BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL

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1 BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº AV MANUAL DE SEGURIDAD

2 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN A. Perfil de Usuarios B. Acceso a Opciones de Menú C. Huellas de Auditoria D. Formato del Archivo de Huellas de Auditoria II. REPORTES DE FIN DE DÍA III. ACCESO BASE DE DATOS IV. PERFIL DE USUARIOS V. MANTENIMIENTO GRUPOS DE USUARIO VI. ACCESO BANCO / OFICINA VII. PARÁMETROS PASSWORD I. INTRODUCION: MODULO DE SEGURIDAD Datapro Building 1/24

3 La aplicación de Seguridad del e-ibs Provee dos niveles de seguridad: - Perfil de Usuario - Acceso a opciones de menú De esta manera el sistema asegura el control y separación de funciones. Adicionalmente, el sistema provee varios mecanismos de seguimiento que registran y almacenan información relacionada a todo acceso de datos obtenido dentro del e-ibs. El sistema mantiene registros históricos de toda la información financiera (débitos y créditos), al igual que registros de información estadística (nombre, dirección, etc.). Estas tablas de acceso histórico registran el usuario, el supervisor, la fecha, la hora y la naturaleza del cambio o transacción. Esta información es asequible a través de consultas y los reportes e-ibs. A. Perfil de Usuarios El e-ibs permite a través del perfil de usuario definir limites en moneda y montos para la aprobación de transacciones, asi como doble autorización si fuera necesario. El nivel operacional para el individuo se define en el perfil de usuario. Existen seis tipos de perfil de usuario: Operador: Supervisor: Ambos: Solo puede ingresar información. Solo puede aprobar información introducida por un operador. Puede ingresar y aprobar información, pero no puede aprobar información ingresada por si mismo. Ambos: Con la autoridad de aprobar sus propias transacciones. Administrador: Autorizado para crear otros usuarios y darles acceso al sistema. Datapro Building 2/24

4 A través del perfil, los usuarios reciben la autorización para el tipo de transacción u operación que pueden ejecutar: Entrada de operaciones y transacciones de préstamos, Cuentas Corrientes, Contabilidad General, etc. De la misma manera, el perfil de usuario determina los controles de montos. Un usuario puede ser dado la autorización de procesar ciertas operaciones sobre la base de los montos de las operaciones; y autorización para aprobar variaciones en transacciones en divisas o moneda extranjera. Finalmente, el perfil determina el grupo de usuarios cuales supervisores aprueban a que operadores. B. Acceso a Opciones de Menú En el e-ibs, al usuario se le otorga acceso a las diferentes opciones del menú. El perfil de usuario predomina o supersede los accesos. Si un usuario esta definido como supervisor, aunque obtenga acceso a una opción de aprobación, este no podrá efectuar la misma. Existe la posibilidad de crear usuarios genéricos. Estos pueden ser usados para dar acceso a nuevos usuarios sin tener que seleccionar opción por opción. C. Huellas de Auditoria Todo ingreso de información y toda modificación efectuada dentro del sistema, registra un rastro que subsecuentemente se puede visualizar en una consulta o reporte. Dentro de la opción de Seguridad, la opción de menú Acceso a Base de Datos, permite ver las modificaciones a una operación o a un cliente. Esta opción de consulta también permite ver todas las modificaciones hechas por un usuario específico. La consulta ofrece diversos criterios de búsqueda, de los cuales el usuario puede utilizar uno o más, y por cualquier combinación de los mismos. Los criterios de búsqueda son: Tipo de Operación Ingreso de datos o modificaciones a datos existentes Dentro de una periodo determinado de tiempo Un usuario especifico Una cuenta, préstamo, u otra operación especifica Datapro Building 3/24

5 D. Formato del Archivo de Huellas de Auditoria Lo siguiente es una lista de datos (campos) registrados en la tabla de huellas auditoria: Programa utilizado para modificar los datos Tipo (Ingreso de nuevos datos ó modificación de registro existente) Usuario Cuenta o numero de cliente Fecha Hora Nombre del campo Valor antes del cambio Valor después del cambio El modulo Seguridad del e-ibs esta compuesto de seis opciones de menú: Reportes FDD, Acceso Base de Datos, Perfil de Usuario, Mantenimiento Grupos de Usuario, Acceso Banco / Oficina, y Parámetros Password. II. REPORTES FIN DE DIA Datapro Building 4/24

6 La opción Reportes Fin De Día del modulo Seguridad del e-ibs, le permite a al oficial de seguridad asignar o actualizar reportes de Fin de Día y de Fin de Mes a un usuario o a un grupo de usuarios; al igual que eliminar un reporte previamente asignado a estos. Para obtener acceso a la opción de menú Reportes Fin De Día: - En el menú principal e-ibs, selecciones Seguridad. - En el menú Seguridad, seleccione Reportes FDD. Se abrirá la pantalla Usuarios. La columna de la izquierda en la pantalla, lista los usuarios y grupos de usuarios que existen en el sistema. Para asignar un nuevo reporte a un Usuario / Grupo: - Seleccione el Usuario y oprima Nueva. La pantalla Agregar Reporte de Fin de Día desplegará la lista de reportes disponibles. Datapro Building 5/24

7 - Seleccione el Reporte en la lista. - Oprima Aceptar. Nota: Cuando un reporte se asigna a un grupo de usuarios, el reporte es automáticamente asignado a todos los usuarios que pertenecen a ese grupo. Para remover un reporte de un usuario o grupo: - Seleccione al usuario y oprima Eliminar. La pantalla Eliminar Reporte Fin De Día se abrirá mostrando listado de reportes asignados al usuario. - Seleccione el Reporte en la lista. - Oprima Eliminar. Nota: Cuando un reporte se elimina de un grupo de usuarios, el reporte es automáticamente eliminado de todos los usuarios que pertenecen a ese grupo. Datapro Building 6/24

8 Para remplazar un reporte: - Seleccione el reporte y oprima Actualizar. Se abrirá la pantalla Cambiar Reporte de Fin de Día: - En el campo Reporte, oprima la casilla y seleccione el nuevo reporte a incorporar al usuario. - Oprima Enviar. Datapro Building 7/24

9 Para generar un reporte: El modulo Reportes del e-ibs le permite al usuario manejar los reportes generados por el e-ibs para los procesos Fin De Día y Fin De Mes. Estos reportes son generados en formato PDF, permitiendo al usuario verlos desde cualquier computador personal compatible con el browser. Esto le permite al banco bajar los costos de imprenta de reportes y expedita el flujo de trabajo operacional del banco. Los archivos PDF son almacenados en el Servidor. Para obtener acceso a esta opción: - En el menú principal e-ibs, seleccione Reportes. - En el menú Reportes, seleccione FDD. Se abrirá la pantalla Selección Reportes Fin de Día la que desplegara una lista de reportes asignados al usuario conectado al sistema. El sistema le permite al usuario introducir un rango de fechas en esta pantalla para ver un reporte específico dentro de ese espacio de tiempo. Si el campo Reporte se deja en blanco, el sistema listara todos los reportes pertenecientes al rango de fechas definidas. - Seleccione Reporte. - Oprima Enviar. La pantalla desplegará una lista con los nombres y la descripción de los reportes. Para poder ver un reporte la aplicación Acrobat Reader deberá estar instalada en su computador. Datapro Building 8/24

10 - Seleccione el reporte con su cursor. El programa Acrobat Reader abrirá el reporte automáticamente. Datapro Building 9/24

11 III. ACCESO A BASE DE DATOS La opción de menú Acceso a Base de Datos del modulo de Seguridad del e-ibs, le permite al usuario ver todas las nuevas operaciones y modificaciones ejecutadas en la base de datos. Para obtener acceso a la opción Acceso a Base de Datos: - En el menú principal e-ibs, seleccione Seguridad. - En el menú Seguridad, seleccione Acceso BD. Se abrirá la pantalla de búsqueda Acceso a Base de Datos. El usuario puede utilizar uno o más de los criterios de búsqueda disponibles: - Seleccione el Modulo donde se efectuaron las modificaciones. - Seleccione si el cambio fue realizado en la opción de menú Nuevo o Mantenimiento del modulo. - Ingrese un rango de Fechas dentro de las cuales se realizo el cambio. - Ingrese Identificación de Usuario. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Acceso a Base de Datos. Datapro Building 10/24

12 En la pantalla Acceso a Base de Datos: Numero de Referencia: Despliega numero de cuenta. Descripción de Campo: El campo que fue modificado. Antes: El valor del campo antes de la modificación. Después: El valor del campo después de la modificación. Usuario: Identifica al usuario que realizo los cambios. Fecha: La fecha en que se realizo la modificación. Hora: La hora exacta en que se realizo la modificación. - Oprima su cursor en cualquiera de las columnas para abrir la pantalla de consulta. La pantalla Consulta desplegara los cambios previamente realizados en la base de datos. Datapro Building 11/24

13 IV. PERFILES DE USUARIO La opción de menú Perfiles de Usuario del modulo de Seguridad del e-ibs, le permite al oficial de seguridad autorizado definir el perfil de acceso para un usuario. Para obtener acceso a la opción Perfiles de Usuario: - En el menú principal e-ibs, seleccione Seguridad. - En el menú Seguridad, seleccione Perfiles de Usuario. Se abrirá la pantalla de búsqueda Perfil de Acceso Usuario: - Ingrese la Identificación del Usuario, u oprima el icono para realizar una búsqueda en la pantalla de ayuda disponible en el sistema. Para crear un nuevo Perfil de Usuario: - En Tipo de Operación, seleccione Nuevo. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Acceso de Usuarios. Datapro Building 12/24

14 En la pantalla Acceso de Usuarios, En la sección Información de Usuario: - Ingrese el Nombre completo del usuario. Campo obligatorio. - Ingrese la Identificación del usuario. - Ingrese el del usuario. - Ingrese el número de teléfono y extensión del usuario. - En el campo Contraseña eibs, ingrese la contraseña que el usuario tendrá que utilizar para obtener acceso al e-ibs. Campo obligatorio. - En el campo Contraseña Aprobación, ingrese una contraseña adicional que será requerida del usuario para aprobación de ciertas operaciones. Campo obligatorio. - Seleccione Si o No para definir si será Contraseña Requerida. Datapro Building 13/24

15 - En el campo Estado Usuario, ingrese el código numérico que identifica es estado del usuario u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda disponible en el sistema: - En el campo Ocasiones Frecuencia Contraseña, ingrese el número de veces que el usuario podrá cambiar su contraseña. - En el campo Lenguaje, oprima la casilla y seleccione Inglés o Español como el lenguaje primario o de preferencia del usuario. Campo obligatorio. - Ingrese el código de dos dígitos que identifica al Banco en el sistema. - En el campo Sucursal, ingrese el código que identifica a la sucursal donde opera el usuario, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Las sucursales y sus códigos son definidos por el usuario en modulo Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - En el campo Centro de Costo, ingrese el código que identifica al centro de costo por defecto para el usuario, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - En el campo Oficial, ingrese el código que identifica al oficial asignado por defecto al usuario, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los oficiales y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - Ingrese el Numero de Cliente asignado al usuario u oprima el icono para hacer una búsqueda en la pantalla de ayuda. Los números de clientes son definidos por el banco en Clientes > Nuevo. - En el campo Identif. Grupo, ingrese el numero de identificación del grupo al que pertenece el usuario, u oprima el icono para seleccionar el grupo en la pantalla de ayuda disponible en el sistema. Datapro Building 14/24

16 - En el campo Nivel de Autorización, ingrese el código alpha que identifica la función y autoridad del usuario, u oprima el icono para seleccionarlo en la ventana de ayuda disponible en el sistema: - En Nivel de Consulta ingrese un número del 0 al 9 para definir el nivel de consulta del cliente, lo que significa que el mismo solo podrá hacer consultas en la información de los clientes que han sido asignados el mismo nivel de consulta o menor. Este campo esta relacionado al campo Nivel de Consulta en la pantalla Mantenimiento de Cliente. - En Nivel de Contabilidad ingrese un numero del 0 al 9 para establecer a que cuentas contables (con igual valor numérico asignado o menor) podrá el cliente ingresar registros contables. Este campo esta relacionado al campo Nivel de Contabilidad en el Maestro de Contabilidad General. - En Rango Lote 1 Desde y en Rango Lote 1 Hasta defina el rango dentro del cual el usuario podrá ingresar o aprobar transacciones en el Lote 1. - En Rango Lote 2 Desde y en Rango Lote 2 Hasta defina el rango dentro del cual el usuario podrá ingresar o aprobar transacciones en el Lote 2. - En Negociación Carta Crédito Desde y Negociación Carta Crédito Hasta, defina los montos dentro de los cuales el usuario podrá ingresar o aprobar Cartas de Crédito. - En Lote por Omisión, ingrese el número de lote que el sistema asignara automáticamente por omisión para los lotes contables. - En No. Lote P & R, ingrese el número de lote asignado para transacciones de Pagos y Recibos. Datapro Building 15/24

17 En la sección Información Aprobación: - En Transacción, ingrese el código que identifica a la Moneda en la que el usuario podrá aprobar transacciones, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Después, ingrese el Monto límite que el usuario puede aprobar por transacción. - En el campo Total, ingrese el monto limite que el usuario esta autorizado a aprobar en cualquier numero de transacciones. - En Máximo Diario, ingrese la moneda y el monto limite dentro del cual el usuario puede aprobar Devolución de Cheques. - En Nivel de Aprobación, oprima la casilla y seleccione Banco, Lote o Todo para definir el alcance de aprobación del usuario. Para un Usuario Extranjero: - En el campo Nivel de Autorización, oprima la casilla y seleccione Usuario No Extranjero, Entrar Solicitud, Aprobar Solicitud o Entrar y Aprobar Solicitud. - En Sucursal Extranjera, ingrese el código que identifica a la sucursal extranjera en el sistema y en la cual opera el usuario. - En Código Oficial Extranjero, ingrese el código que identifica al oficial u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. Los oficiales extranjeros y sus códigos son definidos por el banco en el modulo Parámetros Generales > Códigos de Referencia. La sección Características Adicionales de la pantalla determina el acceso que un usuario tendrá para productos específicos. Al seleccionar Sí o No se le indica Datapro Building 16/24

18 al sistema si el usuario esta autorizado a ejecutar ese proceso especifico con el producto o no. - En Asientos Contables, seleccione Sí para autorizar al usuario a ingresar asientos contables en el modulo Contabilidad > Lotes Contables. - En Asientos Cuentas de Detalles, seleccione Sí para autorizar al usuario asentar transacciones para cuentas corrientes (cuentas de cheques, de ahorros, etc.) en el modulo Contabilidad > Lotes Contables. - En Asientos Contratos (Activos), seleccione Sí para autorizar al usuario asentar transacciones para contratos (Activos) tales como Préstamos, Inversiones y Aceptaciones, a través de sus módulos correspondientes. - En Asientos Contratos (Pasivos), seleccione Sí para autorizar al usuario asentar transacciones para contratos (Pasivos) tales como Certificados de Deposito, Inversiones, etc. a través de sus módulos correspondientes. - En Asientos Cartas de Crédito, seleccione Sí para autorizar al usuario a asentar nuevas Cartas de Crédito en el sistema a través del modulo Cartas de Crédito. - En Asientos Reembolsos, seleccione Sí para autorizar al usuario a asentar transacciones de reembolsos para cartas de crédito. - En Asientos Hipotecas, seleccione Sí para autorizar al usuario a asentar entradas para crear contratos de préstamos hipotecarios. Datapro Building 17/24

19 - En Asientos Varios, seleccione Sí para autorizar al usuario a asentar entradas en el modulo Líneas de Crédito, modulo Control de Garantías, etc. - En Inversiones Bancarias, seleccione Sí para autorizar al usuario a asentar entradas en el modulo de Inversiones. - En Tipos Cheques Oficiales, oprima la casilla y seleccione Todos Los Tipos o No Autorizado para definir la autoridad del usuario con relación a los Cheques Oficiales. - En Asientos Transferencias Externas, seleccione Sí para autorizar al usuario asentar transacciones de transferencias externas. - En Cambiar Numero de Clientes, seleccione Sí para autorizar al usuario a cambiar el número que identifica al cliente dentro del sistema. - En Cambiar Estado de la Cuenta, seleccione Sí para autorizar al usuario cambiar el estado de cuentas corrientes a través del modulo Cuentas Corrientes. - En Cambiar Retenciones y Garantías, seleccione Sí para autorizar al usuario autorizado (Supervisor solamente) a cambiar los montos retenidos en cuentas y garantías a través del modulo Garantías. - En Aprobar Contratos (Activos), seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar préstamos y contratos de activos a través de los módulos correspondientes. - En Aprobar Contratos (Pasivos), seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar Certificados de Depósito y otros tipos de contratos de pasivos a través de los módulos correspondientes. - En Aprobar S/G Pagos y Recibos, seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar transacciones de pagos y recibos que pudieran sobregirar cuentas. - En Aprobar Garantías, seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar garantías externas (que no sean cuentas) a través del modulo Garantías. - En Aprobar Cartas de Crédito, seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar cartas de crédito a través del modulo Cartas de Crédito. - En Aprobar Líneas de Crédito, seleccione Sí para autorizar al usuario a aprobar líneas de crédito a través del modulo Líneas de Crédito. Datapro Building 18/24

20 - En Aprobar S/G Líneas de Crédito, seleccione Si para autorizar al usuario a aprobar sobregiros en líneas de crédito. Este proceso puede ser completado a través del modulo Líneas de Crédito. - En Aprobar Contratos Moneda Extranjera, seleccione Si para autorizar al usuario a aprobar contratos realizados en moneda extranjera. Este proceso puede ser completado a través del modulo Moneda Extranjera. - Oprima Enviar. Datapro Building 19/24

21 V. MANTENIMIENTO GRUPOS USUARIOS La opción de menú Mantenimiento Grupos Usuarios del modulo de Seguridad del e-ibs, le permite al usuario autorizado crear nuevos grupos de usuarios, al igual que dar mantenimiento o borrar grupos de usuarios ya existentes. Para obtener acceso a la opción de menú Mantenimiento Grupos Usuarios: - En el menú principal e-ibs, seleccione Seguridad. - En Seguridad, seleccione Mantenimiento Grupos de Usuarios. Se abrirá la pantalla de búsqueda Mantenimiento Grupos de usuarios: - Si va a dar mantenimiento a un grupo ya existente, ingrese el Código del Grupo u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. - En Tipo de Operación, seleccione si esta creando un grupo Nuevo o si va a dar Mantenimiento a un grupo ya existente. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Acceso de Usuarios correspondiente. Datapro Building 20/24

22 Para crear un nuevo grupo: - En el campo Usuario de Grupo, ingrese el código alfanumérico que identificará al grupo en el sistema. - Ingrese el Nombre del Grupo. Campo obligatorio. - Oprima Salvar. Para dar mantenimiento a un grupo ya existente: - Ingrese sus cambios y oprima Actualizar. Para borrar a un grupo ya existente: - Oprima Borrar. Datapro Building 21/24

23 VI. ACCESO BANCO OFICINA La opción de menú Acceso Banco Oficina del modulo de Seguridad del e-ibs, le permite a un usuario autorizado definir el control de cada usuario en las oficinas del banco, al asignarle a estos los números de banco y oficina a los cuales el usuario tendrá acceso. Para obtener acceso a la opción de menú Acceso Banco Oficina: - En el menú principal e-ibs, seleccione Seguridad. - En el menú Seguridad, seleccione Acceso Banco Oficina. Se abrirá la pantalla de búsqueda Autorización Acceso Banco Agencia: - Ingrese la Identificación del Usuario, u oprima el icono para realizar una búsqueda y seleccionarlo de la lista de usuarios disponible en el sistema. - Ingrese el código de dos dígitos que identifica al Banco en el sistema. - Seleccione Todas las Agencias o Seleccione Sucursal. Ingrese el código que identifica a la sucursal donde opera el usuario, u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda disponible en el sistema. Las sucursales y sus códigos son definidos por el usuario en modulo Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Oprima Enviar. Datapro Building 22/24

24 VII. PARAMETROS PASSWORD La opción de menú Parámetros Password del modulo de Seguridad del e-ibs, le permite al usuario crear un nuevo grupo de parámetros de control para contraseñas en el sistema. Para obtener acceso a la opción de menú Parámetros Password: - En el menú principal e-ibs, seleccione Seguridad. - En el menú Seguridad, seleccione Parámetros Password. Se abrirá la pantalla Control Parámetros para Contraseña eibs: Para crear un nuevo grupo de parámetros de control: - Oprima Nuevo. Se abrirá la pantalla Mantenimiento Control de Parámetros para contraseña eibs. Datapro Building 23/24

25 En la pantalla Mantenimiento Control de Parámetros para contraseña eibs: - Ingrese el código de 2 dígitos que identifica al Banco en el sistema. - En el campo Descripción, ingrese breve narrativa describiendo el nuevo grupo de parámetros. El campo acepta hasta 35 posiciones. - Ingrese la Información Básica. - Ingrese los Números de Sockets e-ibs y D-IBS. - Oprima Enviar. Para actualizar un grupo de parámetros de control ya existente: - Seleccione el grupo de la lista y oprima Mantenimiento. Se abrirá la pantalla Mantenimiento Control de Parámetros para contraseña eibs correspondiente a su selección. - Realice sus cambios y oprima Enviar. Datapro Building 24/24

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