Grupo de procesos de Planificación
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- María del Pilar Torregrosa Flores
- hace 8 años
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1 Grupo de procesos de Planificación Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
2 Objetivos de Aprendizaje Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales
3 Grupo del Proceso de Planificación El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución
4 Grupo de proceso vs Área de Conocimiento Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación 4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 5. Gestión del alcance del proyecto 6. Gestión del Tiempo del proyecto 7. Gestión de los costos del proyecto 5.1 Recopilar Requisitos 5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear la EDT 6.1 Definir las Actividades 6.2 Secuenciar las Actividades 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la Duración de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 7.1 Estimar Costos 7.2 Estimar el Presupuesto 8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar las Comunicaciones 11. Gestión de los Riesgos del proyecto 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar las Adquisiciones
5 Grupo del Proceso de Planificación La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
6 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto Acta de constitución del proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Adquisiciones Alcance Plan para la dirección del Proyecto Tiempo Costos Calidad Proceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Salida: Plan para la dirección del proyecto Establece el orden y características de los procesos del proyecto desde su planeación hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecución y el control del proyecto Entradas: Acta de constitución del proyecto Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento aun no vistas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Lo elaboran: Gerente del proyecto Equipo de dirección del proyecto (PMO)
7 La clave para el éxito general del proyecto: Buena Gestión de la Integración del proyecto Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software
8 Elementos comunes de un plan para la dirección del proyecto Introducción y panorama general del proyecto Descripción de cómo esta organizado el proyecto Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria
9 Ejemplo de contenido de un plan para la dirección de un proyecto de software SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN PANORAMA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN PLAN DE PROCESOS TECNICOS Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas
10 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Salidas de los Procesos de Planificación 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
11 Grupo del Proceso de Planificación Plan Subsidiario: Gestión del alcance Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
12 Grupo del Proceso de Planificación La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
13 Gestión del alcance del proyecto Alcance Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos Entregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión Gestión del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.
14 Gestión del alcance del proyecto INICIACIÓN PLANIFICACIÓN Acta de constitución del proyecto Recopilar requisitos Registro de interesados Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos Definir el alcance Línea base del alcance Declaración del alcance del proyecto Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT
15 Recopilar requisitos Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.
16 Sugerencias para reducir los requisitos incompletos y Cambiantes Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participación de los usuarios Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras
17 Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos* Tomado de Dharma Consulting
18 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo
19 Recopilar Requisitos Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Registro de Interesados Herramientas y técnicas 1. Entrevistas 2. Grupos de Opinión 3. Talleres Facilitados 4. Técnicas Grupales de Creatividad 5. Técnicas Grupales de Toma de Decisiones 6. Cuestionarios y Encuestas 7. Observaciones 8. Prototipos Salidas 1. Documentación de Requisitos 2. Plan de Gestión de Requisitos 3. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
20 Definir el Alcance del Proyecto Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico
21 Ejemplo de plan de gestión del alcance Nombre del proyecto Proyecto de actualización de sistemas de información Introducción El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto Preparando la declaración del alcance La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance. Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto. Creando la EDT El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones. Verificar que los entregables están completos El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance. Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
22 Más sobre el plan de gestión del Alcance del Proyecto Acta del proyecto: Las actualizaciones afectarán los servidores Declaración preliminar del alcance: Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación. Declaración del alcance del proyecto Versión 1: Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de localización.
23 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT Calidad Costos Tiempo
24 Definir el Alcance Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Análisis del Producto 3. Identificación de Alternativas 4. Talleres Facilitados Salidas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
25 EDT* EDT Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto EDT Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto Descomposición Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables Paquete de trabajo Tarea en el nivel más bajo de la EDT EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure
26 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo
27 Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por producto Intranet Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas Mapa del sitio Textos Textos Textos Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes Programas Links Links Links
28 Ejemplo de la EDT
29 Ejemplo de la EDT organizada por fases
30 Ejemplo de la EDT de una intranet organizada por fases Nivel 0 Proyecto de intranet Nivel 1 Concepto Diseño del sitio Desarrollo del sitio Despliegue del sitio Soporte Nivel 2 Evaluar los Sistemas actuales Definir requerimientos Definir funcionalidad específica Definir El riesgo y Enfoque de Gestión de riesgos Desarrollar El plan Del proyecto Equipo de Desarrollo Web Breve Nivel 3 Definir los Requerimientos de Los usuarios Definir los Requerimientos de contenido Definir los Requerimientos de sistema Definir los Requerimientos de Servidor propietario
31 Ejemplo EDT basada en entregables
32 Ejemplo de EDT en forma tabular 1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos Definir requerimientos de usuario Definir requerimientos de contenido Definir requerimientos de sistema Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte
33 Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project EDT cronograma
34 Diagrama de Gantt Organizado por grupos de procesos de la gestión del proyecto EDT cronograma
35 Ejemplo: tareas para la EDT 3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet Plantillas y herramientas Artículos Links Pregunte al experto Función de solicitudes del usuario 3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto
36 Enfoques para el desarrollo de EDTs Líneas base Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto Arriba - abajo Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas
37 Ejemplo de mapa mental enfocado en la creación de la EDT Proyecto de actualización de TI
38 EDT en forma gráfica Proyecto de actualización de TI Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y software Instalar hardware y software Realizar el inventario físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario Edificio A Edificio B Edificio C Portátiles PCs
39 Diccionario de la EDT y línea base del Alcance Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT Línea base de alcance La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
40 Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT* Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance *Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
41 Crear la EDT Entradas 1. Declaración del Alcance del Proyecto 2. Documentación de Requisitos 3. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Descomposición Salidas 1. EDT 2. Diccionario de la EDT 3. Línea Base del Alcance 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
42 Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios Plan para la dirección del Proyecto Adquisiciones Riesgos Comunicaciones Recursos humanos Alcance Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad Definir el Alcance Declaración de alcance Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance Calidad Costos Tiempo
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