Manual de Normas y Procedimientos Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco -FODIGUA- MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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- Alfredo Sánchez Navarro
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1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1
2 CONTENIDO Unidad DESCRIPCIÓN Procedimiento No. 1. DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS COORDINACIÓN DE LA JUVENTUD COORDINACIÓN DE LA UNIDAD DE LA MUJER DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA DIRECCIÓN DE ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
3 INTRODUCCIÓN El Manual de Normas y Procedimientos del fue elaborado con el fin de tener un instrumento en el cual contribuya en comprender las actividades que conforman el,, al igual que oriente los procesos que se realizan dentro de la Institución. El propósito primordial es el de lograr llevar una sistematización en los procesos que se realizan dentro del área que labora cada colaborador, exponiendo en forma clara y sencilla cada proceso de mayor importancia conformado por las Direcciones, Coordinaciones o Unidades. Adicionalmente se describe el proceso y objetivo, asimismo las normas que son los lineamientos el cual se debe de cumplir para el mejor desempeño de paso que conformar el procedimiento. A continuación se desarrolla cada proceso de acuerdo a la Dirección, Coordinación o Unidad que integran el FODIGUA. 3
4 OBJETIVOS Proporcionar al -FODIGUA una guía técnica que los oriente hacia la forma de cómo ejecutar y realizar las atribuciones propias, actividades primordiales que correspondan a la Dirección, de igual forma su participación en la misma. Ejecutar y realizar las tareas y acciones de los procesos de lo que se requiere según Dirección, Coordinación o Unidad, asimismo de los puestos que intervienen en ellas, en condiciones uniformes de comportamiento laboral, asimismo su entendimiento operativo. Facilitar la comprensión del o los procedimientos para los miembros del Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco y evitar duplicidad y traslape de funciones. Sirva de instrumento de información que de a conocer las líneas de autoridad, canales, comunicación, normas de observación y procedimientos a seguir en el desarrollo de las actividades y simplificación de las mismas. CAMPO DE APLICACIÓN El presente manual contiene información relacionada con las actividades que se desarrollan en el,, principalmente en las Unidades que integran cada área de la organización. Las disposiciones contenidas en el presente manual de normas y procedimientos, serán para todos los que integran la Institución. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Cada Dirección, Coordinación o Unidad se encargará de motivar el interés de los colaboradores para que conozca a fondo el Manual de Normas y Procedimientos. Se aplicará y desempeñarán los procesos correspondientes para el funcionamiento eficiente de la administración del. Los colaboradores deben de cumplir con los procesos aplicados dentro del Manual. El contenido del manual será flexible para los cambios propuesto, todo y cuando sean necesarios para la sistematización del mejoramiento de los procesos. 4
5 DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS 5
6 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÒN DE ASUNTOS JURÍDICOS No.: 1 No. Pasos: 12 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos Hoja No. 1 elaboración, suscripción, aprobación y registro de contratos Termina: Director (a) de Asuntos Jurídicos Descripción: Para la elaboración, delegación de firma, aprobación y registro de contratos Administrativos de Ejecución de proyectos del - FODIGUA- que excedan de cien mil quetzales (Q. 100, ) se deben respetar varios pasos, los que no se pueden obviar ni omitir en ningún momento. Objetivos Establecer los derechos y obligaciones de las partes contratantes, para que cumplan los plazos, condiciones y garantías contractuales. Normas 1. Toda solicitud para la elaboración de los contratos administrativos de Ejecución de Proyectos del deben presentarse a esta dirección firmada y sellada por el encargado de compras. 2. El encargado de compras acompañará a la solicitud el expediente que contenga la documentación relacionada y conformada de acuerdo a cada fase precluida. 3. Los contratos deberán ser firmados y sellados en cada una de las hojas por las partes comparecientes. 4. Para la suscripción de contratos administrativos y las ampliaciones de los mismos debe existir Resolución de la Secretaría General de la Presidencia de la República. 5. Toda copia de contrato administrativo o ampliación del mismo que se remite y se entrega al Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas se le debe adjuntar la copia del Acuerdo Administrativo de aprobación. 6. La copia del oficio de remisión del Contrato Administrativo y su respectivo Acuerdo Gubernativo de Aprobación deberá tener impreso el sello de recepción por parte del Registro de Contratos de la C.G.C. 7. Las fotocopias de los contratos administrativos deben ser archivados en orden correlativo en un leitz específico por la secretaria de Asuntos Jurídicos. 6
7 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES No.: No. Pasos: elaboración, suscripción, Hoja No aprobación y registro de contratos 2 y 3 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos Termina: Director (a) de Asuntos Jurídicos PASOS DESCRIPCION RESPONSABLES 01 Recibe la solicitud y expediente respectivo y lo registra. Secretaria de Asuntos Jurídicos Traslada inmediatamente al Jefe del Departamento de Apoyo Jurídico para iniciar la elaboración de la minuta del contrato. Recibe expediente y elabora la minuta del contrato. Traslada el expediente y la minuta del contrato administrativo al Director (a) de Asuntos Jurídicos para revisión y corrección. Revisa y corrige el contrato e imprime y traslada la minuta y expediente al Encargado de Compras para que dé seguimiento al procedimiento correspondiente. Envía expediente a la Secretaria General de la Presidencia para solicitar delegación de firma. Regresa el expediente de la Secretaría General de la Presidencia República al Encargado de Compras y él lo traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. Agrega a la CLÁUSULA PRIMERA el número de Resolución emitida por la Secretaría General de la Presidencia de la República y convoca a las partes para la firma del contrato. Traslada el expediente al Encargado de Compras. Jefe del departamento de Apoyo Jurídico Director (a) de Asuntos Jurídicos Encargado de Compras Director(a) de Asuntos Jurídicos Reenvía el expediente a Secretaría General de la Presidencia de la República para que ésta emita el Acuerdo Administrativo de Aprobación del Contrato. Regresa el expediente de la Secretaría General de la Presidencia de la República al Encargado de Compras y él/ella traslada inmediatamente a la Dirección financiera para su pago y envía una copia del contrato administrativo a la Dirección de Asuntos Jurídicos Encargado de Compras
8 12 El/la Director (a) de Asuntos Jurídicos a través de un oficio Remite una copia del Contrato Administrativo más el Acuerdo Administrativo de Aprobación del mismo al Registro de Contratos de la Contraloría General Cuentas en un plazo de 30 días contados a partir de la aprobación. Director (a) de Asuntos Jurídicos 8
9 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÒN DE ASUNTOS JURÍDICOS No. 1 No. de Pasos 12 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos elaboración, suscripción, aprobación y registro de contratos Termina: Director (a) de Asuntos Jurídicos Hoja No. 4 Secretaria de Asuntos Jurídicos Jefe del departamento de Apoyo Jurídico Director(a) de Asuntos Jurídicos Encargado de compras Inicio 01 A 03 B 05 C A 07 B C D D 08 E E F F Fin 9
10 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÒN DE ASUNTOS JURÍDICOS No.: 2 No. Pasos: 09 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos Elaboración, suscripción y archivo de convenios Hoja No. 1 Termina: Secretaria de Asuntos Jurídicos Descripción: De conformidad con lo que establece el Reglamento de Administración de Fideicomiso, del, se debe dejar constancia de la legalidad de los proyectos de inversión que ejecuta por esa razón se deben suscribir convenios entre la comunidad o entidad beneficiada y El. Objetivos Establecer los derechos y obligaciones de las partes que firman el convenio, para que cumplan los plazos, condiciones y resolución de controversias. Normas 1. Toda solicitud para la elaboración de los Convenios debe ingresar a la Dirección de Asuntos Jurídicos, firmada y sellada por el Director de Proyectos. 2. El Director de Proyectos acompañará a la solicitud el expediente completo que contenga la papelería legal requerida para la firma del Convenio. 3. Toda documentación que no llene los requisitos legales deberá ser subsanado en un plazo prudencial de acuerdo al requerimiento del jefe de Departamento de Apoyo Jurídico. 4. Si el expediente no cumple con lo establecido se rechazará de plano la solicitud presentada. 10
11 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS No.: 2 No. Pasos: 09 Elaboración, suscripción y archivo de convenios Hoja No. 2 y 3 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos Termina: Secretaria de Asuntos Jurídicos PASOS DESCRIPCION RESPONSABLES 01 Recibe la solicitud y expediente respectivo y lo registra en su control interno. Secretaria de Asuntos Jurídicos Traslada inmediatamente al Jefe del Departamento de Apoyo Jurídico para iniciar la elaboración de la minuta del convenio. Revisa la papelería legal del expediente verificando que este completa y no esté vencida. Si la papelería esta completa continua el proceso normal (se elabora la minuta de convenio). Si la papelería está incompleta y/o vencida, llama por teléfono a los representantes legales para que en un plazo prudencial completen y/o actualicen la documentación. Traslada el convenio y expediente al Director (a) de Asuntos Jurídicos para su revisión, corrección e impresión. Revisa y corrige el convenio. Imprime el convenio y traslada a la Dirección de Proyectos Convoca a las partes para la firma del convenio Jefe del departamento de Apoyo Jurídico Director(a) de Asuntos Jurídicos Dirección de proyectos Lee y explica el convenio, encontrándose dicho convenio, ratificado y aceptado por las partes se procede a suscripción. Firmado y sellado el Convenio el/la director (a) lo traslada a la Secretaria de Asuntos Jurídicos para que proceda al archivo respectivo. Director (a) de Asuntos Jurídicos Secretaria de asuntos jurídicos 11
12 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS No. 2 No. de Pasos 09 Inicia: Secretaria de Asuntos Jurídicos Elaboración, suscripción y archivo de convenios Termina: Secretaria de Asuntos Jurídicos Hoja No. 3 Secretaria de Asuntos Jurídicos Jefe del departamento de Apoyo Jurídico Director(a) de Asuntos Jurídicos Dirección de Proyectos Inicio 01 A 03 B 05 C 02 No Sí A C D E D B 08 Fin E 12
13 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN 13
14 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN DE PLANIFICACIÓN No.: 1 No. Pasos: 9 Inicia: Coordinación de Planificación Construcción Colectiva del Plan Operativo Anual Termina: Interna o Externamente Hoja No. 1 de 4 Descripción La Unidad de Planificación tiene como principal función el de asesorar y acompañar las funciones de planificación, monitoreo y evaluación de la coordinación de planificación, de igual forma el de la realización del Plan Operativo Anual de la Institución, y verificar su cumplimiento, asimismo la elaboración o modificación de manuales de procesos de cada Dirección, Coordinación o Unidad. Su accionar se circunscriben en todas las áreas, unidades coordinaciones y direcciones que por su naturaleza tienen acciones sustantivas u operativas cuyos desempeños permiten el alcance de los fines y objetivos del Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco, FODIGUA. Con la finalidad de estructurar mecanismos y procedimientos para el accionar de la Unidad se presenta el Manual de Normas y Procedimientos relacionados a las dos acciones sustantivas que son: a). Construcción Colectiva del Plan Operativo Anual; b). Seguimiento, monitoreo y evaluación del POA. Objetivos Orientar el proceso de planificación estratégica y operativa del Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco FODIGUA en consonancia a los Acuerdos de Paz, el Convenio 169 de la OIT, los planes, políticas y lineamientos del Gobierno entre otras disposiciones. Asesorar, coordinar, integrar e implementar participativamente el Plan Operativo Anual (POA) del Fondo, en coordinación con las direcciones, coordinaciones y unidades respectivas y las autoridades superiores. Normas 1. Que toda información requerida a nivel oficial a SEGEPLAN, MINFI, SEPREM, SEPAZ, entre otras; deberá ser canalizada mediante la Autoridad Superior, o sea, la Dirección Ejecutiva. 2. Que para efectos de información que dinamice procesos de consulta u obtención de insumos para la unidad sin que se trate de una comunicación Oficial entre las máximas autoridades de las instancias involucradas, las podrá firmar el Coordinador de Planificación. 3. Para la obtención de información o insumos de las diferentes direcciones, unidades y coordinaciones las realizará el responsable de Planificación mediante oficio. 4. La construcción del Plan Operativo Anual del Fondo de Desarrollo Indígena 14
15 Guatemalteco, FODIGUA, lo hará el Coordinador de Planificación con información de cada una de las unidades, direcciones y coordinaciones sustantivas o técnicas, para ello se cuenta con formato específico. 5. Para la obtención de insumos que permitan el monitoreo o evaluación del accionar de cada una de las unidades, coordinaciones o direcciones se hará el requerimiento mediante oficio interno y con los formatos específicos según el tipo de información. 6. Que para efectos de informes específicos para la rendición de cuentas y accionar institucional según sea su naturaleza, se utilizará el indicado por la institución que la solicite. 7. Para la elaboración del Plan Operativo Anual según el Ejercicio Fiscal correspondiente se hará considerando las directrices y formatos establecidos por SEGEPLAN y MINFIN. 8. El Informe de Labores del Ejercicio Fiscal correspondiente será construido en pleno conocimiento y directrices de la máxima autoridad de FODIGUA. 15
16 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE PLANIFICACION No. Pasos: 9 Inicia: Coordinador de Planificación Construcción Colectiva del Plan Operativo Anual Termina: Dirección Ejecutiva PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Recibir las directrices de SEGEPLAN y MINFIN para la elaboración del POA según el Ejercicio Fiscal correspondiente. Hoja No. 3 de 4 Dirección Ejecutiva Coordinador de Planificación Notificación oficial de fecha de entrega de POA institucional a SEGEPLAN Solicitud de información relacionada a las diferentes unidades, direcciones y coordinaciones cuyas acciones de carácter sustantivas y técnico operativas. Dirección Ejecutiva Coordinador de Planificación Coordinador de Planificación Unidades, coordinaciones y direcciones cuyas acciones son sustantivas y técnico-operativas facilitan la información a la coordinación de planificación La unidad de planificación procede a la recepción y sistematización que permite la elaboración del POA institucional. Se revisa y homogeniza los aspectos relacionados a registro de presupuesto, programas, metas e indicadores Unidades, coordinaciones y direcciones Coordinador de planificación Financiero, Proyectos y Planificación Socialización interna del POA con diferentes unidades, coordinaciones y direcciones. Aprobación del POA por parte de Dirección Ejecutiva Unidades, coordinaciones y direcciones Director Ejecutivo 09 Entrega de POA según Ejercicio Fiscal correspondiente a Dirección Ejecutiva, Consejo Directivo Nacional, SEGEPLAN, MINFIN, CGC, otros. Director Ejecutivo Coordinador de Planificación 16
17 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÒN DE PLANIFICACIÓN No.:1 SEGEPLAN No. Pasos: 09 Inicia: SEGEPLAN Coordinador Planificación Construcción Colectiva del Plan Operativo Anual Direcciones, unidades y coordinaciones Hoja No. 4 de 4 Termina: Interna y Externamente Director Ejecutivo INICIO A B C D A B C C 9 Fin 17
18 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE PLANIFICACION No.: 2 No. Pasos: 7 Inicia: Coordinación de Planificación Seguimiento, monitoreo y evaluación del POA Termina: Interna o Externamente Hoja No. 1 de 4 Descripción La Unidad de Planificación tiene como principal función el de asesorar y acompañar las funciones de planificación, monitoreo y evaluación de la coordinación de planificación, de igual forma el de la realización del Plan Operativo Anual de la Institución, y verificar su cumplimiento, asimismo la elaboración o modificación de manuales de procesos de cada Dirección, Coordinación o Unidad. Su accionar se circunscriben en todas las áreas, unidades coordinaciones y direcciones que por su naturaleza tienen acciones sustantivas u operativas cuyos desempeños permiten el alcance de los fines y objetivos del Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco, FODIGUA. Con la finalidad de estructurar mecanismos y procedimientos para el accionar de la Unidad se presenta el Manual de Normas y Procedimientos relacionados a las dos acciones sustantivas que son: a). Construcción Colectiva del Plan Operativo Anual; b). Seguimiento, monitoreo y evaluación del POA. Objetivos Acompañar las funciones de planificación, monitoreo y evaluación de la coordinación de planificación, de igual forma el de la realización del Plan Operativo Anual de la Institución y su cumplimiento. Normas 1. Que toda información requerida a nivel oficial a SEGEPLAN, MINFI, SEPREM, SEPAZ, entre otras; deberá ser canalizada mediante la Autoridad Superior, o sea, la Dirección Ejecutiva. 2. Que para efectos de información que dinamice procesos de consulta u obtención de insumos para la unidad sin que se trate de una comunicación Oficial entre las máximas autoridades de las instancias involucradas, las podrá firmar el Coordinador de Planificación. 3. Para la obtención de información o insumos de las diferentes direcciones, unidades y coordinaciones las realizará el responsable de Planificación mediante oficio. 4. La construcción del Plan Operativo Anual del Fondo de Desarrollo Indígena Guatemalteco, FODIGUA, lo hará el Coordinador de Planificación con información de cada una de las unidades, direcciones y coordinaciones 18
19 sustantivas o técnicas, para ello se cuenta con formato específico. 5. Para la obtención de insumos que permitan el monitoreo o evaluación del accionar de cada una de las unidades, coordinaciones o direcciones se hará el requerimiento mediante oficio interno y con los formatos específicos según el tipo de información. 6. Que para efectos de informes específicos para la rendición de cuentas y accionar institucional según sea su naturaleza, se utilizará el indicado por la institución que la solicite. 7. Para la elaboración del Plan Operativo Anual según el Ejercicio Fiscal correspondiente se hará considerando las directrices y formatos establecidos por SEGEPLAN y MINFIN. 8. El Informe de Labores del Ejercicio Fiscal correspondiente será construido en pleno conocimiento y directrices de la máxima autoridad de FODIGUA. 19
20 No.: 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE PLANIFICACION No. Pasos: 7 Inicia: Coordinador de Planificación Seguimiento, monitoreo y evaluación del POA Termina: Dirección Ejecutiva PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Partir del Plan Operativo Anual de cada una de las direcciones, coordinaciones y unidades. Coordinador de Planificación Hoja No. 3 de Solicitud de información relacionada a las diferentes unidades, direcciones y coordinaciones cuyas acciones de carácter sustantivas y técnico operativas. Unidades, coordinaciones y direcciones cuyas acciones son sustantivas y técnico-operativas facilitan la información a la coordinación de planificación La unidad de planificación procede a la recepción y sistematización de la información para la elaboración de los informes y reportes correspondientes. Socialización interna de los resultados de la información procesada y sus ampliaciones y correcciones respectivas. Aprobación de Informes según corresponda a los niveles y ámbitos de la información sujeto a la rendición Entrega de informes según Ejercicio Fiscal correspondiente a Dirección Ejecutiva, Consejo Directivo Nacional, SEGEPLAN, MINFIN, CGC, otros. Unidades, coordinaciones y direcciones Coordinador de Planificación Coordinador de Planificación Unidades, coordinaciones y direcciones Coordinador de planificación Financiero, Proyectos y Planificación, Dirección Ejecutiva, Planificación. Unidades, coordinaciones y direcciones 20
21 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÒN DE PLANIFICACIÓN No.:2 No. Pasos: 07 Inicia: Instancias Solicitantes Instituciones que Requieran Coordinador Planificación Seguimiento, monitoreo y evaluación del POA Direcciones, unidades y coordinaciones Hoja No. 4 de 4 Termina: Interna y Externamente Director Ejecutivo INICIO A B C A B C 21
22 No.: 3 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL No. Pasos: 12 Inicia: Encargada Cooperación Gestión De Recursos Termina: Dirección Financiera Hoja No. 1 de 3 Descripción Unidad de técnica encargada de programar, organizar, coordinar y gestionar apoyo técnico y financiero, ante organismos nacionales e internacionales para el fortalecimiento institucional. Objetivos Fortalecer al FODIGUA mediante el logro financiero y técnico de la Corporación Nacional e Internacional através de donaciones y otros que faciliten el crecimiento institucional. Normas 1. Establecer vínculos institucionales con las diferentes organizaciones internacionales y nacionales que tengan la disponibilidad de apoyo técnico financiero. 2. El requerimiento de audiencias estará a cargo del cordinad@r de la Unidad de Cooperación, previo visto bueno del Director Ejecutivo. 3. Identificar Organismos internacionales que pueden ser posibles donantes para la institución 4. Crear los mecanismos de acercamiento a los Organismos Internacionales para la identificación de apoyo 5. Coordinar con SEGEPLAN los procedimientos administrativos para el aval de donaciones u otros que beneficien al FODIGUA. 6. Seguimiento institucional para el logro del visto bueno de las instituciones que intervienen en el proceso de donaciones u otros que beneficien al FODIGUA. 22
23 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE COOPERACION INTERNACIONAL No. Pasos: 12 Inicia: Encargada de Cooperación Gestión de Recursos. Termina: Dirección Financiera PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Identificar instituciones nacionales e intencionales que brindan apoyo técnico y financiero a instituciones y organizaciones Mayas. Encargada de Cooperación Internacional. Hoja No. 2 de Crear y actualizar el directorio de los Organismos Internacionales y cooperantes. Crear estrategias y mecanismos de acercamiento con la Cooperación Nacional e internacional. Mantener una cartera de proyectos para la negociación con las agencias de cooperación de acuerdo a los fines, objetivos y programas del FODIGUA. Elaborar una presentación power point de los objetivos, misión, visión y programas de trabajo del FODIGUA como carta de presentación institucional ante los organismos cooperantes. Elaborar solicitud de audiencia ante los organismos cooperantes y traslada a la dirección ejecutiva para su autorización y firma. Autoriza y firma solicitud de Audiencia y otros ante los organismos cooperantes y traslada a cooperación. Enviar la solicitud de audiencia a los organismos internacionales. Verifica solicitud y establece fechas para audiencia. Se confirma las fechas de acuerdo a la Agenda del Director Ejecutivo. Dar seguimiento y mantener los enlaces con las instituciones u organismos cooperantes. Director Ejecutivo Coordinadora de Cooperación Internacional. Organismos Cooperantes. Coordinador de cooperación Internacional Cuando exista apoyo financiero se requerirá de la intervención de la Dirección Financiera y Contabilidad. Director Financiero y Coordinador de Contabilidad.
24 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS No.: 1 No. Pasos: 12 Inicia: Encajada de Cooperación Internacional Encargada de Cooperación Internacional Gestión de Recursos. Termina: Dirección Financiera Hoja No. 3 de 3 Director Ejecutivo Organismos Internacionales Director Financiero y Coordinador de Contabilidad. Inicio A C D B D 04 Fin A B 08 C D E 24
25 DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA 25
26 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS No.: 1 No. Pasos: 12 Inicia: Coordinadora Comunicación Implementación de la política de comunicación al interior de la organización Termina: Director Ejecutivo Hoja No. 1de 3 Descripción La razón de ser de este procedimiento es viabilizar el proceso de implementación de la política de comunicación al interior de la organización y fuera de ella, con el objetivo de armonizar las relaciones internas y un mejor posicionamiento de la organización en el contexto Local, nacional e internacional. Objetivos Es viabilizar el proceso de implementación de la política de comunicación al interior de la institución y los medios de comunicación social. Normas 7. La información de las directrices en relación a Imagen de Gobierno obedecen a las directrices de la Secretaria de Comunicación Social de la Presidencia. 8. Que la correspondencia interinstitucional en materia de Comunicación Social es suscrita por la Coordinadora. 9. Cuando se trate de información oficial del FONDO hacia otras dependencias del Estado la documentación se enmarcará dentro del ámbito de la Máxima Autoridad de la Institución. 10. Para la obtención de información o insumos de las diferentes direcciones, unidades y coordinaciones las realizará el responsable de Comunicación mediante oficio. 11. Mantener de manera sistemática la información sobre eventos y actividades con la finalidad de visibilizar el accionar de FODIGUA. 26
27 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE PLANIFICACION No. Pasos: 12 Inicia: Coordinador de Comunicación Estratègica Implementación de la política de comunicación al interior de la organización Termina: Dirección Ejecutiva PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Elaboración de la Política de Comunicación Estratégica de la Institución. Coordinador de Comunicación Hoja No. 2 de Aprobación de la Política de Comunicación Estratégica Socialización interna de la política de Comunicación Director Ejecutivo Director Financiero Unidades, coordinaciones y direcciones Unidades, coordinaciones y direcciones cuyas acciones son sustantivas y técnico-operativas facilitan la información a la coordinación de Comunicación Estratégica para tener cronograma mensual de actividades y acciones para visibilizar el FODIGUA. La Coordinadora de Comunicación elabora cronograma de actividades mensuales del FODIGUA. La unidad de comunicación mantiene reuniones sistemáticamente con medios de comunicación social, radio, prensa, tv y otros. Se organización eventos según la trascendencia y se procede a la convocatoria de los medios. Se organiza internamente comisiones para la ejecución de la Conferencia de Prensa Se elabora boletín de prensa Unidades, coordinaciones y direcciones Coordinadora de Comunicación. Coordinadora de Comunicación Social Financiero, Proyectos y Planificación, Dirección Ejecutiva, Planificación. Coordinadora de Comunicación Coordinadora de Comunicación Coordinadora de Comunicación Se orienta y acompaña al Director Ejecutivo y/o Presidente CDN sobre discurso y entrevistas con los medios Monitoreo de medios radiales, escritos y TV. Director Ejecutivo, Presidente CDN y Coordinadora de Comunicación Entrega de Informe sobre presencia e impacto en los medios de comunicación Coordinadora de Comunicación Coordinadora de Comunicación 27
28 No.:1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE COMUNICACIÓN ESTRATEGICA No. Pasos: 12 Inicia: Instancias Solicitantes Coordinación de Comunicación Estratégica Medios de Comunicación Social Implementación de la política de comunicación al interior de la organización Direcciones, unidades y coordinaciones Hoja No. 3 de 3 Termina: Interna y Externamente Director Ejecutivo INICI O D C B B D A FIN E
29 DIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS 29
30 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE MONITOREO No. Pasos: 17 Inicia: Secretaria de Monitoreo APROBACION Termina: Secretaria de Monitoreo Hoja No. 1 de 4 Descripción Que lo Proyectos aprobados por el Consejo Directivo nacional, estén sujetos a evaluación de manera que cumplan con los requerimiento técnicos y legales, con el fin que tengan los resultados obtenidos para mejorar la situación actual de las comunidades indígenas, no solo se pretende dar el proceso de supervisión sobre dicho proceso sino también el seguimiento y acompañamiento para cumplir con los objetivos. Objetivos General: Diagnostica la factibilidad de monitoreo de proyectos a los programas, para la determinación de los objetivos y resultados propuestos para el desarrollo económico y Humano. Específicos: a. Ejercer la supervisión permanente (antes, durante y después) para evitar errores en las diferentes fases del desarrollo del proyecto y sugerir acciones correctivas para su efectividad. b. Hacer supervisiones presénciales a los proyectos, para garantizar la efectiva aplicación y desarrollo de los temas planteados. c. Realizar reuniones constantes con cada monitor regional para la recopilación de la información, consolidación y fortalecimiento de los programas y verificación de los avances y situaciones surgidas en torno al desarrollo de los proyectos. Normas 12. Que las entidades solicitantes estén legalmente inscritas como lo exige la ley 13. Tengan la capacidad de administrar un proyecto, con el fin de cumplir con los objetivos. 14. Que estén conformadas legalmente como lo exige la ley ante las autoridades locales y comunidades. 15. Que legamente estén actualizadas.( tiempo de vigencia para la ejecución del proyecto) 16. Acta de Priorización del Proyecto, en conformidad con la Comunidad. 30
31 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE MONITOREO Inicia: Monitoreo No. Pasos: 17 EJECUCION Hoja No. 2 de 4 Termina: Dirección de Proyectos PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Recibe del Departamento de Proyectos los Dictamen Técnicos aprobados para su ejecución. Jurídico, Convenios y contratos administrativos, almacén actas de entrega por la comunidad Se realiza planificación y cronograma de supervisión de acuerdo a la capacidad de financiamiento Monitoreo (1) Coordinador (1) Se traslada la información a la Dirección Ejecutiva y Direcciones involucradas en el proceso Se traslada la información a las regionales Dirección Ejecutiva Regionales (4) Se realiza la primera supervisión sobre el estado de los insumos, Primera Fase Segunda supervisión, uso de los insumos, Equipo, Instalación de Rotulo, Avances físicos 40% Informe a Depto. De Proyectos sobre el resultado de las primeras supervisiones.por situaciones de incumplimiento en la fase de ejecución, se realiza un informe sobre el estado del proyecto. Estar en comunicación y realizar reuniones parciales con las regionales Velar que cada regional actualice su información y realizar un cuadro de base de datos sobre el estado de las obras Regionales (4) Regionales (4) Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos Coordinador Monitoreo Coordinador Monitoreo 11 Darle más importancia a los proyectos de mayor complejidad para evitar problemas en el proceso de ejecución Coordinador Monitoreo, regionales 12 Si en el resultado de la supervisión, hay diferencia de lo contratado y ejecutado notificar al contratista y al Director de Proyectos. Dirección de Proyectos 31
32 13 El Departamento de Proyectos traslada el procedimiento a seguir, para continuar con el proceso administrativo Coordinación de Monitoreo Para los Proyectos de Infra estructura dejar recomendaciones y observaciones en la bitácora de campo e informar al Depto. De Proyectos el avance físico Supervisión final, e informar sobre el avance físico y financiero del proyecto. Recepción técnica del proyecto, si el contratista cumple con los requerimientos que exige la ley de contrataciones del estado Coordinación de Monitoreo Coordinación de Monitoreo Coordinación de Monitoreo 17 Informe Final sobre el estado y avance físico de los proyectos, trasladarlo a la Dirección Ejecutiva, Proyectos Dirección de Proyectos 32
33 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACION DE MONITOREO No.: 1 No. Pasos: 17 Inicia: Secretaria de Monitoreo Coordinación de Monitoreo Director de Proyectos APROBACION Termina: Director de Proyectos Director Ejecutivo Regionales Hoja No. 4 de 4 Inicio C A B 2 8 B 5 A D 6 D E C 10 F 11 G E FIN F G 33
34 COORDINACIÓN DE LA JUVENTUD 34
35 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORDINACIÒN DE LA JUVENTUD No. Pasos: 04 Inicia: Coordinadora de la Juventud Canalizar acciones de la juventud y dar seguimiento a la demanda de la juventud indígena Maya, Garifuna y Xinka Termina: Dirección de proyectos Hoja No. 1 de 3 Descripción La Unidad de la Juventud que funciona dentro del Fondo de Desarrollo indígena Guatemalteco, tiene como finalidad propiciar acciones que beneficien a dicha población, como tal se dará seguimiento a las demandas de la Juventud Maya, Garífuna y Xinca, así mismo la coordinación con instituciones a fines, de igual forma con las direcciones y coordinaciones internas del FODIGUA. Su accionar repercute en todas las áreas, unidades, coordinaciones y direcciones ya que se tienen planes y acciones que los involucra en todo el proceso para cumplir con los objetivos del FODIGUA y que contribuye al fortalecimiento del objetivo de la unidad de la Juventud. Objetivos Desarrollar acciones afirmativas en beneficio de Jóvenes y Señoritas, para fortalecer los procesos encaminados como también promover otros procesos que repercutan en las demandas de las mismas. Normas La unidad de la juventud, esta como referente de recepcion de las inicialitas y demandas de la misma. Las porpuestas recepcionadas por la unidad se canalizan a la direcion de proyectos, como ente encargado de viabilizar los procesos. Generar reuniones con las partes involucradas, responsables de proyectos y beneficiarios. Dar seguimiento a las recepciones (proyectos), y ser un canal de comunicación entre beneficiarios y dirección de proyectos. 35
36 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINADION DE LA JUVENTUD No.: 1 No. Pasos: 04 Inicia: Coordinacion de la juventud Canalizar acciones de la juventud y dar seguimiento a la demanda de la juventud indígena Maya, Garifuna y Xinka. Termina: Dirección de proyectos Hoja No. 2 de 3 PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Enlace a través de las actividades públicas de la Reina Indígena Nacional Rabin Ajaw. (coordinadora de dicha unidad). Coordinación de la unidad Juventud Socialización de programas de FODIGUA y mecanismos de presentación de proyectos. Sostener reuniones directas con los beneficiarios y la unidad de la Juventud. Coordinación de la unidad Juventud. Coordinación de la unidad Juventud y Beneficiarios. 04 Envía a coordinación de la juventud las solicitudes de proyectos a fines a las políticas de la Institución. Dirección de Proyectos 36
37 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS COORIDNACION DE LA JUVENTUD No.: 1 No. Pasos: 4 Inicia: Coordinación de la Juventud Coordinadora de la Juventud Canalizar acciones de la juventud y dar seguimiento a la demanda de la juventud indígena Maya, Garifuna y Xinka. Termina: Dirección de proyectos DIRECCION DE PROYECTIS Hoja No. 3 de 3 Inicio A Fin 03 A 37
38 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE LA MUJER 38
39 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE LA MUJER No.: 1 No. Pasos: 8 Coordinación con Instituciones Hoja No. 1 de 3 Inicia: Coordinadora de la Mujer Termina: Coordinadora de la Mujer Descripción Canalizar una vía de diálogo, con el propósito de consolidar y unificar criterios, de acuerdo a las normativas de cada institución. Objetivos Socializar el trabajo de la institución con el fin de optar en apoyo técnico para el personal de la institución que desconocen procesos en cuanto al enfoque de género. Normas 1. De acuerdo a las políticas a utilizarse en las instituciones proviene de la visión del Consejo Directivo Nacional de FODIGUA, conjuntamente con la Dirección Ejecutiva. 2. Que todos los proyectos ejecutados en los próximos años se deberá incluir el enfoque de género de acuerdo al Clasificador Presupuestario que el Ministerio de Finanzas tiende a proyectar en todas las dependencias de gobierno. 39
40 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE LA MUJER No. Pasos: 08 Inicia: Coordinadora de la Mujer Coordinación con instituciones Termina: Asistente de RRHH PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Hoja No. 2 y Elaboración de una planificación conjuntamente con las personas responsables de otras entidades. Realizar una presentación del trabajo o rol de la institución, con el propósito de divulgar los objetivos de FODIGUA. Coordinadora de la Mujer 03 Presentación de la proyección de proyectos con equidad de género a ejecutarse en el ejercicio fiscal de cada año Canalizar a través de las diferentes instituciones el apoyo técnico para el personal del área proyectos, en cuanto al criterio de género. Coordinar con el Director de Proyectos la capacitación del personal, obtenida de otras instituciones. Verificar que la capacitación al personal de proyectos sea congruente con la información obtenida de la capacitación. Autorización por el Director Ejecutivo en cuanto a las capacitaciones con el personal. Fin de Proceso 40
41 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE LA MUJER No.: 1 No. Pasos: 08 Coordinación con instituciones Termina: Asistente de RRHH Inicia: Coordinadora de la Mujer Hoja No. 3 de 3 SIMBOLOGIA Dirección de Proyectos Presentación de la proyección de proyectos con equidad de género a ejecutarse en el ejercicio fiscal de cada año. Canalizar a través de las diferentes instituciones el apoyo técnico para el personal del área proyectos, en cuanto al criterio de género Dirección Ejecutiva Elaboración de una planificación conjuntamente con las personas responsables de otras entidades. Realizar una presentación del trabajo o rol de la institución, con el propósito de divulgar los objetivos de FODIGUA. 5 6 Coordinar con el Director de Proyectos la capacitación del personal, obtenida de otras instituciones Verificar que la capacitación al personal de proyectos sea congruente con la información obtenida de la capacitación. 7 Autorización por el Director Ejecutivo en cuanto a las capacitaciones con el persona 8 Fin de Proceso 41
42 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA 42
43 No.: 1 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No. Pasos: 5 Inicia: Jefe de Auditoria Interna Familiarización de la entidad Termina: Jefe de Auditoria Interna Hoja No. 1 de 3 Descripción Este procedimiento comprende los pasos a seguir para el conocimiento de Fodigua en los aspectos legales, filosóficos y técnicos. Objetivo Que los Asistentes de Auditoria tengan una guía para conocer los diferentes aspectos de Fodigua, al momento de realizar una auditoría. Normas 1. Para la familiarización de la Fodigua, se observaran las Normas de Auditoria y las Normas de control Interno Gubernamentales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación. 2. Además debe observarse todas las leyes ordinarias que tengan relación con el cumplimiento de los objetivos de la institución. 43
44 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No.: 1 No. Pasos: 5 Inicia: Jefe de Auditorias Especiales Familiarización de la entidad Hoja No. 2 de 3 Termina: Jefe de Auditorias Especiales PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Revisión del Archivo Permanente Escritura de Constitución del Fideicomiso Reglamento del Fideicomiso Contratos y convenios del período a auditar Leyes Actualizadas, aplicables durante el período a auditar Manuales de Normas y Procedimientos aplicables al área a auditar Revisión del Archivo Corriente Informe de la Auditoría Anterior Revisión de los hallazgos emitidos por la auditoría anterior Seguimiento de las recomendaciones emitidas en el informe de la auditoría anterior Jefe de Auditorias Especiales Jefe de Auditorías Especiales 03 Realizar Evaluación Preliminar Solicitar información y documentación relacionada con la auditoría Considerando la información y documentación obtenida se elabora la planificación Jefe de Auditorías Especiales 04 Elaboración del programa para la obtención de Información Solicitar la información relacionada Solicitar la documentación que se considera importante para ejecutar la auditoría Jefe de Auditorías Especiales 05 Elaboración de papeles de trabajo, de acuerdo a la metodología establecida Guía AI-ET 3. Guía para la Preparación de Papeles de Trabajo. emitida por la Contraloría General de Cuentas Jefe de Auditorías Especiales 44
45 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No.: 1 No. Pasos: 5 Inicia: Jefe de Auditorias Especiales Familiarización de la entidad Termina: Jefe de Auditorias Especiales Hoja No. 3 de 3 Paso Proceso Descripción Inicio del proceso 1 Revisión del Archivo permanente 2 Revisión del Archivo corriente 3 Evaluación preliminar 4 Elaboración programa 5 Elaboración papeles de trabajo Fin 45
46 No.: 2 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No. Pasos: 3 Inicia: Jefe de Auditoria Interna Evaluación preliminar del Control Interno Termina: Jefe de Auditoria Interna Hoja No. 1 de 3 Descripción Esta evaluación permite realizar una evaluación preliminar del Control Interno que le da al auditor un criterio solido sobre la estructura del control interno en su conjunto. Objetivo Que los Asistentes de Auditoria herramientas técnicas de evaluación que les permita conocer de manera integral la estructura del control interno. Normas 1. Para este procedimiento se observaran las Normas de Auditoria y las Normas de control Interno Gubernamentales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación. 2. Además debe observarse todas las leyes ordinarias que tengan relación con el cumplimiento de los objetivos de la institución. 46
47 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No.: 2 No. Pasos: 03 Inicia: Jefe de Auditorías Especiales Evaluación Preliminar del Control Interno Termina: Jefe de Auditorías Especiales Hoja No. 2 de 3 PASOS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Elaboración del programa de Auditoría Contendrá una guía del trabajo a efectuar para la evaluación preliminar del control interno, el cual debe elaborarse de acuerdo con la Guía AI-PE 6. Guía para la Elaboración de Programas de Auditoría y al formato AI-PE-F5 de la Contraloría General de Cuentas. Definición de Medios de Evaluación Los cuestionarios de Control Interno, se deben elaborar de acuerdo con la Guía AI-PE 2. Guía para la Evaluación Preliminar del Control Interno y formato AI-PE-F1 de la Contraloría General de Cuentas. Establecer las posibles áreas críticas Como resultado de la evaluación preliminar del control interno, se deberán identificar posibles áreas críticas, que servirán de base para determinar el alcance de la auditoría y la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría que se aplicarán, para optimizar el uso de los recursos y alcanzar los objetivos previstos. Jefe de Auditorias Especiales Jefe de Auditorías Especiales Jefe de Auditorías Especiales 47
48 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA No.: 2 No. Pasos: 3 Inicia: Jefe de Auditorias Especiales Hoja No. 3 de 3 Evaluación preliminar el Control Interno Termina: Jefe de Auditorias Especiales Paso Proceso Descripción Inicio 1 Elaboración Programas de Auditoria 2 t Definición medios de Evaluación 3 Establecer áreas criticas 48
49 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 49
50 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES No.: 1 No. Pasos: 21 Inicia: Asistente Administrativo Gestión de Funcionamiento Institucional Termina: Encargado de tesorería Hoja No. 1 de 5 Descripción: Establece en forma clara y precisa los pasos que deben desarrollarse para realizar las operaciones administrativas que permitan la obtención de servicios básicos para el adecuado funcionamiento de las Oficinas Centrales y Regionales. Objetivos Brindar atención a las unidades de trabajo que integran la Institución, mediante la contratación de servicios básicos y complementarios en tiempo oportuno. Normas 1. Todos los servicios básicos y complementarios que la institución adquiere para su funcionamiento, deben sustentarse en un contrato administrativo o de servicios, con proveedores calificados. Los servicios que podrán ser contratados en las oficinas centrales y regionales son: Arrendamiento de oficinas centrales y regionales Servicio Energía Eléctrica Telefonía de planta y celular Servicio de Fotocopiadora Servicio de Cable Servicio de Internet Extracción de basura 2. Se deberá implementar un control de los pagos realizados por concepto de servicios prestados que permita establecer; la empresa proveedora, fecha y valor pagado. 3. Todo pago por concepto de servicios básicos contratados, debe efectuarse mediante requerimiento de emisión de cheque, con visto bueno del Director Administrativo y luego trasladado al Departamento Financiero para asignación presupuestaria y Emisión de Cheque a nombre del proveedor. 4. Todo trámite de requerimiento de cheque enviado a la Dirección Financiera por concepto de servicios básicos se le deberá adjuntar la siguiente documentación: Solicitud de requerimiento de cheque, con su número correlativo; incluyendo el nombre, firma y sello de quien solicita y quien autoriza. Orden o solicitud de compra, con su número correlativo; incluyendo el nombre, firma y sello quien elabora, quien le da visto bueno, y quien aprueba. Cotización aprobada o factura en original En caso de factura contable, debe estar razonada al dorso, con la firma y sello de autorizado por la Dirección Administrativa. 50
51 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES No.: 1 No. Pasos: 21 Inicia: Asistente Administrativo Gestión de Funcionamiento Institucional Termina: Encargado de tesorería Hoja No. 2 de 5 PASOS DESCRIPCION RESPONSABLES 01 Contratación de Servicios Contacto con empresas para cotización de servicios básicos y complementarios según necesidades de la institución. Asistente Administrativo Encargado de Compras Recepción de cotizaciones de servicios básicos y complementarios. Comparación de precios, calidades y condiciones de los servicios cotizados Selección de la cotización mas conveniente para la contratación del servicio y traslado a la Dirección Administrativa para su aprobación. Aprueba cotización mas conveniente y traslada a Asistente Administrativo o Compras para contratación del servicio Inicio de trámite del requerimiento de cheque para pago de servicio, traslado al Departamento Financiero. Suscripción de contrato administrativo de servicio entre representante de FODIGUA y la empresa. Emite cheque para pago de servicio a proveedor. Verifica que el servicio adquirido funcione adecuadamente. Pago del servicio correspondiente. Representantes de empresas proveedoras Asistente Administrativo Encargado de Compras Asistente Administrativo. Director Administrativo Asistente Administrativo o Encargado de Compras Director Administrativo Director Ejecutivo Departamento Financiero Asistente Administrativo Director Administrativo. Departamento Financiero. 51
52 Recepción de Facturas y Contraseñas de Pago Recibe facturas originales enviado por empresas Se Sella las facturas de recibidas por concepto de servicios básicos o por bienes adquiridos. Emite contraseña de factura con fecha de pago futura y se emite al mensajero de empresa. Se razona factura y se traslada a la Dirección Administrativa para firma y sello de autorización. Elaboración de Requerimiento de Cheques para pago de Facturas Revisa que las facturas recibidas contengan correctamente la información sobre su valor, NIT, fecha, cantidad den número y en letra, la descripción del bien o servicio y el Régimen de impuesto a que está inscrita la empresa. Se elabora orden de compra y luego el requerimiento para emisión de cheque, asignándole un número correlativo y se traslada a la Dirección Administrativa para firma de autorización. Firma y sella de autorizado el requerimiento y traslada al Asistente Administrativo o al Encargado de Compras. Traslada al Asistente Administrativo y/o Encargado de Compras firmado y sellado Traslada requerimiento al Departamento Financiero por medio de conocimiento, para asignación presupuestaria y Emisión de cheque Verifica datos del requerimiento, asigna código presupuestal, solicita autorización al Director Financiero, luego traslada a Asistente de Tesorería para la emisión de cheque. Recepcionista Administrativo. /Asistente Recepcionista / Asistente Administrativo. Asistente Administrativo / Encargado de Compras Asistente Administrativo / Encargado de Compras. Asistente Administrativo / Encargado de Compras Asistente Administrativo y/o Encargado de Compras Asistente Administrativo y/o Encargado de Compras Asistente Administrativo y/o Encargado de Compras Asistente Administrativo y/o Encargado de Compras Encargado de presupuesto. Encargado de Tesorería. 21 Emite cheque a nombre de la empresa, por concepto de los servicios y cancela al proveedor. Encargado de Tesorería (Depto. Financiero) 52
53 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE SEVICIOS GENERALES No. 1 No. de Pasos 21 Gestión de funcionamiento institucional, Contratación de Servicios Hoja No. 4 de 5 Inicia: Asistente administrarlo o encargado de compras Asistente Administrativo o Encargado de compras Representantes de empresas proveedoras Director Administrativo Termina: Departamento financiero y Asistente administrativo o encargado de compras Director Ejecutivo Departamento financiero Inicio A C E A B H 09 B 03 D G Fin 04 F Contrato Contrato C D 06 G E E 09 H 53
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