TIPS Y TRUCOS PARA CERTIFICARTE COMO PMP /CAPM

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1 TIPS Y TRUCOS PARA CERTIFICARTE COMO PMP /CAPM Rocío Zelada Rück, PMP

2 Certificarse como PMP o como CAPM no es una tarea demasiado simple o demasiado complicada, simplemente requiere de cierto nivel de esfuerzo y dedicación; además del conocimiento del proceso de certificación antes de empezar. Para facilitar y apoyar a aquellas personas que tienen interés en certificarse he escrito la siguiente guía que en un lenguaje muy sencillo explica ciertos conceptos, trucos y tips que se deben conocer antes de empezar la aventura hacia la certificación, espero que los lectores la encuentren de utilidad. Rocio Zelada Ruck, PMP

3 INTRODUCCIÓN A CONCEPTOS CLAVE

4 Qué es un proyecto? Un Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único que no ha sido realizado con anterioridad Proyecto: Nueva Subestación Un Proyecto tiene 3 características básicas: 1. Es temporal - tiene un inicio y un fin 2. Crea un producto, servicio o resultado único 3. Elaboración gradual Proyecto: Nueva Presentación Qué trabajo no es un proyecto?

5 Portafolio Programa-Proyecto PORTAFOLIO PROGRAMA - PROYECTO Gestión de proyectos en conjunto con objetivos comunes para lograr mayores beneficios. Portafolio Que los proyectos y/o programas estén alineados a la estrategia corporativa y priorizar la asignación de los recursos Programa Proyecto Programa Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Operaciones Subproyecto Obtener el producto en dentro de las restricción y alcanzar los objetivos Subproyecto

6 La múltiple restricción Todo proyecto está limitado por las siguientes restricciones básicas denominadas la múltiple restricción: tiempo, costo, riesgo, alcance, calidad, recursos y satisfacción del cliente Tiempo Satisfacción del Cliente Uno de los grandes desafíos es buscar en forma permanente la eficiencia en el manejo y el balance de la múltiple restricción El proyecto fracasa si se dictan de manera arbitraria todas las variables.

7 La administración de proyectos Inicio La Administración de Proyectos es la aplicación de: Conocimiento Habilidades Herramientas y Técnicas a las actividades para alcanzar los objetivos del proyecto. Control Cierre Planificación Ejecución Es una ciencia y un arte Las herramientas de Administración de Proyectos sirven para proporcionar a los miembros del equipo de trabajo la estructura, flexibilidad y control necesarios para alcanzar resultados balanceando todas las restricciones del proyecto Administración = Gestión = Gerencia =Dirección

8 Qué es un Gerente de Proyectos? Experiencia Es la persona responsable de coordinar el proyecto para alcanzar el resultado esperado. Formación 1. Competencia de Conocimiento en Dirección de Proyectos 2. Competencia de Desempeño en Dirección de Proyectos Atributos Personales 3. Competencia Personal en Dirección de Proyectos Rendimiento del Proyecto Líder de Proyecto = Gerente de Proyecto = Director de Proyecto = Project Manager

9 Características de un Líder de Proyectos Capacidad para comunicarse Inteligencia emocional Capacidad para establecer metas y objetivos Capacidad de planeación Se conoce a si mismo Crece y hace crecer Tiene carisma Es Innovador Es responsable Esta informado

10 Qué es el PMI? El PMI Project Management Institute es una organización fundada el año 1969 en los Estados Unidos cuyo objetivo principal es promover la practica profesional de la Gestión de Proyectos en todo el mundo de forma proactiva a través de: Uso de estándares Organización de seminarios Programas Educativos Certificación de Profesionales Es una asociación sin fines de lucro que: Tiene presencia en mas de 140 países Más de 300,000 miembros, conformados en Capítulos en distintas ciudades y países. En la actualidad se cuenta con más de 250 Capítulos establecidos en mas de 70 países.

11 Qué es la Guía del PMBOK? Project Management Body of Knowledge Es un estándar en la gestión de proyectos desarrollado por el PMI. Contiene la guía de practicas en Gestión de Proyectos en un lenguaje común y es reconocido internacionalmente. La membresía al PMI le otorga acceso al PMBOK, actualmente se encuentra en su 4ta Edición. No es una metodología, es una guía que se debe personalizar en base a cada organización, puede adaptarse a cualquier tipo de alcance, industria y cultura de proyecto.

12 CERTIFICACIONES OTORGADAS POR EL PMI Project Management Professional (PMP) Certified Associate in Project Management (CAPM) Program Management Professional (PgMP) PMI Scheduling Professional (PMI-SP) PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)

13 Qué es un PMP? Project Management Professional Es una credencial reconocida a nivel internacional relacionada con la Gestión de Proyectos otorgada por el PMI Para aspirar a esta certificación, se debe cumplir con ciertos requisitos mínimos de experiencia y educación Para retener esta certificación, se deben realizar una serie de actividades en un ciclo de 3 años El PMI administra un programa de certificación reconocido y aceptado mundialmente. Este se encuentra certificado ISO 9001.

14 Qué es un CAPM? Certified Associate in Project Management Basada también en las buenas prácticas de la Guia del PMBOK Certificación que permite demostrar que el líder de proyecto ha estudiado las buenas prácticas necesarias para dirigir un proyecto. Con la ventaja, para los principiantes, de no requerir tanta experiencia como para los PMPs. Los administradores de proyectos principiantes (unos 2 o 3 años de experiencia) pueden demostrar que son profesionales comprometidos y motivados que se han esforzado por conocer las prácticas necesarias para mejorar los resultados de sus proyectos, y que cuentan con el carácter suficiente para cumplir las metas que se proponen.

15 Beneficios Individuales de la Certificación Beneficios de la Certificación para la Organización. Razones para certificarse Provee reconocimiento profesional a nivel internacional Provee acceso a una inmensa red de profesionales en Latinoamérica y el mundo Crea oportunidades e incrementa el valor del empleado dentro de la misma organización Prepararse para el examen PMP requiere de un gran esfuerzo de estudio. Este esfuerzo mejorará las habilidades para manejar un proyecto. Pasar el examen PMP genera una gran satisfacción personal. Mejora constante en los proyectos con respecto a: Control de cronogramas y presupuestos Administración de cambios Dirección del equipo hacia el logro Provee las condiciones con las que la empresa : Prioriza los proyectos Clarifica las metas y el alcance de cada proyecto Cuantifica los riesgos de los proyecto Emplea mecanismos de medición del rendimiento Asegura la calidad de sus proyectos Provee un marco de referencia para estandarizar los procesos de administración de proyectos Incrementa la confianza y credibilidad de los involucrados

16 Algunas estadísticas importantes más Bolivia: Profesionales en Dirección de Proyectos (PMP) : 7 Santa Cruz: 5 Cochabamba :1 La Paz :1 Capitulo de PMI = 1 en formación (PM-Santa Cruz)

17 TIPS Y TRUCOS PARA CERTIFICARSE

18 Proceso de Certificación en 10 pasos 1.Estar completamente decidido a Certificar SI 7a. Registrarse en el PMI y pagar 405 $us 7. Ahorrar dinero? 2. Cumplir con todos los requisitos No 7b. No Registrarse en el PMI y pagar 550 $us SI 3. Enviar solicitud al PMI 6. Solicitud Aprobada? 4. Auditoria SI 5. Responder la Auditoria con pruebas validadas por un PMP 8.Programar la Fecha del examen (1 año ) 9. Gestionar el Examen como si fuera un Proyecto 10. Dar el Examen

19 Requisitos de las certificaciones Categoría 1 Título universitario horas de experiencia en un lapso de 3 a 6 años en proyectos 35 horas de capacitación en la Disciplina Administración de Proyectos acreditadas por el PMI Categoría 2 PMP Título secundario (Bachillerato) horas de experiencia en un lapso de 5 a 8 años en proyectos 35 horas de capacitación en la Disciplina de Administración de Proyectos acreditadas por el PMI. Categoría 1 Grado mínimo de bachillerato o estudios equivalentes comprobables como requisito ineludible. 1,500 horas de experiencia acumulada en los últimos 2 ó 3 años Categoría 2 CAPM Grado mínimo de bachillerato o estudios equivalentes comprobables como requisito ineludible. 23 horas de capacitación en la Disciplina Administración de Proyectos acreditadas por el PMI

20 Formulario de Solicitud Entrar a y registrar tu solicitud Debes llenar un formulario donde tendrás que describir información a cerca de los proyectos en los que has trabajado los últimos 3 años Las horas que registres deberán sumar 4500 y deberás clasificar en que área de conocimiento las trabajaste No necesariamente tienes que haber tenido el rol de PM puedes haber trabajado como parte del equipo de apoyo. Se calcula un promedio de 8 horas por día, 30 días a la semana por lo que si tienes horas que se solapan o sobrepasan las 8 horas diarias solo contarán las horas de uno de los proyectos

21 Herramientas para certificarse Estrategias de estudio: Autoestudio o Estudio Guiado Autoestudio Existen distintas herramientas para certificarse, se recomienda la combinación de 3 herramientas básicas: Texto de Preparación para el Examen Flash Cards Simulador de Examen Estudio Guiado: Existen distintos cursos de preparación para tomar el Examen.Estos cursos utilizan distintas técnicas y herramientas para apoyar al alumno en la preparación y son bastante eficientes o efectivos Estos cursos generalmente utilizan las mismas herramientas recomendadas para Autoestudio pero con la guía de un especialista; recomiendo esta estrategia para el caso de personas que no tienen facilidad de autoestudio y que prefieren estudiar en grupo en vez de estudiar solos.

22 Tips y Trucos Claves para responder las preguntas del Examen 1. No asumir que el examen prueba memorización, prueba conocimiento, aplicación y análisis 2. Se debe tener experiencia en el mundo real usando la mayoría de las técnicas de la gestión de proyectos. Tienes que haber estado ahí 3. Leer la Guía del PMBOK 4. Entender las áreas en las que el PMI hace énfasis (PMI-ismos) 5. Familiarizarse con los distintos tipos de preguntas 6. Practicar interpretando preguntas ambiguas y confusas 7. Practicar para seleccionar una sola pregunta cuando aparentemente hay dos o tres preguntas correctas 8. Acostumbrarse a la idea de que habrán preguntas que no podrás responder by Rita Mulcahy, PMP

23 Tips y Trucos Tanto si se toma un curso de preparación o si se opta por el autoestudio o el estudio en grupo hay una clave : Gestionar el Examen como si fuera un pequeño proyecto Hacer un cronograma de estudio Ponerse metas alcanzables y medibles Por ej. Estudiar un modulo por semana Medir periódicamente el desempeño, no avanzar sin haber alcanzado los hitos intermedios. Gestionar riesgos y oportunidades Gestionar las comunicaciones (si aplica) Revisar las Lecciones Aprendidas (ver como lo hicieron otros, aprender de sus experiencias) Tomar muy en cuenta aprender y aplicar las clausulas de Confidencialidad y Responsabilidad Profesional

24 Tips y Trucos A la hora de tomar el Examen Estar un par de horas antes en el lugar, en nuestro caso hay que viajar a La Paz tratar de llegar la noche antes Llevar la carta de autorización del PMI y dos tipos de credencial que tengan el mismo nombre y una foto Que estés dando el examen no quiere decir que el lugar estará en silencio. Al llegar al sitio y empezar el examen te dan un papel de apuntes y lápices (a veces audífonos para bloquear el ruido) Tienes 15 minutos de un tutorial para tomar el examen. Hacer el tutorial es importante te ayudara a familiarizarte con el examen y las teclas y funciones Durante el examen, solo se ve una pregunta en la pantalla a la vez, donde puedes responder o marcar la pregunta para volver luego Puedes ir y volver entre preguntas durante el examen El examen no es adaptativo, eso quiere decir que las 200 preguntas ya están definidas al empezar el examen Puedes terminar el examen antes de que el tiempo termine. Si el tiempo se termino tu examen será evaluado automáticamente Si pasaste el examen te saldrá una pantalla felicitándote y dándote retroalimentación general sobre el examen los resultados oficiales llegan por correo electrónico a las 2 semanas Si no pasaste el examen, el PMI será notificado y te llegara un correo electrónico para que puedas reprogramar tu examen

25 La solución Conocimiento Habilidades Gestión es hacer las cosas bien, liderazgo es hacer las cosas Peter Drucker Herramien tas y Técnicas PMPs /CAPMs Gestión y Liderazgo

26 Referencias PMP Handbook PMP Printable Application Forms CAPM Handbook CAPM Printable Application Forms

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