mobiliensoft Expertos en Soluciones TI Solución Web Administración Condominal

Transcripción

1 Solución Web Administración Condominal

2 Solución Web para la Administración Condominal Es una herramienta en internet para ayudar a la administración de condominios, conjuntos residenciales, oficinas o centros comerciales de una manera inteligente y organizada, en donde se contempla: el manejo de cuotas, ingresos & egresos, recibos, avisos de cobro, informes, reportes dinámicos, balance, facturas (CFDI & CBB), pizarrón, mensajes, reservaciones, juntas virtuales y otras herramientas necesarias para llevar una administración de excelencia. La administración y los condóminos pueden conocer el estado del condominio en cualquier momento Mobiliensoft Solución Web para la Administración Condominal le da el control total de su información 2

3 Herramientas Integrales de la Solución Web Informes En esta sección se puede consultar cualquier informe dinámico financiero del condominio así como exportar a cualquier formato (Word, Excel, PDF, Html y otros.) Informe general Resumen general Resumen de cuotas Resumen de ingresos y egresos Reportes El sistema genera de forma automática el balance general o reporte financiero de cada mes, el cual se puede exportar a cualquier formato (Word, Excel, PDF, Html y otros) Ingresos En esta sección se puede realizar diferentes tipos de ingresos generados por diversos conceptos para cada condómino, con el filtro mensual. Ingresos de cuotas Ingresos a caja chica Ingresos diversos Egresos En esta sección se puede realizar diferentes tipos de egresos generados por diversos conceptos de gastos, con el filtro mensual. Egresos Generales Egresos de caja chica Egresos cíclicos Factura electrónica (CFDI) Generar, Administrar, Timbrar, Almacenar y Envío de los CFDI s (PDF - XML) de acuerdo a los lineamientos que exige el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para factura electrónica en el giro de inmuebles (aplica solo en México) Recibos El sistema genera y envía de forma automática los recibos electrónicos, los cuales contienen una firma electrónica infalsificable. Avisos de cobro El sistema genera los avisos de cobro de cuotas de forma automática mes a mes para cada condómino, ahorrando a la administración tiempo de envío y captura de información, haciendo mas eficiente el proceso de recuperación de cuotas. Pagos con TDC En esta sección los condóminos pueden realizar sus depósitos o transacciones de sus respectivas cuotas, a través: VISA Master Card AMEX Débito Depósitos NO Identificados Agilice su administración reconociendo los depósitos de manera automática de cada condómino. 3

4 Herramientas Integrales de la Solución Web Consultas El condómino siempre podrá consultar la información del condominio: Cuotas, Ingresos, Egresos, Morosos, Gastos Mayores, Asambleas, Reportes, Proveedores y otros. Cierre de balance El sistema cierra balance los primeros días de cada mes, con lo que significa que la información financiera anterior NO podrá ser modificada, por lo que la rendición de cuentas es clara, transparente y oportuna. Estadísticas En esta sección se puede consultar las estadísticas del condominio, es ideal para la toma de decisiones, puesto que se arrojar una radiografía financiera de cada condómino así como del condominio. Minutas de asamblea El sistema crea una minuta de asamblea de forma automática, con la información financiera del periodo de selección, de tal manera que el administrador puede presentarla ante el comité de vigilancia. Ahorrando tiempo considerable en la preparación de la asamblea. Encuestas Herramienta poderosa para la toma de decisiones sobre algún tema en específico. La administración puede generar las preguntas necesarias para realizar una encuesta, así como puede consultar el resultado de las votaciones de los condóminos con respecto a la encuesta realizada. Pizarrón Virtual El pizarrón es una herramienta en donde inmediatamente que entra el condómino a su panel, podrá observar el mensaje que le ha mandado la administración. Este mensaje puede ser enviado a todos los condóminos o mensaje privado (a un determinado condómino). Comunicación La administración puede llevar conversaciones con los condóminos en un foro, donde existirá un registro de peticiones y quejas, así como un historial y seguimiento de estas. e-condómino Mediante esta herramienta puede mandar correo a un condómino o a todos. Así mismo se tiene la opción de mandar un archivo adjunto. Proveedores En esta sección se puede consultar y dar de alta los proveedores, así como crear proveedores cíclicos, es decir para que aparezca en egresos de manera automáticamente cada mes. Configuración La administración puede personalizar el sistema conforme a los requerimientos de cada condominio. El sistema cuenta con WEB SERVICES en caso de requerir comunicación con algún otro tipo de sistema, evitando la doble captura de información. 4

5 Herramientas Integrales de la Solución Web Documentos En esta sección se puede agregar o eliminar documentos para que puedan consultarlo los condóminos, se tiene la opción de subir archivos a través de las diferentes categorías: generales, legales, teléfonos importantes y otros. Multi-Lenguaje El sistema opera en varios idiomas. Seguridad El sistema cuenta con certificado SSL que sirve para brindar seguridad al usuario en cifrado y encripción de datos. Así mismo el sistema hace una replica de la base de datos en diferentes servidores de internet por medidas de seguridad. El personal de Mobiliensoft tiene acuerdos de confidencialidad para la protección de datos de los condóminos 5

6 Beneficios Administración Agilizar procesos Procesos administrativos más rápidos, seguros y eficientes (estados financieros, reportes, recibos o facturación electrónica, minutas de asambleas, reportes de estado general de cuotas, etc). Registro de fecha en cada ingreso y egreso: parcial, adelantado, extraordinario, cuotas especiales, áreas comunes, gastos, etc. Servicio de excelencia El sistema realiza un balance cada mes, evitando manipulación de los reportes y balances anteriores, con esto se tiene la seguridad de que información financiera NO SERA ALTERADA. Facturas & Recibos Facturas electrónicas, CBB, recibos electrónicos, avisos de cobro (con desglose detallado), se envían de forma inmediata, con lo que el administrador se ahorra tiempo de envío y de explicación al condómino acerca del desglose de pagos. Recaudar cuotas de mantenimiento Dar seguimiento a la recaudación de cuotas de mantenimiento, con lo que los mismos condóminos podrán ayudar a la recaudación de cuotas al enterarse de quienes son morosos. Finanzas transparentes Rendición de las finanzas del condominio de forma clara, oportuna, rápida y transparente. Condóminos Finanzas transparentes Reciba de su Administrador las finanzas de su condominio de forma clara, oportuna, rápida y transparente y lo mejor de todo en cualquier momento y cualquier hora (Información ON LINE). Información inmediata Información segura y ágil. El condómino puede obtener la información (on-line) de las cuotas de todos los condóminos, tanto de los que pagan puntualmente o por adelantado como de los morosos, gastos, caja chica, cheques, minutas de asamblea, reportes, estados financieros, etc. Registros Registro de fecha en cada ingreso y egreso (on-line): parcial, adelantado, extraordinario, cuotas especiales, áreas comunes, gastos, caja chica, cheques, etc. Ahorro en tiempo de asambleas Debido a que los condóminos obtienen en tiempo real la minuta de asamblea (proyecciones de trabajos, situación financiera del periodo, etc). Ahorro en tiempo de aclaraciones El sistema ofrece una plataforma de comunicación virtual. Ahorro en gastos administrativos Mensajería, pape, bodega, teléfono, cartuchos de impresión, copias entre otros. 6

7 Headquarters Lomas de Chapultepec México D.F., C.P Tel.: + 52 (55) contacto@mobiliensoft.com