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1 Versión RTM Fecha

2 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES PANTALLA PRINCIPAL Barra principal (Barra de título): Barra de Menús: Barra de Herramientas: Barra de Dirección: ARCHIVOS MAESTROS Plan de Cuentas Sucursal Centro de costos Sub centro de costos Ciudades Bancos TERCEROS Terceros Activos Fijos Grupos Activos Grupos Contables CONFIGURACION Empresas Calendario Comprobantes MOVIMIENTOS MOVIMIENTOS Documentos Consulta movimiento UTILIDADES Presupuesto Certificados PROCESOS GENERALES Actualiza Movimiento Indirectos Distribución Costo

3 4.1.4 Depreciación Diferidos Cierre Anual GENERALES Apertura Instrumentos Financieros INFORMES INFORMES MAESTROS Plan de cuentas Terceros General INFORMES CONTABLES Balance de Prueba Libro Auxiliar Comprobante Diario Inventario y Balance Libro Mayor Libro Caja Diario Libro Cuenta y Razón INFORMES ADMINISTRATIVOS Documento Documentos Año Activos Fijos Diferidos Consecutivo Hojas registradas Saldos por Edades INFORMES TRIBUTARIOS Bases Certificado de RF a título de Renta Certificado de RF a título de impuesto a las ventas Certificado de Retención de ICA GENERADOR DE REPORTES SEGURIDAD Usuarios Perfiles Permisos por usuario Permisos por Perfil MANEJO DE INFORMES HERRAMIENTAS

4 6.1 SEGURIDAD POR USUARIOS Usuarios Permisos por Usuario Cambio de Clave SEGURIDAD POR PERFILES Perfiles Permisos por Perfiles Usuario por Perfil ADMINISTRACION Guardar periodo Parámetros Parámetros Año Formatos Auditoria Cambio clave compañía Consultas Copia de Seguridad DATOS EXTERNOS Importar y Exportar Archivos GENERALES Reportes Generador de Reportes UTILITARIOS GENERALES Visor Contable Concilia Administrativo HGInet Excel MEDIOS MAGNETICOS Definición Generación UTLIDADES Generales Consolidar Cambio Movimientos Indicadores Mediciones AYUDA DE LA APLICACION: SOPORTE REMOTO:

5 8.3 ACERCA DE MISCELANEAS Teclas de función En la captura de documentos Utilidades de los informes

6 1. GENERALIDADES Es un programa que además de cumplir con todos los requisitos de Ley, genera la información Contable y Tributaria que soporta la gestión gerencial en la toma de decisiones. Con HGInet Contable, usted puede manejar: - NIIF - Múltiples compañías - Centros de costos - Diferidos - Depreciaciones - Cuentas por cobrar - Medios Magnéticos - Consolidación de Empresas - Visor Contable - Conciliación Bancaria INTRODUCCIÓN AL MODO DE INICIO DE HGInet CONTABLE En este manual se explicará paso a paso y en forma detallada, los procedimientos de ingreso de datos y manejo del HGINET Contable. Se hará uso de imágenes de las pantallas que se presentan en el sistema cuando se están ejecutando las diferentes opciones, con el fin de hacer más comprensible el presente manual. INGRESAR AL SISTEMA HGInet CONTABLE Seleccione el icono de acceso directo HGInet CONTABLE pulsando doble Clic sobre el icono que se muestra en la imagen (Fig.1-1), el cual se encuentra ubicado en el escritorio. Fig. 1-1 Una vez iniciado el sistema HGInet CONTABLE se procede a validar la entrada del usuario quien es el encargado de interactuar con éste. En la pantalla aparecerá una ventana como se muestra en la figura (1-2), la cual contiene tres campos que solicitan la siguiente información: Compañía: Permite seleccionar la compañía a la cual se desea ingresar. En caso de no conocer el código, pulsando la tecla F4 se mostraran las diferentes compañías creadas; para elegirlas simplemente se señalan con el cursor y se pulsa la tecla enter. Usuario: Nombre del usuario asignado por el administrador para acceder a las diferentes compañías. 6

7 Clave : Contraseña personal, definida por el usuario para acceder a las diferentes compañías. Fig.1-2 Al digitar correctamente el nombre del usuario y la contraseña, el sistema permitirá acceder a la aplicación mostrando la pantalla que se ve a continuación (Fig.1-3). En caso de que el usuario no este creado o se haya ingresado mal el nombre de usuario o clave no se permitirá el acceso, mostrando un mensaje informando que: El usuario no se encuentra en la base de datos. 7

8 1.1 PANTALLA PRINCIPAL BARRA PRINCIPAL BARRA DE MENÚS BARRA DE HERRAMIENTAS BARRA DE ESTADO Barra principal (Barra de título): Fig. 1-3 En ella se muestra el nombre del aplicativo HGInet CONTABLE y los tres botones para minimizar, maximizar y cerrar esta pantalla característicos de un sistema Windows. Fig Barra de Menús: Estos menús permiten el acceso a los diferentes módulos y/o formularios que maneja el software. En esta se pueden encontrar siete diferentes menús: Archivos maestros, Movimientos, Procesos, Informes, Herramientas, Utilitarios, Ayuda. (Fig 1-5). A medida se avance en el manual se explicaran cada uno de estos Barra de Herramientas: Fig. 1-5 La barra de herramientas de HGI CONTABLE permite tener acceso ágil (acceso directo) a las tareas más comunes. La barra de herramientas es otra de las características de los ambientes Windows. 8

9 Fig Barra de Dirección: Muestran el nombre de la empresa y periodo actuales de trabajo cada usuario puede trabajar en periodos diferentes. Fig. 1-7 Cambio de periodo y Empresa Periodo y Compañía: Ingresa el año, periodo y empresa en la cual se desea posicionar.. Aceptar: Cierra y guarda la aplicación. Modo: Muestra el modo como quedara registrado la información en el sistema contable puede ser: PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados NIIF: Normas internacionales de Información Financiera. Fig Barra de Botones: Esta barra es común a todas las ventanas que se accedan a través del menú archivos. 9

10 Nuevo Editar Grabar Eliminar Deshacer Primera Anterior Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Salir Fig. 1-9 Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está trabajando. La acción que realiza es poner en blanco los campos principales del registro. Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los datos de los registros ya creados. Grabar: Permite dejar en firme el ingreso o modificación de los datos del registro. Este botón solo estará activado si fue antecedido por la acción Nuevo o Modificar Eliminar: Botón que elimina el registro actual de la base de datos pero si no posee movimiento. Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y cuando estos no se hayan grabado. Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo. Anterior: Carga el Elemento inmediatamente Anterior al registro actual. Siguiente: Carga el Elemento inmediatamente Siguiente al registro actual. Último: Coloca como registro actual el último elemento del formulario de trabajo. Buscar: Busca un dato según filtros determinados Imprimir: Botón que permite realizar una impresión de código y descripción de los datos almacenados en la tabla. Salir: Botón que permite salir del formulario. La consulta muestra la cantidad de registro que lleva. De esta manera el usuario puede saber en cual registro continúa. ADVERTENCIA Verificar que el proceso de creación de archivos esté debidamente realizado siguiendo las indicaciones anteriormente dadas. Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador, cuando se esté creando un registro. Antes de continuar con otro registro, asegúrese de grabar con el icono del disquete que aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo. 10

11 DEFINICION DE LOS MENÚS 2. ARCHIVOS Fig. 2-1 El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y modificar) a los diferentes archivos maestros, que constituyen la base fundamental para el funcionamiento del software. En la siguiente figura se puede observar las opciones que despliega el software cuando se da un clic sobre el menú Archivos 2.1 MAESTROS Menú para creación de maestros principales del sistema contable. Fig Plan de Cuentas Fig. 2-3 Permite crear o modificar el Plan de Cuentas, el cual juega un papel importante dentro de la contabilidad, ya que es la base para el buen registro de los asientos contables; cada cuenta lleva unos parámetros específicos. Modo de Inicio: Desde la opción archivo, seleccionar Plan de Cuentas y pulsar clic. 11

12 Fig. 2-4 Código: Campo que permite ingresar el código de la cuenta. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que corresponde al número de la cuenta. Sucursal: Casilla que permite a la cuenta manejar sucursales. Centro de Costo: Se activa esta casilla, si la cuenta maneja centro de costo. Sub Centro de Costo: Casilla que permite a la cuenta manejar Sub Centros de Costo. Maneja Base: Se activa la casilla si la cuenta maneja base. Ej.: Las cuentas de IVA y Retención en la Fuente y Retención de IVA Tercero: Esta casilla se activa si la cuenta maneja tercero, es de anotar que no todas las cuentas manejan un tercero eje: , 2205 y la 51. Documento Referencia: Casilla que se activa en caso que la cuenta deba de manejar documento referencia Saldo Tercero: Permite arrastrar los saldos por cada tercero de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP. Saldo Doc Ref: Permite arrastrar los saldos por documento referencia de un periodo a otro. Como por ejemplo las cuentas de CXC, CXP. Activo Fijo: Casilla que se activa en caso de que la cuenta maneje activo fijo Base 2: Esta casilla se debe activar cuando se necesita una segunda base. Ej.: La base del Rete iva del valor de la compra. Cuenta NIIF: Cuenta equivalente para el plan de cuentas NIIF 12

13 La opción Plan de Cuentas, así como todas las opciones de mantenimiento de archivos maestros, maneja un estándar para la manipulación de la información. A la derecha se puede observar dos pestañas que se llaman REGISTRO y DETALLE La de REGISTRO es la que está activa en la imagen y es donde se ingresan los datos que configuran el código. La de DETALLE, muestra en forma de tabla la misma información que se muestra en registro. Fig. 2-5 Este procedimiento aplica para todos los archivos maestros que se explican en este manual Sucursal Fig. 2-6 Formulario que permite la creación de sucursales. Fig

14 Código: Ingresar el código con el cual se identificara la sucursal. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar a la sucursal Centro de costos Fig. 2-8 Formulario que permite la creación de los centros de costo. Fig. 2-9 Código: Ingresar el código con el cual se identificara el Centro de Costo. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Centro de Costo Sub centro de costos Fig Formulario que permite la creación de los Sub Centros de Costos. 14

15 Fig Código: Campo que permite ingresar el código con el cual se identificara el Subcentro de Costo. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre que se le va a asignar al Subcentro de Costo Ciudades Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Ciudades y pulsar clic en el icono de maestro ciudades. En este maestro se crean las diferentes ciudades del tercero; Ciudad de domicilio o de la sede principal en caso de tener sucursales. Fig Fig

16 Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el usuario. Ciudad: Campo que permite el almacenamiento del código asignado a la ciudad. Nombre: Campo que guarda el nombre o descripción de la ciudad. Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la distribución definida por el usuario.(la zona solo aplica cuando se maneja HGInet Administrativo) Código del DANE Código de los municipios asignados por el DANE Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las diferentes ciudades. Departamento: Campo que almacena el código del Departamento asignado por el DANE en el que está ubicada la ciudad que se está matriculando. País: Campo para registrar el código del país requisito para medios magnéticos Bancos Fig Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de ingresos y egresos. 16

17 Fig Código: Campo que almacena el código que se asignará al banco o cuenta bancaria. Descripción: Campo en el que se guarda el nombre del banco o la cuenta bancaria. Consecutivo: Campo que permite registrar el consecutivo de los cheques en caso de que se maneje chequera. Autoincremento: Si se activa esta casilla el sistema ira incrementando el numero del consecutivo de los cheques cada que se elabore un egreso y la forma de pago sea cheque. Datos del Banco Cta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable para el modo PCGA a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable. Cta NIIF: Campo que almacena la cuenta contable para el modo NIIF a la cual se llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable. Número de Cuenta: Campo que permite el almacenamiento del número de la cuenta bancaria. Tipo: Campo para seleccionar si la cuenta es de ahorros o corriente. Entidad Financiera: Campo para ingresar la entidad financiera en la que está registrado la cuenta bancaria. Formato: Se selecciona el formato para la generación del archivo plano para realizar los pagos. 17

18 Red: Se debe seleccionar si la cuenta pertenece a la red ACH Cenit o ACH Colombia. C. costo: Centro de costo que tendrá el banco por defecto esto aplica para el software HGInet Administrativo. Tercero: Se asigna el tercero con el cual va a pasar por defecto a contabilidad. Los campos de Oficina e Identificación son solo para el archivo plano para los bancos que lo requieran TERCEROS Terceros Fig Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa (Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los mismos. Fig Datos Generales Identificación: Campo que almacena el NIT o cédula de cada tercero, el sistema automáticamente calcula el digito de verificación. Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido a que este se alimenta de otros campos ubicados en la pestaña de datos generales. 18

19 Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificación del tercero (CC=Cedula, NI=Nit, TI=Tarjeta de Identidad, CE= Cedula de Extranjería, TE=Tarjeta de Extranjería, RC=Registro Civil, PA= Pasaporte, CD= Carnet Diplomático, DE= Documento extranjero, DI= Uso definido por la DIAN.) Tipo Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el Tercero (jurídica o natural). Código Aux: Campo que permite almacenar otro código del tercero. P. Apellido R/S: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser persona natural, si se trata de una persona jurídica se debe colocar la razón social entera en este campo. S. Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).. P. Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales). S. Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales). Dirección: Campo que guarda la dirección completa del tercero. Teléfono: Campo para almacenamiento del número de teléfono del tercero. Ppal: Campo para almacenamiento del principal del tercero. Pag Web: Campo para almacenamiento de la página web del tercero Fax: Campo para almacenamiento del número de fax del tercero. Cel: Campo para almacenamiento del número celular del tercero. Fecha de ingreso: Campo que permite el almacenamiento de de la fecha en que el tercero ingresa al software. Descuento: Campo que almacena descuento (porcentual) permanente que se le van a realizar a las transacciones relacionadas con el Tercero. En caso de no manejar descuento, se ingresa cero (0). Cupo: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en pesos. Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto ( ) para permitir la facturación al tercero. % Doc Aux: Este campo se utiliza cuando se requiere que se genere el documento auxiliar solo por un porcentaje del documento original. Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de facturas. Ciudad: Campo que brinda la posibilidad de ligar una ciudad con el tercero. Configuración por el menú de archivos: Seleccionar la opción Ciudades. 19

20 Sector: Campo destinado para asignar el sector por cada tercero. Barrio: Campo destinado para colocar el barrio de cada tercero. Vendedor: El Maestro de Vendedores permite crear y modificar los vendedores pertenecientes a la organización, posibilitando agrupar clientes por vendedores y generar comisiones por venta y/o recaudo. Configuración por el menú de archivos: Seleccionar la opción Vendedores. Estado: Este campo permite relacionar el estado de los terceros eje. Activos e inactivos entre otros, restringiendo así la creación de documentos a los tercero que estén en un estado diferente de activo. Causa Ret: Este campo permite relacionar la causa de retiro en el caso que el cliente haya decidido terminar las relaciones comerciales con la empresa Marcado: Opción que permite generar informes de tercero de solo marcados. Actualiza Nombre: Permite cambiar el nombre en el momento de hacer un documento Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero, permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la opción Corriente debe ir activa Tipo: Tipo de cuenta sea ahorros o corriente Entidad Financiera: Opción que permite la configuración de la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta del tercero que se está matriculando y para realizar los pagos electrónicos. Información Tributaria Fig

21 Responsabilidades se activan las responsabilidades de cada tercero según el Rut. Como lo son el régimen de ventas y si aplican retención en la fuente entre otros; que son la base para el cálculo de impuestos cuando se esté elaborando los diferentes documentos en el sistema HGInet Administrativo. Actividad Eco: Campo que da la opción de ingresar el código de la actividad económica (definido por la DIAN) y una breve descripción Otros: No Maneja Bases de Rete Fuente, RteIVA Esta casilla se debe activar en caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla con las bases estipuladas por la DIAN. Y Retención Ica en el caso de que aplique. NOTA: Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros, pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan alrededor de la actividad comercial de la empresa y la presentación para medios magnéticos. Contactos Pestaña que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la fecha de cumpleaños de cada uno de los contacto, sirviendo como ayuda en procesos y/o actividades de contacto con los clientes. Es importante tener en cuenta que esta opción no es obligatoria. se ingresan los datos de los contactos para generar correos electrónicos desde el sistema Hgi Net Administrativo en el módulo de correos. Se ingresan los datos un código nombres apellidos fecha de nacimiento, el cargo y la profesión de cada contacto. Teléfono, celular y por último el correo electrónico. Fig

22 Parámetros Campos adicionales de los terceros. Los cuales se pueden modificar sus textos para una mejor identificación del dato que se está ingresando. Fig Observaciones: datos y/o observaciones que se le desean asignar al tercero creado. los cuales pueden ser capturados al momento de elaborar un documento. Rep. Legal: Campo para registrar el representante legal en propiedad horizontal. Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración. Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, puede ser alfanumérico. Para esta ficha, por configuración se pueden activar 7 campos adicionales según los requiera el usuario. Precios En esta ventana se parametrizan las listas de precios por tercero. Se pueden parametrizar de la siguiente forma: por líneas amarrando a una lista de precios y un porcentaje de descuento. Por grupos y amarrarlos a una lista de precios y descuento. Por producto amarrando una lista de precios o un precio especifico como lo muestra la imagen (fig. 2-27). 22

23 Fig Movimiento Este formulario se utiliza a modo de consulta. Muestra los documentos que se le han realizado. Igualmente, muestran los pagos de las facturas y los productos que se han comercializado con el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Como lo muestra la imagen (fig. 2-18) al seleccionar la transacción 04 documento 5154 muestra en la parte inferior en la grilla de productos los productos facturados. Fig Otros En la ventana otros muestra las dependencias de cada uno de los terceros. Estas dependencias se utilizan para poder relacionar en la elaboración de documentos las diferentes dependencias. 23

24 Fig Dependencias: Las dependencias son los diferentes establecimientos comerciales que posee un cliente los cuales están matriculados ante la DIAN con el mismo número de documento, es decir cuando una persona natural posee uno o varios negocios a su nombre con diferente nombre comercial; en el campo código se asigna uno para cada establecimiento y a cada uno se le debe matricular la descripción que en este caso sería el nombre comercial del establecimiento, la dirección, el teléfono, el código de la ciudad y el código del vendedor y código EAN asignado a este, se crean las dependencias con el fin de que la facturación siempre salga a nombre del estableciendo comercial pero la cartera siempre cargue a nombre del tercero. El ejemplo más claro de estos terceros son los Almacenes de cadena Activos Fijos Fig Activo y descripción: Código que se le asigna a cada activo y una descripción del mismo. Adquisición Registrar el tercero, la fecha y el valor de adquisición (valor sujeto a depreciación) y número de serie si es el caso. Los demás campos de esta pestaña actualizan sus valores a medida que se ejecute el proceso de depreciación. Tercero: Indica el tercero al que se le compro el activo fijo. Fecha de adquisición: Fecha de ingreso del activo fijo. Serial: Es la referencia del activo fijo, por ejemplo en los vehículos es la PLACA. Activo PPal: Este campo es para Indicar el activo principal al cual pertenece el activo que se está creando. 24

25 Observación: Campo en el cual se puede realizar un comentario al activo. Fig Ubicación Se debe de ingresar todos los datos de la ubicación del activo como: Grupo: Se digita el código del grupo al que pertenecerá el activo. Sucursal: Se asigna la sucursal al cual depreciara el activo. C. Costo: Se asigna el Centro de costo al cual depreciara el activo. Sub. C. Costo: Se asigna la Sub. costo a la cual depreciara el activo. Responsable: Se asigna el nombre de la persona es un campo texto. 25

26 Fig Dep. PCGA Activo: Se digita la cuenta donde se ingresa el activo en el momento de la compra. Depreciación: Se asigna la cuenta donde llevara la depreciación del activo. Gasto: Se asigna la cuenta donde llevara el gasto de la depreciación. Vida Util: Se asigna el tiempo a depreciar en meses o cantidad según el modo.. Vr. Activo: Valor del activo lo toma directamente del saldo de la cuenta. Vr. Depreciación: Valor depreciación acumulada lo toma directamente del saldo de la cuenta.. Nota: a las cuentas de activo deben activarse las casillas de activo, tercero, saldo y no debe manejar saldo por doc. Referencia. 26

27 Fig Dep. NIIF Activo: Se digita la cuenta donde se ingresa el activo en el momento de la compra. Depreciación: Se asigna la cuenta donde llevara la depreciación del activo. Gasto: Se asigna la cuenta donde llevara el gasto de la depreciación. Método: Método de depreciación en modo NIIF lineal, Basado en Uso y Decreciente Vida Util: Se asigna el tiempo a depreciar en meses Vr. Activo: Valor del activo lo toma directamente del saldo de la cuenta. Vr. Depreciación: Valor depreciación acumulada. Vr. residual: Es el valor del activo después de su uso Desmantelamiento: Valor generado por desmantelamiento. Indicador: Código del indicador. 27

28 Fig Otros Datos Permite asignar otros datos a los activos, como pólizas, garantías y/o pignoraciones. Fig Después de tener cada activo registrado y haberlo cargado en un documento, el paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, 28

29 Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el comprobante Grupos Activos Fig En este maestro permite crear los diferentes grupos en los que se van a clasificar los activos. Fig Grupos Contables Fig En este maestro permite crear los diferentes grupos para posteriormente parametrizar algunos procesos automáticos en el sistema como lo son indirectos y Cierre Anual. 29

30 Fig CONFIGURACION Empresas Fig Formulario que permita la creación de la empresa de trabajo. Modo de Inicio: Desde el menú Archivos Seleccionar la opción Empresa pulsar clic Fig Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa(1,2,3 etc.) 30

31 Descripción: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa ante la DIAN. Ident: Campo para registrar el número de Nit de la empresa. Dirección: Campo que almacena la dirección del domicilio de la empresa. Teléfono: Campo que almacena el número telefónico de la empresa. Fax: Campo para almacenar el número de fax de la empresa. Ciudad: Campo que almacena la ciudad en que se encuentra domiciliada la empresa. Mail: Campo que guarda la dirección de correo electrónico. Web: Campo para almacenar la dirección del sitio Web de la empresa. Ean: Código EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturación EDI. Tipo de persona: Campo para seleccionar el tipo de persona tributaria de la empresa (Natural o Jurídica). Actividad económica: Se debe seleccionar la actividad económica principal asignada a la empresa y con la que se registró ante la DIAN. Responsabilidades: Estas responsabilidades son las que están estipuladas en el RUT de la empresa y se deben marcar según las que la empresa tenga. Licencias: Se deben marcar las licencias que se hayan adquirido Calendario Fig Este formulario permite la Parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema. Configuración por el menú de archivos: Desde el menú Archivos se debe seleccionar la opción calendario 31

32 Fig Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2. Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes) Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes. El formato para la fecha de los períodos, es año-mes-día (aaaa-mm-dd). Tasa, Días y Festivos: Son campos informativos para la contabilidad de la compañía, las tasas de interés, los días y los festivos que se manejan Comprobantes Fig A través de este formulario se crean los comprobantes contables, los cuales permiten un manejo clasificado de la contabilidad. Entre otros están: ingresos, egresos, ventas, compras, ajustes, etc. Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Comprobante y pulsar clic. 32

33 Fig Comprobante: Campo que permite ingresar el código que se asignará a cada comprobante debe ser numérico. Descripción: Campo que permite ingresar el nombre del comprobante. Control Consecutivo: Casilla que indica llevar un orden ascendente de consecutivos aumenta automáticamente para comprobantes digitados directamente en el contable. 33

34 3 MOVIMIENTOS Fig MOVIMIENTOS A través de esta opción se realiza el movimiento contable de todos los comprobantes involucrados en el manejo de la información de la empresa Documentos Fig. 3-2 Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento Seleccionar la opción Documentos, pulsar clic. Fig

35 Documentos Comprobante: Campo que permite seleccionar el comprobante a elaborar. Documento: Registra el número del documento que se está elaborando. Fecha: Es la fecha en la cual se está elaborando el comprobante o la fecha del documento. Luego dar clic en documentos. con el fin de poder ubicarse en la tabla de captura Detalle documentos Cuenta: Campo que permite ingresar el número de cuenta contable correspondiente al movimiento que se desea asentar. Detalle: Campo que permite ingresar la descripción referente al registro que se desea asentar. Débito y crédito: Son los valores registrados según la naturaleza de las cuentas. Referencia: Número del documento externo diferente, al documento que se está elaborando. Ej.: en un documento de compras, referencia es el número de la factura del proveedor Base: Valor de la base que determina el impuesto de ventas o la Retefuente. Tercero: Código del tercero que genero el documento Activo: Código del activo al que corresponde el documento. Sucursal: Código de la sucursal a la que corresponde el documento. Centro Costo: Código del C.Costo al que corresponde el documento. Subcentro de Costos: Código del sub. C.Costos al que corresponde el documento. Total: Es el valor sumatoria de todos los débitos y créditos del comprobante. Diferencias: o crédito. Valor que muestra la falta de un registro o algún error en un asiento débito Base: Es el valor de la compra antes de IVA solo cuando se aplican IVA y/o la retención de IVA. Base 2: Es el valor de la compra antes de IVA solo cuando se aplica la retención de IVA 35

36 3.1.2 Consulta movimiento Fig. 3-4 Formulario que nos permite visualizar el movimiento del año para poder formar consultas de acuerdo a los dados seleccionados. Fig. 3-5 En la siguiente imagen se puede visualizar el movimiento filtrado por: periodo, Comprobante, cuenta. Fig

37 3.2 UTILIDADES Presupuesto Tabla destinada para generar presupuesta anual. Fig. 3-6 Modo de Inicio: Desde el menú Movimiento seleccionar la opción Presupuesto, pulsar clic. Fig. 3-7 Detalle: Cuenta de ultimo nivel, Sucursal, C.Costos, Sub CCosto y el Valor anual que sería el Total o mes a mes el valor correspondiente a cada uno de los periodos. Exportar: Se generar el archivo de Excel o XML, debe tener esta misma estructura debe tener (cuenta contable, sucursal, c. costo, sub c. costo y valor anual por cada cuenta). Importar: Se puede traer un archivo de Excel o XML, para adicionarla la información al software. 37

38 Generar plantilla: genera el modelo en Excel para después importarlo con los datos al software. Ruta destino: Es la dirección donde guardaremos la exportación o de donde se realizara la importación del archivo solicitado. Nota: Para realizar la distribución del valor a cada mes se debe utilizar la tecla de función F Certificados. Fig. 3-7 Formulario que permite llevar un control de los certificados en la fuente recibido en el cual se debe cargar la información según el rango de cuentas y cuando se reciben los certificados ir diligenciando cada registro. 4 PROCESOS Fig

39 Fig. 4-1 A través de este menú se realizan algunos procesos automáticos, con el fin de optimizar el proceso contable, tales como: actualización de movimiento, indirectos, ajustes por inflación, depreciaciones, cierre anual; Entre otros. 4.1 GENERALES Actualiza Movimiento Fig. 4-2 Modo de Inicio: Desde el menú archivos seleccionar la opción Procesos - actualiza movimiento y pulsar clic. Permite actualizar los saldos en cuentas luego de ingresar o modificar un documento. Genera los saldos finales en cuenta y los pasa como saldos iniciales al periodo siguiente. Muestra también un informe en el caso de haber documentos descuadrados Indirectos Fig. 4-3 Este proceso permite realizar asientos cuya imputación está basada en los saldos a final de periodo de otra cuenta. Ejemplo típico es el cálculo de aportes parafiscales y provisión de prestaciones cuya base son los ingresos percibidos por el empleado es el periodo y registrados en cuentas como sueldos y horas extras. Se pueden asignar grupos para separar por documentos las cuentas que se manejen. (Crearlo por la carpetita amarilla). Las cuentas se configuran todas las cuentas que involucran este comprobante, con sus correspondientes contrapartidas y los porcentajes que se deben aplicar, de acuerdo a las disposiciones legales o a las políticas contables de la Empresa. 39

40 Fig. 4-4 El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de indirectos. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos Distribución Costo Fig

41 Este proceso permite realizar la distribución de los costos de inventario en forma mensual Se parametrizan las cuentas ajustables, la cuenta en que se va a realizar el ajuste y la cuenta del costo En la columna aplica se registra 1, si se requiere el asiento de las cuentas de la respectiva fila; de lo contrario se registra 0 (cero). El paso siguiente es generar el proceso Fig. 4-6 Comprobante: Se elige el comprobante de Distribución de costos. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes.. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos. 41

42 4.1.4 Depreciación Fig. 4-7 Este proceso genera los asientos de depreciación para activos fijos. Para generar este proceso, se debe configurar previamente todos los activos sujetos de depreciación, por el módulo de activos fijos. El paso siguiente es generar el proceso Fig. 4-8 Comprobante: Se elige el comprobante de Depreciacion. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes.. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos. 42

43 Nota: Solo deprecia los activos fijos cuya fecha sean menores o iguales a la fecha del primer día del mes Diferidos Fig. 4-9 Este proceso permite diferir un gasto en varias cuotas mensuales o de acuerdo a lo que se requiera, basta con asentar la información referente al gasto, el nombre del tercero, el número de la factura o cuenta de cobro, El centro de costos en el que se va a hacer el asiento, el valor, los cuotas en que se va a diferir, la cuenta a diferir (saldo), la cuenta del gasto. El paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento. Fig El paso siguiente es generar el proceso Comprobante: Se elige el comprobante de Diferidos. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. 43

44 Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el Solo Saldo: Permite visualizar solo los diferidos a los cuales se está realizando el proceso. Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes.. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos Cierre Anual Fig Este proceso realiza el cierre anual, es decir cierra todas las cuentas de resultado y las demás cuentas que por normas contables se deban cerrar al final de período contable. Se relacionan todas las cuentas de resultado sujetas al cierre y como contrapartida la cuenta de ganancias o pérdida del ejercicio. Cuenta inicial y final: Rango de cuenta inicial y final que se desea cerrar. Cuenta destino: Cuenta en la cual se llevara el saldo. Apl.: 1 para que tome la línea y la realice. Grupo: Es un campo numérico que permite al sistema y al usuario generar cierres en documentos diferentes; ejemplo, las cuentas de resultados pueden tener grupo 1 y las de iva y retención el grupo 2, lo que permitirá hacer el cierre en documentos independientes. 44

45 Fig Comprobante: Se elige el comprobante de cierre anual. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el Casilla Detalle: Da la opción de generar por cada saldo en cuenta una contrapartida. Tercero: Generalmente el Nit. De la DIAN. Algunos utilizan un Nit. De cierre anual. Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes. Generar: Ejecuta el proceso. Nota: En el caso que se deseen cerrar cuentas (Ej. Retenciones), se puede hacer digitando la misma cuenta en las tres casillas, en el caso de querer cerrar los terceros y si no se desee cerrar los tercero cambiar la cuenta destino por una cuenta puente asignada según el caso. 45

46 4.2 GENERALES Apertura Fig Este proceso permite realizar los primeros ajustes para el balance de apertura bajo NIIF; se debe hacer después de haber realizado el proceso de cierre anual. Brinda herramientas que nos permiten duplicar el plan contable, eliminar el movimiento de pruebas que se hayan realizado bajo NIIF y crear un comprobante pasando los saldos del balance PCGA a NIFF según las equivalencias que se hayan definido en el plan de cuentas. Fig Genera Plan Contable: Este proceso crea el plan contable NIIF igual al plan contable que se esté manejando en el PCGA. Cargar Tabla: Este proceso actualiza la tabla de traslado según las equivalencias del plan contable PCGA; para llevar el saldo de las cuentas PCGA a las cuentas NIIF. 46

47 Fig Eliminar Mvto NIFF: Este proceso elimina solo los registros generados en la contabilidad NIIF si en algún momento se realizaron pruebas o movimientos bajo este modo. El paso siguiente después de haber realizado el proceso de cargar tabla es realizar el asiento, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle. Comprobante: Se elige el comprobante de ajuste o saldos NIFF. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el. Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes.. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos. Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento; Después de esto se podrán realizar los diferentes ajustes que según las políticas de la empresa se tengan estipulados por ejemplo valoración de activos fijos etc. 47

48 4.2.2 Instrumentos Financieros Fig Este proceso permite parametrizar los ajustes o registros contables a las CxC o CxP que son propias del proceso de instrumentos financieros. Para realizar este proceso nos pide los siguientes datos; tipo, Tiempo (en meses), Tasa, Cuenta de origen, Cuenta Debito, Cuenta Crédito, Detalle y Aplica, esta última columna para indicarle al sistema si realiza el proceso. El paso siguiente es generar el proceso, asignando el número de comprobante, número de documento, fecha y detalle, Luego ir a la opción de movimiento, llamar el comprobante y número generado, pulsar grabar y automáticamente queda contabilizado el asiento. El paso siguiente es generar el proceso Fig Comprobante: Se elige el comprobante de ajustes. Creado previamente por Archivos- Comprobantes. Con F4 se puede consultar la lista de comprobantes. Documento: Número asignado como consecutivo. El sistema carga el consecutivo automáticamente. Fecha: Por defecto aparece la fecha proceso. final del periodo en el cual este realizando el 48

49 Detalle: Descripción personal. Esta identifica el registro en los informes.. Generar: Ejecuta el proceso. Esto creará un asiento con el número de comprobante y documento seleccionados previamente el cual se podrá observar por movimiento-documentos. 5. INFORMES Fig. 5-1 En este Menú, se pueden obtener todos los informes que ofrece el sistema para realizar los respectivos análisis de la información. 5.1 INFORMES MAESTROS Fig Plan de cuentas Este informe permite ver las cuentas contables registradas con su respectivo código de detalle, descripción, si maneja base, tercero, referencia. 49

50 Fig. 5-3 Fig

51 5.1.2 Terceros General Este informe permite ver los terceros clasificados por Tipo de Tercero, previamente clasificado en su creación desde el menú archivo- Tipo de Tercero. Este informe permite ver los terceros de todas las ciudades, se puede ordenar por los diferentes campos que se encuentran al desplegar la lista. Todas estas opciones se pueden visualizar activando las casillas y escogiendo de los diferentes campos de las listas. En la siguiente imagen muestra el informe generado por este formulario. Fig

52 Datos de los terceros según los filtros seleccionados. Fig INFORMES CONTABLES Fig Balance de Prueba Este informe permite ver un balance (saldos finales) de las diferentes cuentas del plan contable y se puede visualizar por varios niveles. 52

53 Fig. 5-6 Informe balance de prueba Libro Auxiliar Fig. 5-7 Este informe permite obtener el libro auxiliar se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio. Seleccionar en inicial y final los siguientes campos: Fecha, cuenta, tercero, sucursal, C.Costos, Sub C.Costos, activos. 53

54 Fig. 5-8 Informe de libro auxiliar Fig Comprobante Diario Este informe muestra todas las cuentas que se movieron por cada comprobante, de acuerdo con las normas contable vigentes, permitiendo verificar que los registros cumplan con el principio de la partida doble 54

55 Informe Comprobante de diario Fig Fig Inventario y Balance Se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio; este informe se puede generar por tercero, por centro de costos y por ambas. 55

56 Fig Por Tercero: Fig Libro Mayor En este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. 56

57 Este informe se puede sacar a nivel de detalle. Fig Fig Libro Caja Diario En este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes. Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el usuario determina el nivel al cual quiere generar el informe. 57

58 Fig Fig Libro Cuenta y Razón Este informe se obtiene de la misma forma que el balance de prueba, es decir, el usuario determina el nivel al cual quiere generar el informe. Al activar la casilla saldos muestra los saldos para las cuentas. 58

59 Fig Fig INFORMES ADMINISTRATIVOS Fig

60 Estos informes, permiten hacer análisis administrativos y financieros, además de algunos de tipo contable Documento Permite analizar la contabilización de cada documento por comprobante con la opción de ingresar un documento inicial y final, también puede ordenar por cuenta o por tercero. Fig Comprobante: Seleccionamos el comprobante que deseamos visualizar. Documento: Podemos seleccionar un documento solamente. Descuadrados: Este filtro es muy importante ya que nos permite hacer la búsqueda de los comprobantes descuadrados en nuestro sistema. Fig

61 5.3.2 Documentos Año Este informe es similar al anterior; permite observar en forma resumida los débitos y créditos globales de cada periodo. También sirve para constatar el cuadre de la información. Fig Activos Fijos Fig Permite generar un informe donde muestra los activos que posee la empresa, cual es el valor de adquisición, cuanto lleva depreciado, cuanto falta por depreciar entre otros. 61

62 Fig Fig Diferidos Formulario que genera informe que permite observar el estado de los Diferidos los cueles se pueden generar con saldo cero, para los ya diferidos, o solo con saldo para los que aún tienen saldo pendiente. 62

63 Fig Fig Consecutivo Este informe permite constatar los consecutivos de cada comprobante; además muestra cuentos y cuáles son los documentos que pudieran hacer falta dentro del consecutivo. Fig

64 Fig Hojas registradas En este informe podemos generar las hojas registradas para la impresión de los libros. Al activar datos empresa muestra en el encabezado el nombre y NIT de la compañía. Fig

65 Fig Saldos por Edades En este informe podemos generar la información filtrando por Cuenta. Tercero y Referencia; genera las columnas de los saldos de las cuentas de 1 a 180, 180 a 360 y >360. Fig

66 Fig INFORMES TRIBUTARIOS Fig Bases Con este informe se constata que el valor débito o crédito en una cuenta que maneje base este acorde con el valor tomado como base para su cálculo conforme a lo legal o administrativo si es el caso. Ejemplo son las cuentas de retención en la fuente e IVA. A las cuentas se les debe activar tercero, base y registrar el porcentaje Fig

67 Fig Certificado de RF a título de Renta Esta opción permite obtener los certificados de retención de IVA y retención en la fuente que se expiden cada año para corroborar el anticipo al impuesto de renta. Fig En el formulario se asigna el rango de terceros y/o cuentas que se quiera listar. Certificado: Se puede escoger el tipo de certificado que deseamos imprimir puede ser de Retención en la Fuente o de IVA. 67

68 opciones: Se puede escoger el periodo en que se necesite listar, ya sea por periodo, rango o fecha.. Además tiene un campo para texto y otro para texto firma en el cual podemos digitar en nombre de quien firma los certificados, campo Ciudad y Fecha, este campo también es modificable. Tenemos la opción de tener un archivo con la firma, este debe ser tipo imagen, tener extensión.bmp, jpg, gif,.png y se asigna en parámetros generales, imagen.. Se puede escoger si deseamos que nos muestre la base, base2, porcentaje y/o línea firma. Estos certificados se pueden enviar directamente por correo electrónico o exportarlos a Pdf desde la pestaña desplegable que hay en el botón generar. Fig Certificado de RF a título de impuesto a las ventas Esta opción permite obtener los certificados de retención de IVA y retención en la fuente que se expiden cada año para corroborar el anticipo al impuesto de renta. 68

69 Fig Certificado de Retención de ICA Genera el informe de las retenciones practicadas por concepto de ICA Fig Nota: Para los certificados de retención CREE se crea una plantilla con el nombre correspondiente, se selecciona las cuentas y se cambian los textos de retención en la fuente por RETECREE y de esta forma se tiene los certificados de retención CREE. 69

70 5.5 GENERADOR DE REPORTES Fig Permite Ejecutar de los informes diseñados por el usuario por el generador de reportes del menú herramientas. Algunos como P y G, Balance General, Cambios en el patrimonio, etc. Fig Informe: Campo destinado para ejecutar determinado informe que previamente fue diseñado por herramientas / utilidades / generador de reporte. Periodo: Se debe señalar el tipo de informe que se desee, puede ser periodo o comparativo año. Intervalo: Si se selecciona tipo de informe general se pueden manejar intervalos entre periodos para el análisis de informes reales vs presupuestado. Además manejo de análisis horizontal y vertical. Nivel: Seleccionar nivel al que desee generar informe. Firma: Agrega al informe el nombre del representante legal y el contador con la línea para la firma. Trama: Sombrea las líneas en forma intercalada. 70

71 Columna 1 y 2 : Permite seleccionar el año, periodo, Per/Acum, Fuente(Pcga, Niif o presupuesto) AV: Realiza Análisis vertical del informe con respecto a la línea seleccionada. Expresado En: se puede seleccionar pesos, miles o millones. Agrupación - por: Permite generar el informe agrupado o detallado por sucursal. Ccosto o Sub Ccosto. Muestra notas: Muestra columna con las notas. Incluye notas: Incluye el texto de las notas al final del informe. Fig SEGURIDAD Fig Usuarios Muestra los usuarios activos o inactivos y a que área pertenecen. 71

72 Fig Al generar el informe muestra los usuarios que están en estado activo y a que área pertenecen. Fig

73 5.6.2 Perfiles Informe que muestra los perfiles creados en el sistema, además muestra que usuarios pertenecen a cada perfil. Fig Fig

74 5.6.3 Permisos por usuario. Muestra las opciones o permisos que tiene cada usuario. Fig Fig

75 5.6.4 Permisos por Perfil. Muestra los permisos de cada perfil. Fig Fig

76 5.7 MANEJO DE INFORMES Los elementos que para el manejo de los reportes de HGINET CONTABLE, son comunes en todos los informes Barra de herramientas en los informes Impresión Orientación y tamaño Buscar pasar paginas Zoom Colores Exportar Fig A. Icono Imprimir: Este icono permite imprimir el informe que esté actualmente en pantalla. Después de presionarlo, aparece la ventana llamada Imprimir. En ella se selecciona la impresora a la cual está configurado el computador. También se selecciona el número de Copias y si seleccionamos impresión rápida no muestra la selección de impresoras imprime directamente a la predeterminada. Fig B. Icono Exportador de Datos: Permite exportar datos a archivos en formato texto TXT o a formato HTML, Excel, Word, Imagen, CSV y PDF. Al dar un Clic en este botón. 76

77 Fig C. Control Zoom: Esta opción permite seleccionar el tamaño que el informe ocupará dentro de la pantalla principal. Esta acción afectará inmediatamente el tamaño de la letra. Fig C. Barra de Desplazamiento de Páginas: Esta Barra permite que avanzar con mucha facilidad dentro de un reporte que contenga varias páginas, el contenido de esta barra son cuatro botones se nombrarán de izquierda a derecha. Primera página:: Este Botón desplaza a la primera y/o anterior página del informe que se tiene en pantalla. Pagina anterior: 77

78 Este Botón desplaza a la página anterior del registro en que se encuentra actualmente. Página siguiente: Este Botón desplaza a la página siguiente del registro en que se encuentra actualmente. Última página: Este Botón desplaza a la última página del informe que se tiene en pantalla. Fig

79 6 HERRAMIENTAS Fig SEGURIDAD POR USUARIOS Fig. 6-2 Menú que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de contraseñas de usuarios, adición de nuevos usuarios. Además se debe tener en cuenta que para hacer este tipo de cambios, se debe tener el acceso de administrador al sistema Usuarios Fig. 6-3 Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios que tendrán acceso a la aplicación HGINet. Fig. 6-4 Código: Campo que permite almacenar el código del usuario. Nombre: Campo que almacena el nombre del usuario. 79

80 Área: Casilla destinada para clasificar usuarios por área. Color: Asignar un color para el usuario en la agenda. Foto: se puede añadir la foto del usuario. Exportar informes: Activando esta opción el usuario tendrá la posibilidad de exporta todos los informes a cualquier destino como: Excel, Word, Pdf y otros. Muestra usuarios: Al activar esta casilla mostrara todas las oportunidades de los demás usuarios y la agenda. Activo: Se debe de deshabilitar esta opción cuando ya el usuario no tenga más movimiento en la base de datos Permisos por Usuario Fig. 6-5 Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a las funciones de cada uno. En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe activar las opciones o permisos que el usuario puede tener. Asignar permisos por consulta, modificación, eliminación y creación por cada opción del sistema. Fig

81 En la siguiente imagen muestra las opciones extras que se pueden configurar como permiso por usuario, habilitar transacciones con sus permisos de gestión, permisos por bodegas y permisos por tipos de tercero Cambio de Clave Fig. 6-7 Fig. 6-8 Permite a un usuario cambiar su clave de acceso al sistema. Es necesario suministrar la clave anterior y confirmar la nueva clave. Fig

82 6.2 SEGURIDAD POR PERFILES Fig Perfiles Fig En este maestro se deben crear los diferentes grupos de usuarios, asignando un código y descripción del grupo para después asignar permisos de usuario. Fig Código: Campo que permite almacenar el código del perfil. Descripción: Campo que almacena la descripción del perfil Permisos por Perfiles Fig En este menú nos permite crear los permisos para los grupos ya creados. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, grupos damos un clic en permisos por perfil y en perfil escribimos el código o consultamos con la tecla F4. 82

83 Fig Al igual que con los permisos de usuarios, se debe seleccionar el perfil al cuál se desea asignar permisos y activar la casilla para aquellos permisos que el usuario vaya a tener. El permiso gestión solo lo debe tener el administrador del sistema Usuario por Perfil Fig Esta opción permite asignar usuarios a los grupos creados. Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, damos un clic en usuarios por grupo. Se selecciona el grupo y se le asignan todos los usuarios que pertenecerán a este grupo. Fig

84 6.3 ADMINISTRACION Fig Guardar periodo Fig Bloquea el sistema para que en el periodo cerrado no se puedan hacer modificaciones Parámetros Fig Menú donde se parametriza el sistema para el manejo global de la información. General Fig

85 Permite seleccionar cada una de las márgenes que se van a utilizar en los informes de igual forma la fuente y el tamaño que se va a mostrar en los mismos, el sistema trae unos predeterminados que se acomodan a la estructura del programa lo que no quiere decir que no se puedan cambiar. En esta opción también se puede seleccionar la ruta donde se van a guardar algunos archivos temporales que utiliza el sistema y se puede seleccionar la imagen que puede ir como logo en cada uno de los informes. Para que se cargue el logo en los informes se debe activar el texto que dice logo en informes y se debe buscar la imagen a través del botón verde. Se direcciona la ruta de las copias, el ancho de las columnas en la captura de documentos, auto guardar los datos de las grids en las tablas. Márgenes: Se indican las márgenes para todos los informes. Formatos: Se configura el formato de los informes ej. Numero sin decimales se ingresa n, numero con dos decimales se ingresa n2 Documentos: Altura de los títulos y filas en la captura de documentos. Auto ancho: Los campos se auto dimensionan al tamaño de la ventana. Logo en Informes: Muestra el logo seleccionado, en todos los informes. Fuente: Tipo y tamaño de letra Temporales: Ruta donde se almacenan los archivos temporales Copias: Ruta para almacenar las copias de la base de datos. Concatena nombres: Concatena el nombre del tercero tomando los apellidos y nombres del tercero. Seguridad en Campos: Habilita en los permisos por usuario y por perfil permisos en campos, en productos: Costo y descuento. En terceros: Cupo Crédito, plazo, descuento y precios. Consulta Inactivos: Habilita en la consulta de los maestros cuando se esté dado F4 los registros inactivos. Modo de contabilización Solo PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, se configura con este modo cuando la empresa va a seguir con el modelo actual o cuando la empresa no va a cambiar todavía al modelo NIIF Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden registrados solo con el modelo contable NIIF. 85

86 Mixto: permite la contabilización tanto PCGA como NIIF para la generación de información contable en los dos modos. Reglas Generales Auto guardar: En la captura de documentos al digitar una línea automáticamente la guarda en la base de datos Permite dato Cero (0) doc: Al estar habilitado permite digitar código cero en el detalle de documentos. Si se deshabilita no permite digitar ceros en el detalle de los documentos. Permite dato cero (0) Maestros: Si se habilita permite digitar códigos en cero en el encabezado del documento, si se deshabilita no permite digitar códigos en cero. Maximiza Consulta: Al activar este parámetro cuando se consulte con F4 la ventana se maximiza al tamaño de toda la pantalla. Parámetros Fig Permite seleccionar y parametrizar campos adicionales dentro de los terceros y productos los cuales se visualizaran en la pestaña de parámetros en cada uno de los archivos maestros. Dato: campo adicional en los terceros. Ancho: Ingresar el ancho de estos campos. Terceros: Para guardar en terceros hasta 15 campos adicionales Productos: Para guardar en productos hasta 3 campos adicionales Parámetro 1: Campo adicional que va ubicado en Ficha de parámetros en los productos. Se utiliza como campo filtro. 86

87 Contacto 1 y 2. Campos adicionales en Contactos. Parámetro 1: Nombre de campo ubicado en datos generales. Parámetro 2: Nombre de campo ubicado en datos generales. Consulta dato 1: Muestra el campo Dato 1 en la consulta de terceros con la tecla F4. Mostrar en documentos: En la captura de documentos muestra sobre las observaciones los tres campos a mostrar. Cargar con F6: En la captura de documentos al presionar la tecla F6 permite agregar dos filtros adicionales Campo 1: se puede seleccionar el costo o el Parámetro 1. Campo 2 se puede seleccionar Dato1, Dato2, o Utilidad. Consulta Código Alterno: Muestra el código alterno en la consulta de productos con la tecla F4. Formato: Predetermina el formato de productos para impresión de códigos de barras y/o lista de precios en el maestro de productos. Administrativo General Fig Formatos: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejaran, siempre n es el valor y según los decimales se pone el numero al lado de la n si son dos se pone n2; estos serán los que el usuario puede ver en la elaboración de los diferentes documentos. Decimales: Formato para indicarle al sistema cuantos decimales manejara en formulario solo se coloca el numero 0 si no maneja; estos decimales son internos para el cálculo y operaciones internas y no se muestran al usuario. 87

88 PH Factura por Inmueble/Doc: Realiza la facturación por inmueble o por documento según la Personalización. Tercero Aux: Indica el tercero que lleva a la facturación como tercero auxiliar en la generación de documentos de ph.. Formato Votos: Predetermina el formato de votos para impresión de votos en la asamblea. Tiempo Asamblea: Tiempo en el cual se actualiza la ventana de quórum y votos para los asistentes a la asamblea. Casos: Formato caso: Predetermina el formato para la impresión de los casos en la consulta de casos. Valida caso: En la captura de casos Muestra mensaje indicando que el tercero no tiene póliza. Envió Correo: Se configuran los parámetros de las cuentas. Cuenta: Dirección de correo para el envió de correos. Pwd: Contraseña del correo electrónico Host: Servidor saliente de correo. Cuenta CCO: Cuenta de correo para enviar correo con Copia oculta. Habilitar SSI: Directivas de HTML Servidor remoto: Se registra esta información para el manejo del WAP o trasporte de información entre bases de datos: Servidor: Nombre del servidor de HGI B. Datos: Nombre de la base de datos de HGI Usuario: Usuario de WAP Pwd: Clave usuario WAP Autenticación SQL: Si se activa toma la autenticación SQL sino toma la autenticación Windows. Personalización: Personaliza los menús para PH, EDS o Ninguna o general. Procesos: Realiza automáticamente los proceso de inventarios, cartera y pedidos cuando se cambia de mes dentro del mismo año. 88

89 Inventarios Fig Kardex por defecto: Hace evaluación del kardex automáticamente. Primero Entradas: Toma primero las transacciones que sean entradas. Saldos x Lote: Permite manejar lotes en documentos por producto, se debe llenar la casilla con el nombre para que la muestre en la transacción. Controla inventario. Maneja Factor: Permite manejar campo adicional en el detalle del documento, por producto, se activa casilla para dar nombre al campo del factor en la configuración. Si en la transacción no se activa campo No cantidad factor, se debe registras siempre un valor para que lo tome como factor a multiplicar. En propiedad horizontal, se emplea para poner nombre a coeficiente en la ficha de facturas de locales. Saldos (0): Indica si registra los saldos de los productos con cantidad cero para registrae su costo así no tenga existencia. Valida costeo Salidas: Controla que las transacciones de salida no estén a valor documento. Fecha vence: Se activa si se desea llevar un control por fechas de los lotes. Valuación: Valora los inventarios promedio ponderado o ultimo costo. Costeo: En la elaboración del documento se indica si el costeo lo hace por cada registro, cuando se graba el documento o si no está realizando el costeo. Costeo: Precio % Costo: Al generar el proceso de inventario, recalcular el precio unitario, aplicando el porcentaje de cada producto al costo del producto para dicho periodo. La transacción debe tener en costeo Costo + Porcentaje. Incluye Descuento: El costo del producto esta disminuido por el descuento. Por División: Cuando se va a fijar el precio de venta dividiendo por el costo. 89

90 % Utilidad Sobre Venta: Para el manejo de la utilidad operacional, si se activa muestra la utilidad sobre la venta, si está inactivo la utilidad es mostrada sobre el costo. Pedidos: Por Bodega: Genera saldos de pedidos por cada bodega. Por Lote: Permite generar los pedidos por lote o producto. Por Serie: Genera los saldos de pedido por cada serie. Por Documento: Separa los pedidos por documento (No permite realizar varios despachos en un pedido). Por Dependencia: Agrupa los pedidos por cada dependencia. Solo saldos: Al cargar un pedido a un documento solo lleva los productos que tienen saldo. Parciales: Permite realizar pedidos sobre valores parciales cuando esta maneja solo saldos. Inicia en Periodo: Permite iniciar la toma de pedidos en cada periodo y pasa los anteriores en blanco. Ignora Negativos: Pasa solo los saldos positivos de un periodo a otro. Carga Ceros: Carga los pedidos en los documentos aun en con cantidad cero. Cartera Fig Forma CxC: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por cobrar se van a llevar por el total o por el neto. Forma CxP: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma global. Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por pagar se van a llevar por el total o por el neto. 90

91 Se inicia en Periodo: Empieza la cartera en cada periodo. Edad x fecha Doc: Permite visualizar la edad de la cartera por fechas del documento. Pagos sin Cartera: Si está activado este parámetro permite relacionar pagos así el documento no tenga cartera Solo Plazo >0: Si está activado este parámetro solo lleva a cartera los documentos que tengas más de 0 día de plazo si tiene plazo igual a cero los toma como contado. Tipo Cartera: Permite la clasificación de la cartera mediante el maestro tipo Cartera. Control Cupo: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento que afecte cartera, si se quiere que bloque, genere una alerta o no haga el control en el cupo. Control Días: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento de crédito a un tercero con días de vencimiento mayor al definido en Días de control. En la parte inferior hay un espacio para indicar a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en el parámetro anterior. Intereses: Interés que se le aplica a propiedad horizontal. Por fracción: Calcula los intereses por fracción de día. En pago: Calcula los intereses por los pagos realizados después de la fecha del pago del mes anterior. Centrales de Riesgo: Permite relacionar la información para el reporte a las centrales de riesgo como ProCrédito, DataCrédito y CIFIN el tipo de cuenta para ser informado en el informe. Extractos: Espacio de texto destinado para comentario en el informe estados de cuenta o extracto de cartera para ser enviado a los clientes. Informe: Permite parametrizar el rango para el informe de cartera y si se desea una columna adicional para otro rango. Cargo: Permite seleccionar el cargo del contacto que será mostrado en el informe de cartera cuando se active TerceroD. Documentos Fig Comisiones: Permite configurar algunas características en el manejo de comisiones. Resta Notas: Resta las notas crédito en las comisiones. Imprime Recaudo Cero: En el informe de comisión por recaudo imprime el recaudo así no genere comisión. Fecha Vence: Toma los días de pago a partir de la fecha de vencimiento de la factura. 91

92 Recaudo por Tipo: Genera las comisiones por recaudo de acuerdo al tipo; solo genera la comisión cuando el documento es cancelado en su totalidad. Causaciones: Permite configurar algunas características en el la elaboración de causaciones Impuestos en Detalle: Permite relacionar en las causaciones los impuestos en el detalle y no solamente en el total. Clase en Detalle: Lleva la clase como detalle en la casación. Documentos: Permite configurar algunas características en la elaboración de documento Serie: Descripción o nombre para el campo serie en el detalle del documento. Serie 1: Descripción o nombre para el campo serie 1 en el detalle del documento. Reimprimir: Permite la reimpresión de los documentos. Intereses en Total: Si está activo calcula los interese en el total del documento. Fecha Actual: Asume la fecha actual para la elaboración de un documento nuevo. Control Ubicación: Permite registrar el movimiento de productos para una ubicación dada. Guarda al Imprimir: Guarda el documento antes de realizar la impresión o vista previa del documento. Totaliza Cantidad: Totaliza las cantidades relacionadas en un documento en la parte inferior. Impuestos: Permite configurar algunas características en el cálculo de Impuestos. Retención por producto: El cálculo de la retención del producto o servicio es calculada por cada una de las tarifas asociadas a él; de esta forma se puede en un mismo documento aplicar diferentes tarifas de retención en la fuente. No Bases RteIva: Genera la retención de IVA sin tener en cuenta la base del documento. Reliquida precio: Indica la forma como se reliquidan los precios mediante la opción F12 en los documentos; si toma como base el costo o el precio. Ensamble: permite recalcular el precio del producto ensamblado ya sea por el precio de los componentes o por el costo. EDI: se configuran los parámetros generales como se cargaran los pedidos en el EDI. WAP: se selecciona el formato WAP para cargar los pedidos. Valores: indica que valores va a tomar estos son utilizados para propiedad horizontal el manejo de algunos valores de cartera como saldos iniciales. Solo Transacción: carga los valores anteriores solo de la transacción que se esta imprimiendo. Contable Fig

93 Contabilización en línea: Valida que al grabar un documento pase directamente al módulo contable. Indirectos por Tercero: Si se tiene activado este parámetro genera los indirectos por cada uno de los terceros que encuentre en la cuenta base si no está activado lo lleva al Nit genérico. Tercero 2: si se activa este parámetro permite la captura del tercero 2; es útil cuando se manejan ingresos recibidos para tercero. Actualiza Vr Con Base: Si se activa este parámetro el valor se actualiza según la base digitada. Cuadra Documentos: Si se tiene activado este parámetro cuadra los documentos que tienen diferentes hasta de 1 peso. Decimales: Indica el número de decimales que se van a manejar en el sistema. Formatos: Igual que en el módulo de otros permite validar cuantos decimales se van a manejar en la contabilidad y serán visibles al momento de realizar la captura de los datos. Formato Docs: Predetermina el formato contable para impresión de comprobantes. Representante Legal: Permite relacionar el tercero que va a ser representante legal para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Contador: Permite relacionar el tercero que va a ser el contador para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Tercero DIAN: Permite relacionar el Nit de la DIAN para que no lo tenga en cuenta en los diferentes informes como retenciones y bases los cuales genera el sistema. Revisor Fiscal: Permite relacionar el tercero que va a ser el revisor para que salga en los informes legales para la realización de la firma. Nomina Fig Arp: Código de la administradora de Riesgos profesionales Intervalo: Se selecciona el intervalo con el que se va a liquidar la nomina en la empresa este parámetro no se puede modificar una vez definido, puede ser semanal, Quincenal, Decadal, Mensual y catorcenal 93

94 Nota: Cuando se maneja nomina catorcenal y semanal no se puede cargar la planilla única por que los datos no están completos. Tiempo x Periodo: Carga las novedades, con el acumulado mensual Fecha: Muestra la fecha de las novedades en la captura de novedades Liquidación definitiva formulas: Muestra las formulas con las que se calculó la liquidación definitiva en el informe de liquidación Formatos Cantidad y valor: Formato de impresión de números en el sistema, n muestra el formato de números con separadores de miles. Cuando se vayan a manejar decimales se ingresa al lado de la n el número de decimales que se van a manejar ej. n2 aplica el formato con separadores de miles y dos decimales. Decimales valor: Numero de decimales que se almacenan en la base de datos Vacaciones Cuenta día 31: Cuenta en la liquidación de vacaciones el día 31 Paga el día 31: Paga en la liquidación de vacaciones el día 31 Festivos en compensados: Cuenta los días festivos cuando se liquida vacaciones compensadas. Cargar por: Compensadas: Pasa a contabilidad las vacaciones liquidadas a una sola cuenta Periodo fiscal: Pasa a contabilidad las vacaciones a diferentes cuentas Prima Auxilio de transporte: el auxilio de transporte hace base para la liquidación de la prima de servicios Destajo: aplica cuando la nómina se maneja por destajo, al estar activado muestra el campo horas W que son las horas que se trabajó haciendo una labor. Identificación alterna: Al estar activado este parámetro muestra en los empleados otro campo adicional para ingresar un código auxiliar del empleado. Seguridad Social: permite seleccionar si la empresa esta exonerada de parafiscales/salud, la ley a la cual esta acogida, el año y el tipo de aportante para la planilla única. Formatos de Impresión: permite seleccionar los diferentes formatos para planilla de pago, cesantías y liquidación definitiva. 94

95 Conceptos Fig Permite establecer cada uno de los conceptos que se van a manejar para la liquidación de la nómina, de igual forma permite relacionar el intervalo de la nómina y la ARP a la que está afiliada la compañía. Estos parámetros se validaran en el sistema HGInet Nomina POS Fig Documentos: Se configuran en esta pestaña los documentos temporales para la elaboración de documentos de tipo punto de venta 95

96 Cajón Monedero: Cuando se va a utilizar cajón monedero se debe escoger el tipo de cajón y el puerto en que está ubicado. Permite Cierre Caja Con Saldo: Indica si la caja al momento de hacer el cierre se debe hacer el retiro total del dinero. Formato: Permite seleccionar el formato para los retiros de la caja. Defecto Fig Valores por Defecto: Se deben relacionar para manejo de toda la información en el sistema para que se generen por defecto en el momento de realizar cualquier documento o acción en el sistema y para iniciar una empresa nueva. Sugerir descuento financiero en la elaboración de pagos Concepto DF: Es el concepto que se utiliza para el descuento financiero Concepto Mvp: Se parametriza el concepto Mayor valor pagado Registro anterior: En la creación de maestros de productos y terceros cuando se va a crear un registro nuevo deja los datos del registro anterior. IMAGEN 96

97 Fig Imagen que toma el sistema para la impresión de los certificados de ingresos Parámetros Año Fig Permite crear cada uno de los años en que se va a trabajar el software y darle parámetros según el software adquirido. En el caso de tener la nómina se deben dar todos los parámetros que el sistema solicita como salario mínimo, auxilio de transporte, etc. En el caso de tener solo el administrativo o el contable se deben registrar los periodos años siempre en el administrativo son 12 y en el contable son

98 Fig Formatos Fig Los formatos son la opción que permite la creación de los formatos para poder visualizar la información en el momento de imprimir alguno documento. Fig Para la realización de un formato se deben seguir los siguientes pasos: 6 Se abre la opción de formatos 7 Se da clic en el botón nuevo 8 En código se da el número del formato que se quiere crear 9 En tipo se escoge si el formato es para un documento, un pago o una causación 10 En destino se debe escoger si es una impresión de vista previa, impresión directa, generación a Pdf o generación a imagen 11 De debe dar clic en separar documentos en lote para que cuando se genere una impresión en lote separe cada uno de los documentos que se están imprimiendo. 12 En Nro. De registros se debe relacionar el Nro. de líneas que deseo salgan en el formato en caso de que sea necesario. 13 Si se tiene un formato ya previamente prediseñado se debe dar clic en importar tanto en el encabezado como en el detalle. 98

99 14 Si no se tiene un formato prediseñado y aun si se tiene y se va a modificar se debe dar clic en diseñar donde se abrirá una pantalla como la siguiente figura para hacer todos los diseños correspondientes al formato. Fig En esta pantalla hay una serie de herramientas en la parte izquierda, derecha y superior para hacer todo el diseño del formato y para utilizar las herramientas necesarias que le den forma a este mismo Auditoria Fig Fig

100 La auditoría es la herramienta que me permite activar y desactivar cada uno de los procesos en los cuales el sistema va a auditar y a llevar el control de cada uno de los movimientos. Se activan o desactivar cada uno de los procesos desplegando la lista y dando clic en la lupa que tiene el ítem a mano derecha, si tiene una x es porque el proceso va a ser auditado si no tiene x quiere decir que este proceso no va a tener registro de auditoría. Cuando ya se tienen movimiento y se ingresa al icono de la auditoria en la parte derecha aparece el informe de la auditoria que el sistema ha hecho a cada una de las opciones seleccionadas como se muestra en la siguiente imagen: Fig En este informe que genera el sistema tiene la opción de establecer un rango de fechas específico para el muestreo de la información, de igual forma arrastrando los campos con el mouse hasta la opción que dice arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna se puede agrupar la información por el ítem que se desee para una mejor visualización de la información y para un control de la misma. A través de los botones que aparecen en la parte superior derecha se puede eliminar la auditoria que está mostrando en el informe, no quiere decir esto que no se va a seguir haciendo simplemente se va a eliminar el informe hasta una fecha determinada, también se puede exportar el informe que está generando la auditoria a un formato de Excel para tener un registro de esta y también se le puede dar clic en el botón actualizar para visualizar la información con el último registro que se haya ingresado. Fig Esta misma pantalla de auditoría en la parte inferior se puede visualizar alguna información básica del servidor, del equipo y de la conexión que se está haciendo con la base de datos. 100

101 6.3.6 Cambio clave compañía Fig Fig La clave de la compañía es la que permite la administración de la creación o modificación de cada una de las compañías que se tienen en el sistema y del registro de estaciones en cualquiera de las licencias adquiridas. Esta clave debe ser administrada por la persona encargada de la administración del sistema, para cambiarla simplemente se ingresa a la opción de cambio clave compañía y en clave se escribe la nueva clave que se desea tener y se da clic en aceptar, hay que aclarar que la persona que tenga el permiso para administrar esta clave la puede ver y la puede cambiar en cualquier momento, es importante también tener esta clave siempre a la mano porque en algún momento el personal de soporte de HGI Ltda. Podría solicitarla para hacer algún procedimiento Consultas Fig Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda. 101

102 Fig Copia de Seguridad Fig Fig Es la herramienta que permite hacer copias de seguridad en el sistema, para hacerla simplemente se ingresa al icono, se da la ruta especifica en la que se quieren hacer las copias de seguridad a través del botón que tiene los tres puntos, se da clic en aceptar y se espera que el sistema saque un aviso de que la copia se encuentra realizada correctamente y se da clic en aceptar. Es importante aclarar que la copia solo se puede hacer en el equipo servidor y que es importante verificar a través del explorador de Windows que la copia se ha hecho e ir también almacenando estas copias en un disco extraíble. Se recomienda activar la casilla reducir el log para que antes de hacer la copia disminuya el tamaño del archivo de copia. 102

103 6.4 DATOS EXTERNOS Fig Importar y Exportar Se ingresa por herramientas Datos externos importar y exportar Permite importar y exportar movimiento contable desde archivos de texto. Fig Archivos Fig Permite importar y exportar las tablas de los maestros, en formato xls y xml. La casilla Actualizar solo se debe activar cuando se importen tablas de maestros existentes y se desee que tome la información del archivo externo. 103

104 Fig GENERALES Fig Reportes Fig Maestro para crear los formatos para la generación en el generador de reportes, se ingresa el código nombre cantidad de dígitos y el formato. El campo AV es para identificar contra que fila se va hacer el análisis vertical. 104

105 Fig Generador de Reportes Esta herramienta permite configurar reportes de acuerdo a ciertas necesidades del usuario por defecto. Ej. Estado de pérdidas y ganancias, Informes de retención fuente y rete IVA, Balance, flujo de efectivo entre otros. Para diseñar el informe antes se debe crear el maestro de informes dando un clic sobre el texto Informe ubicado al lado superior izquierdo del pantallazo del generador. Fig Línea: Se escribe el número de la línea que se desea crear, el nivel de las líneas se debe incrementar en base a la configuración que se dio al crear el maestro de informes en dígitos de nivel. Cuenta Inicial: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando. 105

106 Cuenta Fin: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando. Cuenta Inicial NIIF: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando. Cuenta Fin NIIF: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando. Notas: Código de la nota que aplica a la línea. Descripción: Detalle relacionado a las cuentas que se están asociando a la línea que se está configurando o descripción de las cuentas. Cambia: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas como el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para efectos de estética en los informes debe activar esta casilla. Muestra: Tiene 3 Opciones:(nunca) no muestra la información de la línea en el informe; (solo valor) Muestra la información de la línea si tiene saldo; (siempre) muestra la información asociada a la línea tenga o no saldo. Detalle: Muestra las cuentas relacionadas a la línea a partir del tercer nivel. Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado. Formato: Allí podemos generar el formato para el valor sea numérico con decimales o sin decimales. Notas Se asigna un código de nota un título y una descripción. Fig

107 7. UTILITARIOS Fig. 7-1 A través de esta opción se pueden realizar múltiples tareas; Configurar reportes de acuerdo a las necesidades del cliente, Realizar corrección de movimiento, Direccionar nuevas compañías, Configuración para la generación de los medios magnéticos, Consolidar empresas entre otros. Desde el menú Herramientas seleccionar la opción Utilidades y pulsar clic. 7.1 GENERALES Visor Contable Fig. 7-2 En el Visor Contable podemos generar graficas de los informes diseñados por el Generador de Reportes, exportar los datos o la gráfica a Excel. Tiene variedad de diseños en barras, líneas, círculos y áreas. 107

108 Fig Concilia Administrativo Fig. 7-4 Permite generar un informe que concilia las Carteras (C*C y C*P) generadas por el software Administrativo y Contable. Aplica para quienes cuentan con ambas aplicaciones. 108

109 Fig. 7-5 Cuenta Contable: Se selecciona el rango de Cuentas Contables en que se maneja la cartera. Negativo: Se activa cuando las cuentas son de naturaleza crédito. Ej. las CXP para que muestre positivo el valor en el contable y cruce con el valor en el administrativo. Recalcula: Se selecciona Recalcula cuando ya se ha generado el informa para que se realicen nuevamente los cálculos con las diferencias. Solo diferencias: Si se activa solo muestra los registros que tienen diferencias. Fig

110 7.1.3 HGInet Excel Haga clic en el menú HGInet EXCEL y en la interfaz que aparece, haga clic sobre el botón Crear, con lo que se abrirá un explorador donde seleccionara un directorio donde guardar el archivo a generar. Si aparece un error, realice el siguiente procedimiento y vuélvalo a intentar después de realizarlo. PROCESO DE ACTIVACIÓN DE MODIFICACIÓN DE OPCIONES DE SEGURIDAD, SOBRE LAS MACROS EN EXCEL. PASO 1 Abra las opciones de Excel. PASO 2 Busque la opción Centro de confianza. PASO 3 Abra la opción para la Configuración del Centro de confianza. PASO 4 Abra la opción para la configuración de macros. PASO 5 Seleccione la casilla de verificación Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyecto VBA y haga clic sobre el botón Aceptar. Fig. 7-7 Al dar clic en el botón crear abre una ventana de dialogo donde se debe buscar la ruta donde se va a guardar el archivo y se ingresa el nombre del archivo. 110

111 Fig. 7-8 El archivo que acaba de generar el sistema, se abrirá de manera automática, permitiéndole seleccionar de entre las funciones que tiene Excel algunas que realizan consultas sobre la información que genera al sistema. Al dar clic sobre el botón fx muestra las funciones creadas por hgi HGINET para el manejo de la información desde Excel. Nombre Cuenta: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de cuenta Nombre Empresa: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de la empresa Saldos Con Saldo I: Carga los saldos contables iniciales por cuenta Saldos Con Debito: Carga los saldos contables crédito por cuenta Saldos Con Crédito: Carga los saldos contables iniciales por cuenta Saldos Con Saldo F: Carga los saldos contables finales por cuenta Saldos Con Valor: Carga los saldos contables iniciales por cuenta 111

112 Fig. 7-9 Fig

113 Fig Fig MEDIOS MAGNETICOS Permite generar el archivo plano para la generación de los medios magnéticos de acuerdo a los requerimientos legales. Fig

114 7.2.1 Definición Fig Permite seleccionar y configurar las cuentas contables a las que hace referencia cada concepto que se debe relacionar en el formato que se está diligenciando. Fig Formato: Se selecciona el formato que se desea diligenciar. Concepto: Se selecciona el concepto a relacionar; Estos conceptos son predeterminados, dando un clic a la tecla F4 se listan los conceptos relacionados al formato. Col: Es la columna en la que se reportaran los valores y varía según el formato. Cuenta Inicial y Final: Se selecciona el rango de cuentas contables relacionadas al concepto que se seleccionó. Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado. Tope: Valor definido por la DIAN a partir del cual se debe presentar información en medios magnéticos. CSigno: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas con el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se 114

115 requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para los medios magnéticos no se puede informar valores negativos y para este caso se cambia. Activa: Indica si tiene en cuenta la línea para informarla cuando se realice el proceso Generación Fig Permite generar el archivo de los formatos previamente configurados. Fig Formato: Se selecciona el formato que se desea generar. Cargar: Realiza la consulta de la información según la configuración que se realizó en la definición. Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se va a generar la presentación del formato. Fecha Final: Hace referencia a la fecha hasta la cual se va a generar la presentación del formato. Validar: Permite verificar si el archivo tiene los datos correctos de acuerdo a los parámetros requeridos por la DIAN, este proceso nos genera un archivo de inconsistencias, en caso de tenerlas, con el fin de realizar las correcciones antes de enviarlo. 115

116 Concepto: Se selecciona Inserción en el caso de ser primera vez que se va a generar el archivo, en caso contrario se debe seleccionar Reemplazo. Versión: el sistema carga según la versión en que se encuentre los medios magneticos Envío: Muestra el número de veces en que se ha realizado el envío del archivo. Archivo: El nombre está dado con las especificaciones que la DIAN ha dispuesto. Este campo también permita seleccionar la ruta en la cual quiero guardar el archivo. Seleccionar el formato del archivo a generar: XML, para generar un archivo en presentación Web y no permite modificaciones; Excel, genera un formato en Excel. Permite la edición antes del envío. Generar: Genera el archivo y lo guarda en la dirección que se haya asignado. El archivo que se genera de los medios magnéticos se puede abrir con Excel versión 2003 o posterior, en caso de requerir algún cambio. 7.3 UTLIDADES Fig Generales Consultas que maneja el sistema para agilizar algunos proceso entre ellos guardar o abrir periodos, actualizar periodos o quitar El digito de verificación. Fig Guardar Periodos: Permite cerrar varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que se está ubicado. Abrir Periodos: Permite Abrir varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que está ubicado. Actualiza Periodos: Permite actualizar la información de varios periodos sin necesidad de ir a cada uno de ellos y realizar el proceso. Quitar DV: Quita el Digito de verificación de los terceros 116

117 Recalcula DV: Realiza el recalculo del Digito de verificación según el algoritmo de la Dian. Fig Consolidar Fig Consolida las empresas que estén creadas dentro de la Compañía. Para esto es necesario que esté creada la empresa 99. Que es donde se consolida la información Cambio Movimientos Fig Permite cambiar los movimientos contables de terceros, plan de cuentas y comprobantes que estén creados con códigos diferente y son los mismos y permite eliminar el que está mal creado. 117

118 Fig Indicadores Se crean los indicadores para cuando se maneja inventario periódico Fig Mediciones Se registran las mediciones para cada uno de los indicadores. 118

119 Fig AYUDA Fig. 8-1 El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opción Ayuda General de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento. 8.1 AYUDA DE LA APLICACION: Muestra la tabla de contenido del sistema. Fig

120 8.2 SOPORTE REMOTO: Fig. 8-3 Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del usuario 8.3 ACERCA DE. Fig. 8-4 Muestra la version que tiene el sistema Fig

121 9 MISCELANEAS Usos que se le puede dar a las teclas de función estando en un documento Teclas de función En la captura de documentos Campo Comprobante F4 Muestra el nombre de los comprobantes y sus respectivos códigos En El campo Documento F8 Carga un documento ya existente. Sobre el nuevo documento. Tener en Cuenta: haber grabado el encabezado es decir el comprobante con el número y su respectiva fecha, ubicar el Mouse en el número del documento y presionar F8 le pide el número de la Comprobante y el documento a cargar. En El Tercero F4 F11 Consulta los terceros existentes por nombre y código Abre la ventana de terceros y buscando el código del tercero que se digito en el campo tercero En Cuenta F4 F11 Consulta las Cuentas existentes por nombre y código Abre el maestro de Plan de cuentas PCGA, buscando el código de la cuenta que se digito en el campo Cuenta En la elaboración de comprobante ubicados en el detalle F2 F3 Graba y queda en el mismo documento (consecutivo). Graba y cambia al consecutivo siguiente. En Referencia F4 F4 Consulta los números de documentos, fecha y saldo asociados al tercero y a la cuenta es útil para las cuentas que manejan cartera o saldo por documento referencia Si se maneja unidad consulta las unidades existentes. 9.2 Utilidades de los informes 1. En la parte superior hay una casilla para las plantillas, allí se pueden guardar varios tipos de informes con diferentes filtros, esto se guardan por cada usuario significa que otro usuario no ve los diseños de los informes de otros usuarios 121

122 Al llamar el informe se despliega las plantillas y se selecciona la solicitada. Fig. 9-1 También hay opción de generar el informe por varios rangos o días. 2. Fig. 9-2 Al activar esta casilla por cada campo que aparece salta la hoja dependiendo del campo filtrado. 122

123 3. Fig Al activar esta casilla nos permite repetir el último registro de la página en el primer registro de la siguiente, esto sirve en el caso que estamos sacando un auxiliar y queremos que en el auxiliar. Ejemplo: Fig Fig

124 En esta casilla podemos realizar unas líneas sobre el filtro seleccionado para el informe en varias posiciones. Ejemplo: Fig Fig. 9-7 Con esta opción podemos ordenar las casillas por diferentes opciones como podemos observar 6. Fig. 9-8 Con esta opción podemos ordenar ascendentemente o descendentemente por cada filtro relacionado en los informes. 124

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