SELECCIÓN Y CONTROL PARA LA CONTRATACIÓN DE FLOTA TERCERIZADA EN EMPRESAS DE TRANSPORTE. Bogotá, septiembre 2 de 2015

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1 SELECCIÓN Y CONTROL PARA LA CONTRATACIÓN DE FLOTA TERCERIZADA EN EMPRESAS DE TRANSPORTE Bogotá, septiembre 2 de 2015

2 SERVICIO DE TRANSPORTE Servicio Publico esencial Acto Mercantil

3 SERVICIO DE TRANSPORTE Servicio Publico esencial Condiciones de organización, capacidad Financiera y origen de recursos, técnica, de seguridad: Condiciones sobre seguridad: implantación de programas de reposición, revisión y mantenimiento de los equipos, los sistemas de abastecimiento de combustibles y los mecanismos de protección a los pasajeros y a la carga (Ley 336 de 1996, Artículo 12, inciso 3). (Ley 105 de 1993, Artículo 3, numeral 6; Ley 336 de 1996, Artículo 11, inciso segundo y tercero; Decreto 1079 de 2015, Artículo ): Prelación interés General sobre el particular Garantizar la prestación del servicio Protección a los usuarios

4 SERVICIO DE TRANSPORTE la libertad de empresa y la libre iniciativa privada (Constitución Política de Colombia, Artículos 333 y 334): Acto Mercantil EUnipersonales, Sociedades Limitadas, Anónimas, en Comandita, Sociedades Colectivas, Sociedades por Acciones Simplificadas, Cooperativas, Uniones Temporales, Consorcios, entre otros. Ley 222 de Artículo 71. Sociedad Garantizar la prestación del servicio artículo 981 Código de Comercio: contratos regulados por la ley mercantil

5 PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y CONTROL ALIADOS ESTRATEGICOS

6 PROCEDIMIENTOS SELECCIÓN Y CONTROL Necesidad de fijar un estándar o referente para el desempeño del transporte terrestre de carga en Colombia Promover la confianza y conformidad de sus servicios, garantizándole una permanencia en el mercado Condiciones para generar programas de mejoramiento continuo que incrementen la competitividad de las empresas y la seguridad en la prestación del servicio Crear esquemas de certificación a través de una entidad tercera para demostrar la conformidad en la prestación del servicio: Sistemas de Gestión.

7

8 Convenio institucional: CAF (Corporación Andina de Fomento), ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación) y COLFECAR (Federación Colombiana de Transportadores de Carga por Carretera) NTC 5500

9 NTC 5500 Información de la empresa Información de vehículos INFORMACIÓN CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Información de personas Información de productos por transportar Información de rutas y vías Reporte de información

10 NTC 5500 Selección personal Vinculación personal GESTIÓN DE PERSONAL NTC Formación personal Entrenamiento Capacitación Evaluación desempeño

11 BENEFICIOS DE PROCESO SELECCIÓN Y CONTROL Permite a la empresa probar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Sistemas de gestión contemplados por los entes de control para el transporte. Fortalecer y facilitar las relaciones contractuales entre los proveedores del servicio de transporte y los generadores de carga, al garantizarse niveles calidad y eficiencia requeridos para la prestación de los servicios Mejorar posición en el mercado al demostrar el cumplimiento de altos estándares de calidad Contar con mejores argumentos de negociación con las compañías aseguradoras en la toma de pólizas, gracias a la demostración del cumplimiento de los requisitos técnicos y de seguridad Poseer el esquema prepara a las empresas y facilita las labores de inspección, control y vigilancia de las autoridades competentes

12 Empresa de Transporte Propietario Poseedor Tenedor SELECCIÓN DE TERCEROS

13 INFORMACIÓN EMPRESA - TERCERO La información mínima requerida para cualquier empresa es la siguiente: 1. NIT 2. Nombre y/o Razón Social completo de la empresa 3. Nombre y cédula del representante legal, Gerente, Socios: Principal, Suplente 1. Actividad económica 2. Dirección sede central : agencias, sucursales (si las posee): RUT 3. Contactos: identificación del contacto, referencias 4. Ciudad domicilio principal 5. Número telefónico Fijo 6. Estados Financieros 7. Dirección de correo electrónico 8. Certificaciones de sistemas de gestión (organismo de certificación, norma de referencia, número del certificado y vigencia) 9. Permisos o habilitaciones legales requeridas. La información mínima de la empresa de transporte debe ser la siguiente: 1. Modalidad del transporte 2. Cobertura (nacional/internacional) 3. Número y fecha de la resolución de habilitación por el Ministerio de Transporte 4. Permisos para movilizar cierto tipos de mercancías: extradimensionadas y/o extrapesadas, mercancías peligrosas.

14 INFORMACIÓN DE VEHÍCULOS TERCEROS La información mínima requerida para cualquier vehículo de carga es la siguiente, tanto para la unidad tractora como para el remolque, si es aplicable: 1. Datos RUNT: placa del vehículo, 2. Marca 3. Modelo 4. Repontenciación, si es aplicable 5. Línea 6. Color 7. Configuración 8. Peso del vehículo vacío 9. Número motor 10. Número de chasis 11. Tipo de carrocería: furgón, tanque, volquete, plataforma, estacas y con equipo especial 12. Antecedentes del vehículo 13. Empresa a la cual está vinculado y su vigencia 14. Seguros y su vigencia (SOAT y de responsabilidad civil) 15. Documentos legales: propiedad, servicio publico, certificado de tradicion

15 INFORMACIÓN DE PERSONAS Información del Propietario y/o Poseedor y/o Tenedor: Autorización Datos personales Nombre completo, Número de cédula Domicilio (dirección y ciudad) Número teléfono fijo, móvil RUT: Actividad de Transporte Seguridad Social Propietario licencia de propiedad Certificado de Tradición y Libertad Sucesión Notaría: certificación tramite sucesoral facultad en recibir valor viaje. Sucesión Juzgado: certificación facultad recibir valor viaje Contrato de Compra Venta: acto privado Contrato de Arrendamiento-Administración efecto a terceros RUNT

16 INFORMACIÓN DE PERSONAS Información del Poseedor y/o Tenedor (conductores): Autorización Datos Personales: Estudios de Seguridad Nombre completo Número de cédula Número de licencia de conducción, vigencia y categoría Domicilio, Residencia Número teléfono fijo, móvil Permisos y habilitaciones legales, si se requieren: Mercancías peligrosas, Trabajo en Alturas, manipulación de alimentos. Número y vigencia del documento de afiliación a la seguridad social Fotografías Referencias laborales y personales Certificado competencias, formación Recibir valor del viaje: Autorización EXPRESA del propietario, con vigencia (referente C.Co no mayor a 30 días) Contrato de administración, arrendamiento, Comodato con esta condición. Vigencia: no mayor a un año.

17 SELECCIÓN PERSONAL Personal de contratación externa: 1. Seleccionar el personal de contratación externa teniendo en cuenta las competencias laborales que se manejan en el sector o las definidas por la empresa 2. Verificar la información del personal de contratación externa en las centrales de riesgo y entidades relacionadas 3. Conservar registros de los documentos vigentes y de los datos personales y comerciales del personal de contratación externa 4. Implementar disposiciones para verificar los datos suministrados por el personal de contratación externa

18 GESTIÓN DEL SISTEMA La empresa de transporte debe tener un enfoque sistémico que maneje procesos controlados que interactúan entre sí, enfocados al cumplimiento de los requisitos necesarios para generar la logística que garantice la prestación del servicio bajo los lineamientos de la mejora continua: Documentación: 1. Documentos que establezcan las directrices necesarias para garantizar la prestación del servicio en forma planificada, eficaz, segura y controlada, soportada con los registros que permitan hacer la trazabilidad de la operación 2. Los documentos externos e internos que afecten la prestación del servicio deben ser controlados en cuanto a su aprobación, actualización, vigencia, archivo adecuado y seguro, disponibilidad al personal involucrado y disposición. La disponibilidad documental debe incluir control y manejo de confidencialidad para información física y magnética

19 WENDY ANDREA MONTENEGRO TAMAYO Jefe Unidad Colfecar Av. Calle 24 No. 95 A 80 Oficina 406 Edificio Colfecar Business Center Dorado Pbx (57-1) (313) Bogotá D.C.

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