Caso práctico. Examen oral para la acreditación de la licenciatura (EXOAL) Clave del caso práctico 777 Fecha de examen de primera etapa

Transcripción

1 Caso práctico Examen oral para la acreditación de la licenciatura (EXOAL) Licenciatura por acreditar Nombre del sustentante Informática J. Genaro Contreras Ocampo Clave del caso práctico 777 Fecha de examen de primera etapa 06 de marzo de 2015 Folio de la primera etapa

2 Índice Índice Introducción Marco teórico o de referencia Desarrollo y resolución del caso práctico Conclusiones Referencias bibliográficas 2

3 Introducción El presente trabajo, examina la opción de una reimplementación, como parte del plan estratégico para el mantenimiento y mejora de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que después de su puesta en producción ha presentado fallos que requieren ser localizados y depurados. Para este caso práctico se sugiere en esta solución cambiar la metodología estructurada SDLC tradicional (porque requiere mucho tiempo y se enfoca en los sistema y no en los clientes) por el uso de metodologías ágiles (en este caso extreme Programming, XP) con una modificación sobre la metodología para lograr los siguientes objetivos: la capacitación del personal involucrado, tener una pronta respuesta para los cambios y se dé un seguimiento a las oportunidades de mejora Esto para lograr una mejor ventaja competitiva que por los fallos del se ve afectada en el corporativo Anglo Industrial Solutions. 3

4 Marco teórico o de referencia Los sistemas de planificación de recursos empresariales para Laudon (2012), conocidos por sus siglas en inglés como ERP ( enterprise resource planning ) son sistemas empresariales que sirven para integrar los procesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos humanos en un solo sistema de software. Para lograr esto los ERP se basan en modulos que se integran y modifican para adaptarse a los procesos de negocios de una organización y en una base de datos central que conglomera toda la información de estos procesos. Esta información, sirve como entrada para los modulos usados en los procesos de negocios a nivel gerencial de todos los niveles para el control y la toma de decisiones. Por otro lado, Kendall y Kendall (2011), expone que cuando la metodología del ciclo de vida de desarrollo de sistemas conocida por sus siglas como (SDLC), la que normalmente se usa en la implementación de sistemas tiende a revelar fallas estructurales, puede usarse una metodología ágil como método cuando el tiempo es una prioridad para el rescate del sistema que falló. Los métodos ágiles son un conjunto de metodologías que se enfocan en los usuarios y no en los datos. Esta se basa en una serie de valores, principios, actividades y recursos que imponen un cambio en el paradigma del desarrollo de sistemas. Contrasta con las metodología tradicional de desarrollo (SDLC) porque puede reducir el tiempo y los errores de los sistemas, ayuda de reducir el tiempo de aprendizaje de los procesos y porque dentro del mismo proceso implica una capacitación de los desarrolladores trabajando en parejas. La idea central de introducir una metodología de desarrollo distinta a la empleada tiene que ver con la pérdida de ventaja competitiva que una empresa presenta cuando se ve afectada por sistemas que entorpecen el correcto funcionamiento de sus procesos de negocios y esta se ve limitada por un tiempo corto para la recuperación de estas ventajas. Sommerville considera que la Programación Extrema (XP) es posiblemente la más reconocido de todos todas las metodologías ágiles que existen y la más ampliamente utilizada. XP se basa en una serie de prácticas creada por Beck con un desarrollo incremental a través de entregas de sistema pequeñas y frecuentes usando historias de usuario creadas con la ayuda del cliente; poniendo énfasis en la adaptabilidad y en la comunicación continua con el cliente. Por todo lo anterior mencionado, es necesario reemplazar la metodología estructurada 4

5 usada por una ágil que nos permita al mismo tiempo que depuramos los errores del sistema, realizar una auditoría y dar seguimiento a las oportunidades de mejora. Desarrollo y resolución del caso práctico Diagnostico El ERP implementado en Anglo Industrial Solutions ha presentado fallas debido a que la metodología usada para la implementación del mismo, la cual no puede adaptarse a los cambios de crecimiento en la demanda nacional de los productos que se manufacturan. Los roles que se usan para designar a que modulos pueden acceder y modificar la información los usuarios del ERP, están mal implementados, esa es la razón de porqué el ejemplo que se menciona como un problema cotidiano está causando conflictos en el momento que un proveedor trata de recibir su pago. Debido a que los usuarios no tienen delimitados sus roles correctamente y pueden modificar otros modulos que no les corresponden. Este ejemplo es solo una muestra del resultado al no realizar una de clasificación de roles adecuada para usuarios y que puede expresarse en el sistema en forma de otros errores aún no detectados. En vista de que el sistema está en producción y necesitamos depurar estos errores y buscar oportunidades de mejora, requerimos la metodología de Programación Extrema para resolverlos de la manera más rápida posible mientras, a la vez, clasificamos a los usuarios en roles apropiadamente. En contraparte, el departamento Tecnologías de la Información cuenta con poco conocimiento sobre la arquitectura del ERP que se está usando en la empresa y por tal motivo les impide hacer una reimplementación eficaz de los roles de usuarios para los modulos correspondientes. La necesidad de una capacitación para los usuarios involucrados en el ERP es necesaria para evitar también que se modifiquen aquellas partes de la configuración del ERP que define los procesos de negocio que son llevados dentro de el. Dentro de la cadena de valor industrial se está generando una pérdida en su valor en la etapa con lo proveedores, y está afecta el resto del proceso de la empresa hasta llegar a los clientes que adquieren el producto hecho en la empresa. 5

6 La arquitectura del sistema ERP es descrita en el siguiente diagrama (Laudon & Laudon 2012) Estas partes del sistema ERP se pueden dividir a su vez en modulos que realicen tareas especificas para los departamentos involucrados. Esta clasificación genérica nos ayudaría a dividir los usuarios por departamentos y solo asignarles el uso de modulos en las que sus actividades se ven involucrados. De acuerdo a una clasificación inicial por departamentos los usuarios podrían quedar separados en grupos de acuerdo a: Contabilidad Ventas Producción Almacén Personal Gerencia Directivos Y esta clasificación puede cambiar de acuerdo a como se analice al final a la empresa. (Quiero recordar que este es un ejercicio de un caso práctico y no se conoce a fondo la estructura de la empresa) 6

7 Antecedentes metodológicos Los métodos ágiles son una colección de tecnologías innovadoras para el desarrollo de sistemas los cuales se centran en el usuario. (Kendall & Kendall 2011) De acuerdo con Kendall (2011) existen cuatro valores en el modelo ágil: la comunicación adecuada de parte del cliente con el equipo de desarrollo y dentro del equipo de desarrollo con sus pares. La simpleza que consiste en hacer la cosa más simple que se pueda hacer. La retroalimentación que sucede con los clientes creando las historias de usuario y siendo críticos con las fechas y tiempos y el progreso realizado. La valentía que implica contar con un nivel de confianza y confort dentro del equipo de desarrollo para poder cambiar la programación o dar marcha atrás en el trabajo de un día. Existen también cuatro actividades básicas; La codificación que es la actividad medular. La implementación de prueba. Escuchar es importante para poder evolucionar con los requerimientos del cliente que casi siempre cambiaran. Por último, el diseño es la forma de crear la estructura para organizar la lógica en el sistema. Las cuatro recursos en el modelado ágil son el tiempo que se debe asignar al desarrollo del sistema. el costo, la calidad y el alcance. Las cuatro prácticas son: entregas pequeñas que son pequeños sprint para entregas funcionales pequeñas del producto. Una semana de trabajo de 40 horas. Alojar al cliente en el sitio que ayuda a asignar prioridades y equilibra las necesidades de la empresa. El último es la programación en pareja que ahorra tiempo, reduce el pensamiento torpe y suscita la creatividad. Del conjunto de métodos, Programación Extrema (XP) será la metodología a usar. XP toma el conjunto descrito anteriormente y agrega un proceso para la implementación de mejoras que se describe en la siguiente imagen. 7

8 (Sommerville 2005) La creación de historias de usuario son creadas con ayuda del representante del cliente inmerso en el equipo de desarrollo. Este asigna un valor numérico prioritario para las historias y de ellas se escogen las que se implementarán en el sprint. La discusión de las historias de usuario se realiza en juntas realizadas periódicamente que no abarcan más de 30 minutos. El encargado de proyecto tiende a desmenuzar la historia en pequeñas tareas que se implementará en el sistema, y se planifica el tiempo de entrega para la historia de usuario. El desarrollo se realiza en programación por pares. La entrega y la evaluación se realiza por medio de las pruebas unitarias y la inspección del cliente sobre la implementación de la historia de usuario. Consignas. Plan estratégico. Aún cuando no usaremos una metodología estructurada, usaremos algunas de sus herramientas para la descripción de alcances y del plan de actividades que se planean desarrollar primariamente. Quiero aclarar que para este caso, el orden de prioridades puede cambiar de acuerdo a cómo se estructuren las historias de usuario. A continuación describiremos el tiempo que se le dedicaría relativamente a cada departamento que está involucrado en la implementación del ERP. En la ventana de este tiempo se organiza el equipo de desarrollo junto con un representante del departamento que realizará la función de cliente y que ayudará en la implementación del XP. Para ellos nos valdremos del diagrama de Gantt en anexo 1. En el diagrama se describen las semanas que se estaría con un departamento antes 8

9 de continuar con el siguiente. Se atenderán simultáneamente los departamentos que tienen el problema detectado por el departamento de tecnologías de la información a la vez que se revisa un departamento del cual no se han detectado problemas con la finalidad de en estos segundos buscar oportunidades de mejora que implementar en el ERP. El lapso del ciclo completo es de cuatro meses y al terminar el mismo se repetiría otro ciclo de misma duración pasando alrededor de tres semanas con los departamentos ordenándolos por prioridad. Cada semana es un sprint para implementar un proceso o ciclo completo de XP. Los lunes serían las reuniones con el cliente y se tendrían el transcurso de esa semana para desarrollar o corregir lo que se desee implementar. Después, cumplido el plazo se pasaría al siguiente departamento y así hasta renovar el ciclo reorganizando de nuevo el orden de prioridades de los departamentos de acuerdo a la apreciación de la dirección general. Este ciclo se repetiría por año y medio y al término del mismo se tendría un sistema operativo funcional. Este procedimiento, tiene sus bases en la implementación de un sistema escolar que se realizó para la Universidad pedagógica nacional entre 2006 y Logrando un sistema funcional en un lapso de 6 meses. En el caso de la UPN, fue un nuevo desarrollo hecho para correr sobre web. El anterior sistema era uno para escritorio y solo funcionaba en maquinas Windows. Metodología Se ha mencionado que la tecnología usada sería Programación Extrema con la ayuda de algunas herramientas de Metodología estructurada tradicional. Con este plan estratégico descrito anteriormente se espera que en un lapso de cuatro meses el equipo de desarrollo de TI logre tener un control de cambios estable y maduro. Así también se lograría obtener una autonomía y un correcto funcionamiento de gobierno de TI al describir reglas claras que coadyuven al mejoramiento del sistema que ya está en operación. Métricas. Para el establecimiento de métricas usaríamos las mismas herramientas proporcionadas por XP para el control de su proceso. En el diagrama de abajo se muestra una de las tarjetas que es usada para escribir una historia de usuario de ejemplo. En caso de cumplir con todas ellas en los tiempos propuestos estaríamos considerando que se estaría cumpliendo en eliminar las barreras que nos permiten alcanzar una ventaja competitiva. 9

10 Plan de capacitación Se plantea así mismo usar los tiempos especificados por el diagrama de gantt para que una persona esté durante ese tiempo que se desarrolla para un departamento, esté capacitando a los usuarios de esos departamentos. En caso de que los cambios hicieran cambios en la forma de operar el ERP, se usaría a esta persona de Tecnologías de la Información para explicar los cambios a los usuarios de los departamentos solicitados. 10

11 Conclusiones Los alcances de esta metodología para reimplementar y recuperar el proyecto de implementación del ERP en Anglo Industrial Solutions, son claros al permitir ser flexible dentro de la organización y sus distintos departamentos para reparar aquellos errores de sistema a la vez que se introducen mejoras en la misma. La capacidad de respuesta pronta para subsanar y reordenar el orden de visita a los departamentos nos permite atender aquellos que pueden requerir una atención prioritaria. Las limitaciones de la Programación Extrema son claras al no poder abarcar la organización como un todo, sino en sus partes y solucionar un problema a la vez. Aunque por otro lado está visión nos permite focalizarnos en aquellos errores que son realmente necesarios resolver. Al pensar en retrospectiva y analizar el caso práctico planteado, me percaté que lo que estaba funcionando mal era la metodología que no encajaba en el crecimiento de la empresa. Las metodologías ágiles a pesar de ser usadas desde el 2000 y de ser una variante de la de desarrollo de prototipos, aún es mirada con recelos para los que están acostumbrados a usar la metodología tradicional de desarrollo (SDLC). Es cierto que este tipo de metodología es robusta para su implementación pero también es cierto que la organización de muchas empresas constantemente cambia y se adapta. La organización es considerada como un organismo viviente por su capacidad de cambio y mientras no tratemos a la organización como algo que cambia, constantemente nos encontraremos con proyectos hechos con SDLC que terminarán en el fracaso. 11

12 Referencias bibliográficas Laudon, Kenneth; Laudon, Jane. (2012) 9.1 Sistemas empresariales Que son los sistemas empresariales? Sistemas de información gerencial Kendall, Kenneth; Kendall, Julie. (2011) La metodología ágil. Análisis y diseño de sistemas Kendall, Kenneth; Kendall, Julie. (2011) Modelado ágil. Análisis y diseño de sistemas Sommerville, Ian; Alonso Galipienso, María Isabel. () 17.2 Programación extrema Ingeniería de software Anexos 12

13 Nombre Informática Compras Almacén Cuentas por cobrar Tesorería Producción Contabilidad Ventas Personal Gerencia Trab 16d 15d 15d 15d 16d 16d 25d 20d 20d 30d Semana 24, 2015 Semana 25, 2015 Semana 26, 2015 Semana 27, 2015 Semana 28, 2015 Sema

14 Semana 30, 2015 Semana 31, 2015 Semana 32, 2015 Semana 33, 2015 Semana 34, 2015 Semana 35, 2015 Sema

15 Semana 37, 2015 Semana 38, 2015 Semana 39, 2015 Semana 40, 2015 Semana 41, 2015 Semana 42, 2015 Seman

16 Semana 44, 2015 Semana 45, 2015 Semana 46, 2015 Semana 47, 2015 Semana 48, 2015 Semana 49, 2015 Seman

17 WBS Nombre Inicio Fin Trabajo Duración Desperdicio Coste Asignado a % Completado 1 Informática jun 5 jun 26 16d 16d 95d Compras jun 29 jul 17 15d 15d 80d Almacén jul 20 ago 7 15d 15d 65d Cuentas por cobrar ago 3 ago 21 15d 15d 55d Tesorería ago 21 sep 11 16d 16d 40d Producción jun 5 jun 26 16d 16d 95d Contabilidad jun 29 jul 31 25d 25d 70d Ventas ago 3 ago 28 20d 20d 50d Personal ago 31 sep 25 20d 20d 30d Gerencia sep 28 nov 6 30d 30d 0 0