Manejo de MS Office Excel 2010 Nivel Intermedio

Transcripción

1 Manejo de MS Office Excel 2010 Nivel Intermedio 1

2 Tabla de Contenido Introducción... 3 Manejo de las Celdas, Filas y Columnas... 3 Ajuste del Tamaño de una Celda de Forma Automática... 4 Manejo del Encabezado y Pie de Página en un Hoja de Cálculo... 7 Inmovilizar Filas y columnas... 8 Combinar Dos o Más Gráficos En Un Gráfico... 9 Formato Condicional (Conditional Formatting) Crear Tablas de Datos para utilizar formularios Modificar los datos de una tabla Crear una tabla dinámica (Pivot Table) Manejar Reportes de Pivot Chart con Slicers Ordenar los Datos Aplicar Filtros a una tabla dinámica Preparado por: Marilyn Ramos Ríos IT Educator Specialist Microsoft Office Specialist in Office 2010, MOS Copyrights June

3 Introduccio n Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros y en columnas o campos. Las filas contienen los datos almacenados y las columnas los nombres de los campos. Cada fila es un registro de entrada, por lo tanto en MS Office Excel podemos componer una lista con un máximo de 256 campos y 65,535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las funciones más utilizadas que podemos realizar están las siguientes: Ordenar registros Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos Aplicar formatos a todos los datos Realizar gráficos de los datos, entre otros. Manejo de las Celdas, Filas y Columnas A. Ajustar el tamaño de las filas (Height Row) y columnas (Weight Column) Para ajustar el tamaño de las filas columnas dado a que el dato que se va a ingresar es de mayor tamaño y parte del contenido queda oculto debemos dar un Clic con el botón derecho del ratón sobre la columna o fila para desplegar un menú de opciones. Clic Derecho (Right-Click) Clic Derecho (Right-Click) 3

4 Ajuste del Taman o de una Celda de Forma Automa tica El comando de ajuste automático de la altura de una celda se realiza con la herramienta Ajustar Texto (Wrap Text) Para trabajar con la caja de diálogo que nos permite trabajar con el alineamiento completo de una celda o de la tabla le daremos clic a la flecha que se encuentra en el borde inferior derecho del grupo Alineación (Alignment), también podemos utilizar las teclas de acceso rápido Ctrl + 1. Al dar clic en la Flecha del grupo Alineación (Alignment) se desplegará la siguiente ventana de formato de celda. Versión Español Ajustar Texto Reducir hasta ajustar Combinar Versión Inglés Wrap Text Shrink to Fit Merge Cells 4

5 Ejercicio 1: Práctica de con las herramientas de básicas de MS Office Excel 2010 Instrucciones: Busca el file folder con el nombre Ejercicios de Excel Básico Intermedio. Abra el libro (Workbook) Ejercicios de Excel, ubíquese en la hoja Ejercicio 1 Excel Básico y debe aparecer los siguientes datos: Tareas a realizar: 1. Combine, centre y formatee el título de la hoja a 14 puntos en negrita (Bold). 2. Realice ajuste perfecto en Columna A, establezca el formato de la celda A3 en negrita (Bold), fuente de 12 puntos. Para ahorrar tiempo, use copiar formato (Format Painter) y aplique el formato de la celda A3 en las celdas B3:E3. 3. Aplique una sangría a los datos de la columna Descripción y aplique formato de estilo moneda (Currency) con dos posiciones decimales a todos los datos numéricos. 4. Rellene la fila A3-E3 con relleno degradado que desee. 5. Aplique un doble borde negro inferior a las celdas A6:E6. 6. Seleccione las celdas A3:A7 y borre los formatos en ésta área y cree un nuevo estilo denominado 2ex1 con los siguientes: a. Fuente: 12 puntos, negrita b. Borde: contorno verde oscuro c. Sombreado: amarillo claro 7. Guarde los cambios generados. 5

6 Ejercicio 2: Herramientas Básicas de MS Office Excel 2010 Instrucciones: Busca el File Folder con el nombre Ejercicios de Excel Básico Intermedio. Abra el libro (Workbook) Lesson1proyect1, ubíquese en la hoja Informe de ventas de Semana 42 y debe aparecer los siguientes datos: Tareas a realizar Se distribuye un informe de ventas semanal para los jefes de ventas de su departamento. Cree un libro en Excel 2010 que se pueda distribuir al personal. En la hoja con el título Sheet 2 combine las celdas A1:F1 y pase el mismo título de la hoja Informe de ventas de Semana Aplique al título un alto de fila de 25, luego alinéelo en el centro y en el medio. 2. Agregue un relleno degradado y el borde que desee al título. 3. Copie de la hoja de Informe de ventas de Semana 42 la columna nombre con los registros que se encuentran en ese campo y páselos a la hoja Información de empleados. 4. Cree los rangos con nombre Identificador y Años de servicio para ingresar los siguientes datos. Nombre del empleado Identificador Años de servicio Enrique 9 Rivas 13 Freitas 2 Mena 16 Santos 8 González Cambie el nombre a la hoja Sheet 2 y asígnele el nombre Información de Empleados. 6. Ajuste todas las columnas en las hojas Información de empleados e Informe de ventas de Semana Asigne un número de identificador para cada empleado y utilice la referencia relativa para asignar el número identificador. 6

7 Manejo del Encabezado y Pie de Pa gina en un Hoja de Cálculo Grupo: Encabezado y Pie de Página (Header & Footer) en este grupo se selecciona encabezado o pie de letra predeterminado por el programa. Grupo: Elementos del Encabezado y Pie de Página (Header & Footer Elements) en esta sección del diseño del Header & Footer seleccionamos cuales son los elementos para diseñar nuestro encabezado y pie de página a través de los comandos: Número de página, Fecha actual, Hora Actual, Ruta de Acceso del Archivo, Nombre de Archivo, Nombre de Hoja, Imagen, Dar formato a la imagen. Grupo: Navegación (Navigation) herramientas para intercambiar de Encabezado a Pie de Página o viceversa. Grupo: Opciones (Options) en este grupo se compone de 4 checkbox, que indicarán en que parte y páginas se imprimirá el encabezado y el Pie de Página. Las opciones son: Primera página diferente (Different first page), Páginas pares e impares diferentes (Different Odd & Even Pages), Ajustar la escala con el documento (Scale with Document) y Alinear con márgenes de página (Align with Page Margins). 7

8 Inmovilizar Filas y columnas Cuando tenemos un Workbook con muchos datos nos resulta difícil ver los datos de cada columna y fila para esto tenemos una herramienta de inmovilizar columnas, filas o paneles (Freeze Panes). Para acceder a esta herramienta debemos: 1. Dar clic al Tab View. 2. En el grupo Window de clic a Freeze Panes (Inmovilizador de Paneles). 3. Esta herramienta cuenta con tres comandos cuya función es inmovilizar una fila, una columna o paneles (conjunto de filas o columnas). Para Inmovilizar una fila o una columna, se da clic en la fila o columna que se desea inmovilizar. Inmovilizar Columnas Inmovilizar Columnas Para inmovilizar un panel que contiene varias filas y columnas se da clic justo en la celda que se encuentra debajo y a la derecha de las columnas y filas que se inmovilizarán y luego dar clic en Inmovilizar Paneles (Freeze Panes) 8

9 Combinar Dos o Ma s Gra ficos En Un Gra fico Crear un gráfico combinado significa que la gráfica generada representará varios datos en diversos formatos en una misma gráfica. Ejemplo Para desarrollar la misma debemos seleccionar las celdas que contienen toda la información que se utilizará. Una vez seleccionados las celdas, de clic al Tab Insert y en el grupo Chart de clic a la flecha inferior derecha para más opciones o seleccione unos de los templates que muestra el grupo para generar el gráfico. 9

10 Al seleccionar tipo de gráfico en columnas se generará la siguiente gráfica. Note que el porciento sobre pasa el número 100. Para arreglar los valores del eje X debemos: a. Seleccionar los valores del eje x b. Dar clic derecho sobre la selección para activar el menú y seleccionar Dar formato a eje, se desplegará la venta de formato que le permitirá dar el valor máximo y mínimo, entre otras opciones de formato. 10

11 Cambiar el formato de una de las columnas a otro tipo de gráfico 1. Seleccione la columna (Serie) dentro de la gráfica que desea cambiar. 2. En la sección de Tabs de Herramientas de Gráficos de clic en Design. 3. Dentro del grupo Type selección el comando Change Chart Type, se desplegará la siguiente ventana. 4. Seleccione el tipo de gráfica en este caso la de línea. 5. Una vez seleccionada el tipo de gráfico de línea de clic en Aceptar. 11

12 Formato Condicional (Conditional Formatting) El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial sobre esa celda al cumplir con la regla asignada. Esta herramienta se utiliza para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, entre otros. Cómo aplicar un formato condicional: 1. Selecciona la herramienta Formato Condicional (Conditional Formatting). 2. Acceda al menú de formato condicional para observar las opciones para crear la regla que va a dar forma a la celda. 12

13 De seleccionar la opción una Nueva regla se mostrará una ventana con las opciones para crear la nueva regla: 13

14 1. Aplicar formato a todas las celdas según sus valores (Format all cells based on their values) Con esta regla, puede dar formato a un rango de celdas mediante el uso de dos escalas de color, las escalas de 3 colores, barras de datos y conjuntos de iconos. En formato de escala de 2 colores, es necesario especificar los colores de los valores máximos y mínimos en el rango de celdas seleccionado. Excel 2010 se aplica un gradiente de los colores elegidos para el rango de celdas. Del mismo modo, en tres colores formato de escala, es necesario seleccionar los colores de la máxima, mínima, y el punto medio de los valores para el rango de celdas seleccionado. También puede configurar Excel para mostrar las barras de datos en el rango de celdas seleccionado. Además, usted puede optar por mostrar los diferentes tipos de iconos en el rango de celdas seleccionado de acuerdo a los valores de las celdas. 14

15 2. Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan (Format only cell that contain) Con esta regla, puede dar formato a las celdas que contienen los valores en un rango determinado. Puede dar formato a las celdas que contienen texto que comienzan con, terminando con, o que contengan caracteres específicos. Usted puede utilizar esta regla para resaltar fechas que ocurren en la última semana, mes o en intervalos de tiempo distintos. Se pueden destacar los espacios en blanco, los blancos no, los errores y los que no tienen errores en una hoja de cálculo. 3. Aplicar valores únicamente a los valores con rango inferior o superior (Format only top or bottom ranked values) Con esta regla, se puede dar formato a las celdas con los valores superiores o inferiores en el rango de celdas seleccionadas. Además, también puede dar formato a los valores por número o porcentual. El botón Formato especifica las propiedades que se aplicarán a las celdas que contienen esos valores. 15

16 4. Aplicar valores únicamente a los valores que estén por encima o por debajo de promedio (Format only de values that are above or below average) Utilizando esta regla, usted puede dar formato a las celdas que contienen valores que están por encima o por debajo de promedio del rango seleccionado. Se puede también dar formato a las celdas que cumplan con la regla utilizando 1, 2 o 3 estándares de promedio que esté por encima o por debajo del promedio. Con el botón de formato podrá diseñar el tipo de formato que dará a la celda. 16

17 5. Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados (Format only unique or duplicate values) Con este formato se puede dar formato a las celdas que contienen el valor único o valores que se encuentran duplicados en el rango o celdas seleccionadas. Se puede especificar el formato que se aplicará dando un clic al botón de formato. 6. Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato (Use a formula to determine which cells to format) Con esta regla, puede dar formato a las celdas con los valores que una fórmula original arroje como resultado un valor booleano (true or false) verdadero. Excel 2010 a continuación, utiliza el formato que se establece mediante el botón Formato para dar formato a las celdas que la fórmula arroje como resultado verdadero. 17

18 7. Editar un formato condicional Para editar un formato condicional es necesario dar clic al triángulo en el extremo derecho inferior del icono para que se muestre la lista de opciones que nos ofrece el formato condicional. Entre las opciones encontramos: A. Nueva regla (New Rules) creamos nuevas reglas de un rango seleccionado. B. Borrar regla (Clear Rules)- borrar reglas de un rango seleccionado. C. Administrar una regla (Manage Rules)- editar, borrar y crear reglas para un rango seleccionado, una hoja de cálculo, un libro entre otras opciones permisibles. 18

19 Ventana de reglas de formato condicionales Desde aquí se observarán las reglas creadas para editar es necesario dar clic en el botón de Editar regla. Se observa que también desde esta opción administrativa podemos borrar y crear una nueva regla. En la línea Mostrar reglas de formato para: podemos seleccionar entre varias opciones ver las reglas de la página o reglas por formato, entre otras opciones. 19

20 Editar una descripción de regla: El estilo del formato es la sección en la cual indicamos el tipo de formato que vamos aplicar en la celda si se cumple con la regla. El estilo del formato para esta regla se subdivide en las categorías: Escala de 2 colores (2 Color Scale) Escala de 3 colores (3 Color Scale) 20

21 Barra de Datos (Data Bar) 21

22 Opciones de Barra: Conjunto de Iconos (Icon Sets) Opciones de Iconos: 22

23 Crear Tablas de Datos para utilizar formularios Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar en el Tab Insert el comando Table. 2. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Create Table. 3. Es importante que se seleccionen previamente las celdas que formarán parte de nuestra tabla. De haberse seleccionado ningún rango se puede realizar ahora a través de la caja de diálogo. Una vez indicado donde se trabajarán las tablas procederemos a dar clic a Aceptar. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece lapestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: También se desplegará la pestaña Design que ofrecerá herramientas para el formato de la tabla. 23

24 Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre ella, o podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es muy conveniente sobre todo si los datos que se van a ingresar son demasiados. Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa y pulsar en el icono Form (formulario) que aparecerá en nuestra barra de acceso rápido. Como esta opción no está directamente disponibles en la Barra de Acceso Rápido (Quick Acces Toolbar) realicemos los siguientes pasos para colocar el comando Form, disponible en la barra de acceso rápido. Pasos para trabajar con el icono Form. 1. De clic al triágulo o list box que contine el Quick Access Toolbar y seleccione la opción More commands, 2. Busque y seleccione el ícono Form (Formulario) y agregue el mismo a la barra de acceso rápido. 3. Icono de formulario 4. Para que se active la ventana de Formulario este ícono debemos trabajar la tabla con la herramienta Table de lo contrario no funcionará. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: 1. New - Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. 2. Delete - Eliminar: Eliminar el registro que está activo. 3. Restore -Restaurar: Deshace los cambios efectuados. 4. Find Prev- Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. 5. Find Next- Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. 6. Criteria - Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. 7. Close - Cerrar: Cierra el formulario. 24

25 Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar la tecla de TAB), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón New, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o Restore para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Find Prev y Find Next o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criteria con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criteria. Crear una tabla dina mica (Pivot Table) Una tabla dinámica (Pivot Table) consiste en el resumen de un conjunto de datos, que se agruparán de acuerdo al formato que solicite el usuario, la misma puede estar representada como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Se denomina como tabla dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrar datos, cambiar la representación de los datos, visualizando o no los datos de origen, entre otras funciones. Es recomendable trabajar el Pivot Table en una hoja de cálculo nueva si son muchos los datos, pero de igual manera se puede crear la tabla en una misma hoja de cálculo. Los datos se pueden extraer desde un workbook (libro) o de una hoja de cálculo (sheet). Para crear una tabla dinámica debemos ir al Tab Insert comando Tabla Dinámica (Pivot Table), se desplegará las opciones Tabla Dinámica o Pivot Table y Gráfico Dinámico (Pivot Chart), por lo que seleccionará Pivot Table. Se desplegará una ventana en la que el usuario indicará el rango o el archivo externo que contiene los datos que se utilizarán en el Pivot Table. También indicará donde creará la tabla dinámica (Pivot table). 25

26 Una vez complete la información requerida para realizar el Pivot Table, MS Office Excel lo llevará a la hoja de cálculo o celda en la que se creará el Pivot Table tal como se ilustra en la siguiente imagen. 26

27 En la barra lateral derecha se desplegará la lista de los campos de la tabla dinámica (Pivot Table Field List), en ésta barra lateral se configura la información que va en la tabla, los filtros, etiquetas de fila y columna y valores (fórmulas). 27

28 Manejar Reportes de Pivot Chart con Slicers Una forma sencilla adicional para manejar las tablas dinámicas es la herramienta Slicers, la misma está ubicada la pestaña Options del grupo de pestañas pertenecientes a las Pivot Tables Tools. Cuando seleccionamos esta opción aparecerá una caja de diálogo que le preguntará que campos desea mostrar en forma de Slicer, seleccione los mismos y nuestra Tabla Dinámica desplegará un Slicer para cada uno de los Campos. Desde cada Slicer seleccionamos los filtros o registros que únicamente deseamos ver y oculta de forma temporera los registros que no deseamos presentar. A continuación un imagen de cómo aparecerán los Slicer. Los Slicer al igual que las tablas y celdas también le podemos asignar estilos. Slicer Option Tab 28

29 Ordenar los Datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Data y pulsar sobre Sort... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Sort y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna si la herramienta utilizada para fue Create Table. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Sort... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (Sort A a Z o Sort Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada (Custom Sort). Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. 29

30 Aplicar Filtros a una tabla dina mica En las tablas dinámicas se permite realizar búsqueda por filtros para visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable en la mostrará las opciones de filtro como se muestra en la siguiente ilustración. Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. 30