INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR UN CORREDOR DE SEGUROS LEGALMENTE CONSTITUIDO Y ESTABLECIDO EN COLOMBIA, QUE PRESTE SUS SERVICIOS PROFESIONALES DE INTERMEDIACIÓN Y ASESORÍA EN LA FORMULACIÓN Y MANEJO DEL ASEGURAMIENTO DE LOS RIESGOS DEL GRUPO 3 DEL PROGRAMA GENERAL DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, EN CUANTO A LOS RIESGOS DERIVADOS DE LAS ENFERMEDADES DE ALTO COSTO, POR RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL PARA INSTITUCIONES MÉDICAS Y DEMÁS RIESGOS QUE REQUIERAN AMPARARSE EN LA UNIDAD DE SERVICIOS DE SALUD UNISALUD- DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Página 1 de 9

2 La empresa AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. mediante correo electrónico remitido el 4 de diciembre de 2013 a las 4:10 p.m., formula las siguientes observaciones: Frente a los requisitos citados en el numeral solicitan que se tenga en cuenta dentro de la experiencia contratos de Hospitalización y Cirugía o Medicina Prepagada, por incluir dentro de sus coberturas patologías de alto costo con cubrimiento ilimitado que también requieren del manejo y experiencia del personal médico, técnico y legal especializado. En atención a los varios requerimientos efectuados por los posibles oferentes, y con el fin de ampliar la participación dentro del presente proceso de selección, la Universidad acoge la observación de incluir experiencia en Pólizas de Salud, por lo que mediante Adenda se modificará el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 2: Frente al requisito contenido en el numeral solicitan eliminar la condición subjetiva de calificar con el máximo puntaje al proponente que alcance el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas, así como que certifique el mayor número de asegurados (clientes), teniendo en cuenta que el criterio utilizado como mayor experiencia no permite una selección objetiva, a través de la realización de un proceso en el que prime la imparcialidad e igualdad de oportunidades, ajena a consideraciones subjetivas, para lo cual juegan un papel importante los factores y criterios de selección que en función de la específica necesidad haya fijado la universidad en el pliego de condiciones, permitiendo que firmas de reconocida trayectoria en el sector de la intermediación participen en igual de condiciones, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Aunado a lo anterior, amablemente sugerimos a la Universidad establezca tablas con valores mínimos en primas y asegurados para otorgar el máximo puntaje, lo cual es razonable y ajustado a la experiencia actual de la Universidad en este tipo de seguros. De otra parte, amablemente solicitamos ampliar el periodo requerido para acreditar experiencia a partir del 1 de enero de 2002, lo anterior debido a la especialidad y complejidad en el manejo de póliza de Alto Costo. La Universidad considera que con haber incrementado el número de ramos de seguros sobre los cuales se podrá acreditar la experiencia, ampliando la experiencia a Pólizas de Salud, este punto no requiere modificación y por lo tanto se mantienen las condiciones del numeral Respecto a la solicitud de ampliar el período requerido para acreditar experiencia la Universidad no acoge la observación presentada, y se ratifica en los requisitos establecidos para la acreditación de experiencia, teniendo en cuenta que el periodo definido corresponde a la experiencia reciente, ello para garantizar la igualdad de condiciones para todos los participantes en el proceso. Respecto al numeral sugieren ajustar el requisito para obtener el mayor puntaje con una única posibilidad donde se otorgue el máximo puntaje al oferente que cuente con Un (1) profesional especializado en seguros, dos (2) profesional titulados en Medicina, Contaduría, Derecho, Ingenierías Industrial o de Sistemas, Administración de Empresas y uno (1) técnicos o tecnólogos en manejo de seguros, lo anterior en aras de unificar criterios de evaluación. Así mismo, amablemente solicitamos disminuir la experiencia requerida para todos los funcionarios a cinco (5) años como mínimo en el manejo de pólizas de Alto Costo. Página 2 de 9

3 Con relación a este punto se aclara que el Nivel de Formación de los equipos se categoriza teniendo en cuenta que el corredor deberá realizar acompañamiento y asesoría especializada en el manejo de los riesgos que conforman el Grupo 3 del Programa de Seguros de la Universidad, y no solamente en el manejo administrativo de intermediación de las pólizas, por tanto no se acoge la observación. OBSERVACIÓN 4: Agradecemos indicar el tipo de régimen de contratación que le aplica a la Universidad para considerar e incluir el criterio del ordinal 3) empleados en condiciones de discapacidad. Se procede a dar respuesta a la observación presentada, en los siguientes términos: Página 3 de 9

4 OBSERVACIÓN 5: Solicita ampliar el plazo para presentación de ofertas por lo menos en cinco (5) días hábiles. No se acoge esta observación, por cuanto de acuerdo al análisis efectuado por UNISALUD, el cronograma se encuentra ajustado a los tiempos máximos y necesarios que se pueden dar para la contratación del corredor, más aún si se tiene en cuenta que las observaciones a los pliegos no comportan cambios considerables. La empresa WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS S.A. mediante correo electrónico remitido el 4 de diciembre de 2013 a las 4:37 p.m., formula las siguientes observaciones: Se acepta certificación de la intermediación de pólizas de salud, que incluye enfermedades de alto costo? Página 4 de 9

5 En atención a los varios requerimientos efectuados por los posibles oferentes, y con el fin de ampliar la participación dentro del presente proceso de selección, la Universidad atendió la observación de incluir experiencia en Pólizas de Salud, por lo que mediante Adenda se modificará el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 2: Se acepta Certificación donde se demuestre que además de la evaluación y presentación de la siniestralidad general se realiza análisis e implementación de programas de intervención del riesgo que impacten directamente en el desarrollo de enfermedades de alto costo? Esta pudiera suplir la certificación de capacitación? Se pueden adjuntar este tipo de certificaciones como documentos adicionales a las certificaciones de capacitación descritas en el numeral , o pueden estar contenidas en la descripción de las certificaciones requeridas en el numeral Cada uno de los contratos certificados debe contener como mínimo 8 de las pólizas establecidas en el numeral (Pólizas de enfermedades de alto costo, Responsabilidad para instituciones médicas) dos de las cuales deberá contemplar la intermediación del ramo de la póliza de enfermedades de alto costo. Favor aclarar pues la interpretación nos lleva a pensar que cada contrato debe anexar 8 pólizas cuando la licitación solicita 2 tipos de pólizas. Para aclarar el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA del Pliego de Condiciones, éste será modificado mediante Adenda. OBSERVACIÓN 4: Si un contrato tiene vigencia de 2 años iniciando en noviembre de 2013 el porcentaje de cumplimiento seria del 50% aclarar fórmula para definir % de cumplimiento. La fórmula para definir el porcentaje de cumplimiento se basa en otorgar valor a aquellos contratos que tienen un nivel de ejecución representativo, en tanto la ejecución de los mismos es el que sirve de base para el análisis de la experiencia y no solo su celebración o corta ejecución. OBSERVACIÓN 5: Se requiere profesional especializado en seguros con 10 años de experiencia o más, dentro del manejo de seguros nuestros profesionales manejan todo tipo de pólizas así que especificar alto costo desliga la experiencia en salud y vida donde además del manejo de siniestros, identificación, seguimiento y pago, se realiza análisis de indicadores de siniestralidad y gestión de prevención mediante programas de intervención del riesgo. Se acepta la certificación del tiempo laborado en el manejo de seguros? Daría valor en la puntuación de la evaluación de la oferta? Se acoge parcialmente la observación, en el sentido de incluir la experiencia de pólizas de seguros en el ramo de la salud, por lo que se modificará el numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO, literal b) punto 2, mediante Adenda al pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 6: Los profesionales titulados que demuestren experiencia en el manejo de enfermedades de alto costo 5 Página 5 de 9

6 años o más. Certificaciones laborales en el Sistema General de Seguridad Social (EPS, ARL, Ministerios, Secretarias, EMP) son validas? No serán tenidas en cuenta certificaciones que acrediten experiencia en el manejo de enfermedades de alto costo. Serán tenidas en cuenta certificaciones para acreditar experiencia en manejo de pólizas de enfermedades de alto costo. La empresa JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS mediante correo electrónico remitido el 4 de diciembre de 2013 a las 4:47 p.m., formula las siguientes observaciones: Respecto del numeral solicitan ampliar la acreditación de experiencia a pólizas de salud, con lo que se garantizaría en debida forma, la idoneidad y la experiencia en la intermediación y asesoría en el manejo de dichas pólizas en general. En atención a los varios requerimientos efectuados por los posibles oferentes, y con el fin de ampliar la participación dentro del presente proceso de selección, se acoge la observación de incluir experiencia en Pólizas de Salud, por lo que mediante Adenda se modificará el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 2: Respecto del numeral solicitan que para la evaluación se incluyan las pólizas de salud y se establezcan tablas ponderadas, a través de las cuales se otorgue el mayor puntaje a los proponentes que acrediten un determinado valor en primas, pero no el mayor valor, ni el mayor número de asegurados. Consideran que dicha tabla de evaluación debe estar acorde y ser proporcional con el presupuesto estimado de la entidad para la contratación de las pólizas del Grupo 3 y con el número de asegurados de la Universidad Nacional. La Universidad considera que con haber acogido la solicitud de incrementar el número de ramos de seguros sobre los cuales se podrá acreditar la experiencia, ampliando la experiencia a Pólizas de Salud, este punto no requiere modificación, y por lo tanto se mantienen las condiciones del numeral , que en realidad corresponde al numeral , según corrección que se adoptará mediante Adenda al pliego de condiciones. En cuanto al numeral solicitan que se permita acreditar experiencia en siniestralidad no solamente en la póliza de enfermedades del alto costo, sino en pólizas de salud. La Universidad considera que con haber acogido la solicitud de incrementar el número de ramos de seguros sobre los cuales se podrá acreditar la experiencia, ampliando la experiencia a Pólizas de Salud, este punto no requiere modificación, y por lo tanto se mantienen las condiciones del numeral , que en realidad corresponde al numeral , según corrección que se adoptará mediante Adenda al pliego de condiciones. OBSERVACIÓN 4: En cuanto al numeral solicita que a todos los perfiles exigidos les sea eliminado el requisito de experiencia específica únicamente en pólizas de enfermedades de alto costo, ampliando dicha experiencia a seguros y/o intermediación de seguros. Solicitan que se elimine las especializaciones de Epidemiología, Salud Pública o Medicina Familiar por no ser común dentro de los corredores de seguros. Considera que la Página 6 de 9

7 especialización en seguros para dos profesionales se garantiza la asesoría en el manejo de las pólizas que integran el Grupo 3. Se acoge parcialmente la observación, en tanto se amplía la experiencia para los profesionales especializados descritos en el literal b Numeral 2 Experiencia No. 2 del numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. Dicha modificación al pliego de condiciones se adoptará mediante Adenda. Respecto de eliminar las especializaciones de Epidemiología, Salud Pública o Medicina Familiar, no se acoge la observación por cuanto estos perfiles garantizan el acompañamiento y asesoría especializada en el manejo de los riesgos que conforman el Grupo 3 del Programa de Seguros de la Universidad, y no solamente en el manejo administrativo de intermediación de las pólizas. La empresa JLT VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. mediante correo electrónico remitido el 4 de diciembre de 2013 a las 5:02 p.m., formula las siguientes observaciones: Solicitar eliminar el requisito contenido en el numeral debido a que en el pliego no se exige la presentación de estados financieros para acreditar la capacidad financiera del proponente, como quiera que dicho requisito se demuestra con el RUP. La Universidad no acoge la observación presentada, teniendo en cuenta que se debe verificar si el contador que certifica la información financiera evaluada tiene antecedentes disciplinarios ante la Junta Central de Contadores. Ahora bien, teniendo en cuenta que el pliego de condiciones no solicita Estados Financieros sino el Registro Único de Proponentes (RUP), se procederá a ajustar la redacción del Numeral 4.2. Documentos de verificación financiera, con el fin de dar mayor claridad a los interesados. OBSERVACIÓN 2.1: Respecto del numeral solicita ajustar el requisito a que cada contrato contenga por lo menos una de las pólizas objeto del presente proceso. En atención a los varios requerimientos efectuados por los posibles oferentes, y con el fin de ampliar la participación dentro del presente proceso de selección, se acoge la observación de incluir experiencia en Pólizas de Salud, por lo que mediante Adenda se modificará el numeral DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA del Pliego de Condiciones. OBSERVACIÓN 2.2: Solicitan corregir la conversión de SMLMV, teniendo en cuenta el valor de $ Se acoge la observación, y se procederá a efectuar la corrección mediante Adenda al pliego de condiciones. Respecto del numeral solicitan ampliar el perfil del profesional especializado en Epidemiología, Salud Pública o Medicina Familiar y/o Salud Ocupacional, como parte del equipo de trabajo. Página 7 de 9

8 Por ser conducente se acoge esta observación, por tanto se adiciona el perfil de profesionales especializados en Salud Ocupacional, modificando el literal a) numerales 1 y 2 Nivel de Formación del numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. Dicha modificación al pliego de condiciones se adoptará mediante Adenda. OBSERVACIÓN 4: Solicitan publicar en la página web el contenido del Anexo 2, indispensable para estructurar la oferta de soporte técnico. Se acoge la observación. Por lo tanto, se procederá a publicar el Anexo 2 del pliego de condiciones. La empresa DELIMA MARSH S.A. mediante correo electrónico remitido el 4 de diciembre de 2013 a las 11:18 p.m., formula las siguientes observaciones: Solicita prorrogar la fecha prevista para recepción de propuestas y cierre de la invitación, hasta por el término máximo posible, y de ser viable diferir la hora de entrega de las propuestas hasta las 4:00 p.m. No se acoge esta observación, por cuanto de acuerdo al análisis efectuado por UNISALUD, el cronograma se encuentra ajustado a los tiempos máximos y necesarios que se pueden dar para la contratación del corredor, más aún si se tiene en cuenta que las observaciones a los pliegos no comportan cambios considerables. OBSERVACIÓN 2: Frente al numeral solicita ampliar el rango de experiencia a clientes atendidos a partir del 1º de enero de 2005, con el fin de poder acreditar la experiencia acreditada con la Universidad Nacional. De otra parte solicita se aclare que los contratos certificados deben contener como mínimo dos (2) de las pólizas establecidas en el numeral del pliego. Respecto a la solicitud de ampliar el período requerido para acreditar experiencia la Universidad no acoge la observación presentada, y se ratifica en los requisitos establecidos para la acreditación de experiencia, teniendo en cuenta que el periodo definido corresponde a la experiencia reciente, ello para garantizar la igualdad de condiciones para todos los participantes en el proceso. Respecto a la aclaración de que los contratos certificados deben contener como mínimo dos (2) de las pólizas establecidas en el numeral del pliego, le informamos que en atención a los varios requerimientos efectuados por los posibles oferentes, y con el fin de ampliar la participación dentro del presente proceso de selección, se procederá a modificar el numeral del Pliego de Condiciones mediante adenda. Respecto al numeral solicita avalar la especialización del profesional en otras áreas como lo es la obtenida en Seguros y/o Salud Ocupacional, ya que un profesional con la formación académica anunciada y con experiencia en las áreas de Epidemiología, Salud Pública o Medicina Familiar, igualmente está en plena capacidad de ofrecerle a la Universidad, una óptima asesoría durante la ejecución del contrato. Por ser conducente se acoge esta observación, por tanto se adiciona el perfil de profesionales especializados en Salud Ocupacional, modificando el literal a) numerales 1 y 2 Nivel de Formación del Página 8 de 9

9 numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO. Dicha modificación al pliego de condiciones se adoptará mediante Adenda. EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Página 9 de 9

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