AUGE. Factura Electrónica

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1 AUGE Factura Electrónica

2 ÍNDICE INGRESO DE FACTURAS DE VENTAS... 6 INGRESO A ING. FACT. VENTA... 6 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: FACTURA ELECTRÓNICA AFECTA... 9 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: FACTURA ELECTRÓNICA EXENTA INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: NOTA CRÉDITO ELECTRÓNICA INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: NOTA DÉBITO ELECTRÓNICA LISTAR FACTURAS DE VENTAS LIBROS LEGALES INFORME DE FOLIOS SIGNATURE INGRESO A LA PLATAFORMA BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS GLOSARIO

3 INTRODUCCIÓN El proceso de integración de documentos tributarios electrónicos de venta (DTE), en el sistema AUGE Finanzas, considera los procesos actuales de Visualización, Generación, Mantención, Contabilización de Documentos (factura efecta electrónica, factura exenta electrónica, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica), y Libros Legales. A estos puntos se agrega una plataforma intermedia, entre AUGE Finanzas y El Servicio de Impuestos Internos, llamada Server. Esta aplicación Web permite la administración de los DTE. Además se debe considerar la asignación automática de folios, que realiza el sistema AUGE Finanzas, a cada uno de los DTE. Para la contabilización de los DTE en AUGE Finanzas se requiere que el documento esté firmado legalmente, proceso que se lleva a cabo una vez recibido el DTE en el portal En forma paralela a la aplicación AUGE Finanzas, se ejecutará un proceso que actualizará el estado de los documentos tributarios electrónicos enviados a (factura efecta electrónica, factura exenta electrónica, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica). Cada DTE quedará en instancia diaria y podrá ser contabilizado, visualizado e impreso en formato PDF por el usuario desde la opción de Revisión de Facturas. En el caso de demora en la confección del documento PDF por parte de éste podrá ser visualizado e impreso en forma posterior a su generación desde la opción listado de facturas historicas. Desde allí los DTE rechazados podrán ser anulados por el usuario, generándose la reversa contable del documento. Los documentos de venta considerados en el proceso de integración son los siguientes: 1. Factura Electrónica. 2. Factura No Afecta o Exenta Electrónica. 3. Nota de Crédito Electrónica. 4. Nota de Débito Electrónica. A continuación se muestra un diagrama con las interacciones entre los sistemas involucrados (Figura 1). 3

4 Figura 1 4

5 INGRESO A LA APLICACIÓN Hacer doble clic en el ícono de la aplicación (Figura 2). Figura 2 Ingresar Cuenta y Clave correspondiente, luego presionar el botón Aceptar para ingresar a la aplicación (Figura 3). Figura 3 5

6 INGRESO DE FACTURAS DE VENTAS El módulo de Ingreso de Facturas de Venta permite la incorporación de solicitudes de Facturas Afectas, Facturas Exentas, Notas de Crédito y Notas de Débito, tanto normales como electrónicas. Recuerde que este proceso no genera Comprobantes Contables, por lo que las solicitudes pueden ser modificadas cuantas veces sea necesario, e incluso eliminarlas si corresponde. INGRESO A ING. FACT. VENTA Para acceder a la opción Ingreso Factura de Ventas se deberá hacer clic en el menú Transacciones, seleccionar la opción Ingresos y finalmente hacer clic en Ing. Fact. Venta (Figura 4). Figura 4 A continuación el sistema despliega el Listado Solicitud de Documentos, es decir, la lista de solicitudes en curso, tanto normales como electrónicas. Estos documentos aún no generan Comprobantes Contables, por lo que las solicitudes pueden ser modificadas cuantas veces sea necesario haciendo doble clic sobre el documento. Lo anterior con el fin de acceder a la ventana de ingreso y proceder a modificar con el botón M e incluso eliminarlas si corresponde, sin necesidad de la asignación de folio (Figura 5). 6

7 Figura 5 A continuación se describe la funcionalidad de los botones que tiene esta opción: Botones, Avanzar, Retroceder nos permitirán avanzar de página o volver a la anterior según corresponda. Ingreso a la ventana de anulación de facturas. Lista de solicitudes según fechas Desde - Hasta. Ingreso de solicitud de factura de venta (Factura Afecta, Factura Exenta, Nota Crédito y Nota de Débito). Guardar cambios. Cancelar los cambios realizados. 7

8 Imprime el listado de las solicitudes en curso. Es el Buscador de solitudes según parámetros especificados tales como Fecha de Emisión, Fecha de Pago, estado, tipo de documento, repartición y cliente. Muestra todo el listado de las solicitudes en curso. Elimina la solicitud seleccionada dentro del listado. Sale de la ventana. 8

9 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: FACTURA ELECTRÓNICA AFECTA Para agregar una nueva solicitud de Factura Electrónica Afecta deberá presionar el botón + (Figura 6). Figura 6 Se desplegarán las pestañas Solicitud y Detalle. Debiendo ingresar los datos que el sistema solicita según la pestaña seleccionada. En la pestaña Solicitud se deben completar los siguientes campos (Figura 7): -Fecha de Emisión: Fecha del día que se está realizando la solicitud. -Repartición: Código de repartición donde se realiza la transacción. -Tipo de Documento: Se debe seleccionar Factura Electrónica Afecta. -Fecha Contabilización: Se debe Ingresar la fecha de contabilización. -Condición de Venta: Se debe seleccionar la forma de pago: Contado - Contado 5 días - Contado 30. -Fecha de Pago: La fecha de pago depende de la condición de venta. -Monto Afecto: Se debe ingresar el valor en pesos del documento. 9

10 -IVA: Corresponde al impuesto calculado en base el Monto Afecto. -Otros Impuestos: Deberá seleccionar el impuesto exclusivo para licores y vinos. -Total: Monto total del documento. -Sucursal: Corresponde al lugar físico donde se genera la venta. -Glosa: Texto libre donde se indica en palabras la explicación del documento. Datos del Cliente: Se debe ingresar el Rut de la persona o Entidad a quien se emite el documento. Con este dato se cargarán en el sistema el resto de las casillas. Considere que sólo algunos de estos campos son editables, y los cambios que se realicen sólo tendrán efecto para este DTE en particular. Si desea que los cambios sean permanentes, se debe solicitar la modificación en el Maestro. Además, en el caso de que el Cliente no se encuentre en la base de datos institucional, se debe solicitar su creación. El sistema desplegará el siguiente mensaje en los casos que se realice una modificación en los datos del cliente. 10

11 Figura 7 En la pestaña Detalle se debe completar los campos que se detallan a continuación (Figura 8). Recuerde que para agregar más elementos al listado tiene que presionar el botón +. - Centro de costo: Se debe ingresar el código correspondiente al Centro de costos. - Cta. Contable: Se debe ingresar el número de cuenta contable a la cual se le imputa el ingreso. - Descripción del producto o servicio: Se desplegará según la cuenta contable ingresada. - Imp.: Se debe seleccionar el tipo de impuesto, correspondiente a otros impuestos. Solo para licores y vinos. - Cant.: Se debe ingresar el valor correspondiente a la cantidad de unidades. - Precio: Se debe ingresar el valor neto por unidad. -Monto: Resultado de la multiplicación entre la Cant. y Precio ingresados. 11

12 Figura 8 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema se debe hacer clic en el botón Guardar. Con esta acción quedará habilitado el botón Impuestos (Figura 9). Figura 9 Para calcular el impuesto de los valores ingresados se debe presionar el botón Impuestos (Figura 10). Figura 10 Esta acción dará como resultado el cálculo de los impuestos correspondientes a los datos ingresados en la solicitud (Figura 11). Figura 11 12

13 Una vez guardada la solicitud podemos visualizarla dentro del Listado solicitud de Documentos (Figura 12). Figura 12 Para contabilizar el documento, desde la solicitud ya ingresada al sistema, se debe seleccionar la opción Transacciones > Ingresos > Rev. Fact. Ventas, desde el menú principal (Figura 13). 13

14 Figura 13 En la pantalla Revisión Solicitud de Documentos se debe identificar la solicitud ingresada y hacer doble clic en la fila. Además en la parte inferior se despliega el siguiente mensaje: 99999, Reenviar DTE a Signature. Este mensaje informativo indica que el DTE (documento), se encuentra pendiente de envío a Signature, por algún inconveniente de comunicación entre AUGE y Signature. El número representa al número del DTE que debe ser reenviado a Signature. En este caso la fila se despliega en color azul, y solo se aplica a los DTE con folio asignado, que se muestra en la columna Nro. Factura (Figura 14). 14

15 Figura 14 Aún se pueden realizar cambios en la solicitud si corresponde haciendo clic en el botón M (Figura 15). Figura 15 15

16 En caso de que los datos de la solicitud estén correctos, se debe hacer clic en el botón Imprimir, para contabilizar la solicitud (Figura 16). Figura 16 Una vez que se hace clic sobre el botón imprimir, se desplegará un mensaje de confirmación. Se debe presionar Aceptar (Figura 17). Con esta acción el sistema asignará en forma automática el folio al documento tributario electrónico. Figura 17 Una vez contabilizado el DTE, se desplegará un mensaje que indica que se ha contabilizado el documento de forma correcta (Figura 18). 16

17 Figura 18 Posterior a esta acción se podrá visualizar el Comprobante Histórico, haciendo clic en el botón Aceptar (Figura 19). Figura 19 17

18 Para regresar a la pantalla anterior se debe presionar el botón destacado (Figura 20): Figura 20 Posteriormente se desplegará un último mensaje para visualizar el documento contabilizado en formato PDF (Figura 21). 18

19 Figura 21 En la columna Nro. Factura, se podrá visualizar el folio asignado por el sistema al documento tributario electrónico. Una vez contabilizado el documento no podrá realizar ningún cambio (Figura 22). 19

20 Figura 22 20

21 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: FACTURA ELECTRÓNICA EXENTA Para agregar una nueva solicitud de Factura Electrónica Exenta deberá presionar el botón + (Figura 23). Figura 23 Se desplegarán las pestañas Solicitud y Detalle. Debiendo ingresar los datos que el sistema solicita según la pestaña seleccionada. En la pestaña Solicitud se deben completar los siguientes campos (Figura 24): -Fecha de Emisión: Fecha del día que se está realizando la solicitud. -Repartición: Código de repartición donde se realiza la transacción. -Tipo de Documento: Se debe seleccionar Factura Electrónica Exenta. -Fecha Contabilización: Corresponde al ingreso de la fecha de contabilización. -Condición de Venta: Se debe seleccionar la forma de pago: Contado - Contado 5 días - Contado 30. -Fecha de Pago: La fecha de pago depende de la condición de venta. -Monto Exento: Se debe ingresar el valor en pesos del documento. 21

22 -Total: Corresponde al monto total del documento. -Sucursal: Es el lugar físico donde se genera la venta. -Glosa: Texto libre donde se indica en palabras la explicación del documento. Datos del Cliente: Se debe ingresar el Rut de la persona o Entidad a quien se emite el documento. Con este dato se cargarán en el sistema el resto de las casillas. Considere que sólo algunos de estos campos son editables y los cambios que se realicen sólo tendrán efecto para este DTE en particular. Si desea que los cambios sean permanentes, se debe solicitar la modificación en el Maestro. Además, en el caso de que el Cliente no se encuentre en la base de datos institucional, se debe solicitar su creación. El sistema desplegará el siguiente mensaje, en los casos que se realicen cambios en los datos del cliente. 22

23 Figura 24 En la pestaña Detalle deberá completar los campos mencionados a continuación (Figura 25). Recuerde que para agregar más elementos al listado debe presionar el botón +. - Centro de costo: Se debe ingresar el código correspondiente al Centro de costos. - Cta. Contable: Se debe ingresar el número de cuenta contable a la cual se le imputa el ingreso. - Descripción del producto o servicio: Se desplegará según la cuenta contable ingresada. - Cant: Se debe ingresar el valor correspondiente a la cantidad de unidades. - Precio: Se debe ingresar el valor neto por unidad. -Monto: Resultado de la multiplicación entre la Cant. y Precio ingresados. 23

24 Figura 25 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema, se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 26). Figura 26 Una vez guardada la solicitud puede visualizarla dentro del Listado solicitud de Documentos (Figura 27). Figura 27 24

25 Para contabilizar el documento, desde la solicitud ya ingresada al sistema, se debe seleccionar la opción Transacciones > Ingresos > Rev. Fact. Ventas desde el menú principal (Figura 28). Figura 28 En la pantalla Revisión Solicitud de Documentos, se debe identificar la solicitud ingresada y hacer doble clic (Figura 29). Figura 29 25

26 En este caso aún se pueden realizar cambios en la solicitud, si corresponde, haciendo clic en el botón M (Figura 30). Figura 30 En caso de que los datos de la solicitud estén correctos, se debe hacer clic en el botón Imprimir para contabilizar la solicitud (Figura 31). Figura 31 26

27 Al hacer clic sobre el botón imprimir, se desplegará un mensaje de confirmación, donde debe hacer clic en el botón Aceptar (Figura 32). Con esta acción el sistema asignará en forma automática el folio al documento tributario electrónico. Figura 32 Una vez contabilizado el documento tributario electrónico, el sistema desplegará un mensaje indicando que se ha contabilizado el documento de forma correcta (Figura 33). Figura 33 27

28 Posterior a esta acción, se podrá visualizar el comprobante histórico, haciendo clic en el botón Aceptar (Figura 34). Figura 34 Para regresar a la pantalla anterior, se debe presionar el botón destacado (Figura 35). Figura 35 28

29 Posteriormente se desplegará un último mensaje que permitirá visualizar el documento contabilizado en formato PDF (Figura 36). Figura 36 En la columna Nro. Factura, se podrá visualizar el folio asignado por el sistema al documento tributario electrónico. Una vez contabilizado el documento no se podrá realizar ningún cambio (Figura 37). Figura 37 29

30 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: NOTA DE CRÉDITO ELECTRÓNICA Para agregar una nueva solicitud de Nota de Crédito Electrónica, se debe presionar el botón + (Figura 38). Figura 38 Se desplegarán las pestañas Solicitud y Detalle. Debiendo ingresar los datos que el sistema solicita según la pestaña seleccionada. En la pestaña Solicitud deberá completar los siguientes campos (Figura 39). -Fecha de Emisión: Fecha del día que se está realizando la solicitud. -Repartición: Código de repartición donde se realiza la transacción. -Tipo de Documento: Se debe seleccionar Nota de Crédito Electrónica. -Tipo Doc. Ref.: Se debe seleccionar uno de los siguientes tipos de documento de referencia: Factura Electrónica Afecta, Factura Electrónica Exenta, Factura Normal Afecta, Factura Normal Exenta o Nota de Debito Electrónica. 30

31 -Nro. Doc. Ref.: Se debe ingresar el número de documento de referencia, de acuerdo al tipo de documento de referencia seleccionado (Tipo Doc. Ref.). -Fecha Contabilización: Corresponde al ingreso de la fecha de contabilización. -Condición de Venta: Se debe seleccionar la forma de pago: Contado - Contado 5 días - Contado 30. -Fecha de Pago: La fecha de pago depende de la condición de venta. -Monto Afecto: Se debe ingresar el valor en pesos al cual se le debe incorporar IVA. -IVA: Es el impuesto calculado en base el Monto Afecto. -Otros Impuestos: Deberá seleccionar el impuesto exclusivo para licores y vinos. -Total: Este valor es el monto total de la nota de crédito electrónica. -Sucursal: Es el lugar físico donde se genera la venta. -Glosa: Texto libre donde se indica en palabras de qué se trata el documento. En este caso se despliega una glosa predeterminada que muestra información del documento de referencia. 31

32 Figura 39 A continuación se desplegará un mensaje de confirmación, preguntando si se desea incorporar como líneas de detalle de la nota de crédito electrónica, las líneas de detalle del documento de referencia. Para este ejemplo, corresponde hacer clic en el botón Sí (Figura 40). Cabe señalar que este caso corresponde a una Nota de Crédito Electrónica por anulación del documento de referencia. Además se debe mencionar el caso de una Nota de Crédito Electrónica por corrección de monto del documento de referencia, y por último, el caso de una Nota de Crédito Electrónica por corrección de información del documento de referencia. 32

33 Figura 40 En la Pestaña Detalle se completará con la información que posea la factura electrónica afecta a la que se hace referencia (Figura 41).. Figura 41 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema, se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 42). Figura 42 Para calcular el impuesto de los valores ingresados en la Nota de Crédito Electrónica, se debe presionar el botón Impuestos, sólo si la factura de referencia corresponde a un documento de tipo afecto (Figura 43). Figura 43 33

34 Esta acción dará como resultado el cálculo de los impuestos correspondientes a los datos ingresados en la solicitud (Figura 44). Figura 44 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema, se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 45). Figura 45 Una vez guardada la solicitud, se podrá visualizar en la opción Listado solicitud de Documentos (Figura 46). Figura 46 Para contabilizar el documento, desde la solicitud ya ingresada al sistema, se debe seleccionar la opción Transacciones > Ingresos > Rev. Fact. Ventas desde el menú principal (Figura 47). 34

35 Figura 47 En la pantalla Revisión Solicitud de Documentos, se debe identificar la solicitud que ha ingresado, y hacer doble clic (Figura 48). Figura 48 Aún podrá realizar cambios en la solicitud si corresponde haciendo clic en el botón M (Figura 49). 35

36 Figura 49 En el caso de que los datos de la solicitud estén correctos, se debe hacer clic en el botón Imprimir, para contabilizar la solicitud (Figura 50). Figura 50 36

37 Al hacer clic sobre el botón imprimir, se desplegará un mensaje de confirmación, donde se debe hacer clic en el botón Aceptar, (Figura 51). Con esto el sistema asignará en forma automática el folio al documento tributario electrónico. Figura 511 Una vez contabilizado el documento tributario electrónico, el sistema desplegará un mensaje indicando que se ha contabilizado el documento de forma correcta (Figura 52). 37

38 Figura 522 Posterior a esta acción podrá visualizar el comprobante histórico, haciendo clic en el botón Aceptar (Figura 53). Figura

39 Para regresar a la pantalla anterior, se debe presionar el botón destacado (Figura 54). Figura 544 Posteriormente se desplegará un último mensaje, para visualizar el documento contabilizado en formato PDF (Figura 55). 39

40 Figura 555 En la columna Nro. Factura, se podrá visualizar el folio asignado por el sistema al documento tributario electrónico. Una vez contabilizado el documento no se podrá realizar ningún cambio (Figura 56). 40

41 Figura

42 INGRESO DE NUEVA SOLICITUD Y CONTABILIZACIÓN: NOTA DE DÉBITO ELECTRÓNICA Para agregar una nueva solicitud de Nota de Debito Electrónica, se debe presionar el botón + (Figura 57). Figura 57 Se desplegarán las pestañas Solicitud y Detalle. Debiendo ingresar los datos que el sistema solicita según la pestaña seleccionada. En la pestaña Solicitud debe completar los siguientes campos (Figura 58): -Fecha de Emisión: Fecha del día que se está realizando la solicitud. -Repartición: Código de repartición donde se realiza la transacción. -Tipo de Documento: Se debe seleccionar Nota de Débito Electrónica. -Fecha Contabilización: Corresponde al ingreso de la fecha de contabilización. -Tipo Doc. Ref.: Se debe seleccionar uno de los siguientes tipos de documento de referencia: Factura Electrónica Afecta, Factura Electrónica Exenta, Factura Normal Afecta, Factura Normal Exenta, Nota de Crédito Electrónica o Nota de Crédito. 42

43 -Nro. Doc. Ref.: Se debe ingresar el número de documento de referencia, de acuerdo al tipo de documento de referencia seleccionado (Tipo Doc. Ref.). -Condición de Venta: Se debe seleccionar: Contado - Contado 5 días - Contado 30. -Fecha de Pago: La fecha de pago depende de la condición de venta. -Monto Afecto: Se debe ingresar el valor en pesos, al cual se le debe incorporar IVA. -IVA: Es el impuesto calculado en base el Monto Afecto. -Otros Impuestos: Deberá seleccionar el impuesto exclusivo para licores y vinos. -Total: Corresponde al monto total de la nota de debito electrónica. -Sucursal: Es el lugar físico donde se genera la venta. -Glosa: Texto libre donde se indica en palabras de qué se trata el documento. En este caso se despliega una glosa predeterminada, que muestra información del documento de referencia. Datos del Cliente: Los datos del cliente son heredados del documento de referencia, por lo que no son modificables. 43

44 Figura 58 En la Pestaña Detalle se debe completar los campos indicados a continuación (Figura 59). Para agregar más elementos al detalle se debe presionar el botón +. - Centro de costo: Se debe ingresar el código correspondiente al Centro de costos. - Cta. Contable: Se debe ingresar el número de cuenta contable a la cual se le imputa el ingreso. - Descripción del producto o servicio: Se desplegará según la cuenta contable ingresada. - Imp.: Se debe seleccionar el tipo de impuesto, correspondiente a otros impuestos. Solo para licores y vinos. - Cant.: Se debe ingresar el valor correspondiente a la cantidad de unidades. - Precio: Se debe ingresar el valor neto por unidad. -Monto: Resultado de la multiplicación entre la Cant. y Precio ingresados. 44

45 Figura 59 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema, se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 60). Figura 60 Para calcular el impuesto de los valores ingresados en la Nota de Debito Electrónica, se debe presionar el botón Impuestos, sólo si la factura de referencia corresponde a un documento de tipo afecto (Figura 61). Figura 61 Esta acción dará como resultado el cálculo de los impuestos correspondientes a los datos ingresados en la solicitud (Figura 62). 45

46 Figura 62 Para ingresar correctamente la solicitud al sistema, se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 63). Figura 63 Una vez guardada la solicitud, se podrá visualizar en la opción de Listado solicitud de Documentos (Figura 64). Figura 64 46

47 Para contabilizar el documento, desde la solicitud ya ingresada al sistema, se debe seleccionar la opción Transacciones > Ingresos > Rev. Fact. Ventas, desde el menú principal (Figura 65). Figura 65 En la pantalla Revisión Solicitud de Documentos, se debe identificar la solicitud ingresada y hacer doble clic (Figura 66). Figura 66 47

48 Aún es posible realizar cambios en la solicitud, si corresponde haciendo clic en el botón M (Figura 67). Figura 67 En el caso de que los datos de la solicitud estén correctos, se debe hacer clic en el botón Imprimir, para contabilizar la solicitud (Figura 68). Figura 68 Al hacer clic sobre el botón Imprimir, se desplegará un mensaje de confirmación, donde se debe hacer clic en el botón Aceptar (Figura 69). Con esto el sistema asignará en forma automática el folio al documento tributario electrónico. Figura 69 48

49 Una vez contabilizado el Documento Tributario Electrónico, se desplegará un mensaje indicando que se ha contabilizado el documento de forma correcta (Figura 70). Figura 70 Posterior a esta acción se podrá visualizar el Comprobante Histórico, haciendo clic en el botón Aceptar (Figura 71). Figura 71 49

50 Para regresar a la pantalla anterior, se debe presionar el botón destacado (Figura 72). Figura 72 Se desplegará un último mensaje para visualizar el documento contabilizado en formato PDF (Figura 73). 50

51 Figura 73 En la columna Nro. Factura, se podrá visualizar el folio asignado por el sistema al documento tributario electrónico. Recuerde que una vez contabilizado el documento no podrá realizar ningún cambio (Figura 74). 51

52 Figura 74 52

53 LISTAR FACTURAS DE VENTAS Para listar los Documentos Tributarios Electrónicos ya ingresados al sistema, se debe seleccionar la opción Transacciones > Ingresos > List. Fact. Venta, desde el menú principal (Figura 75). Figura 75 Se debe ingresar la fecha Desde y Hasta, como parámetro de búsqueda. Para ejecutar la búsqueda debe presionar el botón Qf (Figura 76). Figura 76 53

54 Para obtener el universo total de la información ingresada en el sistema, se debe presionar el botón destacado (Figura 77). Figura 77 Además, haciendo clic en el Nro. Documento, se podrá visualizar e imprimir el documento generado en formato PDF (Figura 78). 54

55 Figura 78 Haciendo clic en de la columna Log, se podrá visualizar la bitácora del documento electrónico (Figura 79). Figura 79 Los diferentes estados que puede tener un documento tributario electrónico, se detallan a continuación; entre paréntesis se muestra la descripción del estado, que se encontrará en el portal Signature: 55

56 Recibido Signature (Recibido Signature): Indica que un nuevo DTE ha ingresado al portal Signature, proveniente de AUGE Finanzas. Estos DTE corresponden a los generados por la opción de solicitud de emisión de documentos de venta electrónicos de AUGE Finanzas. Enviado al Servicio de Impuestos Internos (Enviado SII): Indica que el DTE de venta ha sido enviado al Servicio de Impuestos Internos. Esto devolverá un TrackID o código de atención del Servicio de Impuestos Internos. No Enviado al Servicio de Impuestos Internos (No enviado al SII): Indica que por algún motivo el DTE de venta no ha podido ser enviado al Servicio de Impuestos Internos. Esto se debe principalmente a interrupciones en la conexión a internet, o bien a la ausencia de ésta. Signature Server reenviará el documento 2 veces adicionales en caso de ocurrir este inconveniente, antes de quedar en este estado. Si ello ocurre puede reenviarse al Servicio de Impuestos Internos mediante la opción Reenviar SII, disponible en el portal Signature. Reenviar al Servicio de Impuestos Internos (Reenviar SII): Indica que el DTE de venta, ha sido reenviado al Servicio de Impuestos Internos de forma manual, desde el portal Signature. Espera validación Servicio de Impuestos Internos (Espera validación SII): Indica que el DTE de venta se encuentra en proceso de validación por el Servicio de Impuestos Internos. Este procedimiento es de responsabilidad directa del Servicio de Impuestos Internos, y el tiempo que demore en validar un documento dependerá directamente de la carga que tenga el Servicio de Impuestos Internos en sus procesos. Set rechazado por el Servicio de Impuestos Internos (Set rechazado): Significa que el, o los DTE de venta, presentan algún inconveniente al ser enviados al Servicio de Impuestos Internos. Para solucionar este inconveniente se recomienda enviar en cantidades pequeñas los documentos para que se aprueben de forma normal, hasta encontrar el documento con problemas. El envío se debe realizar desde el portal Signature, por la opción Reenviar SII. Signature Server administra en forma automática el envío en SET de documentos, cuando la concurrencia es alta, es decir, cuando existe más de un cierto número de usuarios que están enviando, desde AUGE Finanzas, documentos a la vez. Rechazado por el Servicio de Impuestos Internos (Rechazado SII): En este caso el DTE de venta se encuentra rechazado por el Servicio de Impuestos Internos. Para conocer el motivo del rechazo se debe ver el log o historial del documento (página 55), donde se especificará el inconveniente en el DTE de venta. Aprobado con reparo por el Servicio de Impuestos Internos (Aprobado reparo): En este caso el DTE de venta presenta objeciones, como por ejemplo exceso en los plazos de envío o ausencia de datos poco relevantes, aun así cuenta dentro de los registros del Servicio de Impuestos Internos como documento válido. Aprobado por el Servicio de Impuestos Internos (Aprobado SII): En este caso el DTE de venta se encuentra aprobado por el Servicio de Impuestos Internos, y cuenta dentro de los registros del Servicio de Impuestos Internos como documento válido. 56

57 No distribuido Electrónicamente (No distribuido Elec.): En este caso el DTE de venta no presenta reglas de distribución asociada en el portal Signature, por lo que pasará a estado por archivar. La regla de distribución, en un principio, deberá ser creada por el administrador de la plataforma Signature. Error Distribución Electrónica (Error Distribución Elec.): En este caso el DTE de venta presenta problemas para ser distribuido al cliente. Esto puede deberse a una mala asignación del correo electrónico del cliente. También se puede deber a problemas de conexión con el servidor de correos. En ambos casos, el administrador de la plataforma Signature deberá resolver el inconveniente. Distribuido Electrónicamente (Distribuido Elec): En este caso el DTE de venta se ha enviado por correo electrónico al cliente. El correo electrónico del cliente corresponde al informado por el Servicio de Impuestos Internos. En caso de que el cliente no sea electrónico, se debe configurar en el portal Signature una regla de distribución, que permitirá enviar el correo correspondiente. En Espera de acuse de recibo (Espera acuse recibo): En este caso el DTE de venta se encuentra en espera de que el cliente envíe el acuse de recibo legal. No Recibido Receptor (No Recibido Recep): En este caso el DTE no ha sido recepcionado por el cliente, o bien éste no ha enviado el acuse de recibo legal. Recibido Receptor (Recibido Recep): En este caso el cliente ha enviado el acuse de recibo legal, por lo que ya tiene el DTE de venta en su poder. Aprobado Receptor (Aprobado Recep): En este caso el cliente está conforme con la información contenida en el DTE de venta recibido, y lo confirma enviando un comprobante de aceptación. Rechazado Receptor (Rechazado Recep): En este caso el cliente ha rechazado el DTE de venta enviado, por estar en desacuerdo con la información contenida en el DTE y ha sido recepcionado un comprobante de rechazo en Signature. Redistribuido Electrónicamente (Redit Elect): En este caso el DTE de venta ha sido redistribuido electrónicamente al cliente, a través del portal Signature. Por Archivar: En este caso el DTE de venta ha cumplido el ciclo completo, pasando por los distintos estados anteriormente descritos. Archivado: En este caso el DTE de venta ya tiene más de 3 periodos tributarios de antigüedad, por lo que será archivado. Para buscarlo en el portal Signature, se deberá marcar en estado, la opción Archivado. Para los casos de documentos rechazados por el Servicio de Impuestos Internos, en el listado se encontrarán marcados en color rojo. Lo anterior significa que un documento, al ser rechazado por el Servicio de Impuestos Internos, es detectado por AUGE Finanzas y cambia el color de la línea (destacándolo con rojo). De esta forma es posible identificar fácilmente todos aquellos documentos candidatos a ser anulados (Figura 80). 57

58 Figura 80 Para anular un DTE se debe seleccionar el documento a anular haciendo un clic sobre él (Figura 81). Figura 81 Al hacer clic sobre la línea destacada en rojo se habilita el botón Anula Fact. (Figura 82). Figura 82 Al presionar el botón Anular Fact., se despliega ventana de solicitud de confirmación. Para confirmar la anulación del documento se debe presionar el botón Aceptar (Figura 83). 58

59 Figura 83 Al presionar el botón Aceptar, se desplegará una ventana de ingreso obligatorio de texto libre, para registrar una glosa explicativa del motivo de la anulación del documento. Para finalizar debe presionar el botón Guardar (Figura 84). Figura 84 Una vez que haga clic en el botón Aceptar, se generará el comprobante contable respectivo y se abrirá la ventana de impresión de comprobante (Figura 85). 59

60 Figura 85 La anulación del DTE, finalizará con un mensaje de transacción exitosa. Se debe hacer clic en el botón Aceptar para continuar (Figura 86). El documento anulado se podrá visualizar en la opción de Listado de Documentos Emitidos. Figura 86 60

61 LIBROS LEGALES Para visualizar los Libros Legales, se debe seleccionar la opción Informes > Administrador Reportes, desde el menú principal (Figura 87). Figura 87 Los reportes relacionados con los Libros Legales son los siguientes (Figura 88): Figura 88 61

62 Según el reporte que seleccione se desplegarán las secciones relacionadas con él. Por ejemplo, las relacionadas con la opción Libro Ventas Fact. Normal son las siguientes (Figura 89): Figura 89 Las opciones relacionadas con Libros Ventas S/Suc. Normal son los siguientes (Figura 90): Figura 90 62

63 Para obtener uno de estos reportes, se debe seleccionar alguno haciendo doble clic en el nombre correspondiente (Figura 91). Figura 91 A continuación se debe ingresar la información que el sistema solicita, y para que se ejecute la búsqueda de los datos se debe hacer clic en el botón Guardar (Figura 92). Figura 92 Se desplegará la información solicitada según los parámetros de búsqueda ingresados con anterioridad (Figura 93). 63

64 Figura 93 64

65 INFORME DE FOLIOS Las opciones relacionadas con CAF, permitirán obtener la información necesaria de los folios asignados a cada uno de los organismos, los folios utilizados, los folios disponibles y un historial de cada uno de los DTE emitidos por el organismo. La información que se muestre estará restringida de acuerdo a los permisos que tenga el usuario, asociados a su cuenta AUGE Finanzas. Para acceder a esta información se debe seleccionar la opción Informes > Administrador Reportes desde el menú principal (Figura 94). Figura 94 Los reportes relacionados con los CAF son Detalle de Folios Consumidos, Detalle de Folios Por Repartición, Disponibles Universidad de Chile, e Historial DTE (Figura 95). Figura 95 Para obtener cualquiera de los reportes antes mencionados, se debe hacer doble clic en el nombre del reporte correspondiente, y completar los parámetros que el sistema solicita. Para visualizar el reporte, según los datos ingresados, se debe hacer clic en el botón Guardar. Como ejemplo se muestra el reporte Detalle de Folios Consumidos, desde la opción CAF (Figura 96): 65

66 Figura 96 Como resultado se obtiene un reporte según los parámetros ingresados (Figura 97). Figura 97 66

67 SIGNATURE Signature es una plataforma Web, que permite la comunicación de envío y recepción de Documentos Tributarios Electrónicos (Facturas Afectas Electrónicas, Facturas Exentas Electrónicas, Notas de Crédito Electrónicas, Notas de Débito Electrónicas), desde el sistema AUGE Finanzas hacia el Servicio de Impuestos Internos. Una vez que se genera el documento tributario electrónico en AUGE Finanzas, se envía a Signature Server, el cual una vez que recibe la información, la convierte a formato XML (formato exigido por el Servicio de Impuestos Internos). El formato XML es un archivo encriptado que constituye la representación legal del documento generado. Al convertir el documento, Signature Server lo firma electrónicamente de manera automatizada, quedando listo para ser enviado al Servicio de Impuestos Internos. Lo anterior, debido a que la firma del documento tributario electrónico corresponde al certificado digital tributario registrado en Signature. Cada usuario responsable de la generación de un DTE deberá tener su certificado digital tributario registrado en la plataforma Signature Server. Una vez que el Servicio de Impuestos Internos recibe el XML, es revisado con un sistema validador, el cual verifica que no haya inconsistencia de información en el documento tributario electrónico. Si el contenido del DTE está correcto, lo da por aprobado, si el Servicio de Impuestos Internos rechaza el documento tributario electrónico, o lo acepta con reparos, Signature Server le indicará el motivo del rechazo o reparo. INGRESO A LA PLATAFORMA Se debe abrir un navegador para Internet e ingresar al Portal de Signature, digitando A continuación se ingresa el Usuario" y la "Password, en las casillas respectivas y se presiona el botón OK (Figura 98). Figura 98 67

68 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS Esta funcionalidad permite buscar, visualizar y dar seguimiento a todos los documentos tributarios electrónicos que han sido emitidos por el organismo. En este módulo se podrán ver todos los documentos independientes del estado en que se encuentren (recibidos, rechazados, archivados, etc.). Para buscar uno o varios documentos debe dirigirse a la opción Documentos > Enviados (Figura 99). Figura 99 Luego ingrese los parámetros para realizar una búsqueda más acotada de los documentos y presione la opción Buscar (Figura 100). Figura

69 A continuación se muestra el resultado de la búsqueda realizada, de acuerdo a los parámetros ingresados (figura 101). Figura 101 Es necesario identificar cuatro íconos (Figura 102): Figura 102 Para visualizar el documento en formato XML (formato exigido por el Servicio de Impuestos Internos). Para visualizar el documento en formato PDF. Para visualizar el documento en formato PDF (corresponde al cedible). Se debe imprimir cuando el cliente paga (al momento de generar la factura). Si el cliente no paga en ese momento se imprime el PDF anterior (rojo). De acuerdo a la normativa del Servicio de Impuestos Internos, sólo existe PDF negro para las facturas electrónicas (exentas y afectas), y las guías de despacho (AUGE Finanzas aún no dispone de guías de despacho). Para las notas de crédito electrónicas y notas de débito electrónicas no corresponde la generación y entrega del PDF negro (cedible). 69

70 Para visualizar el Log o Bitácora de los documentos. Permite encontrar toda la información detallada de los distintos estados que ha tomado un documento tributario electrónico, desde que es recibido por Signature hasta su aprobación o rechazo, incluyendo el detalle de los posibles errores. 70

71 GLOSARIO Certificado Digital para uso tributario: El certificado permite firmar un documento tributario electrónico utilizando la firma electrónica, dándole validez legal ante el Servicio de Impuestos Internos. Se obtiene por medio de un prestador de servicios de certificación, acreditado ante el Servicio de Impuestos Internos o la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción, y constituye la identificación electrónica de un emisor electrónico y que posibilita la realización de operaciones tributarias autenticadas. Documentos tributarios Electrónicos (DTE): Documento tributario electrónico generado y firmado electrónicamente por un emisor electrónico. Produce efectos tributarios y su formato está establecido por el Servicio de Impuestos Internos. Documento Tributario no Electrónico: Documento Tributario no incluido en la letra precedente. Corresponde a los documentos emitidos y/o recibidos hoy por la Universidad de Chile. Firma Electrónica: Sustituto digital de la firma ológrafa. Está constituida por un conjunto de caracteres que acompañan a un documento tributario electrónico. Se origina a partir del documento y permite verificar con certeza la identidad del emisor electrónico, mantener la integridad del documento tributario electrónico, e impedir al emisor electrónico desconocer su autoría o repudiarlo. Número de un Documento Tributario Electrónico: Número autorizado por el Servicio de Impuestos Internos, con el cual un emisor genera y numera un documento tributario electrónico. Timbre electrónico de un Documento Tributario electrónico: Conjunto de caracteres que validan la representación impresa de un documento tributario electrónico y permite verificar: o Que el número con que se generó el documento tributario electrónico ha sido autorizado por el Servicio de Impuestos Internos. o o Que los datos principales del documento tributario electrónico no han sido alterados. Que el documento tributario electrónico fue efectivamente generado por el emisor electrónico correspondiente. 71

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