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1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR BOLETINES O REVISTAS INTERNAS QUE DIFUNDAN INFORMACIÓN Y VALORES INSTITUCIONALES Establecer los pasos necesarios para elaborar material informativo del Sector Defensa para difundir a los públicos objetivos. 1. Encargado de Análisis Periodístico: Elabora una Nota de Servicio, en la que se solicita a las reparticiones del Ministerio de Defensa, un informe de actividades o proyectos para la elaboración del material informativo. 2. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Analiza, corrige (si es necesario) y la remite la documentación a la Secretaria instruyendo remitir mediante el sistema a las dependencias involucradas. 3. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y registra la salida de la Nota de Servicio en el Sistema Integrado de Correspondencia FF.AA. (SICOFA) y en el libro de registro, verifica los datos de la Hoja de Trámite Documentaria (HTD), archiva una copia y luego realiza el seguimientos correspondiente hasta obtener la respuesta efectiva, en el tiempo establecido. Una vez recibida la documentación por las reparticiones, la secretaria recibe y registra los documentos en el SIC, Libro de Registro y verifica la HTD, entregando los documentos al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 4. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y analiza los documentos luego con proveído remite los mismos al Encargado de Análisis Periodístico para dar curso al Boletín Informativo. 5. Encargado de Análisis Periodístico: a. Recibe y analiza la documentación enviada por las diferentes reparticiones del Ministerio de Defensa. b. Procede a la Redacción del Boletín Informativo del Ministerio de Defensa. c. Elige el material fotográfico necesario para el boletín. d. Realiza las cotizaciones con las diferentes editoras del medio, tomando en cuenta, cantidad, calidad y el tiempo de entrega. e. Realiza un informe de las cotizaciones, adjuntando los antecedentes, el requerimiento y entrega el mismo a la Secretaria de la Unidad de Comunicación Social, para la elaboración del Pedido de Materiales, Certificación Presupuestaria y Especificaciones Técnicas, posteriormente remite la documentación a la Dirección General de Asuntos Administrativos. Fecha de Elaboración: 15/08/09-1- Fecha de Actualización: 30/10/09

2 6. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe las instructivas y procede a elaborar el Pedido de Materiales, Certificación Presupuestaria y Especificaciones Técnicas, posteriormente adjunta una Hoja de Trámite Documentaria y entrega el mismo al Jefe de la Unidad de Comunicación Social para su firma. 7. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y revisa la documentación entregada por la Secretaria de la Unidad de Comunicación Social, luego firma la documentación correspondiente, e instruye su remisión a la Dirección General de Asuntos Administrativos para su procesamiento. 8. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y registra la salida del documento en el SICOFA y en el Libro de Registro, verifica los datos de la HTD, archiva una copia y remite el documento al Director General de Asuntos Administrativos 9. Dirección General de Asuntos Administrativos: Recibe y procesa la documentación a través de las Unidades Organizacionales correspondientes, una vez establecida la Empresa adjudicada esta situación es comunicada al Jefe de la Unidad de Comunicación Social, para su coordinación correspondiente. 10. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe la Información e instruye al Encargado de Análisis Periodístico, coordinar la elaboración del Material Informativo con la Empresa adjudicada. 11. Encargado de Análisis Periodístico: a. Recibe y analiza la instrucción y procede a contactarse con la Empresa para el diseño del Boletín Informativo. b. Instruye a la Empresa adjudicada la impresión del Material Informativo con las características anteriormente acordadas y en el tiempo previsto. c. Una vez que la empresa entrega el material impreso a los Almacenes del Ministerio de Defensa, recoge los mismos y entrega el Acta de Conformidad, para el inicio del proceso de pago, asimismo procede a informar al Jefe de la Unidad de Comunicación Social la recepción del material informativo. 12. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe el material informativo e instruye a la Secretaria remitirlos a las reparticiones mediante oficio. 13. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Registra la salida de los Boletines Informativos mediante el SICOFA, libro de registro y verifica la HTD y remite a los destinatarios finales del mismo. Fin del procedimiento Fecha de Elaboración: 15/08/09-2- Fecha de Actualización: 30/10/09

3 PROCEDIMIENTO PARA LA COBERTURA PERIODÍSTICA DE ACONTECIMIENTOS RELACIONADOS CON EL MINISTERIO DE DEFENSA Establecer los pasos necesarios para realizar la cobertura periodística oportuna de los acontecimientos relacionados con el Ministerio de Defensa, para su posterior difusión en medios de comunicación al público en general. 1. Ministro de Defensa: Instruye de manera verbal o escrita al Jefe de la Unidad de Comunicación Social, la cobertura periodística de una actividad o acontecimiento importante del Ministerio de Defensa. 2. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Instruye en forma verbal o escrita al Encargado de Prensa para su correspondiente ejecución. 3. Encargado de Prensa: a. Recibe y analiza la instrucción emitida desde el Ministro de Defensa, tomando en cuenta la hora y lugar del evento. b. Asiste al acontecimiento para realizar la cobertura periodística (registro audio-visual) del mismo. c. Redacta una nota de prensa sobre el acontecimiento en formato periodístico. d. Remite dicha nota periodística además del material fotográfico sobre el evento, al Jefe de la Unidad de Comunicación Social para su revisión y aprobación 4. Jefe de la Unidad de Comunicación Social. Recibe y revisa la Nota Periodística enviada por el Encargado de Prensa. Aprueba la Nota de Prensa. Devuelve la Nota Periodística al Responsable de Prensa para corregir si existiesen observaciones y luego remitir a los medios de comunicación para su difusión. 5. Encargado de Prensa. Recibe y analiza las observaciones (si existiesen) efectuadas por el Jefe de la Unidad de Comunicación Social. Envía la Nota Periodística a los medios de comunicación social para su difusión, mediante formato de internet. Realiza el seguimiento informativo a la Nota Periodística difundida en los medios de comunicación. Entrega a la Secretaria de la Unidad de Comunicación Social para su archivo correspondiente. 6. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y realiza el archivo definitivo de la documentación en el expediente correspondiente. Fin del Fecha de Elaboración: 15/08/09-3- Fecha de Actualización: 30/10/09

4 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE RESÚMENES INFORMATIVOS DIARIOS Establecer los pasos para realizar resumen informativo diariamente para el Ministro y los Viceministros del Ministerio de Defensa, sobre las noticias más sobresalientes del ámbito nacional e internacional, en temas relacionados a esta Cartera de Estado. 1. Encargado de Monitoreo: a. Realiza una revisión diaria de las noticias más sobresalientes del ámbito televisivo, radial y escrito en temas relacionados con el Ministerio de Defensa, Fuerzas Armadas, etc. b. Realiza el resumen de las noticias de forma matutina, meridiana, vespertina, diurna y nocturna, destacando la información más relevante para el Ministerio de Defensa, elevando el mismo al Jefe de la Unidad de Comunicación Social para su revisión y aprobación. 2. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y revisa el resumen, realizando las correcciones pertinentes (si fuera necesario). Devuelve al Encargado de Monitoreo para su corrección y remisión a las instancias ejecutivas. 3. Encargado de Monitoreo a. Realiza la revisión minuciosa del resumen. b. Procede a la corrección (si fuera necesario) c. Remite en formato impreso y haciendo uso del sistema informático a las autoridades beneficiarias del mismo. Fin del procedimiento Fecha de Elaboración: 15/08/09-4- Fecha de Actualización: 30/10/09

5 PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN Y REALIZACON DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL PAIS Establecer los pasos para realizar la publicación de diversos tipos de información al público en general, mediante los distintos medios de comunicación. 1. Repartición Interesada del Ministerio de Defensa: Solicita mediante un oficio al Jefe de la Unidad de Comunicación Social la publicación de una información en algún medio de comunicación, escrito, oral o audiovisual. 2. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y registra el oficio en el Sistema Integrado de Correspondencia FF.AA. (SICOFA) y en el libro de registro, verificando la Hoja de Trámite Documentaria (HTD) y entrega el oficio al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 3. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y analiza el oficio luego con proveído remite el mismo al Encargado de Prensa para su procesamiento correspondiente. 4. Encargado de Prensa: a. Recibe y analiza el oficio del solicitante y de acuerdo al tipo de información, ámbito, etc., procede a realizar las cotizaciones respectivas en los medios de comunicación social. b. Realiza un informe de las cotizaciones, adjuntando los antecedentes del requerimiento, cómo se publicará en el periódico y entrega el mismo a la Secretaria de la Unidad de Comunicación Social, para la elaboración del Pedido de Materiales, Especificaciones Técnicas y Certificación Presupuestaria, oficio dirigido al Director General de Asuntos Administrativos. c. Comunica a la Unidad solicitante el presupuesto requerido para que se proceda a la elaboración del Pedido de Materiales, Especificaciones Técnicas y la Certificación Presupuestaria, necesaria para este trámite, adjunta una Hoja de Trámite Documentaria y entrega el mismo al Director General para su firma. d. Procede a reservar espacio en los medios e. Elabora en coordinación con la Unidad solicitante el contenido de la información. f. Remite el material informativo a los medios de comunicación seleccionados para su difusión. Fecha de Elaboración: 15/08/09-5- Fecha de Actualización: 30/10/09

6 5. Medios de Comunicación: a. Reciben material informativo elaborado y diagramado por la Unidad de Comunicación Social b. Proceden a publicar el material c. Remiten la factura a la Unidad de Comunicación para proceder al Pago 6. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y registra las facturas en el Sistema Integrado de Correspondencia FF.AA. (SICOFA) y en el libro de registro, verificando la Hoja de Trámite Documentaria (HTD) y entrega las mismas al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 7. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y analiza el oficio luego con proveído remite el mismo a las unidades solicitantes para que procedan con los trámites de administrativos papa la cancelación de las facturas. Fin del procedimiento Fecha de Elaboración: 15/08/09-6- Fecha de Actualización: 30/10/09

7 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO TEMPORAL Y DEFINITIVO DE INFORMACIÓN ECONÓMICA, POLÍTICA Y SOCIAL QUE TENGAN RELACIÓN CON LA SEGURIDAD Y DEFENSA Recabar y archivar información del ámbito político, económico y social de la prensa escrita, que tengan relación con la seguridad y Defensa del país, para que sirvan como fuente de información y consulta para las autoridades del Ministerio de Defensa que así lo requieran. 1. Encargado de Monitoreo: a. Recepciona un ejemplar de cada Entidad de Prensa Escrita para realizar el resumen informativo. b. Revisa todos los diarios que llegan y procede a marcar los mismos para que se proceda al recorte y pegado de los mismos. 2. Encargado de Hemeroteca: a. Revisar la información seleccionada y otra que tenga relación con temas de Defensa, Seguridad y Soberanía; Fuerzas Armadas; Policía y otros temas relacionados con el Sector Defensa. b. Procede al recorte de esta información y al pegado de las mismas en hojas, las cuales posteriormente son archivadas en un Expediente, de acuerdo al tema, importancia y secuencia cronológica. c. Las noticias de suma importancia para el Ministro de Defensa son fotocopiadas y remitidas al Encargado de Prensa, para que la misma realice un informe de dicha información al Ministro. d. Solicita el empastado de los Expedientes de manera semestral por lo que es necesario la realización de cotizaciones con las diferentes entidades que se dediquen al empastado, tomando en cuenta, cantidad, calidad y el tiempo de entrega. e. Realiza un informe detallado de las cotizaciones de las Empastadoras al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. 3. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y revisa el informe enviado por el Encargado de Hemeroteca luego con proveído remite el mismo a la Dirección General de Asuntos Administrativos para su procesamiento, instruyendo a su secretaria la elaboración del Pedido de Materiales, la Certificación Presupuestaria y las Especificaciones Técnicas. 4. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Elabora la documentación pertinente y entrega el mismo al Jefe de la Unidad de Comunicación Social adjuntando una HTD. Fecha de Elaboración: 15/08/09-7- Fecha de Actualización: 30/10/09

8 5. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Recibe y analiza la documentación firma la documentación pertinente y devuelve a la Secretaria de la Unidad de Comunicación Social para su remisión inmediata a la Dirección General de Asuntos Administrativos. 6. Secretaria de la Unidad de Comunicación Social: Registra la salida del documento en el Sistema Integrado de Correspondencia FF.AA. (SICOFA) y en el libro de registro, verificando los datos de la Hoja de Trámite Documentario (HTD), archiva una copia y remite el documento a la autoridad correspondiente. 7. Dirección General de Asuntos Administrativos: Recibe y procede a gestionar la contratación de los bienes y servicios requeridos de acuerdo a requerimiento y especificaciones técnicas. Una vez adjudicado informa al Jefe de la Unidad de Comunicación, la empresa que fue adjudicada y su coordinación correspondiente. 8. Jefe de la Unidad de Comunicación Social: Instruye al Encargado de Hemeroteca dar curso con el empastado de los documentos. 9. Encargado de Hemeroteca: a. Recibe y analiza la instrucción y procede a contactarse con la empresa empastadora seleccionada para la realización de los empastados, con todas las características requeridas por la Institución, además del tiempo de entrega. b. Recoge los empastados de la empresa, verificando la calidad de los mismos, además de la cantidad y si se encuentran completos y ordenados. c. Entrega al Jefe de la Unidad de Comunicación Social una Acta de Conformidad para el inicio del Proceso de Pago, el mismo deberá ser remitido a la Dirección General de Asuntos Administrativos. d. Se archiva de manera temporal por el lapso de dos años toda la información en el Área de Hemeroteca luego de cumplido este plazo, se realiza el archivo definitivo mediante un procedimiento establecido y en coordinación con el Archivo Central del Ministerio de Defensa. Fin del procedimiento Fecha de Elaboración: 15/08/09-8- Fecha de Actualización: 30/10/09

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