Siscop Sistema de Control y Ordenes de Producción

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1 Siscop Sistema de Control y Ordenes de Producción Vista Preliminar del Sistema Presentado por: David R. Vidal Fecha: 05 de Febrero de 2009 Santo Domingo, R.D.

2 Sistema de Control de Ordenes de Producción Siscop Introducción Siscop es un sistema diseñado exclusivamente para el control de los procesos que se desarrollan en una fábrica, y fue pensado primariamente para la industria del vidrio. El sistema cuenta con todas las herramientas que garantizan un buen desarrollo y control de las operaciones, las cuales vamos a describir a continuación. I. Seguridad La seguridad es uno de los principales nortes de nuestro sistema, ya que controla desde la cotización hasta los estados financieros y el manejo del efectivo. Por esta razón, nos hemos esforzado en mantener altos estándares de seguridad. La seguridad se maneja en 4 etapas: 1. Seguridad de Administración El sistema incluye un usuario administrador, el cual tiene todos los accesos y es protegido por clave de acceso. 2. Seguridad de Grupo Se pueden definir grupos de seguridad a los cuales se les asignan accesos predeterminados que a su vez son heredados por los miembros que se asignen a dicho grupo. 3. Seguridad de Usuario Esta etapa define la seguridad y/o los derechos que podrían ser asignados a los usuarios como entes individuales. De aquí se desprende que un usuario posee derechos asignados por el administrador más los heredados del grupo de seguridad al que pertenece. 4. Seguridad del Sistema El Siscop está protegido por un sistema de seguridad de encriptación por un alfabeto propietario y dinámico de 100 bits. Y éste se integra tanto al sistema operativo como al hardware haciendo casi imposible el ser copiado sin autorización. Cada una de estas etapas es explicada en el manual de usuario en el capítulo correspondiente a la seguridad.

3 II. El Sistema Siscop fue desarrollado en Visual Foxpro 9.0, uno de los manejadores de datos más usados, y las bases de datos utilizadas son las nativas del mismo. Debido al diseño utilizado en Siscop para el manejo de las bases de datos, la migración a otras plataformas para versiones futuras podrá realizarse rápidamente. La interfase está diseñada con ayuda integrada en el desktop, de manera que el usuario tenga a la mano esa ayuda que necesita constantemente. Siscop cuenta con un sistema de correo electrónico propio y se utiliza para comunicarse con Servicio, así podemos dar soporte al momento en que se necesita. También tiene la capacidad de manejar correos electrónicos corporativos directamente, sin el uso de otros utilitarios. Las actualizaciones de Siscop se realizan online, y desde una opción del mismo sistema, lo cual contribuye considerablemente a la velocidad de respuesta en caso de que fuera necesaria alguna ayuda. Siscop mantiene un archivo digital de todos los documentos que podrían envolver los procesos, mediante la integración de un módulo que maneja directamente los accesorios de digitalización (Scanner, Cámaras digitales, etc.). Esto se logró mediante la integración directa con los manejadores de accesorios digitales del sistema operativo, lo cual NO permite utilizar programas de terceros para esto. Siscop maneja 4 listas de precios independientes y cada una depende de una tasa de importación que se define al inicio de la configuración del sistema y que podría variar según el mercado. Una de estas listas se comporta de manera diferente, pues esta es la lista de precios de proyectos. Todos los proyectos cotizados bajo esta lista necesitan autorización de la administración antes de pasar a producción. Osea, que hasta que los responsables de autorizar esos proyectos no lo hagan, éstos no saldrán en el monitor de producción para su posterior manufactura. En conclusión, este sistema fue diseñado en base a las necesidades que observamos durante casi 10 años de experiencia de trabajo directamente en el área. Siscop mantiene el rastro de todos los movimientos de las personas que lo utilizan, grabando así en cada récord la información de quien efectuó la transacción, la hora y el equipo en el que estaba sentado cuando la hizo. De esta forma se mantiene el control sobre la fidelidad de los empleados que lo manejan. Siscop consta de un accesorio que le hemos llamado el Desktop Activo. Esta es una característica de la pantalla principal que indica contínuamente valores predeterminados por el usuario como: ventas, ingresos por vendedor, por día, etc. Esta información se desplega automáticamente y se actualiza cada 10 segundos, proporcionando así la facilidad a la adminstración de la empresa de obtener información clave con sólo mirar la pantalla.

4 III. Los Procesos Siscop fue desarrollado pensando en los procesos prácticos que se realizan en la planta, lo cual lo hace bastante intuitivo. A continuación describimos los procesos más importantes que se pueden controlar mediante Siscop: Cotización Ordenes de Producción Ordenes de Reemplazo Facturación Ingresos Cuadres de Caja Vendedores Comisiones Notas de Crédito Devoluciones Manejo de Clientes Manejo de Suplidores Manejo Digital de Documentos Ordenes de Compras Cuentas por Pagar Generación de Cheques Integración a los Equipos de Corte de Vidrios Sistema de Inventario Perpetuo Manejo de Tiempos y Eficiencia en la Producción Creación de Fórmulas de Producción Análisis de Costos de Producción Programación de Producción Control y Monitoreo de Producción Contabilidad Cuentas por Cobrar Despachos Manejo de Bancos y Efectivo Gastos Menores Estados Financieros Índices Financieros Otros Reportes de Control Siscop consta de un sistema completo de contabilidad integrado el cual permite la obtención de datos rápidos para soporte a la toma de decisiones. Siscop es un sistema totalmente paramétrico, lo que significa que puede ser cambiada la manera en la cual se comporta sin la necesidad de intervención del programador. Siscop puede ser configurado para trabajar en varias monedas extranjeras al mismo tiempo, y automáticamente se encarga de la conversión a la moneda local para fines contables.

5 IV. Descripción del Sistema El sistema inicia en la pantalla que se muestra a continuación, desde donde se puede accesar a cualquiera de los módulos que lo componen. A la izquierda se encuentran los módulos de apoyo y utilitarios del sistema y en la parte superior aparecen los accesos a los diferentes módulos de los procesos del sistema. Aquí podemos apreciar el logo de la compañía y la fotografía del usuario que está activo (en este caso el Administrador, el cual utiliza una imagen del sistema). Podemos observar también una gráfica en el desktop, la cual se puede configurar para que despliegue cualquier información que se desee. En la parte inferior se presenta una descripción indicando al usuario una pequeña y rápida ayuda acerca del módulo sobre el cual se posa el mouse. Operaciones que regularmente requieren de programas alternativos como el backup del sistema, restaurar los mismos, envío de correos electrónicos y escáner de documentos, se pueden realizar directamente desde la interfase del sistema, pues Siscop cuenta con las herramientas requeridas para que el usuario no necesite absolutamente nada del exterior. Siscop es multi-idioma. El sistema puede configurarse en dos idiomas alternativos, los cuales se definen directamente por el usuario. Aunque el sistema viene basado en español y contiene el inglés, no sólo este ultimo puede sustituirse por otro, sino que también podemos añadir un tercero en cualquier momento. En la sección de configuración de lenguajes se explica claramente la forma de hacerlo. Siscop maneja los factores de conversión internamente, y también puede añadir las unidades y sus factores necesarios para que el usuario no tenga que invertir tiempo en convertir unidades, tarea realizada con mucha frecuencia en este campo. El sistema cuenta además con un protocolo de autorizaciones, donde se especifican los procesos y las personas que lo autorizan, para aumentar así la seguridad y la minimización de errores.

6 V. Módulo de Clientes Aquí se encuentran todas las herramientas para manejar y mantener el listado de clientes. Se pueden digitalizar documentos como: contratos, facturas, manuscritos, etc. y guardarlos de forma que se adquiera un rápido acceso a ellos. También se manejan aquí los estados de cuentas, los avances y las órdenes en proceso de los clientes, así como una gama de reportes que ayudan a la toma de decisiones relacionadas con esta área. Estos estados de cuenta pueden ser expresados en la moneda local o en la moneda en que se efectuó la transacción, para una rápida comprensión de los mismos, el sistema convierte a las tasas actuales, las monedas extranjeras. Esto significa que se le pueden hacer presupuestos y facturas a un cliente en diferentes monedas y a diferentes tasas y el sistema lo convertirá automáticamente a la moneda en que se hace la contabilidad de la empresa, así como también pueden ser expresadas en la moneda nativa de la transacción. A continuación se presenta la primera pantalla del módulo de mantenimiento a clientes. Aquí también se le da mantenimiento a los vendedores y se definen los especiales de venta que sé podrían ofrecer.

7 VI. Cotizaciones El sistema inicia en el proceso de la cotización. Toda factura debe tener una cotización previa de donde fue generada. Al momento de crearse una cotización, damos por hecho que los módulos de clientes e inventario han sido debidamente configurados previo a este proceso. En este módulo se maneja todo lo que tiene que ver con los presupuestos y/o cotizaciones que se crean, además brinda soporte a los ejecutivos de servicio al cliente. La pantalla de Cotizaciones se ve como sigue: En esta pantalla se observa un listado de las últimas cotizaciones y presupuestos realizados. La leyenda al pie de cada pantalla explica el significado de los colores que se muestran. A la derecha se observa una columna con un botón que dice Detalles, al presionarlo se ejecuta el sistema de mantenimiento digital de datos, mediante el cual el vendedor puede escanear manuscritos y documentos asociados a la cotización. Desde aquí se puede ver el número de la cotización o presupuesto, la fecha de realización, el número de factura asociada, el número de orden de producción que se generó al enviar la cotización a producción, el vendedor que realizó la venta, el porcentaje de ejecución de la orden en la planta (estatus de la orden), la moneda en la que se hizo la transacción, el valor en moneda local y las veces que se ha hecho un cambio a la orden. Aquí también se puede hacer copia de cotizaciones para no tener que digitarlas, así como realizar una gama de consultas al respecto. El sistema también es capaz de generar cotizaciones gráficamente, para así generar las mismas libres de errores de concepto entre el vendedor y el cliente.

8 VII. Facturación En este módulo se encuentra todo lo referente a las facturas generadas de los presupuestos, los recibos de ingresos, los pagos efectuados, las devoluciones y desembolsos de efectivo y los comprobantes fiscales. Aquí podemos ver un cronológico de la facturación de la empresa. La leyenda en la parte inferior izquierda de la pantalla explica el significado de los diferentes colores expuestos. Desde aquí se puede iniciar el proceso de anulación de las facturas y el proceso de liberación de las mismas, también se pueden reimprimir y efectuar una serie de consultas al respecto. Siscop está actualizado con los más recientes cambios sobre lo que es el uso de los comprobantes fiscales.

9 VIII. Control de Inventarios Desde este módulo se controla todo lo referente a los inventarios que la empresa maneja. Desde la creación de los artículos de producción, la formulación de las recetas de producción, el establecimiento de los tiempos estándares y la creación de los artículos de venta a partir de lo mencionado anteriormente. Aquí se definen también los departamentos de producción, las categorías del inventario, la estandarización de colores a utilizarse y la estandarización de los tamaños. El sistema genera automáticamente, a través de un ayudador, los códigos de los artículos, de manera tal que no se puedan repetir y causar problemas comunes de control. El sistema maneja también los gráficos al detalle de los artículos a producir. Aquí se pueden especificar las ventas mínimas de cada artículo, la existencia mínima y la máxima, se pueden crear los artículos de venta a partir de las unidades de producción, se efectúan los inventarios físicos de los diferentes almacenes y las salidas de inventario, ya sea para las diferentes órdenes o para uso general de la empresa, ya que cada salida no solamente está conectada a la contabilidad, o sea que se generan automáticamente los asientos correspondientes, sino también que se carga el uso de cada artículo a la orden correspondiente.

10 IX. El Proceso de Producción El proceso de producción empieza con la autorización de la orden de producción (si es necesaria) la cual envía la orden directamente a la planta. Esta orden es generada automáticamente después de ser especificado por el personal autorizado. Este módulo contiene también el programador de producción, el cual se utiliza para programar los lotes a producir en una fecha específica. Los detalles de este módulo serán cubiertos en la parte de Programación de la Producción Desde este módulo se puede autorizar una orden de producción, así como también se pueden reimprimir los tickets de producción. Otro módulo que se maneja desde aquí es el desglose de las órdenes de producción y los análisis de costos de las mismas. Una serie de consultas sobre este tema se pueden efectuar desde esta área. Desde aquí se puede ejecutar el módulo de programación de producción. Si el sistema fue configurado para controlar producción por lotes, el botón de Programación estará activado y se podrá utilizar este módulo para configurar lotes de producción en el tiempo y para supervisar su ejecución.

11 X. Monitor de Producción En este módulo se encuentran los detalles de las órdenes de producción, los cuales serán utilizados por el personal de la planta para la manufactura de los productos. En esta pantalla se observan la orden de producción, el cliente asociado, la fecha de la orden, fecha de entrega, la cantidad de piezas para ese departamento, las piezas ya impresas para producción y las ya realizadas. Dato que se utiliza en conjunto con los tiempos estándares de producción para calcular el desempeño de los diferentes parámetros de producción. Cada departamento de producción debe tener un monitor como este para el buen desempeño de sus funciones. Desde aquí se pueden consultar los pedidos asociados a la orden de producción, ver los tickets generados y el estatus de los mismos. Este módulo tiene dos funciones, una como módulo autosuficiente para llevar la información de las órdenes de producción a la planta y la otra como parte del sistema principal, para reimprimir los tickets que se dañaran y monitorear el desempeño de los diferentes departamentos de la planta. Este módulo debe estar presente en cada uno de los departamentos de producción de la fábrica.

12 XI. Proceso de Despacho El proceso de despacho empieza en el momento en que se factura, una vez facturada una orden, ésta se hace visible en los departamentos de despacho, y si tiene balance, el sistema no permitirá su despacho, a menos que se inicie un proceso llamado LIBERAR que autoriza a que la factura sea despachada aunque no haya sido saldada en su totalidad. Este proceso de liberar se efectúa desde el módulo de facturación y lo autoriza una persona a la que se le haya asignado el acceso correspondiente. Aquí podemos ver una pantalla que ilustra este proceso. Se puede observar el número de la factura a despachar, la fecha, el cliente asociado, el tipo de despacho y el número de conduce con el que fue despachado. Desde aquí se pueden hacer también las requisiciones de materiales que se necesiten hacer para los diferentes procesos y para las diferentes órdenes de producción. La leyenda al pie derecho de la pantalla especifica el significado de los colores presentes. Como en todo el sistema, el Doble Click a un número nos lleva directamente a la fuente del mismo. Por ejemplo: si hacemos doble clic en el número del conduce, el sistema nos presentará el conduce con el que fue despachada la factura. La leyenda al pie derecho de la página indica el significado de los colores expuestos.

13 XII. Módulo de Contabilidad En este módulo, como su nombre lo indica se efectúan todas las operaciones de contabilidad y financieras del sistema. Aquí es donde terminan automáticamente todas las operaciones de facturación, devoluciones, ingresos, inventarios, producción, compras, cuentas por pagar, etc. Aquí se maneja el catálogo de cuentas, como lo indica la figura a continuación y de ahí se desprende el resto de las operaciones contables. Aquí se manejan los activos fijos, las cuentas por pagar, los gastos menores, los cierres de periodo, etc. Se presenta una amplia gama de reportes financieros, así como también, las herramientas para crear los que se necesiten sin la intervención del programador. Como en el resto del sistema, se pueden digitalizar los documentos y archivarse en los módulos adecuados para su rápida consulta. Por ejemplo: el módulo de cuentas por cobrar tiene una parte donde se pueden digitalizar las facturas de los proveedores asi como los cheques antes de entregárselos y cualquier otro documento que se quiera tener a mano, suprimiendo así la necesidad de buscar en archivos físicos los documentos cuando sean necesitados.

14 El sistema de Contabilidad está basado en la creación de documentos que definen los procesos. Parte de estos documentos son creados y mantenidos automáticamente por el sistema, otros pueden ser creados a necesidad. A continuación se presenta la pantalla donde se crean los documentos para uso general y los documentos exclusivamente bancarios. El color rojo significa que es un documento de sistema, creado por el mismo y aunque se borrara lo crearía de nuevo para evitar lo que se llama datos huérfanos, problema muy común en algunos sistemas.

15 El diario general, lo hemos convertido en la herramienta más poderosa con que cuenta el módulo de contabilidad, pues aquí se pueden hacer todo tipo de consultas a la contabilidad. También es capaz de generar los asientos contables a partir de las operaciones de campo, lo que significa que si el sistema no se inicia con la contabilidad, más tarde se pueden generar los asientos de las operaciones con la finalidad de igualarlas a los resultados de la contabilidad. Aquí se pueden imprimir los estados financieros básicos como el Estado de Resultados, el Balance General y el Flujo de Caja. También se pueden imprimir una batería de reportes de uso común entre los contadores.

16 1.- Configuración del sistema Este es el primer módulo a completar. De esto depende el buen funcionamiento de los demás módulos que componen el sistema.

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