MANUAL DE USUARIO EDITOR Y AUTOR PROPUESTA DIDACTICA A. ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN PARA AUTORES Y EDITORES

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1 MANUAL DE USUARIO EDITOR Y AUTOR PROPUESTA DIDACTICA Objetivo: Reconocer e interiorizar la estructura y función del sistema de publicación de contenidos Aplication Action. A. ESTRUCTURA DE LA APLICACIÓN PARA AUTORES Y EDITORES El software de publicación de contenidos en línea de APC Aplicaciones de Acción (AA) es una herramienta de edición Web que se conectan a los sitios de Internet. Su estructura operativa (Interfaz Gráfica), esta dada de la siguiente manera: Menú de administración Barra de titulo Botón de usuario Caja de Canales Caja de Acciones Lista de Items Barra de Búsqueda Menú de Carpetas No. NOMBRE DEFINICION / FUNCION 1 Barra de titulo Muestra el nombre de AA y del canal 2 Botón de usuario Desde aquí se puede ingresar a la información del usuario y permite salir de AA 3 Caja de Canales Es una caja de Selección que lista la totalidad de canales disponibles según el usuario (Editor Autor) 4 Lista de Items Lista de los Items, disponibles en cada canal 5 Menú de Carpetas Muestra una serie de opciones de ubicación de Items 6 Caja de Acciones Desde aquí se puede movilizar los Items de carpeta 7 Menú de administración Este es un menú que abre opciones adicionales de administración tanto de AA como de la pagina (HTML) 8 Barra de Búsqueda Esta permite organizar y realizar búsquedas temáticas en los contenidos de los Items.

2 CÓMO INGRESAR 1. Conéctese a Internet y abra una nueva ventana de navegación (Microsoft Internet Explorer 6.X, o más reciente, Netscape Navigator 6.X o más reciente, Mozilla versión 1.X., entre otros). 2. En el cuadro Dirección, escriba el URL (dirección electrónica) asignado a la página de Internet de su organización. Por ejemplo: Para acceder a la interfaz de administración de la página, utilice su dirección de Internet precedida por: /apc-aa/admin/ Al escribir esta dirección, aparecerán en su pantalla, un formulario para acceder a la interfaz de administración, mediante el nombre de usuario y clave que le han sido asignados previamente: 3. Escriba el nombre de usuario que le fue asignado por el administrador de la página, de acuerdo con el rol que usted desempeñara (Autor ó Editor). 4. Escriba su clave. 5. Seleccione el botón Ingresar. Si el anterior procedimiento está bien, usted accederá a las Aplicaciones de Acción y verá la pantalla Administrador de ítems. 6. Si tiene una clave que le permite acceder a múltiples canales, seleccione el canal que necesita de la CAJA DE CANALES de la parte superior derecha. TENGA EN CUENTA Encontrara en los distintos formularios para añadir nuevos ítems los siguientes elementos que debe tener en cuenta:

3 CAJA DE SELECCIÓN: Este es un tipo de casilla que permite seleccionar de una lista una opción. Esta se despliega al hacer clic sobre la flecha ubicada en el costado derecho de la casilla. CASILLA ESTÁNDAR LIMITADA: Esta es una casilla se usa para digitar textos limitados (no muy extensos). Por ejemplo: títulos o nombres. CASILLA DE SELECCIÓN ÚNICA: Permite hacer selecciones especiales. CASILLA DE ARCHIVO: Permite realizar búsqueda de archivos para ser colgados en el sitio. CASILLAS DE OPCIÓN: Estas permiten elegir una opción de una serie de opciones. CASILLA ESTÁNDAR AMPLIADA: Esta se emplea para colocar textos extensos. ROLES AUTOR EDITOR ADMINISTRADOR La palabra ROL, se refiere a la función que alguien, por ejemplo: el rol de maestro y el rol del alumno. En Aplicaciones de Acción, el proceso de publicación de información requiere de unos roles específicos para que el proceso se realice de la manera mas organizada y fluida posible. Estos roles son en orden jerárquico: Autor: Personas que cumplen la labor de digitar la información que será publicada. También hacen parte de este grupo, personas que poseen el interés por alimentar contenidos el sitio. Las personas que asumen este rol poseen permisos limitados de administración del sitio o de sus contenidos, es decir, en este rol solo es posible adicionar, modificar o eliminar información publicada por el mismo autor. La información colocada por un autor debe ser verificada y autorizada por un Editor. Editor: El editor o editores, tienen la tarea de filtrar la(s) información(es) que es(son) colocada(s) por el(los) autor(es). Verifica que los contenidos estén bien escritos, que hallan sido bien utilizados todos los campos y que los contenidos sean veraces y sean pertinentes con el sitio mismo. En este sentido el Editor es la persona responsable de aquellos contenidos publicados en un sitio web. Administrador: Un administrador es una persona capaz de mantener en orden el funcionamiento de la aplicación misma. En este sentido, debe crear o cambiar

4 la configuración del sitio y de la aplicación misma, asignar o derogar claves de acceso a los usuarios, solucionar problemas técnicos de los Editores y Autores, entre otras funciones. Por su especificidad técnica es recomendable que el administrador sea una persona con altos conocimientos en herramientas informáticas e Internet. APLICACIONES DE ACCION PARA AUTORES Como Autor, la responsabilidad consiste en la preservación de la fuente, garantizando que esta sea fiable y veraz. Como ya se explico, el autor se encarga de buscar, redactar y/o digitar la información que será publicada bien sea de fuentes internas (entrevistas, documentos, investigaciones, etc.) o fuentes externas (artículos en revistas o periódicos, otros sitios web, libros, etc.). Los autores, pueden ser personas destinadas específicamente a desarrollar esta labor, pero también puede tratarse de personas con el interés particular de publicar información. PROCESO DE PUBLICACIÓN DE UN CONTENIDO. 1. Haga clic en AÑADIR UN ITEM. Se abrirá una ventana con un formulario con la información base para publicar un nuevo contenido.

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6 En esta ventana se visualizan varios botones que tienen funciones fundamentales en el proceso de publicación de información. Estos son de dos tipos: botones de publicación y botones de actualización. Los botones de publicación aparecen solo cuando se hace clic en añadir un nuevo ítem, mientras que los botones de actualización aparecen cuando se hace clic sobre un ítem ya creado. Los botones de publicación son: Este se usa para terminar el proceso de publicación en el rol de Autor, una vez se han llenado la totalidad ola mayoría de las casillas de esta ventana. Este se utiliza cuando se desea visualizar la forma como la publicación quedara expuesta en la pagina antes de concluir el proceso de publicación en el aplicativo Este se emplea para abortar cualquier acción que haya realizado y volver a la ventana anterior de las Aplicaciones de Acción. En el momento en cual se publica una nueva información (noticia, evento, anuncio, etc.), esta pasara a una carpeta llamada por aprobar, la cual, indica que permanecerá allí hasta el momento en cual la persona en el rol de Editor, la haya revisado y corregido(cuando haya lugar) y entonces realice la aprobación de dicha información. COMO ADMINISTRAR INFORMACIÓN EN APLICACIONES ACCIÓN La información en Aplicaciones de Acción, se organiza en tres secciones llamadas carpetas: Aprobados Por Aprobar Papelera Cuando usted ha publicado una información nueva esta aparecerá directamente en la carpeta Por Aprobar, y aparecerá registrado en un consecutivo que indica la cantidad de informaciones en esta carpeta (por ejemplo: Por Aprobar(1)) Al hacer clic en la carpeta Por Aprobar, podrá modificarla, haciendo clic sobre el titulo de una información publicada. Nota: Las personas con Rol de Autor, solo pueden ver o modificar la información publicada por este usuario. La carpeta de aprobados solo puede ser administrada por personas con el rol de Editor o Administrador.

7 MOVER UNA INFORMACIÓN En la parte inferior, justo bajo el listado de ítems publicados en la carpeta por aprobar encontrara la caja de acciones. Esta permite cambiar la ubicación de una información de una carpeta a otra. Exportar: Permite Trasladar una información de un canal a otro. Por Ejemplo mover una noticia a un evento. En este rol solo es posible trasladar los archivos a carpetas Por Aprobar Vista preliminar: Muestra una imagen del sitio. APLICACIONES DE ACCION PARA EDITORES El rol de Editor es quizá el rol con mayor responsabilidad en el proceso de alimentación de contenidos en un sitio web, ya que son los Editores los encargados de filtrar y dinamizar el proceso de publicación. Son tareas del Editor: Cuidar la redacción y la ortografía de la información publicada Velar por la relevancia y la re de los contenidos que se publican con respecto a los intereses u objetivos del sitio Web Cuidar por que la información sea lo más veraz posible EDICIÓN DE UN CONTENIDO Un Editor, en aplicaciones de acción centra su atención en el menú de carpetas, ya que es aquí donde se puede visualizar si hay contenidos publicados en línea, si hay contenidos en espera para ser colocados en línea, si hay contenidos vencidos o desactualizados, si hay contenidos eliminados, etc. En resumen, es aquí donde el editor hace administración de los contenidos que se verán o no, en su pagina Web. El primer paso en un proceso de edición de un contenido, es verificar la información ingresada a la carpeta Por Aprobar, por cualquiera de los usuarios (otros Editores, Autores o Administradores).

8 La lista de ítems muestra la información básica a tener en cuenta para la edición ágil de los mismos Esta lista esta compuesta por: (1) una columna de casillas de selección que permiten seleccionar una o varios ítems, (2) seguido de una columna con la titulación del contenido del ítem, en el caso de una noticia por ejemplo, se encontrara el titulo de la noticia, (3)posteriormente, se encontrara el nombre del autor de este cada uno de los ítems (Autor, Editor, Administrador), y (4) finalmente la fecha de publicación Web, fecha de creación o fecha de ultima edición. El otros casos se muestran información adicional, por ejemplo en caso particular de un canal de noticias se adiciona una columna indicando si la noticia tiene una clasificación de noticia principal o no. Nota: La determinación de estas columnas es definida por el administrador. Al hacer clic sobre cada uno de los ítems listados, se abrirá una ventana que contiene toda la información ingresada por el usuario (ver Gráfica No). De esta ventana se destacan dos elementos de importante relevancia para el uso del editor: Nota Editor Fecha Publicación Web * Fecha Expiración Web * Botones de actualización y publicación Notas de editor: estas se usan generalmente para dejar mensajes al usuarios autor del Item, solicitando correcciones, solicitando cambios, o para hacer recomendaciones. La fecha de publicación: se refiere al tiempo en el cual será publicado el ítem de ser aprobado por el editor. En esta pueden ocurrir dos situaciones. La primera, cuando se establece una fecha futura y el ítem es aprobado, este quedara contenido en la carpeta PENDIENTES, del menú de carpetas. O la segunda posibilidad, cuando se establece una fecha pasada y el ítem es aprobado, el ítem será depositado

9 automáticamente en la carpeta CADUCADOS. En ambos casos los ítems no se verán en la pagina hasta que no se cumpla la fecha de publicación o hasta que un editor corrija esta fecha para el ítem no aparezca como caduco. La fecha de expiración, es usada para darle un tiempo de publicación en la pagina web a un contenido de un ítem que halla sido publicado. Por ejemplo si se desea publicar un contenido respecto a un pronostico del clima para el día de mañana, como fecha de publicación web se colocaría la fecha de hoy y como fecha de expiración se colocaría la fecha de mañana, pues esta información ya no tendría sentido tenerla publicada mas tiempo. Cuando un ítem cumple su fecha de expiración este ítem se deposita automáticamente en la carpeta de CADUCADOS. COMO MOVER O ELIMINAR ITEMS El editor también puede mover ítems entre las diversas carpetas, aprobándolos o eliminándolos. Para ello debe hacer uso de la caja de acción que se encuentra ubicada bajo la lista de ítems. Primero de marcar el (los) ítem(s) que desea mover haciendo clic sobre la casilla de selección ubicada frente a cada ítem. Luego en la caja de acciones selecciona la carpeta a la cual desea moverlo y finaliza la acción haciendo clic sobre la palabra ir, para confirmar el procedimiento Las carpetas a las cuales puede mover ítems son: Aprobar: aquí son colocados todos los ítems que se verán en el sitio web Mover a Papelera: Aquí se colocan los ítem que serán eliminados. Exportar: Al usar esta opción se abrirá una ventana la cual permitirá mover un ítem a

10 una carpeta Aprobar o Por Aprobar en cualquier otro canal. Modificar contenido: En esta opción, se abrirá una ventana en la cual se puede seleccionar el canal en el cual se desea cambiar información, seguido de un campo en el cual se colocara el nuevo contenido. Esta herramienta es ideal cuando se desea cambia en varios ítems la misma información. Por ejemplo en un listado de ítems en un canal de noticias se desea cambiar el titulo de las noticias. BÚSQUEDA DE CONTENIDOS EN ITEMS. Como ya hemos indicados los ítems contienen información la cual se puede ser categorizada por los diversos campos que se encuentran allí para ser llenados, con los cuales se pueden realizar de palabras o frases exactas o fragmentos de ella en cada uno de ellos. Para ello se utiliza la barra de búsqueda Opciones de búsqueda Criterios de búsqueda Búsqueda La caja de selección de Buscar, se emplea para establecer un primer criterio de búsqueda de acuerdo a los campos contenidos en el ítem(en el ejemplo aparece como Sector ), seguido de un segundo criterio de búsqueda con las mismas características (en el caso del ejemplo, Fecha de Publicación Web ).

11 Frente a este se encuentra un espacio con opciones de búsqueda, así: contiene: se emplea para textos no exactos contenidos en cualquier ubicación en el campo empieza por: Para textos de inicio es: Se usa para realizar búsquedas con valores exactos de un campo no asignado: Se emplea para buscar ítems que no tienen un valor asignado en el campo seleccionado. is set: Para ítems que tengan algún valor en el campo seleccionado seleccionar: Se usa para campos en los que se puede seleccionar una o más opciones de un grupo de constantes. ICONOS Este se emplea para ejecutar la búsqueda establecida en los criterios y opciones Este organiza alfabéticamente los datos en la lista de ítems. Lo puede hacer de manera descendente o ascendente. Dependiendo de si se activa o no la casilla ALMACENAMIENTO DE BÚSQUEDAS: La búsquedas realizadas habiendo establecidos los criterios y las opciones de un determinado dato pueden ser almacenadas. Es particularmente útil cuando se realizan búsquedas de manera frecuente en listas de ítems demasiado extensas Luego de haber establecido los criterios y las opciones, se hace clic sobre la palabra Enseguida se abrirá un cuadro de dialogo donde se escribirá un nombre para poder identificar la búsqueda a almacenar. Estas búsquedas almacenadas pueden ser recuperadas

12 Al desplegar la caja de selección Búsquedas almacenadas, se mostrara un listado de todas las búsquedas que previamente han sido almacenadas. Al seleccionar cualquiera de las búsquedas almacenadas, estas podrán ser recuperadas haciendo clic sobre la palabra Ver. Existen adicionalmente tres opciones para realizar modificaciones a las búsquedas almacenadas. Actualizar: Renombrar: Borrar: Aquí se pueden realizar cambios en los criterios u opciones de búsqueda. Aquí se puede variar el nombre a una búsqueda almacenada Elimina permanentemente una búsqueda almacenada especifica. EDICIONES EN LA CONFIGURACIÓN DE UNA PAGINA WEB

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