PROCEDIMIETO COLOCACIÓN DE CRÉDITOS

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1 1 de 9 PD-CR-GN 02 COLOCACIÓN DE Rev. Fecha de Emisión Descripción Elaborado por 00 15/12/2014 Elaboración de primer borrador Estefany. R /012/2014 Emisión Documento Parcial Estefany. R /01/2015 Emisión Documento Final Estefany. R Verificado por Crédito y Comercial Crédito y Comercial Crédito y Comercial Aprobado por Gerencia Gerencia Gerencia

2 2 de 9 PD-CR-GN 02 TABLA DE CONTENIDO 1. ASESORÍA CONSULTAR LISTA DE EXCLUIDOS REVISIÓN DE CIFIN DILIGENCIA Y FIRMA DE DOCUMENTOS SOLICITUD DE DOCUMENTOS ADJUNTOS VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ADJUNTOS CONFIRMACIÓN DE REFERENCIAS Y DATOS ELABORAR EL MODELO DE PRE APROBACIÓN RADICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE CRÉDITO PRIMERA REVISIÓN Créditos de avance y especiales: Créditos de libre inversión por orden de llegada: RADICARCIÓN PARA PREAPROBACIÓN SEGUNDA REVISIÓN Y CONCEPTO DE PREAPROBACIÓN O APROBACIÓN Créditos de avance y especiales: Créditos de libre inversión por orden de llegada: APROBACIÓN O NEGACIÓN DEFINITIVA LIQUIDACIÓN DE GESTIÓN CON LIBRANZAS CONTABILIAZACIÓN DEL CRÉDITO: DESEMBOLSO:... 9

3 3 de 9 PD-CR-GN 02 PROCEDIMIENTO 1. ASESORÍA Los asesores brindan la información requerida a los asociados especificando que en el caso de NO aprobarse el crédito; la libranza, el pagaré y la carta de instrucciones serán anuladas con sello de Anulado y se archivara la solicitud en la carpeta del asociado. Es importante que el Asesor conozca el reglamento de crédito de la cooperativa para brindar una asesoría verídica y confiable a los asociados. 2. CONSULTAR LISTA DE EXCLUIDOS Para iniciar el proceso se debe consultar que el asociado NO se encuentra en la lista de excluidos. Si éste se encuentra en dicha lista no se podrá tramitar ningún servicio. 3. REVISIÓN DE CIFIN Con la fotocopia de la cédula o el documento original del asociado y la solicitud de crédito firmada (en donde se especifique la autorización de consulta a las centrales de riesgo), el asesor comercial deberá revisar la CIFIN del asociado, guardar el reporte en la carpeta de CIFIN que se encuentra en la red con nombre del asociado tal como aparece en la consulta, y enviarla por correo electrónico al auxiliar de crédito quien la imprimirá y la adjuntará a la solicitud de crédito. En la solicitud de crédito se debe especificar las carteras castigadas, la(s) entidad(es) que reportan, el valor del reporte, la fecha de consulta y la firma de quien realizó la consulta. Teniendo en cuenta las políticas del crédito el asesor debe realizar el primer filtro, si se encuentra dentro de las políticas deberá continuar el proceso de lo contrario se archivará la solicitud y se anularan los títulos valores con sello de anulado. Si ya se realizo la consulta 2 meses antes a la solicitud, no es necesario hacer la revisión nuevamente, se tomaría como base la última consulta. Pero si en la última revisión tiene una obligación en mora que tenga 10 meses se debe volver a revisar, ya que existe la posibilidad de que se haya realizado el castigo lo cual afecta las condiciones del crédito como la tasa de interés. 4. DILIGENCIA Y FIRMA DE DOCUMENTOS El asesor deberá asegurarse de brindar clara y correctamente las especificaciones de diligenciamiento de documentos al asociado y si es el caso indicarle las correcciones pertinentes. El Asociado

4 4 de 9 PD-CR-GN 02 diligenciará completamente el Formulario de Solicitud de crédito, firmará tres Libranzas, el pagaré en blanco y la carta de instrucciones. 5. SOLICITUD DE DOCUMENTOS ADJUNTOS El asesor deberá solicitar los dos (2) últimos desprendibles de nómina del asociado, una fotocopia del documento de identidad (si no se tiene en la cooperativa) y la certificaciones de paz y salvos cuando aplique. Solo cuando el asociado pertenezca a la Procuraduría o Consejo se deberá solicitar una certificación laboral. 6. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ADJUNTOS El asesor debe recibir los documentos y verificar que pertenezcan al asociado, que los 2 desprendibles de pago correspondan a los 2 meses anteriores a la solicitud y que los detalles de los documentos sean coherentes, es decir numero de documento, nombre completo empresa donde trabaja y demás datos que se puedan verificar. 7. CONFIRMACIÓN DE REFERENCIAS Y DATOS El asesor deberá confirmar las referencias que indicó el asociado, en caso de no poderlas confirmar se debe indicar al asociado para que este cambie las referencias. En cuanto a los datos personales es importante confirmar que sean los correctos, el asesor debe cerciorarse que los números telefónicos y el correo electrónico sean reales. 8. ELABORAR EL MODELO DE PRE APROBACIÓN Después de analizar la viabilidad del crédito el asesor deberá Elaborar el "Formato Estudio de Crédito" con código FT-ES-CRE-00 teniendo en cuenta los desprendibles de pago, la lista de Tasas de Interés, la CIFIN y la solicitud de crédito, antigüedad y el estado de cuenta. Después de diligenciar el formato, el asesor debe enviarlo por correo electrónico al auxiliar de crédito. 9. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE CRÉDITO Los Asesores comerciales deberán radicar al auxiliar de crédito, la solicitud de crédito debidamente diligenciada y los documentos adjuntos completos. Esta radicación quedará registrada con fecha y hora en el formato FT-RD-AXC-01 en el caso de los asesores de las otras ciudades deberán radicar los créditos por medio de correo electrónico y el auxiliar de crédito diligenciará el formato de radicación. Con la firma de la radicación de documentos y el envió de correo, los asesores comerciales están validando que previamente se realizó un análisis de perfectibilidad y que la

5 5 de 9 PD-CR-GN 02 solicitud de crédito se encuentra lista para continuar su trámite. En caso de errores en un crédito, este ira al final de todos los créditos radicados, es decir que cuando se realice la corrección de errores de deberá radicar nuevamente en el formato FT- RD-AXC-01 y en la casilla de observaciones se deberá aclarar que es la segunda radicación. Para los créditos especiales y de avance los asesores deberán escribir en observaciones la Palabra AVANCE o ESPECIAL. El asesor deberá radicar el crédito máximo el siguiente día hábil después de diligenciada la solicitud por el asociado. Si la radicación del crédito excede este tiempo límite, el auxiliar de crédito deberá reportar la demora al jefe inmediato del asesor con copia Dirección I+D por medio de correo electrónico. 10. PRIMERA REVISIÓN La prioridad de revisiones tendrá el siguiente orden: Créditos de avance y especiales: Tan pronto se radique un crédito Especial o de Avance el auxiliar de crédito deberá revisar que los aportes respalden el préstamo, que la solicitud cuente con la documentación completa y deberá radicar el crédito inmediatamente a la coordinación de crédito. Para los créditos de avance, los soporte requeridos son el pagaré en blanco con la carta de instrucciones debidamente firmados y con huella Créditos de libre inversión por orden de llegada: Estos créditos se deberán tramitar por orden de llegada teniendo en cuenta Fecha y Hora. El auxiliar de crédito deberá revisar la siguiente información: (Ver Formato FT-VC- FORMATO DE VERIFICACIÓN DE CR-00) No. PARAMETROS 1 LISTADO DE EXCLUIDOS 2 ANTIGÜEDAD DEL ASOCIADO Y SALDO DE APORTES 3 EDAD DEL ASOCIADO 4 FECHA DE AFILIACION Y PRIMER DESCUENTO 5 CUOTA DE APORTES 6 DATOS PERSONALES, TELEFONOS ETC 7 CERTIFICACION LABORAL 8 NUMERO DE CUOTAS DEL CREDITO REVISION DE LOS INGRESOS Y EGRESOS CONTRA 9 DESPRENDIBLES 10 NUMERO DE CUENTA DEL BANCO PARA DESEMBOLSO 11 TASA DE INTERES 12 QUIEN APRUEBA REVISADO AUXILIAR OBSERVACIONES PAGADURIA ANTIGÜEDAD NOMBRE Toda versión impresa de este documento N OM es BRE una copia EN Cno Acontrolada RG A D O Cargo

6 6 de 9 PD-CR-GN 02 Adicional a los ítems anteriores el auxiliar deberá verificar que cada crédito cuente con la documentación completa, es decir la solicitud de crédito debidamente diligenciada, los desprendibles de pago de los 2 meses anteriores a la solicitud, la Carta de instrucciones el pagaré y las 3 libranzas debidamente firmados con huella y cuando aplique paz y salvos y fotocopia de la cédula y revisar el "Formato Estudio de Crédito" con código FT-ES-CRE-00 que envían los asesores, imprimirlo y adjuntarlo a la solicitud de crédito. Al firmar el formato de verificación de créditos la persona encargada se responsabiliza por la veracidad de la información, lo que quiere decir que se autoriza la continuación del proceso. El auxiliar de crédito tiene máximo 1 día hábil para realizar la revisión por cada crédito a partir de la fecha y hora de radicación. 11. RADICARCIÓN PARA PREAPROBACIÓN El auxiliar de crédito deberá radicar los créditos a la coordinación de crédito diligenciando la radicación en la planilla establecida en el formato FT-RD-CRE-00. Adicional deberá enviar un correo notificando a los asesores de la radicación. 12. SEGUNDA REVISIÓN Y CONCEPTO DE PREAPROBACIÓN O APROBACIÓN La prioridad de revisiones tendrá el siguiente orden: Créditos de avance y especiales: Tan pronto se radique un crédito Especial o de Avance el coordinador de crédito deberá emitir el concepto de aprobación o negación y cuando se apruebe debe radicarlo en Tesorería para el desembolso, de lo contrario se archivará Créditos de libre inversión por orden de llegada: Estos créditos se deberán tramitar por orden de llegada teniendo en cuenta Fecha y Hora. El coordinador de crédito deberá revisar la siguiente información: (Ver Formato FT-VC-CR-00)

7 7 de 9 PD-CR-GN 02 No. PARAMETROS 13 NECESITA APALANCAMIENTO 14 NO NECESITA APALANCAMIENTO VALOR DE LA SOLICITUD CONTRA EL VALOR DE LA 15 LIQUIDACION 16 TASA DE INTERES 17 VALOR DE LAS CUOTAS EN NUMEROS Y LETRAS 18 NUMERO DE CEDULA EN TODOS LOS DCTOS 19 VERIFICACION DEL NOMBRE CONTRA LA CEDULA 20 FECHA EN QUE SOLICITO EL ULTIMO CREDITO Y RESULTADO 21 REVISION DE LA PAGADURIA A QUIEN VA LA LIBRANZA 22 SI ES CREDITO DE AVANCE - LETRA 23 FIRMA DE LA PAGADURIA OBSERVACION DE LA HUELLA CONTRA LA FOTOCOPIA DE LA 24 CEDULA 25 PARA CREDITOS SUPERIORES A 20 FORMATO DE LA EQUIDAD NUMERO DE LIBRANZAS Y CUOTAS EN LA CARTA DE PAZ Y 26 SALVO CERTIFICACION O CARTA DE AUTORIZACION CUANDO SE GIRA 27 A OTRA CUENTA CARTA FIRMADA POR EL ASOCIADO SOLICITANDO QUE SE LE 28 RECOJA ALGUN PRESTAMO 29 SE DEBE PRESENTAR A COMITÉ DE CREDITO 30 SE DEBE PRESENTAR A CONSEJO REVISADO COORDINADOR OBSERVACIONES PAGADURIA ANTIGÜEDAD NOMBRE Para este proceso el coordinador debe tener en cuenta la tabla de tasas de Interés, el reglamento de crédito, el listado de excluidos los documentos adjuntos, datos, la capacidad y Finalmente debe diligenciar el "Formato Estudio de Crédito" con código FT-ES-CRE-00, emitir el concepto de pre aprobación y radicar en el libro Excel. Adicional a esto es necesario realizar inspección de calidad a los documento adjunto las huellas y firmas. Para el caso de los créditos de libre inversión la revisión de la coordinación de crédito es el tercer filtro, cuando un crédito No cumpla las especificaciones establecidas en el reglamento de crédito se deberá negar y archivar, si cumple las especificaciones establecidas se deberá radicar a Gerencia, al comité de Crédito o al Consejo de Administración según los criterios establecidos en el reglamento de

8 8 de 9 PD-CR-GN 02 crédito para aprobación o negación. (Máximo 1 día hábil por crédito a partir de la fecha y hora de radicación). 13. APROBACIÓN O NEGACIÓN DEFINITIVA Cuando la aprobación o negación definitiva se encuentra dentro de las facultades de gerencia está, deberá revisar el crédito aprobarlo o negarlo según sus criterios y facultades establecidas en el reglamento de crédito y devolverlo el mismo día a la Coordinación de Crédito. Cuando la aprobación o negación definitiva se encuentra dentro de las facultades del comité de crédito, la coordinación debe presentar los créditos semanalmente ya sea vía telefónica o reunión presencial. Un crédito no puede exceder 3 día hábiles para espera de aprobación. Cuando la aprobación o negación definitiva se encuentra dentro de las facultades del Consejo de Administración y la fecha coincide con la reunión mensual se debe presentar en esta, de lo contrario es necesario realizar la aprobación vía telefónica o con la aprobación del Comité ejecutivo. Después de la aprobación o negación se debe radicar el crédito a la coordinación de Crédito quien debe actualizar el cuadro de Excel y radicar para liquidación. Si un crédito se niega, se deberá anular por medio de sello el pagaré, la carta de instrucciones y las libranzas firmadas en blanco y archivar el crédito en la carpeta del asociado. 14. LIQUIDACIÓN DE Cuando se aprueba un crédito el auxiliar debe liquidarlo en el software y generar la libranza, pagaré y plan de pagos. El plan de pagos se enviará por correo electrónico al asociado cuando este lo haya autorizado, de lo contrario será necesario que el asesor realice la entrega física; debe quedar el registro de la notificación ya sea con la firma de recibido por el asociado o la impresión del correo electrónico enviado al asociado el cual debe coincidir con el diligenciado en la solicitud de crédito. Después el auxiliar de crédito debe radicar las 3 libranzas firmadas junto con la libranza y plan de pagos que genera el sistema al auxiliar Administrativo, quien se encargará de diligenciar los espacios en blanco teniendo en cuenta las condiciones de aprobación de los créditos. Ver formato de Radicación de Libranzas FT-RD-LBR GESTIÓN CON LIBRANZAS La persona encargada de las libranzas debe llevar el registro de las libranzas que recibe, diligenciar correctamente los espacios en

9 9 de 9 PD-CR-GN 02 blanco teniendo en cuenta las condiciones de aprobación y llevarlas para firma a las pagadurías que corresponda, gestionar el tiempo de respuesta, recogerlas y anexarlas a los créditos, escanear la cédula y la firma para el desembolso y radicarlo a la Coordinación de Crédito para la contabilización. 16. CONTABILIAZACIÓN DEL CRÉDITO: En la coordinación de crédito se realizará la contabilización de los créditos aprobados, para luego radicar todo el paquete a tesorería para desembolso. Ingresar registro en el cuadro de control. 17. DESEMBOLSO: en tesorería se realiza la preparación de la transferencia, primera firma digital, se radica en Gerencia para la segunda firma digital. Cuando se realiza el desembolso es necesario actualizar el cuadro de control de Excel y confirmar a cada asesor por medio de correo electrónico. 18. DESHOJE Y ARCHIVO: Finalmente se realiza el deshoje del crédito y se radica en el área de archivo para escaneo y guardar en la carpeta del asociado.