Administración Electrónica en la

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1 Administración Electrónica en la Universidad id d de Murcia

2 Sumario Objetivos Evolución Herramientas horizontales Intercambios de datos seguros Adecuación a ENS y ENI Algunas cifras útiles Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 2

3 Objetivos Avances TIC Objetivos eficiencia y austeridad Principales proyectos Aula Virtual (entorno académico y de servicios) DALI (Impresión centralizada) CeCom (Central de compras) Subasta Electrónica Telefonía IP EVA (Escritorios virtuales) Administración Electrónica Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 3

4 Objetivos La Universidad de Murcia comenzó su plan estratégico Hacia la Administración Electrónica en el año 2005 Objetivo inicial Uso de las tecnologías de la información en la Administración universitaria con el fin de mejorar los servicios públicos Objetivo final Gestión completa de los trámites administrativos por medios electrónicos, desde que se inicia el expediente hasta que finaliza y se archiva (Apoyado en la orientación a procedimientos y documentos electrónicos y en herramientas de tramitación horizontal) Simplificación y seguridad jurídica. Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 4

5 Evolución Integración en sistemas existentes antes de 2005 Integración de pasos de tramitación electrónica en ERPs y sistemas existentes. En Campus Virtual Firma de actas Convocatorias de examen En JUSTO (ERP de Gestión Económica) Flujos de validación contable Facturación electrónica Envío de órdenes de pago a CECA En CONTRA (ERP de Contratación) Perfil del contratante En GESPER (ERP de Gestión de Personal) Flujos de validación de documentos En CASIOPEA (Gestión de Estudios Propios) Generación de documentos justificativos En VIGIA (Gestión de la Investigación) Propuestas de pago con cargo a proyectos Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 5

6 Evolución Aplicaciones verticales (tras 2005) Desarrollo e implantación de nuevas aplicaciones verticales tramitación de procedimientos i específicos (rediseño). ConvocUM. Convocatorias de empleo público (2009) Hojas de servicio (2008) Reconocimiento de quinquenios q (2009) Concurso de traslados (2010) TOUM. Tablón oficial (2009) Resoluciones Generales (2011) Facturación electrónica Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 6

7 Evolución Herramientas horizontales Desarrollo de nuevas herramientas horizontales Electra (desde 2005) Sede Electrónica (2009) Registro Electrónico (2006 y 2010) Reglamentos de Sede y Reglamento deregistro Electrónico Portafirmas (2009) Volantes (2011) ArchivoElectrónico (2010) Documentación activa y semiactiva FACTUM (2009) Gestor de Trámites (2012) Carpeta Ciudadana (2012) Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 7

8 Herramientas horizontales Criterios metodológicos y estándares tecnológicos CRITERIOS Trabajos multidisciplinares (juristas, archiveros e informáticos) Apuesta por software libre y reutilización Formación de gestores y usuarios ESTÁNDARES Formatos documentales XML y PDF Compatibilidad con el esquema de metadatos definido por la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CRUE) Firma electrónica XML Advanced Electronic Signature (XAdES). XAdES T y XAdES XL Políticas de firma AGE y FACTURAE Certificados reconocidos: DNI electrónico Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) Agencia de Certificación de la Comunidad Valenciana (ACCV) Intercambios automatizados Sustitución ió de Certificados en Soporte Papel l(scsp) Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 8

9 Herramientas horizontales Electra Plataforma de Administración Electrónica Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 9

10 Herramientas horizontales Sede Electrónica Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 10

11 Herramientas horizontales Registro Electrónico Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 11

12 Herramientas horizontales Portafirmas de Documentos Electrónicos Herramienta horizontal de firma electrónica de documentos en bloque Oi Orientada al personal directivo pero usable (y usado) por toda td la comunidad universitaria Características Creación de flujos de firma (ordenados, desordenados, con múltiples posibles firmantes ) Firma de documentos XML, PDF, JPG y ODF en bloque Utilización de políticas de firma electrónica en formato XAdES Integración con aplicaciones corporativas Consulta de históricos i Gestión de copias auténticas imprimibles de documentos Versión móvil para sistemas Android e ios Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 12

13 Herramientas horizontales Portafirmas de Documentos Electrónicos Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 13

14 Herramientas horizontales Gestor de Trámites Administrativos Herramienta horizontal lde gestión de trámites y expedientes electrónicos. Orientada al personal que tramita procedimientos. Funcionalidades Basada en el gestor de procesos Intalio BPMS Iniciar, tramitar y finalizar procedimientos electrónicos Completar tareas pendientes de un trámite electrónico Digitalización de documentos Integradocon el software homologadofactum Acceder al expediente y documentos asociados a un trámite electrónico Monitorizar y fiscalizar el estado de los procedimientos Visualizar el flujo de un procedimiento completo Búsquedas de expedientes y tareas Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 14

15 Herramientas horizontales Gestor de Trámites Administrativos Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 15

16 Herramientas horizontales Carpeta Ciudadana Herramienta horizontal para el acceso a trámites, expedientes y documentos electrónicos. Orientada al ciudadano que se relaciona con la Universidad integrada en Sede Electrónica Funcionalidades Comprobar el estado de los trámites iniciados desde la Sede Electrónica Acceder al contenido de los expedientes y documentos asociados a los trámites Acceder/rechazar las notificaciones electrónicas generadas durante la tramitación de un expediente Notificaciones por comparecencia en Sede Electrónica Reglamento de notificaciones en procedimientos de contratación (publicado en BORM) Acceder a copias electrónicas de documentos administrativos autenticados por la Universidad de Murcia Reutilización de documentos porparte parte del ciudadano Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 16

17 Herramientas horizontales Carpeta Ciudadana Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 17

18 Intercambios de datos seguros Adaptado al ENI y ENS Rd Reducción de la carga documental lde nuestros administrados mediante intercambios seguros de datos Trámites electrónicos mediante actuación automatizada para la obtención de los datos y su inclusión en el correspondiente expediente electrónico. Trámites presenciales mediante personal de unidades habilitadas para acceder a los datos y descargar/imprimir una copia auténtica de los mismos. A través de nuestra herramienta horizontal Volantes Estado actual 7 intercambios disponibles Otros 8 en desarrollo Convenio de Interoperabilidad con la CARM Desde enero de 2013 Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 18

19 Intercambios de datos seguros Volantes de datos personales Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 19

20 Notificación Digitalización Gestor de trámites Sede electrónica - Registro Electrónico y Carpeta Ciudadana - Monitorización Expediente Archivo Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 20

21 Adecuación a los Esquemas Nacionales ENS Política de seguridad aprobada y publicada en Sede Electrónica Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 21

22 Adecuación a los Esquemas Nacionales ENI Líneas de trabajo abiertas Aprobación de Política de Firma Electrónica Creación del Catálogo de Servicios de Intercambio de Datos Integración con instrumentos y servicios de Red SARA Directorio Común Política de gestión de documentos electrónicos Convergencia con las normas técnicas de interoperabilidad de expediente y documento electrónico Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 22

23 Adecuación a los Esquemas Nacionales Colaboraciones abiertas Grupo GT eadmón de CRUE TIC Responsables subgt de Interoperabilidad Grupo SGT ENS de RedIris Apoyo al subgt de Seguridad de la CRUE TIC Grupo IRIS ENS cuyo objetivo es facilitar la entrada al ENS, compartir información, asesorar en lo posible y proporcionar plantillas de documentos a Universidades y organismos adscritos a RedIRIS. Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 23

24 Algunas cifras útiles Archivo Electrónico Archivo Familias de tipologías documentales Unidades d documentales ingresadas Unidades d documentales totales Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 24

25 Algunas cifras útiles Portafirmas dedocumentos Portafirmas de Documentos Solicitudes generadas Solicitudes firmadas Documentos firmados Firmantes Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 25

26 Algunas cifras útiles TOUM Categorías de anuncios % 1%0% 0% 0% 0% 1% TOUM Anuncios publicados 0% % % 3% 14% 2013 A propuesta de la Gerencia A propuesta de los Vicerrectorados A propuesta del Rectorado A propuesta de la Secretaría General Situaciones Incidencias Información de interés para la comunidad d universitaria Anuncios Nombramientos Resoluciones e instrucciones de órganos unipersonales 2013Becas y Ayudas Anuncios % 16% Personal contratado Personal funcionario Personal de Proyectos de Investigación Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 26

27 Algunas cifras útiles Registro Electrónico Documentos Electra operaciones/mes Sede Electrónica visitas/mes anuncios descargados/mes Administración Electrónica en la Universidad de Murcia 27

28 Mercedes Farias Batlle Vicerrectora de Extensión Universitaria y Administración Electrónica Universidad de Murcia ( es)

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