Errores habituales en la planificación y el seguimiento y cómo solucionarlos. Índice

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1 Errores habituales en la planificación y el seguimiento y cómo solucionarlos Alberto Fernández Terricabras Programa de Continuidad Santiago de Chile, 19 de octubre de 2009 Universidad de Navarra Índice 1. Introducción 2. Errores habituales en la planificación 3. Errores habituales en el seguimiento 4. Resumen Universidad de Navarra Alberto Fernández - 2 1

2 Introducción Para ejecutar hay que planificar Planifique la estrategia Mapas / temas estratégicos Indicadores y metas Portfolio de iniciativas Recursos / STRATEX Desarrolle la estrategia Misión, valores, visión Análisis estratégico Formulación estratégica Alinee la organización Unidades de negocio Unidades de soporte Empleados Plan estratégico Mapa estratégico Balanced Scorecard STRATEX Resultados Indicadores de desempeño Pruebe y adapte Análisis de la rentabilidad Correlaciones estratégicas Estrategias emergentes Planifique las operaciones Mejora de procesos clave Planificación de ventas Planificación de la capacidad Presupuesto Plan operativo Cuadros de mando Previsiones de ventas Requerimientos de recursos Presupuestos Indicadores de Resultados desempeño Ejecución Monitorice y aprenda Revisiones de la estrategia Revisiones operativas Proceso Iniciativa Fuente: Kaplan y Norton, The Execution Premium Universidad de Navarra Alberto Fernández - 3 Índice 1. Introducción 2. Errores habituales en la planificación 3. Errores habituales en el seguimiento 4. Resumen Universidad de Navarra Alberto Fernández - 4 2

3 Errores habituales en la planificación No creer en la planificación Cuáles son las barreras a la buena planificación en mi empresa? Error 1: No creer en la planificación (el problema está en las personas!) Universidad de Navarra Alberto Fernández - 5 Errores habituales en la planificación La falta de liderazgo El elemento común en todas las implantaciones exitosas de estrategias es que todas tienen un líder excepcional y visionario ( The Execution Premium ). El líder, no sabe ni puede hacer de todo, pero consigue que otros hagan, lidera el proceso y supervisa su implantación. El líder, predica con el ejemplo. El líder desarrolla otros líderes y motiva a la organización. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 6 3

4 Errores habituales en la planificación La falta de información Tenemos información relevante? fiable? completa? actualizada y a tiempo? Dedicamos tiempo a analizar esa información? Vemos la realidad o lo que queremos ver? Error 2: No tenemos buena información como punto de partida para planificar. Sólo hay un bien: el conocimiento. Sólo hay un mal: la ignorancia. (Sócrates, filósofo) Universidad de Navarra Alberto Fernández - 7 Errores habituales en la planificación Tener barreras mentales Falta de conocimiento Falta de hábito Miedo a pensar No querer complicarse la vida Error 3: No nos atrevemos a pensar. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 8 4

5 Errores habituales en la planificación Ejemplos de falta de proactividad El mercado es tan cambiante que no podemos planificar. Hemos de ir adaptándonos a las nuevas realidades que marcan el mercado y nuestra competencia. Ya somos una compañía exitosa: Por qué hemos de planificar?. Ya tengo xx años; para qué? No nos gusta complicarnos la vida pensando en el futuro, a veces para no destapar nuestras propias carencias. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 9 Errores habituales en la planificación Tener barreras mentales: algunas soluciones Falta de conocimiento Formación y búsqueda de talento Falta de hábito Practicar y sistematizar No querer complicarse la vida Cultura Universidad de Navarra Alberto Fernández

6 Errores habituales en la planificación Falta de foco: vamos a todo lo que se mueve MECATRONICOS OFERTA Especialización en productos mecatrónicos que son combinación de ingeniería mecánica ( meca para mecanismos), ingeniería electrónica ( tronic para electrónicos) e ingeniería de software. Esta combinación hace posible la generación de sistemas más sencillos, más económicos, más fiables y más versátiles. 1. Equipos Montaje y Ensayo para : Steering Dampers 85 % Ventas Door Modules futuras 2. Equipo de Ensayo Servo-hidráulicos especiales 3. Otros Equipos de Montaje y Ensayo que cumplan como mínimo tres de las siguientes condiciones : Peticiones de clientes existentes estratégicos. Peticiones de clientes Nacionales de proyección Internacional. Equipos para productos conocidos. Equipos iguales o similares a otros desarrollados anteriormente. Equipo especiales para ensayos de Ruido. Equipos especiales de Control por Visión. Equipos para productos Mecatrónicos y Electrónicos. Equipos para productos que se perciba objetivamente que tienen un desarrollo futuro importante. Error 4: Falta priorizar Universidad de Navarra Alberto Fernández - 11 Errores habituales en la planificación Falta de foco : vamos a todo lo que se mueve La estrategia competitiva consiste en ser diferente. Consiste en elegir un conjunto de actividades distintas para proporcionar un valor diferencial (Michael Porter, 1996) Modelo estratégico tradicional Una posición competitiva ideal en el sector. Benchmarking de todas las actividades y búsqueda de las mejores prácticas. Externalización agresiva en búsqueda de eficiencias. Ventajas gracias a factores clave de éxito, recursos críticos y competencias clave. Flexibilidad y reacción rápida a todos los cambios competitivos y de mercado. Modelo estratégico sostenible Una posición competitiva distinta de la empresa. Actividades adaptadas a la estrategia. Trade-offs claros y elecciones estratégicas. Competitividad gracias a la consistencia entre actividades. Sostenibilidad gracias al sistema (al conjunto de actividades) no las partes. La eficiencia operativa se da por supuesta. Universidad de Navarra Alberto Fernández

7 Errores habituales en la planificación La falta de personas clave Mr. Pérez no ha podido asistir porque está en China. Cómo evitarlo? Priorizando estas reuniones, cambiando su frecuencia, sistematizando, Llevamos dos años buscando al Director de Recursos Humanos! Prioridad absoluta el tener equipo y prever necesidades futuras (especialmente en empresas en crecimiento) Error 5: La falta de personas clave influye negativamente en la planificación. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 13 Errores habituales en la planificación La falta de una organización adecuada Funciones y responsabilidades en terreno de nadie. Necesidad de definir claramente las responsabilidades. CEO Diseño Compras Operac. Ventas Expansión Un solo comité de dirección decide sobre los cuatro negocios: hay negocios que ni se tratan. Definir las posiciones clave. Error 6: La falta de una organización adecuada también influye negativamente en la planificación. Universidad de Navarra Alberto Fernández

8 Errores habituales en la planificación Necesidad de equipo Administración eficiente y Sociedad dinámica Finalidad interna Eficacia y Eficiencia de la Administración Observatorio de indicadores Finalidad externa Impulso al crecimiento económico Servicio Jurídico Consejo General (consultivo) Junta de Gobierno (ejecutivo) Presidente: Alcalde Vice-Presidente 1: T.A. Economía Vice-President 2: Concejal/a Servi. Generales Concejal/a Equipo de Gobierno Gerente/a Municipal Gerente/a Organismo - Director/a Economía Director/a Servicios Generales Interventor/a Municipal Gerente Planificaciones y proyecciones Optimización del gasto Ejecución ingresos Indicadores Gestión (OUTPUTS) Indicadores impactos públicos (OUTCOMES) Indicadores de Costos Dinamización tejido empresarial Proyección externa del territorio Soporte a la actividad económica y S.O.M Promoción de las T.I.C. Proyectos de innovación para el usuario Nexo sociedad conocimiento / desarrollo económico Innovation and Knowledgement Research Intervención i Tesorería Dirección Planificación y Evaluación Dirección Sociedad de la Información y Promoción Económica Responsable de Planificación y Control Responsable de Información y Evaluación Responsable de Promoción Económica Responsable de Sociedad de la Información Universidad de Navarra Alberto Fernández - 15 Errores habituales en la planificación Falta involucrar al equipo No tenemos tiempo para pensar en el futuro, estamos ocupados en el día a día. Ejemplo. Es que el director general hace las fotocopias. Delegación, sistematización y fortaleza para dedicar el tiempo a lo que realmente importa. No invertimos tiempo y esfuerzo en hacer participar a las personas y en comunicar. La participación, comunicación y motivación del equipo son claves. Error 7: Falta involucrar al equipo. Universidad de Navarra Alberto Fernández

9 Errores habituales en la planificación Falta involucrar al equipo MAPA ESTRATÉGICO DEL AYTO. SANT CUGAT Alta Dirección Formación de 500 trabajadores en las 9 áreas 49 OBJETIVOS EN 9 ÁREAS (100 INDICADORES) 143 OBJETIVOS DE GESTIÓN Y 700 ACCIONES Transparencia La mayoría, operativas Estratégicas: ppto. aparte Universidad de Navarra Alberto Fernández - 17 Claves para una buena implantación Falta de sistemas de gestión adecuados Los instrumentos de gestión se han de ir adaptando al crecimiento de la organización. Error 8: Falta de sistemas (metodología) de gestión adecuados: caos o complejidad excesiva (-) Madurez de la organización (+) KIS SS SS Caos Burocracia (-) Instrumentos para la gestión (+) Universidad de Navarra Alberto Fernández

10 Índice 1. Introducción 2. Errores habituales en la planificación 3. Errores habituales en el seguimiento 4. Resumen Universidad de Navarra Alberto Fernández - 19 Introducción Para aprender hay que hacer un buen seguimiento Planifique la estrategia Mapas / temas estratégicos Indicadores y metas Portfolio de iniciativas Recursos / STRATEX Desarrolle la estrategia Misión, valores, visión Análisis estratégico Formulación estratégica Alinee la organización Unidades de negocio Unidades de soporte Empleados Plan estratégico Mapa estratégico Balanced Scorecard STRATEX Resultados Indicadores de desempeño Pruebe y adapte Análisis de la rentabilidad Correlaciones estratégicas Estrategias emergentes Planifique las operaciones Mejora de procesos clave Planificación de ventas Planificación de la capacidad Presupuesto Plan operativo Cuadros de mando Previsiones de ventas Requerimientos de recursos Presupuestos Indicadores de Resultados desempeño Ejecución Monitorice y aprenda Revisiones de la estrategia Revisiones operativas Proceso Iniciativa Fuente: Kaplan y Norton, The Execution Premium Universidad de Navarra Alberto Fernández

11 Errores habituales en el seguimiento Falta de un proceso formal y de rigor en la planificación Señores, a las reuniones hay que venir preparados! Reuniones eficaces y eficientes Claves en una reunión: En relación a la propia reunión: Agenda Duración y puntualidad Decidir plan de acción con responsables Comenzar la siguiente reunión repasando avances del plan de acción En relación al funcionamiento general de las reuniones: Quien debe estar Frecuencia Error 9: Falta de un proceso formal y de rigor en las reuniones de seguimiento. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 21 Errores habituales en el seguimiento Agenda para la revisión sistemática REVISIÓN DE CADA PROYECTO EN 5 PASOS (30 minutos, una lámina por paso): 1. Objetivos básicos del proyecto 2. de la planificación 3. Avances realizados y principales resultados 4. Problemas, riesgos y necesidades 5. Próximos pasos Universidad de Navarra Alberto Fernández

12 Errores habituales en el seguimiento Falta disciplina y perseverancia (I): lo urgente vs lo importante objetivos corporativos acciones estratégicas operativo áreas E F M A M J J A S O N D Las reuniones tutti-frutti : se acaba hablando de lo menos importante (lo operativo) y no de lo importante (lo estratégico). Es necesario separar las reuniones (además, los participantes pueden ser distintos). Disciplina Error 10a: No dedicar tiempo a lo importante; se discute lo urgente / operativo en vez de lo importante / estratégico. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 23 Errores habituales en el seguimiento Dedicando tiempo al análisis, a la comunicación y al aprendizaje SISTEMA INCONVENIENTES VENTAJAS Comisiones por negocios SHOCK Reuniones por temas e iniciativas en el auditorio APRENDIZAJE Reuniones por temas e iniciativas en sala de consejo Lo tradicional Coherente con la estructura organizativa Falta de control: quién está en la reunión? Falta debate: más informativo que decisorio Falta de control: quién está en la reunión? Falta debate: más informativo que decisorio Prima lo operativo: falta de análisis estratégico Motivador Mucha comunicación Bastante motivador Bastante comunicación Más control Más debate y decisión Universidad de Navarra Alberto Fernández

13 Errores habituales en el seguimiento Falta disciplina y perseverancia (II): lo urgente vs lo importante objetivos corporativos acciones estratégicas Planificación 2010 operativo áreas E F M A M J J A S O N D El seguimiento pasa a mejor vida : cuando se empieza a planificar el nuevo año nos olvidamos de seguir lo del año pasado. Universidad de Navarra Alberto Fernández - 25 Errores habituales en el seguimiento Falta disciplina y perseverancia (III): se descontinúa el seguimiento objetivos corporativos acciones estratégicas operativo áreas E F M A M J J A S O N D SUFRE El black-out del verano: El tercer trimestre también se ha de revisar. Las revisiones de seguimiento deben ser planificadas contemplando también las dificultades de agenda. Predicar con el ejemplo Error 10b: Falta constancia (perseverancia, disciplina) en el seguimiento; se empieza bien pero a lo largo del año las reuniones de seguimiento pierden fuerza. Universidad de Navarra Alberto Fernández

14 Errores habituales en el seguimiento Otros errores relacionados con las personas Otros errores en las personas y con la actitud de las personas: LA REUNIÓN ASAMBLEARIA Que venga quien quiera / todo el mundo. JOSÉ GARCÍA ESTÁ OCUPADO LA REUNIÓN DE PASILLO Faltan personas clave. No nos vamos a reunir porque ya lo hemos hablado. Error 11: Que no participen las personas adecuadas en las reuniones de seguimiento y de toma de decisiones. Coordinación Universidad de Navarra Alberto Fernández - 27 Índice 1. Introducción 2. Errores habituales en la planificación 3. Errores habituales en el seguimiento 4. Resumen Universidad de Navarra Alberto Fernández

15 Claves en la planificación y el seguimiento Resumen de errores habituales 1. No creer en la planificación. 2. Falta de información. 3. No atreverse a pensar. 4. Falta priorizar. 5. Falta de personas clave en la planificación. 6. Falta de una organización adecuada. 7. Falta involucrar al equipo. 8. Falta de sistemas de gestión adecuados: caos o complejidad excesiva. 9. Falta de un proceso formal y de rigor en las reuniones de seguimiento. 10. Falta disciplina y perseverancia en la dirección: a. Lo urgente vebce a lo importante. b. Se pierde fuerza en el seguimiento. 11. Falta de personas clave en el seguimiento. Universidad de Navarra Alberto Fernández

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