DIAGNOSTICO, ORGANIZACIÓN Y ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA

Transcripción

1 DIAGNOSTICO, ORGANIZACIÓN Y ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA ADRIANA BURGOS P. Secretaría Departamento de Matemática y Física Aplicadas

2 Facultad de Ingeniería, creada en febrero de 1992 DEPENDENCIAS Decanatura Secretaría Académica Escuela de Ingeniería - Departamento de Ingeniería Ambiental y Recursos Naturales - Departamento de Ingeniería Civil - Departamento de Ingeniería Industrial - Departamento de Ingeniería Informática Departamento de Matemática y Física Aplicadas

3 Facultad de Ingeniería PLANTA 70 académicos de Jornada completa 120 académicos de Jornada parcial 5 administrativos (Secretarias)

4 Facultad de Ingeniería CARRERAS IMPARTIDAS Ingeniería Civil Ingeniería Civil Industrial Ingeniería Civil Informática Ingeniería Marítimo Portuario (descontinuada desde 2006) Ingeniería en Acuicultura y Pesca (descontinuada desde 2006) Ingeniería Civil Logística Ingeniería Civil en Biotecnología Acuícola

5 OBJETIVO. Implementar un sistema para clasificar y organizar las series documentales de las distintas dependencias de la Facultad de Ingeniería. Objetivos Específicos: 1. Realizar un diagnóstico del depósito documental 2. Elaborar un plan de trabajo 3. Generar un sistema de Archivo

6 DIAGNOSTICO

7 DIAGNOSTICO

8 PLAN DE TRABAJO Autorización de espacio físico, 3er piso de Facultad de Ingeniería. Bodega con diversos elementos de trabajo y material en desuso. Habilitación. Trabajo de limpieza, reubicación y reparaciones. Adquisición de cajas adecuadas para conservación de documentación existente.

9 IMPLEMENTACION Organización de los documentos en dos etapas: Clasificación Se separó la documentación primero por unidad académica. Ordenación Se ordenó según fecha respetando principio de procedencia de los documentos (origen). Luego por Asunto o Tema

10 IMPLEMENTACION Determinación de series documentales. Entre otras, se encontraron las siguientes: - Correspondencia Recibida y Despachada - Actas de Notas (parciales, finales) - Tesis Inventario del contenido De todas las cajas previamente identificadas.

11 IMPLEMENTACION Numeración correlativa identificando Unidades de Conservación Asignación de ubicación topográfica 1 A1 B C D E F 2 A2 3 A3 4 A4 Identificación topográfica de estantes (horizontal y vertical).

12 IMPLEMENTACION Documentación ubicada en cajas correspondientes previa identificación orgánico funcional. Identificación topográfica de estantes (horizontal y vertical)

13 Estante A Decanatura Caja 1: Caja 2: Caja 3: Caja 4: Caja 5: Caja 6: Caja 7: Caja 8: Caja 9: Inventario del contenido Correspondencia, año Correspondencia, año 1995 Correspondencia, año 1996 Correspondencia, año 1997 Correspondencia, año 1998 Correspondencia, año Correspondencia, año 1999 Correspondencia, año 2000 Correspondencia, año 2000 Estante B Secretaría Académica Caja 1: Correspondencia, año 1995 Caja 2: Correspondencia, año Caja 3: Correspondencia, año Caja 4: Programación Académica Estante C Patrón de Pesca Caja 1: Programas de curso, Guías, Contenidos, año 1999 Caja 2: Comprobantes de pago, año 199 U.A. 51 Ingeniería Pesquera Caja 3: Correspondencia, año Caja 4: Actas de Notas, año Estante F U.A. 54 Ingeniería Civil Industrial U.A. 50 Ingeniería Civil Industrial mención computación Caja : Correspondencia, año 2000 Estante G U.A. 55 Ingeniería Civil Estante H Area Ciencias Básicas Caja 1: Correspondencia, año 1995 (U.A.15) Caja 2: Correspondencia, año Caja 3: Actas y Planillas de Notas, año Caja 4: Carpeta de Registro Académico, año 1997 Caja 5: Carpeta de Registro Académico, año Caja 6: Actas de Notas, año Caja 7: Programas de curso, año 1998 Caja 8: Rectificaciones, Regularizaciones y Notas Pendientes, año Facultad de Ingeniería Decanatura Secretaría Académica Depto. de Matemática y Física Aplicadas Ingeniería Civil Industrial Ingeniería Marítimo Portuaria Ingeniería Civil Informática Ingeniería Pesquera Ingeniería Civil ( Ingeniería Civil en Biotecnología Acuícola Estante D U.A. 52 Ingeniería Portuaria Caja 1: Correspondencia, año Caja 2: Actas, Planillas de notas, año Caja 3: Textos (fotocopias) Tesis, año 2000 Estante E U.A. 53 Ingeniería Civil Informática Caja 1: Correspondencia, año 2000

14 RESULTADOS INICIALES Sistema implementado exitosamente en 2002 Facultad de Ingeniería fue la única que organizó su Archivo en la Universidad

15 ESTADO ACTUAL Sistema implementado no fue mantenido en el tiempo Retiro de asignación de horas Retorno de sala a condición original

16 ESTADO ACTUAL

17 ESTADO ACTUAL

18 ESTADO ACTUAL

19 ESTADO ACTUAL