CIF-KM. GUÍA DE LOS PRIMEROS PASOS

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1 CIF-KM. GUÍA DE LOS PRIMEROS PASOS Secciones 1. CONCEPTOS PREVIOS. 2. INSTALAR CIF-KM. 2.1 Descargar e instalar CIF-KM. 2.2 Configuración de CIF-KM. 2.3 Acceso externo al servidor de CIF-KM. 3. PRIMERA SESIÓN EN CIF-KM. 3.1 Activar CIF-KM. 3.2 Credenciales de acceso predeterminadas.

2 1.- CONCEPTOS PREVIOS Una vez instalada la aplicación en un servidor, y registrada en CIF lo que se realiza en el proceso de instalación, se pueden dar de alta usuarios. Hay tres tipos de usuarios: Usuarios internos son aquellos a los que se les ha dado de alta y asignado una licencia de usuario interno. Estos usuarios tendrán acceso a la aplicación mediante un programa cliente y con un navegador Web o browser. El programa cliente se descarga con un navegador en Descarga de componentes de la página Web de la aplicación instalada en el servidor y se instala en cada puesto de trabajo que vaya a ser usado por un usuario interno. El programa cliente permite acceder a la aplicación con todas las funcionalidades. El acceso con un navegador desde la página Web de la aplicación sólo permite acceder a la misma para visualizar y descargar archivos. Al registrar la aplicación en CIF al final del proceso de instalación, se han dado de alta 4 usuarios a los que se les han asignado 4 licencias de usuario interno (gratuitas). Los cuatro usuarios iniciales se llaman: Administrador (que tiene asignado el rol personal de administrador), usuario 1, usuario 2, usuario 3, y usuario 4. El administrador accediendo a la ficha de estos cuatro usuarios iniciales en Gestión de Usuarios del menú del icono flotante de la aplicación, puede modificar sus nombres, datos y claves de acceso, para que se correspondan con las de usuarios reales. Posteriormente, cuando se necesite, se pueden adquirir más licencias de usuario interno accediendo desde el menú del icono flotante de la aplicación a la tienda ( donde ya entrará directamente con la cuenta con la que registró la aplicación instalada en el servidor y cualquier compra de licencias de usuario interno se incorporarán y estarán a disponibles en la aplicación. Las licencias de usuario interno adquiridas con la cuenta de la aplicación se añaden automáticamente a esta incrementando el número de las que se tenían antes, quedando las nuevas adquiridas disponibles en la aplicación para ser asignadas a nuevos usuarios concretos que se den de alta en ella. Usuarios externos que tienen acceso desde la página Web de la aplicación a través de navegador sólo para visualizar y descargar archivos. Son los usuarios dados de alta en la aplicación a los que se les ha asignado una licencia de usuario externo (sólo Web). Estas licencias se ofrecen gratuitas en número ilimitado. El Administrador gestiona los usuarios externos de igual forma que los internos, es decir, pueden formar parte de grupos de usuarios y de esta manera se puede poner a su disposición sólo la información privativa que proceda para cada uno de ellos. Usuarios anónimos (acceso sólo Web). Cualquier persona que no esté dada de alta en la aplicación y, por tanto, sin licencia de usuario externo, podrá acceder con un navegador desde la página Web de com 2

3 la aplicación, con los espacios para nombre y clave en blanco, para consultar y descargar los archivos que estén situados en el espacio de la aplicación destinado al público en general. 2.- INSTALAR CIF-KM Descargar e instalar CIF-KM. CIF-KM es una gestión documental personalizable, muy sencilla de utilizar y de administrar, que se ofrece de forma gratuita con cuatro licencias de usuario interno y un número ilimitado de usuarios externos. Para poder instalar CIF-KM hay que descargar la aplicación desde el enlace Descarga CIF-KM Gratis en la página principal de CIF-KM CIF-KM consta de tres aplicaciones: Una aplicación servidor que se instala en un ordenador para que funcione como servidor de CIF-KM, donde reside la aplicación como un conjunto de servicios WEB, y donde se configura el repositorio de documentación, un espacio en disco (que no tiene por qué estar en el mismo equipo) donde se guardarán todos los archivos que se publiquen en la gestión documental. Un sitio WEB, accesible desde el servidor donde está instalado CIF-KM, tanto desde la red local como desde Internet (si el servidor está configurado a tal efecto), como un portal de entrada para que cualquier usuario pueda identificarse y acceder a búsquedas de documentos (puestas a su disposición según sus permisos) y desde donde los usuarios autorizados (usuarios internos) podrán descargar el programa cliente para ser instalado en los puestos de trabajo desde los que se deba trabajar. Una aplicación para el puesto de trabajo de los usuarios internos, instalada en cada uno de los equipos que accedan a través de red local, o a través de Internet (si el servidor está configurado a tal efecto). Desde esta aplicación, en cada puesto de trabajo, cada uno de los usuarios internos podrá trabajar con CIF-KM, a todos los niveles que le permita su configuración de permisos, desde un acceso básico de consulta, hasta administrar cualquier detalle de CIF-KM. Una vez descargada la instalación debemos ejecutarla en el equipo que hará la función de servidor de CIF- KM. Vemos a continuación los pasos a seguir en la instalación de CIF-KM: com 3

4 En primer lugar se debe aceptar el acuerdo de licencia de uso de CIF-KM, por el cual CIF S.L. Le permite utilizar CIF-KM Si es una nueva instalación deberá escoger la ruta de instalación, donde se copiarán los archivos de la aplicación servidor de CIF-KM: Tras la copia de los archivos de la aplicación servidor se lanzará la configuración del servidor de CIF-KM: com 4

5 2.2.- Configuración de CIF-KM. Antes de la configuración de CIF-KM se nos solicita un nombre para el servidor. Este nombre se utilizará para registrar esta instalación con CIF (y así obtener las licencias gratuitas), además también se utilizará para localizar al servidor desde los puestos de trabajo. Introduzca un nombre sin espacios en blanco. Se comprobará que el nombre no esté en uso por otras instalaciones de CIF-KM. En el siguiente paso se indicará el nombre que se quiere dar al Sitio Web de la aplicación CIF-KM servidor, por defecto CIF-KM, y el puerto en el que estará disponible, por defecto el com 5

6 Sólo es necesario cambiar el puerto si este ya está en uso en el equipo donde estamos instalando CIF-KM. Al continuar en el siguiente paso se analizará si el puerto escogido está libre, y si no es así se mostrará un aviso solicitando que escojamos otro puerto distinto. También podremos indicar la ip o dominio público y el puerto que se utilizarán para conectar a este servidor desde la red externa (desde Internet). Si no va a habilitar el acceso externo, o desconoce esta información deje las casillas en blanco y continúe. Recuerde que si desea que CIF-KM sea visible desde el exterior, su configuración de red debe permitir que el tráfico externo llegue al servidor de CIF-KM. En el siguiente paso debemos proporcionar una configuración para el envío de correos electrónicos, ya que CIF-KM puede enviar avisos y notificaciones, para lo cual debemos indicar la cuenta de correo bajo la que se enviarán dichos mensajes, los datos de conexión con el servidor de correo, y si es necesario, los datos de autenticación para enviar mensajes. Si deja esta sección sin configurar CIF-KM no podrá enviar correos electrónicos, por lo que sólo se dispondrá de la mensajería interna (entre usuarios de CIF-KM que utilicen la aplicación cliente de puesto de trabajo. A continuación se debe indicar donde se almacenarán los archivos que se gestionen con CIF-KM. Todos los archivos añadidos a la gestión documental se guardarán en este almacén, por lo que debe tener espacio de disco suficiente para almacenar el volumen de información que se espera manejar. La ruta no tiene por qué corresponder con una carpeta del ordenador local, y podemos indicar una ruta de red, por ejemplo un servidor de archivos dedicado. com 6

7 Si escoge personalizar las rutas de almacenamiento (para configurar una ruta de red, por ejemplo) le recomendamos que consulte la guía para la configuración del almacenamiento en red, donde le indicarán como debe configurar los servicios y permisos de las carpetas para que CIF-KM funcione correctamente. La base de datos siempre debe estar instalada en el mismo equipo donde está instalado el servidor de CIF-KM. Si ya tiene datos de una instalación anterior se le preguntará si quiere sobrescribir los datos o si prefiere indicar otra ruta. com 7

8 Tras estos pasos se inicia un proceso de configuración de CIF-KM, tras el cual se presenta un resumen de la instalación, con datos acerca de como entrar en CIF-KM y accesos a las guías de usuario, administrador, y primeros pasos (la guía que está viendo ahora mismo). Si llegado este punto no se ha detectado la presencia del software Ghostscript, utilizado para que CIF-KM pueda generar miniaturas para los documentos de tipo ADOBE PDF, se le presentará una opción en la parte inferior de la ventana para descargar e instalar dicho software, con un enlace a un manual indicando como realizar dicha instalación. Este proceso de configuración también creará en el equipo un grupo de programas en el menú de inicio llamado CIFKM, donde podrá encontrar accesos directos a dichas guías y a la página principal de su nueva instalación de CIF-KM. Como se puede ver en la captura, se informa de la dirección o direcciones en las que podrá abrir desde un navegador la página principal de CIF-KM. Estas direcciones mostradas corresponden con las direcciones IP del equipo donde se acaba de instalar CIF-KM (en este caso Si desea revisar las direcciones de conexión de CIF-KM podrá utilizar la herramienta de configuración de CIF-KM, disponible desde el menú de inicio, en el grupo de programas CIFKM (servidor). Desde esta herramienta de configuración también podrá revisar el resto de parámetros de configuración de CIF-KM, como la cuenta de correo para el envío de correos electrónicos y el aspecto de la portada web de CIF-KM Acceso externo al servidor de CIF-KM. Si necesita acceder a CIF-KM desde fuera de la red local de su organización necesitará conocer la IP pública de su conexión a Internet, además de configurar en el panel de control de su router ADSL o modem de Cable el enrutamiento de las conexiones entrantes para que lleguen al servidor local donde está instalado CIF-KM. Esta configuración suele estar en las opciones NAT del panel de control del router que administra la conexión a Internet, y debe indicar el puerto de entrada (el puerto público desde Internet por donde entran las peticiones de conexión a CIF-KM) y el puerto del servidor de CIF-KM donde está funcionando CIF-KM. En la instalación de CIF-KM podrá asignar estos datos si los conoce. En caso contrario déjelos en blanco y CIF-KM intentará averiguarlos automáticamente (aunque la redirección desde el router al servidor de CIF- KM debe establecerse manualmente por el administrador de red). Una vez que CIF-KM está instalado puede revisar esta configuración desde la herramienta de configuración del servidor ubicada en el menú de inicio CIFKM (servidor)\configuración servidor de CIFKM. com 8

9 3.- PRIMERA SESIÓN EN CIF-KM Activar CIF-KM. Después de instalar CIF-KM en el servidor se tiene que acceder desde uno de los puestos de trabajo (o incluso desde el mismo servidor, si de desea) para entrar por primera vez y activar la instalación. Esta activación requiere conexión a Internet, y permitirá acceder a cuatro licencias de usuario interno gratuitas, con las que cuatro usuarios internos podrán utilizar CIF-KM a través de la aplicación cliente de puesto de trabajo. Los pasos para la activación son los siguientes: En primer lugar, se accede al Sitio Web de la nueva instalación de CIF-KM, por ejemplo, a través de la dirección mostrada en el último paso de la instalación, tanto desde el propio servidor como desde un equipo en la red local. Veremos en nuestro navegador la página principal del servidor de CIF-KM que acabamos de instalar, donde nos muestra un enlace para descargar la aplicación de puesto de trabajo. No podremos utilizar el buscador web hasta completar el paso de activación necesario, por lo que por el momento descargamos el puesto de trabajo para poder realizar la activación de CIF-KM. com 9

10 Al pinchar en el enlace de descarga se nos mostrará una ventana donde nos indica el nombre del servidor, que se utilizará en la instalación del puesto de trabajo para conectar con el servidor de CIF-KM Tras realizar la descarga, ejecutamos la instalación aceptando las opciones por defecto (podemos decidir si añadiremos iconos al escritorio o no), y tras la instalación veremos la ventana de petición de identificación para entrar en CIF-KM. Al ser este el primer acceso podemos utilizar la identificación por defecto del administrador: nombre de usuario admin admin y contraseña clave clave : A continuación se ve la siguiente ventana, que indica la necesidad de activar la instalación CIF-KM para poder utilizarlo, tras lo cual se dispondrá de cuatro licencias de usuario interno de CIF-KM asociadas a la aplicación instalada. Para activar CIF-KM es necesario registrar una cuenta en la tienda on-line de CIF: que permitirá, en su caso, comprar más licencias de usuario interno que se adicionarán a las cuatro iniciales gratuitas y la compra de tiempo de asistencia / formación. com 10

11 Si quiere obtener más información al respecto, puede consultar las siguientes guías: Sobre como comprar en store.cif.es Sobre la asistencia / formación Sobre las licencias de uso de CIF-KM También se puede utilizar una cuenta ya existente y no vinculada a otra instalación de CIF-KM (si la cuenta ya está vinculada a otra instalación de CIF-KM se mostrará un mensaje informativo solicitando que indique otra cuenta), o bien se cree una nueva cuenta, que es el paso que se explica a continuación: Para crear la nueva cuenta en deberá cubrir los Datos requeridos : Nombre de cuenta y una contraseña (que podrá utilizar para acceder desde un navegador Web a la tienda on-line de forma que sus compras y productos se asocien automáticamente con la instalación de CIF-KM que acaba de activar) com 11

12 Persona de contacto: Indique su nombre o el nombre de la persona de su organización que vaya a estar relacionada con CIF-KM. Correo electrónico: este correo electrónico será utilizado en las comunicaciones de la tienda on-line y para el envío de información acerca de CIF-KM, como notificaciones de actualizaciones disponibles. Nombre de la instalación. Este nombre se mostrará en la tienda on-line como su instalación de CIF-KM asociada Valoramos su tiempo de atención al correo electrónico, por lo que sólo utilizaremos esta dirección de correo electrónico exclusivamente para temas relacionados con CIF-KM. Los Datos opcionales permiten completar el perfil para la tienda on-line, evitando tener que introducir la información de nuevo si realiza alguna compra. Tras completar el formulario de creación de una nueva cuenta en store.cif.es, o bien al introducir una cuenta sin asociar a CIF-KM, podrá ver el siguiente mensaje confirmando la activación de CIF-KM. Cuando pulse el botón aceptar continuará el inicio de sesión y entrará en CIF-KM identificado como el usuario administrador. Tendrá acceso a una instalación de CIF-KM preconfigurada con un entorno de trabajo con tres fichas de creación de contenidos y búsqueda y podrá acceder a todas las herramientas de administración y configuración desde el icono flotante de CIF-KM (remarcado en rojo en la siguiente captura): com 12

13 Recuerde que tiene a su disposición las guías de usuario y de administrador, donde se le ofrecerá información detallada acerca del entorno preconfigurado y como administrar y configurar CIF-KM. También puede consultar la ayuda de CIF-KM desde el icono flotante o incluso desde nuestro sitio web en su versión on-line: Guía de uso de CIF-KM Credenciales de acceso predeterminadas Una vez realizados los pasos anteriores se podrá entrar a CIF-KM desde cualquier equipo en su red, o incluso desde Internet (si su configuración de red lo permite) utilizando la dirección del Sitio Web (introducida al finalizar la instalación) para poder acceder al instalador de la aplicación cliente de puesto de trabajo, y utilizar todas las funciones disponibles para esos cuatro usuarios internos siguientes: Administrador: usuario de CIF-KM con todos los permisos para administrar y configurar CIF-KM. Puede modificar las fichas y credenciales de acceso de todos los usuarios. Nombre: admin Contraseña: clave Usuario 1: 1 usuario de CIF-KM, puede crear contenidos y buscar información a través de las plantillas proporcionadas. Puede cambiar sus credenciales desde su ficha de usuario. Nombre: usuario1 Contraseña: clave Usuario 2: 2 usuario de CIF-KM, puede crear contenidos y buscar información a través de las plantillas proporcionadas. Puede cambiar sus credenciales desde su ficha de usuario. Nombre: usuario2 Contraseña: clave Usuario 3: 3 usuario de CIF-KM, puede crear contenidos y buscar información a través de las plantillas proporcionadas. Puede cambiar sus credenciales desde su ficha de usuario. Nombre: usuario3 Contraseña: clave En la ficha de cada uno de esos usuarios se podrá modificar el nombre y contraseña de cada uno de ellos. com 13

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