Convierte a tu gente en un equipo de alto rendimiento

Transcripción

1 Convierte a tu gente en un equipo de alto rendimiento

2 Convierte a tu gente en un equipo de alto rendimiento 14 de febrero 31 de febrero 1. Introducción al Liderazgo 1.1 Concepto de Liderazgo 1.2 Líder o jefe 1.3 Tipos de liderazgo 2. Construcción y Gestión de Equipos 2.1 De Grupo a Equipo 2.2 El Líder y su Equipo 2.4 Razones de fracaso 2.5 Algunas reflexiones 3. La Gestión del Cambio 3.1 Introducción 3.2 El cambio en su empresa 3.3 Razones de fracaso 4. La Gestión de Reuniones 4.1 Introducción 4.2 Planificación 4.3 Recomendaciones durante la reunión 4.4 Evaluación y Resultados 5. La Gestión del Tiempo 5.1 Concepto 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

3 3. La Gestión del Cambio 3.1 Introducción 3.2 El cambio en su empresa 3.3 Razones de fracaso

4 Video recomendado El mundo en que vivimos cambia a un ritmo exponencial

5 Cambios? Los gerentes hacen casi siempre más de lo mismo, más veces y cada vez más rápido Peter Drucker 5

6 La Gestión del Cambio Una necesidad en el entorno actual La sociedad cada vez evoluciona más deprisa y todo indica que el ritmo de cambio se va intensificar más. Estando así las cosas, las organizaciones deben prepararse para desenvolverse y prosperar en un entorno muy volátil y turbulento Muchas de las organizaciones actuales nacieron en un mundo mucho más estable. En entornos más estables era suficiente con poner foco en conservar la cuota de mercado, gestionar el crecimiento y mantener la estabilidad interna. Sin embargo, la cultura organizacional que les ha funcionado en épocas de mayor estabilidad ahora puede llevarles al fracaso Las únicas organizaciones que van a tener éxito son aquellas capaces de adoptar rápida y eficazmente cambios fundamentales, duraderos y que afecten a toda la organización

7 El cambio es necesario Pero hay que superar barreras! Es necesario, tanto a nivel personal como organizacional, adoptar una cultura que favorezca el cambio. Sin embargo el cambio produce miedo porque tenemos incertidumbre respecto a las consecuencias, resultados o posibles fracasos. Conocer las Fuentes de Resistencias al cambio nos ayudará a superarlas. Los cambios no se producen por las personas: NO QUIEREN NO PUEDEN NO SABEN Las personas a veces no quieren cambiar porque consideran que no les conviene, que la nueva situación puede ser peor que la actual, que van a tener que trabajar más, perder lo ganado, etc. A veces las personas a pesar de que tengan suficiente información, perciben que no pueden cambiar, debido a una organización que castiga el error, a la inseguridad respecto a las capacidades, posibilidades o recursos, etc Sin un adecuado conocimiento o sin tener una visión global de la situación, las personas tenderán a retrasar cualquier cambio, lo que se percibe como una forma de resistencia "...la ignorancia sobre la naturaleza de nuestra resistencia a cambiar es lo que mata el cambio, y no la resistencia en sí misma...". 3.1 Introducción - 7 -

8 Video recomendado Un ejemplo de la Resistencia al Cambio

9 La Gestión del Cambio Empezar por uno mismo Qué queremos que cambie El país Los políticos Los compañeros Mis amigos Mis vecinos Mi esposa Mis hijos Mis clientes Debo cambiar YO? Uno tiene que ser el cambio que quiere ver en el mundo Mahatma Gandhi 3.1 Introducción - 9 -

10 Video recomendado El Líder, mediante el ejemplo, debe dar el primer paso

11 La Gestión del Cambio Un buen ejemplo de cambio permanente Celebra sus fracasos y cuasi fracasos. Cada división debe generar el 30% de sus ingresos de productos introducidos en los últimos 4 años. Para estimular la proliferación de ideas entre departamentos y empleados, promueve ferias internas, una por año, que expone a innovadores con áreas comerciales. En 1951 creó un Foro Técnico, para que los empleados compartan información e ideas. 3M apoya a sus investigadores a que le dediquen 15% de su tiempo a proyectos diseñados por los empleados. 3.1 Introducción

12 El cambio debe ser constante Haya o no problemas Toyota en el er. fabricante de automotores del mundo y en pleno crecimiento Top management y accionistas estaban eufóricos Cuando todo parecía de maravilla, el CEO, Fujio Cho decidió reinventar la empresa "Cualquier compañía que no esté dispuesta a reinventarse está condenada a la desaparición Fujio Cho 3.1 Introducción

13 Video recomendado Que puede hacer usted para cambiar la cultura de su empresa?

14 Modelo de Kotter 8 pasos para el cambio Existen muchas teorías acerca de cómo gestionar procesos de cambio. Philip Kotter, profesor en la Escuela de Negocios de Harvard, es el experto más prestigioso en la materia y desarrollo el modelo del cambio en 8 pasos. 1. Ancle el cambio en la cultura de la empresa 2. Construya sobre el mismo cambio 3. Asegúrese triunfos a corto plazo 4. Elimine obstáculos 5. Comunique la visión 6. Desarrolle una visión clara 7. Forme una coalición 8. Establezca sentido de urgencia Philip Kotler 3.2 El cambio en su empresa

15 El cambio en su empresa Best practices: ponlas en práctica! 1 Evaluar la disposición al cambio de su empresa Las principales herramientas para hacerlo son encuestas diagnóstico, mediante las que mediremos el clima organizacional y su influencia en posibles cambios, la disposición a apoyarlos por las personas clave, los factores que pueden reforzar o debilitar los cambios, etc. Sea creativo! Otra herramienta es el Change Board, que es realizado para medir el grado de apoyo al cambio de cada una de las personas clave, en relación con las actitudes (aprendizaje, mayor esfuerzo, retos, etc.)que el cambio requiere de ellos 2 Comunicar adecuadamente la visión: dónde queremos llegar Primero se realiza un taller de trabajo de visualización con los máximos responsables y después se comunica al resto de la empresa, tanto los objetivos, como las necesidades y características del cambio requerido. 3 Planificar el proceso: delimite tareas, responsables, objetivos, plazos, etc 4 Implantar un sistema de comunicación bidireccional Asegúrese de que la comunicación fluye de forma efectiva, que los mensajes transmitidos llegan a todos sus destinatarios y que a los superiores les llega el feedback necesario de las capas inferiores, que les permitirá tomar decisiones y actuar. 3.2 El cambio en su empresa

16 El cambio en su empresa Best practices: ponlas en práctica! 5 Crear capacidad de liderazgo y apoyo Asegúrese de que los responsables de liderar equipos y tomar decisiones estén capacitados para ello. Para ello puede utilizar modelos de coaching o mentoring. 6 Coordinar el proceso de cambio y los valores culturales Se analizan los puntos de conflicto y se trabaja sobre la identificación de los factores de la cultura capaces de aportar los elementos que faciliten el cambio. Por otra parte, se estudian mecanismos a aplicar para lograr la institucionalización e internalización del cambio. 7 Generar capacidades de cambio individuales y por equipos de trabajo Se realiza tanto mediante programas de formación dirigidos al cambio como mediante el fomento de los equipos de trabajo ( team building ) 8 Implantar sistemas de Evaluación del Desempeño, Benchmarking, control, etc Se debe realizar tanto a nivel organizacional (desviaciones frente a objetivos, detección de problemas, posibles incoherencias, etc.) como a nivel personal mediante los sistemas de evaluación tradicionales. 3.2 El cambio en su empresa

17 Procesos de cambio Principales causas de fracaso Conozca cuales son los principales factores causantes de que los procesos de cambio fracasen: Lentitud del cambio 32% Deficiente coordinación 28% Cultura adversa al riesgo 26% Limitarse a los conocimientos actuales 25% Problemas en la selección de ideas 21% Inadecuadas herramientas de medición 21% Escasez de ideas 18% Fallos en la comunicación o el Marketing 18 % Fuente: Business Week (April 2006) 3.3 Razones de fracaso

18 Procesos de cambio Qué tipo de proyectos fracasan? Conozca cuales son las características de los procesos de cambio con mayor tendencia al fracaso para evitar caer en los errores cometidos por otros: Fuente 1. Proyectos largos. 2. Sin controles intermedios o con controles espaciados y/o discontinuados. 3. Proyectos complejos 4. Ejecutados por un equipo no-experto, poco entusiasta y poco cooperativo. 5. Sin patrocinio de los niveles superiores 6. Ejecutados en áreas adversas al cambio 7. Requieren mucho trabajo adicional a los empleados 3.3 Razones de fracaso

19 4. La Gestión de Reuniones 4.1 Introducción 4.2 Planificación 4.3 Recomendaciones durante la reunión 4.4 Evaluación y Resultados

20 Gestión de las reuniones Esta en sus manos Si las reuniones funcionan bien, son una fuente de energía, motivación y realización tanto para el equipo como para las personas Si las reuniones funcionan mal son una perdida de tiempo, energía y dinero Un escritor argentino, fue preguntado acerca de dónde quería morir En caso de que fuera a morir quisiera que fuera durante una reunión.allí el paso entre la vida y la muerte es casi imperceptible 4.1 Introducción

21 Video recomendado Los asistentes muchas veces están más fuera que dentro

22 Las reuniones ineficaces Un problema habitual e infravalorado En teoría... una reunión debería ser la forma más efectiva de lograr la interacción y compromiso de las personas del equipo hacia un objetivo determinado sin embargo Esta usando mi presentación. Se está aprovechando de mi curro!! Estoy cansado Me quiero ir a casa qué habrá de cenar? ZZZ. Que hago aquí? Me da igual este proyecto y tengo mucho trabajo!! Es habitual esto en su organización? Probablemente SI pero esta en sus manos tomar las medidas adecuadas para que esto no ocurra. ACTUE! 4.1 Introducción

23 Las reuniones ineficaces Falta de estructura Una de las causas más habituales de las reuniones improductivas es que se aprovecha para incorporar y tratar todo tipo de cuestiones, sin criterios ni estructura. La consecuencia es que después de unas cuantas horas, nadie queda satisfecho: algunos esperaban que fuera una reunión informativa y rápida, otros esperaban datos clave para tomar decisiones importantes, otros querían hablar en serio sobre la cultura y los empleados La solución consiste en celebrar distintas reuniones para cubrir diferentes finalidades: Tipo de Reunión Duración Finalidad Claves de éxito Repaso diario 5 min Compartir planes y actividades diarias No cancelarla aunque haya ausencias Táctica semanal min Analizar las actividades y datos semanales. Resolver Posponer debates estratégicos Estrategia mensual 2 a 4 horas Debatir, analizar, realizar tormentas de ideas, decidir cuestiones críticas que inciden en el éxito a l/p Limitarse a uno o dos temas Preparase e investigar Repaso trimestral 6 horas o más Analizar la estrategia, las tendencias del sector, personal clave y desarrollo de equipo Salir de la oficina Centrarse en el trabajo y limitar actividades sociales Fuente: Reuniones que matan de Patrick Leuceni 4.1 Introducción

24 Gestión de reuniones Claves para reuniones efectivas Antes de seguir, es necesario preguntarse 1. Es necesaria la reunión? 2. El tema a tratar es motivo suficiente? 3. Se puede alcanzar el objetivo sin necesidad de una reunión Objetivo: Descartar reuniones innecesarias 4.1 Introducción

25 Gestión de reuniones Claves para reuniones efectivas La gestión de las reuniones es responsabilidad del líder y no debe ser dejada a la intuición o la costumbre. Trate de integrar los consejos y prácticas para las reuniones efectivas y que se clasifican en función de su relación temporal: Antes de la reunión Durante la reunión Después de la reunión 4.1 Introducción

26 Gestión de reuniones Planificación previa El 97% de los fracasos no se deben a una mala interrelación entre los participantes, sino a la falta de preparación y planificación No existe una buena reunión sin una adecuada planificación Una adecuada planificación debe contemplar los siguientes aspectos: Finalidad Para qué? Saber cual es el objetivo de la reunión y objetivos esperados Contenido Qué? Se tienen que definir los temas y mensajes e n función de objetivos Colectivo Quién? Reflexionar sobre los asistentes, anticipar objeciones y respuestas Material Qué documentación se va a repartir? Reflexionar sobre la documentación y repartirla con antelación Organizar Contenidos Cómo se va a organizar? Preparar el orden del día y los tiempos para cada tema Lugar, fecha, hora Dónde, cuándo, horario? Pensar el lugar, hora y día más adecuados para la mayoría Convocatoria Qué debe incluir? Definir bien el contenido de la convocatoria 4.1 Introducción

27 Gestión de reuniones Planificación previa: la Convocatoria Qué aspectos debe contemplar la Convocatoria? Fecha, hora de inicio y fin Lugar de realización Listado de todos los convocados Objetivo de la reunión Agenda de temas a tratar, orden y tiempo para dedicado a cada uno Adjunte toda la información necesaria con antelación Comunique lo que se espera de cada participante NO basta con citarles 4.2 Planificación

28 Gestión de reuniones Otras actividades previas Selección de local adecuado y verificación de disponibilidad Preparación de la mesa principal Ratificación de asistentes Selección de local adecuado y verificación de disponibilidad Preparación de la mesa principal Ratificación de asistentes Lo habitual es que cuando los asistentes están presentes no funciona el monitor, proyector, etc la video-conferencia da problemas no ha venido una persona clave Se malgasta el tiempo de todos los asistentes ( y usted su dinero!) Se acorta la duración neta de la reunión Se pueden crispar los ánimos, etc La reunión empieza con mal pie! 4.2 Planificación

29 Ley de la EFECTIVIDAD La efectividad de una reunión es inversamente proporcional al número de personas que asisten Ley de la BANALIDAD En toda reunión el tiempo dedicado a un asunto está en relación inversa con su importancia Parkinson

30 Gestión de reuniones Recomendaciones durante la reunión Todas las reuniones siguen el mismo proceso y se componen de tres fases: Presentación Desarrollo Conclusiones No olvide las recomendaciones para cada una de las fases: Presentación Presente a los participantes que no se conozcan Explique los objetivos concretos de la reunión y como van a ser medidos Comunique los roles de cada uno de los participantes Explique la metodología de la reunión, los temas a tratar y tiempos dedicados 4.3 Recomendaciones durante la reunión

31 Gestión de reuniones Recomendaciones durante la reunión Desarrollo Designe a la persona encargada de recoger notas y realizar el Acta de la reunión Mantenga el ritmo de la reunión: Controlando el tiempo No permitiendo que se pierda el hilo Recapitulando antes de cambiar de tema Cree un buen ambiente: Respetando las diferencias entre personas Recapitulando antes de cambiar de tema Agradeciendo las aportaciones Siendo sincero No tolerando altercados Permitiendo que los participantes entren y salgan cuando termine su papel Modere la discusión e involucre a todos los participantes Saque partido a los conocimientos y experiencia de los participantes ESCUCHE, ESCUCHE, ESCUCHE! 4.3 Recomendaciones durante la reunión

32 Gestión de reuniones Que NO debe hacerse? NO quiera dominar la discusión NO atosigue ni presione NO interrumpa (salvo excepciones) NO personalice las responsabilidades NO se desvíe del tema principal NO alargue la reunión innecesariamente 4.3 Recomendaciones durante la reunión

33 Gestión de reuniones Acabe la reunión con las conclusiones Conclusiones Haga un repaso final muy breve de todos los temas tratados Se deben sacar conclusiones y compromisos respecto a las actuaciones o siguientes pasos: Qué hay que hacer Cuándo deben estar hechas las tareas definidas Quiénes son los responsables Que recursos se van a destinar, etc. Lea los acuerdos adoptados: aprobación informal del acta Acabe la reunión con un mensaje positivo y motivador 4.3 Recomendaciones durante la reunión

34 Y finalmente resultados de la reunión? Se han logrado los objetivos? Que compromisos se han adquirido? Cómo ha sido la actitud de los participantes? Qué problemas han surgido? 4.4 Evaluación y resultados

35 Las reuniones..no terminan cuando se van los asistentes Después de toda reunión, el líder debe realizar tres acciones imprescindibles: 1. Evalúe la reunión y registre los resultados en una Matriz de Evaluación de Resultados 2. Elabore un resumen o Informe de Resultados y enviarlo por correo electrónico a todos los asistentes Proporciona un registro del procedimiento Facilita el control posterior Recuerda el contenido de la reunión, las decisiones tomadas y su repercusión en el trabajo de cada uno 3. No olvide hacer un seguimiento de los acuerdos adoptados, integrando los siguientes pasos en su agenda y convocando las reuniones necesarias 4.4 Evaluación y resultados

36 Evalúe los resultados Matriz de Evaluación de Resultados Fecha.. Hora inicio: Hora fin: Duración: minutos Citada por : Nº de Asistentes MEDICION DE EFECTIVIDAD DE LA REUNION BAJA EFECTIVIDAD BAJA NEUTRO ALTA ALTA EFECTIVIDAD Falta de objetivos Objetivos claros y específicos Fatal de planificación Adecuada planificación Inicia y fin a destiempo Inicio y fin a tiempo Interrupciones constantes Sin interrupciones No se ha seguido la planificación Evolución conforme a planificación No se ha hecho un resumen o conclusiones adecuado Resumen de cada punto tratado Falta de informe o resumen final Resumen final elaborado y completo Poca participación de los asistentes y creatividad Alta participación con creatividad No se cumplen los objetivos Cumplimiento de los objetivos SE HUBIERA PODIDO EVITAR LA REUNION SE HUBIERA PODIDO EVITAR MI ASISTENCIA SI Call Tomando la decisión sin reunión Juntándola con otra NO SI Leyendo el Informe Enviando un representante NO Comentarios 4.4 Evaluación y resultados

37 5. La Gestión del Tiempo 5.1 Concepto 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

38 El tiempo un recurso escaso y valioso Porque es muy escaso Porque no se puede comprar Porque no se puede ni escatimar ni almacenar Porque no puede multiplicarse Porque pasa lenta pero inexorablemente Porque es VIDA Debemos invertir nuestro tiempo cuidadosamente y sacar el mayor provecho al tiempo del que disponemos Gestione su tiempo! 5.1 Concepto

39 Video recomendado El Valor del Tiempo

40 El tiempo, un recurso escaso y valioso Todos disponemos del mismo tiempo 60 segundos por minuto 60 minutos por hora 24 horas al día Pocos son los que tienen tiempo suficiente sin embargo cualquiera tiene todo el tiempo que hay Proverbio pero no a todos les cunde de igual forma la jornada de trabajo 5.1 Concepto

41 Gestión del Tiempo hay que trabajar en ello! El grado de aprovechamiento del potencial de trabajo humano es del 30-40% La mayor parte del tiempo y de la energía se malgasta porque faltan objetivos, planificación, prioridades, y visiones de conjunto «Gestionar» el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominado por ellos. Esto no se consigue de forma automática, hay que trabajar en ello! Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en común: En algún momento de su vida han reflexionado sobre su aprovechamiento del tiempo y han tomado medidas Si aprende a gestionar su tiempo, obtendrá, entre otros, los siguientes beneficios: o o o Alcanzará objetivos que se ha propuesto Podrá dominar, reducir y evitar el stress Tendrá más tiempo libre para su familia, amigos y usted mismo 5.1 Concepto

42 Qué haces. para ahorrar tiempo?

43 Gestión del Tiempo Lo primero.identificar el problema Los ladrones del tiempo son todos los factores, hábitos, prácticas, circunstancias o situaciones que nos hacen perder tiempo en nuestro trabajo LADRONES EXTERNOS Gestión inadecuada del teléfono Visitas inesperadas Excesiva burocracia Urgencias permanentes Exceso de reuniones Viajes y desplazamientos Esperas Entorno inadecuado Falta de comunicación e información Dirección deficiente o colaboradores incapaces Objetivos mal definidos o inexistentes Falta de estímulos y de motivación LADRONES INTERNOS No saber decir que no Perfeccionamiento y exceso de detalle Mesas abarrotadas y desordenadas Afán por poseer demasiada información Mala gestión de la información disponible Cansancio o mala forma física Tensión, preocupación, nervios Poca autodisciplina Indecisión, dejar las cosas a medias Mala planificación Falta de prioridades o prioridades equivocadas Métodos poco eficaces Tener conciencia de un problema es el primer paso para solucionarlo! 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

44 Gestión del Tiempo Planificación = Ganar tiempo "Cuanto más se planifique, menos intervendrá la casualidad" Proverbio del manager La experiencia nos enseña que cuanto más tiempo se invierte en planificar tanto menos tiempo se gasta en realizar las tareas marcadas, ahorrando tiempo al final Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario y lo hace de una manera consecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial. El primer paso es: Realice PLANES DIARIOS y POR ESCRITO! siguiendo las 3 Reglas de Oro: 1. Priorización (Convey) 2. Productividad (Pareto) 3. Inmediatez (Pa ayer) 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

45 Gestión del Tiempo Regla 1: Priorización (Convey) Clasifique las tareas en función de su Importancia y su Urgencia Coloque todas las tareas en su cuadrante correspondiente dentro de la Matriz Sea disciplinado: realice cada tarea en el orden indicado RETO Anticípese para poder gestionar las tareas IMPORTANTES antes de que se conviertan en URGENTES Tenemos tendencia a priorizar lo Urgente sobre lo Importante Lo que resulta verdaderamente urgente es ocuparse de lo importante 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

46 Gestión del Tiempo Regla 1: Priorización (Convey) 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

47 Recomendación Trabajar esta muy bien, pero Se debe oscilar continuamente entre el estrés y la diversión, lo fácil y lo difícil, el pasarlo bien y ocuparse de las obligaciones 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

48 Gestión del Tiempo Regla 2: Productividad (Pareto) 20% de tu tiempo 80% Resultados Eres muy productivo 80% de tu tiempo 20% Resultados Eres menos productivo Aplicando a nuestra planificación la teoría de Pareto veremos incrementar nuestra productividad de forma espectacular. Sigue estos dos sencillos pasos: 1. Identifica los factores que se repiten en los momentos de alta producción 2. Repite y potencia lo que funciona 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

49 Gestión del Tiempo Regla 3: Inmediatez Te tienes que comer un sapo? HAZLO YA! 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

50 Gestión del Tiempo Regla 3: Inmediatez: Evita la Dilación La Dilación es la acción deliberada de dejar las cosas para mañana Todos tenemos tendencia a retrasar la ejecución de tareas que nos cuesta afrontar, que tenemos miedo sobre los resultados, tediosas, etc Retrasar su ejecución genera un circulo vicioso Las consecuencias: o o o Pérdida de oportunidades Baja productividad Estrés, etc Las actividades inacabadas son la primera causa de estrés Concentra toda la atención en lo que estás haciendo hasta que esté terminado. Concluye el trabajo antes de pensar en el resultado 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

51 Gestión del Tiempo Regla 3: Inmediatez: Evita la Dilación Algunos Consejos Reconoce el problema: escribe todas las excusas y justificaciones que utilizas Piensa en positivo: cuando antes empiece antes acabo Establece objetivos claros Evita objetivos demasiado grandes que te generen agobio Premia tu rendimiento 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

52 Para terminar.aprende a decir NO Promete menos y cumple más A veces es necesario Si se dice frecuentemente tendrá repercusiones negativas Si no se dice nunca, no seremos capaces de cumplir y nos estresaremos Técnicas de gestión del tiempo

53 Gestión del Tiempo Para terminar.aprende a DELEGAR Debes delegar lo que puedas, que siempre es más de lo que se delega Cuáles son las tareas que deben ser delegadas? Matriz de Administración del Tiempo Urgentes pero No Importantes Perder tiempo enseñando a otros le hará ganar tiempo en el futuro La delegación le va a permitir dedicarse a las tareas verdaderamente importantes Además de ganar tiempo, estará contribuyendo al desarrollo y motivación de sus colaboradores 5.2 Técnicas de gestión del tiempo

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