UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS RESUMEN TESIS DE GRADO

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1 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS RESUMEN TESIS DE GRADO AUTORES: JOSE LUIS SEPULVEDA TARAZONA JOHAN MANUEL TORRES BONILLA FACULTAD DE INGENIERÍA PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DIRECTOR: HÉCTOR MIGUEL PARRA LÓPEZ TITULO DE LA TESIS: DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DE NOTAS DE LOS CENTROS REGIONALES DE EDUCACIÓN A DISTANCIA (CREADS) Y CONVENIOS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER En el siguiente trabajo se especificó el sistema y los requerimientos de los usuarios mediante diagramas de casos de uso. Se acopló el módulo que se desarrolló al módulo de gestión de matricula ya implementado. Se diseñó un módulo de reportes según los requerimientos identificados. Se instaló la aplicación al servidor Web Divisist de la Universidad Francisco de Paula Santander. Se elaboraron los manuales de usuario final, administrador de la aplicación y desarrollo de la aplicación Web. CARACTERISTICAS PAGINAS_442 PLANOS ILUSTRACIONES CD-ROM 1

2 DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DE NOTAS DE LOS CENTROS REGIONALES DE EDUCACIÓN A DISTANCIA (CREADS) Y CONVENIOS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER JOSE LUIS SEPULVEDA TARAZONA JOHAN MANUEL TORRES BONILLA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍA PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2009

3 DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DE NOTAS DE LOS CENTROS REGIONALES DE EDUCACIÓN A DISTANCIA (CREADS) Y CONVENIOS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER JOSE LUIS SEPULVEDA TARAZONA JOHAN MANUEL TORRES BONILLA Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Ingeniero de Sistemas Director HÉCTOR MIGUEL PARRA LÓPEZ Ingeniero de Sistemas UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍA PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2009

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5 Al ser que siempre esta a mi lado que nunca nos abandona y nos guía por el camino del bien. (Dios) A mi Madre: María Isabel Tarazona Siendua por su esfuerzo y dedicación para hacer de mí una mejor persona. A mi padre: José Luis Sepúlveda Ibáñez que desde la distancia me apoya para alcanzar todos mis logros A mi Hermano Danny Fernando para que dios le de el mismo éxito que a mi. A mi gran Familia Tarazona. Mi nona Mary Siendua que con su inconmensurable dedicación siempre ha estado a mi lado. Mi abuelo Salvador que con su ejemplo nos guío para ser cada día mejores personas. A mi compañero y amigo Johan Manuel Torres Bonilla por todo el esfuerzo y esmero para la realización de este proyecto. Por los momentos buenos de nuestro primer trabajo. José Luis Sepúlveda Tarazona

6 A las personas extraordinarias que de una u otra forma he encontrado en el camino, muchas aún compartiendo parte de sus días conmigo, a todas ellas va dedicado este resultado impregnado aún de sus buenos deseos. A mi padre Manuel Arturo Torres Vera, siempre al tanto, facilitando y aconsejando todo en cuánto le sea posible, a mi madre Zenaida Bonilla Ochoa, cuyas oraciones y buena fe siempre valió de combustible para continuar andando sin desfallecer, a mi hermanita Johanna Marcela Torres Bonilla por ser quien es y siempre empujarme a ser una mejor persona A José Luís Sepúlveda pues sin él no hubiéramos conseguido este resultado.a todos ellos y a aquellas personas que siempre tengo en mente, esto es para ustedes. Johan Manuel Torres Bonilla

7 AGRADECIMIENTOS Los autores del trabajo expresan sus agradecimientos a: Al Ingeniero Héctor Miguel Parra López por permitirnos ser los hacedores del proyecto que estuvo bajo su dirección Al ingeniero Fernel Manuel Cárdenas, quien nos orientó y facilitó las labores en el interior de la Universidad, abriéndonos las puertas al conjunto de ingenieros de la división de Sistemas a quienes estamos también agradecidos, al ingeniero Pedro Rangel, al Ingeniero Carlos Silva y en especial al Ingeniero Jorge Luis Orjuela cuya guía a través de desarrollo fue vital al igual que la asesoría técnica y espíritu colaborador de Cesar Pineda sin el cual no lo hubiéramos logrado. También queremos agradecer al Grupo de Investigación de Ingeniería del Software de la Universidad Francisco de Paula Santander en cabeza del Ingeniero Nelson Beltrán y la ingeniera Pilar Rodríguez cuyos consejos y correcciones ayudaron a enriquecer nuestro proyecto, especialmente al Ingeniero Marco Adarme quien amablemente nos colaboró en numerosas ocasiones con el objetivo de obtener un resultado de calidad así como también al ingeniero Oscar Gallardo quien nos ha enseñado la importancia del aprender a aprender.

8 CONTENIDO pág. INTRODUCCION GENERALIDADES METODOLOGÍA DE DESARROLLO OOWS PROCESO DE DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN WEB EL MODELO DE NAVEGACIÓN DE OOWS Justificación Global de la Metodología APLICACIONES WEB Qué es una Aplicación Web Tipos de Aplicaciones Web Características de las Aplicaciones Web ARQUITECTURA DE LAS APLICACIONES WEB ORACLE Base de datos Oracle 46

9 1.6.2 Conceptos Básicos Arquitectura de Base de Datos Oracle DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCION DEL FRAMEWORK Información preliminar Ponderación de resultados framework TECNOLOGIAS MANEJADAS Symfony DESARROLLO DE LA APLICACIÓN FASE 1: ESPECIFICACIÓN DEL PROBLEMA Plantillas para los objetivos del sistema Identificación y especificación a actores del sistema Diagramas de casos de uso y especificaciones Diagrama de Clases Sined Diagramas de secuencia 105

10 3.1.6 Diseño navegacional Diseño Interfaz Abstracta Diseño de Datos FASE 2: DESARROLLO DE LA SOLUCION Arquitectura del Sistema Implementación de SINED con Symfony Conexión de Symfony a Oracle 9i Implementación Capa de almacenamiento Sistema de enrutamiento del SINED Implementación Abstracción de base de datos Object Relational Mapping en SINED (ORM) Acceso a Datos Controlador Frontal (FRONT CONTROLLER) Acción Transferencia de datos de la acción a la plantilla 203

11 La vista CONCLUSIONES 206 BIBLIOGRAFIA 207 ANEXOS 208

12 LISTA DE FIGURAS pág. Figura 1. Ejemplo Mapa de Navegación 37 Figura 2. El enfoque del Modelo-Vista-Controlador Modelo 2 45 Figura 3. Área Global de Programas - Oracle (PGA) 48 Figura 4. Arquitectura Base de Datos Oracle 51 Figura 5. Tecnologías incorporadas en Symfony 57 Figura 6. Artefacto: Diagrama Especificación de Actores 68 Figura 7. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Coordinador General 71 Figura 8. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Coordinador CREAD 72 Figura 9. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Ingresar a la Aplicación 73 Figura 10. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Generar Planilla 75 Figura 11. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Gestionar Períodos 77 Figura 12. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Gestionar Solicitudes 80 Figura 13. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Gestionar Notificaciones 84 Figura 14. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Generar Reportes 86 Figura 15. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Ingresar Notas 88 Figura 16. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Modificar Notas 90 Figura 17. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Consultar Estudiante 92 Figura 18. Artefacto: Diagrama de Caso de Uso Cambiar Clave 94 Figura 19. Diagrama de Paquetes: Clases Modelo del Dominio 96

13 Figura 20. Diagrama de Clases Conceptual 97 Figura 21. Diagrama de Clases Extendido 98 Figura 22. Diagrama de Clases: Paquete SIA - Sub Diagrama Personas 99 Figura 23. Diagrama de Clases: Paquete SIA - Sub Diagrama Dependencias 100 Figura 24. Diagrama de Clases: Paquete SIA - Sub Diagrama Carrera 101 Figura 25. Diagrama de Clases: Paquete SIA - Sub Diagrama Sined 102 Figura 26. Diagrama de Clases: Paquete SIA - Sub Diagrama Notas 103 Figura 27. Diagrama de Paquetes: Implementación SINED 104 Figura 28. Diagrama de Secuencia: Ingreso a la Aplicación 106 Figura 29. Diagrama de Secuencia: Gestionar Período 107 Figura 30. Diagrama de Secuencia: Asignar Período Decreto 108 Figura 31. Diagrama de Secuencia: Asignar Período Extra 109 Figura 32. Diagrama de Secuencia: Verificar Periodo 110 Figura 33. Diagrama de Secuencia: Eliminar Período 111 Figura 34. Diagrama de Secuencia: Gestionar Notificaciones 112 Figura 35. Diagrama de Secuencia: Escribir Notificación 113 Figura 36. Diagrama de Secuencia: Leer Mensajes Enviados 114 Figura 37. Diagrama de Secuencia: Eliminar Mensaje 115 Figura 38. Diagrama de Secuencia: Gestionar Solicitudes 116 Figura 39. Diagrama de Secuencia: Aprobar Solicitud 117 Figura 40. Diagrama de Secuencia: Rechazar Solicitud 118 Figura 41. Diagrama de Secuencia: Detalles Solicitud 119 Figura 42. Diagrama de Secuencia: Cambiar Clave Administrador 120

14 Figura 43. Diagrama de Secuencia: Gestionar Reportes 121 Figura 44. Diagrama de Secuencia: Reporte 122 Figura 45. Diagrama de Secuencia: Ingresar Notas 123 Figura 46. Diagrama de Secuencia: Generar Planilla 124 Figura 47. Diagrama de Secuencia: Gestionar Estudiante 125 Figura 48. Diagrama de Secuencia: Datos Personales 126 Figura 49. Diagrama de Secuencia: Materias Matriculadas 127 Figura 50. Diagrama de Secuencia: Leer Notificaciones Director 128 Figura 51. Diagrama de Secuencia: Verificar Período Director 129 Figura 52. Diagrama de Secuencia: Solicitar Cambio 130 Figura 53. Diagrama de Secuencia: Elaborar Solicitud 131 Figura 54. Diagrama de Secuencia: Listar Estudiantes Para Solicitud 132 Figura 55. Diagrama de Secuencia: Ver Estado Solicitudes 133 Figura 56. Diagrama de Secuencia: Detalles Solicitud Director 134 Figura 57. Diagrama de Secuencia: Ejecutar Solicitud 135 Figura 58. Diagrama de Secuencia: Cambiar Clave Director 136 Figura 59. Mapa Navegacional: Coordinador General Cread 138 Figura 60. Contexto Navegacional: Asignar Período Extra 139 Figura 61. Contexto Navegacional: Asignar Por Decreto 140 Figura 62. Contexto Navegacional: Verificar Periodos 141 Figura 63. Contexto Navegacional: Eliminar Periodo 142 Figura 64. Contexto Navegacional: Escribir Notificación 143 Figura 65. Contexto Navegacional: Ver Notificaciones Enviadas 144

15 Figura 66. Contexto Navegacional: Eliminar Notificación 145 Figura 67. Contexto Navegacional: Listado de Previos por Ingresar 146 Figura 68. Contexto Navegacional: Listado de Grupos con Profesor Asignado 147 Figura 69. Contexto Navegacional: Rechazar Solicitud 148 Figura 70. Contexto Navegacional: Aprobar Solicitud 149 Figura 71. Contexto Navegacional: Detalle Solicitud 150 Figura 72. Contexto Navegacional: Cambiar Clave 151 Figura 73. Mapa Navegacional: Coordinador Cread 152 Figura 74. Contexto Navegacional: Elaborar Solicitud 153 Figura 75. Contexto Navegacional: Ver Estado Solicitudes 154 Figura 76. Contexto Navegacional: Lista Solicitud 155 Figura 77. Contexto Navegacional: Detalles Solicitud Director 156 Figura 78. Contexto Navegacional: Ejecutar Solicitud 157 Figura 79. Contexto Navegacional: Escoger Nota 158 Figura 80. Contexto Navegacional: Escoger Grupo 159 Figura 81. Contexto Navegacional: Listado de Alumnos 160 Figura 82. Contexto Navegacional: Guardar Notas 161 Figura 83. Contexto Navegacional: Generar Planilla 162 Figura 84. Contexto Navegacional: Estadística 163 Figura 85. Contexto Navegacional: Ver PDF 164 Figura 86. Contexto Navegacional: Ver Notificaciones Director 165 Figura 87. Contexto Navegacional: Datos Personales 166 Figura 88. Contexto Navegacional: Materias Matriculadas 167

16 Figura 89. Contexto Navegacional: Listado de Previos por Ingresar Director 168 Figura 90. Contexto Navegacional: Listado de Grupos con Profesor Asignado Director 169 Figura 91. Contexto Navegacional: Verificar Periodos Director 170 Figura 92. Diagrama de Interfaz Abstracta: Modelo Textual 171 Figura 93. Diagrama de Interfaz Abstracta 172 Figura 94. Modelo de Datos Relacional Parcial: Sistema de Información Académica SIA 175 Figura 95. Modelo Entidad Relación SINED Conceptual 176 Figura 96. Modelo Entidad Relación SINED Extendido 177 Figura 97. Esquema del Patrón MVC 179 Figura 98. Implementación del patrón 180 Figura 99. Ejemplo de Código Presente en las Acciones 182 Figura 100. Directorios necesarios para los proyectos en Symfony 183 Figura 101. Instrucción init-project 183 Figura 102. Instrucción generate:module 184 Figura 103. Directorios de importancia en cada módulo 185 Figura 104. Ejemplo de acciones del módulo Administrador 185 Figura 105. Directorios del Modelo de la aplicación 187 Figura 106. Parámetros de configuración de databases.yml 188 Figura 107. Parámetros de configuración de Propel.ini 188 Figura 108. Sistema de Enrutamiento de Symfony 193 Figura 109. Ejemplo de código 193

17 Figura 110. Esquema de Abstracción base de datos Implementado por Propel 195 Figura 111. Atributos y métodos de la clase tiponota 196 Figura 112. Estructura de Abstracción de datos 198 Figura 113. Proceso de creación de las tablas a partir del Schema.yml 199 Figura 114. Proceso de creación del archivo schema.yml a partir de una base de datos creada 199 Figura 115. El Controlador Frontal 201 Figura 116. Acciones de la clase directoraction::sfaction 203 Figura 117. Ejemplo de paso de variable entre una acción y su template 204 Figura 118. Reutilización de Código Separación de Vistas 205

18 LISTA DE CUADROS pág. Cuadro 1. Ejemplo Clase Navegacional 37 Cuadro 2. Características de Calidad en OOWS 39 Cuadro 3. Tipos de Aplicaciones Web 41 Cuadro 4. Comparación entre Frameworks PHP 54 Cuadro 5. Comparación de Frameworks, ponderación de resultados 55 Cuadro 6. Plantilla para Objetivos del Sistema 1 59 Cuadro 7. Plantilla para Objetivos del Sistema 2 59 Cuadro 8. Plantilla para Objetivos del Sistema 3 60 Cuadro 9. Plantilla para Objetivos del Sistema 4 60 Cuadro 10. Plantilla para Objetivos del Sistema 5 61 Cuadro 11. Plantilla para Objetivos del Sistema 6 61 Cuadro 12. Plantilla para Objetivos del Sistema 7 62 Cuadro 13. Plantilla para Objetivos del Sistema 8 62 Cuadro 14. Plantilla para Objetivos del Sistema 9 63 Cuadro 15. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 16. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 17. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 18. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 19. Plantilla para Objetivos del Sistema 14 65

19 Cuadro 20. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 21. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 22. Plantilla para Objetivos del Sistema Cuadro 23. Artefacto: Descripción Actor USUARIO 69 Cuadro 24. Artefacto: Descripción Actor COORDINADOR CREAD 69 Cuadro 25. Artefacto: Descripción Actor COORDINADOR GENERAL CREAD 70 Cuadro 26. Artefacto: Especificación Caso de Uso Ingresar a la Aplicación 73 Cuadro 27. Artefacto: Especificación Caso de Uso Generar Planilla 76 Cuadro 28. Artefacto: Especificación Caso de Uso Gestionar Períodos 77 Cuadro 29. Artefacto: Especificación Caso de Uso Gestionar Solicitudes 81 Cuadro 30. Artefacto: Especificación Caso de Uso Gestionar Notificaciones 85 Cuadro 31. Artefacto: Especificación Caso de Uso Generar Reportes 87 Cuadro 32. Artefacto: Especificación Caso de Uso Ingresar Notas 88 Cuadro 33. Artefacto: Especificación Caso de Uso Modificar Notas 90 Cuadro 34. Artefacto: Especificación Caso de Uso Consultar Estudiante 93 Cuadro 35. Artefacto: Especificación Caso de Uso Cambiar Clave 95 Cuadro 36. Descripción de Módulos 104 Cuadro 37. Descripción Contexto Navegacional: Asignar Período Extra 139 Cuadro 38. Descripción Contexto Navegacional: Asignar Por Decreto 140 Cuadro 39. Descripción Contexto Navegacional: Verificar Períodos 141 Cuadro 40. Descripción Contexto Navegacional: Eliminar Período 142 Cuadro 41. Descripción Contexto Navegacional: Escribir Notificación 143

20 Cuadro 42. Descripción Contexto Navegacional: Ver Notificaciones Enviadas 144 Cuadro 43. Descripción Contexto Navegacional: Eliminar Notificación 145 Cuadro 44. Descripción Contexto Navegacional: Listado de Previos por Ingresar 146 Cuadro 45. Descripción Contexto Navegacional: Listado de Grupos con Profesor Asignado 147 Cuadro 46. Descripción Contexto Navegacional: Rechazar Solicitud 148 Cuadro 47. Descripción Contexto Navegacional: Aprobar Solicitud 149 Cuadro 48. Descripción Contexto Navegacional: Detalle Solicitud 150 Cuadro 49. Descripción Contexto Navegacional: Cambiar Clave 151 Cuadro 50. Descripción Contexto Navegacional: Elaborar Solicitud 153 Cuadro 51. Descripción Contexto Navegacional: Ver Estado Solicitudes 155 Cuadro 52. Descripción Contexto Navegacional: Lista Solicitud 156 Cuadro 53. Descripción Contexto Navegacional: Detalles Solicitud Director 157 Cuadro 54. Descripción Contexto Navegacional: Ejecutar Solicitud 158 Cuadro 55. Descripción Contexto Navegacional: Escoger Nota 159 Cuadro 56. Descripción Contexto Navegacional: Escoger Grupo 160 Cuadro 57. Descripción Contexto Navegacional: Listado de Alumnos 161 Cuadro 58. Descripción Contexto Navegacional: Guardar Notas 162 Cuadro 59. Descripción Contexto Navegacional: Generar Planilla 163 Cuadro 60. Descripción Contexto Navegacional: Estadística 164 Cuadro 61. Descripción Contexto Navegacional: Ver PDF 165 Cuadro 62. Descripción Contexto Navegacional: Ver Notificaciones Director 166

21 Cuadro 63. Descripción Contexto Navegacional: Datos Personales 167 Cuadro 64. Descripción Contexto Navegacional: Materias Matriculadas 168 Cuadro 65. Descripción Contexto Navegacional: Listado de Previos por Ingresar Director 169 Cuadro 66. Descripción Contexto Navegacional: Listado de Grupos con Profesor Asignado Director 170 Cuadro 67. Descripción Contexto Navegacional: Verificar Periodos Director 171 Cuadro 68. Tecnologías que intervienen en los Niveles 180 Cuadro 69. Archivos que conforman los Niveles 181 Cuadro 70. Creación tabla LISTA_CREAD 189 Cuadro 71. Creación tabla ENCARGADO 190 Cuadro 72. Creación tabla TIPO_NOTAC 190 Cuadro 73. Creación tabla PERIODOC 190 Cuadro 74. Creación tabla MENSAJE 190 Cuadro 75. Creación tabla MENSAJE_CREAD 191 Cuadro 76. Creación tabla PERIODO_ASIGNADO 191 Cuadro 77. Creación tabla GRUPO_VALIDADO 192 Cuadro 78. Creación tabla SOLICITUD 192 Cuadro 79. Tabla de Correspondencias MER / Clases 200

22 LISTA DE ANEXOS pág. Anexo A. Metodologías Orientas a Objetos 209 Anexo B. Framework PHP, Symfony 219 Anexo C. Entrevistas 240 Anexo D. Análisis de procesos y módulos del Sistema de Información Académico 245 Anexo E. Análisis y Especificación Técnica de las tablas del SINED 261 Anexo F. Manual de Instalación 284 Anexo G. Frameworks PHP 294 Anexo H. Pruebas Unitarias 348 Anexo I. Pruebas Funcionales 359 Anexo J. Manual de Usuario Coordinador General Cread 386 Anexo K. Manual de Usuario Coordinador Cread 415

23 INTRODUCCION SINED (Sistema de Notas para de Educación a Distancia) surge como una propuesta de solución dirigida hacia la UFPS, en su División de Distancia, en busca de agilizar el actual proceso de gestión de notas en todas y cada uno de sus CREADS presentes a lo largo y ancho de la geografía del país. La presente propuesta, como muchas otras de la actualidad, viene inspirada por el constante impulso de las organizaciones hacia la obtención de ventajas competitivas y el mejoramiento del desempeño de las tareas habituales conllevando a la adopción de mecanismos que faciliten las tareas o mejoren su productividad. El fin primordial de este trabajo es el de desarrollar una aplicación Web para la gestión de notas de los Centros Regionales de Educación a Distancia (CREADS) y Convenios de la Universidad Francisco de Paula Santander, con una metodología de desarrollo que guíe el proceso, indicando las pautas para la comprensión del negocio y seguidamente el planteamiento de la solución, de una manera rápida y eficaz. Entre las entidades que se verán involucradas, se incluyen sedes de Creads como por ejemplo: Bogotá, Arauca, Gramalote, Saravena, Tame, Chinácota, Tibú, Salazar, Bucaramanga, entre otras. Partiendo de una problemática que se ha extendido a lo largo del tiempo, proponemos una solución Web estructurada de la siguiente manera: Un marco referencial que contiene algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta al aplicar la metodología de desarrollo tenida en cuenta para este proyecto, describiendo brevemente sus fases, las generalidades que la componen así como también una pequeña explicación de los elementos usados en un tipo de diagrama presente solo en metodologías recientes, el modelo navegacional. Por último se describe brevemente lo relacionado con las aplicaciones Web y el Sistema Gestor de Base de Datos usado. El paso a seguir ya en el Desarrollo del Proyecto, hace énfasis en la elección del Framework con una descripción del Marco de Trabajo escogido. Por último se encuentra el Desarrollo de la aplicación, en el cual se reflejan los pasos de la metodología en la que se basó la construcción de SINED, así como también, 23

24 algunos artefactos adicionales que fueron incluidos. El presente proyecto, con el cual se pretende mostrar un preámbulo de la solución que ideamos y pretendemos llevar a cabo en los CREAD s y demás convenios, contiene un pequeño pero sustancial esbozo acerca del tipo de tecnologías a usar, ajustándonos un poco a la vanguardia y buscando la manera de obtener un desarrollo ágil y a la vez robusto. Es apropiado acentuar la conveniencia de usar un Sistema de Información Web para suplir los requerimientos de información, específicamente por la facilidad que éstos ofrecen para efectuar el acceso de los usuarios desde cualquier lugar de la geografía, transmitir información llegando a su destino rápidamente, etc. Son muchos los aportes que día tras día se van generando en pro del crecimiento tecnológico, pero es importante conocer sus alcances así como también sus áreas de aplicación, por lo tanto, muchos problemas que requieren soluciones específicas necesitan tomar lo mejor de cada propuesta tecnológica y adaptarlo. Este es el caso para nuestro proyecto. A nuestro criterio, elegiremos que soluciones son las más idóneas para poder poner en funcionamiento la Aplicación. La división de educación a distancia de la Universidad Francisco de Paula Santander cuenta con Centros Regionales de Educación A Distancia (CREADS) distribuidos por la geografía nacional, los cuales para su funcionamiento dependen de su sede principal en Cúcuta la cual necesita tener la información actualizada en lo referente a notas y el mantenimiento de hoja de vida de calificaciones, necesaria para soportar la debida inclusión, en el proceso de matricula, de asignaturas siguientes o de la misma en caso de obtener calificación inferior a 3; también se solicita información estadística acerca de estas mismas calificaciones de los estudiantes por semestre y programa académico, entre otras. Debido a la inexistencia de una aplicación en línea, el proceso funciona de una manera ineficiente en la ejecución del mismo y, actualmente, tiene un desfase de tiempo considerable en la respuesta académica, envío de listas de calificaciones y estructuración de asignaturas de cada estudiante, situación que se lleva bajo controles manuales, ineficaces en muchos casos. La Unidad de Registro y Control de la División de Educación a Distancia requiere conocer semestre a semestre la información exacta de las calificaciones de sus centros regionales de educación a distancia por lo que actualmente el proceso de gestión de notas de los diferentes CREADS a nivel nacional se realiza de la misma manera que el de matricula, por medio del intercambio de correspondencia a través del correo tradicional, influyendo esto, en la demora del proceso. El proceso de gestión de notas en los CREADS Y CONVENIOS inicia con la terminación del 24

25 semestre académico cuando los directores de los mismos con las planillas definitivas en sus manos verifican las respectivas calificaciones a los estudiantes, después de revisada esta información es enviada a la sede principal en Cúcuta por correo, a esto se suma el volumen de información a procesar que llega de cada seccional, al recibirla por parte de la Unidad de Registro y Control es llevada a la División de Sistemas en donde se realiza la asignación de notas en el sistema de información académico S.I.A. a estudiantes previamente matriculados para posteriormente realizar la impresión de listas definitivas de calificaciones y ser enviadas de nuevo a cada una de los CREADS y demás convenios, quienes a vuelta del correo envían confirmación sobre este proceso que actualmente tarda mas de un semestre en llevarse a cabo, obteniendo como resultado estudiantes que cursan asignaturas indebidas por desconocimiento oportuno de sus notas en el semestre. Cada final de semestre representa un amplio volumen de información a procesar, la no existencia de tecnologías de información para la mejora del proceso de asignación de notas conlleva a que a mayor número de información el tiempo de procesamiento también aumente, ya que se depende de muchos factores como: tiempo de envio de la información a través del correo tradicional, tiempo de procesamiento por parte de la división de sistemas de la seccional principal en Cúcuta la cual solo cuenta con un digitador para ello y el tiempo inicial de los CREADS para enviar la información, a esto se le suma el riesgo de perdida de los documentos que contienen la información ya sea en el trayecto entre las seccionales y la sede principal por parte de la empresa encargada del envio de la información o en alguna de las oficinas por las que pasa la información, ya que el tiempo de recuperación es muy alto. Es por esto que el desarrollo de una Aplicación Web para el manejo de notas de los diferentes CREADS disminuiría sustancialmente el tiempo de este proceso por lo que serían directamente las seccionales las que procesarían esta información además desaparecería el riesgo de perdida de los documentos que contienen la información. En General Desarrollar una aplicación Web para la gestión de notas de los Centros Regionales de Educación a Distancia (CREADS) y Convenios de la Universidad Francisco de Paula Santander. Los Específicos fueron Especificar el sistema y los requerimientos de los usuarios mediante diagramas de casos de uso., Acoplar el modulo que se desarrollará al modulo de gestión de matricula ya implementado, Diseñar un módulo de reportes según los requerimientos identificados, instalar la aplicación al servidor Web Divisist de la Universidad Francisco de Paula Santander y Elaborar los manuales de usuario final, administrador de la aplicación y desarrollo de la aplicación Web. 25

26 Teniendo en cuenta uno de los principales requerimientos presentes en la División de Educación a Distancia de la U.F.P.S. se crea la necesidad de implementar tecnologías Web que solventen dicho conjunto de problemas. Estos son por ejemplo, el de mantener en línea, con su sede principal en Cúcuta, la información correspondiente a las notas de los diferentes grupos, de los programas académicos de los distintos (CREADS) y convenios; también se presenta un considerable aumento en el volumen de información a procesar por el incremento de la población estudiantil y el retraso en el procesamiento de semestres anteriores. La realización y puesta en marcha del Proyecto aumentará la eficiencia y la eficacia del proceso de notas en el aspecto del transporte de la información debido a que, con la implementación del sitio Web, la información se procesará en línea reduciendo los tiempo de procesamiento de 6 a 1 mes aproximadamente; además la seguridad aumentará debido a que la posibilidad de traspapelar los documentos en alguna de las dependencias por las que pasan y perder la información por parte de la empresa que transporta los documentos, es respaldada pues ya debió estar en el sistema el registro de esa información. Añadido a lo anterior, otro aspecto importante será la confidencialidad de la información, la cual será mayor, debido a que no se necesitará de oficinas intermediarias para llegar a su destino final para que sea procesada. La división de sistemas de la U.F.P.S. cuenta actualmente con la infraestructura, las tecnologías y el talento humano necesario para el montaje y sostenimiento del proyecto tales como: Servidor de bases de datos, Servidor Web, el sistema manejador de bases de datos Oracle, y para la interfaz se planea implementar lenguajes como HTML, PHP, JAVASCRIPT, AJAX; puntos de gran relevancia que conllevan a hacer viable la realización del proyecto en búsqueda de dar soluciones que permitan aliviar los problemas actuales de la Universidad en relación a la División de Educación a Distancia y demás convenios sin la necesidad de nuevas inversiones que incrementen el costo operacional. Un aspecto en el cual no haremos énfasis, será acerca del proceso de matrícula de estudiantes, pues este ya se encuentra instalado, por lo tanto no se tendrá acceso a la modificación de datos de dichos estudiantes excepto en lo relacionado a notas sobre asignaturas del semestre, promedio de semestre y promedio ponderado. El área de acción del proyecto está establecida para todos los convenios y Centros Regionales de Educación a Distancia suscritos y por suscribirse con la Universidad Francisco de Paula Santander, sin embargo, no acoge a la seccional 26

27 de Cúcuta, pues estos procesos ya se encuentran debidamente regularizados y gestionados por el W.I.S. (Web Information System), presente en el servidor divisist. También es de importancia destacar que el modelo relacional existe con anterioridad y hace parte del proyecto creado y dirigido por el Ingeniero Nelson Beltrán Galviz cuyo título es Sistema de información Académica SIA, debido a esto no haremos énfasis en la construcción de Modelos explicativos a la creación de esquemas relaciónales ni modificaciones a este modelo y los módulos que se van a desarrollar se encontraran limitados a las normas dictadas por el reglamento académico que rigen a distancia y tomando como guía los utilizados en la sede principal. Este proyecto será implementado en un servidor de la División de Sistemas sitio CREAD, cuya dirección URL es El servidor se encuentra ubicado físicamente en la División de Sistemas de la Universidad Francisco de Paula Santander sede principal Cúcuta Norte de Santander. En cuanto al tratamiento y manejo de la seguridad, queda como responsabilidad de la División de Sistemas, el transporte de la información de manera segura, siendo nuestra labor la autentificación de usuarios mediante sesiones. Por tratarse de un sistema de información Web, no es necesario tener aplicaciones de escritorio elaboradas para poder llevar a cabo la gestión de las notas por parte de los coordinadores en los diferentes lugares del país, solo se tendrá una serie de requerimientos mínimos para lograr que el desempeño del proceso sea el adecuado. La documentación del proyecto no se saldrá de la especificada en los objetivos, por lo tanto no será considerada la documentación relacionada a la Gerencia de proyectos, Gestión de Configuración. Gestión de Calidad, etc. Principalmente se quiere acelerar el procesamiento de la información referente a notas de los CREAD s y convenios adscritos a la universidad. Estos convenios son numerosos, entre los que están CENCAD, ESESGO, sedes de CREAD s en Bogotá, Arauca, Saravena, Tame, Chinácota, Tibú, Salazar, Bucaramanga, etc. y CAA (Centro de Atención Académica) para los CREAD s, ESESGO y CENCAD entre otros. 27

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