CIRCULAR Nolo 7 7 REGISTRADORES DE OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS PRINCIPALES, SECCIONALES, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS.

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1 SNR SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la fe pública Miniusticia PROSPERAD 1 PARA TODOS 2 CIRCULAR Nolo 7 7 PARA: DE: ASUNTO: REGISTRADORES DE OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS PRINCIPALES, SECCIONALES, COORDINADORES ADMINISTRATIVOS. DIRECCIÓN FINANCIERA AUTORIZACION USO DATAFONOS Teniendo en cuenta que para la Entidad es importante el mejoramiento continuo en los procesos y la calidad en el servicio, se autoriza a todas Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, para que a partir de la fecha entre en funcionamiento el recaudo por medio de Datafonos. Para la correcta ejecución del mismo es importante que tengan presente el procedimiento de Recaudo a través de tarjetas debito y crédito, aprobado por la Oficina de Planeación que se encuentra codificado GR- del proceso Gestión Administrativa Registra!, publicado en la página WEB de la entidad en el siguiente link: content&view=article&id=35 20&Itemid=329 Así mismo se recuerda que los datafonos deben ser utilizados únicamente para las transacciones de documentos de las actividades que le corresponden a la Superintendencia de Notariado y Registro exclusivamente en Derechos de Registro y Certificado de Tradición y Libertad. Agradezco de antemano su atención y coljoración. Cordialmente, Aprobó: Doctor, Enrique Jose Nates Guerra Superintendente Delegada Para El Regist OSC Dir 11. Ot_IVERA b In no Anexo nueve (9) Folios del Procedimiento de Recaudo a través de tarjetas debito y crédito. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No Int. 201 PBX (1) Bogotá D.C. - Colombia httn://

2 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Recaudar con tarjeta debito o crédito, para facilitarle a los usuarios la realización de los pagos de derecho de registro o la expedición de Certificados de tradición. ALCANCE: Inicia: con el recaudo a través de tarjetas debito y crédito en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos Qué hace?: Recibir y verificar la tarjeta con el documento de identificación de tal manera que no tenga alteraciones en el físico, verificar los 4 últimos dígitos de la tarjeta, su fecha de vencimiento, el nombre realzado de la tarjeta y firma plasmada del titular en el panel de firma. En el documento de identificación se debe verificar la fotografía del ciudadano este de frente de hombros hacia arriba, que el rango numérico del cedulado corresponda al sexo de la persona, información que reposa debajo del código de barras en lo referente al sexo, consecutivo del cedulado y fecha de elaboración del documento. Luego de deslizar la tarjeta o chip confrontar los últimos dígitos de la tarjeta contra los que arroja el pagare que imprime el Datafono, confrontar la fecha de vencimiento de la tarjeta con la que arroja el pagare, que imprime el Datafono, confrontar la franquicia y/o marca (VISA, MASTER CARD, DINERS CLUB, AMERICAN EXPRESS), contra el pagare impreso y de la misma manera el nombre. Termina: Con la verificación del Registro en SIIF por la oficina de registro 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Dirección Financiera Responsable operativo 1: Funcionario encargado del control de los recaudos en las Oficinas de Registro del país designado por el registrador para encargarse del uso del Datafono, contando con el respaldo por oficina de otro funcionario capacitado para esta función uso con el fin de cubrir al

3 Página: 2 funcionario principal en eventualidades como vacaciones, incapacidades, permisos, entre otras situaciones que ameriten su ausencia. Responsable operativo 2: Funcionarios encargados del recaudo y conciliación de las operaciones realizadas con Datafonos de la oficina de tesorería de Nivel Central. 3. DEFINICIONES: DATAFONO: Dispositivo compacto utilizado en un establecimiento, para cobrar a sus clientes (por red telefónica, o IP vía GSM, GPRS, Wi-Fi, etc.) mediante tarjeta de crédito o débito SIC- Sistema de Información a Comercios: Es una herramienta informática ágil y estructurada que le permite a un Establecimiento consolidar, administrar y conciliar las ventas realizadas con tarjeta debito o crédito a través de los datafonos de Redeban Multicolor instalados en los puntos de venta. Tarjetahabiente: Persona titular de la tarjeta debito o crédito. Voucher: Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada, fecha y datos del usuario por medio de una tarjeta debito o crédito. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II. Histogramas: N.A PHVA Planear: Método de gestión financiera para implementar una nueva modalidad de pago con datafonos en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos con el fin de mejorar las operaciones en un sistema seguro para que el recaudo ingrese de manera efectiva y así mismo brinde la posibilidad y facilidad a la Superintendencia de Notariado y Registro de agilizar y garantizar los procesos contables día a día. Seguridad: Planean la recepción, la evaluación y correcta verificación de documentos, de tal manera que al culminar el proceso de recaudo por medio de Datafonos, esta transferencia tenga los suficientes soportes para que la

4 bertod y Orden PROCEDIMIENTO DE RECAUDOS EN LAS OFICINAS Página: 3 operación sea exitosa, es necesario que se encuentre la presencia del titular, el físico de la tarjeta y documento de identificación, en el evento de faltar alguno de estos documentos no se realizara la transacción. Hacer: Capacitar a los funcionarios del área operativa de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, de tal manera que tenga la facultad de prestar el servicio empleando los conocimiento apropiados para evitar posibles fraudes e incrementar la seguridad en cada transacción de recaudo de acuerdo a un instructivo de de seguridad realizado por la Dirección Financiera. De igual manera suplir las diferentes necesidades físicas y tecnológicas de cada oficina para que el proceso de instalación y funcionamiento sea correcto. Seguridad: Seleccionar la Opción "ver" en el datafono con la flecha hacia arriba, digita la clave del administrador, selecciona la opción papelería, escoge la opción solicitud papel y confirma con la tecla verde y espera que el datafono imprima el comprobante. Verificar: Comprobar que las Oficinas de Registro tienen instalado y en funcionamiento el datafono para que cada funcionario asignado inicie labores teniendo en cuenta las bases adquiridas en la capacitación para poder realizar el uso adecuado del mismo. Seguridad: Se verifica que la tarjeta no tenga alteraciones en el físico, verificar los 4 últimos dígitos de la tarjeta, su fecha de vencimiento, el nombre realzado de la tarjeta y firma plasmada del titular en el panel de firma. En el documento de identificación se debe verificar la fotografía del ciudadano este de frente de hombros hacia arriba, que el rango numérico del cedulado corresponda al sexo de la persona, información que reposa debajo del código de barras en lo referente al sexo, consecutivo del cedulado y fecha de elaboración del documento. Luego de deslizar la tarjeta o chip confrontar los últimos dígitos de la tarjeta contra los que arroja el pagare que imprime el Datafono, confrontar la fecha de vencimiento de la tarjeta con la que arroja el pagare, que imprime el Datafono, confrontar la franquicia y/o marca (VISA, MASTER CARD, DINERS CLUB, AMERICAN EXPRESS), contra el pagare impreso y de la misma manera el nombre. Actuar: Con esta nueva herramienta de trabajo se iniciaran las conciliaciones diarias de los ingresos de recaudo en cada Oficina Registro y en el Nivel Central.

5 Página: 4 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Pago a través de tarjeta Debito y Crédito DESCRIPCIÓN CÓMO? Descripción de actividades: 1. Definir el concepto de pago y el servicio al que debe ingresar: Se debe definir para que servicio se debe realizar el pago si es para Certificado de tradición o para pago de Derechos de Registro. 2. Recibir tarjeta y verificar datos: La tarjeta débito o crédito se recibe para verificar los datos de la tarjeta habiente y realizar la operación mediante datafonos. Nota: Se deben presentar las tarjetas en correcto estado para la operación, vigentes y con los documentos de identidad necesarios. 3. SOLICITAR DOCUMENTOS AL USUARIO: El funcionario delegado por el Registrador recibirá el recibo de liquidación para proseguir paso a paso con el pago por medio electrónico por el monto correspondiente. 4. RECIBIR Y VERIFICAR EL MEDIO DE PAGO: Cuando el usuario informe que realizara el pago con tarjeta debito o crédito debe tener en cuenta las siguientes condiciones: Se recibe la tarjeta debito y/o crédito para verificar los datos del tarjetahabiente; las tarjetas se deben presentar en perfecto estado para la operación mediante datafono y se recomienda seguir las siguientes indicaciones: a) Recibir y visar la autenticidad de los documentos: Se verifica la vigencia y autenticidad de la tarjeta y del documento de identidad del usuario en caso de tarjeta de crédito. b) Verificar los datos del usuario en los documentos: Los datos del documento de identidad deben corresponder a los de la respectiva tarjeta debito o crédito.

6 Página: 5 c) Registrar la tarjeta para operación mediante datafono: Se introducen los datos correspondientes a la tarjeta y/o usuario en el datafono para efectuar la operación. d) Diligenciar e imprimir Boucher: Se introducen los datos para la generación e impresión del Boucher, que firmara el usuario como constancia de la operación. e) Verificar firmar y devolver copia: Una vez verificada la información contenida en el Boucher, el usuario lo firma original y copia y devuelve al cajero el original del mismo, para su respectiva custodia y como documento soporte de la operación adelantada. 5. REGISTRAR LA INFORMACIÓN DEL INGRESO EN EL SISTEMA MISIONAL RESPECTIVO: El cajero debe realizar el registro del recaudo realizando el recibo de caja en los sistemas Folio o SIR (Sistema de Información de Registral) o Manual en forma simultánea y entregar copia del recibo de caja al usuario. 6. REALIZAR CIERRE DE OPERACIONES EN EL DATAFONO: El cajero debe cerrar operaciones diarias de recaudo en el datafono e imprimir los reportes del SIC (Sistema de Información al Comercio) que le permita establecer los valores totales recaudados frente al misional respectivo en cada Oficina de Registro, esta información debe ser remitida en forma diaria a la tesorería de Nivel Central. 7. REGISTRAR INFORMACIÓN EN EL BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA: El funcionario encargado de realizar el boletín de tesorería en la Oficina de Registro Principal o Seccional realizara la verificación que el total de sus ingresos correspondan, además detallar el valor total que se recaudo a través de datafonos e incorporarlo en el boletín para que el boletín diario de tesorería refleje el total de la prestación del servicio registral. 8. REGISTRO EN EL INFORME CONSOLIDADO DE INGRESOS: El funcionario encargado de remitir el informe consolidado de ingresos del mes al Grupo de Tesorería de Nivel Central reportara el valor de los ingresos recaudos en el mes a través de datafonos.

7 Libertud y Orden PROCEDIMIENTO DE RECAUDOS EN LAS OFICINAS Página: 6 9. REGISTRÓ EN EL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA SIIF NACIÓN II: Una vez conciliada la información por la Oficina de Registro, diariamente es remitida a la tesorería de Nivel Central para ser clasificada la información por Oficina de Registro con los reportes que genera el SIC (Sistema de Información al Comercio) y verificada con el movimiento diario generado por los Bancos asignados para recaudar estos recursos. Posteriormente a la clasificación por Oficina de registro con los reportes de SIC (Sistema de Información al Comercio) se procede a realizar el registro en SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II), por parte del perfil pagador el cual realiza la carga manual del extracto bancario, indicando en este cargue el código de cada oficina y el valor recaudado por datafono, con esta transacción el sistema permite que el extracto bancario quede contabilizado y clasificado el ingreso al rubro presupuestal de Registro de Instrumentos Públicos. 10.VERIFICACIÓN DEL REGISTRO EN SIIF POR LAS OFICINAS DE REGISTRO: El funcionario con el perfil contable de la Oficina de Registro Principal, realiza la verificación que los ingresos recaudados a través de datafonos sea consecuente con el registro que género el Nivel Central en SIIF de forma mensual cuando se clasifiquen los ingresos e impacte el Balance de Prueba, auxiliares, Ejecución Presupuestal de Ingresos. Responsable: Funcionario responsable del uso del datafono. Conocimiento: Información básica de la modalidad de uso y aplicación práctica de verificación de seguridad para la realización de cada transacción. Recursos esenciales: Datafono e instructivo de seguridad. Valor agregado: Facilidad de recaudo y conciliación. Normatividad: Herramientas de control: Consolidado contables e informes de movimientos diarios. Frecuencia: Diaria en la jornada de atención Tecnología (M.A.S): Dispositivo electrónico.

8 Página: 7 DEVOLUCIONES Descripción de actividades: 1. El Registrador y funcionarios encargados de la Oficinas de Registro realizaran el tramite respectivo para la verificación de los documentos soportes en la solicitud de la devolución de recursos y dar la viabilidad para el tramite respectivo y generación del acto administrativo, en estos casos cumplirán con lo establecido en el Decreto 2280 de 2008 y la Resolución No.4907 de Para el pago de los recursos el usuario en el formato de solicitud de devolución suministra los datos de la cuenta bancaria para que el Nivel Central abone los recursos directamente a la cuenta del usuario e informe a la Oficina de Registro la respectiva la notificación del pago de la devolución. Responsable: Registrador y funcionario de la Oficina de Registro. Conocimiento: Manejo y conocimiento de la normatividad de las devoluciones de dinero. Recursos esenciales: Perfil para ingresar al sistema. Valor agregado: Agilidad en los procesos e información real. Normatividad: Herramientas de control: Documentos soportes de la devolución y acto administrativo. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): Sistema Operativo CONDICIONES GENERALES El recaudo del registro de documentos con tarjetas debito o crédito, debe realizarse en forma simultánea al registro del respectivo ingreso en SIR (Sistema de Información Registral) o Folio respectivamente, para la expedición del recibo de caja correspondiente. El recaudo por medio de tarjeta debito o crédito se realizara a través de datafonos y el pagare institucional, bajo este sistema el dinero recaudado es transferido directamente a una cuenta única nacional de la Superintendencia de Notariado y Registro.

9 Página: 8 Las Oficinas de Registro Principales y Seccionales que recauden a través del sistema de Datafonos deberá revisar que los recibos de caja sean consecuentes con los reportes generados por el SIC (Sistema de Información al Comercio). El recaudo por datafonos se realizara por concepto de registro de documentos y en el evento en que la operación lleva un documento asociado se incluye en la liquidación y el pago de la operación es único. El recaudo a través de datafonos no se utilizara por concepto de expedición de certificados, consultas, copias. El recaudo a través de datafonos será conciliada diariamente con los reportes misionales. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad Decreto de tarifas y códigos de los actos. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Legales y reglamentarios: ley 872 de 2003, Decreto reglamentario 4110 de Decreto ley 1579 del Artículo 407 del Código de Procedimiento Civil. Decreto 2789 de NOTAS DE CAMBIO. 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre

10 libertaayos PROCEDIMIENTO DE RECAUDOS EN LAS OFICINAS Página: 9 Elaboro: Yolanda Rodriguez Roldan Coordinación Grupo de Contabilidad Reviso: Oscar Luna Director Financiero Maria Monica Lopera Martha Rocio Lozano Coordinador Grupo de Contratista SIIF Tesorería Aprobó: Juan Carlos Torres Coordinador Grupo MECI Calidad Yurley Diaz Garcia Profesional Universitario Grupo MECI - Calidad Fecha: Fecha: Fecha: 18 de Octubre de de Diciembre de de Diciembre de 2012