PROCEDIMIENTO PARA ANALISIS Y COLOCACION DE CUPOS APROBADOS PROGRAMA ESSA

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1 Instructivo para colocación de crédito masivo con Cupo Aprobado Institucional. 1 PROCEDIMIENTO PARA ANALISIS Y COLOCACION DE CUPOS APROBADOS PROGRAMA ESSA 1. IDENTIFICACION: Proceso para colocación de crédito institucional del programa de la Electrificadora de Santander ESSA, a través de la activación de cupos masivos aprobados, cumpliendo el procedimiento y políticas establecidas por la empresa. 2. OBJETIVO: Establecer procedimientos y políticas para la activación de cupos aprobados para usuarios del programa CUPO ESSA. 3. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la colocación masiva de cupos que previamente han sido asignados a usuarios suministrados por la empresa de servicio público y que cumplen con la condición de mantener su pago al día durante los últimos 18 meses. 4. POLITICAS GENERALES: Ver MGD-01 Manual de Crédito. (PAG. 58, Programa de Crédito masivo Institucional con cupo) 5. DEFINICIONES: CUPO DE CREDITO APROBADO: Es un cupo asignado para cada usuario de un programa ya sea institucional o de convenio y que cumple con unas condiciones especiales de excelencia en el comportamiento de pago del servicio público durante un tiempo definido por la empresa, de forma tal que permita mitigar el riesgo crediticio en una colocación de crédito. 6. DESCRIPCION DEL PROCESO: Una vez se tenga la base de datos de los clientes de la Empresa de Servicios Públicos con buen hábito de pago y su cupo haya sido asignado por la Gerencia de crédito, la gerencia regional junto con la gerencia de la sucursal(es) inicia la organización del trabajo comercial, a través de los ruteros, los cuales se controlan y gestionan con un coordinador asignado al programa. El área de crédito es responsable por buscar y actualizar la base de datos durante la primera semana del último mes de vigencia, con el fin de actualizar la base para el siguiente trimestre. La labor de los asesores se gestiona con visita a cada cliente para darle a conocer el cupo aprobado que Distribuidora Rayco le ha asignado al titular del inmueble, el cual puede activarse con una compra por máximo el valor del cupo autorizado y según el precio lista. Este cupo puede ser utilizado total o parcialmente sin que por esto pierda la posibilidad de comprar hasta completar el cupo total. Los cupos quedan totalmente en firme para: Propietarios que aparezcan como titulares, para propietarios que aun no hayan actualizado datos en la empresa de servicio público pero demuestren la propiedad, para arrendatarios a quienes el propietario les autorice comprar con el cupo asignado al inmueble de su propiedad. Cuando el cliente manifiesta interés de compra del producto y cumple con los requisitos para darle en firme el cupo aprobado, el asesor diligenciará la solicitud de crédito, pagaré y convenio, además de solicitar los soportes al cliente de acuerdo a cada caso. Una vez la solicitud se encuentra diligenciada, el asesor la remite la documentación al auxiliar de crédito o coordinador comercial asignado al programa, y el funcionario procede a ingresar el crédito para registrarlo en fábrica de crédito.

2 Instructivo para colocación de crédito masivo con Cupo Aprobado Institucional. 2 Después de que el cliente ya está ingresado en el Score, se puede proceder a realizar la facturación y despacho de la mercancía a través de factura manual solo si el despacho procede por existencia de la mercancía en camión que acompañe al programa, con responsabilidad de un coordinador del programa que entrega al área de crédito el negocio completo y firma como responsable en el espacio de la solicitud de crédito denominado FUNCIONARIO QUE APRUEBA, en caso contrario se debe facturar desde punto de venta y despachar con factura desde el sistema. Cuando el negocio es atendido desde el piso de venta y se encuentra completo, se entrega al auxiliar de crédito para realizar de una manera rápida la preventa y el evidente al cliente, se genera la Orden de crédito y se procede a facturar en SAP. Si el negocio fue despachado y facturado manualmente, los documentos deben ser entregados al área de crédito del almacén principal para realizar la postventa y se debe realizar la aplicación del evidente e ingresarlo al sistema con mayor información. Si el evidente no es superado se realiza la postventa al domicilio, si la prueba es superada se remite a cartera, con el funcionario encargado del programa institucional para efectos de control y monitoreo de reporte. Si el negocio es entregado incompleto NO se puede entregar a SAP para facturación y será de total responsabilidad del funcionario que autorizó la entrega. 7. INSTRUCTIVO Ingrese a la página web Ingrese el usuario y la clave asignado y luego da clic en Ir. Seleccione la opción Score Crédito. Ingresar al modulo dando click en INGRESAR.

3 Instructivo para colocación de crédito masivo con Cupo Aprobado Institucional. 3 El modulo está distribuido en 4 partes así: 1. Buscar Cliente 2. Datos del Cliente 3. Cotización 4. Información final crédito Ingresar el número de documento del cliente y escoger el Tipo de Asociado. Después escoger la Clase de Cliente, para esta tipo de crédito siempre sera por la línea Institucional, y finalmente ingresar el Número de Predio o Cuenta del recibo de pago de la Luz. Dar click en Bucar Cliente. Cuando Busca al Cliente, inmediatamente aparece el estado de cuenta del Cupo que tiene el cliente y se podrá visualizar el Cupo Cuenta (Total) y el Disponible del cliente, además de la información básica con la que se cuenta, tal como lo es el nombre y números de contacto.

4 Instructivo para colocación de crédito masivo con Cupo Aprobado Institucional. 4 EL ingreso de la demás información del cliente se realiza de la misma manera como se viene diligenciando actualmente. Si el cliente no cuenta con un cupo aprobado, se ingresará por el Score para que sea Precalificado. 8. CONDICIONES GENERALES: Para la marcación de cupos de crédito institucional es importante tener en cuenta que: La vigencia del cupo es por 3 (tres) meses, una vez terminado este tiempo se reemplaza la lista de cupos por otra lista que continúe cumpliendo con el tiempo requerido de hábito de pago del servicio público. VIGENCIA: Abril 30 de Si un cliente ya tiene cupo aprobado, tiene una obligación vigente (cuenta contrato) y su habito de pago ha sido excelente, el cupo se le mantiene y a futuro podría revisarse un incremento. Los cupos quedan aprobados automáticamente a todos los propietarios de vivienda que aparecen titulares en el recibo de Servicio Público de la luz y de otro servicio y a propietarios sin actualización de datos en el recibo del Servicio Público siempre y cuando demuestre la propiedad. La principal variable de Riesgo Crediticio es el hábito de pago con la Empresa de Servicios Públicos, por lo que la condición que se va a tener en cuenta es que el cliente en 18 meses no haya presentado mora en sus pagos, y se realizará una actualización trimestral de hábito de pago y cupo. Para arrendatarios se analizará la capacidad de pago individual, manteniendo la condición sin codeudor. Estos cupos se asignan sin financiación, de forma tal que el solicitante seleccione el plazo que desee, máximo hasta 36 meses. Los cupos son aprobados sin distinción de la actividad económica del solicitante y se hace efectivo con el cierre de la venta. Cuando se trate de familiares, debe informarse por correo a la gerencia de crédito para autorizar la facturación. Todo usuario favorecido con cupo debe presentar al asesor el documento de identidad original y que corresponda a la cédula que se encuentra vigente actualmente. Para el caso de usuarios propietarios que han perdido la cédula vigente y tienen contraseña, se exige presentar copia del denuncio y presentar otro documento legal vigente como: pase de conducción o certificado judicial, o pasaporte, en caso contrario la certificación de la registraduría. Para arrendatarios la única excepción es cuando han sido clientes Rayco. Una vez se atiende al cliente y demuestra interés e intención de adquirir un crédito institucional y éste a su vez dispone de un cupo, se le solicitará el soporte de crédito de acuerdo a las siguientes políticas: Si son propietarios: Diligenciar solicitud de crédito, pagaré, orden de Pedido y convenio ESSA. Fotocopia del documento de identidad al 150%. (el asesor firma y deja en la fotocopia una leyenda donde: consta que esta fotocopia es fiel copia tomada del original del documento de identidad del usuario). Último recibo original de pago de luz cancelado donde figure el titular favorecido con el cupo Último recibo de pago de otro servicio público. Puede ser fotocopia ** Si es un propietario y NO es el titular en el recibo del servicio público, Adicionar: Recibo del Pago Predial, o consulta índice de propiedad, o Fotocopia de la Escritura de propiedad, o Carta Venta

5 Instructivo para colocación de crédito masivo con Cupo Aprobado Institucional. 5 o Promesa de Venta, o certificado de libertad y tradición. ** Si es propietario pero no posee ingresos: Ej: ama de casa: se debe solicitar: Firma de un familiar con ingresos, como deudor solidario, viva o no en la misma casa, esta persona adjunta fotocopia del documento de identidad al 150% y la información completa en la solicitud de crédito al igual que la firma y huella debidamente diligenciados. Cuando el titular ha fallecido y quien reside en el inmueble es un heredero se debe solicitar: Copia del acta de defunción. Autorización en el convenio de otro de los herederos directos con fotocopia del documento de identidad. Cuando el titular cede el cupo de crédito a un familiar: Firma del titular como deudor solidario Se factura al código de inmueble al cual se ha autorizado con autorización en el convenio. El deudor anexa los mismos documentos del propietario. Si son arrendatarios: Diligenciar solicitud de crédito, pagaré, orden de Pedido y convenio ESSA. Fotocopia del documento de identidad al 150%. (el asesor firma y deja en la fotocopia una leyenda donde: consta que esta fotocopia es fiel copia tomada del original del documento de identidad del usuario). Último recibo original de pago de luz cancelado donde figure el titular favorecido con el cupo Último recibo de pago de otro servicio público. Puede ser fotocopia Autorización del propietario en el convenio y Fotocopia del documento de identidad del propietario al 150%. El arrendatario debe tener mínimo 6 (seis) meses de vivir en este inmueble. ** Si es empleado: Desprendible del Pago de Nómina o Carta Laboral que no supere 1 mes de expedición. ** Si es pensionado: Desprendible de nómina del último mes. ** Si es independiente: Facturas de compra/venta o Certificaciones Comerciales o fotocopia Cámara de Comercio vigente y diligenciar Referencias Comerciales en la solicitud de crédito SI UN SOLICITANTE DESEA UN CUPO SUPERIOR AL QUE SE TIENE APROBADO EN FIRME SE DEBE ANALIZAR PROCESANDOLO POR SCORE DE CREDITO. NOTA: EL AREA DE CREDITO NO ES RESPONSABLE DE ENTREGAS DE FACTURAS A CLIENTES NI DEL INVENTARIO. RESPONSABLES: Este procedimiento debe ser conocido por todo el personal de Rayco S.A. que interviene en el programa. La ejecución de este procedimiento debe ser responsabilidad de los Asesores, Gerente de almacén, jefe de crédito y cartera, auxiliares de crédito, y por los coordinadores administrativos y/o comerciales El cumpliendo de este procedimiento es responsabilidad de la Gerencia de Crédito. Fecha de Entrega para Implementación: Enero 18 de 2011 Fecha de Actualización: Marzo de 2011

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