EVS_EJ. Ejemplo de EVS

Transcripción

1 EVS_EJ Ejemplo de EVS 1 Estudio de Viabilidad del Sistema EVS 1 Establecimiento del Alcance del Sistema EVS 2 Estudio de la Situación Actual EVS 4 Estudio de Alternativas de Solución EVS 5 Valoración de las Alternativas EVS 6 Selección de la Solución EVS 3 Definición de Requisitos del Sistema 2

2 EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema Sistema para la automatización de domiciliaciones de recibos a través de la Caja de Ahorros Objetivos/Requisitos: Mantener la información actualizada para fácil acceso Reducir coste de tiempo y errores provocados por la facturación Aportar datos exactos a contabilidad Facturar en el formato exigido por la Caja para evitar el coste de cada recibo domiciliado 3 EVS 1: Establecimiento del Alcance del Sistema Unidades Implicadas: Secretaría Usuarios Participantes Responsables: Director Usuarios: Secretaria, Contable 4

3 EVS 2: Estudio de la Situación Actual Representar la situación actual (punto de vista lógico y físico): Procesos/Tareas realizados Datos manejados Identificar problemas, deficiencias y mejoras. Estas últimas tenerlas en cuenta en la definición de los requisitos. 5 Diagrama del sistema (Físico) Ficha vacia Rellenar Ficha Recibo F. s Preparar Domicializ. IFS Envio a Caja Caja Ahorros Reclamar Impagados Actualizar Ficha IFC Bco. F. s Caja Ahorros Paso a Contable NAC Contable Asiento Contable 6

4 Formularios utilizados Ficha Nombre y Apellidos Dirección Importe Tipo Facturación (M,B,T,S,A) Mes Referencia Banco Sucursal Cuenta (reverso) Datos de Facturaciones: AÑO MES IMPORTE DEVUELTO (Motivo) IFS: Informe Facturación s Banco Fecha Cargo N/ Cuenta Titular Sucursal CC Importe TOTAL... 8

5 IFC: Informe Facturación Caja Ahorros RECIBOS DEVUELTOS Fecha Titular Importe Bco/Suc/cc Motivo Total Devuelto... Total Cobrado... 9 NAC: Nota para apuntes contables Mes Importe Cobrado 10

6 Modelo de Procesos (Lógico) (Estructurado) 1 Mantenim. s 2 Facturacion Mensual g D12s f Caja Informe D14Facturacion s 4 Reclamacion Impagados 3 Recepcion Facturacion Informe D13Facturacion Caja Nota D15Apunte Contable 5 Paso a Contabilidad h Contabilidad 11 Modelo de Procesos (Lógico) (Objetos) Mantenimiento s Facturación Mensual Caja Reclamación Impagados Recepción Facturación Paso a Contabilidad Contabilidad 12

7 Modelo de Datos (Lógico) (estructurado) Impreso Facturación Caja Nota Apunte Contable Línea Mes socio Impreso Facturación 13 Modelo de Datos (Lógico) (Objetos) Impreso Facturación Caja Nota Apunte Contable 0..n Línea Mes socio 1..n 1..n Impreso Facturación 14

8 Otros aspectos a considerar Nuevos requisitos de información y objetivos (los examinados en la lista de requisitos) Estimar costes de la explotación del sistema actual Tiempo operación (usuario) Elevado, se dedica media jornada a la facturación mensual Tiempo de ordenador (no aplicable) Mantenimiento y mejoras de programación (no aplicable) Otros costes El derivado de la domiciliación a la Caja (comisiones) 15 Evaluar información producida por el sistema actual Satisfacción de las expectativas de usuario: Trabajo monótono, propenso a errores Información que requiere y no es producida: Lista actualizada de socios Previsiones de ingresos Contabilidad diferenciada de pagos e impagos Demoras en el flujo de información Los errores son comunes Otras: operativa complicada, informes superfluos, funcionamiento deficiente, etc. Obtener: LISTA DE PROBLEMAS, DEFICIENCIAS y MEJORAS 16

9 EVS 3 : Definición de Requisitos del Sistema Se planifican y realizan todas las entrevistas (sesiones de trabajo) necesarias Con los Responsables (visión global) Con los Usuarios (visión detallada) Director (introducción al sistema) Secretaria (descripción del proceso) Contable (descripción del proceso) Secretaria (consolidación) 17 Entrevistas (Prácticas) Preparación de guiones (en función del destinatario de la entrevista) Realización entrevista Consolidación 18

10 Catálogo de Requisitos (preliminar) 1.Requisitos Funcionales 1.1 Actualización de datos Mantenimiento de datos de socios Generación de facturas con periodicidad variable (1, 2, 3, 6, 12 meses) a partir de cualquier mes Facturación con el formato exigido por la Caja de Ahorros Facturación mensual para recibos corrientes, y en cualquier momento para incorrientes Consultas s, facturas e impagados Lista detallada de facturas impagadas para poder proceder a su reclamación 1.3Informes No especificado. Lo mismo que se pueda obtener con las consultas interactivas 1.4Datos manejados s (datos personales, bancarios, cuota y periodicidad) Facturas (todas las facturas emitidas, sean cobradas o pendientes de pago) 20

11 1.5Interacción con otros sistemas Caja de ahorros: disco con formato normalizado para realizar la facturación Programa de contabilidad, para realizar los asientos correspondientes a cada mes 21 2Requisitos No Funcionales 2.1 Rendimiento No se especifican detalles Volumen de 500 socios 2.2 Frecuencia de tratamiento Facturación mensual típica de 250 socios, con picos de hasta Los impagados suelen ser el 2% del volumen total facturado al mes 2.3 Requisitos de seguridad: Control de accesos: Una palabra clave para el usuario (secretaria) Copias de respaldo: No especificado Integridad de la información: No especificado 22

12 2.4Requisitos especiales de comunicaciones Ninguno. Todas las aplicaciones funcionan en el mismo computador Prioridades: Todas igual 23 EVS 4 : Estudio de Alternativas de Solución Proponer soluciones Diferentes grados de automatización Cambios organizativos y estructurales Estudiar Impacto en la organización Viabilidad técnica y económica Abandono del proyecto 24

13 Definición de alternativas: Plantear diferentes alternativas: Identificar procesos manuales y automáticos Determinar naturaleza de procesos automáticos (lotes, interactivos) Representar para cada alternativa un modelo lógico Diferenciar cada alternativa Recojer y estudiar información sobre productos existentes en el mercado Cumplimiento de requisitos Esfuerzo de implantación (estimación) Evolución producto Coste Estándares Entorno tecnológico 25 Productos Comerciales Equipo físico Contabilidad Ya se usa un programa de contabilidad estándar Posible cambio de programa Facturación El programa de la Caja es gratuito, pero tras su evaluación, se determina que no cumple los requisitos (no permite flexibilidad en las facturaciones) Tipo PC, con sistema de ventanas 26

14 Operativa de facturación Facturación separada de pagados e impagados Facturación conjunta Envío de facturación a la Caja Confección del disquete para la Caja Integración con el programa de la Caja (éste genera el disquete) Trabajo manual con el programa de a Caja Subsistema Contabilidad Integración con el programa de Contabilidad Trabajo manual con el programa de Contabilidad No se harán Modelos de Procesos / Datos, pues todos serían prácticamente iguales, salvo en lo correspondiente a la operativa de facturación 27 EVS 5: Valoración de las Alternativas Ventajas y desventajas Facilidad operativa Complejidad técnica Plazos para la implantación Impacto de la carga de trabajo sobre el computador Costes Desarrollo Personal Tiempo de computador Equipo lógico y físico Implantación Beneficios De Usuario Técnicos 28

15 Operativa de facturación Facturación conjunta es más simple y barata en todos los sentidos (cambio de requisito aceptable) Envío de Facturación a la Caja Hipótesis: La confección del disquete es imposible o de complejidad impredecible pues no se conoce el formato El proceso totalmente manual perdería de vista los objetivos del sistema La integración con el programa de La caja: Interface técnicamente fácil y barato (insertar ocios en una tabla DBase) Uso algo complicado, pero una vez al mes 29 Contabilidad Integración con el programa de contabilidad Lo más simple desde el punto de vista operativo Técnicamente complejo (mayor coste) Requerirá mantenimiento posterior si se cambia el programa de contabilidad Uso manual Operativa también simple (solamente se usa una vez al mes, y con pocos datos) Independencia del programa de contabilidad 30

16 EVS 6: Selección de la Solución Solución adoptada Una facturación para todos los recibos (incluyendo impagados) Integración con el programa de la Caja, introduciéndole los datos de socios y generando con este el disquete. Interface manual con el programa de contabilidad 31 LaCaja Caja Ahorros Fact Bco. Secretaria Conta IFC Caja Ahorros Recibo NAC 32

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