Diarias Fuente. Autoras. Cada semana se propone realizar una evaluación corta de los temas hablados, y los mejores puntajes serán premiados con bonificaciones. 63

79 Ejercicio para la Clasificación de Residuos La empresa había realizado anteriormente una capacitación relacionada con la clasificación de los residuos, pero aun así el personal no tenía muy claro el tema, por lo cual se propuso realizar una actividad donde se entregaba a los trabajadores imágenes de residuos como empaques de comidas, residuos de alimentos, envases plásticos y de vidrio, papel, cartón, etc. y tenían que ubicarlos en unas canecas que se elaboraron para la actividad. Se obtuvieron buenos resultados, pues el personal estuvo participativo y con conceptos más claros. Figura 21. Actividad de Clasificación de Residuos. Fuente. Autoras Alertas de Seguridad Con el objeto de involucrar a los trabajadores en la identificación de peligros y aspectos ambientales, y motivarlos a participar en la creación de mejoras, se propone la implementación de las Alerta de seguridad; herramienta que consiste en la identificación y reporte de actos y/o condiciones inseguras por parte de cualquier trabajador de la empresa, visitantes, etc. Planteando un plan de acción y el respectivo responsable para que la alerta sea resuelta y se minimicen las condiciones inseguras. 64

80 Figura 22. Alerta de Seguridad. Fuente. Autoras. Esta herramienta, se incluye en la Campaña puntos por todo que se presenta a continuación Campaña Punto y Gana Para motivar y acercar más a todo el personal de Industrias Ectricol S.A.S. en los temas relacionados con Seguridad Industrial, salud Ocupacional y Medio Ambiente, se propone realizar una campaña denominada Punto y Gana la cual tiene el siguiente logo y eslogan: Figura 23. Logo y Eslogan Campaña Punto y Gana. Fuente. Autoras. 65

81 Se definen las condiciones y reglas para participar y la forma como se realizara la calificación y obtención de los puntos, de acuerdo a los puntajes mínimos y máximos que se acuerden: Figura 24. Lanzamiento Campaña Punto y Gana. Fuente. Autoras. Para el lanzamiento de la campaña se propone realizar una dinámica de poner bombas de color amarillo y azul en un tablero de corcho, cada una de las bombas refiere un puntaje de acuerdo a donde se encuentre ubicada y la persona que haga el lanzamiento debe procurar reventar las bombas amarillas la cuales son las que tienen los puntos, de esta manera al estallar la bomba se le realizara una pregunta concerniente a temas del Sistema Integrado de Gestión y si sabe la respuesta ganara los puntos que tenía esa bomba, de lo contrario cualquier persona que se encuentre en ese momento dentro de la actividad y tenga la respuesta tendrá la oportunidad de ganar esos puntos. Adicional a esto se les regalara a todas las personas una base de 100 puntos y se les explicaran las reglas y manera de obtener puntos, además de la fecha de corte de la dinámica y los premios designados por la Gerencia para los mejores puntajes. 66

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