REPÚBLICA DE COLOMBIA Departamento del Cesar Municipio de San Diego NIT: OFICINA DE CONTROL INTERNO

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1 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces ALVARO GUERRERO MENDOZA Período evaluado: MARZO OCTUBRE /2012 Fecha de elaboración: NOVIEMBRE /2012 Subsistema de Control Estratégico Dificultades El Manual de Funciones y Competencias Laborales deben ser socializado con cada uno de los servidores públicos para que estos comparen y verifiquen con su cargo cual es su propósito principal, las funciones esenciales del empleo, los criterios de desempeño, entre otros aspectos de igual o mayor importancia. Apremia la conformación de un sistema de evaluación de desempeño, conforme a los artículos 38 y 40 de la Ley 909 de La institución carece de un mapa estratégico a nivel general o por dependencia donde se pueda observar la planeación anual de la entidad, y permita medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas. A pesar de haber sido sometida a un proceso de ajuste por la ESAP la estructura organizacional aun carece de un sentido sistémico que interactúe como un modelo basado en procesos. Se requiere construir una metodología que permita identificar factores interno y externo Avances de riesgo para cada una de las estrategias, controles, procesos, procedimientos existente en la organización. Ajuste al Modelo de Gestión ética del Municipio. El cambio de la administración del municipio trajo consigo una modificación en el gabinete municipal y consecuentemente la asunción de una conducta ética diferente. Según la constitución política de Colombia la función administrativa del Estado colombiano debe ser desempeñada bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. No obstante según estudios realizados por la USAID/CASALS el servidor publico presenta dificultad para encauzar su gestión bajo a los principios de moralidad, eficiencia y celeridad debido a que no tienen interiorizados principios y valores éticos que los induzcan a tener un desempeño laboral altamente eficiente, recto y orientado hacia los fines sociales del Estado. De allí la perentoria necesidad de desarrollar procesos de sensibilización y de reflexión moral con los servidores públicos, en la búsqueda de generar dispositivos internos de autorregulación en cada uno de ellos, y de gestación de un ambiente ético en el conjunto de la entidad pública, que valore, induzca y promueva las actuaciones éticas, y que desestimule, rechace y sancione socialmente los actos contrarios a los mandatos constitucionales y a la ética.

2 Por lo anterior la administración asumió el reto de ajustar el modelo de gestión ética del municipio, modificando de manera participativa el Código de ética y Código de buen gobierno. Ajuste al Plan Institucional de Capacitación. Dando cumpliendo a lo preceptuado en el Decreto 4665 de 2007, la entidad inició el ajuste del Plan Institucional de capacitación con el fin de mejorar la calidad en la prestación de los servicios a cargo del municipio, cambiando de un enfoque tradicional de formación y Capacitacion centrados en enseñar a los funcionarios como deben realizar las tareas en los puestos que ocupan, a un modelo constructivista donde la capacitación se organiza a partir de la identificación de problemas o dificultades organizacionales, con la participación activa de los trabajadores. El constructivismo es una teoría aplicada a la educación, según la cual las personas no son recipientes vacíos en los que se depositan los conocimientos ya hechos y elaborados, que desempeñan un papel pasivo de simples receptores de información que después deben repetir. Por el contrario, esta teoría, concibe la educación como un proceso permanente en donde el individuo va descubriendo, elaborando, reinventando, haciendo suyo el conocimiento, organiza las actividades en torno a problemas y proyectos de trabajo seleccionados El constructivismo plantea que la construcción del conocimiento es una interacción activa y productiva entre los significados que el individuo ya posee y las diferentes informaciones que le llegan del exterior, el conocimiento científico es una verdad provisional, sometida a una revisión permanente. En este modelo constructivista lo que interesa es que el individuo aprenda a aprender, que sea capaz de razonar por sí mismo, de desarrollar su propia capacidad de deducir, de relacionar, de elaborar síntesis.... Implementación Programa de Inducción Con el propósito de darles a conocer a los servidores que ingresan por primera vez a la entidad, la misión, visión, objetivos, estructura, y la normatividad existente asociada con las funciones que se realizan en la entidad, la administración municipal ha diseñado un programa de inducción que incluyen los siguientes objetivos: Familiarizar a los servidores nuevos con la estructura de la entidad y con su misión, así como motivarlos para que participen en la construcción de la visión institucional, de manera que se garantice su compromiso para lograrla. Iniciar la integración de los servidores al sistema de valores de la entidad a la que pertenezcan (para lo cual es necesario que los tenga identificados claramente), crear sentido de pertenencia y comenzar a fortalecer su formación ética. Instruir a los servidores sobre todos los asuntos relacionados con sus dependencias, al igual que sobre sus responsabilidades individuales, sus deberes y sus derechos

3 Negociar con los nuevos servidores sus expectativas, redefinir y precisar con el jefe inmediato sus conocimientos y habilidades, evaluar su potencial, e iniciar el acercamiento a los compañeros con miras a que se integren a los equipos de trabajo. Informar a los nuevos servidores acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos. Concretamente se puede precisar los siguientes beneficios del programa de inducción: Reduce el nivel de ansiedad de los recién llegados Los empleados logran un aprendizaje más rápido y mejor de las funciones que deben desempeñar Se hacen más productivos Viven más satisfechos Disminuye la rotación de los empleados. Implementación Programa de Reinducción A modo de orientación, el artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 establece que los planes institucionales de las entidades deben incluir obligatoriamente, además de programas de inducción, programas de reinducción, los cuales deberán hacerse por lo menos cada dos años, o antes, que se produzcan los cambios. Razón por la cual los programas de reinducción deberán impartirse para todos los empleados, deben estar dirigidos a actualizar a los servidores en relación con las políticas, económicas, sociales, tecnológicas y ambientales de cada nueva administración y a reorientar su integración a la cultura organizacional. Con este programa de reinducción la administración espera alcanzar los siguientes objetivos: Crear un espacio para que los servidores se enteren de las reformas en la organización del estado y de sus funciones Actualizar sus conocimientos respectos de los énfasis de cada administración en su política económica, social y ambiental Se actualicen respecto de las normas y decisiones para la prevención y supresión de la corrupción Se informen de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos Se renueven frente a los cambios estructurales y culturales de las entidades y sus dependencias; Reflexionen sobre los valores y principios propios de la cultura organizacional, tanto lo éticos como los propiamente organizacionales, y renueven su compromiso con la práctica de los mismos.

4 Se informen sobre las nuevas disposiciones en materia de administración del talento humano Se fortalezcan el sentido de pertenencia e identidad con la entidad Se tomen conciencia de los logros alcanzados por la entidad, en los que ellos mismos han participado, y proyecten las acciones, planes y programas que hagan posible la implementación de las políticas gubernamentales. Implementación Programa de Bienestar Laboral Para la vigencia del año fiscal 2013 se ha diseñado un programa de Bienestar Laboral orientado a mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor publico, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad con el servicio que presta en la institución. Como consecuencia de lo anterior se espera lograr la participación del servidor en el desarrollo organizacional; desarrollar programas de readaptación laboral; incorporar el tema de Bienestar Social Laboral en procesos de restructuración administrativa, modificación de espacios físicos y ambientes de trabajo; realizar procesos que propicien autonomía, participación, creatividad, sentido de pertenencia y satisfacción; promover los equipos de trabajo, el liderazgo y el desarrollo de valores institucionales; sensibilizar en los directivos compromiso hacia la calidad de vida laboral, equidad, respeto, solidaridad, tolerancia, pluralismo; promover la institucionalización de ceremonias, ritos, historias, valores, simbología organizacional que desarrollen una cultura corporativa que propicie clima laboral favorable; coordinación, comunicación, seguimiento y evaluación de servicios prestados por organismos especializados para garantizar mayor impacto, calidad y acceso del funcionario y su familia; uso adecuado de recursos y alianzas estratégicas; participación de funcionarios en diseño, ejecución y evaluación de programas de Bienestar Social Laboral; evaluación de intereses y competencias para la reubicación de los servidores públicos. Avance hacia una Administración Gestionada por Procesos. La Administración Municipal ha venido avanzando en una restructuración institucional orientada a alcanzar una administración pública eficiente, oportuna, de calidad y orientada al ciudadano. Una deficiente administración no se subsana suprimiendo entidades públicas o reduciéndolas, sino nutriéndola con elementos y técnicas de procedimientos administrativos de orden gerencial. En la actualidad la institución conserva un esquema organizativo de tipo funcional caracterizado en la jerarquía y en la especialización, donde los niveles superiores trasmiten las directrices de forma vertical de arriba hacia abajo a la vez que controlan que estas se cumplan.

5 Así mismo las personas se agrupan según el tipo de tarea que realizan y los conocimientos que dichas tareas requieren (Secretaria de Gobierno, Secretaria de Planeación, Secretaria de Hacienda, Secretaria de Salud). Son los departamentos. Sin embargo los nuevos paradigmas de la gestión hace referencia a aspectos que no se deben obviar, las organizaciones mas avanzadas de todo el mundo se gestionan de acuerdo a unos principios universalmente aceptado que han demostrado ser eficaces en numerosas ocasiones, aunque existen pequeñas diferencias entre los principios oficializados en Japón, estados unidos, Europa, todos son similares e incluyen ideas comunes. En la actualidad cualquier organización que desee ser competitiva debe mejorar e innovar continuamente basándose en el aprendizaje y este solo pueden realizarlo las personas capaces implicadas y con la autonomía para la toma de decisiones en el ámbito de sus actividades, no hay mejor innovación sin ideas y no hay ideas sin personas autónomas y motivadas. No parece que sea el modelo funcional el mas adecuado para promover las autonomía de las personas puesto hace que las actividades se orienten verticalmente y suele reducir la capacidad de toma de decisiones de las personas de los niveles mas bajos, ni tampoco parece promover una mejora al cliente ya que separa drásticamente en departamento las secuencias de actividades que van añadiendo valor al productos o servicio a nuestro cliente. Uno de los principios fundamentales de la excelencia es la gestión o enfoque por procesos; que establece que los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades se gestionan como un proceso. Una gestión por procesos nos proporciona las siguientes ventajas: o Controlar de forma continua los procesos, bien en conjunto o individualmente. o Incrementar la eficiencia. o Reducir los costos o Mejorar la calidad o Acortar los tiempos y reducir así los plazos de producción y entrega del servicio o Establecer prioridades a la hora de realizar mejoras o Mejorar los resultados con una mayor consistencia y poder predecirlos de una manera mas sencilla y fiable Es importante anotar, que con fundamento al plan de desarrollo municipal Compromiso social para todos, y en la Ley 872 de 2003, Decreto 1537/01, 4110 de 2002 y 3622 de 2005, la Administración Municipal ha comenzado a impulsar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el Municipio.

6 Subsistema de Control Gestión Dificultades El Manual de Procedimiento está desactualizado debido a los últimos cambios en la estructura organizacional y a los cambios surgidos en la legislación colombiana. El manual de procedimiento debe estar sometido a un proceso continuo de actualización. La alcaldía cuenta con una SAC (Sistema de atención al ciudadano) limitada a solo casos de la Secretaria de salud Existe un desaprovechamiento de los mecanismos de participación ciudadana disponible en la página web de la entidad por parte de la comunidad y de los servidores públicos de la alcaldía. Si bien la entidad tiene un manual de gestión documental y correspondencia, este no cumple con el propósito de ofrecer a los funcionarios de La Alcaldía un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos con enfoques eminentemente prácticos y sencillos, a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros. A la fecha no se ha concretado el diseño e implementación del MODELO DE COMUNICACIÓN que se había propuesto en la guía de comunicación en el año Avances Se ha venido fortaleciendo el proceso de gestión documental capacitando a cada uno de los funcionarios sobre el uso, utilidad, de las Tablas de Retenciones Documentales (TRD). Sin embargo se debe actualizar y digitar el archivo central. Se contrató los servicios de un ingeniero de sistemas con el propósito de dar soporte a la página web de la institución, garantizando la confiabilidad de la ejecución de las operaciones internas, al igual que la generación de datos e información dirigida a los grupos de interés externos. Dificultades Subsistema de Control Evaluación No existe un Programa anual de auditoria interna aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno La oficina de Control Interno carece de personal multidisciplinario que sirva de apoyo a los diferentes procesos y procedimientos que debe realizar. parágrafo 2 del Art.11 Ley 87 de 1993.

7 Avances Se realizó el proceso de autoevaluación de control y autoevaluación de gestión por parte del Representante de la dirección. Se realizó la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno utilizando la metodología propuesta por el DAFP Estado General del Sistema de Control Interno De acuerdo con los resultados de la evaluación del Modelo Estándar de Control Interno la Alcaldía Municipal de San Diego mantiene un nivel de Incumplimiento Medio de los principios, fundamentos y objetivos del mismo. Con un nivel de mantenimiento del 80,55% implementado, documentado y socializado; es preciso seguir trabajando en temas de direccionamiento estratégico, administración de riesgo, actividades de control y evaluación independiente. Recomendaciones Es necesario seguir fortaleciendo los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación; trabajar en el cambio del modelo funcional a uno enfocado por procesos; no descuidar ningún elemento de control por cuanto algunos cambian anualmente y otros con el cambio de administración y la normatividad; reforzar la Oficina de Control Interno para que esta pueda cumplir con las funciones esenciales asignadas en el Art.3 Decreto 1537 de 2001 como son: valoración de riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento a la cultura de control, y la relación con los entes externos. Original Firmado ALVARO ENRIQUE GUERRERO MENDOZA Firma

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