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4 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ARQUITECTURA DE CTMail Fax Mail MESSAGES Inbox Trash FAX MAIL WEB ACCESS General Envió de Fax Por el Correo Electrónico Formatos a Utilizar para el campo To para envió de Fax por Exchange Descarga Masiva de Fax Fax campaigns Fax Templates REPORTS Opciones de reporte

5 INTRODUCCIÓN CTMail FaxMail es un sistema corporativo para la gestión centralizada de documentos de Fax en la empresa, similar a un Servidor de Correo Electrónico, que permite el envío y recepción de todas las comunicaciones de Fax de la organización desde el teléfono, correo electrónico o casillero Web. CTMail FaxMail es compatible con la mayoría de los Servidores de Comunicaciones del mundo mediante integración telefónica digital, análoga (Inband/Outband) y SIP, así como los Servidores de correo más populares en Internet, logrando la digitalización de los documentos de Fax, con acuse de recibo electrónico, integración sedes nacionales e internacionales y eliminación de las obsoletas máquinas de Fax. Estas son algunas de las características de CTMail Fax Mail Envíos masivos a listas de distribución de usuarios y personalización de mensajes de Fax con el logo de la compañía. Integración de los Servicios de Fax entrantes y salientes al Sistema de Operadora Automática, Correo de Voz, Mensajería Unificada y AudioRespuesta IVR de CTMail. Reportes de tráfico, mensajes enviados y recibidos. Integración con Sistemas Externos como ERP, CRM, Atención al cliente o Sistema de gestión documental para los documentos de Fax. 5

6 1. ARQUITECTURA DE CTMail Fax Mail Figura 1: Arquitectura CTMail Fax Mail 6

7 2. MESSAGES El CTMail - Messages permite administrar los mensajes de voz por la interfaz Web. En esta opción se pueden observar 5 iconos que representan un estado diferente del mensaje: Figura 2: Estados del mensaje Todos los mensajes mostrados cuentan con la misma información; El icono del mensaje, quien lo envía, para quien se envía, la fecha del mensaje, si se envió notificación por mail, y las opciones de edición (guardar, eliminar). Figura 3: Información General Además tiene la opción de reenviar el mensaje, para esto se da clic en el icono del sobre, como se muestra en la figura; Figura 4: Reenviar 7

8 Aparece una ventana solicitando el número del buzón a donde se quiere reenviar el mensaje, clic en Forward y el mensaje es enviado al buzón indicado, los datos de Date Received que aparecen en el buzón de un mensaje reenviado son los mismos del mensaje original. Figura 5: Reenviar a Buzón Este icono indica que el mensaje ya fue consultado y se encuentra guardado. Figura 6: Mensaje Guardado El icono de la flecha roja como se señala a continuación indica las llamadas perdidas que tiene el buzón. Figura 7: Llamadas Perdidas El icono de la bocina con un sol indica un mensaje nuevo en el buzón que no ha sido consultado, ni guardado, ni reenviado. Figura 8: Mensaje Nuevo El icono de la grabadora con un punto amarillo indica que el mensaje fue grabado con el módulo Remote Recording. 8

9 Figura 9: Remote Recording Por último el icono de la hoja con un punto amarillo indica que hay un mensaje de fax en el buzón. Figura 10: Mensaje de Fax 2.1. Inbox Se encuentran los mensajes recibidos, se pueden administrar por la línea de nuestro buzón o por la interfaz. En la parte inferior aparecen todos los mensajes que tenga en el momento, los cuales se pueden guardar, eliminar, reenviar a hacer un Preview. Por el botón se Select Type se puede realizar un filtrado de los mensajes que se necesiten. Figura 11: Inbox Administración de mensajes 2.2. Trash En esta opción se administran los mensajes eliminados, se pueden restaurar dando clic en el icono al final del mensaje, de igual manera se pude realizar un preview. 9

10 Figura 12: Trash - Administración de mensajes 3. FAX MAIL WEB ACCESS Con Fax Mail Web Access se administra lo relacionado con los Fax, envíos masivos, se puede visualizar y editar los fax que se han enviado y realizar un Preview. Este menú cuenta con el submenú General, los cuales se muestran a continuación General Se puede enviar un fax a un grupo de usuarios, a determinadas campañas si es el caso. Se llenan los campos requeridos. Los campos que se muestran son: - Sender Information: información de quien envía el fax, esta información es cargada por defecto. 10

11 Figura 13: Sender Information - Recipient information: Información de quien recibe el fax, To: Nombre de la persona o el grupo ha donde está dirigido el Fax. Company: Compañía a la que pertenece la persona o el grupo. Fax Number: Numero del Fax destino. Se debe tener en cuenta que CTMAil Utiliza una notación especial utilizando, (comas), para representar los espacios después de marcar el número de Fax destino. Por ejemplo: 11

12 Figura 14: Notación para envió de Fax Las, (comas), indican un segundo de espera, es decir para el caso de la figura anterior, CTMail marca al número , espera 3 segundos, luego marca la extensión 577, espera 2 segundos y luego trasmite el fax. Si los destinatarios son más de uno, se puede cargar la lista de estos mediante un archivo de Excel con parámetros especiales. El archivo con la lista se puede cargar dando clic en el botón User List, en donde también aparece un ejemplo del formato requerido. 12

13 Figura 15: Formato de Ejemplo El formato debe contener los mismos campos con igual nombre, los campos del archivo como se puede observar, corresponden a los datos solicitados para el envío: tofax: indica el número del fax destino, toname: El nombre de la persona o el grupo destino, tocampany: Indica la Campaña a la que pertenece el destinatario, Phone: Corresponde al teléfono del destinatario este campo es opcional, ScripKey: Este campo solo se ingresa cuando se cuanta con un IVR licenciado, ExtraDigits: En esta campo se utiliza cuando se requiere marcar una extensión, la cual debe tener la notación especial explicada anterior mente con las comas y la extensión a marcar. Una vez se tenga el archivo.xls, se da clic en el botos Select, el sistema permite navegar para ubicar el archivo. Después clic en Importar list. Esto carga la lista de destinatarios. 13

14 Figura 16: Cargar Lista de Usuarios Continuando con los campos encontrados en Recipient information Phone Number: Corresponde al número de teléfono o número de contacto de quien recibe el Fax, este campo es opcional. - Fax information: Corresponde a la información general del fax a enviar, cuenta con los siguientes campos: Subject: El tema o asusto del Fax File: En esta opción se carga el Fax, es procedimiento es similar al de adjuntar un archivo para enviar un correo electrónico. Campaign: Se selecciona la campaña a la que pertenece el Fax. 14

15 Template: CTMail maneja unos templates por defecto, los cuales contienen el formato en el que se desea que se muestre el fax. Comment: Al finalizar se encuentra un espacio para ingresar un comentario adicional de ser necesario. Figura 17: Fax Information Luego de configurado todo, se debe dar clic en el botón Send Fax, esto envía el fax a todos los destinatarios. En la parte inferior de la pantalla aparece listados todos los fax que se han enviado, se puede filtrar por campaña y cada archivo se puede cancelar, eliminar o reprogramar su reenvió. 15

16 Figura 18: Fax Enviados Envió de Fax Por el Correo Electrónico La otra forma de enviar es por medio del correo electrónico, se debe tener en cuenta que por este medio solo se puede enviar el correo a un solo destinatario, es decir, no permite cargar una lista destino, si este es el caso, él envió se debe realizar por medio de la interfaz web como se explicó en el capítulo anterior. Para enviar un fax utilizando el correo electrónico se deben seguir los siguientes pasos: Él envió es similar a enviar cualquier otro correo, la información del número de fax se ingresa en el campo de Asunto, comenzando con: fax:, luego el número del fax (para este ejemplo ), luego las comas (si se requiere), luego la extensión (para este ejemplo 577). El campo para este ejemplo quedaría asi: fax: ,,,577,, Por último se adjunta el archivo de fax, y enviar. 16

17 Figura 19: Envió de Fax por Correo Electrónico En la anterior figura se enviara un correo de Fax al destinatario al número de fax y extensión 577. Nota: Recuerde que las comas indican un segundo de espera en el momento de realizar la marcación, es decir, para el caso de la figura anterior, si se envía un Fax, marca , esperara tres segundos, luego marcara la extensión 577 esperara dos segundo y se envía el fax Formatos a Utilizar para el campo To para envió de Fax por Exchange. A continuación se relacionan los formatos a utilizar al hacer uso del servicio de Fax de CTMail enviando un correo electrónico con un archivo adjunto desde Outlook. Formatos en el campo To: o Para: del mensaje: - To:[FAX:<Usuario Destino>@< NumFaxDestino>] Ej. [FAX:Juan Castro@ ] 17

18 - To:[FAX:<Usuario Ej. [FAX:Juan - To:[FAX:<NumFaxDestino>] Ej. [FAX: ] - To:[FAX: <NumFaxDestino>,<ExtensiónDestino>] Ej. [FAX: ,2133] Descarga Masiva de Fax CTMail cuenta con la funcionalidad de descarga masivas de fax desde la interfaz Web. El usuario puede visualizar los fax recibidos en la opción de Message Imbox, Filtrando por la opcion de Fax. Figura 20: Fax Recibidos 18

19 Luego de realizado el filtro, la interfaz muestra los fax que el usuario a recibido. En la parte superior de la ventana (encerrado en rojo en la siguiente figura) aparecen 4 iconos que se utilizan para descargar, reenviar, eliminar y guardar una selección de fax según la necesidad del usuario. Por ejemplo en la siguiente figura se muestra la selección de 5 fax los cuales el usuario desea descargar. Para lo anterior basta con dar clic en el icono de descargar. Figura 21: Fax a Procesar La interfaz muestra una venta de confirmación para descargar el conjunto de fax seleccionados, se da clic en guardar. 19

20 Figura 22: Descargar Fax Masivos Luego el sistema solicita la ruta donde desea descargar el conjunto de fax seleccionados, para este ejemplo se seleccionó el Escritorio. El CTMail descarga en la ruta especificada un archivo.zip, donde se encuentran todos los fax seleccionados. Este archivo.zip contiene los archivos de fax en formato.tif. Figura 23: Ruta de Descarga 20

21 Para las otras funcionalidades (Reenviar, Eliminar, Guardar ) se utiliza el mismo concepto explicado anteriormente para la descarga, primero se debe seleccionar los registros de fax que se quieran trabajar, luego clic en el icono o funcionalidad requerida. Nota: Se debe tener en cuenta que las opciones de Guardar, Eliminar y Reenviar (encerradas en rojo en la siguiente imagen), siguen teniendo la misma funcionalidad aplicada a un solo registro. Figura 24: Funcionalidades Para un Registro 3.2. Fax campaigns Fax Campaigns permite visualizar las diferentes campañas que se tienen, los permisos de usuario no permiten eliminar una campaña creada, pero las funcionalidades de editar y crear una nueva campaña están habilitadas. Estas funcionalidades se utilizan de forma similar a la explicada en el punto 1.1. (Funcionalidades Similares Dentro del CTMail ) de este documento. 21

22 Figura 25: Fax Campaigns 3.3. Fax Templates La opción de Fax Templates permite crear diferentes plantillas para ser utilizadas en los formatos de fax, las funcionalidades de Edit, Add new record y Delete, se utilizan de forma similar a la explicada en el punto 1.1. (Funcionalidades Similares Dentro del CTMail ) de este documento. 22

23 Figura 26: Fax Templates Los Fax Templates, son plantillas que pueden ser utilizadas en el envío y configuración de mensajes de fax a listas de contactos o a contactos individuales. Nota: Los permisos del usuario que no es Administrador solo permite Editar o eliminar los Templetes creados por su perfil, para este caso en particular las opciones de Edit y Delete solo están habilitadas para el template PlantilladePrueba, creado por el usuario REPORTS CTMail cuenta con generación de reportes de acurdo las necesidades del usuario, solo debe ingresar por la pestaña de Reports y en la opción general aparece las diferentes categorías con sus respectivos reportes de acuerdo a su perfil de usuario. 23

24 Figura 27: Messages La forma de solicitar un reporte en la plataforma es similar, independiente de la categoría, por ejemplo: Se necesita saber los mensajes por usuario. Figura 28: Ejemplo - Reporte Se llenan los campos de día inicial, día final y realizar el filtrado por tipo de llamada, clic en Preview, para visualizar el reporte. 24

25 25 Una vez generado el reporte solicitado también se tiene la opción de exportar, para tal caso se escoge el formato en el que se desea exportar el archivo, como se muestra en la siguiente figura, y se da clic en Exportar.

26 Figura 29: Exportar Reporte En la siguiente figura encerrada en rojo aparecen los tipos de formato a los que se puede exportar un reporte. (PDF, CSV, Excel, Rich, TIFF, Web Archive). Figura 30: Formatos a Exportar. 26

27 Adicional a lo anterior, en los reportes existen campos obligatorios y opcionales. Los obligatorios son los campos que se deben llenar sin excepción, de lo contrario el reporte no se puede generar, estos campos están marcados en los parámetros con un icono rojo al inicio del campo. Los campos opcionales tienen la opción de NULL, la cual está marcada por defecto, si requiere llenar este campo se debe desmarcar el NULL e ingresar el dato requerido. A continuación se muestra una figura donde se identifica los campos mencionados: Figura 31: Campos Obligatorios 4.1. Opciones de reporte Para el perfil de usuario, CTMail carga dos opciones de reportes (Messages y Fax Mail), las cuales funcionan igual que lo explicado en el apartado anterior, 27

28 Figura 32: Opciones de Reporte En la opción de Messages se pueden generar reportes de: Mensajes por usuario y total de mensajes por usuario, como se observa en la siguiente figura. Figura 33: Messages by User Los reportes que se pueden generar por la opción de Fax Mail, se Pueden visualizar en la siguiente figura: 28

29 29 Figura 34: Fax Mail

30 La información contenida en este documento es ofrecida en conexión con los productos de CallTech. Por medio de este documento, no se concede ninguna licencia expresa o implícita, en cualquier forma, sobre cualquier derecho de propiedad intelectual. A excepción de los términos y condiciones de venta de los productos, CallTech no asume ninguna responsabilidad, y CallTech niega tener garantías expresas o implícitas, relacionadas con la venta y/o uso de los productos de CallTech incluyendo la responsabilidad o garantías relacionadas con la conveniencia de un propósito particular, la comerciabilidad, o la usurpación de alguna patente, derechos de autor o propiedad intelectual. CallTech puede cambiar las especificaciones y la descripción de los productos en cualquier momento y sin tener que notificar al respecto. * Otros nombres o marcas pueden ser reclamadas como propiedad de otros. ** Todas las especificaciones están sujetas a cambio sin previo aviso. CallTech, su logo, Comunicaciones Inteligentes, CTLog, Dalí, Telemanagement, CTiContRol, CTVox, CTMail, CTAgent, CTDialer, ectmail, CTMail LiteVOX son marcas registradas de Call Processing Technologies S.A. en Colombia y otros países. Copyright 2013 Call Processing Technologies S.A. 30