PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL. a) SOLICITUD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

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1 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL I.- OBJETIVO: Describir las actividades y responsabilidades en el proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal, con el objetivo de entregar el mejor servicio a las diferentes áreas de la organización y cumplir con las directrices entregadas por la Gerencia General de la empresa, permitiendo incorporar personal idóneo de acuerdo a los requerimientos de las diferentes posiciones a cubrir, ya sea de carácter permanente y/ o temporal (plazo fijo). II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS No aplica. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO a) SOLICITUD DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL Toda decisión de iniciar un proceso de Reclutamiento y Selección, salvo las excepciones naturales, deberá estar basada en una visión coherente con el plan de desarrollo de la compañía y los requerimientos específicos de cada área, además de contar con las respectivas autorizaciones para iniciar la búsqueda. La solicitud de Reclutamiento y Selección de Personal deberá ser gestionada por la jefatura directa del cargo requerido, a través del formulario de Requerimiento de Personal (Ver anexo 1), que deberá contener información completa y detallada sobre el perfil del cargo solicitado (para este fin se puede utilizar, de no haber modificaciones, la información existente respecto a perfiles de cargo anteriormente definidos). Si la jefatura solicitante lo requiere, podrá contar con la asesoría de Recursos Humanos para ajustar y clarificar algunos aspectos de este requerimiento. Dicho formulario deberá contar con la autorización de la Gerencia de la División y, adicionalmente para los cargos de jefatura y/o para los aumentos de dotación, de la Gerencia General de ADS Mundo y Gerencia General de Empresas Andina del Sud. Una vez aprobado el requerimiento deberá ser enviado a Recursos Humanos (Departamento de Selección y Capacitación), donde se analizará y dará curso al proceso de Reclutamiento y Selección, siempre y cuando no se encuentren observaciones al respecto. En caso contrario, se revisará con la jefatura solicitante para lograr los ajustes necesarios. Si, ocasional o adicionalmente a la base de datos y fuentes de reclutamiento disponibles en el departamento de Selección y Capacitación, resulta necesario realizar una publicación, ésta será discutida con la jefatura requeriente, dado que el costo deberá ser asumido por el área solicitante. b) RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL El departamento de Selección y Capacitación realizará el proceso de búsqueda, reclutando y seleccionando a las personas más idóneas para el desarrollo del negocio, considerando su adecuación al perfil de cargo definido y su potencial de desarrollo. Es política de la empresa no contratar personal que tenga lazos familiares cercanos con personal de la empresa, así como tampoco, malas referencias laborales y/o cualquier antecedente que lo invalide para pertenecer a Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 1

2 la empresa de acuerdo a los requerimientos de la posición. Los casos excepcionales deberán ser autorizados única y exclusivamente por la Gerencia General de Empresas Andina del Sud, lo que queda consignado con su firma en la ficha de contratación Una vez realizado el proceso de Reclutamiento se inicia la Selección del Personal, que incluye un conjunto de pasos, a través de los cuales se busca identificar si las características del postulante se adecuan al perfil del cargo y los valores de la empresa. Todo postulante deberá cumplir con el proceso de Selección definido por Recursos Humanos, independientemente del cargo, posición y/o condición de permanente o temporal (plazo fijo). Este proceso contará con evaluaciones técnicas, toma de referencias laborales y entrevista en base al perfil previamente definido. Para cualquier requerimiento se evaluará un pool de candidatos, incluyéndose en éste los sugeridos por el propio solicitante que idealmente, no debe ser considerado como única alternativa. Cada candidato presentado irá acompañado de un Informe Psico-laboral (Ver anexo 2), y referencias laborales (cuando sea factible su obtención), presentando a la jefatura solicitante alternativas de candidatos. Esta información es de estricta confidencialidad, considerándose como falta grave cualquier mal manejo de la misma. El departamento de Selección y Capacitación ha establecido los siguientes plazos de entrega de candidatos: - Profesionales-Ejecutivos: 21 días hábiles; - Técnico-Administrativos: 15 días hábiles, y - Operativos: 15 días hábiles. Si durante el proceso de Reclutamiento y Selección se realizan modificaciones al perfil del cargo, los plazos de entrega se contarán a partir de estas modificaciones. Si durante el proceso de Reclutamiento y Selección, existe interés por algún candidato que no cumpla plenamente con las condiciones definidas como indispensables para el perfil de la posición (Formación académica, experiencia laboral, competencias para el cargo entre otros aspectos.) se podrá convalidar estas exigencias, mediante un programa de entrenamiento y/o acreditación de las competencias requeridas para la posición. Este programa deberá ser definido y autorizado por la jefatura directa del cargo y la gerencia de la división. Dicha autorización deberá ser comunicada a RRHH vía mail. En el caso eventual de procesos de Reclutamiento y Selección para zonas fuera de la Región Metropolitana, estos plazos tendrán un margen de ajuste de acuerdo a las condiciones particulares de cada proceso, la movilidad de los candidatos y del personal del área de Selección y Capacitación hacia las distintas zonas. La jefatura solicitante contará con un plazo máximo de 05 días hábiles para ratificar o rechazar a los candidatos sugeridos, con el objetivo de no perder candidatos que se encuentran en búsqueda activa de oportunidades laborales. Si los candidatos enviados no satisfacen los requerimientos del solicitante, éste deberá comunicarlo por escrito y/o mail a Recursos Humanos (Departamento de Selección y Capacitación), para revisar el perfil del cargo y reiniciar la búsqueda de un nuevo grupo de candidatos. Si por el contrario, dentro de los candidatos presentados se encuentra la persona para la posición requerida, la jefatura solicitante deberá comunicar su decisión al departamento de Selección y Capacitación, mediante la entrega de la Ficha de Contratación (Ver anexo 3), que incluirá las condiciones formales de contratación (fecha de ingreso, renta, otros), debidamente autorizadas por los niveles establecidos en el formulario de Requerimiento de Personal, y la Gerencia de Recursos Humanos. Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 2

3 La comunicación al candidato seleccionado de la decisión de contratación y sus condiciones será realizada exclusivamente por el departamento de Selección y Capacitación, una vez recepcionada la Ficha de Contratación, no pudiendo la jefatura solicitante ni ninguna otra persona llevar a cabo dicha comunicación. c) INDUCCIÓN DE PERSONAL El personal contratado participará en un Programa de Inducción (Ver anexo 5), individual y/o grupal, que facilite su integración al cargo y a la empresa, elaborado en forma conjunta entre la jefatura solicitante del cargo y el departamento de Selección y Capacitación. Además, todo candidato ya sea permanente o temporal (Plazo fijo) que se contrate, deberá contar con información acerca de su Descripción de Cargo (Ver anexo 4), que deberá elaborarse en conjunto entre la Gerencia de Recursos Humanos y la Gerencia de División respectiva. El manejo de la documentación derivada de este proceso será de responsabilidad formal y exclusiva del departamento de Selección y Capacitación. Posteriormente, se realizará un proceso de seguimiento al contratado que consiste en una entrevista realizada por el equipo de Selección y Capacitación al contratado, mediante el uso de la Ficha de Seguimiento (Ver Anexo N 6), y un informe que emite la jefatura, mediante el uso de la Ficha de Seguimiento Jefatura (Ver anexo Nº7). Este proceso se realizará, al menos una vez, a los 15, 30 y/o 60 días de ingresada la persona a la empresa, con el fin de evaluar el grado de ajuste al cargo. Para el personal temporal (plazo fjio), la jefatura directa realizará al término del plazo, un informe de su desempeño, utilizando la ficha Evaluación de desempeño personal temporal (plazo fijo) (Ver Anexo Nº8), con el objetivo de mantener dicha información en las bases de datos de Recursos Humanos para futuras contrataciones temporales o permanentes. IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Formulario de Requerimiento de personal Informe psico-laboral Ficha de contratación Descripción de cargo Programa de inducción Ficha de Seguimiento Contratado Ficha de Seguimiento Jefatura Evaluación de desempeño personal temporal(plazo fijo) V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica a las Gerencias y Jefaturas de ambas Divisiones. La responsabilidad de su ejecución y control corresponde al área de Recursos Humanos. Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 3

4 VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES Fecha N de Versión Motivo de la modificación Responsable 15 octubre Versión original Gerente Recursos Humanos 03 Junio Se ajusto el formato a los controles de modificación exigidos por la Norma ISO 9001 (Pie de página y cuadro de modificación) 07 Sept Se incluye que si en el proceso de reclutamiento y selección, existiese un candidato que no cumpla con requisitos como por ejemplo experiencia laboral, formación académica, podrá ingresar a la empresa, convalidando estos requisitos con un programa de entrenamiento y/o carta de acreditación. - Se cambia formato de Informe Psicolaboral. Asistente De Recursos Humanos Asistente De Recursos Humanos Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 4

5 Requerimiento de personal (Anexo N 1) Nombre Jefatura requeriente: Cargo : Fecha Cargo solicitado: Motivo de Solicitud Reemplazo: Promoción: Crecimiento: Otros: Prioridad Alta: Media: Baja: Plazo de Entrega Perfil del cargo (Complemente descripción general del cargo) Indispensable Deseable Plus Contraindicación Formación/ conocimientos formales Experiencia Aptitudes/ Habilidades Indispensable: Características y condiciones mínimas y obligatorias para desempeñarse eficientemente en el cargo. Deseable: Características y condiciones que contribuyen al éxito en las funciones del cargo. Plus: Características y condiciones que son un valor agregado para desempeñar con éxito la gestión global del cargo Contraindicaciones: Características y condiciones que interfieren o dificultan el desarrollo de las Funciones del cargo. Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 5

6 Objetivos del Cargo: Principales funciones del cargo: Estructura de Remuneración: Autorizaciones: Gerencia de División Gerencia General ADSMUNDO Gerencia General Holding Nombre Firma Fecha Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 6

7 Identificación del Postulante Nombre: Estado Civil: Teléfonos: Solicitante: Información Relevante al Cargo INFORME PSICOLABORAL (Anexo Nº 2) Edad: Cargo: Fecha Ev.: Ps. Evaluador: - Formación académica: - Experiencia: - Habilidad computacional: - Idiomas: - Pretensiones de renta: - Disponibilidad para comenzar a trabajar: Competencias Principales Baja Regular Adecuada Alta Muy Alta Observaciones Generales - Fortalezas: - Debilidades: - Referencias: Conclusión: Recomendado Recomendado con observaciones No recomendado Nombre Evaluador: Fecha Entrega: Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 7

8 Ficha de Contratación (Anexo Nº 3) FICHA DE CONTRATACIÓN A. ANTECEDENTES DEL CARGO Empresa Área/ Centro Costo Nombre del Cargo Fecha de Ingreso Jefatura Directa : : : : : B. ANTECEDENTES PERSONALES TRABAJADOR Nombres Rut Dirección Estado Civil Nacionalidad : Apellidos : Fecha de Nacimiento : Comuna : Fono : Correo electrónico C. ANTECEDENTES DEL CONTRATO Motivo Contratación : Aumento de Dotación Reemplazo De quién? : Tipo y Plazo de Contrato Relación Contractual : Contrato Honorarios Primer Contrato Plazo Fijo Segundo Contrato Plazo Fijo Contrato Indefinido Desde: Desde: Desde: Hasta: Hasta: Jornada de Trabajo Art. 22 Art. 38 Turnos Horario Turnos Otro Horario : : Ingreso Salida : D. ESTRUCTURA DE REMUNERACIÓN Renta Fija Concepto Monto $ Definición Periodicidad Inicio Vigencia Fin Vigencia Sueldo Base Gratificación Otros Renta Variable Concepto Monto $ Definición Periodicidad Inicio Vigencia Fin Vigencia Comisión Bono Beneficios Concepto Monto $ Definición Periodicidad Inicio Vigencia Fin Vigencia Colación Movilización Estimación Total: :Bruta $ Líquida $ (No considera beneficios) E. AUTORIZACIONES GERENTE GENERAL GERENTE DE DIVISIÓN GERENTE DE RR. HH USO EXLUSIVO RECURSOS HUMANOS Isapre / FONASA Cuenta Bancaria: : AFP: Tipo: Nº: Banco: Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 8

9 Descripción de Cargos (Anexo N 4) 1.- Antecedentes Generales: Nombre del cargo: Empresa: Área: 2.- Objetivo General del cargo: 3.- Funciones y Responsabilidades del cargo: Funciones Principales Funciones del Sistema de gestión de Calidad 1.- Cumplir con los valores organizacionales definidos por la empresa, promoviendo el apego a los mismos entre sus compañeros de trabajo. 2.- Cumplir con las políticas y procedimientos fijados por la empresa 3.- Mantener estándares elevados para mejorar los conocimientos del trabajo, tanto cuantitativa como cualitativamente 4.- Informar a la jefatura inmediata sobre problemas y hallazgos importantes y resultados obtenidos con recomendaciones oportunas. 5.- Cumplir con las metas y objetivos de calidad fijados para cada una de las áreas correspondientes 6.- Mantenerse correctamente informado, revisando periódicamente los sistemas de comunicaciones internas. 7.-Detectar oportunamente no conformidades y proponer acciones de mejoramiento continuo tanto preventivo como correctivo. 8.- Velar por el buen funcionamiento y óptimas condiciones de máquinas, equipos y herramientas a su cargo, solicitando mantención, calibración o reparación cuando sea necesario. Los puntos anteriores solo representan las funciones principales del cargo y en ningún caso la totalidad de éstas. 4.- Nivel de Supervisión y Dependencia: Tipos de dependencia Jerárquica Funcional Dependencia Dependencia Indirecta Supervisión Directa Supervisión Indirecta 5.- Autoridades del cargo: 6.- Competencias del cargo: Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 9

10 6.1 Formación Académica Requerida Enseñanza Básica Enseñanza Media Técnica Profesional Universitaria Observación Requisito de formación académica de nivel técnico profesional y/o universitaria, podrá ser reemplazado por experiencia comprobada en el cargo y/o negocio. Para cargos: - Administrativos/ Operativos entre 1 a 3 años. - Ejecutivos de 3 a 5 años de experiencia. 6.2 Experiencia Requerida: Tipo Experiencia: N Años Categoría: 1. Altamente especializada - particular 2. Especifica - Estándar 3. General - básica Conocimientos o entrenamientos adicionales: Categorías Nivel de Requerimiento Oral Idiomas Escrito Informática Especialización Otros Habilidades Requeridas: Habilidades Necesarias Alto Medio Bajo FIRMA DEL OCUPANTE FIRMA GERENTE DE AREA FIRMA GERENTE RECURSOS HUMANOS Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 10

11 Sr.(a)... Nombre del Cargo Gerencia Solicitante Programa de Inducción (Anexo Nº 5) (Día / Mes al Día/ Mes) Actividades Fecha Horario Responsables La Empresa: Explicación del negocio/ Organización general Estructura y funcionamiento del área Ejes de trabajo Gerencia General Holding Estructura y composición Gerencia de Marketing Estructura, organización Complementación con otras Empresas Sistemas actuales de trabajo Gerencia de RR. HH. Estructura, organización y objetivos del área Complementación con otras Empresas Agencia de Viajes, Andina del Sud Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo ADS Mundo Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo Turistour Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo Asinco Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo Cruce de Lagos Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo Zona Sur Estructura, organización y objetivos del área Complementación con Operaciones Sistemas actuales de trabajo 05/07 08:40 a 10:30 Gte de Empresa 05/07 05 /07 06 /07 06/07 07/07 07/07 10:30 a 12:30 12:30 a 14:00 15:00 a 17:00 17:00 a 19:00 08:30 a 10:30 10:30 a 13:00 15:00 a 16:30 16:30 a 19:00 08:30 a a 14:00 15:00 a 18:00 Gte. General Gte. Adm. y Finanzas Gte. General Jefes de Área Gte. General Jefes de Área Gte. General Jefes de Área Gte. General Gtes. Unidad Gte. General 08/07 08:30 a 10:30 Gte. General 08/07 10:30 a 14:00 Gte. General 09/07 17:00 a 19:00 Gte. General Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 11

12 Días Ficha de Seguimiento Contratado (Anexo N 6) PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Nombre ENTREVISTADOR : Cargo Empresa Jefatura F. Ingreso F. Ev. Cómo se ha sentido? APRECIACIÓN GENERAL Grupo de Trabajo 1. Jefatura 2. Subalternos 3. Pares Relación entre el ofrecimiento y la realidad del cargo Principales Problemas o Dificultades / Áreas en las que requiere apoyo Sugerencias o Comentarios / Solicitudes Específicas Observaciones del Evaluador Firma de Contrato SI NO, Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 12

13 Ficha de Seguimiento Jefatura (Anexo N 7) Nombre del Trabajador: Cargo: Nombre de la Jefatura: Fecha Evaluación: A continuación se presentan una serie de items asociados a la adecuación del trabajador al perfil establecido para el cargo. Marque con una X la alternativa que corresponde con su apreciación. Adaptación al cargo Adaptación a la empresa Adaptación al equipo de trabajo Adecuación Técnica a los requerimientos del cargo (conocimientos y experiencia) Adecuación al perfil definido para el cargo en términos de aspectos de personalidad Adecuación a aspectos formales (puntualidad, presentación personal) Apreciación General MUY BUENO BUENO PROMEDIO REGULAR MALO Renovación de contrato SI NO Observaciones: Firma Jefatura Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 13

14 Evaluación de Desempeño Personal Temporal (Plazo Fijo) (Anexo N 8) Ev. Personal Temporal(Plazo Fijo) Nombre del Trabajador: Cargo: Nombre de la Jefatura: Fecha Evaluación: A continuación se presentan una serie de items asociados a la adecuación del trabajador al perfil establecido para el cargo. Marque con una X la alternativa que corresponde con su apreciación. Adaptación al cargo Adaptación a la empresa Adaptación al equipo de trabajo MUY BUENO BUENO PROMEDIO REGULAR MALO Observaciones: Firma Jefatura Fecha de vigencia: 09 de Septiembre de 2010 Página 14

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