Directrices Generales para la obtención y uso de la certificación OHSAS Sistemas de Gestión de Seguridad y la Salud Ocupacional

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1 Fondo para la Normalización Y Certificación de la Calidad Directrices Generales para la obtención y uso de la certificación OHSAS Sistemas de Gestión de Seguridad y la Salud Ocupacional

2 PRÓLOGO El presente documento contiene las directrices generales para la obtención y uso de la Certificación de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional y ha sido aprobado por la Dirección General. Caracas, mayo de 2006 Rev. Julio 2014

3 INDICE DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 2 OBJETO 3 CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 3 Página OPORTUNIDADES DERIVADAS DE LA OBTENCIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE 3 GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN 3 CONTRATO DE SERVICIO DE CERTIFICACION PARA FORMAR PARTE DEL REGISTRO DEL SISTEMA PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS CON CAPACIDAD EVALUADA : 4 TARIFAS POR CONCEPTO DEL SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DISPUTAS APELACIONES DE LS DECISIONES DE FONDONORMA MANEJO DE QUEJAS POR EL SERVICIO OFRECIDO ANEXOS

4 ANEXOS ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN OHSAS ANEXO 2 DOCUMENTO GUÍA O DOCUMENTOS SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL REQUERIDO A INCLUIR CON LA PLANILLA DE SOLICITUD. ANEXO 6 PLANILLA DE SOLICITUD DE LA CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. ANEXO 5 MODELO DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE A LAS DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS DEL ENTE CERTIFICADOR.

5 2 INTRODUCCIÓN El diseño e implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad e Higiene (Salud Ocupacional ) está influido por la legislación vigente, los riesgos laborales presentes, experiencias previas, objetivos, procesos, prácticas individuales y los productos de cada organización. Un sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SGSySO) debe estar orientado a proteger la vida y la salud de los empleados, así como de otras partes interesadas, y ello como tal debe ser del interés y responsabilidad de la organización representada en el más alto nivel de Dirección, de la cual se espera adopte un compromiso de mejora continua en el desempeño de la Seguridad y la Salud Ocupacional vinculado a las actividades de la empresa y en el cual se espera sea asumido como parte integrante de la Gestión y/o Desempeño del Negocio y como tal debería reflejarse en el establecimiento de objetivos e indicadores de seguridad e Higiene ocupacional y en el sistema mismo en que se apoya la política o directriz central de la organización en ésta materia. La Guía OHSAS "Occupational Health and Safety Management Systems-Specification" fue desarrollada en respuesta a la necesidad de evaluar y certificar éste tipo de Sistema de Gestión.

6 3 1. OBJETO 1.1 El presente documento informativo establece las condiciones que rigen para la obtención, uso, mantenimiento, publicidad y cancelación de la Certificación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, que otorga FONDONORMA. 2. CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUDCUPACIONAL (SGSySO) Esta certificación permite declarar la conformidad del SGSHO de una organización con respecto a los requisitos establecidos en la GUIA OHSAS "Occupational Health and Safety Management Systems Specification" la cual ha sido desarrollada de forma tal que resulta ser compatible con las normas internacionales ISO 9001 e ISO a fin de facilitar la integración con tales Sistemas de Gestión. 3. OPORTUNIDADES DERIVADAS DE LA IMPLEMENTACION/ CERTIFICACION DE UN SGSHO Es evidente las ventajas previstas al aplicar una gestión activa de los riesgos: - Prevención de eventos no planeados que pudiesen desencadenar en daños, lesiones incapacitantes o no y enfermedades profesionales. - Prevenir destrucción de instalaciones, equipos y productos. - Prevenir la interrupción de las actividades operativas. - Minimizar litigios. - Fortalecer el grado de confianza en las relaciones empleador y empleado así como de cliente- contratista en materia de seguridad. - Incrementar la imagen corporativa de la organización - Posible reducción de costos por concepto de Seguros 4. PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN 4.1 La Firma que desee obtener la certificación debe entregar los recaudos indicados en la Planilla de Solicitud (ver anexo N 3 ). 4.2 Los recaudos correspondientes son recibidos en la Gerencia de Certificación de Sistemas de FONDONORMA. 4.3 La Gerencia de Certificación de Sistemas analiza los recaudos y asigna el personal técnico encargado para realizar el estudio de Certificación del Sistema. Este último efectúa una revisión documental sobre el Manual y/u otros documentos solicitados.

7 4 4.4 La Gerencia de Certificación de Sistemas evalúa la necesidad de realizar una pre-auditoría del SGSy SO. 4.5 La Gerencia de Certificación de Sistemas efectúa una Auditoría del SGSySO de la empresa. La empresa solicitante del certificado debe proponer e introducir acciones correctivas en las áreas que presentan No-Conformidades como resultado de la misma. 4.6 Se efectúa una auditoría de seguimiento a las acciones correctivas ejecutadas. Se verifica la efectividad de las mismas. 4.7 Si los resultados correspondientes de las auditorías realizadas satisfacen los requerimientos exigidos por el ente registrador/certificador, se establece por escrito el documento "Condiciones Particulares de Autorización" que regirá las directrices por los cuales se otorgará la Certificación del Sistema evaluado. 4.8 Una vez cumplidos los siguientes aspectos: - El Sistema evaluado de la empresa, cumple con los requisitos establecidos en la Guía seleccionada y en vigencia, así como demás requisitos que de forma pública pudiera indicar el ente certificador. - El documento "Condiciones Particulares de Autorización" está elaborado por la Gerencia de Certificación de Sistemas de FONDONORMA. - La empresa ha hecho efectivo el pago por conceptos de estudio y de cuota anual del certificado a otorgar. Se procederá a otorgar al solicitante la Certificación de Sistemas de Gestión respectivo. (VER, Flujograma Anexo 1) 5. CONTRATO DE SERVICIO DE CERTIFICACION PARA FORMAR PARTE DEL REGISTRO DEL SISTEMA PARA LA CERTIFICACIÓN DE FIRMAS CON CAPACIDAD EVALUADA La empresa solicitante de dicha autorización deberá firmar un documento contractual con FONDONORMA,A continuación se indican las cláusulas del Documento ya citado.

8 CONTRATO DE SERVICIO DE CERTIFICACIÓN 5 Fondonorma (Modelo de Sistema de Certificación Nº 6, según Guía ISO/IEC 67) Contrato Nº Entre la Asociación Civil sin fines de lucro Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad (FONDONORMA), inscrita en la Oficina de Registro Inmobiliario del Tercer Circuito del Municipio Libertador del Distrito Capital, en fecha 27 de septiembre de 1973, bajo el N 20, tomo 23, protocolo primero, quien en adelante y a los efectos de este contrato se denominará FONDONORMA, representada en este acto por su Directora General Lic. Lourdes de Pescoso, quien actúa debidamente autorizada para este acto, según se desprende del Artículo 33.2, de los Estatutos De esta Asociación en concordancia con el Acta de la XXXVI Asamblea Anual Ordinaria de FONDONORMA de fecha 11 de junio de 2009, de su Consejo Directivo, y por la otra la Sociedad Mercantil <<identificación, Denominación, datos de registro>>, quien en adelante y a los efectos de este contrato se denominará LICENCIATARIA representada en este acto por <<REPRESENTANTE (CARGO)>>, quien actúa debidamente autorizado (a) para este acto, según se desprende de (carta poder)/ (disposición estatutaria correspondiente), se celebra, como en efecto se hace mediante el presente documento, el Contrato contenido en las Cláusulas siguientes: Cláusula Primera: De la licencia concedida por el Certificado. FONDONORMA concede a la LICENCIATARIA el Certificado del Sistema de Gestión cuyo alcance esta descrito en el documento que en lo sucesivo será denominado CERTIFICADO, que la citada empresa establecerá en él las plaza (s) o centro(s) de actividad(es) que se detalla(n) en el mismo CERTIFICADO, según los requisitos especificados en la norma de referencia citada, así como el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN (año 2013) correspondiente. Cláusula Segunda: De la Indivisibilidad entre el Contrato y el Certificado. El presente Contrato forma parte integral e indivisible de los documentos de la Certificación que en él se establecen, por parte de la LICENCIATARIA. Cláusula Tercera: De la propiedad del Certificado FONDONORMA entregará a la LICENCIATARIA el CERTIFICADO como aval de la certificación de su sistema de gestión y como parte integral de los documentos entregados por los servicios de certificación contratados, y mientras se mantenga en vigencia la relación contractual con FONDONORMA. En ningún caso se considerará que el CERTIFICADO pertenece a la LICENCIATARIA, por lo que será devuelto a FONDONORMA en caso de una culminación anticipada del presente CONTRATO.

9 Cláusula Cuarta: De la condición esencial para establecer y mantener la relación contractual FONDONORMA declara formalmente que no ha prestado en los últimos dos años servicios de consultoría a la LICENCIATARIA, ni los prestará en el lapso de vigencia de este contrato, ni en los dos años previos a su posible nueva celebración y, de igual manera LA LICENCIATARIA declara no haber solicitado ni recibidos dichos servicios en ese lapso. El incumplimiento de esta estipulación por cualquiera de las partes será causal de resolución de pleno derecho y causal de responsabilidad de la Parte que la infrinja. Cláusula Quinta. Deberes, derechos y obligaciones de la LICENCIATARIA La LICENCIATARIA tendrá derecho a hacer uso de la Certificación obtenida, en los términos establecidos en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN de FONDONORMA, el cual declara conocer, y exclusivamente en el lapso de vigencia del Contrato. La LICENCIATARIA se obliga a mantener permanentemente un sistema de gestión según los requisitos especificados en la norma referenciada, para las actividades y las plazas, sucursales o centros de actividad indicados en el correspondiente CERTIFICADO y a respetar, en todo momento, el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN en su última revisión aprobada, del que obra en su poder un ejemplar; y se obliga a considerar las modificaciones que al mencionado Reglamento le sean realizadas por FONDONORMA, quien informará oportunamente conforme la revisión vigente. La LICENCIATARIA se obliga a comunicar de modo fehaciente y por escrito a FONDONORMA, en un plazo máximo de quince días hábiles desde su ocurrencia, el cese temporal o definitivo de cualquiera de las actividades indicadas en el CERTIFICADO. La LICENCIATARIA no podrá ceder o traspasar el certificado bajo ninguna circunstancia o condición el CERTIFICADO a ninguna otra empresa o centros de actividad distintos a los indicados en la Cláusula Primera. La LICENCIATARIA declarará que está certificada sólo con respecto al alcance de sistema de gestión para el cual se le ha otorgado la certificación, y en las instalaciones nacionales o foráneas detalladas en el CERTIFICADO entregado por FONDONORMA. La LICENCIATARIA asegura conocer y cumplir aquellas leyes y regulaciones que estén dirigidas hacia las actividades de la empresa y su sistema de gestión. La Acreditación de Fondonorma o cualquiera de los informes o certificados que emita Fondonorma en el marco de esta certificación, en el caso de Sencamer no constituye aprobación alguna por parte de esa organización sobre el producto del cliente certificado. Esta condición aplica asimismo con relación a las demás acreditaciones que posee Fondonorma. Cláusula Sexta: Deberes, derechos y obligaciones de FONDONORMA FONDONORMA brindará sus servicios de certificación sin ningún tipo de discriminación, considerando los principios de independencia, imparcialidad, integridad, transparencia y confidencialidad. FONDONORMA entregará a la LICENCIATARIA un certificado que contenga los datos del sistema de gestión certificado y su validez.

10 FONDONORMA entregará a la LICENCIATARIA el programa de auditorías de certificación correspondiente al ciclo establecido en el presente contrato de certificación, detallado en el CERTIFICADO. FONDONORMA vigilará el sistema de gestión certificado a través de las auditorias y visitas extraordinarias y elaborará informes de las mismas. Cláusula Séptima: Del acceso de Auditores, expertos y observadores. La LICENCIATARIA se obliga a permitir el acceso a sus instalaciones de los auditores, expertos técnicos, representantes de entes acreditadores o auditores en formación autorizados por FONDONORMA, y deberá proporcionarles la información, los documentos y registros relacionados con el sistema de gestión que sean necesarios para la auditoria de seguimiento o auditoría de renovación de la certificación. Cláusula Octava: De la Publicidad FONDONORMA podrá dar publicidad sobre la concesión de la certificación otorgada a la LICENCIATARIA y, en su caso, de su suspensión o cancelación. La LICENCIATARIA podrá hacer referencia de su CERTIFICADO en los medios de comunicación, tales como, documentos, folletos, anuncios, internet o algún otro, siempre y cuando no incumpla con los lineamientos sobre publicidad y el uso del logo establecido por FONDONORMA, incluidos en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Cláusula Novena: De la Información oportuna sobre cambios LA LICENCIATARIA notificará por escrito FONDONORMA dentro de los 15 días hábiles siguientes posteriores a su ocurrencia, cualquier cambio relacionado con: La condición legal, comercial, de propiedad u organizacional de la LICENCIATARIA, así como su domicilio; Cambio de instalaciones, cambio de ramo u otros recursos, cuando sean significativos; Cláusula Décima: De la Modificación de los requisitos de Certificación del Sistema de Gestión. En los casos de modificaciones de las Normas Internacionales correspondientes al sistema de Gestión con el cual certificó FONDONORMA; este último deberá; Informar inmediatamente a la LICENCIATARIA, mediante carta u otro medio equivalente. Fijar una fecha en la que entrarán en vigencia los nuevos requisitos. Considerando un periodo tiempo que permita a la LICENCIATARIA reformar su Sistema de Gestión certificado Si la LICENCIATARIA informara a FONDONORMA que no está preparada para aceptar la modificación dentro del plazo especificado en el párrafo b), o si permitiera que el plazo para la aceptación prescribiera, la certificación de su Sistema de Gestión dejará de ser

11 válida a partir de la fecha en que la especificación modificada sea definitivamente aplicada por FONDONORMA, salvo que éste decidiera otra cosa. Cláusula Décima primera: Sobre la Confidencialidad de la información Excepto si es requerido legalmente, la LICENCIATARIA y FONDONORMA tratarán como estrictamente confidencial, y no comunicarán a terceros sin la previa autorización escrita de la otra parte, cuantos documentos o informaciones lleguen a su poder, o al de sus empleados, agentes u otros en virtud del contrato que los une. Cláusula Décima segunda: De la Vigilancia, Programa de auditorías y visitas extraordinarias FONDONORMA ejercerá una vigilancia continua del cumplimiento de la LICENCIATARIA con sus obligaciones. Esta vigilancia será realizada por el personal asignado por FONDONORMA con base en sus procedimientos. Los aspectos asociados a esta Cláusula se encuentran detallados en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN, los cuales forman parte de este CONTRATO. Cláusula Décima tercera: De la Renovación de la certificación La programación y ejecución de la auditoria de renovación y la evaluación de sus resultados se realizará antes de expirar el ciclo de certificación indicado en el CERTIFICADO, con el fin de decidir sobre la renovación del sistema de gestión. La auditoria de renovación y sus resultados, deberán resolverse satisfactoriamente antes de la fecha de vencimiento de la certificación. Una vez vencido el contrato y no resuelta satisfactoriamente alguna no conformidad identificada, se procederá a cancelar la certificación. La auditoria de renovación deberá realizarse según el Programa de Auditoria entregado y conocido por la LICENCIATARIA y deberá cumplir con lo indicado en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Cláusula Décima cuarta: Sobre Vigencia del acuerdo El presente CONTRATO entra en vigencia a partir de la decisión de otorgar la certificación y permanecerá vigente durante todo el ciclo de certificación y se renovará automáticamente mientras se renueve la certificación con FONDONORMA, siempre y cuando no sea revocado por razones justificadas o cancelado por cualquiera de las partes, tras la debida notificación a la otra parte, tal como se indica en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN. Cláusula Décima quinta: Sobre la Cancelación de la Certificación FONDONORMA cancelará a la LICENCIATARIA la Certificación del Sistema de Gestión en los siguientes supuestos: a) Por incumplimiento con los requisitos de la norma vigente con la cual se certifica y/o de aquellos requisitos que hubiese señalado el ente certificador. La imposibilidad de realizar las visitas requeridas por FONDONORMA, por causa de la LICENCIATARIA.

12 La LICENCIATARIA no permita la ejecución de una auditoria al sistema de gestión certificado en presencia del ente acreditador de FONDONORMA cuando éste así lo requiera. Por haber transcurrido 18 meses desde la última auditoría y no se hubiese realizado en ese período la siguiente auditoria correspondiente, por causa de LA LICENCIATARIA. Por amenaza o riesgo al prestigio de FONDONORMA, en razón de actos o situaciones imputables a LA LICENCIATARIA. Por incurrir en algunas de las razones detalladas en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN Por cierre definitivo de las instalaciones. Una vez que a la LICENCIATARIA se le hubiese cancelado la certificación, ésta devolverá a FONDONORMA, los documentos que se le hubiesen entregado donde indicasen que se ha certificado su línea de producción, eliminando el uso de la bandera y el estampado de dicho logo donde se hubiese colocado, así como también de toda publicidad alusiva a dicha certificación. FONDONORMA puede hacer pública la notificación de la cancelación. Cláusula Décima sexta: Sobre Reclamación, Apelación y Litigio Ambas partes conviene que cualquier controversia, reclamación o diferencia que surja de, o se relacione con, el presente Contrato será resuelta en primera instancia conforme al procedimiento de Quejas y Apelaciones vigente en FONDONORMA. En caso de considerarse insuficiente por una de las partes esa instancia, la controversia, será resuelta mediante arbitraje de equidad en la ciudad de Caracas, Venezuela, en la sede que determine el Tribunal Arbitral, en idioma castellano, de conformidad con el Reglamento del centro Empresarial de Conciliación y de Arbitraje (CEDCA), por tres árbitros nombrados conforme a ese Reglamento. Los árbitros podrán dictar medidas cautelares, inclusive antes de que quede constituido el Tribunal Arbitral que conocerá el fondo de la controversia. El laudo arbitral será motivado, y será objeto de la discusión previa prevista en dicho reglamento. La citación para la contestación de la demanda de arbitraje se realizará en FONDONORMA y la contraparte, la LICENCIATARIA, en la dirección de la parte demandada en este contrato. Cláusula Décima séptima: Sobre Suspensión, retirada o cancelación del certificado. FONDONORMA, podrá tomar la decisión de suspensión y/o cancelación de la certificación por alguna de las causales contenidas en el REGLAMENTO TÉCNICO DE CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN, que se da aquí por conocido y forma parte integral de este contrato. Cláusula Décima octava: Sobre los Pagos a FONDONORMA El CERTIFICADO u otro documento asociado a la certificación requerido por la LICENCIATARIA nunca serán emitidos si existieran facturas debidas a FONDONORMA. FONDONORMA se reserva el derecho de suspender o cancelar la certificación otorgada en caso de que la LICENCIATARIA incurra en incumplimiento de los compromisos de pago adquiridos.

13 Cláusula Décima novena: Sobre Facturación FONDONORMA realizará la facturación de los servicios de certificación según los pagos acordados en la OFERTA DE SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN, sin menoscabo de la realización de la auditoria programada para ese año y mientras el CERTIFICADO permanezca en vigencia. Las facturas serán emitidas y serán abonadas a los treinta días de la fecha de su emisión Cláusula Vigésima: Condiciones de pago El pago de los servicios de certificación se realizará según las condiciones establecidas en la OFERTA DE SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN. Cláusula Vigésima primera: Sobre los impuestos El IVA aplicable no se encuentra incluido en el monto indicado en la OFERTA DE SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN, el cual será cargado al momento de la facturación. Cláusula Vigésima segunda: Actualización de precios La OFERTA y el CONTRATO consiguiente se han establecido con los datos facilitados por el cliente previamente y que figuran recogidos en el documento de OFERTA DE SERVICIOS DE CERTIFICACIÓN. FONDONORMA se reserva el derecho a exigirlos con la modificación que proceda si se demostrase que estos datos no son veraces. Cualquier servicio ajeno al especificado en su contrato, será facturado de acuerdo a las tarifas vigentes en FONDONORMA, que LA LICENCIATARIA declara conocer. FONDONORMA se reserva el derecho de revisar anualmente los precios convenidos en contrato si el incremento del índice del coste de la vida o de inflación generase un impacto considerable en la estimación del valor establecido en este CONTRATO. Cláusula Vigésima tercera: Sobre la responsabilidad de FONDONORMA La LICENCIATARIA reconoce que el organismo de certificación FONDONORMA está exento de responsabilidades en cuanto al desempeño del sistema de gestión de la LICENCIATARIA empresa que ha sido certificada bajo la norma de gestión indicada en el presente contrato. FONDONORMA no se hará responsable de los incumplimientos de la legislación vigente derivados de las actividades de la empresa certificada. Cláusula Vigésima cuarta: Sobre Gastos de estancia y desplazamiento Los gastos de estancia, desplazamiento y manutención de los auditores para realizar las visitas programadas y extraordinarias no se encuentran incluidos en precio acordado en este CONTRATO y serán pagados por la LICENCIATARIA en cada caso. Cláusula Vigésima quinta: Direcciones de Notificación Se establecen las siguiente direcciones de notificación: FONDONORMA: Av. Libertador, Multicentro Empresarial del Este, Edificio Libertador, Núcleo A, Piso 1, Chacao, Caracas, Venezuela, LICENCIATARIA: XXX Caracas, Por FONDONORMA Lic. Lourdes de Pescoso Directora General Por la LICENCIATARIA Nombre y apellido Cargo

14 6. TARIFAS POR CONCEPTO DEL SERVICIO DE LA CERTIFICACIÓN Para mayor información consultar a la Gerencia de Mercadeo y Ventas de FONDONORMA o a través del 7. DISPUTAS El cliente que considere o tenga alguna discrepancia en relación a un acta o informe generado por FONDONORMA durante el estudio o supervisión de la Certificación podrá enviar dentro de los 10 días siguientes al recibo de la notificación técnica de FONDONORMA, una comunicación por escrito dirigida a la Gerencia de Certificación de Sistemas, señalando la discrepancia, la cual será analizada por FONDONORMA. Una vez realizado el análisis, se le notificará al cliente las observaciones que tengan a bien hacerse sobre la misma en una reunión establecida para tal fin. Si el cliente no está de acuerdo con la decisión tomada, podrá tramitar su desacuerdo bajo la condición de apelación. 8. APELACIONES DE LAS DECISIONES DE FONDONORMA Si el cliente no está de acuerdo con alguna decisión técnica emitida por FONDONORMA, en lo relativo al Sistema en estudio de Certificación o ya certificado y habiendo cumplido con el punto anterior (Disputas), el cliente puede apelar a la misma por escrito dentro de los 15 días siguientes al recibo de la notificación de FONDONORMA. Una vez recibida dicha comunicación se le enviará respuesta de recepción de la misma y se le notificará el haber tramitado la apelación a la nueva instancia que corresponda y que se encargará de la misma, ésta última instancia será la qued posteriormente de respuesta analizado el caso y la decisión correspondiente. 9. MANEJO DE QUEJAS POR EL SERVICIO OFRECIDO FONDONORMA lleva un registro de quejas por el servicio ofrecido a fin de utilizarlo como elemento de revisión de su propio sistema de la calidad. El beneficiario de la Certificación deberá formalizar por escrito la queja ante la Gerencia de Certificación de Sistemas, con lo cual se registrará y realizará una investigación sobre la misma, informando al responsable de su formalización en un plazo no mayor de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la recepción de ésta, para informarle si es procedente y las acciones correctivas tomadas a fin de solucionar el problema que dio origen a la misma.

15 ANEXOS

16 ANEXO 1 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN OHSAS Información Inicial Solicitud Acción Correctiva No Recaudos Completos Sí Revisión Solicitud y Documento(s) Descriptivo (s) del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional No Acción correctiva Sí Pre- auditoría (Optativa)Au ditoría del Sistema Sistema conforme No Acción correctiva Sí Certificado Post- Auditoría Sistema conforme No Acción correctiva Sí Continúa autorización

17 ANEXO 2 Documento guía o documentos sobre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional requerido a incluir con la planilla de solicitud. Considerando la necesidad previa a la realización de la auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SHO), de poder llevar a cabo la revisión documental preliminar, al solicitante de la certificación ISO deberán entregar acompañado de la planilla de solicitud. El documento guía debería describir los elementos fundamentales del Sistema de Gestión y su interacción con el nivel de detalle suficiente que permita orientar sobre el mismo y explique o refiera donde obtener información más detallada de las partes específicas de dicho sistema. A continuación se indican las posibles partes que pueden constituir a dicho documento, lo cual no requiere ser limitado únicamente a lo expuesto aquí. 1. Título 2. Alcance/Objetivos 3. Edición y fecha del documento Evidencia de revisión/aprobación Lista de Distribución (usuario/lugar) 4. Tabla de contenido 5. Información introductoria acerca de la organización Nombre de la empresa Localización El Proceso de negocios, línea(s) de producto(s) 6. Vínculos entre el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y otros Sistemas de Gestión de la Organización 7. Política de Seguridad y Salud Ocupacional y Objetivos a) Presentar el propósito, comportamiento o directriz a seguir por la empresa en cuanto la gestión sobre los riesgos laborales y la prevención de sus efectos y mejora del desempeño en recurso con fines de protección del humano. NOTA 1: Por recurso humano se entiende: empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra parte interesada en el lugar de trabajo. La política debe ser en un enunciado conciso y firmado por la máxima autoridad de la empresa dentro del sistema en cuestión; así como la fecha del enunciado. Se acompañará la información de: - Como se hace conocer y entender por todos los empleados - Como se implementan en todos los niveles de la organización b) Referir al documento donde se hallen los vigentes objetivos patronales (específicos) en materia de Seguridad y Salud Ocupacional. Estos objetivos deben ser medibles. NOTA 2: Además de referir a los objetivos específicos, pueden presentarse en el manual, los objetivos generales relativos a la Seguridad y Salud Ocupacional.

18 8. Organigrama funcional y rol/responsabilidades de los integrantes de la organización incluida la dirección riesgo norma peligros efectos 9. Flujo del proceso general de evaluación de riesgo 10. Elementos del SGSySO y referencia de los procedimientos en base a la guía OHSAS 18001:1999. Descripción de cada uno de los elementos fundamentales aplicables a los procesos del SGSySO implementado y sus interacciones, puede hacerse uso de referencia. 11. Generación del SGSySO ante los contratistas (cuando aplique) 12. Definiciones 13. Lista maestra de procedimientos del Sistema de Gestión de SGSySO 14. Apéndice para soporte de la información Ejemplo: Referencia de normas utilizadas Formatos o información de soporte al manual, asignación oficial del representante de la dirección revisión y/o visión de la empresa. NOTA: Debe existir al menos una copia controlada del documento guía o manual en la planta del proveedor, de la misma forma la copia suministrada a FONDONORMA también debe ser controlada. Se entiende como copia controlada que cuando se produzcan cambios o modificaciones del contenido mismo, estos cambios deben controlarse y reflejarse en las copias

19 ANEXO 5 MODELO DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE A LAS DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS DEL ENTE CERTIFICADOR FCI2-4 Caracas, Yo, C.I., en mi carácter de representante de la empresa, la cual ha solicitado al Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad (FONDONORMA) el otorgamiento del Certificado: Marca FONDONORMA Servicios ISO 9001 ISO OHSAS ISO ISO ISO SR-10 SG Responsabilidad Social En el producto (para Marca F): Para todos los procesos de la empresa /planta ( OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 50001) En la línea de producción / servicios / Procesos (ISO: 9001, 22000, 27001) En Sistema de Gestión de la Responsabilidad Social SR-10 Declaro la disposición de la empresa bajo mi representación a cumplir los lineamientos y procedimientos del cuerpo certificador en cuestión; para la consecución del otorgamiento del Certificado solicitado. Asimismo, facilitar al personal asignado por FONDONORMA para llevar a cabo el estudio de dicha solicitud, su acceso a nuestras instalaciones y el realizar la revisión documental correspondiente al sistema de gestión con el alcance de la certificación solicitada; así como de la evaluación de nuestros productos cuando fuese requerida. NOMBRE: CARGO EN LA EMPRESA: Firma solicitante del Certificado Sello de la empresa

20 ANEXO 6 RESERVADO PARA FONDONORMA 1. NOMBRE COMERCIAL (Registered name) Planilla de solicitud del Certificado de Sistemas 2. PERSONA A CONTACTAR - CARGO (Contact person-position) Entre Av. Libertador y Av. Francisco de Miranda. Chacao. Multicentro Empresarial del Este, Edif. Libertador, Núcleo A. piso 1.CARACAS, VENEZUELA TELF. (0212) Fax: (0212) FECHA (Date) SOLICITANTE (APPLICANT) 4. DIRECCIÓN (Address) 5. TELÉFONO (Telephone) (Celular) 6. FAX CERTIFICACIÓN (CERTIFICATION) LÍNEA DE PRODUCCIÓN O SERVICIO (PRODUCTION LINE OR SERVICE) 7. NIVEL DE CERTIFICACIÓN SOLICITADO (Certification model requested) ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad _ Requerimientos (Quality Management Systems Requirements). ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Especificación con Guía para su uso (Enviromental Management System Specification with guidance for use) OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional Especificación (Occupational Health and Safety Management System Specification) ISO 27001:2005 Sistemas de Gestión deseguridad de la Información _ Requerimientos (Information Security Management System-Requirements) ISO 22000:2005 Sistemas de Gestión de Inocuidad de los Alimentos - Requisitos (Food Safety Management Systems - Requirements) 8. LÍNEAS DE PRODUCCIÓN /PROCESOS O SERVICIOS A CERTIFICAR (Lines of product/process or services to be registered) 9. FECHA DE INICIO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Date of implementation of system) 10. FECHA EN QUE SE APROBÓ INTERNAMENTE EL SISTEMA PROPUESTO (Date of internal approval of the proposed system) Documentación que debe acompañar la presente solicitud (Required documentation) Autorización para actuar en nombre de la empresa (Authorization to act on behalf of the company) Copia fotostática de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil (Photocopy of the company official commercial registration) Cuestionario A (ISO 9001, 14001, 22000,27001, y OHSAS 18001). (Questionnaire A (ISO 9001,14001, 22000, 27001, y OHSAS 18001). Cuestionario Preliminar SGA / SGIA( ISO 14001, ISO 22000) (Preliminary Questionnaire (ISO 14001, ISO 22000, 50001) Declaración de conformidad de Sistema de Gestión de la empresa firmada por la persona que auditó el sistema (sólo para la solicitud ISO 9001, ISO e ISO 22000). (Declaration of conformance of the management system of the company to the model requested in 7 above and signed by the Manual de Gestión de: la Calidad / Inocuidad de los Alimentos (sólo para solicitud de certificación ISO 9001 e ISO 22000) (Quality Management manual, Food Safety Management manual) Documento guía del Sistema de Gestión o Procedimientos reseñados en las Directrices. (sólo para solicitud de Certificación ISO 14001, OHSAS o ISO 27001) (Guidelines of the Management System or procedures aplicable only to ISO or or ISO Certification) Declaración de aceptación del cliente a las disposiciones y lineamiento del ente certificador, firmada por la persona autorizada para actuar en nombre de la empresa (Todos los esquemas de certificación) (Declaration of acceptance by the suplier of the dispositions and requirements of the certification body, signed by the duly authorized representative of the company, ). personwho audited the system) Lugar y fecha de la solicitud: (Place and Date of Application) Firma y sello de la empresa Nota 1: El proceso de estudio (auditoría) se realizará exclusivamente con la participación del representante de la dirección y/o del Gerente General y el (los) representante (s) del área auditada. Los consultores del Sistema del proveedor, en caso de estar presentes durante este proceso están limitados al papel de observadores. (The study and auditing process wil be carried out only in the presence of the management representative and/or the general manager and the representative(s) of the area being audited. System consultants to the suplier, if present during this process, are limited to the role of observers. Nota 2: Sólo serán procesadas aquellas solicitudes que presenten todos los recaudos solicitados. (Only aplications acompanied by all the requiered details will be processed).

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