Informática Aplicada a la Administración de Fincas Microsoft Excel

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1 08/11/ Graduado en Estudios Inmobiliarios Informática Aplicada a la Administración de Fincas Microsoft Excel Octubre 2003 David Bueno Vallejo

2 1. Conceptos Básicos B de hojas de calculo 08/11/ Microsoft Excel es una hoja de calculo que permite realizar operaciones de una forma sencilla. El elemento fundamental es el Libro. En cada fichero se guarda un libro. La extensión de los ficheros Excel es.xls. Un libro se compone de una o varias Hojas Cada hoja esta compuesta por Columnas (A,B,C...IU,IV) y por Filas (1,2, ) El espacio determinado por una columna y una fila se llama Celda. La celda es el elemento principal de calculo, se le identifica con una letra de columna y un número de fila. Ejemplos: D4, F45

3 1. Algunas Características 08/11/ Archivos con varias hojas (Libros) Integración con otros elementos de Office (pej( pej.. Word) Compatibilidad con otras hojas de Calculo(Lotus 1,2,3 o Quattro Pro) Ayuda interactiva (Ayudante de Office) Gestión de listas (bases de datos) Funciones Incorporadas Herramientas de Análisis de datos Corrección ortográfica Bastantes tipos de gráficos

4 1.1. Introducción 08/11/2003 4

5 1.1. Introducción 08/11/ Movimiento por la hoja (cursores) Cursores, AvPag, RePag CTRL+ (1ª Columna) CTRL + (Ultima Columna) CTRL+ (1ª Fila) CTRL + (Ultima Fila) CTRL+Inicio (Comienzo de la hoja=a1) CTRL+Fin (Ultima celda con datos) Cambiar nombre a una hoja Hacer doble click en la pestaña. a. Modificar y pulsar Enter Eliminar datos de una celda Seleccionarla haciendo click sobre ella y pulsar la tecla Supr

6 1.2. Celdas y Rangos 08/11/ Se puede referenciar a una celda indicando su fila y columna: D5, A4,F23 Y también a un rango de celdas, para ello se pone la referencia de la celda superior izquierda, dos puntos y la celda inferior derecha. A1:A7 (Las celdas A1,A2,A3...A7) A1:F1 (Las celdas A1,B1,C1,...F1) A1:C3 (Las celdas A1,A2,A3,B1,B2,B3,C1,C2,C3)

7 1.3. Operaciones con filas y columnas 08/11/ La celda seleccionada marca su borde en negrita Para editar el contenido de una celda se hace 'click' click' sobre ella y se escribe su contenido Si se arrastra una celda de cualquiera de sus bordes, se mueve. Si se arrastra la esquina inferior derecha de la celda, se copia su contenido a las celdas contiguas. Si se pulsa CTRL y se arrastra de la esquina inferior derecha, se copia la celda incrementando su valor

8 08/11/ Operaciones con filas y columnas Ejemplos de arrastre (esquina inferior derecha) Arrastre simple Arrastre con control Tomando más de una celda Arrastre simple Arrastre con control

9 1.4. Manejo de series de datos 08/11/ Las operaciones de arrastre no sólo sirven para los número También hay series de datos predefinidas para días de la semana y meses. Si se escribe Lunes y se arrastra (de la esquina inferior derecha) aparecen todos los días de la semana Se pueden definir nuevas listas en: Menú Herramientas Opciones Listas Personalizadas Nueva Lista

10 1.5. Presentación n de datos 08/11/ Para algunos formatos predefinidos para tablas Formato Autoformato Para cambiar características individuales de cada celda En la celda, pulsar el Botón derecho Formato de Celda

11 2. Utilización n de formulas 08/11/ Una celda puede tener datos simples o formulas Para que la celda contenga una formula debe empezar con = Una formula puede ser tan sencilla como: =10%*D5 =A2+A4+45 Se pueden agrupar los términos con paréntesis =A2+(D3-17)*0,17 Operadores: +,-,*,/,,*,/, ^ (potencia), & (concatenar) Lógicos: =,>,<,<=,>=,<> (distinto) Devuelven VERDADERO o FALSO

12 2.1. Formulas simples 08/11/ Para que una celda tenga como contenido la suma de un grupo de celdas, se deben seguir los siguientes pasos: Seleccionar la celda destino Hacer click en el sumatorio de la barra de herramientas Seleccionar el rango de celdas a sumar Pulsar Enter Como resultado en la celda aparecerá la suma, y en la barra de formulas:"=suma(b2:b6)". Otras funciones Barra de formulas Suma

13 2.2. Referencias absolutas y relativas 08/11/ Una celda puede hacer referencia a otra. Por ejemplo, si se quiere C2 tenga el mismo valor que A3, se escribirá en C2: "=A3" La referencia puede estar en medio de operaciones. Por ejemplo si en C2:"=10%*A3", tendremos en C2 el 10% del valor de A3. Que pasa si se copia el contenido de C2 en C3 y C4? El contenido que aparece en C3 es: "=10%*A4" =10%*A4" El contenido que aparece en C4 es: "=10%*A" =10%*A5" Ese tipo de referencias se llaman referencias relativas.

14 2.2. Referencias absolutas y relativas 08/11/ Cuando se copia una celda, si tiene referencias del tipo D4, la referencia de la celda destino es relativa al origen de acuerdo al numero de filas y columnas que los separan. Ejemplo, si copiamos el contenido de C5: "=B3" a F7, el contenido de F7 será "=E5". Pues entre C y F hay 3 columnas al igual que entre B y E. Y entre hay 2 filas, al igual que entre B y E. Para que sirve esto?

15 2.2. Referencias absolutas y relativas 08/11/ Por ejemplo, para una hoja de gastos en la que en cada fila aparezca: Concepto, cantidad, iva, cantidad+cantidad*iva Si queremos tener muchas filas, podemos rescribir la ecuación o copiarla. Al copiarla, gracias a las referencias relativas, los valores a los que debe referenciar se actualizan automáticamente

16 2.2. Referencias absolutas y relativas 08/11/ Si se necesita hacer una referencia fija a una celda se pueden utilizar referencias absolutas. Para hacer una referencia absoluta se pone un $ delante del elemento a fijar (fila o columna). $C5.-. Si se copia, la columna permanece fija y la fila relativa C$5.-. Si se copia, la columna relativa y la fila permanece fija $C$5.-. Si se copia, ambas permanecerán fijas Problema: Cómo hacer una tabla donde el contenido de cada celda sea la suma de las cabeceras de fila y columnas? Se usarán referencias mixtas, como en el ejemplo siguiente:

17 3. Funciones de Excel 08/11/ Excel dispone de muchas funciones para trabajar. A continuación se muestra el proceso general para usar las funciones mediante un ejemplo: Se quiere calcular el promedio (Media Aritmetica) ) de las celdas A1,A2,A3,C1,C2 y C3. Almacenando el resultado en D5 1. Seleccionar D5 y pulsar sobre el botón de función 2. En la ventana que aparece seleccionar la función promedio y Aceptar

18 3. Funciones de Excel 08/11/ Seleccionar D5 y pulsar sobre el botón de función 4. En la ventana que aparece seleccionar la función promedio y Aceptar 5. En la ventana que aparece hay que incluir los datos origen de la función. Pulsando se minimiza la ventana para seleccionar una celda o rango. Pulsando Enter se vuelve a esta ventana. Al pulsar aceptar la formula ya esta terminada

19 3. Funciones de Excel 08/11/ El resultado en la hoja es el siguiente:

20 3.1. Funciones lógicas, l estadísticas, sticas, matemáticas ticas 08/11/ Lógicas FALSO,, NO, O, SI, VERDADERO, Y FALSO =O(A3<100;A4<>0) VERDADERO =NO(O(A3<100;A4<>0)) FALSO

21 3.1. Funciones lógicas, l estadísticas, sticas, matemáticas ticas 08/11/ Estadísticas CONTAR,CONTAR.SI, DESVEST(Desviación estandar), MAX, MEDIANA, MIN, MODA, PROMEDIO, VAR (Varianza) Media: "=PROMEDIO($B$2:$E$4)" Mediana: "=MEDIANA($B$2:$E$4)" Moda: "=MODA($B$2:$E$4)" Max: : "=MAX($B$2:$E$4)"

22 08/11/ Matemáticas ABS, ACOS, ALEATORIO, COS, ENTERO, EXP, FACT, LOG, MDETERM (Determinante Matriz), MINVERSA, MMULT, NUMERO.ROMANO, PI, POTENCIA, PRODUCTO, RAIZ, REDONDEAR, RESIDUO (Resto division), SENO, SUMA, SUMAR.SI, TAN, TRUNCAR =REDONDEAR(ALEATORIO()*10;0)

23 08/11/ Funciones de fecha y hora, búsqueda b y referencia, etc Fecha y Hora AHORA, AÑO, DIA, DIAS360 (Entre 2 fechas), FECHA, HORA, HOY, MES Busqueda y Referencia HIPERVINCULO, BUSCAR Texto CONCATENAR, DECIMAL, DERECHA, ENCONTRAR, IGUAL, IZQUIERDA, NOMPROPIO, REEMPLAZAR, SUSTITUIR, TEXTO, VALOR Información ESBLANCO, ESLOGICO, ESNUMERO, ESTEXTO

24 3.3. Consejos para trabajar con formulas 08/11/ No usar valores directamente. =A1*0,65 (Mejor 0,65 en otra celda) Se puede usar la barra de formulas como una calculadora. Después con F9+Enter se almacena en la celda actual el resultado Utilizar la ayuda para buscar funciones En la ayuda se explica el funcionamiento detallado y con ejemplos de cada función Prestar atención a los paréntesis para funciones anidadas. Separar los campos de una función por ; Tener cuidado al copiar formulas Referencias por defecto son relativas Para hacer una copia exacta: Hacer doble click en celda modo edición, después s cortar y pegar en el portapapeles en ese modo Se pueden dar nombre a rangos utilizados frecuentemente en funciones. Seleccionar rango, en el cuadro de nombre poner nombre y pulsar Enter

25 4. Gráficos con Excel 08/11/

26 4.1. Tipos de gráficos (diagramas de barras, sectores, etc.) 08/11/ Los gráficos circulares o de sectores sólo admiten una serie de datos, es decir una fila o columna Los gráficos de barras admiten un número ilimitado de series

27 4.1. Tipos de gráficos (Consejos de utilización) 08/11/ Columnas y barras Para datos discretos nº de serie de datos a representar indefinido Líneas Representación de series continuas Circulares Solo representan una serie de datos. Adecuado para representar proporciones relativas Áreas Es una gráfica de líneas con relleno. Si se representan varias series s de datos aparecen apilados Anillos Como circulares, pero cada anillo representa una serie Cilíndrico, Cónico o Piramidal Igual que columnas o barras

28 4.2. Creación n de gráficos 08/11/ Para crear un gráfico. Insertar Gráfico o pulsar Después aparece el asistente. En el 1 er paso hay que elegir el tipo de gráfico

29 4.2. Creación n de gráficos 08/11/ En el segundo paso hay que elegir el rango de datos, ayudándose del botón e incluyendo los títulos

30 4.2. Creación n de gráficos 08/11/ En el tercer paso se puede añadir un titulo y hacer cambios en el formato de la gráfica

31 4.2. Creación n de gráficos 08/11/ Por último hay que elegir si se quiere crear la imagen en la misma hoja de cálculo o en una hoja independiente El resultado final

32 08/11/ Fórmulas F matriciales Las operaciones con matrices permiten resolver cálculos complejos como sistemas de ecuaciones Veamos como operar con matrices con un ejemplo: Se quiere sumar 2 matrices: 1. Seleccionar el rango de celda de la matriz destino 2. Poner = y seleccionar el rango de la 1ª Matriz (=A3:A6) 3. Poner + y seleccionar el rango de la 2ª Matriz (=A3:A6+C3:C6) 4. Pulsar CTRL+Mayúsculas+Enter para que la función se aplique a todo el rango destino

33 5.1. Trabajar con Matrices 08/11/ Operaciones posibles con matrices +,-,*,,*, MMULT, MINVERSA, MDETERM En cualquiera de los casos, cuando se termina de escribir la formula hay que pulsar CTRL+Mayúsculas+Enter,, incluso si se usa el asistente para funciones, se hará eso en lugar de pulsar el botón aceptar Para resolver sistemas de ecuaciones: Ax=B x=a - 1 B Ejemplo: {=MINVERSA(B5:C6)}

34 5.2. Análisis Hipotético tico 08/11/ El análisis hipotético es un proceso en el que se hacen preguntas del tipo. Qué pasaría si el precio de nuestros productos se incrementa en un 5%? Para comprenderlo veamos un Ejemplo: Queremos comprar una casa valorada en Como entrada se dará el 20%, y una duración inicial de 30 Años (360 meses). El interés i es fijo a un 8%. Se quiere: 1. calcular cuál sería el pago mensual, el pago total y los intereses. es. 2. Cómo variarían las cantidades del apdo. 1 si los intereses fueran 7% 7,25% 7,5% 7,75% u 8,25%? 3. Cuales serían los intereses, si cambiase el tipo de interés y además el número de años (15,20,25 o 30 años) 4. Si los datos son los del enunciado. Cuál debería ser la entrada para pagar una cuota mensual de 600?

35 5.2. Análisis Hipotético: tico: Manual 08/11/ Un primer tipo de análisis hipotético es el manual Se introducen los valores y se ve como cambian los resultados La pregunta 1 ser responde como se muestra en el ejemplo Para responder a 2, de forma manual, bastaría con cambiar el valor de C7 (7%( 7,25% 7,5% 7,75% u 8,25%) y ver como se modifican las celdas C10-C13 C13

36 08/11/ Análisis Hipotético: tico: Tablas de Datos También se puede resolver 2 utilizando tablas de datos, que permiten visualizar diferentes escenarios en pantalla, creando tablas que resuman información en función de los valores de 1 o 2 celdas. Combinaciones de 1 celda 1. Seleccionar toda la tabla 2. Menu Datos Tabla 3. Seleccionar celda con el % (C7) 4. Aceptar Formulas o referencias a formulas Diferentes valores de entrada Resultados

37 08/11/ Análisis Hipotético: tico: Tablas de Datos Combinaciones de 2 celda Ayudará a resolver a la pregunta Sólo puede mostrar resultados de 1 formula que se debe colocar en la parte superior izquierda de la tabla 2. Poner los valores de las 2 variables que se modifican en la 1ª fila f y 1ª columna 3. Menú Datos Tabla Valor de entrada 1 (fila) 4. Seleccionar celda para fila(pagos) y columna(%) y Aceptar Ecuación de referencia Valor de entrada 2 (columna) Resultados

38 08/11/ Análisis Hipotético: tico: Buscar Objetivo Para resolver la 4 pregunta: Si los datos son los del enunciado. Cuál debería ser la entrada para pagar una cuota mensual de 600? Se va a usar la utilidad de Buscar Objetivo 1.- Menú Herramientas Buscar Objetivo 2.- En esta ventana se piden 3 datos 1º La celda que queremos que tenga un valor (en nuestro caso el pago mensual C11) 2º El valor para esa celda (queremos pagar 600 ) 3º La celda que debe modificarse para conseguirlo (la entrada C5) 3.- Al pulsar Aceptar se mostrará el resultado

39 08/11/ Análisis Hipotético: tico: Buscar Objetivo (Gráfico) Otro posible problema que puede resolverse con buscar objetivos es: Me van a contratar en una empresa. Necesito tener a final de año ahorrados. Si cada mes gasto 200, y el resto del sueldo puede ahorrarse. cuánto tendré que pedir cada mes para tener en 12 meses los ? Resolver este problema es muy sencillo Se quiere que la celda B17 valga cambiando el valor de B1

40 08/11/ Análisis Hipotético: tico: Buscar Objetivo (Gráfico) Pero este tipo de problemas puede resolverse también gráficamente. 1. Crear un diagrama de barras 2. Seleccionar la última columna (correspondiente a diciembre) y estirarla hasta que tome el valor Automáticamente saltara buscar objetivo en introduciremos en cambiar celda el valor $B$1, pues los otros dos ya están puestos por el programa. Tirar de aquí

41 5.3 Análisis Hipotético: Solver 08/11/ Buscar objetivos sólo permite trabajar con una celda de entrada y una dependiente. Con Solver. Se pueden utilizar varias celdas Definir restricciones para las celdas dependientes Maximizar o minimizar funciones Obtener varias soluciones Ejemplo: Calcular los valores de x e y que satisfagan la ecuación 2x+3y=13 Herramientas Solver

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