TITULO PROCEDIMIENTO ESPECiFICO PARA LA ENTREGA-RECEPCION ORDINARIA DE LOS RECURSOS ASIGNADOS, POR SEPARACION DEL CARGO DE UN SERVIDOR PUBLICO

Transcripción

1 CONTRALOR~INTERNA TITULO 3. ANTECEDENTES 3 4. DESCRIPCION Responsabilidades del Servidor Publico Responsabilidades del Subenlace Administrativo Responsabilidades del Subenlace Informiltico Responsabilidades del Director General de Administraci6n Responsabilidades del Jefe del Departamento de Informatica Responsabilidades de la Coordinaci6n de Contraloria Interna 7 7. FACTORES DE RIESGO DISTRISUCION 10 I REVISA /.'~ CP JOSE LU { HERN/,.\ef'1 ItA:t". \ COORDI NADORJ DE CONTRALORiA INjERNA / ':, C.P. JOSE,LUVI~N.. HERNADE ' COORDINAD ~ R' E CONTRALORIA INTEtRNA I /

2 gto COORDINACION DE CONTRALOR~INTERNA TiTULO I REV,S,6i REVISI6N 2~_REVISION 3 I REVISION 4 Establecer los lineamientos para que los servidores publicos adscritos a la Secretaria de Salud y al Instituto de Salud Publica del Estado de Guanajuato que se separen de su cargo, por cualquiera que sea el motivo, realicen la Entrega- Recepci6n ordinaria de los recursos humanos, materiales y financieros que tengan asignados, al dia de su separaci6n del cargo, tal como se estipula en el Reglamento para la Entrega-Recepci6n de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato. "Este procedimiento os de aplicaci6n obligatoria para los sujetos que se encuentren en los niveles jerarquicos comprendidos desde el Titular de la Dependencia 0 Entidad hasta Jefe de Departamento "A", 0 cargos analagos, independientemente de su denominaci6n y cualquiera que sea la naturaleza de sus funciones; y los que sin encontrarse en los niveles jerarquicos contemplados anteriormente, cuenten con resguardo de bienes 0 cualquier c1ase de recursos 0 tengan dentro de sus funciones la responsabilidad de administrar, aplicar 0 comprobar recursos publicos, as! como aquellos que se encuentren en situaci6n analoga" Inicio: Cuando un Servidor Publico se separe de su cargo, cualquiera que sea la causa que 10motive. Termino: AI formalizarse, mediante el Acta de Entrega-Recepci6n, la separaci6n del cargo y realiza la Entrega-Recepci6n a quien 10sustituya 0 reciba de manera provisional. ELf\BORA! )(i(:;(~", CP IMELDA JUiR1:~~L8ERON JEFcDEbBEPAR~AME~+G~ AUDITORiA OPERATIVA REVISA II. ~~'~)N CP JOSE.LUVIA ~,. '_ \ HERNAD. coordinador D CONTRALORiA INTERNA

3 gto COORDINACION DE CONTRALORIA INTERNA 11DICIEMBRE/2010 I TITULO REVISI~~~~J REVISION 5 REVISION 7 J Los servidores publicos deben cumplir en tiempo con la obligaci6n por parte de los servidores publicos de realizar la Entrega-Recepci6n ordinaria de los recursos humanos, materiales y financieros que tengan a su cargo al dia de su separaci6n, tal como se estipula en el Reglamento para la Entrega-Recepci6n de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado y de acuerdo con los Lineamientos Administrativos para la aplicaci6n de las Normas y Procedimientos. Actualmente se cuenta con un Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG), cuya finalidad es utilizar y aprovechar al maximo los sistemas informaticos actuales de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, as! como facilitar la captura de informaci6n necesaria que no se encuentre sistematizada. El Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG), tiene un Enlace Administrativo dentro del ISAPEG, siendo el Director General de Administraci6n, quien cuenta con un suplente. Adicionalmente el Jefe del Departamento de Informatica tiene la titularidad de ser el enlace informatico quien tambien puede nombrar un suplente. Para apoyar a la coordinaci6n de acciones en las diferentes areas, se realizaran nombramientos de Subenlaces en cada una de las unidades administrativas y medicas del Instituto de Salud Publica del Estado de Guanajuato, quienes tendran las mismas funciones que tiene el enlace. C.P. JOSE LUVIANO HERNADEZ COORDINADO~ CONTRALORIf\JN' R A

4 CONTRALORIA INTERNA TITULO PROCEDIMIENTO ESPECIFICO PARA LA 4.1. EI Servidor Publico que se separe de su cargo, es responsable de realizar 10 siguiente: Informar su separaci6n del cargo al Subenlace Administrativo que Ie corresponda, con una anticipaci6n minima de 15 dias a la fecha de acto de Entrega-Recepci6n, a fin de que este Subenlace Administrativo Ie asigne: Un usuario y una clave para poder accesar al Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato. Sitio: ohp Las plantillas que Ie correspondan Ilenar de acuerdo al puesto que ocupe Realizar el Acta de Entrega-Recepci6n, asi como el lienado de formatos y en caso de ser necesario, solicitar asesor[a al Subenlace Administrativo que Ie corresponda, en relaci6n con la integraci6n de la informaci6n En caso de que las dudas tengan relaci6n con el sistema informatico debe solicitar la asesorla necesaria al Enlace 0 Sub-enlace Informatico. CP JOSE LUVIANO HERNADEZ COORDINADOj3.2 CONTRALORiA"TNTER

5 COOROINACION DE CONTRALORiA INTERNA 11DICIEMBRE/2010 TiTULO REVISION 3 REVISION REVISION 5 REVISION 6 ~ 4.2 EI Subenlace Administrativo de la Unidad 0 area donde se realice la separaci6n del cargo de un Servidor Publico, es responsable de realizar 10 siguiente: Recibir la solicitud del Servidor Publico Realizar la creaci6n de usuario Asignar los formatos y anexos que Ie apliquen Informar via telef6nica al Enlace Administrativo 0 a su suplente de la Entrega- Recepci6n que se Ilevara a cabo Solicitar asesoria telef6nica al Enlace Administrativo sobre la integraci6n de la informaci6n Solicitar por escrito la intervenci6n de la Coordinaci6n de Contraloria Interna, con anticipaci6n minima de tres dias habiles a la fecha del acto de Entrega- Recepci6n. 4.3 EI Subenlace Informal:1code la unidad 0 area donde se realice ia separaci6n del cargo del Servidor Publico, es responsable de realizar 10siguiente: Recibir la autorizaci6n de la creaci6n de usuario Registrar en SEREG los formatos y anexos que Ie asign6 el Subenlace Administrativo Asesorar alas unidades con respecto a los problemas que tengan con el Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG). "- I \ ELABORA )( i.~ 1'\ "\'i' 'j'i\).,; I, 'Ill ' C.P. IMElD %&~Wl'-CA..~R6N JEFE DEL DEPARTAME:N.}GHryE'" AU~~~VA CP. JOSE LUVIANO HERNADEZ COORDINADOR P CONTRALORiA-1 RN

6 CONTRALORiA INTERNA 11DICIEMBRE/2010 TITULO DEL CARGO DE UN SERVIDOR PLIBLICO 4.4 EI Director General de Administraci6n, en su caracter de Enlace Administrativo, es responsable de realizar 10 siguiente: Registrar en una bitacora la Entrega-Recepci6n que se lievara a cabo Vigilar el cumplimiento de Ilenado de los formatos correspondientes Recibir la solicitud de asesoria por via telef6nica, correo electr6nico, etc., para 10 cual debe: L1evaruna bitacora. Estar en contacto con los Subenlaces, a fin de asesorar en la integraci6n de la informaci6n. En caso de existir dudas, solicitar asesoria a la Coordinaci6n de Contraloria Interna. 4.5 EI Jefe del Departamento de Informatica en su caracter de Enlace Informatico es responsable de realizar 10 siguiente: Registrar en SEREG los formatos y anexos asignados par parte del Enlace Administrativo Asesorar a los Subenlaces de las unidades de ISAPEG y a las areas de Oficina Central respecto a los problemas que tengan con el Sistema de Entrega- Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG). CP JOSE LUVIAN HERNADEZ COORDINADOR CONTRALORi T RNA /

7 CONTRALORiA INTERNA TITULO Oar asesoria al Enlace Administrativo e Informatico del Acta de Entrega- Recepci6n, as! como del Ilenado de los anexos de esta, segun sea el caso Supervisar y formalizar el acto de Entrega-Recepci6n, considerando 10 siguiente: Efectuarlo a mas tardar el dia habil siguiente a la separaci6n del cargo. Constatar que el titular del area administrativa funja como testigo; en caso de que sea este el que realice la entrega, el testigo debe ser su superior jerarquico. EI Servidor Publico saliente puede nombrar un testigo, de considerarlo necesario. Verificar que el Acta de Entrega-Recepci6n se levante en cuatro tantos, que este foliada de manera consecutiva y rubricarse en todas sus hojas por las personas intervinientes; donde conste, en su caso, la negativa para hacerlo y los motivos para ello. Hacer de conocimiento a los participantes que la negativa de firmar el acta o informar los motivos de ello no afectara su validez. Constatar que se elabore el Acta en papel membretado de la Unidad Administrativa donde el Servidor Publico se separa del cargo. Verificar que se marquen con una "X" si Ie aplica 0 no el anexo de cada uno de los mencionados en el machote del formato del Acta, en su respectiva columna. Comprobar que las firmas de quienes participan en el Acta sean aut6grafas. Cerciorarse que en caso de falta de espacio para ubicar las firmas en la ultima hoja del Acta, estas deben imprimirse al reverso de la ultima hoja utilizada. ~~BORA ; I \l1tl~111 '),\,10. I' UlIi1rlllih\\,';;,7.> cp IMELD ij&.\!.:~.cattreron - - JEFE DE~EPART AME_N]LJ:DE"> AUDI.1A-0PERATIVA! CP JOSE Luvr;fJAN HERNAoEZ ;.. COOROINAOOR '-' CONTRALORiA.1 EriNA

8 goo COORDINACION DE CONTRALORiA INTERNA TITULO REVISION 5 I REVISION 6 Especificar el numero, tipo y contenido de los documentos adicionales que integran la informaci6n correspondiente. Informar al Servidor Publico entrante 0 quien reciba de manera provisional, que dispondra de 10 dias habiles para verificar el contenido de los anexos y formatos del Acta de Entrega- Recepci6n, para que en caso de inconsistencias haga del conocimiento del Organo Interno de Control. 5.1 Decreto Gubernativo Numero 260, mediante el cual, se expide el Reglamento para la Entrega-Recepci6n de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Publicado en el Peri6dico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato el 20 de enero de EI Decreto Gubernativo Numero 60, mediante el cual, se reforman y adicionan diversos artfculos del Reglamento para la Entrega-Recepci6n de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado, publicado en el peri6dico oficial el 11 de diciembre de Lineamientos Administrativos para la aplicaci6n de las Normas y Procedimientos previstos por el Reglamento para la Entrega-Recepci6n de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado. Publicado en el Peri6dico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato el 25 de abril de Existe un Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG), el cual constituye un sistema informatico mediante el cual se integra la informaci6n en materia de la Entrega-Recepci6n. Sitio:http./ /~lste'ila.?.2gp'1.quanai uatqj}ob.rmjindex2. php..

9 CONTRALOR~INTERNA 1IDICIEMBRE/201 0 TiTULO 5.5 Manual de Usuario del Sistema de Entrega-Recepci6n para el Estado de Guanajuato (SEREG). 6.1 Actas formalizadas = Solicitudes de unidades administrativas/ Eventos de Entrega-Recepci6n realizados. Este indicador muestra en que porcentaje se estan formalizando los eventos solicitados por las unidades administrativas. 6.2 Cumplimiento en tiempo normado = Fecha de Acta de Entrega-Recepci6n formalizada (menos) Fecha de separaci6n del cargo de un Servidor Publico. De '1 a 0: Este indicador nos muestra que S8 esta culllpliendo con 10 establecido en el Reglamento de Entrega-Recepci6n, en relaci6n a que el Acta de Entrega- Recepci6n se lieve a cabo a mas tardar el dia siguiente a la fecha de separaci6n del cargo del Servidor Publico, cualquiera que fuera el motivo que 10 origine. Superior a 1: Este indicador nos muestra que no se esta cumpliendo a tiempo con 10 establecido en el Reglamento de Entrega-Recepci6n, en relaci6n a que el Acta de Entrega-Recepci6n se lievara a cabo a mas tardar el dia siguiente a la fecha de separaci6n del cargo del Servidor Publico, cualquiera que fuera el motivo que 10 origine.

10 CONTRALOR~INTERNA TiTULO 7. FACTORES DE RIESGO 7.1 Desconocimiento del procedimiento. 7.2 Falta de oportunidad de la aplicaci6n del procedimiento. 8. DISTRIBUCION 8.1 Direcciones Generales y Coordinaciones. 8.2 Hospitales Generales y de Especialidades. 8.3 Jurisdicciones Sanitarias. 8.4 Laboratorio Estatal de Salud Publica. 8.5 Centro Estatal de la Transfusi6n Sangu[nea. 8.6 Sistema de Urgencias. 8.7 Unidades Administrativas 0 Medicas. ELABORA U '. ~)III.~, I "~l' " i \.)/ C.P. IMELD ~JA~~--CAt!?(R6N.J.EEE DEL D,~'pARTAMENTB41E- AUDITO IA OPERATIVA