CONTROL Y GESTION FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Transcripción

1 CONTROL Y GESTION FORMULARIO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE SISTEMA SARLAFT MANUAL DE USUARIO OCTUBRE DE de 21

2 Nombre Documento Manual de Usuario Sistema Control de Información de Conocimiento del Cliente SARLAFT Versión ID Documento Propietario Dirigido a Referencia ISO17799 Anexos Última Modificación 1.0 Aon Risk Seguros Usuarios Generales del sistema 18/10/ /10/ de 21

3 Índice 1. INGRESO AL SISTEMA (Login) 4 2. PERFIL CLIENTE Ingreso de Información persona natural 7 Datos generales 8 Datos persona natural 8 Información financiera 11 Seguros 11 Documentos requeridos 12 Autorización de uso de datos Ingreso de Información persona jurídica 13 Datos generales 14 Asociados 15 Información financiera 16 Seguros 16 Documentos requeridos 17 Autorización de uso de datos Impresión Autorización Uso de Datos Impresión del formulario FCC 20 3 de 21

4 1. INGRESO AL SISTEMA (Login) El ingreso al sistema Sarlaft se hará mediante el siguiente URL: Al ingresar al sistema se presenta la siguiente pantalla de Login: En la pantalla de login los usuarios tendrán la posibilidad de ingresar su usuario y contraseña que le han sido asignados. En caso de ser la primera vez que ingresa al sistema, este le obliga a cambiar la contraseña. A parte de del usuario y password, el sistema en esta pantalla brinda las siguientes opciones: Olvido su contraseña?: Este link permite que el sistema le reenvíe la contraseña al correo que tiene registrado el usuario. Manual: Mediante este link, el usuario tiene la opción de ver el manual del sistema. Aviso de privacidad: Este link lo lleva a un formulario relacionado con el tratamiento y uso de información personal. 4 de 21

5 Requerimientos del sistema: En este Link puede ver los siguientes temas relacionados con el uso del sistema: Requerimiento Recomendación Equipo del cliente Puede ser cualquier maquina (PC, Laptop o PC) con pantalla de tamaño adecuado. Recomendado mínimo 15 Pulgadas. Mínimo 1 GB de Ram Espacio mínimo de 500 Megas. Recomendado Windows 7 en adelante. Por el tema de cargue de imágenes y documentos lo recomendado es mínimo 2GB Puede usarse Internet Explorer como primera opción. También se habilita para Chrome y Safari. Cualquier otro navegador no se garantiza su óptimo funcionamiento. Si se requiere imprimir documentos se recomienda Lasser o de inyección de tinta. Memoria Disco Duro Sistema operacional Canal de Internet Navegador Impresora Contáctenos: Con este link el sistema lo conduce a una pantalla en la cual puede obtener información de cómo comunicarse con Aon Risk Services Una vez se ingrese al sistema, este presentara el menú y opciones de acuerdo el Rol que le ha sido asignado. 5 de 21

6 2. PERFIL CLIENTE Como se mencionó al principio de este documento, el perfil Cliente es el encargado de ingresar la información del formulario FFC y diligenciar el formato de autorización de datos. El proceso comienza cuando le llega el mail al contacto del cliente con el usuario, password y URL del sistema. La pantalla de ingreso es la misma para cualquier usuario del sistema, solo que en este caso se utiliza el usuario y la contraseña que le llegaron en el al cliente. Al ingresar al sistema, se presenta la siguiente pantalla en la cual se solicita al cliente el cambio de contraseña. Se debe diligenciar la pantalla y asignar una nueva contraseña según se solicita. Una vez ingrese al sistema con la nueva contraseña, el sistema muestra la siguiente pantalla. 6 de 21

7 Como se indica se deben ejecutar las acciones solicitadas en el orden indicado. 2.1 Ingreso de Información persona natural Cuando el usuario entra a esta opción, el sistema le muestra las pantallas y pestañas de ingreso de información dependiendo del tipo de persona natural o jurídica. La vista de ingreso de persona natura es la siguiente: Tipos de información. Se sugiere ingresar la informacion en orden De acuerdo con la información que se solicita, se recomienda ingresar la información en el orden en que esta sugerido. Es decir primero se deben ingresar o ratificar los datos generales, luego la información del cliente como persona natural, luego la información financiera, luego información de seguros, luego el ingresos y cargue de documentos y si así se solicita se debe ingresar al formulario de autorización de uso de datos. 7 de 21

8 Datos generales Los datos generales corresponden a los mismos que fueron ingresados por el gerente de servicio al cliente y esta es la ocasión para que el cliente los ratifique o los modifique según el caso. Los campos con asterisco (*) son de carácter obligatorio, los campos opacos como tipo de persona NO se pueden modificar. Nota: Es muy importante que antes de pasar a la siguiente viñeta se salve la información con el botón Salvar y continuar. Datos persona natural Con esta opción el usuario debe ingresar los datos en cada una de la secciones del formulario. Solicitud En esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos. Clase de vinculación Este campo es obligatorio y se debe escribir cuando la clase no corresponda a las mencionadas y sea otra. 8 de 21

9 Vínculos entre el tomador, asegurado y beneficiario Este campo NO es obligatorio ya que pueda que no exista ningún vínculo entre los actores mencionados. Datos generales Según la siguiente imagen se deben diligenciar todos los campos siendo de carácter obligatorio los indicados. Los campos como ocupaciones, departamentos, etc tiene la información parametrizada previamente con los datos que se deben ingresar. Datos Laborales Toda la información suministrada en esta sección No es obligatoria, pero si aplica para el caso se debe diligenciar. 9 de 21

10 Otros Esta información se debe diligenciar según indica el formulario. Si las respuestas a los dos últimos campos son afirmativas, se debe explicar en cada caso en el campo obligatorio. Finalmente cuando la información este diligenciada se debe pulsar el botón para Salvar y Continuar proceso. 10 de 21 continuar con el

11 Información financiera Al Salvar y Continuar o pulsar la flecha de la parte superior derecha, el sistema pasa el control a la siguiente Viñeta para diligenciar la información. Para el caso de la información financiera el sistema presenta la siguiente pantalla: Los campos se deben diligenciar según se indica si son obligatorios o No. Seguros La información de seguros se captura en el siguiente formulario: Borrar reclamo Modificar Reclamo En la medida en que el usuario ingrese las reclamaciones de seguros por el Botón Adicionar el sistema muestra la lista de reclamos ingresados en la parte inferior. En caso que se requiera modificar o borrar un reclamo ingresado se deben usar los botones de Acciones del lado derecho correspondientes. 11 de 21

12 Documentos requeridos El usuario debe escanear y cargar en el sistema los documentos que sean requeridos según se indica a continuación. Documentos mínimos requeridos para persona Natural Con las acciones se puede Borrar o Modificar el documento que se requiera Botón para visualizar el documento cargado Cuando se pulsa el botón adicionar, el sistema muestra la siguiente pantalla para ingresar los detalles del documento. Nota: El nombre del documento es obligatorio y solo se permite el cargue de documentos tipo PDF. Se recomienda antes de utilizar la opción de cargue haber escaneado en PDF los documentos requeridos. 12 de 21

13 Autorización de uso de datos Como se mencionó anteriormente, es posible hacer una solicitud solo para autorización de uso de datos o para el formulario FCC y la autorización de uso de datos. En cualquier caso el formulario de autorización de uso de datos es el mismo según la siguiente imagen. El formulario de uso de datos viene diligenciado con el texto y el nombre del cliente. Solo se debe marcar el Sí o No según corresponda y salvar la información. 2.2 Ingreso de Información persona jurídica Cuando el usuario entra a esta opción, el sistema le muestra las pantallas y pestañas de ingreso de información dependiendo del tipo de persona natural o jurídica. La vista de ingreso de persona jurídica es la siguiente: Por la viñeta Asociados debe diligenciar los socios de la empresa. Solicitud En esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos. 13 de 21

14 Clase de vinculación Este campo es obligatorio y se debe escribir cuando la clase no corresponda a las mencionadas y sea otra. Igualmente se debe diligenciar el campo de residencia de la sociedad. Vínculos entre el tomador, asegurado y beneficiario Este campo NO es obligatorio ya que pueda que no exista ningún vínculo entre los actores mencionados. Datos generales Según la siguiente imagen se deben diligenciar todos los campos siendo de carácter obligatorio los indicados. Ubicación Son los datos correspondientes a la ubicación física de la sociedad. 14 de 21

15 Actividad Se debe indicar a que se dedica la empresa, para lo cual se debe diligenciar el sector de la economía, el tipo de sociedad y la actividad económica. Asociados Aquí se incluye la información relacionada con los socios de la organización. Botones para modificar y borrar socios Socios ingresados Utilizando el botón Adicionar se presenta la siguiente pantalla para incluir la información de los socios. 15 de 21

16 En la medida en que se graben los socios, estos se muestran en la lista de la parte inferior de la pantalla principal. Información financiera Cuando se pasa a la viñeta de información financiera, el sistema muestra la siguiente pantalla: Solo si responde SI en este campo aparecerá la información de PRODUCTOS FINANCIEROS EN EL EXTERIOR Botón para adicionar más productos Los campos se deben diligenciar según se indica si son obligatorios o No. Los productos en moneda extranjera solo se pueden incluir si se responde si a la pregunta: Posee cuentas en moneda extranjera?. Seguros La información de seguros se captura en el siguiente formulario: Borrar reclamo Modificar Reclamo 16 de 21

17 En la medida en que el usuario ingrese las reclamaciones de seguros por el Botón Adicionar el sistema muestra la lista de reclamos ingresados en la parte inferior. En caso que se requiera modificar o borrar un reclamo ingresado se deben usar los botones de Acciones del lado derecho correspondientes. Documentos requeridos El usuario debe escanear y cargar en el sistema los documentos que sean requeridos según se indica a continuación. Documentos mínimos requeridos para persona Jurídica Con las acciones se puede Borrar o Modificar el documento que se requiera Botón para visualizar el documento cargado Cuando se pulsa el botón adicionar, el sistema muestra la siguiente pantalla para ingresar los detalles del documento. Nota: El nombre del documento es obligatorio y solo se permite el cargue de documentos tipo PDF. Se recomienda antes de utilizar la opción de cargue haber escaneado en PDF los documentos requeridos. 17 de 21

18 Autorización de uso de datos Como se mencionó anteriormente, es posible hacer una solicitud solo para autorización de uso de datos o para el formulario FCC y la autorización de uso de datos. En cualquier caso el formulario de autorización de uso de datos es el mismo según la siguiente imagen. El formulario de uso de datos viene diligenciado con el texto y el nombre del cliente. Solo se debe marcar el Sí o No según corresponda y salvar la información. 2.3 Impresión Autorización Uso de Datos Una vez terminado el proceso de diligenciamiento del formulario FCC del paso UNO tanto para persona natural como para persona jurídica, el siguiente paso es hacer las impresiones correspondientes tanto de la autorización de uso de datos como del formulario FCC. Impresión Autorización Uso de Datos Paso 2 Impresión Autorización Uso de Datos 18 de 21

19 En caso que se quiera tomar la opción de imprimir la autorización sin haberlo diligenciado completamente el formulario (Si se solicitó el formulario) el sistema muestra el siguiente mensaje. Cuando se tome la opción de imprimir la Autorización de Uso de Datos, el sistema genera un archivo.pdf como se muestra en la siguiente gráfica. 19 de 21

20 Solicitud En esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos. 2.4 Impresión del formulario FCC Una vez terminado el proceso de diligenciamiento del formulario FCC del paso UNO tanto para persona natural como para persona jurídica, el siguiente paso es imprimir el formulario para firmarlo. Paso 2 Impresión del formulario FCC En caso que se quiera tomar la opción de imprimir el formulario sin haberlo diligenciado completamente, el sistema muestra el siguiente mensaje. Cuando se tome la opción de imprimir el formulario FCC y este está completamente diligenciado, el sistema muestra la siguiente pantalla antes de generar el.pdf advirtiendo que se tiene que firmar antes de enviarlo. 20 de 21

21 El sistema genera mínimo tres hojas lo cual puede variar dependiendo de la cantidad de información que se diligencie en los campos variables como seguros, socios, etc. El cliente debe imprimir el formulario, firmarlo, escanearlo en.pdf y subirlo como un documento más dentro de los documentos que se requieren para completar el proceso. Finalmente el sistema genera un archivo.pdf como se muestra en la siguiente gráfica. Solicitud En esta sección la ciudad y tipo de solicitud son requeridos. ========Fin Documento ========== 21 de 21