UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE CIENCIAS MÉDICAS BIBLIOTECA CONRADO F. ASENJO SECCIÓN DE DESARROLLO Y ADMINISTRACIÓN DE COLECCIONES

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1 UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE CIENCIAS MÉDICAS BIBLIOTECA CONRADO F. ASENJO SECCIÓN DE DESARROLLO Y ADMINISTRACIÓN DE COLECCIONES POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LAS COLECCIONES DE LA BIBLIOTECA REVISADO Marzo 2013

2 POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN DE LA BIBLIOTECA CONRADO F. ASENJO INTRODUCCIÓN La Biblioteca Conrado F. Asenjo del Recinto de Ciencias Médicas de la Universidad de Puerto Rico sirve a la comunidad académica de la institución y colabora con la consecución de la misión de docencia, investigación y servicio de la misma. La Biblioteca sirve, además a los profesionales de la salud de Puerto Rico y a la comunidad en general, en la medida en que sus recursos fiscales y humanos lo permitan. La política de desarrollo de colección de la Biblioteca Conrado F. Asenjo obedece a la misión institucional antes expuesta y establece sus prioridades de acuerdo a las necesidades de los usuarios en ella identificados (facultad, estudiantes y empleados del RCM; profesionales de la salud y comunidad en general). Atiende de manera equitativa las necesidades de información generadas por las actividades de docencia, investigación y servicio del RCM y, en la medida en que el presupuesto y los recursos humanos permiten, las necesidades de información de los profesionales de la salud y la comunidad en general. Identificados los usuarios, el proceso de selección y compra de recursos de información se dirige a las áreas en que éstos se desempeñan, específicamente: ofertas curriculares, requisitos de las agencias acreditadotas, tendencias en las áreas de las ciencias de la salud, proyectos de investigación y actividades de servicio. Los recursos se destinan a cinco grandes categorías, e.g., monografías, revistas, recursos electrónicos, recursos multimedios y bases de datos. Para atender eficazmente las necesidades de recursos de información de la comunidad universitaria, la Biblioteca se guía por criterios de selección flexibles y ágiles que permiten maximizar los recursos en cualquier momento. No se establecen, por tanto, cantidades porcentuales fijas de distribución entre disciplinas o tipos de recursos. La facultad de la Biblioteca y en particular la Directora, es responsable de evaluar anualmente las necesidades de recursos de información vis a vis el presupuesto aprobado, para tomar las decisiones que mejor sirvan el interés de la institución. El proceso es ampliamente participatorio, según descrito en la metodología de compra.

3 En atención a los currículos altamente cambiantes de las ciencias de la salud y a las fluctuaciones inevitables de los recursos fiscales, esta política establece la planificación de año a año y no en ciclos de cinco años o a largo plazo, los cuales pueden propiciar desarrollos pobremente vinculados a la actividad académica. LIBERTAD INTELECTUAL Y CENSURA La Biblioteca Conrado F. Asenjo tiene el deber de garantizar el derecho a la libertad intelectual y el acceso a la información. Es por esto que se adhiere, sin reservas, al Library Bill of Rights, de la American Library Association Council, al Freedom to Read Statement y al Intellectual Freedom Statement. En estas declaraciones se estipula, entre otras cosas, que se deben proveer libros y otros recursos de información para el interés, información e ilustración de todos los sectores de la comunidad. Las bibliotecas deben de proveer materiales e información que presenten todos los puntos de vista de quienes contribuyen a su creación, tanto en asuntos actuales como históricos. Las bibliotecas deben retar la censura en la descarga de su responsabilidad en proveer acceso a la información. I. Selección PROCEDIMIENTO La Biblioteca Conrado F. Asenjo del Recinto de Ciencias Médicas adquirirá recursos bibliográficos, recursos electrónicos y multimedios para el desarrollo curricular de los programas a las distintas Escuelas que comprenden el Recinto de Ciencias Medicas y para satisfacer las necesidades de información de la comunidad del Recinto en general. A. Responsabilidades de Selección La labor de selección y adquisición de recursos bibliográficos, electrónicos y multimedios será una tarea coordinada entre la Directora de la Sección de Desarrollo y Administración de las Colecciones, la Directora de la Biblioteca, las bibliotecarias(o) que son enlaces con cada una de las Escuelas, el personal bibliotecario y las facultades.

4 B. Criterios para la Selección Tendrá prioridad la adquisición de recursos bibliográficos, electrónicos y multimedios sobre materias que se enseñan en los distintos programas académicos del Recinto de Ciencias Médicas. Los idiomas de los recursos serán inglés y español. Se adquirirán recursos en otras materias siempre y cuando lo permita el presupuesto asignado. El desarrollo de la colección de la Biblioteca Conrado F. Asenjo será un proceso dinámico y en continua evolución en donde se deberá considerar lo siguiente: 1. La evaluación periódica que se efectúe de los recursos existentes en la biblioteca para los distintos programas. 2. Las recomendaciones de la facultad, los estudiantes y el personal de la biblioteca. 3. Las necesidades de información los usuarios de la comunidad académica. 4. Las modificaciones y las nuevas tendencias que se vayan desarrollando en los currículos y en las profesiones de la salud. 5. Los requerimientos y los estándares de las agencias acreditadoras de los programas. 6. Los nuevos desarrollos curriculares de los distintos programas del Recinto. 7. Los desarrollos y las nuevas tendencias en las tecnologías para el manejo de la información. 8. Los cambios y las tendencias en la diseminación de la información en las ciencias de la salud. 9. Los cambios ambientales, enfermedades, epidemias y otros eventos que surjan y se investiguen en las ciencias de la salud (ej. AIDS, SARS, EBOLA, Virus de Influenza, entre otras) 10. Se adquirirán libros para la colección de Referencia.

5 11. Se adquirirán libros de texto para la colección de Reserva de la Biblioteca Conrado F. Asenjo en coordinación con la facultad, la persona a cargo de la Sección de Circulación y Reserva, y la Directora de la Sección de Desarrollo y Administración de Colecciones. 12. Se adquirirán libros para la Colección Puertorriqueña de las Ciencias de la Salud e Historia de la Medicina. 13. Se adquirirán recursos multimedios (ej. DVD, CD-ROM, etc.) para el Centro de Recursos y Servicios Multimedios (CReSEM). 14. Se adquirían recursos bibliográficos y electrónicos de acuerdo a los nuevos desarrollos curriculares de los distintos programas del Recinto. C. Metodología para la identificación de los recursos bibliográficos 1. Se utilizarán entre otras listas selectas para la adquisición de recursos como las siguientes: The Medical Library Association s Master Guide to Authoritative Information Resources in the Health Sciences Brandon-Hill Selected List of Books and Journals for the Small Medical Library Online Updates Basic Resources for Pharmaceutical Education by The American Association of Colleges of Pharmacy Medical Library Association Collection Development Section Online 2. Las bibliotecarias(o) enlace con las Escuelas, en coordinación con la facultad, llevarán a cabo actividades con el propósito de recopilar las recomendaciones para la compra de recursos y desarrollo de la colección en las distintas disciplinas. Ejemplo:

6 a. asistencia a reuniones del Comité de Currículo b. comunicación con la facultad 3. Se adquirirán recursos bibliográficos y electrónicos para nuevos desarrollos curriculares que surjan de propuestas académicas debidamente aprobadas por el Senado Académico del Recinto de Ciencias Médicas. 4. Se recopilarán recomendaciones individuales de la Facultad del Recinto y del personal de la Biblioteca y se procesarán para compra. 5. La Directora de la Biblioteca, con el insumo del bibliotecario de recursos electrónicos, participará en la negociación anual con los distintos proveedores de recursos electrónicos para la biblioteca. 6. La Directora de la Biblioteca, con el insumo del bibliotecario de recursos electrónicos, participará en la negociación anual que lleva a cabo la Junta de Directores de Bibliotecas del Sistema UPR con los distintos proveedores de recursos electrónicos para la creación de consorcios y mini consorcios en las bibliotecas del Sistema UPR. II. ADQUISICION A. Presupuesto B. Compra Al comienzo del año fiscal (durante el mes de julio) se examinará el presupuesto disponible para la adquisición de recursos bibliográficos. Debido a que de acuerdo a las directrices fiscales del Recinto todas las requisiciones de compra deberán recibirse al 31 de marzo, todas las requisiciones de compra de recursos bibliográficos deberán estar procesadas, de ser posible, al 31 de enero. a. Se examinará el presupuesto y las recomendaciones recibidas. b. Se evaluarán las recomendaciones recibidas a la luz de los criterios descritos en este documento en la parte 1-B.

7 c. Se garantizará que anualmente se le compren recursos bibliográficos a todas las Escuelas en alguna medida, dentro de lo que el presupuesto permita. d. Se garantizará que el presupuesto para recursos bibliográficos disponible se distribuirá entre monografías, revistas, recursos multimedios, recursos electrónicos y bases de datos, en proporciones que podrán ser variables. e. La mayor parte de las compras deberán de procesarse durante los meses de julio a enero para recibir los recursos y catalogarlos de febrero a julio, de manera que estén disponibles para la comunidad académica en el comienzo del año académico en el mes de agosto. III. DESCARTE Debido las limitaciones de espacio físico de la Biblioteca Conrado F. Asenjo, y con el propósito de mantener la colección al día, la labor de descarte deberá hacerse sistemática y regularmente. En este proceso se conservará la primera edición de un título (de no estar muy deteriorado) y cualquier publicación de autores puertorriqueños y en particular si pertenece a la facultad del Recinto. Cualquier monografía que tenga que ser descartada por estar en muy malas condiciones físicas y que a pesar de su año de publicación continúe teniendo relevancia en su disciplina, se adquirirá nuevamente para la colección. Se estimulará y se harán esfuerzos para que el proceso de descarte sea uno participativo con la facultad especialista en la materia de la cual sean los recursos a descartarse. Criterios a considerarse en el proceso de descarte: Condición física del recurso (deterioro, hongo) Copias múltiples Frecuencia en circulación en los últimos cinco años y vigencia del tema Donativos Primera edición de un título Títulos de valor histórico Títulos de temas sobre los que no se ha publicado frecuentemente o temas que se cubren en una edición y no en otra.

8 IV. INVENTARIO DE MONOGRAFIAS Cada dos años, preferiblemente en los meses de junio y julio, se llevará a cabo un inventario de las monografías que albergan la colección de Circulación y Reserva, y Referencia. Al finalizar el mismo se rendirá un informe que incluirá lo siguiente: número de libros en anaquel, libros prestados, libros perdidos y libros perdidos por clasificación. De esta forma se podrá identificar cuáles áreas de la colección se han visto más afectadas. V. DONATIVOS A. Donativos de Personas o Entidades 1. La Biblioteca Conrado F. Asenjo aceptará donativos de recursos preferiblemente aquellos con año de publicación del año en curso o 4 (cuatro) años antes. 2. La Biblioteca Conrado F. Asenjo aceptará donativos de recursos que se consideren de valor histórico. 3. Todo recurso donado a la Biblioteca Conrado F. Asenjo pasa a ser propiedad de la misma. 4. La Biblioteca Conrado F. Asenjo aceptará el donativo con la condición que de no añadirlos a la colección, pueda disponer de ellos de la forma que crea más conveniente como donarlos a otras bibliotecas. 5. En caso de que sea una colección completa de una biblioteca personal se le pedirá a la persona que desea hacer el donativo una lista que contenga autor, titulo, edición y año de publicación de los libros que desea donar. 6. Un procedimiento similar se seguirá en al caso de donaciones de revistas, con el propósito de completar todos los números de un título. Esto le permitirá a la Biblioteca Conrado F. Asenjo seleccionar aquellos títulos que sean de valor para añadir a la colección.

9 B. Donativos de la National Library of Medicine Los donativos de libros y recursos multimedios nuevos que recibe la Biblioteca Conrado F. Asenjo de la NLM se evaluarán y se añadirán a la colección de acuerdo a la pertinencia que estos tengan con los programas académicos de la comunidad a la cual sirve. Los que no se añadan a la colección de la Biblioteca Conrado F. Asenjo serán donados a otras Bibliotecas en Universidad de Puerto Rico o a Bibliotecas de las Islas Virgenes Norteamericanas. VI. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA Esta Política de Desarrollo y Mantenimiento de Colecciones será revisada y actualizada periódicamente según cambian las metas y objetivos de la Biblioteca, el currículo de los Programas, las necesidades de información, las tendencias en la salud en Puerto Rico y las tendencias en las tecnologías de la información.

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