GUÍA PRÁCTICA PARA LA FORMULACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

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1 COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA DEL INEA

2 Aprobado por el Comité de Mejora Regulatoria Interna del INEA mediante Acuerdo A , tomado en su Quinta Sesión Ordinaria celebrada el 17 de octubre de

3 C O N T E N I D O I.- Norma Administrativa Interna... 4 II.- Política Administrativa Interna... 6 III.- Acuerdo Administrativo Interno... 8 IV.- Lineamentos Administrativos Internos V.- Regla Administrativa Interna VI.- Oficio de Trámite VII.- Manual VIII.- Documentos NO normativos IX.- Esquema para selección de un documento normativo. 18 3

4 DOCUMENTOS NORMATIVOS Con el propósito de orientar la expedición de documentos en las distintas áreas del INEA, se ha compilado la siguiente información, relacionada con normas, políticas, acuerdos, lineamientos, reglas, ofícios y manuales, que guiarán la formulación de documentos normativos al interior del organismo. I.- NORMA ADMINISTRATIVA INTERNA A) CONCEPTO DE NORMA ADMINISTRATIVA INTERNA.- Regla de conducta obligatoria en su cumplimiento, emitida por quien legalmente tiene facultades para ello, que rige y determina el comportamiento de los servidores públicos respecto a sus funciones y atribuciones que tiene encomendadas. El propósito de una norma es dirigir la actuación general de las instituciones gubernamentales o en su caso de los servidores públicos. Una norma se emite cuando se requiere determinar o dirigir una actividad o inactividad, es un hacer o no hacer. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA NORMA ADMINISTRATIVA INTERNA SON LOS SIGUIENTES: 1. Objetivo Explica el por qué o para qué de la existencia y aplicación de una norma administrativa interna. 2. MARCO NORMATIVO Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta la norma (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). 3. Ambito de aplicación Define a las personas u organismos responsables de: o cumplir la norma, o la aplicación de la norma; o el territorio en el cual resulta aplicable. 4. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual la norma tiene validez, así como el periodo en el cuál estará vigente. Es importante considerar la abrogación o derogación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento. 5. Disposiciones generales Precisa el contenido de la norma. 4

5 6. Emisor(es), Fecha y Firma Datos de la Unidad o área emisora (incluyendo nombre completo, cargo y firma del servidor público facultado y fecha correspondiente.) 7. Transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de la norma y la fecha a partir de la cual entrara en vigor. C) OTROS S: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del área emisora se podrá incluir: a) Consideraciones b) Definiciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir la norma. Relación de términos que facilitan la comprensión de la norma. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la localización de los términos. c) Mecanismo de vigilancia y evaluación d) Interpretación Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar o evaluar el cumplimiento de la norma. Define a la unidad o área facultada para interpretar la norma para efectos administrativos. 5

6 II.- POLÍTICA ADMINISTRATIVA INTERNA A) CONCEPTO DE POLÍTICA ADMINISTRATIVA INTERNA.- Criterio o directriz de acción elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al ejecutar los objetivos específicos del nivel institucional. El propósito de una política es establecer los principios generales para la actuación de los servidores públicos y sus instituciones. Una política se emite cuando se requiere conducir, organizar o establecer un marco de actuación general relacionado con objetivos y usos institucionales. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA POLÍTICA ADMINISTRATIVA INTERNA SON LOS SIGUIENTES: 1. Objetivo 2. Marco Legal 3. Ámbito de aplicación Explica los propósitos de la existencia y aplicación de una política administrativa interna. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta la política (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Define a las personas o áreas responsables de: o cumplir la norma, o la aplicación de la norma; o el territorio en el cual resulta aplicable. 4. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual la política tiene validez, así como el periodo en el cuál estará vigente. Es importante considerar la abrogación o derogación de aquellos documentos que dejarían de tener vigencia por la expedición de un nuevo documento. 5. Disposiciones generales 6. Emisor(es), Fecha y Firma Precisa el contenido de la Política y se determinan los principios generales que deberán observar los servidores públicos conforme a objetivos institucionales. Datos la unidad o área emisora (incluyendo nombre completo, cargo y firma del servidor público facultado fecha y firma.) C) OTROS S: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir: 6

7 a) Consideraciones b) Definiciones DESCRIPCIÓN Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir una política. Listado de definiciones relacionadas con el texto de la política. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la localización de los términos. c) Objetivos Estratégicos o Generales d) Objetivos Operacionales o específicos Establecen los patrones de comportamiento o funcionamiento institucional que los servidores públicos pueden y deben observar para alcanzar las metas y objetivos institucionales prioritarios. Establecen las actividades detalladas de los destinatarios y los responsables de la política con el fin de planear, organizar y controlar un proceso. 7

8 III.- ACUERDO ADMINISTRATIVO INTERNO A) CONCEPTO DE ACUERDO ADMINISTRATIVO INTERNO Instrumento emitido por servidores públicos facultados para definir o delegar funciones, atribuciones o acciones específicas de sus destinatarios. El propósito de un Acuerdo es la toma de decisiones para instruir las acciones de una o más partes involucradas en uno a varios asuntos. Un acuerdo se emite cuando se requiere regular las acciones, funciones o actividades de dos o más áreas o unidades en situaciones específicas. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE UNA POLÍTICA ADMINISTRATIVA INTERNA SON LOS SIGUIENTES: 1. Objetivo 2. Marco Normativo 3. Responsables y sus obligaciones 4. Disposiciones Generales Describe la finalidad del acuerdo. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta el acuerdo (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Designación de partes responsables del cumplimiento del acuerdo. Las facultades y atribuciones que se otorguen a unidades administrativas o áreas específicas. Detalla las funciones, los compromisos y las obligaciones que adquieren las dependencias o entidades al suscribir un acuerdo Establece según el caso los términos y parámetros que deberán seguirse para cumplir con los objetivos del acuerdo. 5. Emisor(es), Fecha y Firma Datos de la unidad o área emisora (incluyendo nombre completo, cargo y firma del servidor público facultado fecha y firma.) 6. Artículos Transitorios Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación del acuerdo y la fecha a partir de la cual entrara en vigor. C) OTROS S: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir: a) Consideraciones b) Definiciones DESCRIPCIÓN Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir un acuerdo. Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación del acuerdo. 8

9 Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la localización de los términos. c) Mecanismos de Vigilancia y Evaluación d) Interpretación Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar o evaluar el cumplimiento del acuerdo. Define a la unidad o área facultada para interpretar el acuerdo para efectos administrativos. e) Anexos Incluye los documentos complementarios para la aplicación del acuerdo. 9

10 IV.- LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS A) CONCEPTO DE LINEAMIENTO.- Establecimiento de los términos, límites y características de las actividades internas de la Institución. El propósito de un lineamiento es describir las etapas, fases y pautas necesarias para desarrollar una actividad u objetivo. Los lineamientos se emiten cuando se requiere particularizar o detallar acciones que derivan de uno o varios ordenamientos de mayor jerarquía. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE LOS LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS SON LOS SIGUIENTES: 1. Objetivo 2. Marco Normativo 3. Ámbito de aplicación 4. Disposiciones Generales 5. Lineamientos generales y específicos 6. Emisor(es), Fecha y Firma 7. Artículos Transitorios Contiene la explicación del fin u objetivos que se pretenden alcanzar o lograr con la expedición de los lineamientos. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan los lineamientos (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Define a las áreas responsables de: Seguir los lineamientos, Aplicar los lineamientos; territorio en el cual resultan aplicables. Establece el conjunto de etapas, requisitos, acciones, seguimiento, obligaciones y coordinación necesarios para cumplir con los objetivos de los lineamientos. Descripción de los términos, elementos o directrices generales o específicas que se aplican de manera uniforme en todas las etapas de un proceso y que pueden ser aplicables de manera general o específica. Datos de la Unidad o área emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado, fecha y firma.) Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de los lineamientos y la fecha a partir de la cual entrara en vigor. C) OTROS S: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir: 10

11 a) Consideraciones b) Requisitos c) Definiciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir los lineamientos. Relación de elementos, documentos o información necesaria para realizar el objetivo de los lineamientos. Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación de los lineamientos. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos. d) Mecanismos de Vigilancia y Evaluación e) Interpretación Señala el área o unidad administrativa encargada de vigilar, verificar o evaluar el cumplimiento de los lineamientos. Define a la unidad o área facultada para interpretar los lineamientos para efectos administrativos.. 11

12 V.- REGLA ADMINISTRATIVA INTERNA A) CONCEPTO DE REGLA.- Documento normativo interno que establece aspectos técnicos y operativos en materias específicas. Establecer medidas de carácter técnico-operativo de una actividad. Una regla se emite para ordenar, organizar y coordinar las actividades del organismo en un contexto determinado. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE LAS REGLAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS SON LOS SIGUIENTES: 1. Objetivo 2. Marco Normativo 3. Ámbito de aplicación Contiene la explicación del fin u objetivos que se pretenden alcanzar o lograr con la expedición las reglas. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta el acuerdo (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Define a las personas o áreas responsables de: Cumplir la regla, La aplicación de la regla; territorio en el cual resultan aplicables. 4. Vigencia Indica la fecha a partir de la cual la regla tiene validez, así como el periodo en el cual estará vigente. Es importante considerar la abrogación o derogación de aquellos documentos que dejarían detener vigencia por la expedición de un nuevo documento. 5. Disposiciones Generales 6. Indicadores 7. Emisor(es), Fecha y Firma 8. Artículos Transitorios Descripción de los aspectos técnicos y operativos específicos de la regla, así como la mecánica de operación, funciones y actividades que deberán realizar cada uno de los servidores públicos, áreas o unidades administrativas correspondientes. Definen los parámetros para la evaluación y monitoreo de la aplicación de la regla. Datos del área o unidad emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado, fecha y firma.) Los artículos transitorios establecen las actividades y los procesos previos o simultáneos que deben cumplirse para la aplicación de los lineamientos y la fecha a partir de la cual entraran en vigor. 12

13 C) OTROS S: Adicionalmente dependiendo de las necesidades del emisor se podrá incluir: a) Consideraciones b) Definiciones Breve explicación de los antecedentes y las necesidades para emitir una regla. Enlista y define los términos que pudieran ser necesarios para la comprensión de la regla. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos. c) Auditoria y Control d) Anexos Designación del organismo encargado de vigilar el cumplimiento de los plazos y las especificaciones establecidas en la regla. Incluye información necesaria para la aplicación de la regla, por ejemplo formatos e instructivos. 13

14 VI.- OFICIO A) CONCEPTO DE OFICIO.- Instrumento emitido por un Servidor Público competente dirigido a destinatarios determinados para regular o dar instrucciones sobre temas específicos. El propósito de un oficio es establecer acciones, medidas, requisitos o términos para cumplir con objetivos específicos. Un oficio se emite cuando se requiere regular actividades específicas para destinatarios determinados. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE LOS OFICIOS SON LOS SIGUIENTES: 1. Número de oficio 2. Fecha 3. Vigencia 4. Autoridad, área o unidad Emisora Referencia numérica que permite llevar un orden consecutivo de cada oficio y los identifica de manera particular. Señala la fecha de emisión del documento. Indica la fecha a partir de la cual el oficio tiene validez, así como el periodo en el cuál será aplicable. (Definitivo o temporal). Denominación y adscripción de la autoridad, unidad o área administrativa que emite el documento normativo. 5. Destinatario 6. Asunto 7. Fundamento Legal 8. Texto o Contenido 9. Emisor(es), Fecha y Firma Indica a quién va dirigido el oficio (instituciones o servidores públicos determinados) Enuncia el tema específico que regula el oficio. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustenta al oficio (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Exposición del asunto de manera directa, clara y específica que motiva la creación del oficio. Datos del servidor o servidores públicos facultados para suscribir el documento que debe contener fecha y firma autógrafa. 14

15 VII.- MANUAL A) CONCEPTO DE MANUAL.- Documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada y sistemática, los objetivos, las políticas, las atribuciones, las funciones y los procedimientos determinados por objetivos institucionales. El propósito de un manual es describir detalladamente las actividades relacionadas con las funciones, así como los procesos relacionados. Un manual se emite cuando se necesita detallar las tareas de los servidores públicos. B) LOS ELEMENTOS ESENCIALES DE LOS MANUALES SON LOS SIGUIENTES: 1. Índice 2. Introducción 3. Objetivo 4. Marco Normativo 5. Ámbito de aplicación 6. Responsables y sus obligaciones 7. Definiciones Indica el contenido del documento. Visión general del documento que explica los antecedentes o necesidades que justifican su emisión. Explica el por qué o para qué del manual. Señala los ordenamientos jurídicos en que se sustentan la emisión del manual (incluyendo artículos y fracciones, apartados e incisos según corresponda). Define a las personas o áreas responsables de: Seguir los ordenamientos del manual, Vigilar la aplicación del manual; el territorio en el cual resulta aplicable. Indica a los responsables y detalla las actividades que deben llevar a cabo cada uno de ellos. Se recomienda utilizar un cuadro para mostrar estos datos para facilitar su lectura. Grupo de conceptos relacionados con las disposiciones generales y que facilitan la comprensión y aplicación del manual. Se recomienda organizar las definiciones en orden alfabético para facilitar la búsqueda de términos. 8. Funciones 9. Procedimientos Detalle general de las actividades que deberá realizar cada servidor público o unidad administrativa específica. Descripción precisa de la secuencia de actividades y operaciones que deben seguirse para cumplir con los objetivos del manual. 15

16 10. Calendarios 11. Formatos 12. Diagramas de Flujo 13. Emisor(es), Fecha y Firma Calendarización de las funciones y procesos descritos en el manual. Formatos para el monitoreo del cumplimiento del manual. Los formatos pueden ser de registro, de información, de seguimiento, etc. Representación gráfica de las funciones y los procesos descritos en el manual. Datos de la dependencia o entidad emisora (incluyendo nombre completo y cargo del servidor público facultado), fecha y firma. Cabe señalar que en algunas ocasiones la unidad emisora suscribe un manual y lo somete a aprobación de instancias superiores, por lo que es conveniente hacer referencia a la instancia que aprobó la emisión del manual. 16

17 VIII.- OTROS DOCUMENTOS NO NORMATIVOS SON LOS SIGUIENTES: DOCUMENTOS NO NORMATIVOS DOCUMENTO PROPOSITO TIPO DE DOCUMENTO Guía Oficio Circular (ESTE EN OCASIONES SE UTILIZA COMO DOCUMENTO NORMATIVO) Aviso Informe Boletín Metodología Instructivo Formato Bases Expone recomendaciones para la ejecución de procesos, actividades o cumplimiento de obligaciones y trámites. Orden de autoridad competente dirigida a subalternos u obligados. Para efectos de simplificación el Oficio Circular no debe ser definido de manera particular porque es una modalidad del oficio. Notifica o anuncia a una colectividad sobre fecha o datos específicos. Informa a sus destinatarios sobre algún asunto en particular. Informa a sus destinatarios sobre disposiciones oficiales. Conjunto de instrucciones que rigen una actividad determinada para obtener resultados satisfactorios. Enumera los pasos a seguir para realizar correctamente una actividad. Facilita el cumplimiento de requisitos u obligaciones específicas. Señalar los requisitos, principios básicos o fundamentos necesarios para el desarrollo de una actividad regulada. No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo No Normativo 17

18 ESQUEMA PARA SELECCIONAR UN DOCUMENTO NORMATIVO FUENTE: Doctrina y Lineamientos para la Redacción de Textos Jurídicos, su publicación y divulgación 1ª. Ed Secretaría de Gobernación.- México 18

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