Gestión de Patentamiento y Transferencia de Automotores Adquiridos por Fundación ArgenINTA

Transcripción

1 Página 1 de 5 1 Propósito y alcance El propósito del presente procedimiento es el de establecer pautas generales para la gestión de patentamiento y/o transferencia de los vehículos (automotores, motocicletas, ciclomotores, y todo otro vehículo que por la legislación vigente debe ser registrado y/o patentado) que sean adquiridos por la Fundación ArgenINTA, ya sean con fondos de la Gerencia de Apoyo a Programas institucionales o con fondos propios de la Fundación, así como también los adquiridos por las distintas Delegaciones sea con fondos propios o con fondos ingresados por Organismos Cooperantes. 2 Responsabilidades El Área de Legales tiene la responsabilidad del seguimiento del presente procedimiento. Las solicitudes de trámites son confeccionadas exclusivamente por la Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales (GAPI) / Gerencia de Administración y Finanzas, Recursos Propios o una Delegación de Fundación ArgenINTA. El Área Solicitante tiene la responsabilidad de proveer al Área de Legales la documentación que ésta última requiera en tiempo y forma. El Área de Recursos Humanos y Contratos tiene la responsabilidad de de proveer al Gestor Externo la documentación que éste requiera. El Gestor Externo tiene la responsabilidad de ejecutar e impulsar los trámites que se realicen en el ámbito de la Dirección Nacional de los Registros Nacionales de la Propiedad Automotor y de Créditos Prendarios (DNRPA). GLOSARIO Área Solicitante: La Gerencia de Apoyo a Programas Institucionales (GAPI) / Gerencia de Administración y Finanzas, Recursos Propios o una Delegación de Fundación ArgenINTA. Gestor externo: Persona/s contratada/s para realizar los trámites y gestiones ante el Registro de Propiedad Automotor. Asamblea: Reunión realizada por el Consejo de Administración, generalmente en forma mensual. Orden del Día: Nomina de temas previstos a tratar en la Asamblea.

2 Página 2 de 5 3 Diagrama del proceso Diagrama Nº Responsable Registros Otros doc Inicio Solicitud de compra de Vehículos 3.1 Área Solicitante GRI-07-F01 GAF-05 GAF-07 Aprueba el C.A.? 3.2 Consejo de Administración Acta de reunión No Sí Inicio de la gestión de patentamiento del vehículo 3.3 Área de Legales GRI-07-F02 GAF-05 GAF-07 Recopilación y firma de la documentación 3.4 Área de RR. HH. / Apoderado / Escribano Legajo Entrega del legajo para el patentamiento del vehículo 3.5 Área de Legales Registro del vehículo 3.6 Gestor Externo / Área de Legales Documentación expedida por el registro del automotor Contratación del seguro para el vehículo 3.7 Organismo Cooperante Póliza de seguro Archivo del legajo del vehículo 3.8 Área Solicitante Documentos del Legajo Transferencias y trámites varios 3.9 Gestor Externo / Área de Legales GRI-07-F02 GRI-07-F03 GRI-07-F04 GRI-07-I01 GRI-07-I02 GRI-06 Fin

3 Página 3 de 5 3 Descripción del proceso 3.1 Solicitud de compra de vehículos El área solicitante requiere autorización al Consejo de Administración para la compra de automotores, completando el formulario de Solicitud de Compra de Vehículo GRI-07-F01 y dirigiéndolo al Director Ejecutivo. 3.2 Aprobación del Consejo de Administración Una vez confeccionado el formulario de Solicitud de Compra, el mismo es remitido al Área de Legales para que lo incluya como parte del Orden del Día de la Asamblea del Consejo de Administración más próxima a realizarse. Una vez aprobada la compra por el Consejo, se debe esperar a que la misma sea firmada. 3.3 Inicio de la gestión de patentamiento del vehículo Cumplidos los procedimientos administrativos que regulan a la Fundación sobre compras y contrataciones tanto en Casa Central como en las Delegaciones, y posteriormente a la adquisición del vehículo, La Fundación, como institución ejecutora y de apoyo administrativo, procede al patentamiento del vehículo. El área solicitante, debe completar el formulario de Solicitud de Patentamiento y/o Transferencia del Vehículo GRI-07-F02, identificando el vehículo a patentar, indicando quien hará uso del mismo, ya sea un organismo cooperante, una Delegación o la propia Fundación y lo remite al Área de Legales. Asimismo se debe indicar el origen del los fondos por los cuales se adquirió el vehículo (Carta Acuerdo, Convenio, etc. de Sede central o de alguna Delegación). De ser necesario, el Área de Legales puede solicitar a la Delegación correspondiente, la copia del acuerdo y/o Convenio donde se prevé la compra. Las gestiones necesarias para el patentamiento, son efectuadas entre el área solicitante, el Área de Legales de la Fundación y uno o varios gestores externos contratados al efecto o bien aportados por el Organismo cooperante o la Concesionaria de venta del vehículo, según se acuerde en cada caso en particular. El Área de Legales es el nexo único entre las distintas áreas de la Fundación que hayan solicitado el patentamiento y el gestor externo a fin de reducir la posibilidad de extravíos y demoras en la gestión. 3.4 Recopilación y firma de la documentación El área solicitante es la responsable de remitir al Área de Legales la factura original firmada y sellada por la concesionaria, el certificado de fabricación del vehículo (donde conste el modelo, marca, número de chasis y número de motor) así como también los formularios necesarios proporcionados por la concesionaria (F. 01 del Registro con firma y sello de la concesionaria), y todo otro formulario que requiera el gestor externo a través del Área de Legales de la Fundación. El área solicitante debe -a requerimiento del gestor externo a través del Área Legal-, completar y hacer firmar al apoderado interviniente de la Fundación todos los formularios y declaraciones juradas que requiera el trámite, incluyendo la certificación de firmas ante Escribano Público. Asimismo, la DDJJ de origen lícito de los fondos, debe ser firmada por un Contador Público externo a la Fundación y certificada en el Consejo de Ciencias Económicas de la Ciudad de Buenos Aires.

4 Página 4 de 5 Cuando sea necesario, el gestor puede solicitar directamente al Área de Recursos Humanos, el recibo de sueldo del último mes del apoderado que haya firmado los formularios, para demostrar la relación vigente del mismo con la fundación. Este documento, es el único que el gestor podrá solicitar directamente al Área de RRHH sin la intermediación del Área de Legales por el ámbito reservado del mismo. El Área de Legales, se quedará con copia de toda la documentación y de las actuaciones llevadas a cabo a efectos de conformar un legajo de patentamiento por cada vehículo y resguardar la información en caso de extravío. 3.5 Entrega del legajo para el patentamiento del vehículo Cuando el Área de Legales cuente con toda la documentación requerida una vez remitida por el Área o Delegación solicitante, el Área entrega la versión original al Gestor y este puede comenzar las gestiones pertinentes ante el Registro Automotor competente según el domicilio legal de la Fundación ArgenINTA. 3.6 Registro del vehículo Una vez presentado el trámite ante el Registro de la Propiedad Automotor, se inicia una etapa en donde todo es gestionado e impulsado por el Gestor designado. En caso de consulta sobre los plazos de gestión, el Gestor informará al Área de Legales, según el caso concreto, el tiempo estimado para la finalización del trámite de patentamiento. Una vez registrado el vehículo, el Gestor procede a abonar el importe correspondiente al primer impuesto de patente automotor (en caso de corresponder) y hace entrega de la chapa metálica, el título y la cédula verde del vehículo al Área de Legales de ArgenINTA. El Área de Legales, hace entrega de la chapa metálica, la cedula verde original, fotocopia del título y constancia de pago de patente del vehículo, al organismo cooperante, Delegación o Área de Fundacion Central, según corresponda. Se agrega al legajo de patentamiento, la siguiente documentación: Título original del vehículo, copia de la cedula verde, copia de la factura de compra, copia del certificado de fabricación, copia del pago de patente (en caso de corresponder), copia de la chapa metálica y de toda otra documentación que se obtenga. 3.7 Contratación del seguro para el vehículo Antes que el vehículo comience a circular en la vía pública, la Fundación procede a obtener el seguro automotor correspondiente y remite copia de la póliza al Organismo Cooperante, y al Área solicitante que haya requerido la compra del vehículo, según corresponda. El tipo de seguro y cobertura, debe ser solicitado y especificado por el Organismo Cooperante/Área solicitante interviniente mediante el formulario de Solicitud de Patentamiento y/o Transferencia del Vehículo GRI-07-F02 al Área de Legales de la Fundación ArgenINTA. En caso de ser contratado directamente por el Organismo Cooperante, debe remitir inmediatamente la copia de la póliza de cobertura contratada, a efectos de que obre en los legajos de la Fundación. 3.8 Archivo del legajo del vehículo

5 Página 5 de 5 El Área de Legales agrega al legajo de patentamiento, la siguiente documentación: Título original del vehículo, copia de la cedula verde, copia de la factura de compra, copia del certificado de fabricación, copia del pago de patente (en caso de corresponder), copia de la chapa metálica y de toda otra documentación que se obtenga. 3.9 Transferencias y trámites varios En el caso que las Áreas Solicitantes requieren la realización de transferencias de vehículos, deben proceder de acuerdo a lo indicado por el Instructivo de Transferencias de Vehículos Adquiridos por Fundación ArgenINTA GRI-07-I01. En caso de requerir trámites varios como duplicado de cédula verde, azul, extravío del título del automotor, robo del automotor, renovación de la cédula verde y/o autorización de manejo, proceder de acuerdo a lo definido en el Instructivo de Trámites Varios GRI-07-I02. 4 Indicadores de eficacia No aplica. 5 Registros Solicitud de Compra de Vehículo (GRI-07-F01). Solicitud de Patentamiento y/o Transferencia del Vehículo (GRI-07-F02). Solicitud de Donación (GRI-07-F03). Solicitud de Autorización de Manejo (GRI-07-F04). 6 Anexos Solicitud de Compra de Vehículo (GRI-07-F01). Solicitud de Patentamiento y/o Transferencia del Vehículo (GRI-07-F02). Solicitud de Donación (GRI-07-F03). Solicitud de Autorización de Manejo (GRI-07-F04). Instructivo de Transferencias de Vehículos (GRI-07-I01). Instructivo de Trámites Varios (GRI-07-I02).