Ceremonial Escrito. (Publicado en la Revista Internacional de Ceremonial )

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2 Ceremonial Escrito. (Publicado en la Revista Internacional de Ceremonial ) Tec. Cer. Laura Novo Experto Universitario en Ceremonial y Protocolo, Heráldica y Vexilología de la Universidad de Oviedo /España Técnico en Ceremonial y Protocolo CENT 22. Miembro fundador y vocal de la Comisión directiva del Consejo Profesional de Ceremonial, Imagen y Comunicación Institucional de la República Argentina. Docente de Protocolo y Ceremonial, Comunicaciones y Organización Integral de Eventos de la Fundación de Altos Estudios en Ciencias Comerciales en las carreras de Organización Integral de Eventos y Espectáculos y en la de Relaciones Públicas. Docente de Redacción de Formatos Empresarios Comunicación en la Empresa Ceremonial Empresario en la Cultural de Palermo en las siguientes carreras: -Secretaria Ejecutiva, Relaciones Públicas y Recursos Humanos. Dicta cursos de capacitación in company. Asesor de organización de Eventos para organizaciones. Organización de Eventos académicos. La palabra es el arma de los humanos para aproximarse unos a otros Ana María Matute Se sabe que la palabra nos es el único modo que la persona tiene para comunicarse. Se sabe además de la riqueza del lenguaje de los gestos. Pero desde los albores de la civilización el hombre dejó grabado su pensamiento y sus sentimientos a través la escritura. Esta ha ido variando con el paso de los años y ha adquirido diversas características propias no sólo según la cultura a la que pertenece sino, además, según a quien o quienes esté dirigida y también según su ámbito de competencia. Es así que el ceremonial escrito suele dividirse en: Oficial Empresario (parecido al oficial pero con estructuras más simples) Social El estilo para la elaboración, redacción y diligenciamiento de la documentación oficial está reglamentado por el decreto N 333/85. Según este decreto estas son algunas definiciones: Mensaje: nota que el P. E. remite al Congreso de la Nación mediante la cual detalla los pormenores que inducen a proponer la sanción de un proyecto de ley, solicitar el acuerdo necesario para concretar la designación de

3 determinados funcionarios, vetar total o parcialmente una ley ya sancionada, pedir la devolución de mensajes remitidos con anterioridad o realizar cualquier otro tipo de comunicación o requerimiento. Proyecto de ley: proposición escrita que en caso de ser sancionado por el Congreso constituirá el texto completo de la ley. Proyecto de decreto: Propuesta de una decisión a adoptar por el P. E. Resolución: medida que dictan los ministros, secretarios de los Ministerios o de la Presidencia u otras autoridades facultadas para eso (hasta niveles de gerentes). Resolución conjunta: acto que suscriben como mínimo dos autoridades de la resolución y que tiende a resolver cuestiones inherentes a distintas esferas de la Administración Pública Nacional. Disposición: decisión emanada de una autoridad administrativa no superior sobre cuestiones o asuntos de su competencia. Nota: comunicación escrita referente a asuntos del servicio que se dirige de persona a persona. Nota múltiple: nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a varios destinatarios. Circular: nota que se confecciona en varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios a través de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para impartirla y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado. Informe: dato u opinión fundados que se da sobre un asunto determinado y que se dirige de dependencia a dependencia. Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de aplicación y en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. Memorándum: escrito de uso interno que se cursa a una autoridad determinada, comunicándole una situación especial o exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, que le servirán de ayuda memoria para encarar la solución del caso (de persona a persona). Parte: comunicación sintética que se efectúa a diario o periódicamente, para informar sobre un asunto determinados (de persona a persona). Providencia: escrito que resuelve cuestiones de trámite o peticiones accidentales. Despacho telegráfico, radiotelegráfico, etc: nombre de las notas que se cursan por esos medios.

4 Expediente: conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originados a solicitud de parte interesada a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva. SIEMPRE EN EL ÁMBITO DEL DECRETO 333/85 Estructura y confección de los mensajes: Los nombres de personas se escribirán completos y en su orden natural. Se escriben con mayúsculas: apellidos, títulos, nombres de organismos, instituciones, países y todo aquello que sea conveniente hacer resaltar. Se escribirán las cantidades y entre paréntesis los números. Normas generales: La redacción será clara, objetiva, concisa y en correcto español. Se evitarán preámbulos o expresiones que no se refieran al objeto de la comunicación ni el empleo de palabras en idiomas extranjeros. Los datos del destinatario se escribirán es este orden: Se colocará en mayúsculas: el tratamiento, el nombre del cargo y del organismo a donde va dirigido la nota. En el renglón siguiente el título profesional o el grado y la palabra Don o su abreviatura y el nombre y apellido del funcionario. Para la iniciación: me dirijo a usted. Cuando mediante la nota se comunique una disposición u orden, podrá utilizarse la fórmula Por disposición de me dirijo a usted La correspondencia con autoridades extranjeras deberá ser escrita en español pudiendo agregarse una traducción. Para el saludo se utilizará la fórmula Saludo a usted atentamente. Fórmulas usuales de cortesía: Personas Encabezamiento Texto Señor Presidente de la Señor Presidente/1er Presidente de la Nación Nación Magistrado Presidente de la Corte Suprema de Justicia/del Honorable Senado de la Señor Presidente de Seños Presidente Nación/ de la Honorable Cámara de Diputados Ministros Señor Ministro Usted Embajadores extranjeros Señor Embajador V.E. Cardenales: S. Emia. Nuncios, Arzobispos y Obispos: S. E. Rvdma. Internuncios: S. E. Auditores: S. Sa. A los miembros de las FF.AA. se los tratará por su rango, anteponiendo la palabra señor y al nombre el título profesional o grado, si lo tuviera, y la palabra Don o su abreviatura.

5 Tarjeta: Personal: Sólo se escribe nombres y apellidos completos, en una línea en el centro de la tarjeta, suele ser más pequeña que la comercial. No se agregan direcciones, ni teléfonos, ni títulos. Empresarial: se imprime el logotipo de la empresa, Debajo irán impresos el título profesional y el nombre de la persona, debajo de éste, el puesto o cargo, la dirección (extremo inferior izquierdo de quien redacta) y teléfono, fax (extremo inferior derecho). La impresión más conveniente es en negro con relieve. Correspondencia Elementos para escribir: Papel: tamaño carta o A4 de la mejor calidad posible. El color debe ser sobrio (blanco, marfil, gris, lila y celeste, evitar colores fuertes). Para la impresión del membrete o logotipo se usa el color institucional. Tinta negra para escribir. Si se usa una segunda hoja, ésta no tendrá membrete. Sobres: harán juego con el papel carta. La impresión de la dirección se colocará en la solapa. Si se tratara de un sobre comercial, se colocará el logotipo y la dirección en el frente Esquelas: Carta breve utilizada para correspondencia de cortesía. En ella se agradece, se piden disculpas, se felicita, se presentan condolencias. Es una forma de comunicación menos formal y más personal El formato del papel es de la mitad de una hoja A4. Según se redacte en 1ª persona o en 3ª el uso del papel será vertical, para la redacción en 1ª persona, u horizontal si está redactado en 3ª persona. Cuando se redacta en 3ª persona además del formato del papel apaisado (u horizontal) la ubicación de los elementos será diferente. El nombre de quien remite con el cargo se colocará en la parte superior del papel en el ángulo izquierdo. Se comienza con la firma, sigue el texto y se termina con el lugar, fecha y datos de la persona a quien la dirigimos (ángulo inferior izquierdo). Si se redacta en 1ª persona el formato del papel es vertical y el resto del formato es similar al de una carta. Esquelas de agradecimiento: Por regalos: en papel esquela o tarjetones personales. Debe ser escrita inmediatamente después de haber recibido el regalo. o Describir el placer que nos ha causado el regalo. o Agradecer la generosidad de la persona. o Describir el regalo. o Elogiar las cualidades del mismo.

6 Después de recepciones: también se utiliza para agradecer una invitación. o Hacerle saber lo bien que nos hemos sentido en el lugar de la recepción. o Elogiar todo el general y alguno de los puntos más llamativos en especial (el grupo de invitados, el arreglo de la mesa, las flores, etc). Esquela de condolencia: se puede contar algún recuerdo. Si la relación con la familia no fuera muy estrecha se aguardará una o dos semanas antes de hacerlo. Dejar ese tiempo para los amigos más íntimos, pero no dejar de hacerlo, porque se puede interpretar como indiferencia. Telegramas de condolencia: Se envían si la relación no hubiera sido muy íntima o si lo hubiera sido sólo comercial. Ej: nuestras más profundas condolencias; reciba todo nuestro afecto en tan doloroso momento; acompañando con el nuestro su gran dolor; ante esta gran pérdida, reciba nuestro más sincero afecto; unidos en el dolor ante la pérdida de Invitaciones: tres tipos de tarjetas impresas. Una usada para acontecimientos importantes que será impresa especialmente con todos los datos necesarios. Otra en la que además de estar impresos todos los datos del acontecimiento se dejará libre un espacio luego de: Tiene el honor de invitar a.. donde manuscrito se completará con el nombre del invitado. Son las llamadas invitaciones protocolares o personalizadas Otra, tendrá un espacio para escribir el nombre del invitado, otro para especificar a qué se está invitando, otro para la fecha y hora. La dirección se coloca en el ángulo inferior izquierdo. Medidas aproximadas: 17 ó 18 cm. de ancho, por 13 cm. de alto Las siglas R.S.V.P. o S.R.C. se colocan en el ángulo inferior derecho, debajo el número de teléfono. Si se hubieran hecho las invitaciones por teléfono primero y por lo tanto ya se ha recibido la confirmación, se cruza R.S.V.P. y el número de teléfono, escribiendo p.m. (pour memoire. Nunca debe escribirse la palabra horas, ni su abreviatura (hs.) ya que es una redundancia en idioma español. Al decir a las, se sobreentiende que se refiere a horas. Tampoco corresponde escribir la hora expresada con los códigos: a.m. p.m. ya que los mismos tampoco corresponden al idioma español. En idioma español siempre el nombre de los meses y de los días se escriben con minúscula. Fórmula de cortesía: Tiene el honor de invitar a. Cartas: Hay tres tipos de cartas: Amistosas Sociales Comerciales

7 Cartas amistosas: No existen reglas. Una buena carta será como una charla. Cartas sociales: El formato correcto para éstas son las esquelas. Sin embargo se las suele utilizar como invitaciones, contestaciones a invitaciones, agradecimiento de invitaciones, de regalos o atenciones, condolencias. Cartas comerciales: tienen siempre un propósito definido. Su lenguaje debe ser breve, claro y cortés. El encabezamiento dirá Señor. o Estimado Señor. ( seguido de punto(.) y no de coma(,) ya que ésta corresponde al estilo del idioma inglés; Si es a una empresa y se desconoce un destinatario puntual puede dirigirse a: Estimados Señores La antefirma será: Saludo a Ud. /Uds. atentamente. Actualización del ceremonial escrito. Excepto en la correspondencia oficial que debe conservar las normas del decreto 333/ 85, en la actualidad en la correspondencia comercial se omiten las formas tradicionales (de nuestra mayor consideración, por la presente etc.) El estilo y la estructura de redacción de la oración serán directos; es decir se enuncia el tema sin rodeos y la idea secundaria se redacta a continuación. Es importante recordar que los párrafos deben separarse con espaciado doble y el saludo irá separado con espaciado triple del cuerpo de la carta. Importante mantener la coherencia gramatical. Si el cuerpo de la carta es redactado en 1ª persona, mantenerla en el saludo. La palabra cordialmente sólo se utiliza cuando hay una relación comercial de larga data o vínculos muy allegados ya que alude a compromiso afectivo, en su lugar se utiliza, por ejemplo, la fórmula atentamente. El adaptar nuestra redacción a las normas vigentes es también imagen. Imagen personal que habla de una persona preocupada en la capacitación y actualización constantes. Imagen institucional porque muestra que sus recursos humanos y comunicacionales son acordes al devenir de los tiempos.