Guía de procedimientos para

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1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA SECRETARÍA DE RECTORÍA E IMAGEN INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Guía de procedimientos para publicar noticias y eventos en los medios universitarios Elaboró: Lic. María Magnolia Gutiérrez Boneo Jefa del Departamento de Información y Comunicación Interna Mtro. Sergio Cruz Hernández Jefe de UABC Radio Lic. Carlos Simental Centro de Estudios y Producción Audiovisual Mexicali, Baja California, Noviembre de 2013

2 Guía de procedimientos para publicar noticias y eventos en los medios universitarios CONTENIDO Pág. I. Gaceta Solicitud de cobertura de eventos 2 Solicitud de publicación de información. 3 Manual de Estilo de Gaceta. 3 II. UABC Radio Solicitud de cobertura de eventos.. 5 Definición de tipo de cobertura.. 5 Distribución de actividades para producción... 6 III. IMAGEN UABC.tv Solicitud de cobertura de evento y presupuesto 7 IV. Agenda Universitaria Publicación de eventos.. 8 Manual para publicar eventos en Agenda. 8 1

3 I. GACETA UNIVERSITARIA Gaceta Universitaria es el órgano informativo oficial de la Universidad Autónoma de Baja California (UABC); su publicación es catorcenal, se distribuye de manera gratuita y tiene una versión web. El objetivo de este medio es difundir las actividades, eventos y quehacer universitario generado en todos los ámbitos, para fomentar el sentido de pertenencia e identidad en la familia cimarrona y mantener informada a la sociedad sobre los logros de sus integrantes y las aportaciones que estos hacen a través de la academia, investigación, cultura, deporte y servicios, en beneficio de los bajacalifornianos y de la población en general. Cada catorcena se imprimen 15 mil ejemplares, que se distribuyen en la UABC y en la comunidad en general; algunas Gacetas se encartan en periódicos de la localidad y otras se envían a instituciones educativas, dependencias de gobierno, ayuntamientos, organismos empresariales y medios de comunicación. También se cuenta con la versión de Gaceta para Internet. Algunas novedades en el sitio de Gaceta que complementan la versión impresa son: Galería de fotos y video, Archivo de ejemplares digitalizados, Buzón de preguntas y comentarios; sección de avisos; acceso a Facebook de Gaceta y Agenda Universitaria; Banner de anuncios especiales; Encuesta; además de contar con un diseño más amigable. Solicitud de cobertura de eventos a) Si el evento es organizado por una unidad académica y/o departamento dependiente de Vicerrectoría La solicitud debe dirigirse a: jefe de Relaciones Públicas y/o Secretario Particular de la Vicerrectoría del Campus que corresponda. La solicitud debe hacerse por: Director, encargado de Difusión o maestro responsable de la actividad en la Unidad Académica. b) Si el evento es organizado por Rectoría, Coordinaciones, Secretaría General, Tesorería u otra área que dependa directamente de la Rectoría. La solicitud debe dirigirse a: Departamento de Información y Comunicación Interna. La solicitud deberá hacerse por: coordinador o jefe de departamento a cargo de la actividad. En ambos casos, deberá indicarse fecha, hora, lugar y nombre del evento al cuál se desea dar difusión. 2

4 Solicitud de publicación de información Los encargados de Difusión o Comunicación de cada Unidad Académica, podrán hacer llegar notas informativas al Departamento de Información y Comunicación Interna, para publicarse en Gaceta. Toda la información enviada que cumpla los requisitos se publicará en la página web de Gaceta: y será evaluada para su publicación en la edición impresa. La guía para envío de información a Gaceta puede descargarse en: Básicamente, la información que se envíe a Gaceta deberá contener: qué se llevó a cabo, cuándo, dónde, quiénes participaron, objetivos, resultados, comentarios de los participantes y datos con números que sean interesantes al lector. Adjuntar fotografías en formato jpg (no dentro del archivo Word), con aspectos generales del evento (no solo presídium), y nombre completo de quien tomó las fotos. La nota deberá tener una cabeza (título) que llame la atención. Se aconseja utilizar al principio verbos o palabras que indiquen acción o movimiento, no utilizar verbos en pasado. También contemplar un sumario que resuma en una frase el evento, destacando lo más sobresaliente de la nota en él o sobre lo que se quiera llamar la atención. En caso de incluir video, tener una duración de máximo 1 min. 30 seg., y dar crédito a realizadores. Además, se deberá señalar el nombre completo del autor de la nota, y especificar el Campus de donde procede la información. Apoyo gráfico: enviar un máximo de 15 imágenes de diferentes aspectos del evento con sus respectivos pies de foto para incluir galería fotográfica. Incluir por lo menos tres palabras claves del texto, esto facilitará la búsqueda de la información por el lector en el sitio web. Incluir pie de foto breve que describa la imagen o dé información extra. Manual de Estilo de Gaceta En el Manual de Estilo de Gaceta se incluyen las especificaciones de cómo debe estar redactada una nota (título, entrada, cuerpo, crédito) y cómo se manejan en este medio de comunicación universitario las siglas, fechas, números y abreviaturas. También contempla algunas reglas ortográficas para el uso de acentos, mayúsculas y minúsculas, la coma, paréntesis, comillas, artículos y 3

5 pronombres. Este Manual puede descargarse en: 4

6 II. UABC RADIO UABC Radio se conforma por tres frecuencias radiales: 95.5 FM en Ensenada; FM en Mexicali; y 1630 AM en Tijuana. Es un proyecto abanderado por la Universidad, y protagonizado por la comunidad universitaria. Miles de watts de potencia sumados para transmitir una señal radial unificada que da voz a los universitarios en el Estado. UABC Radio busca diseñar, desarrollar, transmitir y evaluar proyectos radiofónicos, que difundan el acontecer universitario las actividades sustantivas de la UABC, la dinámica universitaria diaria y la cotidianidad regional a través de ejes de contenido radiofónico como Música, Divulgación de Ciencia y Cultura. Eventos institucionales La jefatura de UABC Radio recibe solicitud de la Secretaría de Rectoría e Imagen Institucional o de la Coordinación de Relaciones Públicas y Medios, para eventos institucionales, por ejemplo: Aniversario de la universidad, Profesor emérito, Doctor Honoris Causa, u otros eventos especiales como inauguraciones, conferencias, etc. Eventos académicos La solicitud para cubrir eventos de unidades académicas o de alguna carrera en especial, se realizan por correo electrónico a radio@uabc.edu.mx o directamente por correo electrónico, vía telefónica o personal a los productores. Una vez que el productor recibe la petición, la canaliza a la coordinación de producción.. Ejemplos de eventos académicos son: congresos, conferencias, seminarios, programas de posgrado, ferias educativas, programas sociales, eventos culturales, semanas de aniversario, encuentros, etc. Solicitud de cobertura de eventos La solicitud recibida se canaliza a la coordinación de producción de UABC Radio con el objetivo de integrar una carpeta de producción para evaluar y determinar la forma en que se atenderá considerando la relevancia del evento y sus características en términos radiofónicos. Definición de tipo de cobertura. a) Transmisión en vivo por: atena (aire); comrex (Internet); streaming (Internet) b) Enlaces vía: telefónica; comrex (Internet); streaming (Internet) c) Campaña de difusión -Página web: como evento en la agenda de la página, o como nota informativa -Transmisión al aire: mención en programas en vivo; transmisión de promo; realización de entrevista con organizadores o invitados -Redes sociales: facebook, flyer (distribución circulación de imagen), álbum de fotos en facebook, publicación de posts en facebook, twitter d) Grabación y post producción 5

7 Distribución de actividades para realizar la producción. a) Productores: realizan la producción del evento, se coordinan con estudiantes que apoyan a la radio, profesores, otros invitados internos y externos, lo anterior en cada Campus, Mexicali, Tijuana, Ensenada. b) Equipo técnico en cada Campus: se encarga de asegurar la calidad de la transmisión del evento, micrófonos, mezcladoras, cables, mesas, sillas, carpas, transmisor, etc. c) Apoyo administrativo: si habrá movilidad de los productores se realizan los trámites de viáticos, gasolina, hospedaje, etc. (Sólo Mexicali). 6

8 III. IMAGEN UABC.tv La Facultad de Artes a través del Centro de Estudios y Producción Audiovisual ofrece servicios de grabación videográfica y transmisión en vivo por Internet tanto a la comunidad universitaria (unidades académicas y dependencias administrativas), como al público externo (empresas, organismos, particulares, etc.). El servicio tiene un costo, por lo que se cuenta con un tabulador para solicitantes universitarios y externos. Solicitud de cobertura de eventos y presupuesto La solicitud debe dirigirse a: Dirección de la Facultad de Artes, vía oficio dirigido al Director con copia para el Jefe del Centro de Estudios y Producción Audiovisual (CEPA) La solicitud de cobertura y presupuesto debe realizarse con mínimo dos semanas de anticipación a la fecha del evento. En el oficio debe explicarse el servicio solicitado y proporcionar información del evento. El presupuesto depende del tipo de servicio solicitado, si será grabación solamente o grabación y transmisión por Internet, el número de cámaras requeridas para el tipo de evento, renta de equipo y número de personal requerido, así como la duración. Si es fuera de Mexicali se incluye gastos de gasolina, viáticos para el personal y hospedaje en caso de ser necesario. Aplican restricciones como disponibilidad de conexión a red física de Internet, en el caso de solicitud de transmisión por Internet, y disponibilidad en la agenda en caso de cualquier cobertura. 7

9 IV. AGENDA UNIVERSITARIA La Secretaría de Rectoría e Imagen Institucional, a través del Departamento de Información y Comunicación Interna, pone a disposición de las autoridades universitarias la Agenda Universitaria, como apoyo para difundir las actividades estudiantiles, académicas y administrativas que organicen las unidades académicas e instancias administrativas de la UABC. La Agenda Universitaria es un esfuerzo por dar mayor proyección a los eventos que se organizan por parte de los Institutos, Facultades, Escuelas e instancias universitarias, y permitirá principalmente ordenar y concentrar la información por Campus en una agenda única; programar eventos con mayor precisión sin empalmarlos con otros de igual relevancia; así como dar mayor difusión interna y externa a las actividades universitarias al estar visible al público en general a través de Internet. La Agenda Universitaria permite ubicar eventos en las siguientes categorías: cultural, deportivo, cursos, ceremonias de egreso, congresos, seminarios y conferencias, académicos, administrativos, apoyo a la comunidad. Puede visualizarse en la página de la Secretaría de Rectoría e Imagen Institucional y en la de Gaceta universitaria: Asimismo, cada unidad académica y dependencia administrativa puede poner un enlace desde sus páginas web a este sitio. Publicación de eventos en la Agenda Universitaria. Cada unidad académica o dependencia administrativa de la UABC puede tener a una persona responsable de ingresar datos a la Agenda. Debe solicitarse usuario y clave a la jefatura del DICI. Manual de la Agenda Universitaria El Manual de la Agenda Universitaria es una guía práctica para usuarios de la administración de la Agenda, que serán los responsables de alimentar los datos en el sistema en web. Se encuentra disponible para su consulta en la sección Servicios en: 8